Belege-Inbox informiert über neue Belege

Wir haben für Sie eine kleine Änderung in der Belege-Inbox durchgeführt. Sie sehen nun neben der Anzahl der Belege, die Sich in der Inbox befindet zusätzlich wie viele neue Belege seit Ihrere letzten Anmeldung hinzugefügt wurden.

In der Inbox selber, werden die neu hinzugefügten Belege zusätzlich einzeln hinter dem Erstellungsdatum als „neu“ gekennzeichnet. So erkennen Sie auf den ersten Blick, welche neuen Belege zur Bearbeitung anstehen.

Der Hinweis, dass es neue Belege gibt, verschwindet erst, wenn Sie den Beleg verbuchen bzw. als Eingangsrechnung erfassen – oder sich erneut anmelden. Somit bleibt die Information erhalten, auch wenn Sie in die Inbox gehen und den Beleg anschauen.

Sie fragen Sich, wozu das gut sein soll? Schließlich machen Sie alleine die Buchhaltung und legen auch alleine Belege in die Inbox und wissen daher, welche Belege Sie neu hinzugefügt haben? Nun, der Versand von E-Rechnungen kommt langsam in der Geschäftswelt an. Vielleicht frägt Sie bald Ihr Lieferant, wohin er die E-Rechnung schicken soll. Dann können Sie ihm Ihre Kontolino!-Mailadresse Ihrer Inbox mitteilen. Dann finden Sie in Zukunft Ihre Lieferantenrechnungen in Kontolino! und müssen diese nicht selber von Ihrer Mail weiterleiden oder sonst nach Kontolino! hochladen.

Sobald dies passiert, ist es sehr hilfreich für Sie gleich bei der Anmeldung in Kontolino! auf der Übersichtsseite zu sehen, ob neue Belege seit Ihrer letzten Anmeldung hinzugefügt wurden. Mit Klick in die Inbox hinein, sehen Sie jeden Beleg den Sie bisher noch nicht gesehen haben und können sofort tätig werden: z. B. indem Sie den Beleg als neue Eingangsrechnung erfassen und somit in der Offenen-Posten-Liste sehen, wann Sie die Zahlung anstoßen müssen. Außerdem können Sie so unterstützt die erforderlichen Buchungen erfassen.

Sie sehen also: diese kleine neue Zusatzfunktion, kann sich für Sie als sehr nützlich erweißen. Mehr über die Inbox finden Sie in unserem Handbuch auf den Seiten zur Belege-Inbox.

E-Rechnungshandling vereinfacht

In diesem Blogartikel, wollen wir Ihnen kurz vorstellen, wie Sie in Kontolino! am Einfachsten mit E-Rechnungen umgehen können. Dabei stellen wir dar, welche Überprüfungen und Unterstützungen Kontolino! für Sie bereithält.

E-Rechnung in Kontolino! ablegen

Wir empfehlen Ihnen, E-Rechnungen, die Sie erhalten in die Belege-Inbox von Kontolino! zu senden. Dies können Sie z. B. tun, in dem Sie die Mail mit der Sie die E-Rechnung erhalten an die Mail-Adresse der Belege-Inbox weiterleiten. Oder, wenn Ihr Lieferant Sie frägt, wohin er die E-Rechnung schicken soll, können Sie diesem die Mail-Adresse Ihrer Belege-Inbox auch weitergeben. Dort hinterlegt, können Sie mit Klick auf den blauen Pfeil, die Verbuchung der E-Rechnung anstoßen.

Prüfung der E-Rechnung

Daraufhin wird von Kontolino! erkannt, dass es sich bei dem Beleg, um eine E-Rechnung handelt und die Inhalte der E-Rechnung für Sie visualisiert dargestellt. Zusätzlich erhalten Sie die Möglichkeit, die E-Rechnung zu „validieren“. D.h. es wird von Kontolino! überprüft, ob die von Ihnen erhaltene E-Rechnung formal alle Kriterien einhält. Wir raten Ihnen dringend dazu, die Valdierung durchzuführen und bei Fehlern entsprechend den Rechnungsversender oder uns anzusprechen. Mehr zur Valdidierung können Sie in unserem Blog-Artikel „Validierung von E-Rechnungen“ nachlesen.

Zusätzlich überprüft Kontolino! anhand der Rechnungsinformationen, ob Sie bereits einen Lieferanten (Kreditor) bzw. Kunden (Debitor) angelegt haben, zu dem die Rechnung passt. Für diese Überprüfung nutzt Kontolino! folgende Angaben:

  • Handelsregisternummer
  • Wirtschafts-ID,
  • Umatzsteuer-ID.

Somit empfehlen wir Ihnen, sobald Sie eine E-Rechnung von Ihrem Lieferanten erhalten, zumindest eine der Informationen bei Ihrem Lieferantenstamm unter dem Menüpunkt „Faktura–>Kreditoren/Lieferanten“ einmalig abzuspeichern.

