Die Länder haben 2016 rund 1,72 Mrd. Euro durch Umsatzsteuer-Sonderprüfungen eingetrieben

Wie das Bundesfinanzministerium am 26.04.2017 mitteilt, wurden im Rahmen von Umsatzsteuer-Sonderprüfungen bei deutschen Unternehmen insgesamt Forderungen in Höhe von rund 1,72 Milliarden Euro zusammen getragen. Interessant dabei:

Die Ergebnisse aus der Teilnahme von Umsatzsteuer-Sonderprüfern an allgemeinen Betriebsprüfungen oder an den Prüfungen der Steuerfahndung sind in diesem Mehrergebnis nicht enthalten.

Daß sich diese Prüfungen für den Fiskus lohnen, wird nicht nur an der absoluten Summe von 1,7 Mrd. Euro klar. Bei insgesamt 85.681 druchgeführten Prüfungen macht das im Schnitt stark 20.000 Euro pro geprüftem Unternehmen.

Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung und wer muß damit rechnen?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung kann jedem Unternehmer ins Haus flattern. Eine solche Sonderprüfung ist im Grunde eine Art der kurzfristigen Betriebsprüfung, bei der nur das Thema Umsatzsteuer im Fokus steht. Ihr Finanzamt kann eine solche Prüfung immer dann ansetzen, wenn es Ungereimtheiten in den ihm zur Verfügung gestellten Unterlagen findet, die auf einen (bewusst oder unbewusst) fehlerhaften Umgang mit der Umsatzsteuer hin deuten.

Es gibt keine offiziellen Angaben dazu, welche Hinweise das sein können. Das BMF sagt dazu nur so viel:

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden unabhängig vom Turnus der allgemeinen Betriebsprüfung und ohne Unterscheidung der Größe der Betriebe vorgenommen.

Dennoch kann man sich ein paar sehr offensichtliche Dinge an fünf Fingern ausrechnen:

• Sie sind Kleinunternehmer und machen Angaben zu Vor- oder Umsatzsteuer in einer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Anlage EÜR
• Ein Lieferant oder Kunde von Ihnen hatte eine Betriebsprüfung (oder eben auch eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung) und es wurden Fehler in Ihren Rechnungen gefunden, die auf Fehler bei Ihnen hin deuten
• Es gibt offensichtliche Diskrepanzen zwischen Ihrer UStVA und der zusammenfassenden Meldung bei Steuerbeträgen im Zuge des Reverse Charge-Verfahrens (Lieferungen und Leistungen im EU-Raum)

Zwar endet eine solche Prüfung eher selten so, wie auf unserem Beitragsbild, aber eine teure Angelegenheit kann es allemal werden, wenn sich Fehler im Umgang mit der Umsatzsteuer in der täglichen Praxis eingeschlichen haben. So prüft die Finanzbehörde in diesen Fällen nicht eine einzelne Rechnung nach, sondern einen Zeitraum von im Zweifel mehreren Jahren. So kommen schnell mal ein paar tausend Euro zusammen, die dann auch sofort fällig sind und obendrein mit einem Verzugszins von 6% p.a. zu verzinsen sind.

Eine gute Buchhaltungssoftware hilft, Fehler zu vermeiden

Die wichtigste Waffe gegen teure Fehler in Sachen Umsatzsteuer ist zunächst einmal, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Sie sollten als Unternehmer auf jeden Fall darauf achten, welche Angaben auf einer Rechnung unbedingt stehen müssen, damit sie nicht zu beanstanden ist. Diese Mindestangaben müssen Sie nicht nur selbst auf Ihren Ausgangsrechnungen machen, sondern auch bei Ihren Eingangsrechnungen prüfen und Ihren Lieferanten ggf. bitten, die Rechnung zu korrigieren.

