Umsatzsteuer-Verprobung

Mit der Umsatzsteuer-Verprobung, stellt Kontolino! Ihnen eine neue Auswertungsmöglichkeit zur Verfügung. Mit Hilfe der Umsatzsteuer-Verprobung, können Sie Sich alle Buchungen in einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen, die Sie mit Mehrwertsteuercode gebucht haben. So können Sie eventuelle Buchungsfehler erkennen und anschließend korrigieren.

In Kontolino! finden Sie die Umsatzsteuer-Verprobung unter dem Menüpunkt „Auswerten –> USt-Verprobung“. Nach Auswahl des Buchungszeitraumes, werden von Kontolino! alle Buchungen gelistet, die Sie mit Mehrwertsteuercode gebucht haben.

Die Tabelle können Sie mit Hilfe der kleinen grauen Pfeile bei den Tabellenüberschriften filtern und so z. B. für das Konto „Materialeinkauf“ schauen, ob Sie hier korrekt alle Buchungen mit einem Vorsteuercode erfasst haben.

Für detailliertere Informationen, können Sie Sich die Daten als CSV-Datei herunterladen und in jedem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm weiter bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Umsatzsteuer-Verprobung„.

Jahresabschluss 2025

„Alle Jahre wieder…“ steht nicht nur das Christkind vor der Tür – auch die Anlage eines neuen Buchungsjahres steht wieder an. Und da dies nur jährlich geschieht, steht man jährlich vor der gleichen Herausforderung: wie ging das noch mal? Und kann ich danach noch im alten Jahr Buchungen erfassen, oder geht das dann nicht mehr? Und was ändert sich steuerlich für das Jahr 2026?

Nachstehend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick

Wichtiger Hinweis für Nutzer, die Ihre Rechnungen in Kontolino! schreiben: Sie müssen eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor Sie für das Jahr 2026 Ihre Rechnungen schreiben können.

Wichtiger Hinweis für Nutzer der Kontolino!-API bzw. der Partnerschnittstelle: Sie müssen genauso eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor im neuen Jahr die ersten Daten per API-Schnittstelle übertragen werden (z. B. von flour).

Deshalb können Sie die neue Buchungsperiode bereits erstellen, bevor Sie die notwendigen Jahresendbuchungen bzw. Überprüfungen durchgeführt haben. Eine nachträgliche erneute Saldenübernahme der geänderten Konten ist jederzeit erneut von einem Buchungsjahr in das nächste möglich. Wie erläutern wir Ihnen nun nachstehend unter der Überschrift „Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025„

Die wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur die aus unserer Sicht wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026 für kleine Unternehmer darstellen – und nicht alle Änderungen. Das würde den Rahmen in unserem Artikel sprengen:

  • Ab der Steuererklärung für das Jahr 2025, erhalten Sie Ihre Steuerbescheide direkt in ELSTER rein digital. Eine zusätzliche Zusendung der Bescheide per Post erfolgt nicht mehr. Sollten Sie weiter einen Papierbescheid erhalten wollen, müssen Sie dies bei Ihrer Finanzverwaltung im ELSTER beantragen.
  • Für E-Bilanzen deren Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, müssen neue Pflichtbestandteile übertragen werden: der Kontennachweis. Dabei handelt es sich um die Kontenbezeichnung, der bebuchten Konten. Diese zusätzlichen Information wurde in die Export-Dateien zur E-Bilanz in Kontolino! implementiert. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar.
  • Sie können Ihre Anlagegüter, die Sie im Zeitraum vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 anschaffen, mit dem 3-fachen Faktor (max. jedoch mit 30 %) degressiv abschreiben. Diese Abschreibeprozentsätze haben wir bereits in Kontolino! für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum in der Abschreibungsart „Degressiv/Lineare Abschreibung“ für Sie hinterlegt. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Zusätzlich wurden Sonderabschreibungsmöglichkeiten für E-Autos, die vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 angeschafft werden, beschlossen. Diese sind für die Steuerbilanz zulässig, jedoch nicht unbedingt für die Handelsbilanz. Wenn Sie diese nutzen wollen, steht Ihnen die neue Abschreibungsart die neue Abschreibungsmöglichkeit „Abschreibungen für E-Fahrzeuge gem Investitions-Sofortprogramm 2025 (nur steuerliche Abschr!)“ in Kontolino! zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Der Mindestlohn erhöht sich auf 13,90 € für das Jahr 2026 und damit erhöht sich die Verdienstgrenze für Minijobber auf 603 € im Monat. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Mindestlöhne werden am 01. Januar 2026 erhöht.
  • Die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland ändern sich für einige Länder im Jahr 2026. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Reisekosten: BMF passt die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland für 2026 an.
  • Die Pendlerpauschale beträgt bereits ab dem 01. Januar 2026 ab dem ersten Kilometer 0,38 €. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.
  • Und die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie reduziert sich wieder auf 7 %. Die Umsatzsteuer für Getränke hingegen bleibt unverändert bei 19%. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.

