Neue Pauschbeträge für Sachentnahmen ab 1.1.2026

Regelmäßig passt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Beträge für den Eigenverbrauch an. Damit trägt das Finanzamt den tatsächlich steigenden Lebenshaltungskosten Rechnung. Mit dem BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2025 wurden die Werte für das Jahr 2026 bekanntgegeben. Diese Werte können Sie pauschal jeden Monat buchen, ohne Diskussionen über Ihre Privatverbräuche mit dem Finanzamt führen zu müssen.

Was sind Sachentnahmen?

Wenn Sie Bäcker, Metzger, Gastwirt, Konditor, Einzelhändler sind, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie Ihren Privatverbrauch aus Ihrem Unternehmen entnehmen. Und das müssen Sie als Umsatzerlös gegenüber sich selber incl. Umsatzsteuer verbuchen. Nun können Sie entweder Ihre Sachentnahmen alle einzeln auflisten oder Sie machen es sich einfacher und buchen jeden Monat pauschal den vom Finanzamt festgelegten Wert. Dabei beinhaltet das BMF-Schreiben eine Tabelle mit Werten für die verschiedenen Berufsgruppen, die diese Entnahmen buchen müssen.

Gehören zu Ihrer Familie auch Kinder, dann müssen Sie für Kinder im Alter von bis zu 2 Jahren, keine Sachentnahmen buchen. Für Kinder zwischen 2 und 12 Jahren müssen Sie die Hälfte der gelisteten Werte als Sachentnahmen verbuchen.

Und Kontolino! hilft Ihnen dabei?

Kontolino! wäre nicht Ihr Freund, wenn es für die Verbuchung von Eigenverbrauch bzw. Sachentnahmen nicht vorgefertigte Buchungsmuster in unserem Buchungsmuster gäbe.  Einfach im Eingabefeld für  den Buchungstext das Stichwort, z.B. „Sachent“, eingeben und die passende Buchungsvorlage auswählen – Kontolino! füllt den Buchungssatz komplett aus, Sie müssen nur noch Datum und Betrag anpassen. Einfacher geht es kaum.

Sie wollen Wissen, auf welchen Konten die Pauschbeträge gebucht werden?

Dann lesen Sie in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Pauschalbeträge für Sachentnahmen verbuchen„. Dort finden Sie die Hintergründe der Pauschbeträge ausführlich erklärt und natürlich auch auf welchen Konten genau gebucht werden muss.

Jahresabschluss 2025

„Alle Jahre wieder…“ steht nicht nur das Christkind vor der Tür – auch die Anlage eines neuen Buchungsjahres steht wieder an. Und da dies nur jährlich geschieht, steht man jährlich vor der gleichen Herausforderung: wie ging das noch mal? Und kann ich danach noch im alten Jahr Buchungen erfassen, oder geht das dann nicht mehr? Und was ändert sich steuerlich für das Jahr 2026?

Nachstehend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick

Wichtiger Hinweis für Nutzer, die Ihre Rechnungen in Kontolino! schreiben: Sie müssen eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor Sie für das Jahr 2026 Ihre Rechnungen schreiben können.

Wichtiger Hinweis für Nutzer der Kontolino!-API bzw. der Partnerschnittstelle: Sie müssen genauso eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor im neuen Jahr die ersten Daten per API-Schnittstelle übertragen werden (z. B. von flour).

Deshalb können Sie die neue Buchungsperiode bereits erstellen, bevor Sie die notwendigen Jahresendbuchungen bzw. Überprüfungen durchgeführt haben. Eine nachträgliche erneute Saldenübernahme der geänderten Konten ist jederzeit erneut von einem Buchungsjahr in das nächste möglich. Wie erläutern wir Ihnen nun nachstehend unter der Überschrift „Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025„

Die wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur die aus unserer Sicht wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026 für kleine Unternehmer darstellen – und nicht alle Änderungen. Das würde den Rahmen in unserem Artikel sprengen:

