Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung überarbeitet. Insbesondere aus der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gab es Änderungen. In diesem Artikel wollen wir die Änderungen kurz vorstellen.
Wird ein Rechnungsprogramm verwendet, reicht es aus, wenn die Rechnungsdaten maschinelle auswertbar unveränderbar gespeichert werden. Eine bildhafte Kopie der Rechnung, muss nicht gespeichert werden. Es reicht aus, wenn aus den gespeicherten Daten jederzeit eine inhaltlich identische Rechnung erzeugt werden kann.
Erhält man E-Rechnungen, reicht es aus, wenn nur der maschinenlesbare Teil unveränderbar abgespeichert wird. Sollte allerdings die pdf-Datei weitere steuerlich relevante Informationen (z. B. Buchungsvermerke) enthalten, die nicht im maschinenlesbaren Teil enthalten ist, dann muss die pdf-Datei zusätzlich gespeichert und aufbewahrt werden.
Alle elektronischen Belege müssen so elektronisch archiviert werden, wie Sie empfangen wurden. Sprich eine pdf-Datei muss als solche abgespeichert und archiviert werden. Eine E-Rechnung im xml-Format als xml-Datei usw.
Daten einer elektronischen Zahlung müssen nicht aufbewahrt werden, es sei denn, dieser wird als einziger zur Verfügung stehender Buchungsbeleg verwendet.
Und dann wurde noch der mittelbare Datenzugriff (Z2) neu beschrieben. Darin kann die Finanzbehörde z. B. bei einer Betriebsprüfung Auswertungen vom Steuerpflichtigen verlangen, die maschinell auswertbar sind.
Umsetzung in Kontolino!
In Kontolino! können Sie E-Rechnungen erstellen und haben selbst die Wahl, in welchem Format Sie dies tun wollen. In dem Format, in dem Sie Ihre E-Rechnung erstellen, werden die Daten von Kontolino! unveränderlich abgespeichert.
Erhalten Sie selbst E-Rechnungen, können Sie diese entweder
in die Inbox von Kontolino! legen. Verbuchen Sie die Rechnung von hier aus, geben Sie an, ob es Sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt. Daraufhin werden alle Informationen der E-Rechnung ausgelesen und die notwendigen Informationen zum Verbuchen bereit gestellt.
unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neue Eingangsrechnung“ als Rechnung erfassen und verbuchen.
als schlichten Beleg buchen.
Egal für welche Methode Sie Sich entscheiden: sobald Sie die E-Rechnung verbucht haben, wird diese als Buchungsbeleg unveränderbar in dem empfangenen Format von Kontolino! gespeichert.
Die Umformulierung zum mittelbaren Datenzugriff (Z2), haben wir zum Anlass genommen, darüber hinaus die umfangreichere Datenträgerüberlassung (Z3) umzusetzen. Das heißt Sie können unter dem Menüpunkt „Import/Export –> Datenüberlassung“ neu ein zip-file pro Buchungsjahr für das Finanzamt (z. B. im Rahmen einer Außenprüfung) in dem vorgegebenen Format erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Datenüberlassung„.
Zusammenfassung
Die meisten Änderungen an der GoBD sind Anpassungen an die elektronischen Belegformate, die die Daten zusätzlich maschinenlesbar zur Verfügung stellen und tragen dieser Änderung Rechnung. Hinzu kommt die neu und ein wenig verschärfte Forderung nach Datenzugriff durch die Finanzbehörden. Mit Kontolino! sind Sie für beide Änderungen bestens gerüstet.
Was hat die objektfabrik GmbH mit Kontolino! zu tun? Kontolino! ist ein Produkt, das von der objektfabrik GmbH entwickelt und supported wird. Ansonsten ist die objektfabrik GmbH technisch unterwegs: sie vertreibt im deutschsprachigen Raum, die Software-entwicklungsumgebung „VAST Platform“(früher bekannt als „Visual Age for Smalltalk“) und bietet dazu Beratungen und Schulungen an. Übrigens: Kontolino! wird auch auf Basis dieser Programmiersprache entwickelt.
Gründung der objektfabrik GmbH
Die Objektfabrik Joachim Tuchel e.K., die bisher Kontolino! entwickelt hat, ging am 01. Januar 2025 formal in die objektfabrik GmbH über. Somit ist die objektfabrik GmbH rein formal gesehen noch ein recht junges Unternehmen. Aber das Vorgängerunternehmen besteht schon seit über 20 Jahren – und die objektfabrik GmbH übernimmt alle Rechte und Pflichten aus dem Vorgängerunternehmen. Der alleinige Geschäftsführer ist Joachim Tuchel.
Warum fand die Umfirmierung in eine GmbH statt?
Zum Glück wächst das Geschäft der objektfabrik – nicht zuletzt auch wegen Kontolino! – kontinuierlich. Diesem Wachstum wollen wir auch mit der Umfirmierung von einem Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft gerecht werden. So ist der Ball letztes Jahr ins Rollen gekommen und mündete in der formalen Eintragung der objektfabrik GmbH als Nachfolger der objektfabrik Joachim Tuchel e.K.. Somit verschwindet auch der Name Joachim Tuchel aus dem Firmennamen und kann somit unabhängig von einer Person weiter verwendet werden.
Auswirkungen auf Kontolino!-Nutzer
Da die objektfabrik GmbH alle Rechte und Pflichten der objektfabrik Joachim Tuchel e.K. übernimmt, ergeben sich nicht wirklich Änderungen für Kontolino!-Nutzer. Die objektfabrik GmbH hat zwar eine neuen Handelsregisternummer, bekommt vermutlich auch noch eine neue Umsatzsteuer-ID und Steuernummer, aber das hat auf Sie als Kontolino!-Kunde, keine Auswirkungen.
Das Einzige, was Sie machen müssen: falls Sie die Vorlagen für die Verfahrensdokumentationen nutzen – diese zu aktualisieren. Wir haben dazu die Vorlagen entsprechend angepasst. Sie finden diese auf unserer Seite „Verfahrensdokumentationen„.
Zusammenfassung
Mit der Umfirmierung der objektfabrik Joachim Tuchel e.K. in die objektfabrik GmbH ändert sich für die Kontolino!-Nutzer nicht viel. Die objektfabrik GmbH übernimmt alle Rechte und Pflichten der objektfabrik Joachim Tuchel e.K.. Nur eines sollten Sie beachten: Wenn Sie für Ihre Verfahrensdokumentation unsere Vorlage benutzt haben, dann müssen Sie Ihre Verfahrensdokumentation anpassen. Sie finden diese auf unserer Seite „Verfahrensdokumentationen„.