Notwendige Buchungen am Jahresende

Es gibt bestimmte Buchungen, die Sie am Jahresende erledigen müssen, z. B.:

  • So müssen Sie alle Privatverbräuche buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…). Denken Sie auch an die Home-Office-Pauschale. Sie dürfen bis zu 1.260 € im Jahr pauschal abziehen, wenn Sie tageweise daheim arbeiten (siehe Häusliches Arbeitszimmer).
  • Weiter sind alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) zu buchen. Beachten Sie dabei die zusätzlichen Abschreibungsmöglichkeiten (siehe oben).
  • Natürlich sollten Sie Ihren verbuchten Kontostand der Bankkonten mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie auch den verbuchten Kassenstand mit dem tatsächlichen Kassenstand vergleichen. Dies können Sie am Besten tun, wenn Sie Kontoauszüge in Kontolino! für die Konten erstellen und mit Ihren Bankauszügen bzw. Kassenjournalen vergleichen.
  • Haben Sie alle Anfangsbestände Ihrer Anlagegüter eingegeben? Dies ist nötig, damit die Werte in die AVEÜR in Kontolino! übernommen werden können. Damit stellen Sie die korrekte und vollständige Abgabe der EÜR sicher.
  • Am Jahresende gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner. Für wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb der ersten 10 Tage im neuen Jahr fällig und bezahlt werden, gilt: diese sind im alten Jahr zu buchen.

Zusätzlich sind für E-Bilanzierer noch folgende Dinge zu prüfen bzw. relevant:

  • Meistens wird, wenn Sie Waren haben die Inventur am Jahresende fällig. Ihre Waren müssen Sie einmal im Jahr durchzählen. Die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand müssen Sie als Bestandsveränderung verbuchen.
  • Rechnungen am Jahresende müssen in das richtige Jahr zugeordnet werden. Somit können Rechnungsabgrenzungsbuchungen notwendig werden. Weiter kann es sein, dass die Vorsteuer noch im alten Jahr in der Umsatzsteuererklärung aufzuführen ist, aber erst als Kosten in die neue Bilanz gehört.
  • Überprüfen Sie, ob die Summe Ihrer offenen Rechnungen (OPL-Liste) mit dem Ihrer Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten übereinstimmt.
  • Unter Umständen, kann es sein, dass Rücklagen zu bilden sind (z. B. als UG, die gesetzliche Gewinnrücklage als auch satzungsmäßige Rücklagen, die in Verträgen verankert wurden). Mit diesen Rücklagen stärken Sie die Eigenkapitalbasis von Ihrem Unternehmen.
  • Evtl. kann es notwendig sein Rückstellungen zu bilden. Rückstellungen können Sie für bestimmte Kosten bilden, die im nächsten Jahr auf Sie zukommen werden (z. B. für Gewährleistungsansprüche, die erfahrungsgemäß entstehen werden oder für Abschluss- und Prüfungskosten Ihrer Buchhaltung).
  • Stimmen Aktiv- und Passivsaldo Ihrer Bilanz überein? Wenn nicht, überprüfen Sie zunächst Ihre von Hand eingegebenen Anfangssalden.

Ausführlicher finden Sie alle notwendigen Buchungen und Prüfungen auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss“  beschrieben. 

Neues Buchungsjahr 2026 in Kontolino! anlegen

Für die Vorgehensweise haben wir für Sie ein Video erstellt:

Neues Buchungsjahr erstellen

Wenn Sie lieber nachlesen, finden Sie alles in unserem Handbuch auf der Seite „Folgeperiode erstellen“ beschrieben.

Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025

Und wie Sie nachträglich Ihre veränderten Salden vom Jahr 2025 erneut in das Jahr 2026 übertragen können, können Sie in folgendem Video ansehen:

Erneute Saldenübernahme ins neue Buchungsjahr

Falls Sie auch hier lieber nachlesen wollen, finden Sie alles Wissenswerte unter „Buchungen im alten und Jahr parallel „.

Das komplette Kontolino!-Team wünscht Ihnen einen guten, zügigen Jahresabschluss 2025 und ein neues, erfolgreiches Buchungsjahr 2026!

Steuerformulare 2025 in Kontolino! verfügbar

Folgende Steuerformulare wurden in Kontolino! implementiert:

  • die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für das Jahr 2025
  • die Umsatzsteuererklärung (USt) für das Jahr 2025
  • die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) für das Jahr 2026

Somit können Sie sobald Sie mit Ihrer Buchhaltung soweit sind, Ihre Steuermeldungen wie gewohnt über die in Kontolino! vorhandene Elster-Schnittstelle direkt an Ihr Finanzamt versenden.

Inhaltliche Änderungen in den Steuerformularen

Dieses Jahr gibt es nur eine kleine Änderung in der Anlage EÜR. Hier muss zusätzlich im Anlageverzeichnis angegeben werden, wenn Sie ein Elektro- oder extern aufladbares Hybridelektrofahrzeug angeschafft haben. Deshalb können Sie nun in Ihrer Anlagenbuchhaltung entsprechend ein Kennzeichen dafür setzen, das dann in das Anlageverzeichnis der EÜR übernommen wird:

Nutzen Sie nicht die Anlagenbuchhaltung von Kontolino!, dann müssen Sie direkt in der Anlage AVEÜR, falls Sie ein Elektro- oder extern aufladbares Hybridelektrofahrzeug angeschafft haben, das entsprechende Drop-Down-Feld auf „Ja“ setzen:

Anlagenverzeichnis der EÜR mit Drop-Down-Möglichkeit zur Angabe, ob ein Hybrid- bzw. E-Auto angeschafft wurde

Alle anderen Formulare bleiben unverändert.