  • Ab der Steuererklärung für das Jahr 2025, erhalten Sie Ihre Steuerbescheide direkt in ELSTER rein digital. Eine zusätzliche Zusendung der Bescheide per Post erfolgt nicht mehr. Sollten Sie weiter einen Papierbescheid erhalten wollen, müssen Sie dies bei Ihrer Finanzverwaltung im ELSTER beantragen.
  • Für E-Bilanzen deren Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, müssen neue Pflichtbestandteile übertragen werden: der Kontennachweis. Dabei handelt es sich um die Kontenbezeichnung, der bebuchten Konten. Diese zusätzlichen Information wurde in die Export-Dateien zur E-Bilanz in Kontolino! implementiert. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar.
  • Sie können Ihre Anlagegüter, die Sie im Zeitraum vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 anschaffen, mit dem 3-fachen Faktor (max. jedoch mit 30 %) degressiv abschreiben. Diese Abschreibeprozentsätze haben wir bereits in Kontolino! für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum in der Abschreibungsart „Degressiv/Lineare Abschreibung“ für Sie hinterlegt. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Zusätzlich wurden Sonderabschreibungsmöglichkeiten für E-Autos, die vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 angeschafft werden, beschlossen. Diese sind für die Steuerbilanz zulässig, jedoch nicht unbedingt für die Handelsbilanz. Wenn Sie diese nutzen wollen, steht Ihnen die neue Abschreibungsart die neue Abschreibungsmöglichkeit „Abschreibungen für E-Fahrzeuge gem Investitions-Sofortprogramm 2025 (nur steuerliche Abschr!)“ in Kontolino! zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Der Mindestlohn erhöht sich auf 13,90 € für das Jahr 2026 und damit erhöht sich die Verdienstgrenze für Minijobber auf 603 € im Monat. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Mindestlöhne werden am 01. Januar 2026 erhöht.
  • Die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland ändern sich für einige Länder im Jahr 2026. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Reisekosten: BMF passt die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland für 2026 an.
  • Die Pendlerpauschale beträgt bereits ab dem 01. Januar 2026 ab dem ersten Kilometer 0,38 €. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.
  • Und die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie reduziert sich wieder auf 7 %. Die Umsatzsteuer für Getränke hingegen bleibt unverändert bei 19%. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.

Notwendige Buchungen am Jahresende

Es gibt bestimmte Buchungen, die Sie am Jahresende erledigen müssen, z. B.:

  • So müssen Sie alle Privatverbräuche buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…). Denken Sie auch an die Home-Office-Pauschale. Sie dürfen bis zu 1.260 € im Jahr pauschal abziehen, wenn Sie tageweise daheim arbeiten (siehe Häusliches Arbeitszimmer).
  • Weiter sind alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) zu buchen. Beachten Sie dabei die zusätzlichen Abschreibungsmöglichkeiten (siehe oben).
  • Natürlich sollten Sie Ihren verbuchten Kontostand der Bankkonten mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie auch den verbuchten Kassenstand mit dem tatsächlichen Kassenstand vergleichen. Dies können Sie am Besten tun, wenn Sie Kontoauszüge in Kontolino! für die Konten erstellen und mit Ihren Bankauszügen bzw. Kassenjournalen vergleichen.
  • Haben Sie alle Anfangsbestände Ihrer Anlagegüter eingegeben? Dies ist nötig, damit die Werte in die AVEÜR in Kontolino! übernommen werden können. Damit stellen Sie die korrekte und vollständige Abgabe der EÜR sicher.
  • Am Jahresende gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner. Für wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb der ersten 10 Tage im neuen Jahr fällig und bezahlt werden, gilt: diese sind im alten Jahr zu buchen.

Zusätzlich sind für E-Bilanzierer noch folgende Dinge zu prüfen bzw. relevant:

  • Meistens wird, wenn Sie Waren haben die Inventur am Jahresende fällig. Ihre Waren müssen Sie einmal im Jahr durchzählen. Die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand müssen Sie als Bestandsveränderung verbuchen.
  • Rechnungen am Jahresende müssen in das richtige Jahr zugeordnet werden. Somit können Rechnungsabgrenzungsbuchungen notwendig werden. Weiter kann es sein, dass die Vorsteuer noch im alten Jahr in der Umsatzsteuererklärung aufzuführen ist, aber erst als Kosten in die neue Bilanz gehört.
  • Überprüfen Sie, ob die Summe Ihrer offenen Rechnungen (OPL-Liste) mit dem Ihrer Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten übereinstimmt.
  • Unter Umständen, kann es sein, dass Rücklagen zu bilden sind (z. B. als UG, die gesetzliche Gewinnrücklage als auch satzungsmäßige Rücklagen, die in Verträgen verankert wurden). Mit diesen Rücklagen stärken Sie die Eigenkapitalbasis von Ihrem Unternehmen.
  • Evtl. kann es notwendig sein Rückstellungen zu bilden. Rückstellungen können Sie für bestimmte Kosten bilden, die im nächsten Jahr auf Sie zukommen werden (z. B. für Gewährleistungsansprüche, die erfahrungsgemäß entstehen werden oder für Abschluss- und Prüfungskosten Ihrer Buchhaltung).
  • Stimmen Aktiv- und Passivsaldo Ihrer Bilanz überein? Wenn nicht, überprüfen Sie zunächst Ihre von Hand eingegebenen Anfangssalden.

Ausführlicher finden Sie alle notwendigen Buchungen und Prüfungen auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss“  beschrieben. 

Neues Buchungsjahr 2026 in Kontolino! anlegen

Für die Vorgehensweise haben wir für Sie ein Video erstellt:

Neues Buchungsjahr erstellen

Wenn Sie lieber nachlesen, finden Sie alles in unserem Handbuch auf der Seite „Folgeperiode erstellen“ beschrieben.

Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025

Und wie Sie nachträglich Ihre veränderten Salden vom Jahr 2025 erneut in das Jahr 2026 übertragen können, können Sie in folgendem Video ansehen:

Erneute Saldenübernahme ins neue Buchungsjahr

Falls Sie auch hier lieber nachlesen wollen, finden Sie alles Wissenswerte unter „Buchungen im alten und Jahr parallel „.

Das komplette Kontolino!-Team wünscht Ihnen einen guten, zügigen Jahresabschluss 2025 und ein neues, erfolgreiches Buchungsjahr 2026!

Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen

Am 19. Dezember 2025 hat der Bundesrat dem Steueränderungsgesetz 2025 zugestimmt. In diesem Artikel stellen wir die aus unserer Sicht relevanten Änderungen für kleine Unternehmen dar.

Pendlerplauschale beträgt bereits ab dem 1. Kilometer 0,38 Cent

Ab dem 01. Januar 2026 kann für das pendeln von zu Hause bis zur Arbeit nun bereits ab dem ersten Kilometer 0,38 € gelten machen. Das bedeutet auch, dass für die Berechnung der abziehbaren Kosten für Wege zwischen Ihrer Wohnung und der Betriebsstätte entsprechend nun mit den 0,38 € bereits ab dem 1. Kilometer berechnet werden darf. Zur Berechnung können Sie auch gerne unser angepasstes Rechenblatt, das alles rund um ein Kfz abdeckt nutzen.

Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie beträgt 7 %

Ab dem 01. Januar 2026 werden für Speisen, die in der Gastronomie verzehrt werden, die Umsatzsteuer auf 7 % gesenkt. Für Getränke bleibt die Höhe der Umsatzsteuer unverändert bei 19%.

Zusätzliche Erleichterungen

Zusätzlich beschlossene Erleichterungen betreffen Vereine, Übungsleiter sowie Arbeitnehmer, die an Parteien spenden bzw. Gewerkschaftsbeiträge zahlen. Da diese nicht unmittelbar mit kleinen Unternehmen zu tun haben, stellen wir diese in dem Artikel nicht dar.

Reisekosten: BMF passt die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland für 2026 an

Auch für das Jahr 2026 veröffentlichte das BMF (Bundesministerium der Finanzen) in seinem Schreiben  vom 05.12.2025 neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen.

Die neuen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen für betrieblich bedingte Reisen ins Ausland, dienen dazu die Mehrkosten, die Reisenden entstehen betrieblich zu erfassen. Schließlich können Sie an den Tagen nicht zu Hause kochen – und teilweise ist das Ausland viel teurer als Deutschland. So können Sie die im BMF-Schreiben genannten Pauschalen selbst Sich bzw. Ihren Mitarbeitern für Dienstreisen ins Ausland als Ausgleich für Ihre Mehrkosten überweisen. Und das ohne Belege sammeln zu müssen. In dem BMF-Schreiben finden Sie auch wichtige Hinweise dazu, welche Pauschalen bei z.B. mehrtägigen Reisen mit Grenzübertritten anzusetzen sind.

Die veränderten Beträge sind durch Fettdruck der Zahlen in der Tabelle zu erkennen. So ändern sich für das Jahr 2026 zum Beispiel die Beträge für Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Irland, Bern in der Schweiz und noch einige mehr.

Sie wissen nicht genau, wie Sie Ihre Dienstreisen verbuchen müssen?

Dann lesen Sie alles über das Berechnen und Verbuchen von Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Reisekosten verbuchen“ nach. Dabei finden Sie sowohl die Buchungen für Sich als Selbstständiger wie auch für Ihre Arbeitnehmer bzw. Sie als Arbeitnehmer (z. B. als Geschäftsführer einer UG bzw. GmbH) erläutert.

Wenn Sie Kontolino! benutzen werden Sie bei den Buchungen und der Wahl der Konten von unserem Buchungsassistenten unterstützt.

Und wenn Sie es noch einfacher haben wollen? Dann nutzen Sie doch Spesenfuchs. Spesenfuchs ist ein Programm von Kollegen von uns, das Reisekostenabrechnungen erstellt. Und damit nicht genug: in Spesenfuchs werden fertige Buchungssätze für Ihre Reisen erzeugt und können mit wenigen Klicks nach Kontolino! direkt importiert werden. Wenn Sie neugierig geworden sind, können Sie in unserem Beitrag „Spesenfuchs und Kontolino!“ weitere Details dazu erfahren.

Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2024 sind bald fällig

Wenn Sie noch keine Einkommenssteuer- oder Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2024 abgegeben haben, dann wird es nun Zeit. Die Abgabefrist für beide Erklärungen ist der 31. Juli 2025. Haben Sie einen Steuerberater, der für Sie die Erklärungen erstellt und abgibt, dann verlängert sich die Frist bis zum 28. Februar 2026.

