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um 08:00:38

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Kontolino! Archiv ist unser neues Paket für die GoBD-konforme Archivierung der Buchhaltung

Nicht erst seitdem die neuen GoBD gelten, haben Unternehmer die Pflicht, ihre Buchführungsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren und für eine Betriebsprüfung zur Verfügung bereit zu halten. Allerdings haben sich durch die Änderungen der GoBD ein paar neue Aspekte der Archivierung ergeben, vor allem eben für elektronische Belege oder Belege, die im Zuge eines ersetzenden Scannens nur noch als Dateien aufbewahrt werden, während die Papierbelege bereits ein neues Leben als Serviette oder Schulheft fristen.

Konkret müssen alle Belege und Aufzeichnungen, die zur Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfvorfalls notwendig sind (das können neben Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheinen auch E-Mails etc. sein) nach Ablauf eines Geschäftsjahres für 10 Jahre aufbewahrt werden. Während dieser Zeit gelten natürlich weiterhin alle Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Änderungen soqie die Möglichkeit, auch die ursprüngliche Form geänderter Unterlagen sichtbar machen zu können.

Für Nutzer eine Cloud-basierten Buchhaltungslösung stellt sich daher die Frage, wie man ein solches Langzeitarchiv realisieren soll. Insbesondere dann, wenn man die Geschäftstätigkeit aufgibt oder seinen Buchhaltungsanbieter wechselt.

Ein Weg kann sein, die Dateien vom Cloud-Anbieter herunter zu laden und auf eigene Faust zu archivieren. Dabei stellt sich natürlich stets die Frage, in wie weit das heimische NAS-Gerät oder ein USB-Stick im Tresor die Anforderungen der GoBD erfüllen kann. Auch das Übertragen von Buchungen und Belegabbildern von einem Buchhaltungsdienst zum Anderen kann problematisch sein, wenn man die GoBD wörtlich nimmt, müsste man auch auf dem Übertragungsweg eine Manipulation der Dateien ausschliessen. Das ist nicht wirklich einfach…

Eine andere Lösung kann unser neues Paket Kontolino! Archiv sein, mit dem Sie Ihre Buchungen und Belege, die Sie in Kontolino! erfasst haben, für 10 Jahre bei uns archivieren. Im Grunde ist unser Archivpaket eine vollwertige Kontolino!-Lizenz, nur eben ohne die Möglichkeit, neue Belege hochzuladen oder Buchungssäztze zu verändern. Ein Nur-Lesen-Kontolino!, um es in einem Begriff zu beschreiben.

Mit diesem Paket können Sie preiswert und ohne jeden Aufwand Ihre Daten in unserem GoBD-konformen Archiv belassen und das Thema abhaken. Wir kümmern uns dann um den Rest. Für volle 10 Jahre.

Da Sie mit diesem Paket keine neuen Buchungen mehr erfassen oder Änderungen an den Daten vornehmen können, ist diese Paket natürlich deutlich preisgünstiger, als ein normales Kontolino!-Paket. Für nur 1 € pro Monat sind Sie dabei. Und da dieses Paket nur für volle 10 Jahre Sinn macht, lösen Sie das Paket einfach für 120 Monate im Voraus. Das bedeutet, für einen einmaligen Betrag von 120 € zzgl. MwSt haben Sie Ihre Daten in einem sicheren, GoBD-konformen Archiv. Und das ganz ohne Daten zu bewegen oder sich um irgend etwas zu kümmern oder gar eine neue Software kennen lernen zu müssen.

Wer braucht das Paket Kontolino! Archiv?

Das Paket Kontolino! – Archiv lösen Sie nur dann, wenn Sie wirklich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten möchten. Es umfasst alle Ihre erfassten Daten, auch wenn Sie Kontolino! schon 5 Jahre oder länger genutzt haben. Kunden, die jährlich ihr Kontolino!-Paket verlängern oder upgraden, benötigen kein Archivpaket, ihre Daten werden ohnehin bei uns archiviert.

