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...und aus der wunderbaren Welt der Buchhaltung und der Steuern

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um 10:46:42

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Was es heißt, Selbstbucher zu sein

Wir haben uns hier auf Kontolino! ja schon mehrfach mit Fragen des Selbstbuchens beschäftigt, und aufgezeigt, warum die Buchhaltung für Existenzgründer, Freiberufler und Startups alles andere als bürokratischer Irrsinn ist.

Die Buchhaltung ist für einen Unternehmer ein zentrales Werkzeug zur Einschätzung des eigenen Erfolgs. Nur aus der Buchhaltung heraus lassen sich zentrale Fragen in Sachen Weiterführung der Geschäftsidee oder Aufgeben, Investitionsentscheidungen etc. fundiert beantworten. Unser Artikel „Buchhaltung selber machen – pro und contra“ geht auf diese Frage genauer ein.

In diesem und ein paar weiteren Artikeln in den nächsten Wochen möchten wir uns mit der Frage beschäftigen, was das Selbstbuchen ist, welche Spielarten es dabei gibt, und wie man sich in das Thema einarbeiten kann.

Was ist ein Selbstbucher?

Die Buchhaltung selbst zu machen, klingt für viele Leute zunächst nach einem Buch mit sieben Siegeln und alleine der Gedanke daran, sich damit zu beschäftigen, verängstigt viele.

Dabei ist das Selbstbuchen – vor allem für Existenzgründer, Freiberufler und kleinere Firmen – meist kein Hexenwerk.

Aber mal der Reihe nach:

Selbstbucher ist jeder, der seine Geschäftsvorfälle selbst aufzeichnet und in geeigneter Form dokumentiert.

Muß ich als Selbstbucher nicht auch Steuerexperte sein?

Diese Frage fusst auf einem entscheidenden Fehler, den viele gerne machen: sie vermischen das Thema Buchhaltung mit der Steuer. Tatsächlich sind das zwei verschiedene Dinge, die man auch nicht unbedingt komplett in die eigene Hand nehmen muß.

Und doch gibt es bei der Buchführung von Anfang an die Anforderungen des Finanzamt an eine ordentliche Buchführung im Auge zu behalten.

Die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in geeigneter Form (dazu hat der Fiskus einen Katalog mit dem schönen Titel GoBD aufgestellt) ist zwar die Grundlage für die Ermittlung der Steuerlast in Sachen Umsatzsteuer, Einkommensteuer und gegebenenfalls auch Gewerbesteuer, aber man muss sich für die Aufzeichnung zunächst mal in Steuersachen nicht auskennen. Wichtig ist aus Sicht der Steuer lediglich, dass Ihre Buchführung vollständig, lückenlos und wahrheitsgetreu ist, und dass Sie sie lange genug vorhalten (in der Regel 11 Jahre), dass sich ein Betriebsprüfer die Sachverhalte auch noch später ansehen und sie nachvollziehen kann, um zu beurteilen, dass Sie bei Ihren Steuererklärungen korrekte Angaben gemacht haben.

Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen heißt, alle Einnahmen und Ausgaben an einer zentralen Stelle so festzuhalten, dass man jede einzeln nachvollziehen kann. Zudem muss als Nachweis für eine Einnahme oder Ausgabe ein so genannte Beleg („Beleg“ ist ein Synonym für „Beweisstück“) aufbewahrt werden, der diesen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert. Dabei muss z.B. die Mehrwertsteuer eines Einkaufs auf dem Beleg stehen. Das sind in der Regel Kassenzettel, Rechnungen, Eigenbelege wir Bewirtungsbelege oder Reisekostenaufstellungen. Seit dem 1.1.2015 müssen solche Belege nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden, sondern können auch abgescant und als elektronische Datei aufbewahrt werden.

Für kleinere Firmen verlangt das Finanzamt hier eine vereinfachte Form der Buchhaltung, eine so genannte Einnahmen-/Überschußrechnung (was eine kleine Firma ist, ist klar definiert). Diese kann in einer einfachen Tabelle bestehen, in der Einnahmen und Ausgaben aufgeführt werden.

