Bisher hat Ihre Buchhaltung komplett Ihr Steuerberater gemacht. Aber nun spielen Sie mit dem Gedanken Ihre unterjährigen Buchungen in Zukunft selbst zu machen und das Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm Kontolino! dazu zu benutzen? Nun stellt sich Ihnen die Frage, wie Sie dabei am Besten vorgehen und was Sie auf jeden Fall beachten müssen, damit der Wechsel möglichst reibungslos klappt.
Zuerst einmal sollten Sie Sich ein wenig mit Buchhaltung auskennen – oder zumindest die Bereitschaft mitbringen – Sich einzuarbeiten. Dabei finden Sie viele Informationen auf der Homepage von Kontolino! unter der Rubrik „Hilfen“ –> „Wissenwertes„.
Ihren Steuerberater informieren
Nun lohnt es sich, einen Blick auf die benötigten Informationen von Ihrem Steuerberater zu werfen. Grundsätzlich ist es immer am Einfachsten, zum Beginn des neuen Buchhaltungsjahres mit der eigenen Buchhaltung anzufangen. Lassen Sie am Besten das alte Buchungsjahr von Ihrem Steuerberater zu Ende bringen und informieren Sie ihn früh von Ihren Wechselwünschen. Vielleicht ist er froh darüber, den alltäglichen Buchungskram an Sie abgeben zu können und sich um sein eigentliches Metier für Sie widmen zu können: den steuerlichen Optimierungsmöglichkeiten und komplexere betriebswirtschaftliche Fragestellungen zu Investitionen etc.
Bitten Sie Ihren Steuerberater, Ihnen mitzuteilen, welchen Kontenrahmen er für Ihre Buchhaltung benutzt hat. Es gibt zwei gängige Kontenrahmen: den SKR03 und den SKR04, die Kontolino! Ihnen beide anbietet. Nutzen Sie am Besten den gleichen Kontenrahmen, den Ihr Steuerberater benutzt hat. Das erleichtert Ihnen die Einarbeitung.
Testkonto in Kontolino! anlegen
Danach oder parallel können Sie Sich ein Testkonto in Kontolino! anlegen. Hier wählen Sie nun den Kontenrahmen aus, den Sie in Erfahrung gebracht haben und geben Sie als erstes Buchungsjahr am Besten das Jahr an, bevor Sie mit der echten Buchhaltung selbst beginnen wollen. So können Sie in diesem Jahr z. B. von Ihrem Steuerberater die Buchungen importieren und selbst nachvollziehen, auf welchen Konten er welchen Geschäftsvorfall verbucht hat. Oder einfach für Sich probehalber Buchungen erfassen oder Beispielrechnungen erstellen.
DATEV-Dateien importieren
Dieser Schritt ist für Sie optional. Er kann Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wie Ihr Steuerberater bestimmte Geschäftsfalle bisher gebucht hat. Dazu können Sie Ihren Steuerberater um einen DATEV-Export Ihrer Buchungen mindestens der letzten 2 – 3 Monate des alten Jahres incl. der Belegdateien bitten. Diese Datei können Sie in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Verwalten“–>“DATEV-Import“ importieren. Evtl. kann es sein, dass Sie zunächst fehlende Konten ergänzen müssen. Das können Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Kontenplan“ durch kopieren vorhandener Konten jederzeit tun.
Anschließend lohnt sich ein Blick in das Buchungsjournal. Das Buchungsjournal stellt eine Liste aller getätigten Buchungen dar. Hier können Sie nachvollziehen, wie Ihr Steuerbüro Ihre Geschäftsfälle verbucht hat.
Das Anlagenverzeichnis
Fragen Sie Ihren Steuerberater zusätzlich, ob er für Sie ein Anlagenverzeichnis führt. Ein Anlagenverzeichnis beinhaltet alle Gegenstände, die Ihre Firma besitzt und längerfristig für Ihr Unternehmen beschafft wurden (z. B. Schreibtische, Maschinen, PCs). Diese Anlagengüter müssen in einer Liste geführt werden und müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Deshalb ist es für Sie wichtig zu wissen, welche Anlagegüter noch in dieser Liste stehen. Sie benötigen weiter die Information zu welchem Anschaffungswert, -datum und Abschreibungsdauer diese ursprünglich aufgenommen wurden, welcher Betrag bereits abgeschrieben wurde, wie hoch der Restbuchwert ist und wie lange die Restabschreibungsdauer noch ist. Was Sie also brauchen, ist der Anlagespiegel oder auch das Anlagenverzeichnis.
Diese Gegenstände nehmen Sie am Besten in der Anlagenbuchhaltung von Kontolino! auf.
Die Anfangsbilanz
Als EÜR-Rechner können Sie diesen Schritt getrost auslassen. Für alle, die eine E-Bilanz abgeben müssen, ist es obligatorisch, sich die Anfangsbilanz des ersten in Kontolino! zu führenden Buchungsjahres vom Steuerbüro zu besorgen. Anschließend sollten Sie die Werte entweder über den oben beschriebenen DATEV-Import nach Kontolino! übertragen oder von Hand im Kontenplan die Anfangssalden eintragen.