Kontolino! Archiv ist also nur für sie interessant, wenn Sie:

  • Ihre Selbständigkeit beenden
  • sich entscheiden, Ihre Buchhaltung künftig nicht mehr mit Kontolino! zu führen (Wechsel zu einem anderen Buchhaltungsprogramm oder zu einem Steuerberater)

Beides sind natürlich Ereignisse, die wir Ihnen und uns nicht wünschen. Aber sie kommen vor und es bedarf einer Lösung dafür.

Wir stehen Ihnen wie immer gerne für Fragen, Probleme und Verbesserungsvorschläge zur Verfügung.

Eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist die folgende:

Was passiert, wenn ich nicht mehr mit Kontolino! arbeiten will und auch kein Archivpaket kaufen möchte?

Wir halten einen ganz ansehnlichen Maschinenpark vor, der groß genug sein ist, alle unsere Kunden mit genügend Rechenkraft und Speicherplatz zu versorgen – auch an hektischen Tagen kurz vor z.B. einem UStVA-Termin. Diese Infrastruktur kostet Geld. Und dieses müssen wir zunächst einmal verdienen, um die Infrastruktur zuverlässig finanzieren und betreiben zu können. Deshalb müssen wir Daten ehemaliger Kunden von unseren Servern entfernen, um den Platz für zahlende Kunden frei zu haben.

Wir räumen unseren Kunden mit Ablauf eines Paketes noch eine gewisse Zeit ein, während der sie sich entscheiden können, ob sie ihre Daten von unseren Servern exportieren und in Eigenregie archivieren möchten (Dazu dient z.B. unser DATEV-Export mit Belegdateien) oder aber unser Archivpaket lösen möchten. Dazu erhalten Sie von uns eine Mail zur Erinnerung. Nach einer gewissen Frist löschen wir Ihre Daten unwiderruflich von unseren Servern.

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um 10:28:05

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Neuer Kontenrahmen speziell für Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer ändert sich ab dem Veranlagungsjahr 2017 etwas ganz wesentliches in Sachen Steuer: die Finanzämter akzeptieren nur noch die Anlage EÜR nach amtlichem Datensatz .

Das sind eigentlich gleich 2 Änderungen auf einmal. Zum Einen ist damit die so genannte formlose Gewinnermittlung für Jahre ab dem 1.1.2017 weg gefallen, zum Anderen muss nun die Erklärung der Einkünfte aus selbständiger bzw. gewerblicher Tätigkeit zwingend online per Elster ans Finanzamt versandt werden.

So long, Excel! Und Danke für den vielen Fisch…

Das viel besungene einfache Excel-Blatt mit Einnahmen und Ausgaben ist damit ein für allemal Geschichte. Das galt zwar im Grunde auch schon durch das Inkrafttreten der GoBD zum 1.1.2015, aber nun sollten Sie sich endgültig von der einfachen Ein-/Ausgabenliste verabschieden. Die Anlage EÜR verlangt die Aufschlüsselung vor allem Ihrer Kosten in deutlich detaillierterer Form, als das bisher in der formlosen Gewinnermittlung (für die es ja keine formellen Vorgaben gab) oft der Fall gewesen sein dürfte.

Kontolino! bietet Kleinunternehmern einen speziellen, vereinfachten Kontenrahmen

Speziell für kleinere Unternehmen, die die Anlage EÜR auszufüllen haben, und die entweder nicht zum Abzug von Vorsteuer berechtigt sind, oder aber ihre Einnahmen und Ausgaben im IST-Besteuereungsverfahren verbuchen (Umsatzbesteuerung nach vereinnahmten Entgelten – keine Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten), haben wir nun einen neuen Kontenrahmen eingeführt, der Ihnen ab sofort zur Verfügung steht: der Mini-SKR04

Angelehnt an den Kontenrahmen SKR04 der DATEV bietet dieser neue Kontenrahmen alles, was Sie brauchen, um Ihre Einnahmen und Ausgaben für die Anlage EÜR aufzuzeichnen. Dennoch haben wir den Kontenrahmen so weit reduziert, dass er übersichtlich und verständlich wird. So beinhaltet er nur noch ca. 180 Konten.