Der späteste Zeitpunkt, zu dem Sie eine Rechnung prüfen sollten, ist, wenn Sie eine Ausgangsrechnung absenden, bei Eingangsrechnungen ist dies der Moment, in dem Sie diese Verbuchen. Aber keine Angst: Sie entwickeln sehr schnell einen Blick dafür, ob alle wichtigen Angaben auf der Rechnung sind. Ein absoluter Warnhinweis ist, wenn Sie beim Verbuchen einer Rechnung nicht alle Eingaben machen können, um einen korrekten Buchungssatz zu erfassen.

Besondere Vorsicht bei EU-Geschäften

Die EU hat eine recht interessante Vorstellung davon, wie Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden zu behandeln ist. Leider bedeutet das für Unternehmer auch, dass sie neben der UStVA unter gewissen Umständen einen weiteren Bericht ans Finanzamt abliefern müssen, die zusammenfassende Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen und Leistungen. Aber auch die UStVA wurde für dieses Reverse Charge-Verfahren um einige Felder erweitert, um die entsprechenden Angaben zu machen.

Bevor Sie nun denken, Sie haben keine EU-Geschäfte, da Ihre Lieferanten und Kunden alle in Deutschland sind, sollten Sie sich einmal unseren Artikel dazu durchlesen. Sie bestellen ab und an mal etwas bei einem großen INternet-Händler oder schalten Online-Werbung? Zack, schon haben Sie möglicherweise innergemeinschaftliche Umsätze, da Sie eine Rechnung aus Irland oder Luxemburg erhalten…

Kontolino! unterstützt Sie beim Ausfüllen und dem online-Versand sowohl der Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch der Zusammenfassenden Meldungen. Beide sind in einem Klick zusammengestellt und können mit einem zweiten Mausklick direkt online versandt werden. EU-Umsätze sind damit ihren Schrecken los.

Ein Umstieg auf Kontolino! kann helfen, teure Fehler in Sachen Umsatzsteuer zu vermeiden. Deswegen laden wir Sie herzlich ein, unsere Buchhaltungssoftware in der Cloud 2 Monate lang kostenlos und unverbindlich zu testen.

Neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ab 1.1.2017

Mit Schreiben vom 14.12.2016 gibt das Bundesfinanzministerium die neuen Sätze für den steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland bekannt.

Wie bisher unterscheidet der Fiskus zwischen Abwesenheiten von mindestens 24 Stunden und den An- und Abreisetag bzw. mindestens 8 Stunden Abwesenheit. Insofern bleibt alles beim Alten, nur die Beträge ändern sich für einige Staaten.

Das BMF-Schreiben mit der kompletten Tabelle aller Länder und Sätze kann beim Bundesinanzministerium heruntergeladen werden.

Wußten Sie schon, dass unser Buchungsassistent die Verbuchung der Verpflegungsmehraufwendungen besonders einfach macht? Wenn nicht, sollten Sie Kontolino!, die Buchhaltungssoftware in der Cloud ganz unverbindlich testen.

Wie ist das denn nun mit der papierlosen Buchhaltung?

Ach, wäre das schön: endlich kein Papierkram mehr! Diesen Seufzer geht so manchem immer zum Monatsanfang durch den Kopf oder über die Lippen.
Und tatsächlich ist es in Deutschland spätestens seit Inkrafttreten der neuen GoBD zum 1.1.2015 laut Bundesfinanzministerium nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer seine Buchungsbelege ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt und archiviert, also seine Rechnungen einscannt und die Originale wegwirft. Vor allem größere Firmen und Steuerberater sind glücklich über diese Regelung: werden doch einige Quadratmeter Lagerraum pro Jahr weniger notwendig sein, um die ganzen Papierberge sicher aufzubewahren.

Es gibt natürlich auch noch ein paar weitere Vorteile, wenn Belege, also Rechnungen, Quittungen etc, aber auch Geschäftsbriefe in elektronischer Form vorliegen:

• Auf ein elektronisches Archiv können mehrere Personen gleichzeitig, von praktisch jedem Punkt der Erde aus zugreifen
• Mit geeigneter Software können die Belege per Volltext-Suche recherchierbar gemacht werden („Wie war nochmal die Kundennummer?“)
• Von einem elektronischen Archiv kann man Sicherungskopien machen

Es gibt dabei allerdings ein paar Dinge zu beachten, um nicht eines Tages in unerquickliche Diskussionen mit dem Betriebsprüfer führen zu müssen, auf die ich hier kurz hinweisen möchte.