Mit einem BMF-Schreiben vom 11. März 2024 hat das Finanzministerium Änderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bekanntgegeben. Bei den GoBD handelt es sich zwar nicht um gesetzliche Vorgaben, nichts desto trotz müssen diese von Unternehmen im Rahmen Ihrer Buchhaltung eingehalten werden.
Die nun durchgeführten Änderungen sind zum Einen gesetzlich bedingt, zum Anderen aber auch dem technischen Fortschritt geschuldet. Nachgehend stellen wir Ihnen aus unserer Sicht, die wichtigsten Änderungen vor – wobei wir auf reine Änderungen von Begrifflichkeiten nicht eingehen werden.
Umgang mit elektronischen Daten
Neu ist, dass die Buchführungsdaten maschinell auswertbar an die Finanzbehörden übermittelt werden müssen. Dabei sind die Schnittstellenbeschreibungen der Finanzbehörden einzuhalten. In diesem Zuge, wurden diese Schnittstellenbeschreibungen mit überarbeitet.
Können die Buchführungsdaten nicht gemäß der Schnittstellenbeschreibung der Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden, kann das nun zur Folge haben, dass die Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft wird. Dies wiederum, kann dazu führen, dass die Finanzbehörden zu Steuerschätzungen greifen.
Neu ist auch, dass die Finanzbehörden, die im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung gestellten Daten mitnehmen darf. Selber kopieren dürfen die Finanzbehörden die Daten nicht. Und nach erfolgter und abgeschlossener Außenprüfung, müssen die Daten wieder von den Finanzbehörden gelöscht bzw. zurückgegeben werden.
Kontolino! unterstützt das von der Finanzbehörde zugelassene Dateiformat ASCII Delimited in Form des DATEV-Buchungsstapel-Exports (siehe Anhang Nummer 4). D.h., Sie können bei Bedarf unter dem Menüpunkt „Import/Export“–>“DATEV-Export“ eine Exportdatei erstellen und diese Datei den Finanzbehörden zur Verfügung stellen. Zusätzlich können Sie Ihren Kontenplan unter dem Menüpunkt „Verwalten“–>“Kontenplan“ als CSV-Datei erhalten.
Einnahme-Überschuss-Rechner
Für Einnahme-Überschuss-Rechner wird (siehe Randziffer 15 Satz 3) wird ein Spielraum für die Erfüllung der GoBD eingeräumt. Hier wird auf die Bewertung der Unternehmensgröße im Bezug auf die Erfüllung der GoBD eingegangen. Näheres wird leider nicht festgeschrieben. So muss sich in Zukunft in der Praxis zeigen, was dies genau bedeutet.
Grundsätze zur Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Eigentlich wird hier verlangt, dass Einzelaufzeichnungen über jeden Verkauf zu führen sind, soweit zumutbar. Für diesen Zusatz „soweit zumutbar“ werden explizit 2 Beispiele genannt. Eines lautet:
In einem Einzelhandelsgeschäft kommt zulässigerweise eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung zum Einsatz. Die Namen der Kunden werden bei Bargeschäften nicht erfasst und nicht beigestellt. – Keine Beanstandung.
Das heißt, Sie müssen nicht zwingend jede Barzahlung im Laden separat erfassen. Es reicht am Schluss das Kassenjournal des Tages aus.
Zusammenfassung
Vor allem das Aushändigen der Daten wurde in den überarbeiteten GoBD neu gefasst und damit an die technischen Möglichkeiten angepasst. Kontolino! unterstützt eine von den Finanzbehörden vorgegebene Schnittstelle. Mehr zu den Vorgaben der GoBD und der Unterstützung, die Ihnen Kontolino! dazu bietet finden Sie auf unserer Seite „Kontolino! und die GoBD„.
Eine wichtige Quelle und ein wichtiger Beleg für Ihre digitale Buchhaltung stellen die Bankauszüge Ihres Unternehmens dar. Denn immer mehr Zahlungen werden bargeldlos abgewickelt und somit spielen Ihre Kontobewegungen eine immer größere Rolle – auch in Ihrer Buchhaltung. Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um? Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino!, um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen? Auf diese Fragen wollen wir in diesem Blogartikel eingehen.
Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um?
Auch in der Bankenwelt ist die Digitalisierung spürbar geworden. Wurden früher Papier-Kontoauszüge noch per Post zugestellt, kam der Zwischenschritt, dass man seine Kontoauszüge selbst in den Bankfilialen bei Bedarf ausgedruckt hat. Inzwischen werden einem diese in einem Postfach bei der Bank digital hinterlegt. Bei Bedarf können Sie diese dort einsehen, prüfen und für Sich herunterladen und speichern. Dies sollten Sie als Unternehmer auch unbedingt tun. Auch über das so genannte XS2A (access to all) -Verfahren können Bankdaten online abgerufen werden.
Mehr Informationen zum digitalen Speichern Ihrer Kontoauszüge
Ein Grund für das digitale Speichern Ihres Kontoauszuges ist, dass auch hier die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung und des digitalen Zugriffs“ (kurz die „GoBD“) greifen. D.h. es reicht nicht aus, die digitalen Kontoauszüge auszudrucken. Denn digitale Dateien müssen auch digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck würde eine Kopie der Daten darstellen – und entspricht eben aus Sicht der Finanzbehörde nicht dem Original. Weiter müssen Sie darauf achten, dass Ihre gespeicherten Dateien gegen Verlust gesichert sind, maschinell auswertbar sind und für den Fall von Außenprüfungen zur Verfügung stehen. Und wie lange ist die Aufbewahrungspflicht? Im Normalfall 10 Jahre. Für den Zeitraum nach dem 01. Januar 2025 wurde die Aufbewahrungspflicht auf 8 Jahre reduziert.
Mehr Informationen zum Prüfen Ihrer Kontoauszüge
Und vergessen Sie nicht die Überprüfung Ihres Kontoauszuges. Auch hierzu sind Sie laut bayrischen Landesamt für Steuern bereits beim Eingang des Kontoauszuges verpflichtet. Sie müssen dabei prüfen, ob die Dokumente echt und unversehrt sind – sprich sich öffnen lassen und lesbar sind. Außerdem ist es in Ihrem eigenen Interesse, die Kontobewegungen zu überprüfen. Es kann immer wieder zu Fehlbewegungen kommen: denn die Banken prüfen z. B. unter bestimmten Beträgen nicht, ob derjenige der eine Zahlung vorgenommen hat auch verfügungsberechtigt ist, von dem Konto Geld abzuheben.