Hinweis: Als Kleinunternehmer müssen Sie ab für das Jahr 2024 erstmalig keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben außer Ihr Finanzamt fordert Sie dazu explizit auf oder Sie müssen Umsätze mit dem Ausland erklären.

Was ist für Sie zu tun, wenn Sie die Erklärungen selbst abgeben?

Fangen wir mit dem einfacheren Fall an: die Umsatzsteuererklärung. Diese können Sie direkt in Kontolino! erstellen und per Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt übertragen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie aber überprüfen, ob Sie alle Umsatzsteuerbuchungen in dem Jahr 2024 korrekt erledigt haben. Rufen Sie als erstes also unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Buchungsperiode“ das Jahr 2024 auf.

Prüfungen vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung

Hier können Ihnen verschiedene Auswertungen in Kontolino! weiterhelfen. So können Sie z. B. unter „Auswerten“ –> „Buchungsjournal“ alle Buchungen filtern, die z. B. ohne Mehrwertsteuercode gebucht wurden. Schauen Sie nach, ob diese so stimmen. Wenn nicht, korrigieren Sie die falschen Buchungssätze direkt mit Doppelklick aus dem Buchungsjournal heraus.

Auf jeden Fall, sollten Sie Sich Ihre Buchungen auf den Umsatzsteuerkonten anschauen. D.h. die Konten Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuervorauszahlungen und ggfs. Dauerfristverlängerung und die EÜR-spezifischen Konten. Rufen Sie dazu am Einfachsten den Menüpunkt „Auswerten“ –> „Kontoauszug erstellen“. Wählen Sie die o.g. Konten aus und lassen Sie Sich die ganze Buchungsperiode anzeigen. Stimmen die verbuchten Werte mit den abgegebenen Umsatzsteuervorauszahlungen überein? Wenn nicht, dann heißt es auch hier die falschen Buchungen direkt mit Doppelklick auf die Buchung zu öffnen und zu korrigieren. Fehlen Buchungen, dann können Sie diese neu erfassen.

Und dann ist noch die 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner wichtig. Prüfen Sie alle Umsätze, um den Jahreswechsel und ob Sie die letzte abgegebene Umsatzsteuervorauszahlung gemäß dieser Regel gebucht haben.

Alle Prüfungen sind abgeschlossen und es passt nun alles? Dann können Sie unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Umsatzsteuererklärung JJJJ“ diese an Ihr Finanzamt übertragen. Falls Sie laut Umsatzsteuererklärung Ihrem Finanzamt noch Geld schulden, dann vergessen Sie nicht, dieses nun zu überweisen. Passt Ihre abgegebene Erklärung zu den Zahlen, die dem Finanzamt vorliegen, bekommen Sie keinen Umsatzsteuerbescheid vom Finanzamt zugeschickt. Sondern alles ist erledigt. Sie müssen nur noch die Buchungen zur Umsatzsteuererklärung in Kontolino! erledigen.

WICHTIG: Kontolino! haftet nicht für Ihre abgegebenen Steuererklärungen. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob die ermittelten Zahlen in den Erklärungen stimmen, bevor Sie diese an Ihr Finanzamt übermitteln.

Einkommenssteuererklärung abgeben

Bei der Einkommenssteuererklärung müssen Sie Ihre Angaben in Elster Portal der Finanzämter erledigen. Dort müssen Sie den Mangelbogen der Einkommenssteuererklärung ausfüllen und dazu je nach Einkunftsart zusätzlich die verschiedenen Anlagen einfügen. Für Einkünfte aus Gewerbebetrieb ist das die Anlage „G“ für Einkünfte als Selbstständige ist dies die Anlage „S“. In diesen Anlagen tragen Sie u. a. Ihren erzielten Gewinn ein.

EÜR-Rechner

Diesen Gewinn können Sie in Kontolino! zumindest als EÜR-Rechner ermitteln. Als EÜR-Rechner schicken Sie auch zusätzlich zur Einkommenssteuererklärung die sogenannte Anlage EÜR ab. Dies können Sie nach eingehender Überprüfung Ihrer Buchungen direkt in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Anlage EÜR“ machen.

Bilanzierer

Als Bilanzierer müssen Sie eine sogenannte EBilanz abgeben. Hierzu können Sie in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ –> „Handelsbilanz“ Ihre Handelsbilanz erstellen . Unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Ebilanz exportieren“, können Sie diese Handelsbilanz exportieren und über Drittanbieter (z. B. ebilanz+) abgeben. Achtung: für das Finanzamt ist die Steuerbilanz maßgeblich. Manchmal müssen Sachverhalte anders in der Handels- als in der Steuerbilanz gebucht werden. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, müssen Sie zusätzlich eine sogenannte Überleitungsrechnung bei den Drittanbietern machen. Wenn nicht, dann können Sie die sogenannte Einheitsbilanz abgeben.