Lesbarkeit der Belegabbilder

Der Unternehmer muss sicherstellen, dass ein gescanntes Abbild eines Beleges vollständig lesbar ist. Das beinhaltet auch hellgrau in 7pt-Schrift gedruckte Fußzeilen auf dem Briefpapier Ihres Webdesigners, vor allem aber sämtliche rechnungsrelevanten Daten wie Anschriften, Postenpreise, Mehrwertsteuer, USt-IDs etc.

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Buchhaltung selber machen – wie geht das?

Als junger Gründer oder Freiberufler die Buchhaltung selber machen – spart Geld, kostet aber viel Mühe und: kann ich das überhaupt?

Mit der Thematik, ob und für wen sich das Selbstbuchen lohnt, haben wir uns bereits im Beitrag „Buchhaltung selber machen – Pro und Kontra“ beschäftigt. Dort finden sich auch Anhaltspunkte dafür, welche finanziellen und unternehmerischen Vorteile sich aus der Do-It-Yourself-Methode ergeben.

In diesem Beitrag will ich einmal ein paar Tipps dazu geben, wie Sie sich in die Materie der Buchhaltung einarbeiten, und wie die ersten Schritte zum Start aussehen sollten.

1. Belege sammeln

Sammeln Sie alle Rechnungen, Quittungen, Tankbelege, Bewirtungsbelege, die Ihr Unternehmen betreffen am besten zum Einen in einer Sammelmappe oder -karton. Elektronische Belege, die Sie als E-Mail erreichen (z. B. Amazon-Rechnungen, Telefonrechnungen) speichern Sie am besten sofort in ein Verzeichnis auf Ihrem Rechner ab.

2. Kontoauszüge vorbereiten

Jeden Monat lassen Sie Sich Online den Kontoauszug Ihrer Bank ausdrucken, machen ggf. Ihre Kassenabrechnung fertig und drucken Sich ggf. Ihren Kontoauszug aus. Diese max. drei Belege nummerieren Sie am besten mit jeweils einem eigenen Nummernkreis durch (z. B. „B“ & laufende Nummer für den Bankkontoauszug 1, „K“ & laufende Nummer für die Kassenabrechnung und für die Kreditkarte vielleicht „KK“ – einfach was, was Sie Sich leicht merken können.

3. Belege in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! buchen und nummerieren

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Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) verbuchen

Erfreulicherweise konnten wir im neuen Jahr viele neue Kunden bei uns begrüßen. Somit wurden wir nun öfters angesprochen, wie bestimmte Geschäftsfälle zu verbuchen sind. Einen dieser Geschäftsfälle werden alle unsere Kunden interessieren, so dass wir dies zum Anlass genommen haben, eine zusätzliche Seite in unsere Dokumentation aufzunehmen. Von welchen Geschäftsfall wir reden?

Es geht um die Verbuchung der Zahlung der Umsatzsteuer entsprechend der abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) an das Finanzamt

Sie haben mit unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! alle Mehrwertsteuerbeträge mit der Auswahl der Mehrwertsteuercodes mit jeder einzelnen Buchung erfasst. Daraufhin haben Sie bis zum 10. des Folgemonates für den Vorgängermonat bzw. das Vorgängerquartal die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt und direkt mit Hilfe von Kontolino! an das Finanzamt online versendet. Nun haben Sie entweder

• Geld an das Finanzamt überwiesen (die Umsatzsteuerschuld war größer als der Vorsteuererstattungsanspruch) oder
• Sie haben Geld vom Finanzamt erhalten (die Umsatzsteuerschuld war kleiner als der Vorsteuererstattungsanspruch).