Zusätzlich können Sie bei Ihrem Kreditor/Lieferant das Aufwandskonto (GuV-Konto) hinterlegen (z. B. Wareneingang (Aufwendungen für Handelswaren) oder Gas, Strom, Wasser). Und auch die Vorbelegung mit der automatischen Belegnummer ist möglich.

Verbuchung der E-Rechnung

Findet Kontolino! einen Treffer, dann schlägt Kontolino! bereits den richtigen Geschäftspartner für die Rechnung vor. Passt der ermittelte Geschäftspartner, können Sie als Soll-Versteuerer mit Klick auf „Verbuchen“ den Buchungsvorschlag anschauen und nach Ergänzung der Belegnummer und Überprüfung, die E-Rechnung schnell und einfach verbuchen. Dabei werden die beim Lieferanten hinterlegten Konten und der automatische Belegnummerkreis bereits zusätzlich zu den Informationen in der Rechnung (wie Betrag, Mehrwertsteuercode) automatisch von Kontolino! in den Buchungsvorschlag übernommen.

Hinweis: Bei Ihren Lieferanten finden Sie neu die beiden Einträge „GuV-Konto“ und „Autom. Belegnummer“. Füllen Sie diese aus, wenn die Rechnung Ihres Lieferanten so gut wie immer auf das gleiche Aufwandskonto (z. B. Telefon / Aufwand für Roh-, Hilfs-Betriebsstoffe) gebucht wird. Auch wenn Sie immer den gleichen Belegnummernautomat für Eingangsrechnungen nutzen, können Sie diesen beim jeweiligen Lieferanten festlegen. So wird der Buchungsvorschlag komplett von Kontolino! bestückt.

Als Ist-Versteuerer, verbuchen Sie nun keinen Buchungssatz, haben aber die E-Rechnung als Rechnung angelegt.

Offene Posten überwachen

Sobald Sie einen Beleg als Rechnung erfasst haben, können Sie unter dem Menüpunkt „Faktura –> Offen Posten„, sich jederzeit anzeigen lassen, wann welche Rechnung zur Zahlung ansteht. So können Sie selbst überprüfen, ob Zahlungen anstehen, die Sie tätigen müssen. Oder aber, Sie können dort sehen, von welchem Kunden Sie bald selbst Zahlungen erhalten werden.

Bezahlung der E-Rechnung verbuchen

Bezahlen Sie die E-Rechnung per Banküberweisung, empfehlen wir Ihnen die Bezahlung der E-Rechnung gleich beim Verbuchen eines Bankauszuges zu erfassen. So gehen Sie auf den Menüpunkt „Buchen –> Bankauszüge“ und holen mit „Aktualisieren…“ den neuesten Bankauszug ab. Wenn Sie nun Umsätze verbuchen, sucht Kontolino! anhand der Rechnungsnummer, des Betrages usw, ob es dazu bereits erfasste Rechnungen gibt und schlägt diese zur Auswahl vor. Nun müssen Sie nur noch die korrekte Rechnung auswählen und Kontolino! übernimmt die Belegnummer und den Anhang für Sie – und füllt die Buchungsmaske für Sie aus. Dabei wird das Aufwandskonto von dem hinterlegten Konto bei Ihrem Lieferanten übernommen. Überprüfen Sie alles und verbuchen dann die Zahlung.

Zusammenfassung

Die E-Rechnung bringt zwar viele Anforderungen an das Format mit sich – aber auch viele Vorteile. Diese machen wir in Kontolino! für Sie nach und nach nutzbar. So erkennt Kontolino! nun an Hand von Rechnungsangaben, um welchen Geschäftspartner es sich handelt und erleichtert Ihre Buchhaltung.

Steuererklärungen für das Jahr 2025 sind bald fällig

Wenn Sie noch keine Steuerklärungen für das Jahr 2025 abgegeben haben, dann wird es nun Zeit sich damit zu beschäftigen. Die Abgabefrist für beide Erklärungen ist der 31. Juli 2026. Haben Sie einen Steuerberater, der für Sie die Erklärungen erstellt und abgibt, dann verlängert sich die Frist bis zum 01. März 2027.

Was ist für Sie zu tun, wenn Sie die Erklärungen selbst abgeben?

Fangen wir mit dem einfacheren Fall an: die Umsatzsteuererklärung. Diese können Sie direkt in Kontolino! erstellen und per Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt übertragen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie aber überprüfen, ob Sie alle Umsatzsteuerbuchungen in dem Jahr 2025 korrekt erledigt haben. Rufen Sie als erstes also unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Buchungsperiode“ das Jahr 2025 auf.

Prüfungen vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung

Hier können Ihnen verschiedene Auswertungen in Kontolino! weiterhelfen. So können Sie z. B. unter „Auswerten“ –> „Buchungsjournal“ alle Buchungen filtern, die z. B. ohne Mehrwertsteuercode gebucht wurden. Schauen Sie nach, ob diese so stimmen. Wenn nicht, korrigieren Sie die falschen Buchungssätze direkt mit Doppelklick aus dem Buchungsjournal heraus.