Änderung in der Abgabe der E-Bilanz

Für alle, die eine E-Bilanz abgeben müssen, der Hinweis, dass für Buchungsjahre beginnend nach dem 31. Dezember 2024 ein zusätzlicher Bestandteil abgegeben werden muss: der Kontennachweis. Mehr Informationen finden Sie dazu in unserem Blogartikel „Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar„.

Zusammenfassung

Fast alle Formulare blieben dieses Jahr unverändert und stehen bereits jetzt in Kontolino! für Sie zur Verfügung. Einzig allein eine Angabe für das Anlageverzeichnis der EÜR kam hinzu. So können Sie die ermittelten Zahlen in Ruhe bereits jetzt prüfen, Ihre Jahresendbuchungen vornehmen und in Ruhe ins Neue Jahr starten.

Fremdwährungsbuchungen

Immer wieder wurden wir von unseren Kunden gefragt, ob auch Buchungen in Fremdwährungen mit Kontolino! möglich sind. Diese Fragen haben wir zum Anlass genommen, die Möglichkeit von Fremdwährungsbuchungen zu schaffen.

Fremdwährungsbuchungen im Buchungsdialog

So können Sie nun, immer wenn Sie den Buchungsdialog sehen, die Buchung mit Fremdwährung erfassen. Klicken Sie auf den neuen Eintrag „Fremdwährung“ hinter dem Feld Betrag und folgende neue Zeile öffnet sich:

In dieser Zeile können Sie als erstes die Währung aussuchen. Dazu können Sie den Pfeil aufklappen und mit Hilfe der Eingabe von Ziffern, die Währung suchen. Im Anschluss, können Sie die Höhe des Betrages in der Fremdwährung mit maximal 2 Kommastellen eingeben. Zum Schluss geben Sie den Wechselkurs „Fremdwährung zu Euro“ mit maximal 6 Kommastellen ein. Wenn Sie daraufhin auf den Taschenrechner, am Ende der Zeile klicken, wird aus den eingegebenen Werten der Betrag in Euro berechnet. Dabei wird der Betrag in der Fremdwährung mit dem Wechselkurs dividiert. Sie können den Betrag bei Bedarf danach anpassen – z. B. wenn Ihre Bank wegen Rundungsdifferenzen 1 Cent weniger oder mehr abgebucht hat.

Fremdwährungsbuchungen im DATEV-Export und -Import

Sie können diese Fremdwährungsbuchungen auch als DATEV-Datei mit allen gebuchten Informationen exportieren. Dabei werden nun zusätzlich die Angaben zum Kurs, der Basis-Betrag und die Fremdwährung entsprechend in die korrekten DATEV-Spalten eingetragen:

Sie haben Ihre Buchungen in einem anderen System vorgenommen und wollen die Buchungssätze mit dem DATEV-Import nach Kontolino! importieren? Dann können Sie dies nun auch mit Ihren Fremdwährungsbuchungen machen. Diese werden von Kontolino! nun nicht nur korrekt verbucht, sondern es werden auch der Kurs, der Basis-Betrag und die Fremdwährung mit in Kontolino! gespeichert.

Fremdwährungsbuchungen in der API-Schnittstelle

Und falls Sie Ihre Buchungen per API nach Kontolino! übertragen, können Sie nun folgende Felder für die Fremdwährungsbuchungen nutzen:

  • fremdwaehrung (für den ISO-Code der Währung z.B. USD)
  • betrag_fremdwaehrung (max 2 Nachkommastellen)
  • wechselkurs   (max 6 Nachkommastellen)

Damit werden die zusätzlichen Informationen im Buchungssatz in Kontolino! entsprechend gespeichert.

Zusammenfassung

Falls Sie einzelne Umsätze in Fremdwährungen erfassen müssen, können Sie dies nun in Kontolino! mit Hilfe des neuen Eintrag „Fremdwährung“ bewerkstelligen. Zusätzlich werden die Daten nicht nur in der Buchung, sondern auch im DATEV-Export bzw. -Import korrekt abgespeichert. Und last but not least, können Sie die zusätzlichen Informationen zu den Fremdwährungen auch per der Kontolino!-API-Schnittstelle übertragen.

Validierung von E-Rechnungen

Nach und nach werden immer mehr E-Rechnungen in der täglichen Geschäftspraxis auftauchen. Damit wird sich auch die Buchhaltungsarbeit ändern. Schon jetzt sind Sie verpflichtet, eine E-Rechnung als solche empfangen zu können. Dazu reicht ein normales E-Mail-Postfach aus. Neu hinzu kommt nun die Pflicht die E-Rechnung als Unternehmer zu prüfen. Dies hat das Bundesministerium für Finanzen am 15. Oktober 2025 mit dem Schreiben zur E-Rechnung klar gestellt. Dort heißt es unter der Kennziffer 35a wie folgt:

Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht
zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit (vgl. Abschnitt 15.2a Ab-
satz 6 und 15.11 Absatz 3 UStAE), sondern unterstützt ihn hierbei. Ein Unternehmer kann sich
bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergeb-
nis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete
Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht
aufzubewahren.

Unterstützung in Kontolino!