Jetzt stellt sich die Frage, wie werden diese Bankbewegungen verbucht?

Dazu gibt es zwei verschiedene gängige Möglichkeiten. Beide Möglichkeiten stehen Ihnen auch in der Buchhaltungssoftware Kontolino! zur Verfügung – und Sie können Sich frei entscheiden welchen Weg Sie bevorzugen: Weiterlesen

Was es heißt, Selbstbucher zu sein

Wir haben uns hier auf Kontolino! ja schon mehrfach mit Fragen des Selbstbuchens beschäftigt, und aufgezeigt, warum die Buchhaltung für Existenzgründer, Freiberufler und Startups alles andere als bürokratischer Irrsinn ist.

Die Buchhaltung ist für einen Unternehmer ein zentrales Werkzeug zur Einschätzung des eigenen Erfolgs. Nur aus der Buchhaltung heraus lassen sich zentrale Fragen in Sachen Weiterführung der Geschäftsidee oder Aufgeben, Investitionsentscheidungen etc. fundiert beantworten. Unser Artikel „Buchhaltung selber machen – pro und contra“ geht auf diese Frage genauer ein.

In diesem und ein paar weiteren Artikeln in den nächsten Wochen möchten wir uns mit der Frage beschäftigen, was das Selbstbuchen ist, welche Spielarten es dabei gibt, und wie man sich in das Thema einarbeiten kann.

Was ist ein Selbstbucher?

Die Buchhaltung selbst zu machen, klingt für viele Leute zunächst nach einem Buch mit sieben Siegeln und alleine der Gedanke daran, sich damit zu beschäftigen, verängstigt viele.

Dabei ist das Selbstbuchen – vor allem für Existenzgründer, Freiberufler und kleinere Firmen – meist kein Hexenwerk.

Aber mal der Reihe nach:

Selbstbucher ist jeder, der seine Geschäftsvorfälle selbst aufzeichnet und in geeigneter Form dokumentiert.

Muß ich als Selbstbucher nicht auch Steuerexperte sein?

Diese Frage fusst auf einem entscheidenden Fehler, den viele gerne machen: sie vermischen das Thema Buchhaltung mit der Steuer. Tatsächlich sind das zwei verschiedene Dinge, die man auch nicht unbedingt komplett in die eigene Hand nehmen muß.

Und doch gibt es bei der Buchführung von Anfang an die Anforderungen des Finanzamt an eine ordentliche Buchführung im Auge zu behalten.

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Warum Kontolino! kein GoBD-Zertifikat hat

Die neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind nun seit knapp 9 Monaten in Kraft und sorgen für mehr Klarheit in Fragen der Archivierung elektronischer Belege sowie im korrekten Umgang mit eingescannten Papierbelegen.

Am Markt für Buchhaltungssoftware wurde dies natürlich zum Thema. Kunden und Interessenten fragten nicht nur bei uns nach, ob unser Produkt denn nun auch GoBD-konform sei. Nicht wenige Anbieter kamen gar auf die mehr oder weniger glorreiche Idee, ihr Produkt offensiv mit einer GoBD-konformität zu bewerben, am besten mit einem Zertifikat. Kunden lieben diese kleinen Logos ganz offensichtlich: wenn’s da draufsteht, ist wohl alles gut. Das gilt im Kaffeeregal genauso wie bei der Software-Auswahl.

Nun hat der Gesetzgeber sich jedoch in weiser Voraussicht dazu entschlossen, einem Ablasshandel in der Buchhalterei einen Riegel vorzuschieben. In den GoBD steht ausdrücklich, dass es keine Zertifizierung gibt, und der Fiskus ein evtl. Zertifikat explizit nicht anerkennt:

[181] „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.

Man kann also ein Zertifikat für sein Produkt ausstellen lassen, dem Nutzer bietet dies jedoch keinerlei Schutz gegenüber dem Finanzamt, wenn die Buchhaltung eben nicht ordnungsgemäss ist.