Auf jeden Fall, sollten Sie Sich Ihre Buchungen auf den Umsatzsteuerkonten anschauen. D.h. die Konten Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuervorauszahlungen und ggfs. Dauerfristverlängerung und die EÜR-spezifischen Konten. Rufen Sie dazu am Einfachsten den Menüpunkt „Auswerten“ –> „Kontoauszug erstellen“. Wählen Sie die o.g. Konten aus und lassen Sie Sich die ganze Buchungsperiode anzeigen. Stimmen die verbuchten Werte mit den abgegebenen Umsatzsteuervorauszahlungen überein? Wenn nicht, dann heißt es auch hier die falschen Buchungen direkt mit Doppelklick auf die Buchung zu öffnen und zu korrigieren. Fehlen Buchungen, dann können Sie diese neu erfassen.

Zusäztlich können Sie die Auswertung „Umsatzsteuerverprobung“ nutzen. Diese Auswertung zeigt Ihnen alle Buchungen mit Mehrwertsteuercode und die dazugehörenden Soll- / Habenkonten an. So können Sie durch einen Export in ein Tabellenkalkulationsprogramm, die Daten weiter filtern: z. B. nach bestimmten Kontennummern und dort nachvollziehen, ob alle Buchungen mit dem richtigen Umsatzsteuercode verbucht wurde.

Und dann ist noch die 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner wichtig. Prüfen Sie alle Umsätze, um den Jahreswechsel und ob Sie die letzte abgegebene Umsatzsteuervorauszahlung gemäß dieser Regel gebucht haben.

Alle Prüfungen sind abgeschlossen und es passt nun alles? Dann können Sie unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Umsatzsteuererklärung JJJJ“ diese an Ihr Finanzamt übertragen. Falls Sie laut Umsatzsteuererklärung Ihrem Finanzamt noch Geld schulden, dann vergessen Sie nicht, dieses nun zu überweisen. Passt Ihre abgegebene Erklärung zu den Zahlen, die dem Finanzamt vorliegen, bekommen Sie keinen Umsatzsteuerbescheid vom Finanzamt zugeschickt. Sondern alles ist erledigt. Sie müssen nur noch die Buchungen zur Umsatzsteuererklärung in Kontolino! erledigen.

WICHTIG: Kontolino! haftet nicht für Ihre abgegebenen Steuererklärungen. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob die ermittelten Zahlen in den Erklärungen stimmen, bevor Sie diese an Ihr Finanzamt übermitteln.

EÜR abgeben

Als EÜR-Rechner schicken Sie die sogenannte Anlage EÜR ab. Dies können Sie nach eingehender Überprüfung Ihrer Buchungen direkt in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Anlage EÜR“ machen.

E-Bilanz abgeben

Als Bilanzierer müssen Sie eine sogenannte EBilanz abgeben. Hierzu können Sie in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ –> „Handelsbilanz“ Ihre Handelsbilanz erstellen . Unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Ebilanz exportieren“, können Sie diese Handelsbilanz exportieren und über Drittanbieter (z. B. ebilanz+) abgeben. Achtung: für das Finanzamt ist die Steuerbilanz maßgeblich. Manchmal müssen Sachverhalte anders in der Handels- als in der Steuerbilanz gebucht werden. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, müssen Sie zusätzlich eine sogenannte Überleitungsrechnung bei den Drittanbietern machen. Wenn nicht, dann können Sie die sogenannte Einheitsbilanz abgeben.

Zusätzlich müssen Sie eventuell je nach Rechtsform Ihre Handelsbilanz im Handelsregister hinterlegen oder im Bundesanzeiger veröffentlichen lassen. Dies können Sie auch über Drittanbieter (z. B. ebilanz+)

Prüfungen vor Abgabe der EÜR bzw. E-Bilanz

Bevor Sie die Anlage EÜR abschicken bzw. die EBilanz abgeben, prüfen Sie bitte auch hier Ihre Buchungen für das Jahr 2025 eingehend: Ein paar Stichworte als Anhaltspunkte, was Sie überprüfen können:

  • Haben Sie Ihre Privantanteile gebucht (z. B. private Telefonnutzung)?
  • Haben Sie alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter gebucht?
  • Haben Sie Ihre Geringwertigen Wirtschaftsgüter gebucht und abgeschrieben?
  • Und haben Sie die 10-Tages-Regel als EÜR-Rechner am Jahresende beachtet?
  • Stimmt Ihr Saldo der Bankauszüge mit dem verbuchten Saldo überein?
  • Stimmt der Barkassenbestand mit dem verbuchten Schlussbestand überein?
  • Stimmen Ihre Forderungen mit dem Bestand der noch offenen Rechnungen überein (für Soll-Versteuerer)?

Das waren nur mal ein paar Fragestellungen, um Ihnen bei der Prüfung zu helfen. Mehr finden Sie auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss„.