Um diese neue Forderung zu unterstützen, gibt es die Möglichkeit Ihre E-Rechnungen zu validieren bereits in Kontolino! an zwei Stellen:

  • Wenn Sie aus der Belege-Inbox eine E-Rechnung verbuchen wollen, finden Sie nun die Möglichkeit diese vor dem Verbuchen zu Validieren
  • Und wenn Sie selbst eine E-Rechnung mit Kontolino! erstellt haben, finden Sie die Möglichkeit bei der Anzeige der fertigen Rechnung

Über die weiteren Inhalte des BMF-Schreibens zur E-Rechnung haben wir einen gesonderten Blog-Artikel „BMF-Schreiben zur E-Rechnung“ geschrieben.

Bei der Validierung wird überprüft, ob die Rechnung aus technischer Sicht korrekt befüllt ist. So wird z. B. überprüft, ob alle Pflichtfelder gemäß der Norm EN16931 ausgefüllt sind. Weiter werden inhaltliche Prüfungen ausgeführt, z. B. ob der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag rechnerisch den Wert hat, der sich aus dem Netto-Betrag der Rechnung und dem angegebenen Mehrwertsteuersachverhalt ergibt.

Sobald Sie einmalig die Validierung angestoßen haben, erhalten Sie das Ergebnis angezeigt:

  • grüner Haken bzw. grün-hinterlegter Text: es liegen keine Validierungsfehler vor,
  • rotes Kreuz bzw. rot-hinterlegter Text: es liegen Validierungsfehler vor.

Sie können mit dem Klick auf „Details…“ bzw. „Validierungs-Details…“ die weiteren Details ansehen. Dort sehen Sie neben dem Ergebnis, den „Ausführlichen Valdierungsbericht“ angezeigt. Das ist vor allem dann interessant, wenn das Validierungsergebnis einen Fehler erzeugt. Nun müssen Sie prüfen, um welchen Art des Fehlers es sich handelt:

Formatfehler

Kommt es bei der Validierung einer E-Rechnung zu Formatfehlern (die Rechnungsdatei hält nicht die zulässigen Syntaxen bzw. technischen Vorgaben ein), dann ist die E-Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Somit ist der Vorsteuerabzug weiter möglich.

Kritische Fehler

Erhalten Sie bei der Validierung „kritische Fehler“ bzw. „critical errors“ handelt es sich um die Verletzung von Geschäftsregeln, die eine E-Rechnung befolgen muss. Handelt es sich bei solchen Fehlern um umsatzsteuerliche Pflichtangaben wie z. B. das Fehlen des Umsatzsteuertatbestandes, dann handelt es sich um eine nicht ordnungsmäßige Rechnung und Sie können keine Vorsteuer abziehen. Wenn der Fehler dahingegen darauf hinweist, dass ein umsatzsteuerlich unerhebliches Feld wie „BT-10 Buyer reference“ nicht ausgefüllt wurde, dürfen Sie weiter die Vorsteuer abziehen.

Abspeichern des Validierungsergebnisses

Sobald Sie auf der Verbuchungsseite der E-Rechnung angekommen sind, wird das Validierungsergebnis der E-Rechnung zusätzlich zur E-Rechnung für Sie abgespeichert und ist jederzeit wieder aufrufbar.

Inhaltliche Überprüfung

Bleibt noch die Pflicht der inhaltlichen Überprüfung der E-Rechnung: da sind Sie gefragt. Denn nur Sie können beurteilen, ob die Stückzahl, Stundenanzahl etc. der E-Rechnung mit dem übereinstimmt, was Sie erhalten bzw. bezogen haben – oder auf der anderen Seite geliefert bzw. geleistet haben. Auch die Höhe des Einzelpreises können nur Sie auf Richtigkeit beurteilen.
Grundsätzlich sollten Sie niemals einer erfolgreichen Validierung einer Rechnung alleine vertrauen, sondern selbst den Inhalt der Rechnung prüfen.

Sichtkopie der E-Rechnung

Bei einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format , gilt übrigens stets der Inhalt des XML-Dokuments als ausschlaggebend und nicht der sichtbare PDF-Teil. Das heißt, Sie sollten sich immer auch die „Sichtkopie“ der Rechnung anzeigen lassen und diese mit dem PDF-Teil vergleichen.

Zusammenfassung

Die automatisierte Validierung der E-Rechnung, hilft Ihnen, um technische Fehler zu erkennen: z. B. das Fehlen von Pflichtangaben oder der fehlerhafte Ausweis der Umsatzsteuer, wenn der Steuersatz nicht mit dem rechnerischen Umsatzsteuerbetrag überein stimmt. Kontolino! bietet Ihnen die Möglichkeit, die Validierung Ihrer E-Rechnung durchzuführen. Wobei Sie niemand entlasten kann: Sie müssen überprüfen, ob die E-Rechnung inhaltlich mit dem übereinstimmt, was Sie mit Ihrem Lieferanten bzw. Kunden vereinbart haben.

Eingangsrechnungen bearbeiten

Sie können neu in Kontolino! Ihre erfassten Eingangsrechnungen nun nachträglich bearbeiten. Dies ist so lange möglich, wie Sie noch keine Buchung für die erfasste Eingangsrechnung erfasst haben. So können Sie evtl. nachträglich weitere Informationen erfassen oder Tippfehler entfernen.

Vorgehensweise

Rechnungen filtern nach Rechnungstypen. Ausgewählt wurde der Typ Eingangsrechnung

Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Rechnungen“, können Sie Sich gezielt alle Eingangsrechnungen anzeigen lassen, in dem Sie den Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ angeben. Mit Doppelklick oder mit Hilfe des Bleistiftsymbols können Sie die zu bearbeitende Rechnung auswählen.