Hierzu eine lustige Anekdote am Rande: wir hatten einmal eine Kontobewegung auf unserem Kontoauszug über einen seltsamen Vorgang, den wir nicht zuordnen konnten. Nach einiger Nachforschung konnten wir herausfinden, dass ein Kunde noch unsere Bankkontonummer offen hatte und Aus Versehen damit seinen Strafzettel in Höhe von 40 € bezahlt hat. Da dies für die Bank ein marginaler Betrag war, wurde hier nicht geprüft, dass der Kunde ja überhaupt nicht berechtigt war, von dem Konto Geld zu überweisen. Dem Kunden war die falsche Abbuchung gar nicht aufgefallen und bewusst. Nach unserer Kontaktaufnahme wurde das natürlich umgehend richtig gestellt und wir konnten darüber lachen….
Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino! um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen?
In Kontolino! können Sie entweder Ihre Bankkonten online oder offline oder natürlich gar nicht einrichten. Die höchste Unterstützung bietet Ihnen Kontolino! bei der online-Einbindung Ihrer Bankkonten. Wie Sie Ihre Bankkonten in Kontolino! einbinden können, können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Bank-, Amazon-, Paypal-, Stripeverbindungen erstellen“ nachlesen.
Online-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!
Sie können einmalig Ihre Bankkonten in Kontolino! online einbinden. Um die Schnittstelle sicher zu gestalten, nutzen wir hier den Dienstleister finAPI. Dieser lässt regelmäßig seine Schnittstelle von offiziellen Stellen zertifizieren. Einmal eingebunden, können Sie auf Knopfdruck Ihre Kontobewegungen nach Kontolino! importieren. Dabei werden die Daten in einem Format übermittelt, das laut GoBD die höchste maschinelle Auswertbarkeit erfüllt. Sehen können Sie diese Daten wie folgt einsehen: in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort jeweils, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken. Oder aber in der jeweiligen Buchung selber.
Mit dieser Art der Übermittlung entfällt für Sie laut GoBD zusätzliche Speichern und Sichern vor Verlust des Kontoauszuges der Bank. Was für Sie nicht entfällt: das Überprüfen der Korrektheit der Buchungen. Und Achtung: löschen Sie Ihre Buchungsjahre erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 8 Jahren ab dem 01. Januar 20205 in Kontolino!. Sonst sind Ihre Daten für immer verloren und für eine Betriebsprüfung nicht mehr verfügbar.
Offline-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!
Sie können Ihre Bankbewegungen auch manuell nach Kontolino! importieren. Hierzu können Sie bei Ihrer Bank Ihre Bankdaten in einer Datei, die verschiedenen Formaten entsprechen kann, manuell herunterladen, bei sich lokal zwischenspeichern und dann diese Datei nach Kontolino! wieder importieren. Voraussetzung dazu ist, dass Ihre Bank ein Format zum Download Ihrer Bankbewegungen zur Verfügung stellt, das maschinenlesbar ist (z. B. MT940 oder CSV). In Kontolino! stehen Ihnen Vorlagen für das einmalige Einrichten Ihres Bankuploads zur Verfügung.
In diesem Fall ist ein Zwischenspeichern der Daten in einer Datei notwendig. Eindeutig ist hier die Vorgehensweise laut GoBD unserer Meinung nach nicht geregelt. Deswegen empfehlen wir Ihnen in diesem Fall die zwischengespeicherte Datei selbst zu archivieren und aufzubewahren.
Allerdings können Sie auch in diesem Fall, den hochgeladenen Datensatz jederzeit wie bei der Online-Einbindung beschrieben an folgender Stellen sehen: Direkt in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken.
Keine Einbindung Ihrer Bankauszüge in Kontolino!
Natürlich können Sie auch ganz klassisch Ihre Auszüge am Kontoauszugsdrucker abholen oder per Post zuschicken lassen und in Papierform abheften. Vermutlich wenig überraschend: hier kann Kontolino! Sie leider nicht unterstützen. Sie sind dann selbst verantwortlich dafür Ihre Kontoauszüge wie oben beschrieben GoBD-konform zu behandeln. Sie geben dann eben Ihre Buchungen der Bankbewegungen von Hand ein. Das ist vielleicht nicht die modernste und komfortabelste Art, Bankbewegungen zu buchen, aber eben eine bewährte und für viele Nutzer noch immer die gefühlt sicherste, weil keine Bankdaten im Netz übertragen werden.
Unser Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre Verfahrensdokumentation noch zu Ihrer Vorgehensweise passt. Evtl. haben Sie Ihre Bankauszüge früher selbst nach Kontolino! importiert und nutzen nun die finApi-Schnittstelle? Wir haben übrigens die Vorlagen für die Verfahrensdokumentationen erst kürzlich für Sie aktualisiert. Mehr Informationen finden Sie auf der Seite „Verfahrensdokumentationen„.
Zusammenfassung
Die Digitalisierung ändert auch den Umgang mit Ihren Daten, die Sie zu Ihrer Buchhaltung benötigen. Zum Einen werden die Anforderungen an die Daten angepasst, zum anderen wird die Erfüllung der Anforderung durch das Vernetzen von verschiedenen Systemen immer einfacher. Nutzen Sie die Online-Anbindung Ihrer Kontoauszugsdaten an Kontolino!, müssen Sie nur noch darauf achten, dass alle Umsätze korrekt sind und Sie Ihre Buchungsjahre in Kontolino! mindestens 10 bzw. 8 Jahre ab dem 01. Januar 2025 lang nicht aktiv löschen. Bankauszüge und Belege sind dann archiviert und jederzeit für eine Betriebsprüfung verfügbar. Im besten Fall online und papierlos.
Für Nutzer von Billbee und Kontolino! gibt es eine wichtige Neuerung, die leider zu einem gewissen Mehraufwand führt. Sie hängt mit der Pflicht zusammen, Rechnungen bestimmter Plattformen nach gewisser Zeit zu anonymisieren und zu archivieren.
In den letzten Wochen erreichten uns zunehmend Beschwerden von Nutzern, deren Import von Rechnungsdaten aus Billbee nicht funktioniert hatte. Einige Rechnungen wurden zwar importiert, aber keine Belegabbilder (PDF-Dateien) angehängt.
Zunächst gingen wir von einem Fehler in unserer Schnittstelle aus und versuchten, die Ursache zu finden. Letzlich war aber nur klar, dass immer wieder die selben Rechnungen ohne Belegabbilder per API bei uns ankamen.