Damit stellen wir Ihnen alles zur Verfügung, um auch in Zukunft die Anforderungen der Finanzverwaltung an Ihre Aufzeichnung von Geschäftsfällen zu erfüllen und dabei viel Zeit zu sparen. Kontolino! bietet nicht nur alles, um Ihre Buchhaltung vollständig zu digitalisieren, sondern auch die nötigen Schnittstellen, um Ihre Anlage EÜR direkt online beim Finanzamt abzugeben. Natürlich können Sie auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit nur einem Klick ans Finanzamt senden.

Für Nutzer, die dies lieber dem Steuerberater überlassen möchten, hat Kontolino! eine DATEV-Schnittstelle, mit der Sie Ihre Buchungen direkt an den Steuerberater übergeben können, damit er/sie Ihren Jahresabschluss für Sie zusammenstellt.

 

 

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um 10:52:18

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Steuer

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Kleinunternehmer aufgepasst: Ab 2017 kann die EÜR nur noch online eingereicht werden

Anlage EÜR am Bildschrim

Die formlose Gewinnermittlung für Kleinunternehmer ist Geschichte. Ab dem Veranlagungszeitraum 2017 müssen auch Kleinunternehmer die Anlage EÜR beim Finanzamt abgeben – elektronisch natürlich.

In einem Artikel zum Thema Einkommensteuer  vom 30.03.2017 weist das Bundesfinanzministerium darauf hin, dass auch Kleinunternehmer mit Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro pro Jahr für Veranlagungszeiträume ab dem 1.1.2017 zur „Übermittlung der standardisierten Anlage EÜR nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung verpflichtet“ sind.

Das Finanzamt kann „in Härtefällen“ auf Antrag von dieser Verpflichtung absehen, verlangt dann allerdings die Einreichung der standardisierten Anlage EÜR auf dem amtlichen Papierformular.

Hier können Sie den vollständigen Artikel lesen.

Was ändert sich dadurch?

Wenn Sie Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind, also weniger als 17.500 € Umsatz im Jahr erzielen, konnten Sie bisher eine so genannte formlose Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen, um Ihre Einkünfte aus dieser gewerblichen Tätigkeit anzugeben. Diese konnten Sie einfach als Anhang mit Ihrer Einkommensteuer abgeben. Dabei gab es keine formellen Anforderungen oder Vorgaben, es musste eben die Summe Ihrer Einnahmen und Ihrer Ausgaben während des Jahres ersichtlich sein.

Diese sehr einfache Regelung gilt nun nur noch für Geschäftsjahre, die vor dem 1.1.2017 beginnen, also in den allermeisten Fällen wohl einfach zuletzt für das abgelaufene Jahr 2016.

Für das aktuelle Jahr, also für alle Veranlagungszeiträume ab 1.1.2017, müssen Sie in Zukunft die Stan­dar­di­sier­te Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (An­la­ge EÜR) abgeben.

In dieser Anlage EÜR müssen Sie recht genaue Angaben zu Ihren Einkünften und Kosten machen. Es reicht nicht mehr, nur alle Kosten zu summieren, sondern Sie müssen verschiedene Kostenarten separat aufschlüsseln (Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen etc.) und auch die nicht abziehbaren Kosten (also z.B. die 30% der Bewirtungskosten, die Sie bisher einfach weggelassen haben) angeben.

Alles in allem bedeutet das für Kleinunternehmer, dass sie deutlich höhere Anforderungen an die Aufzeichnung ihrer Kosten und Einkünfte erfüllen müssen. Und vor allem bedeutet es, dass sie die Anlage EÜR auf jeden Fall online beim Finanzamt einreichen müssen.

Was Sie jetzt tun sollten

Da diese Änderung bereits für das laufende Jahr 2017 gilt, sollten Sie rechtzeitig darüber nachdenken, wie Sie Ihre Buchhaltung an die Erfordernisse der Anlage EÜR anpassen. Je früher Sie damit starten, desto weniger erledigt geglaubte Belege müssen Sie aus den vergangenen Monaten nochmals prüfen.