Prüfungen vor Abgabe der EÜR bzw. EBilanz

Bevor Sie die Anlage EÜR abschicken bzw. die EBilanz abgeben, prüfen Sie bitte auch hier Ihre Buchungen für das Jahr 2022 eingehend: Ein paar Stichworte als Anhaltspunkte, was Sie überprüfen können:

  • Haben Sie Ihre Privantanteile gebucht (z. B. private Telefonnutzung)?
  • Haben Sie alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter gebucht?
  • Haben Sie Ihre Geringwertigen Wirtschaftsgüter gebucht und abgeschrieben?
  • Und haben Sie die 10-Tages-Regel als EÜR-Rechner am Jahresende beachtet?
  • Stimmt Ihr Saldo der Bankauszüge mit dem verbuchten Saldo überein?
  • Stimmt der Barkassenbestand mit dem verbuchten Schlussbestand überein?
  • Stimmen Ihre Forderungen mit dem Bestand der noch offenen Rechnungen überein (für Soll-Versteuerer)?

Das waren nur mal ein paar Fragestellungen, um Ihnen bei der Prüfung zu helfen. Mehr finden Sie auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss„.

Weitere Informationen zur Abgabe der Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung

Grundsätzlichen zu den Steuererklärungen und zum Jahresabschluss finden Sie unter der Kategorie „Wissenswertes„. Dort können Sie Sich einlesen zu den Themen:

Das Handling von Kontolino! rund um die Umsatzsteuererklärung und E-Bilanz finden Sie in unserem Handbuch unter folgenden Rubriken erklärt:

Zusammenfassung

Am 31. Juli 2025 endet die Abgabefrist für die Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung 2024 für Selbstabgeber. Haben Sie dies noch nicht erledigt, wird es Zeit zum Handeln und die zu Grunde liegenden Buchungen zu prüfen, zu korrigieren, zu erledigen. So dass Sie die Frist einhalten können und die Erklärungen korrekt verschicken können.

Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar

Mit dem Jahressteuergesetz 2024, wurde ein neuer Pflichtbestandteil für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen eingeführt: der Kontennachweis. Beim Kontennachweis handelt es sich, um eine Liste aller bebuchten Konten, die die Kontennummer, die Kontenbezeichnung, den Endsaldo und die Taxonomie-Zuordnung zur E-Bilanzposition enthält.

Dabei ist der Kontennachweis für alle Konten, die in der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufgelistet sind, mit abzugeben. Soweit die gesetzlichen Vorgaben.

Wie haben wir das in Kontolino! umgesetzt?

Umsetzung in Kontolino!

In Kontolino! können Sie selbst keine E-Bilanzen übermitteln – aber Sie können alle Dateien, die Sie als Unternehmer bei der Abgabe einer E-Bilanz benötigen exportieren. Diese exportierten Dateien können Sie bei Drittanbietern wie eBilanz+ importieren, dort prüfen und an das Finanzamt übertragen.

Diese Exportfunktionalität unter dem Menüpunkt „Import/Export –> „EBilanz-Export“ haben wir nun, um die Datei „Kontennachweis“ erweitert. Dabei unterscheidet sich der weitere Ablauf, je nach dem, ob Sie eBilanz+ oder eBilanz-Online zur Abgabe Ihrer E-Bilanz verwenden.

Ablauf bei eBilanz+

Bei eBilanz+ ist der Ablauf sehr einfach für Sie: in der zip-Datei, die Sie für Ihren Import bei eBilanz+ benötigen ist die Datei, die den Kontennachweis beinhaltet mit enthalten. So müssen Sie keine separaten Schritte für den Kontennachweis unternehmen. Sie laden wie gewohnt Ihre zip-Datei in Kontolino! herunter und diese lassen Sie in eBilanz+ einlesen. Fertig!

Dass der Import des Kontennachweises bei eBilanz+ funktioniert hat, können Sie daran erkennen, dass bei jedem Konto ein kleines grünes Kästchen vor dem Betrag erscheint. Wenn Sie darauf klicken, können Sie den importierten Kontennachweis einsehen.

Kontensalden - Ansicht in eBilanz+

Ablauf mit eBilanz-Online

Geben Sie Ihre E-Bilanz mit Hilfe von eBilanz-Online ab, können Sie in Kontolino! eine separate Datei für den Kontennachweis herunterladen. Denn bei eBilanz-Online müssen Sie Ihren Kontennachweis als separate Datei über den folgenden Menüpunkt hochladen:

Kontennachweis hochladen in eBilanz-Online

Dazu müssen Sie – wie bei allen anderen Dateien für eBilanz-Online – die von Kontolino! erzeugte CSV-Datei für den Kontennachweis öffnen und im Excel-Dateiformat abspeichern. Danach klicken Sie auf den Menüpunkt „Detailinformationen zu Positionen / Kontennachweis“ im Menü von eBilanz-Online. Anschließend klicken Sie auf den Button Bearbeiten und nochmals auf „bearbeiten“. So erscheint ein neuer Button „Optionen“, in dem Sie die Möglichkeit finden, Ihre Werte zu importieren.