Dabei war die Fehlermeldung vom API ein wenig irreführend. Einerseits wurde explizit angegeben, dass kein Fehler vorliege, aber gleichzeitig wurde per Fehlertext darauf hingewiesen, dass die Rechnung nicht änderbar sei. Letzlich klärten wir die Situation mit Billbee. Es handelt sich nicht wirklich um einen Fehler bei der Sache, aber eben auch nicht um einen fehlerfreien Abruf der Rechnung … 😉
Hintergrund der Sache ist, dass Billbee aufgrund von Anforderungen, die von große Plattformen her kommen, Rechnungen archivieren und anonymisieren muss. Dabei wird dann auch das Erzeugen einer Rechnungs-PDF unterbunden. Für Archivierte Rechnungen gibt es keine Rechnung mehr. Es gibt auch per API keine Möglichkeit, dies zu beeinflussen. Billbee-Nutzer können mit Hilfe eines manuell anzustoßenden Wiederherstellungsprozess dafür sorgen, dass auch nach der Archivierung wieder Rechnungsdokumente nachgeneriert werden können.
Für Kontolino!-Nutzer hat das nun folgende Auswirkungen: Sie müssen auf jeden Fall sicherstellen, dass die Rechnungen allesamt noch nicht archiviert sind oder sie wieder herstellen, bevor der Import angestoßen wird. Ansonsten kann Kontolino! zwar die Rechnungsdaten herunterladen und verbuchen, aber eben keine PDF-Rechnung an die Buchungen anhängen. Die Rechnungs-PDFs sind dann nicht in unserem GoBD-konformen Belegarchiv gespeichert und Sie müssen selbst dafür sorgen, dass Ihre Archivierug GoBD-konform ist. Leider gibt es zu dieser Maßnahme keine Alternative, da per API keine Wiederherstellung möglich ist.
Um Sie vor dem Import an diese Tatsache zu erinnern, warnen wir künftig vor jedem Import mit diesem Hinweis:
Zusammenfassung
Mit dieser Änderung hoffen wir, dass Sie zukünftig nicht mehr vor dem Problem stehen, dass Sie Ihre Rechnungen ohne Belegdatei von Billbee nach Kontolino! nicht importieren können. Allerdings: Ohne Ihre Aufmerksamkeit und entweder der Wiederherstellung der Rechnungen oder Ihrer eigenen separaten GoBD-konformen Dateispeicherung, geht es in Zukunft leider nicht.
Sie erstellen Ihren Jahresabschluss und sind auf der Suche nach Ungereimtheiten? Dann kann Ihnen die neu geschaffene Auswertung in Kontolino! gute Dienste bieten. Seit kurzem steht Ihnen in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“ eine Ansicht zur Verfügung, die alle vorgenommenen Änderungen und Löschungen an den Buchungssätzen listet.
Welche Möglichkeiten gab es bisher schon in Kontolino! sich Änderungen anzeigen zu lassen?
Bereits seit langer Zeit können Sie Sich direkt im Buchungsjournal Änderungen an einzelnen Buchungssätzen anzeigen lassen. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn Sie Sich nicht mehr sicher sind, wann und wie ein Buchungssatz von Ihnen geändert wurde – und Sie direkt schon den Buchungssatz kennen, bei dem Sie Ungereimtheiten vermuten.
Weiter können Sie Sich alle gelöschten Buchungen in einer Buchungsperiode anzeigen lassen. Dies können Sie auf zwei verschiedene Wege tun: entweder unter dem Menüpunkt „Verwalten –> Buchungsperiode“ oder aber unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Gelöschte Buchungen“.
Welche Möglichkeiten kamen in Kontolino! nun hinzu?
Wir haben für Sie den Menüpunkt „Auswerten“ –> „Gelöschte Buchungen“ erweitert und in diesem Zuge auch unbenannt. Der Menüpunkt heißt nun „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“. Dabei können Sie nun nicht mehr nur Ihre gelöschten Buchungen einsehen sondern alle Änderungen, die Sie an Buchungssätzen gemacht haben.
Weiter können Sie nun die Anzeige der Änderungen bzw. Löschungen gezielt filtern. So können Sie bestimmte Zeiträume einstellen, die Sie angezeigt bekommen wollen – oder nach Buchungssätzen mit bestimmten Mehrwertsachverhalten suchen.
Was hat die GobD mit diesen Anzeigemöglichkeiten zu tun?
Diese Ansichten sind nicht nur nützlich, wenn Sie Ungereimtheiten nachvollziehen möchten. Sondern sie sind auch erforderlich um die GobD einzuhalten. Die GobD stellen Regeln zur Buchführung mit digitalen Belegen auf. Grundsätzlich müssen digitale Belege auch digital und unveränderlich abgespeichert zusammen mit deren Buchungen abgespeichert werden. Zusätzlich müssen alle Änderungen an den Buchungssätzen jederzeit nachvollzogen werden können. Genau diese Anforderung deckt Kontolino! mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Anzeigemöglichkeiten ab.
Aber Vorsicht: Sie müssen auch Ihren Teil dazu beitragen, dass Ihre Buchhaltung GobD-konform ist. Mehr dazu, können Sie auf unserer Seite „Die Buchhaltungssoftware Kontolino! und die GobD“ nachlesen.
Zusammenfassung
Mit der Erweiterung des Menüpunktes „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“ können Sie Sich nun nicht mehr nur alle gelöschten sondern auch alle geänderten Buchungssätze anzeigen lassen. Zudem stehen Ihnen nun Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Somit können Sie schneller Ungereimtheiten klären und nebenher die GobD-Konformität Ihrer Buchhaltung einfacher nachweisen.
Kontolino! hat schon eine Weile einen DATEV-Import für Buchungsstapel. Dabei wurden Ihre Buchungen, die Sie mit anderen Programmen erzeugt haben, in Kontolino! eingelesen. Dieses Feature haben wir für Sie nun erweitert: Jetzt kann Kontolino! nicht nur die Buchungssätze importieren, sondern auch die daran angehängten Belegdateien. Was brauchen Sie dafür? Sie benötigen von Ihren anderen Programmen dazu eine DATEV-kompatible zip-Datei, die zum Einen
eine csv-Datei Ihren Buchungen im DATEV-Format und zum Anderen
zusätzlich eine zip-Datei mit Ihren Belegen – natürlich auch im DATEV-Format – enthält.
Das bringt für Sie den Vorteil, dass nun auch GoBD-konform die Belege zusammen mit Ihren Buchungen in Kontolino! eingelesen und anschließend verbucht werden können.
Ob Ihr Programm dieses DATEV-Format unterstützt, klären Sie am besten mit dem Hersteller.
Wie gehen Sie dazu vor?
Unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ ziehen Sie einfach Ihre Datei auf die Wolke. Kontolino! erkennt automatisch, ob die Datei Belege enthält oder nicht. Weiter überprüft Kontolino!, ob für alle Buchungen ein entsprechendes Buchungsjahr angelegt ist und ob alle Konten in Kontolino! existieren. Sollte das nicht der Fall sein, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis. Ansonsten erhalten Sie eine Vorschau aller Buchungen incl. Ihrer Belegdateien, die Sie in Listenform überprüfen können. Ist alles in Ordnung, klicken Sie einfach auf „Jetzt verbuchen“ und Sie haben alle Buchungen aus Fremdsystemen incl. deren Belegdateien in Kontolino! importiert und verbucht.
Für welche Anwendungsfälle ist dies relevant?
Immer, wenn Sie einen Teil Ihrer Buchhaltungsaufgaben durch andere Programme erledigen, kann der DATEV-Import Ihnen viel Zeit ersparen. Nachstehend ein paar Beispiele für solche Use-Cases:
Sie nutzen branchenspezifische Programme wie z. B. Lemniscus (Online-Praxisverwaltung für Heilberufler, Osteopathen, Alternativmediziner etc.), um Ausgangsrechnungen und Buchungen zu erzeugen.
Sie erstellen und verwalten Ihre Reisekosten mit Programmen wie z. B. spesenfuchs.
Sie erstellen Ihre Lohnabrechnung mit entsprechenden Programm
Sie nutzen Online-Shops und Plattformen wie Etsy, eBay, JTL, die Ihre Ausgangsrechnungen erstellen und letzlich alle Zahlungs. und ggf. Frdreungsbuchungen in Form einer Datev-Datei exportieren können
Sie nutzen Kassensysteme.
und noch viele mehr.
Sie wollen mehr über unsere Schnittstellen erfahren?
Natürlich kann Kontolino! auch Ihre Buchungen wahlweise mit Ihren Belegen im DATEV-Format exportieren.
Darüber hinaus bieten wir auch Import-Schnittstellen für Bankauszüge und andere Progarmme.
Kaum ein Stichwort hat in den letzten anderthalb Jahren mehr Wirbel in der Welt der Buchführung und Steuern verursacht, als die Abkürzung GoBD. So werden viele Halb- und Unwahrheiten gestreut und schamlos zur Vermarktung von angeblich zertifzierten Softwarepaketen genutzt, die es laut den GoBD eigentlich gar nicht gibt.
Dabei sind die GoBD eigentlich nichts neues, sondern nur eine Zusammenführung bisher schon gültiger Regelwerke des BMF, die allerdings auch nicht wirklich hübscher abgekürzt wurden (GoB, GDPdU), und entalten ein paar Anpassungen an den heutigen DV-gestützten Büroalltag.
Das heißt jedoch nicht, daß man die GoBD nicht ernst nehmen sollte. Wer das tut, riskiert lästige und eventuell teure Diskussionen mit einem Betriebsprüfer, der letztlich die mühsam erstellte Buchhaltung als nicht ordnungsgemäss verwirft.
Damit es nicht so weit kommt, muss man sich an einige wenige aber wichtige Regeln halten. Eine gute Buchhaltungssoftware gibt Ihnen dabei alles an die Hand, was Sie benötigen, um die einzelnen Regelungen der GoBD einzuhalten und die Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen lückenlos, nachvollziehbar und vollständig zu gewährleisten.
Wir haben in unserer Online-Dokumentation eine neue Seite aufgenommen, auf der wir Ihnen aufzeigen, wie unsere Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! Sie dabei unterstützt, die GoBD einzuhalten und Ihrem Betriebsprüfer keine Angriffsfläche für eine Beanstandung Ihrer selbst gemachten Buchhaltung zu bieten. Denn mit unserer Clod-basierten Buchhaltungssoftware haben Sie das optimale Werkzeug an der Hand, um kostengünstig und nach allen Regeln der Buchhalterkunst Ihre Jahresabschlüsse zu erstellen.
Ach, wäre das schön: endlich kein Papierkram mehr! Diesen Seufzer geht so manchem immer zum Monatsanfang durch den Kopf oder über die Lippen.
Und tatsächlich ist es in Deutschland spätestens seit Inkrafttreten der neuen GoBD zum 1.1.2015 laut Bundesfinanzministerium nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer seine Buchungsbelege ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt und archiviert, also seine Rechnungen einscannt und die Originale wegwirft. Vor allem größere Firmen und Steuerberater sind glücklich über diese Regelung: werden doch einige Quadratmeter Lagerraum pro Jahr weniger notwendig sein, um die ganzen Papierberge sicher aufzubewahren.
Es gibt natürlich auch noch ein paar weitere Vorteile, wenn Belege, also Rechnungen, Quittungen etc, aber auch Geschäftsbriefe in elektronischer Form vorliegen:
Auf ein elektronisches Archiv können mehrere Personen gleichzeitig, von praktisch jedem Punkt der Erde aus zugreifen
Mit geeigneter Software können die Belege per Volltext-Suche recherchierbar gemacht werden („Wie war nochmal die Kundennummer?“)
Von einem elektronischen Archiv kann man Sicherungskopien machen
Es gibt dabei allerdings ein paar Dinge zu beachten, um nicht eines Tages in unerquickliche Diskussionen mit dem Betriebsprüfer führen zu müssen, auf die ich hier kurz hinweisen möchte.
Lesbarkeit der Belegabbilder
Der Unternehmer muss sicherstellen, dass ein gescanntes Abbild eines Beleges vollständig lesbar ist. Das beinhaltet auch hellgrau in 7pt-Schrift gedruckte Fußzeilen auf dem Briefpapier Ihres Webdesigners, vor allem aber sämtliche rechnungsrelevanten Daten wie Anschriften, Postenpreise, Mehrwertsteuer, USt-IDs etc. Jeder einzelne Scan ist also vom Unternehmer oder seinen Erfüllungsgehilfen (Mitarbeiter, externer Scan-Dienstleister, Steuerberater oder Buchhaltungsbüro) auf Übereinstimmung mit dem Original zu prüfen. Der Fiskus verlangt dazu eine so genannte Verfahrensdokumentation, in der der Ablauf der Qualitätssicherung und Speicherung von Belegen festgehalten ist. Der Betriebsprüfer kann die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangen und wird dies meist schon der Vollständigkeit halber tun.
Sehr problematisch kann eine mangelhafte Qualitätssicherung vor allem dann sein, wenn sich in der Firmware des Scanners bzw. der Schrifterkennungssoftware Fehler mit potentiell fatalen Folgen verbergen. Dieses Thema sollte tatsächlich sehr ernst genommen werden, wenn die Originalbelege tatsächlich vernichtet werden und bei einer Betriebsprüfung wirklich nur noch die gescannte Kopie verfügbar ist.