Die vollständigste und am besten nachvollziehbare Art, Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, ist jedoch die so genannte Doppelte Buchführung. Der Name klingt beängstigend, bedeutet aber nicht, dass man damit den doppelten Aufwand hat. Vielmehr wird jeder Geschäftsvorfallauf grundsätzlich auf zwei Konten eingetragen – eines bezeichnet den Ein- oder Abgang von Geld, während das andere den Zuwachs an Vermögen oder den Verwendungszweck der Ausgabe aufzeichnet.

So wird zum Beispiel nicht nur fest gehalten, dass man 100 Euro eingonommen hat, sondern wesentlich genauer, dass dieses Geld auf dem Bankkonto einging und die Einnahme aus dem Verkauf selbst hergestellter Waren erzielt wurde. Die doppelte Buchführung bietet sehr viele Vorteile gegenüber der einfachen Einnahmen-Überschußrechnung, und die meisten haben mit der Genauigkeit dessen zu tun, was man an Informationen aus der Aufzeichnung gewinnen kann. Dazu finden Sie eine ausführlichere Argumentation im Artikel „Ein Plädoyer für die doppelte Buchführung„.

Um Ihre laufenden Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, müssen Sie zunächst nicht wissen, welche Steuerformulare Sie auszufüllen haben, und welche Werte aus Ihrer Buchhaltung für die Besteuerung relevant sind. Sie müssen nur wissen, daß alles, was für die Steuer relevant ist, aus Ihrer Buchhaltung heraus gezogen werden kann. Wenn Sie Ihre Bücher korrekt im Sinne der GoBD führen, steht in Ihrer Buchhaltung alles drin, was für die Steuern wichtig ist.

Ob Sie sich dann selbst um die Steuererklärungen kümmern oder nicht, und wie Sie die Zahlen für diese Erklärungen aus der Buchhaltung ermitteln, ist eine andere Geschichte. Hier können Sie ganz unterschiedliche Herangehensweisen wählen, von der kompletten Do-It-Yourself-Veranstaltung bis zum kompletten Outsourcing an einen Steuerberater. Gute Buchhaltungssoftware (und wir hätten da schon einen Tipp für Sie) unterstützt alle diese Szenarien.

Muß man als Selbstbucher nicht Buchhalter oder Betriebswirt sein?

Es schadet nicht, wenn man eine kaufmännische Vorbildung hat, keine Frage. Aber auch ohne diese kann man sich in die Materie durchaus einarbeiten. So gibt es auch für Neulinge in Sachen Buchhaltung gut verständliches Lesefutter, und auch auf unseren Seiten gibt es ein Kontierungslexikon, viele gut verständliche Artikel zu Einzelthemen und einen Leitfaden für angehende Selbstbucher mit Kontolino!.

Darüber hinaus unterstützt eine gute Software auch buchhalterische Neulinge mit intelligenten Eingabehilfen und Assistenten. Ein Beispiel ist etwa unser Buchungsassistent. Dieser Assistent hat es wirklich in sich: Sie geben ein einfaches Stichwort ein, etwa „Tanken“, und Kontolino! schlägt Ihnen vorgefertigte Buchungssätze vor, zum Beispiel einen für das Tanken und die Bezahlung mit Kreditkarte. Sie müssen nur noch das Datum und den Betrag eingeben und, wenn Sie papierlos arbeiten möchten, ein gescanntes oder abfotografiertes Abbild Ihres Tankbelegs hochladen und fertig ist der Buchungssatz. Ganz ohne Buchhaltungswissen verbuchen Sie so den allergrößten Teil Ihrer laufenden Geschäftsvorfälle mit wenigen Mausklicks. Wenn Sie es nun kaum glauben können, dass es so einfach ist, sehen Sie sich dieses Video an:

Wenn Sie dann einmal kniffligere Geschäftsvorfälle haben, haben Sie verschiedene Optionen

  • Sie bitten Ihren Steuerberater, Ihnen den Buchungssatz zu formulieren oder direkt in Kontolino! zu erfassen
  • Sie fragen bei unserem Support nach, der in buchhalterischen (aber nicht in steuerlichen!) Fragen weiterhilft
  • Sie konsultieren ein Fachbuch

 

Welche Spielarten des Selbstbuchens gibt es?