Nun sehen Sie die Rechnung auf der linken Seite und auf der rechten Seite, entweder Buchungsvorschläge von Kontolino! oder bereits Ihre dazu erfassten Buchungen. Die Eingangsrechnung können Sie so lange bearbeiten, wie keine erfassten Buchungen da sind. Dann können Sie mit Hilfe des Bleistiftes oberhalb der angezeigten Rechnung, Ihre Eingaben ändern und die Änderungen abspeichern.

Ausschnitt der Bearbeitungsmöglichkeiten einer Eingangsrechnung wie bearbeiten, drucken, herunterladen, per Mail versenden

Sollten Sie bereits Buchungen erfasst haben, müssen Sie diese stornieren, um Änderungen an Ihren Rechnungsdaten machen zu können.

Passen nun alle Eingaben, dann können Sie als Soll-Versteuerer auf der rechten Seite einen Belegnummernautomat aussuchen bzw. manuell eine Belegnummer eingeben. Nun können Sie den von Kontolino! ermittelten Buchungsvorschlag mit einem Klick verbuchen.

Vorteile durch das Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen als solche in Kontolino! erfassen, hat dies folgende Vorteile für Sie:

  • Sobald Sie das Zahlungsziel eingeben, erscheinen die Eingangsrechnungen in der Offenen-Posten-Liste. Somit haben Sie einen vollen Überblick über alle anstehenden Zahlungsströme.
  • Sie werden bei den notwendigen Buchungen zu der Eingangsrechnung von Kontolino! durch Buchungsvorschläge unterstützt.
  • Sie erhalten – wenn Sie die Zahlungen per Banküberweisung tätigen – bei der Verbuchung Ihrer Bankauszüge, die passenden Eingangsrechnungen von Kontolino! angezeigt und können diese übernehmen. Damit ist der Buchungsdialog schon komplett für Sie ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und die Buchung bestätigen.

Fazit

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen erweitert die eingeführte Möglichkeit der Erfassung von Eingangsrechnungen im Faktura-Modul.

BMF-Schreiben zur GoBD

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung überarbeitet. Insbesondere aus der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gab es Änderungen. In diesem Artikel wollen wir die Änderungen kurz vorstellen.

Wird ein Rechnungsprogramm verwendet, reicht es aus, wenn die Rechnungsdaten maschinelle auswertbar unveränderbar gespeichert werden. Eine bildhafte Kopie der Rechnung, muss nicht gespeichert werden. Es reicht aus, wenn aus den gespeicherten Daten jederzeit eine inhaltlich identische Rechnung erzeugt werden kann.

Erhält man E-Rechnungen, reicht es aus, wenn nur der maschinenlesbare Teil unveränderbar abgespeichert wird. Sollte allerdings die pdf-Datei weitere steuerlich relevante Informationen (z. B. Buchungsvermerke) enthalten, die nicht im maschinenlesbaren Teil enthalten ist, dann muss die pdf-Datei zusätzlich gespeichert und aufbewahrt werden.

Alle elektronischen Belege müssen so elektronisch archiviert werden, wie Sie empfangen wurden. Sprich eine pdf-Datei muss als solche abgespeichert und archiviert werden. Eine E-Rechnung im xml-Format als xml-Datei usw.

Daten einer elektronischen Zahlung müssen nicht aufbewahrt werden, es sei denn, dieser wird als einziger zur Verfügung stehender Buchungsbeleg verwendet.

Und dann wurde noch der mittelbare Datenzugriff (Z2) neu beschrieben. Darin kann die Finanzbehörde z. B. bei einer Betriebsprüfung Auswertungen vom Steuerpflichtigen verlangen, die maschinell auswertbar sind.

Umsetzung in Kontolino!

In Kontolino! können Sie E-Rechnungen erstellen und haben selbst die Wahl, in welchem Format Sie dies tun wollen. In dem Format, in dem Sie Ihre E-Rechnung erstellen, werden die Daten von Kontolino! unveränderlich abgespeichert.

Erhalten Sie selbst E-Rechnungen, können Sie diese entweder

  • in die Inbox von Kontolino! legen. Verbuchen Sie die Rechnung von hier aus, geben Sie an, ob es Sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt. Daraufhin werden alle Informationen der E-Rechnung ausgelesen und die notwendigen Informationen zum Verbuchen bereit gestellt.
  • unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neue Eingangsrechnung“ als Rechnung erfassen und verbuchen.
  • als schlichten Beleg buchen.

Egal für welche Methode Sie Sich entscheiden: sobald Sie die E-Rechnung verbucht haben, wird diese als Buchungsbeleg unveränderbar in dem empfangenen Format von Kontolino! gespeichert.

Die Umformulierung zum mittelbaren Datenzugriff (Z2), haben wir zum Anlass genommen, darüber hinaus die umfangreichere Datenträgerüberlassung (Z3) umzusetzen. Das heißt Sie können unter dem Menüpunkt „Import/Export –> Datenüberlassung“ neu ein zip-file pro Buchungsjahr für das Finanzamt (z. B. im Rahmen einer Außenprüfung) in dem vorgegebenen Format erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Datenüberlassung„.