Aufbewahrungsfrist gilt auch für elektronische Belege
Buchhaltungsbelege müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei beginnt diese Frist mit Beginn des Wirtschaftsjahres zu laufen, das auf dasjenige folgt, in dem letztmalig ein Geschäftsvorfall zu einem Beleg auftrat. Warum formuliere ich das so gestelzt? Weil dies eine ziemlich komplizierte Fragestellung werden kann.
Nehmen wir mal an, Sie kaufen im Jahr 2016 einen Firmenwagen, schreiben ihn auf 6 Jahre ab und nutzen ihn aber tatsächlich 8 Jahre lang. Noch relativ klar ist, dass die Kaufrechnung des Fahrzeugs mindestens bis Ende 2033 aufbewahren müssen. Die letzte Abschreibung erfolgt im Jahre 2022, also beginnen die 10 Jahre Archivierungsfrist zum Beginn des Jahres 2013. Aber halt: das Auto wird genutzt bis 2024, und auch bis dahin gewartet, repariert, betankt. Streng genommen läuft also die Aufbewahrungsfrist bis 2035.
Klar ist also, dass wir bei einem Datenträger für ein elektronisches Archiv nicht von einem USB-Stick oder einer DVD vom Discounter sprechen, denn diese Medien sind für solch lange Zeiträume nicht ausgelegt und kein Hersteller wird Ihnen garantieren, dass Daten so lange darauf haltbar sind. Das mindeste, was Sie bei der Nutzung solcher Medien tun müssen, ist, diese regelmäßig auf vollständige Lesbarkeit zu prüfen und rechtzeitig neue Kopien davon anzulegen.
Bitte behalten Sie stets im Hinterkopf: die Verantwortung für diese Daten liegt bei Ihnen als Steuerpflichtigem.
Eine Möglichkeit der Langzeitspeicherung ist die Auslagerung der Dateien in die Cloud, wo sie von Ihrem Dienstleister meist mehrfach und immer wieder gesichert und umkopiert werden, sodass sie stets auf einem funktionstüchtigen und lesbaren Medium liegen. Beachten sollten sie dabei, dass laut GoBD Ihre Buchhaltungsdaten den deutschen Boden nur verlassen dürfen, wenn Sie dies beim Finanzamt beantragt haben. Bei der Wahl Ihres Cloud-Anbieters sollten Sie daher auf die Speicherung der Daten ausschließlich in Deutschland bestehen, auch das EU-Ausland ist hier keine Option, ohne die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchhaltung zu riskieren!
Ein weiterer Aspekt dieser Langfristverfügbarkeit ist die richtige Wahl der Dateiformate. Sie müssen Dateiformate wählen, die auch in 11 oder gar 23 Jahren noch lesbar sein werden. Wenn Sie die IT-Geschichte der letzten 23 Jahre miterlebt haben, horchen Sie an dieser Stelle sicher einmal mit einem kalten Gefühl an der Wirbelsäule auf. Wie hießen doch gleich die Bildformate unserer Lieblingssoftware damals auf dem Amiga oder Atari XL? Wo wird die IT-Landschaft im SoHo-Bereich wohl in 10 Jahren? in 20 sein?
Sicherstellung der Manipulationssicherheit
Das BMF erwartet, dass Belege so abgespeichert werden, dass sie vor Manipulationen sicher sind. Wer sich mit der EDV auskennt, weiß, dass das eigentlich eine völlig unrealistische Forderung ist. Welche Datei kann nicht geändert oder manipuliert werden?
Dennoch erwartet der Fiskus, dass Sie das Unmögliche möglich machen, und die Dateien vor Änderungen schützen.
Am besten geht das, indem Sie ein Archivsystem nutzen, in dem eine Datei nur einmal eingecheckt, aber nie wieder überschrieben werden kann (so arbeitet zum Beispiel unser Produkt Kontolino!). Ein Dropbox-Laufwerk oder eine externe Festplatte sind hier keine geeigneten Ablageorte.
Belege scannen kostet Zeit und Nerven
Klar: wenn ein Archiv mal elektronisch vorliegt, bietet es eine enorme Flexibilität und Potential für große Einsparungen. Vor allem für Geschäftsprozesse, die den Zugriff auf alte Belege erfordern. Ob das nun die Bearbeitung von Reklamationen ist oder die Integration der Kundenhistorie in Ihr CRM-System.
Die Sache hat aber auch ihren Preis. Je nachdem, wie Ihr Maschinenpark aussieht, wird das monatliche Einscannen Ihrer Belege zur zeitfressenden Qual. Nutzen Sie einen preiswerten All-in-One-Drucker mit klapprigem Vorlageneinzug oder gar nur mit einer Scheibe zum Auflegen, wird schnell klar: Sie müssen entweder aufrüsten oder sehr viel Zeit einplanen für Aktivitäten wie Klammern entfernen, Thermo-Zettel glätten und Seiten wechseln. So werden selbst 20 Belege zu einer Beschäftigung, die den Samstag Nachmittag ausfüllt.
Fazit
Elektronische Belege haben viele Vorteile:
Es entfällt Lagerplatz (denken Sie an das Beispiel mit der 23-jährigen Aufbewahrungsfrist)
Die Belege lassen sich durch Schrifterkennung und Volltextsuche zum Leben erwecken (Recherche, Nutzung im Vertrieb)
Der Zugriff auf elektronische Belege ist immer und überall möglich
Elektronische Abbilder von Belegen sind beliebig kopierbar und können vor dem Verlust gesichert werden (Backup in der Cloud etc)
Dem stehen auch Nachteile und Risiken gegenüber:
Scannen mit schlechter Hardware oder problematischer Belege (zerknittert, geheftet, wenig Kontrast) kann zeitintensiv sein
Die Wahl der Archivmedien und Dateiformate ist extrem wichtig
Und so ist es eine Abwägungssache, ob Sie tatsächlich Ihre Originalbelege einscannen möchten, oder ob Ihr Belegarchiv vielleicht gar nicht so groß und auch gar nicht so oft genutzt ist, dass sich der Aufwand lohnt. Natürlich können Sie auch immer eine Mischform wählen, vielleicht auch mal nur für die ersten ein, zwei Jahre: Scannen und die Originale zunächst mal aufbewahren, falls sich Probleme ergeben.
Es gibt – vermutlich noch auf einige Jahre hin – keine Pflicht zur papierlosen Buchhaltung. Sie müssen laut GoBD zwar elektronische Belege elektronisch archivieren, aber Papierbelege dürfen auch weiterhin ganz klassisch im Belegordner aufbewahrt werden.