Einkommensteuererklärung abgeben

Bei der Einkommenssteuererklärung müssen Sie Ihre Angaben in Elster Portal der Finanzämter oder anderen Steuersoftwareprodukten erledigen. Dort müssen Sie den Mantelbogen der Einkommenssteuererklärung ausfüllen und dazu je nach Einkunftsart zusätzlich die verschiedenen Anlagen einfügen.

Für Einkünfte aus Gewerbebetrieb ist das die Anlage „G“ für Einkünfte als Selbstständige ist dies die Anlage „S“. In diesen Anlagen tragen Sie u. a. Ihren erzielten Gewinn ein. Falls Sie als Gesellschafter zusätzlich zu Ihrem Lohn (Anlange „N“) Kapitalentnahmen getätigt haben, müssen Sie die Anlage „KAP“ ausfüllen.

Gewerbesteuererklärung abgeben

Zusätzlich müssen Sie für Ihr Gewerbe, das Sie betreiben, eine Gewerbesteuererklärung abgeben. (Anlage GewSt). Dies können Sie auch im Elster Portal der Finanzämter erledigen. Dabei müssen Sie beachten, dass Sie den steuerlich relevanten Gewinn eintragen (das ist entweder der EÜR-Gewinn oder aber den ermittelten Gewinn in der Steuerbilanz).

Körperschaftsteuererklärung abgeben

Wenn Sie keine Personengesellschaft führen, müssen Sie für Ihr Unternehmen i.d.R. zusätzlich eine Körperschaftsteuererklärung abgeben. Dies können Sie im Elster Portal der Finanzämter erledigen. Dazu benötigen Sie die Anlage (KSt 1). Hier müssen Sie i.d.R. die Anlagen GK (Ermittlung der Einkünfte aus Gewerbebetrieb, ZVE (Ermittlung des zu versteuernden Einkommens) und WA (Weitere Angaben / Anträge) ausfüllen. Dabei ist auch dedr steuerliche Gewinn maßgeblich.

Weitere Informationen zur Abgabe der Steuererklärungen

Grundsätzlichen zu den Steuererklärungen und zum Jahresabschluss finden Sie unter der Kategorie „Wissenswertes„. Dort können Sie Sich einlesen zu den Themen:

Das Handling von Kontolino! rund um die Umsatzsteuererklärung und E-Bilanz finden Sie in unserem Handbuch unter folgenden Rubriken erklärt:

Zusammenfassung

Am 31. Juli 2026 endet die Abgabefrist für die Steuererklärungen 2025 für Selbstabgeber. Haben Sie dies noch nicht erledigt, wird es Zeit zum Handeln und die zu Grunde liegenden Buchungen zu prüfen, zu korrigieren, zu erledigen. So dass Sie die Frist einhalten können und die Erklärungen korrekt verschicken können.

Alles wird teurer – Kontolino! leider auch

Wir alle erleben es im Alltag: Es gibt kontinuierlich Preiserhöhungen. Sei es die Schokolade, die Butter oder ganz aktuell das Thema Energie.
In unserem konkreten Fall sind das zum Beispiel die Kosten für Webhosting, Server und Storage, Bankabrufe und natürlich auch Personalkosten und Dienstleistungen, die wir extern zukaufen.

Deswegen muss auch Kontolino! zum 01.06.2026 die Preise anheben. Das ist unsere erste Preiserhöhung seit Januar 2023. Seit diesem Datum hat sich allerdings auch sehr viel getan: wir haben neben vielen Detailverbesserungen auch neue Funktionalitäten ins Programm eingebaut, wie etwa das Thema E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XML), die Belege-Inbox, unsere mobile Foto-App und einiges mehr. Es ist also nicht nur einfach eine Preiserhöhung, sondern auch eine Anpassung an den gewachsenen Leistungsumfang von Kontolino!

Unsere erste Preiserhöhung seit 2023

Wir haben ziemlich intensiv kalkuliert und geschaut, wie sich unsere Ausgaben für all die Zulieferungen entwickelt haben seit 2022. Über die Jahre sind das tatsächlich rund 20 % Preissteigerung – interessanter Weise deckt sich das ziemlich genau mit den kumulierten Inflationsraten der Jahre 2023 bis 2025…

Unsere neuen Preise finden Sie auf unserer Preise-Seite.

Was bedeutet das für Sie?

Für alle Paketkäufe, die bis einschließlich 31.05.2026 getätigt werden, ändert sich zunächst gar nichts, das laufende Paket ist bis zu seinem Laufzeitende unverändert weiter gültig. Für Paketkäufe ab dem 01.06.2026 gelten dann die neuen Preise.

Natürlich hoffen wir auf das Verständnis unserer Nutzer, auch wenn jede Preiserhöhung natürlich unangenehm ist.

Bild von Maximilian auf Pixabay

Kontolino!-Foto-App mit neuer Funktion

Mit der Kontolino!-Foto-App können Sie mit Ihrem Handy bzw. Tablet Belege für Ihre Buchhaltung fotografieren und zur Belege-Inbox nach Kontolino! schicken. Von dort können Sie die Belege nach Ihrer nächsten Anmeldung in Kontolino! verbuchen. Mehr zur Foto-App finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Die Kontolino!-Foto-App„.