Zusammenfassung

Die meisten Änderungen an der GoBD sind Anpassungen an die elektronischen Belegformate, die die Daten zusätzlich maschinenlesbar zur Verfügung stellen und tragen dieser Änderung Rechnung. Hinzu kommt die neu und ein wenig verschärfte Forderung nach Datenzugriff durch die Finanzbehörden. Mit Kontolino! sind Sie für beide Änderungen bestens gerüstet.

Belege-Inbox bietet weitere Funktionen

In der Belege-Inbox können Sie zentral alle Belege hochladen, die Sie in Zukunft verbuchen wollen. Schon in den letzten Kontolino!-Erweiterungen, haben wir auch die Funktionen in der Inbox für Sie erweitert. Nun haben wir die nächste größere Erweiterung für Sie durchgeführt:

Sie können nun direkt aus der Inbox heraus entweder:

Hinweis: die Erfassung des Beleges als Rechnung steht Ihnen ab dem Paket Standard zur Verfügung. Mehr zu den Paketen finden Sie auf unserer Seite „Preise„.

Unterschiede der verschiedenen Erfassungsarten

Wenn Sie den hochgeladenen Beleg als Rechnung erfassen,

  • erscheint dieser in der Offenen-Posten-Liste (OPL),
  • der Übersicht aller Rechnungen und kann als Rechnung einem
  • Bankumsatz zugeordnet werden.

Somit haben Sie die vollständige Übersicht über Ihre Zahlströme und können Ihre Bankumsätze schneller verbuchen. Denn Kontolino! sucht die passenden Rechnungen zu Ihren Bankumsätzen und schlägt diese in einer Liste vor. Sie müssen nur noch den passenden Vorschlag auswählen, die vorgeschlagene Buchung kontrollieren und speichern und sind schon fertig.

Verbuchen Sie einfach Ihren Beleg über den Verbuchungseditor, dann wird dieser nicht als Rechnung und somit auch nicht in der Offenen-Posten-Liste (OPL) geführt. Dies kann aber immer dann nützlich sein, wenn Sie den Betrag sowieso schon bereits bezahlt haben und den Betrag noch in der Buchhaltung erfassen wollen.

Vorgehensweise

Wenn Sie eine E-Rechnung in der Belege-Inbox haben und als Rechnung anlegen wollen, dann klicken Sie zunächst wie gewohnt in der Belege-Inbox hinter der entsprechenden E-Rechnung auf den blauen Pfeil. Daraufhin legen Sie fest, ob dies ein Eingangsbeleg oder Ausgangsbeleg für Sie darstellt. Nun wird Kontolino! aktiv: auf Grund der Daten in der E-Rechnung werden die notwendigen Buchungssätze erstellt. Sie müssen evtl. noch die Konten und Belegnummern ergänzen und können daraufhin die vorgeschlagenen Buchungssätze speichern. Fertig.

Haben Sie keine E-Rechnung vor sich, dann entscheiden Sie, welche Rechnungsart vorliegt. Danach sehen Sie den Beleg und auf der anderen Seite den Erfassungsdialog für die Rechnung. Je nach dem wie ausführlich Sie die Erfassung brauchen, können Sie den Gesamtbetrag der Rechnung erfassen (vereinfachte Erfassung) oder die Einzelpositionen (ausführliche Erfassung). Auch sonst ist Ihnen überlassen, wie ausführlich Sie die Erfassung vornehmen wollen. Im Detail können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Rechnung anlegen“ mehr dazu erfahren.

Sobald Sie auf „Speichern“ drücken, werden Ihnen von Kontolino! Buchungsvorschläge erstellt (abhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer, Ist-Versteuerer oder sonstige Einstellungen in der Buchungsperiode hinterlegt haben). Diese können Sie daraufhin prüfen und speichern.

Zahlungen zu Rechnungen verbuchen

Ihre Rechnungen sind erfasst – nun folgt der Zahlfluss. Meist inzwischen über das Bankkonto. Sobald Sie Ihre Bankumsätze nach Kontolino! importiert haben, können Sie die einzelnen Umsätze verbuchen. Dabei sucht Kontolino! automatisch für jeden Umsatz nach passenden Rechnungen. Diese werden als Liste zu dem einzelnen Bankumsätzen angezeigt. Der passendste immer an oberster Stelle. Suchen Sie die passende Rechnung aus: Kontolino! hängt den Beleg an, füllt den Buchungssatz komplett für Sie aus und ziffert zeitgleich die Rechnung aus. Sollte der Betrag mal nicht übereinstimmen, erhalten Sie einen Hinweis über die Zahlungsdifferenz. Mehr dazu können Sie auf unserer Seite „Zahlung einer Rechnung beim Verbuchen von Bankauszügen erfassen“ nachlesen.

Zusammenfassung

Mit den Erweiterungen der Funktionalität der Belege-Inbox gerade in Verbindung mit der E-Rechnung wird die Buchhaltung erheblich beschleunigt. Sie legen fest, ob es Sich als einen Eingangs- oder Ausgangsbeleg handelt, Kontolino! ermittelt aus den E-Rechnungsdaten die Buchungssätze. Sie ergänzen das passende Konto und den Belegnummernautomat. Schon ist die Rechnung fertig erfasst. Und beim Zahlfluss findet Kontolino! die passende Rechnung, Sie bestätigen, Kontolino! ermittelt den Buchungssatz, Sie prüfen und buchen.