Am besten starten Sie damit, sich den Vordruck der Anlage EÜR für 2016 einmal genauer anzusehen. Diesen können Sie beim Bundesfinanzministerium kostenlos herunterladen. Der Vordruck für 2017 ist noch nicht verfügbar, aber Sie haben so schon mal einen guten Überblick darüber, was auf Sie zukommt.

Anhand des Vordrucks 2016 schauen Sie sich Ihre Aufzeichnungen für 2016 mal durch und beantworten Sie sich folgende Fragen:

  • können Sie für jeden Ihrer aufgezeichneten Posten beantworten, in welches Formularfeld er gehört?
  • Finden Sie in Ihren Aufzeichnungen schnell die Summe der Ausgaben wieder, die in ein gesondertes Feld gehören. Beispiel: Können Sie schnell und einfach beantworten, wie hoch Ihre Fortbildungskosten (ohne Reisekosten) – Zeile 42 des Vordrucks – waren, oder müssen Sie nun alle Ihre Belege nochmals durchsuchen, um diese Summe zu ermitteln?
  • Finden Sie die Abschreibungen auf Anlagegüter schnell und einfach heraus?
  • Haben Sie die Summe der abziehbaren und nicht abziehbaren Anteile von z.B. Geschenken, Bewirtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen parat?

In vielen Fällen wird Ihre Antwort vermutlich „Nein“ lauten.

Machen Sie sich also frühzeitig Gedanken darüber, was Sie an Ihrer Excel-Liste oder gar Ihrem auf Papier geführten Journal ändern müssen, um die sehr fein aufgeschlüsselten Auskünfte erteilen zu können.

Leider werden Sie sehr schnell feststellen, dass Sie hier plötzlich mehrere separate Listen oder Excel-Blätter führen und sich für jeden Beleg Gedanken machen müssen, auf welches Blatt er denn gehört. Sie können sich das nicht sparen, denn wenn Sie es nicht beim Aufschreiben der Umsätze tun, müssen Sie es eben am Jahresende wieder auseinander suchen. Es führt kein Weg dran vorbei.

Warum eine Buchhaltungssoftware die beste Wahl ist

Wenn Sie sich Gedanken machen, wie Sie die Einnahmen und Ausgaben Ihres Gewerbes am besten Aufschreiben, um die Anlage EÜR auszufüllen, werden Sie sehr schnell feststellen, dass Sie eigentlich eine richtige Buchführung anfangen, in der es bestimmte Kategorien für Einnahmen und Ausgaben gibt.


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Nichts anderes sind die so genannten Konten in einer Buchhaltung: Sammelposten für gleichartige Geschäftsvorfälle. So gibt es in einer Buchhaltung meist ein Konto „Kasse“ für alle in bar getätigten Einnahmen und Ausgaben sowie ein Konto „Reisekosten des Unternehmers“ oder „Fortbildungskosten“. Im System der Buchhaltung sind all die Unterteilungen und Kategorisierungen bereits vorgenommen worden, die Sie brauchen.

Zudem ist eine Buchhaltung so aufgebaut, dass sie die Bildung von Summen unterstützt und nach Daten und Zeiträumen durchsucht werden kann, wenn man mal einen bestimmten Geschäftsvorfall sucht.

Da Ihre Gewinnermittlung in Zukunft deutlich genauer und detaillierter sein muss, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht gleich auf die Jahrhunderte alte und bewährte Technik der Buchführung zurück greifen.

Was für eine Rolle spielen in diesem Zusammenhang die GoBD?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind eine Sammlung von Anforderungen der Finanzverwaltung an eine korrekte Buchhaltung. Wer sich an die GoBD hält, der führt eine Buchhaltung, die ein Steuersachbearbeiter oder Betriebsprüfer als ordentlich und glaubwürdig einstuft. Mit einer Neufassung der GoBD zum 1.1.2015 hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, dass die Grundsätze der Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Nachvollziehbarkeit auch für Kleinunternehmer (also z.B. auch Betreiber einer Photovoltaikanlage) gelten.