Nun wurde eine neue Funktion in der Kontolino!-Foto-App für Sie implementiert: Sie können in der Foto-App nun mehrere Nutzer anlegen. So können Sie nun gezielt die Foto-App für verschiedene Kontolino!-Zugänge nutzen.

Ablauf

Dabei ist die Vorgehensweise wie folgt: wenn Sie die Foto-App zum ersten Mal nutzen, kommen Sie ganz auf den Anmeldebildschirm. Gelingt die Anmeldung bei Kontolino! mit Ihren eingegebenen Anmeldeinformationen, wir der Nutzer in der Foto-App gespeichert.

Wichtiger Hinweis: Die Foto-App speichert nur den Nutzernamen nie das Passwort!

Nutzerauswahl bzw. Möglichkeit neuen Nutzer für die Foto-App von Kontollino! anzulegen

Bei erneuter Nutzung sehen Sie den nebenstehenden Bildschirm. Sie können nun die Fotos zu dem bereits angelegten Nutzerkonto absenden. Dazu klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag und die Fotos werden abgeschickt. Dazu eine Anmerkung: Es kann sein, dass Sie erneut Ihr Passwort eingeben müssen. Das ist immer dann der Fall, wenn eine bestimmte Zeitspanne abgelaufen ist. Dies gehört zum Sicherheitskonzept von Kontolino!.

Oder Sie können nun auf den Button „Neuer Nutzereintrag“ klicken. Daraufhin kommen Sie zum Anmeldebildschirm, in dem Sie die nun benötigten Nutzerinformationen eingeben können. Mit dem Klick auf den Button „Belege zu Kontolino! absenden“ werden die Fotos in das entsprechende Konto von Kontolino! gelegt.

Sollten Sie einen Nutzerzugang in der Foto-App nicht mehr benötigen, können Sie diesen mit dem Klick auf das Mülleimersymbol löschen. Dieser befindet sich am Ende jedes von Ihnen angelegten Nutzers.

Zusammenfassung

Durch die neue Funktion, können Sie die Foto-App nun auch nutzen, wenn Sie mehrere Kontolino!-Zugänge besitzen. Davor mussten Sie leider immer eine Zeit lang abwarten, bis die App neue Anmeldedaten benötigt hat, um Fotos an einen anderen Kontolino!-Zugang zu schicken. Dabei geht Sichherheit immer vor: Passwörter werden nie gespeichert und nach einer bestimmten Zeitspanne läuft der generierte Zugang ab. Diesen können Sie mit Eingabe Ihres Passwortes neu freischalten.

Neue Features in Kontolino!

In den letzten Tagen wurde in Kontolino! die ein oder andere Verbesserung implementiert. Diese sind vielfältig und wir möchten Ihnen diese nachstehend kurz vorstellen:

Buchungen in Fremdwährungen

Wenn Sie Buchungen in Fremdwährungen erfassen müssen, dann konnten Sie dies bisher schon in Kontolino! tun. Dazu haben Sie die Möglichkeit in der Buchungsmaske einen Klick auf den Eintrag „Fremdwährung“ machen. Worauf folgende neue Felder eingeblendet werden:

Felder zur Eingabe der Informationen zur Fremdwährung im Buchungsdialog

Neu ist nun, dass Kontolino! tagesaktuell von der Europäischen Zentralbank die Kurse abgeholt und eingetragen werden. Das heißt, sobald Sie die Währung ausgewählt haben, wird der Kurs von Kontolino! automatisch eingetragen. Sie müssen dann nur noch den Betrag in Fremdwährung eingeben und dann wird der Betrag in € von Kontolino! automatisch berechnet.

Dabei werden zur Zeit für folgende Kurse die Währungen von Dienstag – Samstag abgeholt: USD, GBP, CHF, AUD, JPY, CNY, CAD und TRY.

Außerdem halten wir die historischen Kurse ab dem 02. Januar 2020 für Sie vor. Übrigens wird der Kurs automatisch von Kontolino! aktualisiert, wenn Sie das Buchungsdatum ändern.

Belege aus der Belege-Inbox an bereits bestehende Buchungen anhängen

Die nächste Änderung betrifft die Belege-Inbox. Dort steht Ihnen nun ein neues blaues „Verlinkungs-Icon“ bei Ihrem Beleg auf der rechten Seite zur Verfügung. Mit diesem können Sie einen Beleg an eine bereits bestehende Buchung anhängen. Klicken Sie darauf, kommen Sie auf einen Suchbildschirm. Hier können Sie nun nach existierenden Buchungen suchen (z. B. über das Datum der Buchung, die Belegnummer, Teil des Buchungstextes, gebuchte Konten, Beträge, Kostenstellen).

In der Liste der Buchungen, die Ihrer Suchauswahl entsprechen, können Sie nun Ihren Beleg aus der Inbox durch klicken auf die blaue Pfeiltaste an den entsprechenden Buchungssatz anhängen.