Und noch ein Vorteil: Sie haben die Übersicht über alle Rechnungen und Zahlflüsse in der Offenen-Posten-Liste.

Dies ist ein weiterer Schritt, die Buchhaltung zu beschleunigen. Weitere werden noch folgen.

Eingangsrechnungen erfassen

Sie können neu in Kontolino! Ihre Eingangsrechnungen erfassen. Und zwar unabhängig davon, ob Ihnen die Rechnung als E-Rechnung oder in Papierformat vorliegt. Bisher konnten Sie Belege nach Kontolino! hochladen. Falls der Beleg eine E-Rechnung war, konnten Sie diesen als Eingangsrechnung anlegen und verbuchen. Nun können Sie Belege, die keine E-Rechnung sind, zusätzlich als Eingangsrechnung erfassen.

Vorteile durch das Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen als solche in Kontolino! erfassen, hat dies folgende Vorteile für Sie:

  • Sobald Sie das Zahlungsziel eingeben, erscheinen die Eingangsrechnungen in der Offenen-Posten-Liste. Somit haben Sie einen vollen Überblick über alle anstehenden Zahlungsströme.
  • Sie werden bei den notwendigen Buchungen zu der Eingangsrechnung von Kontolino! durch Buchungsvorschläge unterstützt.
  • Sie erhalten – wenn Sie die Zahlungen per Banküberweisung tätigen – bei der Verbuchung Ihrer Bankauszüge, die passenden Eingangsrechnungen von Kontolino! angezeigt und können diese übernehmen. Damit ist der Buchungsdialog schon komplett für Sie ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und die Buchung bestätigen.

Vorgehensweise

Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neu –> Eingangsrechnungen“ finden Sie den Einstieg in die Erfassung von Eingangsrechnungen. Nun können Sie bei Bedarf einen elektronischen Beleg wie gewohnt mit Hilfe des Wolke-Buttons direkt hochladen oder mit Hilfe des Schubladen-Buttons aus der Inbox holen.

Anschließend können Sie die Daten für die Eingangsrechnung erfassen. Angefangen von Ihrem Lieferanten, den Sie mit dem Tippen der Anfangsbuchstaben in das Anschrift-Feld aus Ihrer bestehenden Lieferantenliste, auslesen können, bis hin zu den restlichen Rechnungsangaben.

Die Erfassung der einzelnen Daten ist zur Zeit leider noch viel Handarbeit. Hier sind weitere Unterstützungen in Kontolino! in Planung, damit dies Ihnen in Zukunft schneller und automatisierter von der Hand geht.

Sobald Sie alle Angaben erfasst haben, können Sie die Eingangsrechnung über den Menüpunkt „Faktura –> Rechnungen“ oder „Faktura –> Offene Posten (OPL)“ finden. Von dort aus können Sie – unterstützt von Kontolino! – die nötigen Buchungssätze für Ihre Eingangsrechnung erzeugen lassen und mit einem Klick verbuchen.

Fazit

Die Erfassung der Eingangsrechnungen erweitert das Faktura-Modul so, dass Sie dort nun alle Ihre Rechnungen (ob Eingang, Ausgang, Gutschrift, Storno etc.) vorfinden. So erhalten Sie den kompletten Überblick über Ihre noch offenen Zahlungen und werden beim Buchen von Kontolino! unterstützt. Ausführlich finden Sie die Vorgehensweise in unserem Handbuch auf der Seite „Neue Eingangsrechnung“ und deren Unterseiten beschrieben.

Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2024 sind bald fällig

Wenn Sie noch keine Einkommenssteuer- oder Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2024 abgegeben haben, dann wird es nun Zeit. Die Abgabefrist für beide Erklärungen ist der 31. Juli 2025. Haben Sie einen Steuerberater, der für Sie die Erklärungen erstellt und abgibt, dann verlängert sich die Frist bis zum 28. Februar 2026.

Hinweis: Als Kleinunternehmer müssen Sie ab für das Jahr 2024 erstmalig keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben außer Ihr Finanzamt fordert Sie dazu explizit auf oder Sie müssen Umsätze mit dem Ausland erklären.

Was ist für Sie zu tun, wenn Sie die Erklärungen selbst abgeben?

Fangen wir mit dem einfacheren Fall an: die Umsatzsteuererklärung. Diese können Sie direkt in Kontolino! erstellen und per Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt übertragen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie aber überprüfen, ob Sie alle Umsatzsteuerbuchungen in dem Jahr 2024 korrekt erledigt haben. Rufen Sie als erstes also unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Buchungsperiode“ das Jahr 2024 auf.

Prüfungen vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung

Hier können Ihnen verschiedene Auswertungen in Kontolino! weiterhelfen. So können Sie z. B. unter „Auswerten“ –> „Buchungsjournal“ alle Buchungen filtern, die z. B. ohne Mehrwertsteuercode gebucht wurden. Schauen Sie nach, ob diese so stimmen. Wenn nicht, korrigieren Sie die falschen Buchungssätze direkt mit Doppelklick aus dem Buchungsjournal heraus.