Die GoBD haben einige sehr wichtige Grundregeln aufgestellt, die Sie also ebenfalls einhalten müssen. Ein Beispiel: wenn Sie Ihre Telefon- oder Bücherrechnung nur noch online erhalten, müssen Sie diese elektronische Datei 10 Jahre archivieren und dürfen nicht etwas nur einen Papierausdruck dieser Rechnung im Ordner aufbewahren.

Zum Thema GoBD haben wir auf diesem Blog schon so einiges geschrieben.

Mit Kontolino! sind Sie bestens für die Anlage EÜR gerüstet

Kontolino! ist eine Buchhaltungssoftware in der Cloud, die Ihnen das Leben in Zukunft sehr erleichtern wird:

  • Umfangreiche Assistenten unterstützen Sie bei der Verbuchung von Umsätzen, Sie wählen aus hunderten Vorlagen die passende aus und ergänzen nur noch Betrag und Datum – fertig ist der Buchungssatz
  • Mit dem Import von Kontoauszügen Ihrer Bank arbeiten Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben sehr schnell und einfach ab – die Buchhaltung ist so sehr schnell erledigt
  • Kontolino! hat ein digitales Belegarchiv, in dem Sie zu jedem Buchungssatz Ihre Belege hochladen und verknüpfen können. Wenn Sie möchten, können Sie auch Ihre Papierbelege einscannen und elektronisch archivieren (lt. GoBD zulässig und vielleicht sogar gewünscht) – Schuhkarton adé!
  • Mit unserer Elster-online-Schnittstelle schicken Sie die Anlage EÜR mit einem einzigen Mausklick direkt ans Finanzamt, ohne selbst Daten für das Formular zusammen suchen zu müssen. In der Buchhaltung sind ja bereits alle Rohdaten für die EÜR vorhanden…
  • In unserem Online-Handbuch finden Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer Buchhaltung mit Kontolino!
  • In Fragen zur korrekten Verbuchung eines Geschäftsvorfalls sind wir persönlich ansprechbar, um Ihnen zu helfen

Und das Beste: Kontolino! können Sie 2 Monate lang völlig unverbindlich und kostenlos testen.

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um 07:14:34

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GründungSteuer

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Besuchen Sie Kontolino! auf der Ignition Gründermesse 2016 in Mainz

Am 22. Oktober 2016 findet in Mainz die Ignition statt, die Gründermesse für das Rhein-Main-Gebiet. In jetzt 25 Workshops können sich die Besucher umfassend über die Themen Existenzgründung und Selbstständigkeit informieren. Neben den informativen Workshops findet in der Mainzer Rheingoldhalle eine Ausstellung rund um die wichtigsten Themen für Gründer und Selbstständige statt.

Wir sind auf Stand 94 von 10:00 bis 17:00 Uhr als Aussteller vor Ort, um frische und angehende Gründer in allen Fragen rund um die Themen Buchhaltung und Steuern zu beraten.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sich ein Bild davon zu machen, wie einfach es sein kann, Ihre Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen, und so den optimalen Überblick über Ihre finanzielle Situation als Gründer zu haben. Gerne führen wir Ihnen unsere zahlreichen Assistenten und Hilfen vor, die es gerade auch Laien ermöglichen, ihre Steuer selbst in die Hand zu nehmen. Lassen Sie sich unsere Elster-Schnittstelle vorführen und sehen Sie, wie entspannt sich Themen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Anlage EÜR mit einem einzigen Mausklick erledigen lassen. Auch unsere Unterstützung zum Thema GoBD und elektronisches Belegarchiv in Kontolino! führen wir Ihnen gerne vor.

Aber wir zeigen Ihnen auch gerne, wie Sie mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens zusammen arbeiten können, wenn Sie einerseits Geld bei der Erfassung laufender Geschäftsfälle sparen möchten, andererseits aber auf die Expertise eines Steuerprofis setzen möchten. Kontolino! ist für beide Szenarien bestens vorbereitet.

