Buchungsassistent

Der Kontolino! – Buchungsassistent bietet auch ungeübten Benutzern die Möglichkeit, schnell und einfach Buchungssätze zu erfassen. Dabei kennt er über hundert der wichtigsten Geschäftsvorfälle und deren Verbuchung in allen von Kontolino! unterstützten Kontenrahmen.

Ein kurzes Einführungsvideo zum Buchungsassistenten gibt Ihnen dazu einen Überblick:

Aufruf des Buchungsassistenten

Der Buchungsassistent ist standardmässig immer im Dialog „Belege Buchen“ auf der rechten Bildschirmseite vorhanden. Zwar können Sie den Assistenten abschalten, wenn Sie Ihren Kontenplan auswendig kennen, aber die meisten Benutzer werden das eher nicht tun. Wenn Sie den Assistenten versehentlich ausgeschaltet haben, können Sie ihn über den Dialog „Mein Profil“ im Bereich „Mein Konto“ wieder einschalten.

Aussuchen einer Buchungsvorlage

Um im Buchungsasssitenten eine Buchungsvorlage auszusuchen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Navigieren über den Geschäftsvorfall-Baum
  2. Eingabe eines Suchbegriffs im Suchfeld des Buchungsassistenten

Navigieren im Geschäftsvorfall-Baum

kontenplan

Der Buchungsassistent ist als aufklappbarer Baum organisiert. Auf der ersten Ebene des Baumes sind die wichtigsten Kategorien von Geschäftsvorfällen aufgeführt, zum Beispiel

  • Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge
    Wenn Sie eine Eingangsrechung bezahlen oder ein Kunde eine Ihrer Rechnungen bezahlt hat
  • Umsatzerlöse
    erzielen Sie immer, wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen
  • Betriebliche Ausgaben
    Sind im Prinzip alle Kosten, die Sie für das Betreiben Ihres Gewerbes haben, vom Tankbeleg über Seminargebühren bis zur Raummiete für Ihr Büro oder Ladengschäft
  • Personalkosten
    Sind z.B. Löhne und Gehälter, Sozialabgaben oder Schulungsgebühren für Ihre Mitarbeiter
  • viele weitere

In diesen Kategorien (oder ihren Unterkategorien) finden Sie Buchungsvorlagen, die einen bestimmten Geschäftsvorfall repräsentieren.

 Suche nach einem Stichwort

Alternativ zum Klicken im Suchbaum können Sie auch in das Suchfeld des Buchungsassistenten ein Schlagwort eingeben, um die passende Buchungsvorlage zu finden. Dazu wählen Sie am besten ein Stichwort wie „Tankbeleg“, „Benzin“, oder „Telefonrechnung“ und drücken die Enter-Taste (oder klicken auf das Filtersymbol hinter dem Suchfeld).

Kontolino sucht dann die zu Ihrem Stichwort passenden Buchungsvorlagen heraus und zeigt Ihnen die Ergebnisse der Suche an:

Suche Anhand eines Schlagwortes

Suche Anhand eines Schlagwortes

Erzeugen eines Buchungssatzes aus einer Buchungsvorlage

Haben Sie die passende Vorlage für Ihren Beleg gefunden, klicken Sie einfach auf diesen Eintrag. Der Buchungsassistent belegt dann die Felder

  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Mehrwertsteuer-Satz

passend vor. Sie müssen nur noch das Buchungsdatum, die Belegnummer und den Betrag eingeben. Manchmal kann es auch Sinnvoll sein, den Buchungstext zu ändern, um den Geschäftsvorfall genauer zu beschreiben.

Anschliessend können Sie auf „Verbuchen“ klicken und der Buchungssatz wird fertig verbucht.

Buchungsvorlagen mit mehreren Konten zur Auswahl

Bei mehreren Konten, die für die Soll- oder Habenseite der Buchung in Frage kommen, fragt der Buchungsassistent nach

Bei mehreren Konten, die für die Soll- oder Habenseite der Buchung in Frage kommen, fragt der Buchungsassistent nach

Manche Geschäftsvorfälle können auf verschiedene Konten verbucht werden. Das häufigste Beispiel ist hier sicher die Frage, ob Sie einen Tankbeleg bar oder mit der Kreditkarte bezahlt haben. Je nachdem muss nämlich entweder das Kassen- oder das Kreditkarten-Konto auf der Habenseite der Buchung stehen.

Für solche Fälle bietet Ihnen der Buchungsassistent beim Klick auf eine Buchungsvorlage eine Liste aller in Frage kommenden Konten an. Mit einem Klick auf das entsprechende Konto wird der Buchungssatz gleich fix und fertig für das korrekte Konto vorbereitet.