Nach dem Import, werden Ihnen die importierten Konten mit deren Salden angezeigt.

Zusammenfassung

Ab dem Jahr 2025 wird der Kontennachweis verpflichtender Bestandteil bei der Abgabe der E-Bilanz. In Kontolino! haben wir bereits jetzt diesen Bestandteil als Export-Datei für Sie umgesetzt. Mehr Informationen zum genauen Ablauf finden Sie in unserem Handbuch unter der Überschrift „Einführung in die E-Bilanz„.

BMF-Schreiben zur Betriebsprüfung

Als Unternehmer ist man froh, wenn man nie eine Betriebsprüfung vom Finanzamt angekündigt bekommt. Aber heraussuchen, kann man es sich leider nicht – und auch nicht wirklich viel dagegen tun.

Und immer ist man sich nicht so sicher, was auf einen zukommt und welche Rechte und Pflichten man hat. Nun hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 17. Februar 2025 ein neues BMF-Schreiben zu diesem Thema verfasst. So werden die Rechte und Pflichten zu

  • Beginn der Außenprüfung,
  • während der Außenprüfung
  • und zum Abschluss der Außenprüfung dargelegt.

Beginn der Außenprüfung

Hier wird klargestellt, dass Sie bei wichtigen Gründen eine Verschiebung der Prüfung beantragen können. Weiter zeigt Ihr Prüfer seinen Dienstausweis, so dass Sie sicher sein können, dass die bei Ihnen erscheinende Person wirklich vom Finanzamt kommt.

Ablauf der Außenprüfung

Es wird dabei gebeten, dass sie zügig Ihren Mitwirkungspflichten nachkommen. Dazu kann die Benennung einer sachkundigen Person gehören. Weiter wird darum gebeten, dem Prüfer einen geeigneten Arbeitsplatz sowie erforderliche Hilfsmittel (z. B. einen PC mit dem entsprechenden Zugang zu Ihrer Buchhaltungssoftware) zur Verfügung zu stellen.

Nun geht es um die Inhalte: alle Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapier und weitere Unterlagen sollten dem Prüfer von Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Stehen diese elektronisch zur Verfügung, dann sollten Sie Ihrem Prüfer dazu beim Datenzugriff unterstützen, sprich auch in Ihr Buchhaltungssystem einführen. So ist evtl. eine kurze Einführungsschulung sinnvoll.

Und auch weitere Fragen zu den Geschäftsfallen sollten von Ihnen beantwortet werden.

Bittet Ihr Prüfer, die Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen, so müssen Sie auch dieser Bitte nachgehen und Ihre Daten z. B. auf einen USB-Stick dem Prüfer zur Verfügung stellen. Dabei wird hingewiesen, dass Sie bei jeglicher Kommunikation mit dem Finanzamt auf den Schutz Ihrer Daten achten sollten. So wird konkret vorgeschlagen, dass Sie Ihre Daten passwortgeschützt übergeben und ggfs. geschützte Archiv-Dateiformate (wie zip, rar oder 7Zip) verwenden.

Macht der Prüfer während der Betriebsprüfung Feststellungen, die von Bedeutung sind, werden Sie davon unterrichtet.

Ergebnis der Außenprüfung

Ändert sich Ihre Besteuerungsgrundlage auf Grund der Prüfung, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Dort dürfen Sie die einzelnen Prüfungsfeststellungen aus Ihrer Sicht nochmals darstellen und klären. Weiter erhalten Sie einen Prüfungsbericht.

Ergibt sich der Verdacht einer Steuerstraftat oder -ordnungswidrigkeit, wird zu dem Sachverhalt erst weiter ermittelt, wenn offiziell ein Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet wurde. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie nicht mehr mitwirken, um den Sachverhalt aufzuklären. Allerdings kann das zu nachteiligen Folgerungen für Sie führen.

Mehr Informationen zur Betriebsprüfung

Checkliste: Betriebsprüfung

Damit Sie möglichst ruhig und mit gutem Gefühl in die Betriebsprüfung gehen können, haben wir für Sie bereits vor einiger Zeit etliche Informationen für Sie in 3 Blogartikeln zusammengetragen und sogar eine Checkliste für Sie erstellt. So können Sie die Checkliste einfach und entspannt abarbeiten und sind so optimal vorbereitet.

Die Betriebsprüfung: eine kurze Einführung

Die Betriebsprüfung: So bereiten Sie sich optimal darauf vor!