Textteile in Rechnungen suchen

Sie können in Ihren in Kontolino! erstellten Rechnungen nach Textteilen in Ihren Rechnungspositionen suchen. So finden Sie heraus, an welche Kunden Sie z. B. die gleiche Ware gesendet haben. Dazu steht Ihnen der neue Suchfilter „Position“ zur Verfügung.

Zusammenfassung

Sie sehen, an diversen Stellen wurden in den letzten Tagen neue Funktionen in Kontolino! hinzugefügt. Wir hoffen, dass damit das Arbeiten in Kontolino! wieder ein Stück einfacher für Sie wird.

Anhänge, interne Vermerke zu Rechnungen

In Kontolino! können Sie Ihre Ausgangsrechnungen in verschiedenen Formaten schreiben. Schreiben Sie Ihre Rechnung in Kontolino! als E-Rechnung, können Sie neu zusätzlich Anhänge an Ihre E-Rechnung einfügen. So können Sie z. B. Zeitnachweise, Zeichnungen etc. an Ihre Rechnung hängen und Ihrem Kunden schicken.

Weiter können Sie für alle Rechnungsformate sowohl an Ausgangs- als auch an Eingangsrechnungen „Interne Vermerke“ abspeichern. Diese Vermerke sind rein für Sie intern bestimmt und werden nicht an Ihren Kunden bzw. Lieferanten übermittelt. So können Sie z. B. zur Rechnung abspeichern, dass diese nicht bezahlt werden soll, da die Ware reklamiert wurde und Sie auf eine Ersatzlieferung warten oder ähnliches.

Anhänge / interne Vermerke erfassen

Wenn Sie eine neuen Ausgangsrechnung schreiben, finden Sie neu die nebenstehenden beiden Einträge. Klicken Sie auf den entsprechenden Button, kommen Sie auf eine weitere Seite. Hier müssen Sie einen Titel vergeben, können optional einen erklärenden Text eingeben und eine unbegrenzte Anzahl von Dateien mit einer maximalen Größe von je 2 MB hochladen. Dabei dürfen Sie als Anhang nur bestimmte Datei-Formate verwenden, da nur diese in einer E-Rechnung erlaubt sind. Zu den erlaubten Formaten gehören PDF, CSV, JPG, PNG, ODS, XLSX. Beim Hinzufügen von Dateien als interner Vermerk, können Sie beliebige Dateiformate hochladen.

Anhänge / Vermerke in der Rechnung einsehen

Egal, ob Sie eine Ausgangsrechnung mit Anhang erstellen und versenden, oder eine Eingangsrechnung mit Anhang erhalten. Sie können in beiden Fällen die Anhänge an zwei Stellen sehen:

Anhänge an einer E-Rechnung mit Titel,Text, Dateinamen und Dateiformat

Zum Einen sehen Sie diese in einem zusätzlichen Tab bei der Ansicht der E-Rechnung. Hier können Sie mit Klick auf das Dokument, dieses öffnen und die Datei ansehen.

Zum Anderen werden die hinterlegten Anhänge bei der fertigen Rechnung angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag, können Sie von dort den Titel, den Text und den Beleg einsehen.

Neben den angezeigten Anhängen bei der fertigen Rechnung sehen Sie auch die internen Vermerke:

Da die internen Vermerke nur für Sie bestimmt sind und reinen Informationscharakter haben, können Sie diese jederzeit verändern, neue Vermerke hinzufügen etc.

Zusammenfassung

Mit der Möglichkeit zur Erfassung von Anhängen bzw. internen Vermerken zu Rechnungen, wächst der Funktionsumfang von Kontolino! wieder um ein ganzes Stück. Zumal dies in den Vorgaben der E-Rechnung umgesetzt wurde und so auch hier verwendet werden kann. Mehr Informationen finden Sie unter anderem in unserem Handbuch auf der Seite „Anhänge / Interne Vermerke„.

Zusätzliche Ablagemöglichkeit für Dateien

Wir bekamen von unseren Kunden immer wieder die Frage, ob es in Kontolino! auch möglich ist, unabhängig von einem Beleg Dateien zu speichern. Als mögliche Anwendungsfälle wurden uns Dateien wie Verfahrensdokumentationen, Inventarlisten aber auch Handelsregisterauszüge oder Steuerbescheide genannt.

Grundsätzlich leuchtete uns dieser Bedarf sofort ein – aber auf Grund des Jahreswechsels und eines damit bei uns verstärkten Arbeitsaufkommens, musste die Umsetzung leider ein wenig warten. Aber nun ist es so weit: Sie können an zwei Stellen in Kontolino! belegunabhängige Dateien hochladen und zusätzlich kommentieren.