Nutzen Sie also diese völlig kostenlose Gelegenheit, um mit uns in Konktakt zu treten, sich einmal Kontolino! in Aktion zeigen zu lassen und die ersten Schritte in Sachen Selbstbucher anzugehen. Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf Stand 94.

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um 05:12:32

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Wie unterstützt Sie Kontolino! bei der Einhaltung der GoBD?

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Kaum ein Stichwort hat in den letzten anderthalb Jahren mehr Wirbel in der Welt der Buchführung und Steuern verursacht, als die Abkürzung GoBD. So werden viele Halb- und Unwahrheiten gestreut und schamlos zur Vermarktung von angeblich zertifzierten Softwarepaketen genutzt, die es laut den GoBD eigentlich gar nicht gibt.

bmf-logo

Dabei sind die GoBD eigentlich nichts neues, sondern nur eine Zusammenführung bisher schon gültiger Regelwerke des BMF, die allerdings auch nicht wirklich hübscher abgekürzt wurden (GoB, GDPdU), und entalten ein paar Anpassungen an den heutigen DV-gestützten Büroalltag.

Das heißt jedoch nicht, daß man die GoBD nicht ernst nehmen sollte. Wer das tut, riskiert lästige und eventuell teure Diskussionen mit einem Betriebsprüfer, der letztlich die mühsam erstellte Buchhaltung als nicht ordnungsgemäss verwirft.

Damit es nicht so weit kommt, muss man sich an einige wenige aber wichtige Regeln halten. Eine gute Buchhaltungssoftware gibt Ihnen dabei alles an die Hand, was Sie benötigen, um die einzelnen Regelungen der GoBD einzuhalten und die Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen lückenlos, nachvollziehbar und vollständig zu gewährleisten.

Wir haben in unserer Online-Dokumentation eine neue Seite aufgenommen, auf der wir Ihnen aufzeigen, wie unsere Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! Sie dabei unterstützt, die GoBD einzuhalten und Ihrem Betriebsprüfer keine Angriffsfläche für eine Beanstandung Ihrer selbst gemachten Buchhaltung zu bieten. Denn mit unserer Clod-basierten Buchhaltungssoftware haben Sie das optimale Werkzeug an der Hand, um kostengünstig und nach allen Regeln der Buchhalterkunst Ihre Jahresabschlüsse zu erstellen.

Unsere Themenseite zu den GoBD finden Sie hier.

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um 01:13:01

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Kontolino! Version vom 24.05.2016

Wir haben heute wieder eine neue Version von Kontolino! bereit gestellt. Nachdem die neuen Versionen der letzten Wochen eher unspektakuläre Bugfixes enthielten, haben wir diesmal ein paar neue Funktionen eingebaut.

Detaillierte Ansicht von versendeten Elster-Meldungen inklusive Plausibilisierungsfehlern

Bisher konnten Sie sich beim Versand von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, der Anlage EÜR und so weiter schon das Sendeprotokoll einer erfolgreichen Übermittlung herunterladen bzw. ansehen. Dabei handelt es sich um das selbe Protokoll, das Sie auch beim Versand mit der offiziellen ElsterFormular-Software oder im ElsterPortal erhalten würden.

Bei Fehlern in der Übertragung hatten Sie bisher nur die Möglichkeit, direkt nach Versand die Prüfmeldungen der Elster zu sehen. Sie waren nur im Erfolgsdialog beim Versand verfügbar.

Mit der neuen Version können Sie auch nach dem Versand einer Elster-Meldung die vollständige Liste aller von Kontolino! belegten Felder und bei Fehlern auch die Plausibilitätsmeldungen auf Feldebene anschauen, um in aller Ruhe Korrekturen an Ihren Daten durchführen zu können. Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft einen Plausibilitätsfehler in der Umsatzsteuer-Erklärung:

So sieht ein Elster-Plausibilitätsfehler in Kontolino! aus

So sieht ein Elster-Plausibilitätsfehler in Kontolino! aus

Historisierung aller Änderungen an Buchungssätzen

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um 08:59:15

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Wie ist das denn nun mit der papierlosen Buchhaltung?