Schließlich kommt es bei der ordentlichen Führung von Büchern nicht nur auf die Software an, sondern vor allem darauf, wie Belege gesammelt und aufgezeichnet werden. Geschäftsfälle müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, und die Korrektheit von Belegen muss glaubhaft darlegbar sein. Das geht mit oder ohne Computer, und selbst mit der besten Software kann man das falsch machen.

Ob Sie als Buchhalter oder Unternehmer also richtig arbeiten, hat nur am Rande mit der Software zu tun, die Sie einsetzen. Software kann Ihnen Funktionen bieten, die es ermöglichen und erleichtern, die GoBD einzuhalten, und wenn sie dies nicht tut, können Sie mit Hilfe anderer Produkte und Hilfsmittel die entsprechende GoBD-konforme Arbeitsweise trotzdem erreichen.

Ulrich Kampffmeier formuliert auf seinem Blog sehr treffend den Aussagewert eines Zertifikats:

[Ein] Zertifikat sagt nur aus, dass bei entsprechendem Einsatz der Software, korrekten Daten und Prozessen, richtiger Nutzung und sicherem Betrieb, die Software die Vorgaben der GoBD erfüllen KANN

Die Betonung liegt eben auf dem KANN. Man kann mit einem Buchhaltungsprogramm GoBD-konform arbeiten, aber das Programm macht die Buchhaltung nicht automatisch GoBD-konform.

Nun mag die Konkurrenz die Kosten und Mühen nicht scheuen, einen Wirtschaftsprüfer oder eine Steuerberatung zu beauftragen, um ein Testat zu erstellen und einen Designer mit dem Entwurf eines hübschen runden Piktogramms zu beauftragen. Letztendlich ist das aber einfach nur hübscher Zierrat, wie eben auch die vielen bunten Logos auf Ihrer Müslipackung im Supermarkt. Ähnlich wie ein Eiweiß-Shake bei gesunder Ernährung und ergänzendem Sport beim Abnehmen hilft, unterstützt eine Software Sie beim Einhalten der GoBD, wenn Sie sich an die (recht einfach umzusetzenden) Regeln der GoBD halten. Nicht mehr und nicht weniger, egal wie bunt das zugehörige GoBD-Konformitätssiegel ist.

Wir haben uns gegen ein teures Zertifikat entschieden und konzentrieren uns auf die Funktionalitäten, die wirklich sinnvoll bei der Führung Ihrer Buchhaltung sind, und versuchen, Ihnen die Arbeitsschritte, die zur Einhaltung der GoBD notwendig sind, möglichst einfach und intuitiv zu machen. Wir glauben, darauf kommt es an.

Mehr Informationen dazu, wie Kontolino! Sie bei der Einhaltung der GoBD unterstützt, finden Sie in folgenden Beiträgen:

• Die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! und die GoBD
• Wie unterstützt Sie Kontolino! bei der Einhaltung der GoBD?
• Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD
• Protokollierung aller Änderungen und Löschungen von Buchungssätzen
• Digitales Belegarchiv in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! verfügbar

Kontolino!-Leitfaden überarbeitet

Kostenloser PDF-Leitfaden für den schnellen Einstieg in die eigene Buchhaltung mit Kontolino!

Wir haben unseren kostenlosen Leitfaden ‚Buchhaltung selber machen mit Kontolino!‚ überarbeitet und die neuesten Änderungen an unserem Programm eingearbeitet, zum Beispiel unser digitales Belegarchiv zur GoBD-konformen Aufbewahrung elektronischer oder gescannter Belege.

Sie können sich den Leitfaden (PDF-Dokument) völlig unverbindlich und kostenlos hier herunterladen.

Mit diesem Leitfaden haben Sie alles nötige in der Hand, um schnell mit Kontolino! zu beginnen, Ihre Buchhaltung zu machen und Ihre erste Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) direkt online per Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt abzusenden.
Alle beschriebenen Funktionen sind bereits im kostenlosen Testpaket enthalten, das Sie zwei Monate lang gratis und unverbindlich testen können.