Kontrollieren Sie die Werte gründlich, denn darauf baut Ihre gesamte Buchhaltung auf. Außerdem ist es wichtig, zu prüfen, dass die Summe aller Aktivwerte genauso hoch ist, wie die aller Passivwerte. Mehr zur Bilanz können Sie auf unserer Seite „Grundlagen der Buchführung“ nachlesen.
Kontolino!-Zugang für Ihren Steuerberater
Damit haben Sie bereits alle Informationen von Ihrem Steuerberater nach Kontolino! überführt. Wenn Sie Sicher gehen wollen, können Sie Ihren Steuerberater fragen, ob dieser bereit ist, Ihre Eingaben in Kontolino! zu überprüfen. Wenn ja, dann können Sie ihm unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Benutzer“ einen speziellen Zugang für „Prüfer“ in Kontolino! anlegen.
Dieser Zugang bleibt so lange bestehen, wie Sie diesen nicht aktiv löschen. So können Sie auch weiterhin mit Ihrem Steuerberater schnell und einfach zusammenarbeiten. Er hat immer Zugriff auf Ihre Buchungen und kann diese prüfen.
Die nächsten Schritte
Anschließend ist die Datenübernahme von Ihrem Steuerberater abgeschlossen und Sie können in Kontolino! Ihre routinemäßige Buchhaltung erledigen. Damit diese Ihnen schnell von der Hand geht, bietet es Sich an, Kontolino! an Ihre Bedürfnisse anzupassen. So können Sie unter „Verwalten“–>“Bankverbindungen“ Ihre Kontoauszüge nach Kontolino! so einrichten, dass Sie diese mit einem Klick jederzeit online importieren können.
Weiter müssen Sie Ihre „steuerlichen Daten“ eingeben, damit Sie Ihre Steuermeldungen über die Kontolino!-Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt abschicken können – sofern Sie dies selbst machen möchten.
Weitere Hilfen
Das wäre für den Beginn erst mal das Wichtigste. Weitere Möglichkeiten für die Vereinfachung Ihrer Buchungen bietet noch der automatische Belegnummernautomat, die Buchungsmuster, die Dauerbuchungen, die Möglichkeit der Rechnungsschreibung und einiges mehr. Hier ergibt sich mit der Zeit von alleine, welche Buchungserleichterungen von Kontolino! sich für Sie anbieten und welche Sie nutzen wollen. Alle Funktionen von Kontolino! finden Sie ausführlich in unserem Online-Handbuch erläutert. Und einzelne Geschäftsvorfälle und deren Verbuchung finden Sie in unserem alphabetisch sortierten Kontierungslexikon.
Und wenn Sie am Anfang oder Zwischendurch kompetente Hilfe suchen?
Dann ist auch das jederzeit möglich. Dazu bieten wir Ihnen unser Onboarding-Paket an. Hier unterstützen Sie geschulte Fachkräfte bei der Einrichtung von Kontolino!, der Datenübernahme, der Bedienung von Kontolino! oder der buchhalterischen Behandlung von Geschäftsfällen. Kommen Sie einfach per Mail (hilfe@kontolino.de) auf uns zu.
Und der Jahresabschluss?
Können Sie entweder komplett selbst mit Kontolino! erledigen. Mit Kontolino! können Sie die Umsatzsteuererklärung und die EÜR nach eingehender Prüfung direkt per Elster-Schnittstelle an das Finanzamt übertragen. Für die E-Bilanz stellt Kontolino! Ihnen eine Exportdatei zur Verfügung. Diese können Sie in Drittsysteme einlesen und dann über diese an Ihr Finanzamt übermitteln.
Oder Sie überlassen das weiterhin Ihrem Steuerberater. Meist macht Ihr Steuerberater ja mehr als Ihre Jahresabschlüsse und den damit zusammenhängenden Steuererklärungen (wie z. B. Umsatzsteuererklärung, EÜR bzw. E-Bilanz, Gewerbesteuererklärung) und fertigt zusätzlich Ihre gesamte Einkommenssteuererklärung an.
Zusammenfassung
Sie sehen: mit ein wenig Sachverstand, dem Willen sich auf eine neue Software einzulassen, ist es mit ein paar wenigen Schritten möglich, die Daten des Steuerberaters und die Buchhaltung in die eigenen Hände zu übernehmen. Außerdem sind Sie nicht alleine gelassen: durch umfangreiche Hilfen – sei es auf unserer Webseite, in Kontolino! selbst oder von geschulten Buchhaltungs-Fachkräften. Nur eines können wir nicht bieten: Steuerberatung – das kann Ihr Steuerberater besser!
Und last but not least: Sie können bestimmen, wie viel Sie in Ihre eigene Hände nehmen wollen und was Sie bei Ihrem Steuerberater belassen wollen.
Probieren Sie es kostenlos für 2 Monate aus – Wir freuen uns auf Sie!