Belege in der Buchhaltung korrekt unterbringen

Ach, wäre das schön: endlich kein Papierkram mehr! Diesen Seufzer geht so manchem immer zum Monatsanfang durch den Kopf oder über die Lippen.
Und tatsächlich ist es in Deutschland spätestens seit Inkrafttreten der neuen GoBD zum 1.1.2015 laut Bundesfinanzministerium nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer seine Buchungsbelege ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt und archiviert, also seine Rechnungen einscannt und die Originale wegwirft. Vor allem größere Firmen und Steuerberater sind glücklich über diese Regelung: werden doch einige Quadratmeter Lagerraum pro Jahr weniger notwendig sein, um die ganzen Papierberge sicher aufzubewahren.

Es gibt natürlich auch noch ein paar weitere Vorteile, wenn Belege, also Rechnungen, Quittungen etc, aber auch Geschäftsbriefe in elektronischer Form vorliegen:

  • Auf ein elektronisches Archiv können mehrere Personen gleichzeitig, von praktisch jedem Punkt der Erde aus zugreifen
  • Mit geeigneter Software können die Belege per Volltext-Suche recherchierbar gemacht werden („Wie war nochmal die Kundennummer?“)
  • Von einem elektronischen Archiv kann man Sicherungskopien machen

Es gibt dabei allerdings ein paar Dinge zu beachten, um nicht eines Tages in unerquickliche Diskussionen mit dem Betriebsprüfer führen zu müssen, auf die ich hier kurz hinweisen möchte.

Lesbarkeit der Belegabbilder

Der Unternehmer muss sicherstellen, dass ein gescanntes Abbild eines Beleges vollständig lesbar ist. Das beinhaltet auch hellgrau in 7pt-Schrift gedruckte Fußzeilen auf dem Briefpapier Ihres Webdesigners, vor allem aber sämtliche rechnungsrelevanten Daten wie Anschriften, Postenpreise, Mehrwertsteuer, USt-IDs etc.

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um 10:46:42

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Was es heißt, Selbstbucher zu sein

Wir haben uns hier auf Kontolino! ja schon mehrfach mit Fragen des Selbstbuchens beschäftigt, und aufgezeigt, warum die Buchhaltung für Existenzgründer, Freiberufler und Startups alles andere als bürokratischer Irrsinn ist.

Die Buchhaltung ist für einen Unternehmer ein zentrales Werkzeug zur Einschätzung des eigenen Erfolgs. Nur aus der Buchhaltung heraus lassen sich zentrale Fragen in Sachen Weiterführung der Geschäftsidee oder Aufgeben, Investitionsentscheidungen etc. fundiert beantworten. Unser Artikel „Buchhaltung selber machen – pro und contra“ geht auf diese Frage genauer ein.

In diesem und ein paar weiteren Artikeln in den nächsten Wochen möchten wir uns mit der Frage beschäftigen, was das Selbstbuchen ist, welche Spielarten es dabei gibt, und wie man sich in das Thema einarbeiten kann.

Was ist ein Selbstbucher?

Die Buchhaltung selbst zu machen, klingt für viele Leute zunächst nach einem Buch mit sieben Siegeln und alleine der Gedanke daran, sich damit zu beschäftigen, verängstigt viele.

Dabei ist das Selbstbuchen – vor allem für Existenzgründer, Freiberufler und kleinere Firmen – meist kein Hexenwerk.

Aber mal der Reihe nach:

Selbstbucher ist jeder, der seine Geschäftsvorfälle selbst aufzeichnet und in geeigneter Form dokumentiert.

Muß ich als Selbstbucher nicht auch Steuerexperte sein?

Diese Frage fusst auf einem entscheidenden Fehler, den viele gerne machen: sie vermischen das Thema Buchhaltung mit der Steuer. Tatsächlich sind das zwei verschiedene Dinge, die man auch nicht unbedingt komplett in die eigene Hand nehmen muß.

Und doch gibt es bei der Buchführung von Anfang an die Anforderungen des Finanzamt an eine ordentliche Buchführung im Auge zu behalten.

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