Für die Wahl einer Buchhaltungssoftware bedeutet das in erster Linie, dass Sie auf jeden Fall ein elektronisches Belegarchiv brauchen, zumindest für Rechnungen, die Sie nur als Mail oder PDF-Dokument erhalten. Dieses Archiv muss den Vorschriften der GoBD gerecht werden (lesen Sie dazu bitte auch unseren Beitrag „Warum Kontolino! kein GoBD-Zertifikat hat“ – eine Software kann nämlich die GoBD niemals alleine einhalten).
Unsere Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! bietet Ihnen alles, um alle drei möglichen Formen der Belegarchivierung abzudecken:
Ablage elektronischer Belege in Kontolino! mit Verknüpfung zum Buchungssatz und klassisches Abheften der Papierbelege in Ihrem Belegordner
Ablage sowohl der elektronischen als auch der gescannten Belege in der Online-Buchhaltungssoftware und zusätzlich Ablage der Papierbelege im Ordner
Wie zuvor, aber Vernichten der Papierbelege nach dem Scannen
Letztendlich müssen Sie entscheiden, ob Sie auf Belege noch häufig Zugriff benötigen. In manchen Betrieben sind sie praktisch nur noch wegen der Buchhaltung da, und werden äußerst selten mal aus dem Schrank geholt. In solchen Fällen lohnt sich das ersetzende Scannen vermutlich nicht. Benötigen Sie häufig Zugriff auf Ihre Belege, und sind Sie viel unterwegs, spricht vieles für ein elektronisches Belegarchiv in der Cloud. Wie zum Beispiel in unserer Online-Buchhaltungssoftware Kontolino!.
Wir haben uns hier auf Kontolino! ja schon mehrfach mit Fragen des Selbstbuchens beschäftigt, und aufgezeigt, warum die Buchhaltung für Existenzgründer, Freiberufler und Startups alles andere als bürokratischer Irrsinn ist.
Die Buchhaltung ist für einen Unternehmer ein zentrales Werkzeug zur Einschätzung des eigenen Erfolgs. Nur aus der Buchhaltung heraus lassen sich zentrale Fragen in Sachen Weiterführung der Geschäftsidee oder Aufgeben, Investitionsentscheidungen etc. fundiert beantworten. Unser Artikel „Buchhaltung selber machen – pro und contra“ geht auf diese Frage genauer ein.
In diesem und ein paar weiteren Artikeln in den nächsten Wochen möchten wir uns mit der Frage beschäftigen, was das Selbstbuchen ist, welche Spielarten es dabei gibt, und wie man sich in das Thema einarbeiten kann.
Was ist ein Selbstbucher?
Die Buchhaltung selbst zu machen, klingt für viele Leute zunächst nach einem Buch mit sieben Siegeln und alleine der Gedanke daran, sich damit zu beschäftigen, verängstigt viele.
Dabei ist das Selbstbuchen – vor allem für Existenzgründer, Freiberufler und kleinere Firmen – meist kein Hexenwerk.
Aber mal der Reihe nach:
Selbstbucher ist jeder, der seine Geschäftsvorfälle selbst aufzeichnet und in geeigneter Form dokumentiert.
Muss ich als Selbstbucher nicht auch Steuerexperte sein?
Diese Frage fußt auf einem entscheidenden Fehler, den viele gerne machen: sie vermischen das Thema Buchhaltung mit der Steuer. Tatsächlich sind das zwei verschiedene Dinge, die man auch nicht unbedingt komplett in die eigene Hand nehmen muss.
Und doch gibt es bei der Buchführung von Anfang an die Anforderungen des Finanzamt an eine ordentliche Buchführung im Auge zu behalten.
Die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in geeigneter Form (dazu hat der Fiskus einen Katalog mit dem schönen Titel GoBD aufgestellt) ist zwar die Grundlage für die Ermittlung der Steuerlast in Sachen Umsatzsteuer, Einkommensteuer und gegebenenfalls auch Gewerbesteuer, aber man muss sich für die Aufzeichnung zunächst mal in Steuersachen nicht auskennen. Wichtig ist aus Sicht der Steuer lediglich, dass Ihre Buchführung vollständig, lückenlos und wahrheitsgetreu ist, und dass Sie sie lange genug vorhalten (in der Regel 11 Jahre), dass sich ein Betriebsprüfer die Sachverhalte auch noch später ansehen und sie nachvollziehen kann, um zu beurteilen, dass Sie bei Ihren Steuererklärungen korrekte Angaben gemacht haben.
Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen heißt, alle Einnahmen und Ausgaben an einer zentralen Stelle so festzuhalten, dass man jede einzeln nachvollziehen kann. Zudem muss als Nachweis für eine Einnahme oder Ausgabe ein so genannte Beleg („Beleg“ ist ein Synonym für „Beweisstück“) aufbewahrt werden, der diesen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert. Dabei muss z.B. die Mehrwertsteuer eines Einkaufs auf dem Beleg stehen. Das sind in der Regel Kassenzettel, Rechnungen, Eigenbelege wir Bewirtungsbelege oder Reisekostenaufstellungen. Seit dem 1.1.2015 müssen solche Belege nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden, sondern können auch abgescannt und als elektronische Datei aufbewahrt werden.
Für kleinere Firmen verlangt das Finanzamt hier eine vereinfachte Form der Buchhaltung, eine so genannte Einnahmen-/Überschussrechnung (was eine kleine Firma ist, ist klar definiert). Diese kann in einer einfachen Tabelle bestehen, in der Einnahmen und Ausgaben aufgeführt werden.
Die vollständigste und am besten nachvollziehbare Art, Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, ist jedoch die so genannte Doppelte Buchführung. Der Name klingt beängstigend, bedeutet aber nicht, dass man damit den doppelten Aufwand hat. Vielmehr wird jeder Geschäftsvorfall auf grundsätzlich auf zwei Konten eingetragen – eines bezeichnet den Ein- oder Abgang von Geld, während das andere den Zuwachs an Vermögen oder den Verwendungszweck der Ausgabe aufzeichnet.
So wird zum Beispiel nicht nur fest gehalten, dass man 100 Euro eingenommen hat, sondern wesentlich genauer, dass dieses Geld auf dem Bankkonto einging und die Einnahme aus dem Verkauf selbst hergestellter Waren erzielt wurde. Die doppelte Buchführung bietet sehr viele Vorteile gegenüber der einfachen Einnahmen-Überschussrechnung, und die meisten haben mit der Genauigkeit dessen zu tun, was man an Informationen aus der Aufzeichnung gewinnen kann. Dazu finden Sie eine ausführlichere Argumentation im Artikel „Ein Plädoyer für die doppelte Buchführung„.