  • Grundsätzliche Belege zu Ihrer Firma wie z. B. der Handelsregistereintrag, können Sie nun digital unter dem Menüpunkt: „Verwalten –> Firma / Anschrift“ abspeichern.
  • Belege, die eine Buchungsperiode betreffen wie z. B. Inventarlisten, Steuerbescheide, können Sie unter dem Menüpunkt: „Verwalten –> Buchungsperiode“ abspeichern.

Neue Dateien ablegen

Dabei ist die Vorgehensweise für das Hinzufügen von zusätzlichen Dateien für beide Menüpunkte identisch. Um neue Dateien in Kontolino! zu hinterlegen, klicken Sie auf den Button „Anhang hinzufügen“. In dem neu geöffneten Fenster, können Sie ein Titel und einen erklärenden Text für Ihren Anhang vergeben. Danach können Sie wie gewohnt eine Datei auf den Wolke-Button ziehen bzw. auf den Button klicken und die gewünschte Datei aus Ihrem Verzeichnis auswählen. Speichern und alles ist erledigt.

Umsatzsteuer-Verprobung

Mit der Umsatzsteuer-Verprobung, stellt Kontolino! Ihnen eine neue Auswertungsmöglichkeit zur Verfügung. Mit Hilfe der Umsatzsteuer-Verprobung, können Sie Sich alle Buchungen in einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen, die Sie mit Mehrwertsteuercode gebucht haben. So können Sie eventuelle Buchungsfehler erkennen und anschließend korrigieren.

In Kontolino! finden Sie die Umsatzsteuer-Verprobung unter dem Menüpunkt „Auswerten –> USt-Verprobung“. Nach Auswahl des Buchungszeitraumes, werden von Kontolino! alle Buchungen gelistet, die Sie mit Mehrwertsteuercode gebucht haben.

Die Tabelle können Sie mit Hilfe der kleinen grauen Pfeile bei den Tabellenüberschriften filtern und so z. B. für das Konto „Materialeinkauf“ schauen, ob Sie hier korrekt alle Buchungen mit einem Vorsteuercode erfasst haben.

Für detailliertere Informationen, können Sie Sich die Daten als CSV-Datei herunterladen und in jedem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm weiter bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Umsatzsteuer-Verprobung„.

Jahresabschluss 2025

„Alle Jahre wieder…“ steht nicht nur das Christkind vor der Tür – auch die Anlage eines neuen Buchungsjahres steht wieder an. Und da dies nur jährlich geschieht, steht man jährlich vor der gleichen Herausforderung: wie ging das noch mal? Und kann ich danach noch im alten Jahr Buchungen erfassen, oder geht das dann nicht mehr? Und was ändert sich steuerlich für das Jahr 2026?

Nachstehend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick

Wichtiger Hinweis für Nutzer, die Ihre Rechnungen in Kontolino! schreiben: Sie müssen eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor Sie für das Jahr 2026 Ihre Rechnungen schreiben können.

Wichtiger Hinweis für Nutzer der Kontolino!-API bzw. der Partnerschnittstelle: Sie müssen genauso eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor im neuen Jahr die ersten Daten per API-Schnittstelle übertragen werden (z. B. von flour).

Deshalb können Sie die neue Buchungsperiode bereits erstellen, bevor Sie die notwendigen Jahresendbuchungen bzw. Überprüfungen durchgeführt haben. Eine nachträgliche erneute Saldenübernahme der geänderten Konten ist jederzeit erneut von einem Buchungsjahr in das nächste möglich. Wie erläutern wir Ihnen nun nachstehend unter der Überschrift „Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025„

Die wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur die aus unserer Sicht wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026 für kleine Unternehmer darstellen – und nicht alle Änderungen. Das würde den Rahmen in unserem Artikel sprengen:

  • Ab der Steuererklärung für das Jahr 2025, erhalten Sie Ihre Steuerbescheide direkt in ELSTER rein digital. Eine zusätzliche Zusendung der Bescheide per Post erfolgt nicht mehr. Sollten Sie weiter einen Papierbescheid erhalten wollen, müssen Sie dies bei Ihrer Finanzverwaltung im ELSTER beantragen.
  • Für E-Bilanzen deren Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, müssen neue Pflichtbestandteile übertragen werden: der Kontennachweis. Dabei handelt es sich um die Kontenbezeichnung, der bebuchten Konten. Diese zusätzlichen Information wurde in die Export-Dateien zur E-Bilanz in Kontolino! implementiert. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar.
  • Sie können Ihre Anlagegüter, die Sie im Zeitraum vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 anschaffen, mit dem 3-fachen Faktor (max. jedoch mit 30 %) degressiv abschreiben. Diese Abschreibeprozentsätze haben wir bereits in Kontolino! für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum in der Abschreibungsart „Degressiv/Lineare Abschreibung“ für Sie hinterlegt. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Zusätzlich wurden Sonderabschreibungsmöglichkeiten für E-Autos, die vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 angeschafft werden, beschlossen. Diese sind für die Steuerbilanz zulässig, jedoch nicht unbedingt für die Handelsbilanz. Wenn Sie diese nutzen wollen, steht Ihnen die neue Abschreibungsart die neue Abschreibungsmöglichkeit „Abschreibungen für E-Fahrzeuge gem Investitions-Sofortprogramm 2025 (nur steuerliche Abschr!)“ in Kontolino! zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Der Mindestlohn erhöht sich auf 13,90 € für das Jahr 2026 und damit erhöht sich die Verdienstgrenze für Minijobber auf 603 € im Monat. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Mindestlöhne werden am 01. Januar 2026 erhöht.
  • Die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland ändern sich für einige Länder im Jahr 2026. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Reisekosten: BMF passt die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland für 2026 an.
  • Die Pendlerpauschale beträgt bereits ab dem 01. Januar 2026 ab dem ersten Kilometer 0,38 €. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.
  • Und die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie reduziert sich wieder auf 7 %. Die Umsatzsteuer für Getränke hingegen bleibt unverändert bei 19%. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.

