Sie können Ihre Rechnung auch per Mail verschicken. Dazu können Sie unter dem Menüpunkt: „Faktura“ –> „Mailvorlage“ festlegen, wie Ihre Standard-Mail aussehen soll. Diese Festlegungen treffen Sie im Normalfall einmalig. Beim Rechnungsversand wählen Sie später dann nur noch Ihre Adressaten aus und können dann auf Knopfdruck Ihre Rechnung als Anhang in der automatisch generierten Mail verschicken.
Nun aber zu den einzelnen Punkten, die Sie in Ihrer Mailvorlage definieren können.
Logo
Als erstes können Sie Ihr Logo einbinden. Dazu können Sie Ihre Internetadresse Ihrer Logo-Bilddatei eingeben. Als nächstes können Sie – bei Bedarf – die Größe Ihres Logos anpassen. Bevor Sie das tun, können Sie mit Klick auf den Button „Vorschau aktualisieren“ sich Ihre Mail auf der rechten Seite des Bildschirmes anzeigen lassen.
Angaben zum Absender
Nun folgen die Angaben zum Absender: Diese Angaben werden dem Empfänger als Absende-Mail-Adresse und Absende-Name angezeigt und stellen somit Pflichtfelder dar.
Textbausteine
Danach können Sie „Textbausteine“ auswählen oder neue anlegen. Es stehen Ihnen insgesamt 6 Textbausteine zur Verfügung, die entweder leer gelassen oder mit einem individuellen Text belegt werden können:
- Betreffzeile: Hier bietet es sich an, die Rechnungsnummer zu verwenden. Dazu steht Ihnen die Variable „Rechnungsnummer“ zur Verfügung. Sie können natürlich aber auch eine beliebig andere Betreffzeile erstellen.
- Anrede: Hier geben Sie z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“ ein, oder aber Sie Sind persönlicher und verwenden auch hier Textbausteine wie „Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau“ oder mit „Lieber“ und denn die Variable „Nachname“ oder „Vorname“.
- Einleitung: Geben Sie hier einen kurzen Text ein, wie zum Beispiel: „vielen Dank für Ihren Auftrag. Im Anhang finden Sie unsere Rechnung mit Bitte um Begleichung“.
- Gruß: Schließen Sie Ihre Mail mit zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlichem ab.
- Und letztendlich gibt es die Signatur. Wir haben für Sie schon einen Textbaustein voreingestellt, der einfach Ihren Vor- und Nachnamen ins Dokument generiert. Aber vielleicht möchten Sie lieber „Ihr freundliches Werkstatt-Team aus Rechlinghausen“ da hin geschrieben haben…
- Fußtext: falls Sie noch etwas weiteres ergänzen wollen, z. B. „Wir freuen uns auf die weiter Zusammenarbeit mit Ihnen“ kann dies gerne an dieser Stelle tun.
Nun haben Sie eine der Grundlagen zum Versand der Rechnung per Mail gelegt.
Die zweite Grundlage, die Sie in Kontolino! schaffen müssen, ist, dass Sie bei Ihren Debitoren (Kunden) die entsprechenden Mail-Adressen hinterlegt haben.