Auf jeden Fall, sollten Sie Sich Ihre Buchungen auf den Umsatzsteuerkonten anschauen. D.h. die Konten Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuervorauszahlungen und ggfs. Dauerfristverlängerung und die EÜR-spezifischen Konten. Rufen Sie dazu am Einfachsten den Menüpunkt „Auswerten“ –> „Kontoauszug erstellen“. Wählen Sie die o.g. Konten aus und lassen Sie Sich die ganze Buchungsperiode anzeigen. Stimmen die verbuchten Werte mit den abgegebenen Umsatzsteuervorauszahlungen überein? Wenn nicht, dann heißt es auch hier die falschen Buchungen direkt mit Doppelklick auf die Buchung zu öffnen und zu korrigieren. Fehlen Buchungen, dann können Sie diese neu erfassen.

Und dann ist noch die 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner wichtig. Prüfen Sie alle Umsätze, um den Jahreswechsel und ob Sie die letzte abgegebene Umsatzsteuervorauszahlung gemäß dieser Regel gebucht haben.

Alle Prüfungen sind abgeschlossen und es passt nun alles? Dann können Sie unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Umsatzsteuererklärung JJJJ“ diese an Ihr Finanzamt übertragen. Falls Sie laut Umsatzsteuererklärung Ihrem Finanzamt noch Geld schulden, dann vergessen Sie nicht, dieses nun zu überweisen. Passt Ihre abgegebene Erklärung zu den Zahlen, die dem Finanzamt vorliegen, bekommen Sie keinen Umsatzsteuerbescheid vom Finanzamt zugeschickt. Sondern alles ist erledigt. Sie müssen nur noch die Buchungen zur Umsatzsteuererklärung in Kontolino! erledigen.

WICHTIG: Kontolino! haftet nicht für Ihre abgegebenen Steuererklärungen. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob die ermittelten Zahlen in den Erklärungen stimmen, bevor Sie diese an Ihr Finanzamt übermitteln.

Einkommenssteuererklärung abgeben

Bei der Einkommenssteuererklärung müssen Sie Ihre Angaben in Elster Portal der Finanzämter erledigen. Dort müssen Sie den Mangelbogen der Einkommenssteuererklärung ausfüllen und dazu je nach Einkunftsart zusätzlich die verschiedenen Anlagen einfügen. Für Einkünfte aus Gewerbebetrieb ist das die Anlage „G“ für Einkünfte als Selbstständige ist dies die Anlage „S“. In diesen Anlagen tragen Sie u. a. Ihren erzielten Gewinn ein.

EÜR-Rechner

Diesen Gewinn können Sie in Kontolino! zumindest als EÜR-Rechner ermitteln. Als EÜR-Rechner schicken Sie auch zusätzlich zur Einkommenssteuererklärung die sogenannte Anlage EÜR ab. Dies können Sie nach eingehender Überprüfung Ihrer Buchungen direkt in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Anlage EÜR“ machen.

Bilanzierer

Als Bilanzierer müssen Sie eine sogenannte EBilanz abgeben. Hierzu können Sie in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ –> „Handelsbilanz“ Ihre Handelsbilanz erstellen . Unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Ebilanz exportieren“, können Sie diese Handelsbilanz exportieren und über Drittanbieter (z. B. ebilanz+) abgeben. Achtung: für das Finanzamt ist die Steuerbilanz maßgeblich. Manchmal müssen Sachverhalte anders in der Handels- als in der Steuerbilanz gebucht werden. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, müssen Sie zusätzlich eine sogenannte Überleitungsrechnung bei den Drittanbietern machen. Wenn nicht, dann können Sie die sogenannte Einheitsbilanz abgeben.

Prüfungen vor Abgabe der EÜR bzw. EBilanz

Bevor Sie die Anlage EÜR abschicken bzw. die EBilanz abgeben, prüfen Sie bitte auch hier Ihre Buchungen für das Jahr 2022 eingehend: Ein paar Stichworte als Anhaltspunkte, was Sie überprüfen können:

  • Haben Sie Ihre Privantanteile gebucht (z. B. private Telefonnutzung)?
  • Haben Sie alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter gebucht?
  • Haben Sie Ihre Geringwertigen Wirtschaftsgüter gebucht und abgeschrieben?
  • Und haben Sie die 10-Tages-Regel als EÜR-Rechner am Jahresende beachtet?
  • Stimmt Ihr Saldo der Bankauszüge mit dem verbuchten Saldo überein?
  • Stimmt der Barkassenbestand mit dem verbuchten Schlussbestand überein?
  • Stimmen Ihre Forderungen mit dem Bestand der noch offenen Rechnungen überein (für Soll-Versteuerer)?

Das waren nur mal ein paar Fragestellungen, um Ihnen bei der Prüfung zu helfen. Mehr finden Sie auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss„.

Weitere Informationen zur Abgabe der Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung

Grundsätzlichen zu den Steuererklärungen und zum Jahresabschluss finden Sie unter der Kategorie „Wissenswertes„. Dort können Sie Sich einlesen zu den Themen:

Das Handling von Kontolino! rund um die Umsatzsteuererklärung und E-Bilanz finden Sie in unserem Handbuch unter folgenden Rubriken erklärt:

Zusammenfassung

Am 31. Juli 2025 endet die Abgabefrist für die Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung 2024 für Selbstabgeber. Haben Sie dies noch nicht erledigt, wird es Zeit zum Handeln und die zu Grunde liegenden Buchungen zu prüfen, zu korrigieren, zu erledigen. So dass Sie die Frist einhalten können und die Erklärungen korrekt verschicken können.