Es gibt viele Unternehmer, die sowohl die Buchhaltung als auch die Umsatz-, Gewerbe- und Einkommensteuer selbst machen, und sich nur in kniffligen Fragen Rat und Hilfe bei einem Steuerberater holen. Dieser Typ Selbstbucher hat sich natürlich recht fundiert in die Steuerthemen eingearbeitet, und manch einer hat sich dazu auch erst langsam emporgearbeitet und nach und nach einzelne Themen in die eigene Hand genommen.

Aber es geht auch anders: ein großer Teil unserer Kunden übernimmt das Verbuchen laufender Geschäftsvorfälle selbst und übergibt dann seine Buchungssätze regelmäßig (monatlich oder Quartalsweise) an einen Steuerberater, der dann zum Beispiel die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Steuererklärungen am Jahresende erledigt. Dank der DATEV-Schnittstelle lassen sich Buchungen einfach aus Kontolino! exportieren und in das Softwaresystem des Steuerberaters einlesen.

In beiden Fällen spart der Selbstbucher einen stolzen Betrag, indem er seine Belege selbst verbucht, anstatt sie im klassischen Schuhkarton oder in eingescannter Form elektronisch an den Steuerberater übergibt und ihn bzw. seine Mitarbeiter das Verbuchen übernehmen lässt. Die Vergütungsordnung der Steuerberater, an die diese gebunden sind, sieht hierfür einen nicht unwesentlichen Betrag pro Monat vor, da das Verbuchen von Mandanten-Belegen durchaus sehr aufwändig sein kann: Mitunter gibt es Rückfragen, es fehlen Belege, der Mandant hat die Belege nicht sortiert, und noch einige Dinge mehr kosten den Steuerberater Zeit, die vergütet werden muss.

Eine dritte Variante ist die, dass Sie sich nicht nur um das Verbuchen der Geschäftsvorfälle, sondern auch um die Umsatzsteuer-Voranmeldungen selbst kümmern (in Kontolino! erstellen Sie diese mit nur einem Mausklick und übertragen sie direkt online ans Finanzamt) und am Jahresende die Erledigung des Jahresabschlusses und der Einkommensteuer (vor allem auch wegen privater Einkünfte oder Steuerabschreibungen für Immobilien etc.) dem Steuerberater überlassen. Auch hier haben Sie das beste beider Welten: Sie sparen eine ganze Menge Geld durchs Selberbuchen, haben die Buchhaltungsdaten jederzeit in der eigenen Hand, und dennoch kümmert sich ein Steuerprofi um die wirklich relevanten Steuererklärungen am Jahresende.

Zusammenfassung

Sind Sie auch so ein Blog-Leser der immer unten anfängt zu lesen? Dann sind Sie hier ja genau richtig. Es lohnt sich, diesen Artikel zu lesen, wenn Sie genaueres zu folgenden Aussagen lernen möchten

  • Es gibt verschiedene Varianten des Selbstbuchens
  • Alle sparen ordentlich Geld im Vergleich zum Outsourcen an ein Buchhaltungsbüro oder einen Steuerberater
  • Dabei kann man sich entweder nur um die Verbuchung der Geschäftsfälle kümmern oder auch Teile der Steuerthemen selbst übernehmen, z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Kontolino! automatisch erzeugen und ans Finanzamt übertragen kann
  • Man kann auch alle Steuerfragen in die eigene Hand nehmen und noch mehr sparen. Kontolino! unterstützt bei vielen Themen vollautomatisch
  • Der Austausch von Buchungsdaten zwischen Ihrer Buchhaltung in Kontolino! und dem Steuerberater ist durch unsere DATEV-Schnkttstelle mühelos möglich
  • Das Verbuchen laufender Geschäftsvorfälle mit Kontolino! ist durch den Buchungsassistenten auch mit geringen Vorkenntnissen in Sachen Buchhaltung sehr einfach
  • Dieser Artikel ist gespickt mit Links zu weitergehenden Informationen und Tipps zum Einstieg ins Selbstbuchen

 

 

 

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