Um Ihre laufenden Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, müssen Sie zunächst nicht wissen, welche Steuerformulare Sie auszufüllen haben, und welche Werte aus Ihrer Buchhaltung für die Besteuerung relevant sind. Sie müssen nur wissen, dass alles, was für die Steuer relevant ist, aus Ihrer Buchhaltung heraus gezogen werden kann. Wenn Sie Ihre Bücher korrekt im Sinne der GoBD führen, steht in Ihrer Buchhaltung alles drin, was für die Steuern wichtig ist.
Ob Sie sich dann selbst um die Steuererklärungen kümmern oder nicht, und wie Sie die Zahlen für diese Erklärungen aus der Buchhaltung ermitteln, ist eine andere Geschichte. Hier können Sie ganz unterschiedliche Herangehensweisen wählen, von der kompletten Do-It-Yourself-Veranstaltung bis zum kompletten Outsourcing an einen Steuerberater. Gute Buchhaltungssoftware unterstützt alle diese Szenarien.
Muss man als Selbstbucher nicht Buchhalter oder Betriebswirt sein?
Es schadet nicht, wenn man eine kaufmännische Vorbildung hat, keine Frage. Aber auch ohne diese kann man sich in die Materie durchaus einarbeiten. So gibt es auch für Neulinge in Sachen Buchhaltung gut verständliches Lesefutter, und auch auf unseren Seiten gibt es ein Kontierungslexikon und viele gut verständliche Artikel zu Einzelthemen.
Darüber hinaus unterstützt eine gute Software auch buchhalterische Neulinge mit intelligenten Eingabehilfen und Assistenten. Ein Beispiel ist etwa unser Buchungsassistent. Dieser Assistent hat es wirklich in sich: Sie geben ein einfaches Stichwort ein, etwa „Tanken“, und Kontolino! schlägt Ihnen vorgefertigte Buchungssätze vor, zum Beispiel einen für das Tanken und die Bezahlung mit Kreditkarte. Sie müssen nur noch das Datum und den Betrag eingeben und, wenn Sie papierlos arbeiten möchten, ein gescanntes oder abfotografiertes Abbild Ihres Tankbelegs hochladen und fertig ist der Buchungssatz. Ganz ohne Buchhaltungswissen verbuchen Sie so den allergrößten Teil Ihrer laufenden Geschäftsvorfälle mit wenigen Mausklicks. Wenn Sie es nun kaum glauben können, dass es so einfach ist, sehen Sie sich dieses Video an:
Belege in Kontolino! verbuchen
Welche Spielarten des Selbstbuchens gibt es?
Es gibt viele Unternehmer, die sowohl die Buchhaltung als auch die Umsatz-, Gewerbe- und Einkommensteuer selbst machen, und sich nur in kniffligen Fragen Rat und Hilfe bei einem Steuerberater holen. Dieser Typ Selbstbucher hat sich natürlich recht fundiert in die Steuerthemen eingearbeitet, und manch einer hat sich dazu auch erst langsam emporgearbeitet und nach und nach einzelne Themen in die eigene Hand genommen.
Aber es geht auch anders: ein großer Teil unserer Kunden übernimmt das Verbuchen laufender Geschäftsvorfälle selbst und übergibt dann seine Buchungssätze regelmäßig (monatlich oder Quartalsweise) an einen Steuerberater, der dann zum Beispiel die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Steuererklärungen am Jahresende erledigt. Dank der DATEV-Schnittstelle lassen sich Buchungen einfach aus Kontolino! exportieren und in das Softwaresystem des Steuerberaters einlesen.
In beiden Fällen spart der Selbstbucher einen stolzen Betrag, indem er seine Belege selbst verbucht, anstatt sie im klassischen Schuhkarton oder in eingescannter Form elektronisch an den Steuerberater übergibt und ihn bzw. seine Mitarbeiter das Verbuchen übernehmen lässt. Die Vergütungsordnung der Steuerberater, an die diese gebunden sind, sieht hierfür einen nicht unwesentlichen Betrag pro Monat vor, da das Verbuchen von Mandanten-Belegen durchaus sehr aufwändig sein kann: Mitunter gibt es Rückfragen, es fehlen Belege, der Mandant hat die Belege nicht sortiert, und noch einige Dinge mehr kosten den Steuerberater Zeit, die vergütet werden muss.
Eine dritte Variante ist die, dass Sie sich nicht nur um das Verbuchen der Geschäftsvorfälle, sondern auch um die Umsatzsteuer-Voranmeldungen selbst kümmern (in Kontolino! erstellen Sie diese mit nur einem Mausklick und übertragen sie direkt online ans Finanzamt) und am Jahresende die Erledigung des Jahresabschlusses und der Einkommensteuer (vor allem auch wegen privater Einkünfte oder Steuerabschreibungen für Immobilien etc.) dem Steuerberater überlassen. Auch hier haben Sie das beste beider Welten: Sie sparen eine ganze Menge Geld durchs Selberbuchen, haben die Buchhaltungsdaten jederzeit in der eigenen Hand, und dennoch kümmert sich ein Steuerprofi um die wirklich relevanten Steuererklärungen am Jahresende.
Zusammenfassung
Sind Sie auch so ein Blog-Leser der immer unten anfängt zu lesen? Dann sind Sie hier ja genau richtig. Es lohnt sich, diesen Artikel zu lesen, wenn Sie genaueres zu folgenden Aussagen lernen möchten
Es gibt verschiedene Varianten des Selbstbuchens
Alle sparen ordentlich Geld im Vergleich zum Outsourcen an ein Buchhaltungsbüro oder einen Steuerberater
Dabei kann man sich entweder nur um die Verbuchung der Geschäftsfälle kümmern oder auch Teile der Steuerthemen selbst übernehmen, z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Kontolino! automatisch erzeugen und ans Finanzamt übertragen kann
Man kann auch alle Steuerfragen in die eigene Hand nehmen und noch mehr sparen. Kontolino! unterstützt bei vielen Themen vollautomatisch
Der Austausch von Buchungsdaten zwischen Ihrer Buchhaltung in Kontolino! und dem Steuerberater ist durch unsere DATEV-Schnkttstelle mühelos möglich
Das Verbuchen laufender Geschäftsvorfälle mit Kontolino! ist durch den Buchungsassistenten auch mit geringen Vorkenntnissen in Sachen Buchhaltung sehr einfach
Dieser Artikel ist gespickt mit Links zu weitergehenden Informationen und Tipps zum Einstieg ins Selbstbuchen