Notwendige Buchungen am Jahresende

Es gibt bestimmte Buchungen, die Sie am Jahresende erledigen müssen, z. B.:

  • So müssen Sie alle Privatverbräuche buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…). Denken Sie auch an die Home-Office-Pauschale. Sie dürfen bis zu 1.260 € im Jahr pauschal abziehen, wenn Sie tageweise daheim arbeiten (siehe Häusliches Arbeitszimmer).
  • Weiter sind alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) zu buchen. Beachten Sie dabei die zusätzlichen Abschreibungsmöglichkeiten (siehe oben).
  • Natürlich sollten Sie Ihren verbuchten Kontostand der Bankkonten mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie auch den verbuchten Kassenstand mit dem tatsächlichen Kassenstand vergleichen. Dies können Sie am Besten tun, wenn Sie Kontoauszüge in Kontolino! für die Konten erstellen und mit Ihren Bankauszügen bzw. Kassenjournalen vergleichen.
  • Haben Sie alle Anfangsbestände Ihrer Anlagegüter eingegeben? Dies ist nötig, damit die Werte in die AVEÜR in Kontolino! übernommen werden können. Damit stellen Sie die korrekte und vollständige Abgabe der EÜR sicher.
  • Am Jahresende gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner. Für wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb der ersten 10 Tage im neuen Jahr fällig und bezahlt werden, gilt: diese sind im alten Jahr zu buchen.

Zusätzlich sind für E-Bilanzierer noch folgende Dinge zu prüfen bzw. relevant:

  • Meistens wird, wenn Sie Waren haben die Inventur am Jahresende fällig. Ihre Waren müssen Sie einmal im Jahr durchzählen. Die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand müssen Sie als Bestandsveränderung verbuchen.
  • Rechnungen am Jahresende müssen in das richtige Jahr zugeordnet werden. Somit können Rechnungsabgrenzungsbuchungen notwendig werden. Weiter kann es sein, dass die Vorsteuer noch im alten Jahr in der Umsatzsteuererklärung aufzuführen ist, aber erst als Kosten in die neue Bilanz gehört.
  • Überprüfen Sie, ob die Summe Ihrer offenen Rechnungen (OPL-Liste) mit dem Ihrer Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten übereinstimmt.
  • Unter Umständen, kann es sein, dass Rücklagen zu bilden sind (z. B. als UG, die gesetzliche Gewinnrücklage als auch satzungsmäßige Rücklagen, die in Verträgen verankert wurden). Mit diesen Rücklagen stärken Sie die Eigenkapitalbasis von Ihrem Unternehmen.
  • Evtl. kann es notwendig sein Rückstellungen zu bilden. Rückstellungen können Sie für bestimmte Kosten bilden, die im nächsten Jahr auf Sie zukommen werden (z. B. für Gewährleistungsansprüche, die erfahrungsgemäß entstehen werden oder für Abschluss- und Prüfungskosten Ihrer Buchhaltung).
  • Stimmen Aktiv- und Passivsaldo Ihrer Bilanz überein? Wenn nicht, überprüfen Sie zunächst Ihre von Hand eingegebenen Anfangssalden.

Ausführlicher finden Sie alle notwendigen Buchungen und Prüfungen auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss“  beschrieben. 

Neues Buchungsjahr 2026 in Kontolino! anlegen

Für die Vorgehensweise haben wir für Sie ein Video erstellt:

Neues Buchungsjahr erstellen

Wenn Sie lieber nachlesen, finden Sie alles in unserem Handbuch auf der Seite „Folgeperiode erstellen“ beschrieben.

Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025

Und wie Sie nachträglich Ihre veränderten Salden vom Jahr 2025 erneut in das Jahr 2026 übertragen können, können Sie in folgendem Video ansehen:

Erneute Saldenübernahme ins neue Buchungsjahr

Falls Sie auch hier lieber nachlesen wollen, finden Sie alles Wissenswerte unter „Buchungen im alten und Jahr parallel „.

Das komplette Kontolino!-Team wünscht Ihnen einen guten, zügigen Jahresabschluss 2025 und ein neues, erfolgreiches Buchungsjahr 2026!