In die Inbox gelangen Sie entweder von Ihrer Übersicht von der Kachel „Belege-Inbox“ aus oder aber über das Menü: „Buchen“ –> „Belege-Inbox“. In der Inbox befinden sich alle von Ihnen abgelegten Belege, die noch nicht verbucht wurden. Sie können in der Inbox nach Belegen suchen, die Belege anzeigen lassen, Belegtitel vergeben und die Belege direkt aus der Inbox heraus verbuchen. All diese Möglichkeiten stellen wir Ihnen in dieser Seite kurz vor.
Belege suchen
In der Inbox selber können Sie die Belege durchsuchen. Hierzu können Sie einen Teil des Dateinamens eingeben. Daraufhin werden Ihnen alle Dateien mit diesem Dateinamen angezeigt. Alternativ können Sie auch nach dem Zeitraum filtern, an dem der Beleg hochgeladen wurde. Oder Sie suchen aus, welcher Benutzer den Beleg hochgeladen hat.
Sie können sich auch einfach die Gesamtliste anzeigen lassen. Dazu nutzen Sie den Button „Suchen“. Die nun erscheinende Liste können Sie nach jedem Spalteneintrag sortieren. Dazu können Sie einfach auf die kleinen grauen Pfeile in der Überschriftszeile bei der betreffenden Spalte der Tabelle klicken. standardmäßig wird nach dem Datum sortiert.
Belege anzeigen lassen
Natürlich können Sie auch direkt Ihre Belege in der Inbox jederzeit anschauen. Dazu benutzen Sie den blau hinterlegten Namensbeleg. Klicken Sie einfach darauf und der Belege öffnet sich für Sie in einem neuen Fenster. Dieses können Sie mit einem Klick auf das Schließen-Symbol Ihres Browsers wieder schließen. Und Sie können Sich den nächsten Belege anzeigen lassen – oder diesen Beleg direkt verbuchen.
Belegtitel vergeben
Sie können für jeden Beleg einen Titel hinterlegen. Dieser Titel dient zum Einen dazu, dass Sie wissen, um was es sich im Beleg handelt. Zum Anderen wird dieser Titel automatisch beim Verbuchen von Ihren Belegen als Buchungstext übernommen. D.h. wenn Sie einen möglichst sprechenden Titel für Ihren Beleg bereits in der Inbox vergeben, können Sie Sich die Arbeit beim Verbuchen des Beleges im Buchungsdialog vereinfachen: denn hier ist Ihr Buchungstext dann bereits fertig und korrekt ausgefüllt.
Um einen Titel für Ihren Beleg einzugeben, klicken Sie auf den Bleistift in der Spalte Titel. Tippen Sie in das darauf erscheinende Feld Ihren Text ein – und schon haben Sie einen Titel vergeben.
Belege aus der Inbox heraus verbuchen
Dazu klicken Sie auf den Beleg, den Sie verbuchen wollen auf den blauen Pfeil. Dieser ist ganz rechts in der entsprechenden Linie. Daraufhin wird überprüft, ob es sich bei dem Beleg um eine E-Rechnung handelt, sprich dieser eine maschinenlesbare Datenstruktur enthält. Sobald dies der Fall ist, wird Ihr Beleg visualisiert und somit alle Informationen Ihres Beleges dargestellt. So können Sie auf externer Tools zur Visualisierung von E-Rechnungen bereits jetzt verzichten.
Beleg ist eine E-Rechnung
Zusätzlich erscheinen zwei neue Buttons: klicken Sie hier an, ob es sich um eine Ausgangs– oder Eingangsrechnung handelt.
Handelt es sich um eine Ausgangsrechnung, bekommen Sie die Rechnung angezeigt und den fertigen Buchungsvorschlag. Sie müssen diesen nur noch prüfen und mit einem Klick verbuchen.
Handelt es sich um eine Eingangsrechnung, kommen Sie bisher auf den normalen Verbuchungsdialog. Bisher ist dieser noch wie gewohnt – bis auf das Buchungsdatum – leer. Sie ahnen schon, hier wird in Zukunft mehr Unterstützung erfolgen. Leider ist das sehr aufwendig, da es verschiedene Formen der E-Rechnung gibt – und auch noch nicht alle Einzelheiten geklärt sind… Hier bleibt es auf jeden Fall spannend.
Sie können somit derzeit wie normal den Beleg verbuchen.
Beleg ist keine E-Rechnung
Handelt es Sich bei Ihrem Beleg um keine E-Rechnung, dann bekommen Sie den Beleg angezeigt und können optional noch das Buchungsdatum, den Titel des Beleges und eine Buchungskategorie festlegen. Der Titel des Beleges wird als Buchungstext und die Buchungskategorie wird für das Vorbelegen der Konten benutzt. So geht dann später das Verbuchen des Beleges noch schneller von der Hand, da bereits einige Felder für Sie vorausgefüllt sind.
Mit Klick auf „Verbuchen…“, können Sie den Beleg direkt verbuchen. Mit dem „Speicher“-Button, können Sie Ihre gemachten Angaben speichern und kommen in die Belege-Inbox zurück.