Der Tag der Betriebsprüfung

Weitere interessante Inhalte zum Datenformat und standardmäßigen Prüfungslogiken das Finanzamts haben wir in dem Blog-Artikel „Neuigkeiten zur Betriebsprüfung“ behandelt. Dort erfahren Sie auch, wie Sie Kontolino! durch die Auswertungsmöglichkeiten und Muster für Ihre Verfahrensdokumentation unterstützt.

Zusammenfassung

In diesem BMF-Schreiben ist nicht grundlegend etwas Neues zur Betriebsprüfung enthalten. Aber es gibt einen guten Überblick über den Ablauf einer Betriebsprüfung. Außerdem werden Ihre Rechte und Pflichten während der verschiedenen Phasen der Betriebsprüfung beschrieben.

Neue Pauschbeträge für Sachentnahmen ab 1.1.2025

Regelmäßig passt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Beträge für den Eigenverbrauch an. Damit trägt das Finanzamt den tatsächlich steigenden Lebenshaltungskosten Rechnung. Mit dem BMF-Schreiben vom 21. Januar 2025 wurden die Werte für das Jahr 2025 bekanntgegeben. Diese Werte können Sie pauschal jeden Monat buchen, ohne Diskussionen über Ihre Privatverbräuche mit dem Finanzamt führen zu müssen.

Was sind Sachentnahmen?

Wenn Sie Bäcker, Metzger, Gastwirt, Konditor, Einzelhändler sind, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie Ihren Privatverbrauch aus Ihrem Unternehmen entnehmen. Und das müssen Sie als Umsatzerlös gegenüber sich selber incl. Umsatzsteuer verbuchen. Nun können Sie entweder Ihre Sachentnahmen alle einzeln auflisten oder Sie machen es sich einfacher und buchen jeden Monat pauschal den vom Finanzamt festgelegten Wert. Dabei beinhaltet das BMF-Schreiben eine Tabelle mit Werten für die verschiedenen Berufsgruppen, die diese Entnahmen buchen müssen.

Und Kontolino! hilft Ihnen dabei?

Kontolino! wäre nicht Ihr Freund, wenn es für die Verbuchung von Eigenverbrauch bzw. Sachentnahmen nicht vorgefertigte Buchungsmuster in unserem Buchungsmuster gäbe.  Einfach im Eingabefeld für  den Buchungstext das Stichwort, z.B. „Sachent“, eingeben und die passende Buchungsvorlage auswählen – Kontolino! füllt den Buchungssatz komplett aus, Sie müssen nur noch Datum und Betrag anpassen. Einfacher geht es kaum.

Sie wollen Wissen, auf welchen Konten die Pauschbeträge gebucht werden?

Dann lesen Sie in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Pauschalbeträge für Sachentnahmen verbuchen„. Dort finden Sie die Hintergründe der Pauschbeträge ausführlich erklärt und natürlich auch auf welchen Konten genau gebucht werden muss.

Jahresabschluss 2024

„Alle Jahre wieder…“ steht nicht nur das Christkind vor der Tür – auch die Anlage eines neuen Buchungsjahres steht wieder an. Und da dies nur jährlich geschieht, steht man jährlich vor der gleichen Herausforderung: wie ging das noch mal? Und kann ich danach noch im alten Jahr Buchungen erfassen, oder geht das dann nicht mehr? Und was ändert sich steuerlich für das Jahr 2025?

Nachstehend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick

Hinweis: Sie müssen eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor Sie für das Jahr 2025 Ihre Rechnungen schreiben können. Deshalb können Sie die neue Buchungsperiode bereits erstellen, bevor Sie die notwendigen Jahresendbuchungen bzw. Überprüfungen durchgeführt haben. Eine nachträgliche erneute Saldenübernahme der geänderten Konten ist jederzeit erneut von einem Buchungsjahr in das nächste möglich. Wie erläutern wir Ihnen nun nachstehend unter der Überschrift „Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2024„

Wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2025

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur die aus unserer Sicht wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2025 für kleine Unternehmer darstellen – und nicht alle Änderungen. Das würde den Rahmen in unserem Artikel sprengen:

  • Für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung gibt es Umsatzgrenzen. Diese Umsatzgrenzen für das vorherige Jahr wird von 22.000 € auf 25.000 € und für das laufende Jahr von 50.000 € auf 100.000 € angehoben. Diese neuen Grenzen gelten ab dem 01. Januar 2025. Achtung: mit dem Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 € überschritten wird, wird sofort die Umsatzsteuer fällig. D.h. von nun an kann die Kleinunternehmerregelung auch unter dem Jahr wegfallen und nicht erst für das Folgejahr. Das hat zur Folge, dass Sie Ihre Umsätze als Kleinunternehmer zwingend auf das Konto „Erlöse als Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG“ buchen müssen!
  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen sollen ab dem 01. Januar 2025 nur noch dann monatlich abgegeben werden, wenn der Umsatz pro Kalenderjahr 9.000 € (bisher 7.500 €) überschreitet. Bei einem Umsatz unter dem Wert genügt eine quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Und bei einer Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr unter 2.000 € muss keine Umsatzsteuer-Voranmeldung mehr abgegeben werden. Die Umsatzsteuererklärung für das Gesamtjahr reicht in solchen Fällen aus.
  • Die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen im Handels- und Steuerrecht soll einheitlich von 10 auf 8 Jahre verkürzt werden. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist soll für alle Unterlagen gelten, bei denen die Aufbewahrungsfrist nach Gesetzesverkündung noch nicht abgelaufen ist – sprich sofort nach Veröffentlichung des Gesetzes.
  • Pflicht als Unternehmer E-Rechnungen ab dem 01. Januar 2025 in Empfang nehmen zu können (z. B. per Mail). Hinweis: In Kontolino! können Sie E-Rechnungen in der Belege-Inbox abspeichern und in Kontolino! visualisiert anzeigen lassen.
  • Das Schreiben von E-Rechnungen ist zwar grundsätzlich Pflicht, aber es gibt großzügige Übergangsregelungen. So gilt die Pflicht für kleine Unternehmen erst ab dem Jahr 2028. Und Kleinunternehmer sind von der Pflicht E-Rechnungen zu erstellen, ausgenommen. Wie auch immer, in Kontolino! können Sie bereits jetzt Ihre Rechnungen als E-Rechnungen erstellen.
  • Für kleine Photovoltaikanlagen wird die Steuerbefreiung ab dem 01. Januar 2025 vereinheitlicht: Es gilt nun für alle Gebäudearten die maximal zulässige Bruttoleistung von 30 kW (peak). Bisher gab es verschiedene Bruttoleistungen pro Gebäudeart, unter der man steuerbefreit war.
  • Der Mindestlohn erhöht sich auf 12,82 € und damit die Verdienstgrenze für Minijobber auf 556 € im Monat.

Notwendige Buchungen am Jahresende

Es gibt bestimmte Buchungen, die Sie am Jahresende erledigen müssen, z. B.:

  • So müssen Sie alle Privatverbräuche buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…). Denken Sie auch an die Home-Office-Pauschale. Sie dürfen bis zu 1.260 € im Jahr pauschal abziehen, wenn Sie tageweise daheim arbeiten.
  • Weiter sind alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) zu buchen.
  • Natürlich sollten Sie Ihren verbuchten Kontostand der Bankkonten mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie auch den verbuchten Kassenstand mit dem tatsächlichen Kassenstand vergleichen. Dies können Sie am Besten tun, wenn Sie Kontoauszüge in Kontolino! für die Konten erstellen und mit Ihren Bankauszügen bzw. Kassenjournalen vergleichen.
  • Haben Sie alle Anfangsbestände Ihrer Anlagegüter eingegeben? Dies ist nötig, damit die Werte in die AVEÜR in Kontolino! übernommen werden können. Damit stellen Sie die korrekte und vollständige Abgabe der EÜR sicher.
  • Am Jahresende gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner. Für wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb der ersten 10 Tage im neuen Jahr fällig und bezahlt werden, gilt: diese sind im alten Jahr zu buchen.

Zusätzlich sind für E-Bilanzierer noch folgende Dinge zu prüfen bzw. relevant:

  • Meistens wird, wenn Sie Waren haben die Inventur am Jahresende fällig. Ihre Waren müssen Sie einmal im Jahr durchzählen. Die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand müssen Sie als Bestandsveränderung verbuchen.
  • Rechnungen am Jahresende müssen in das richtige Jahr zugeordnet werden. Somit können Rechnungsabgrenzungsbuchungen notwendig werden. Weiter kann es sein, dass die Vorsteuer noch im alten Jahr in der Umsatzsteuererklärung aufzuführen ist, aber erst als Kosten in die neue Bilanz gehört.
  • Unter Umständen, kann es sein, dass Rücklagen zu bilden sind (z. B. als UG, die gesetzliche Gewinnrücklage als auch satzungsmäßige Rücklagen, die in Verträgen verankert wurden). Mit diesen Rücklagen stärken Sie die Eigenkapitalbasis von Ihrem Unternehmen.
  • Evtl. kann es notwendig sein Rückstellungen zu bilden. Rückstellungen können Sie für bestimmte Kosten bilden, die im nächsten Jahr auf Sie zukommen werden (z. B. für Gewährleistungsansprüche, die erfahrungsgemäß entstehen werden oder für Abschluss- und Prüfungskosten Ihrer Buchhaltung).
  • Stimmen Aktiv- und Passivsaldo Ihrer Bilanz überein? Wenn nicht, überprüfen Sie zunächst Ihre von Hand eingegebenen Anfangssalden.

Ausführlicher finden Sie alle notwendigen Buchungen und Prüfungen auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss“  beschrieben. 

Neues Buchungsjahr 2025 in Kontolino! anlegen

Für die Vorgehensweise haben wir für Sie ein neues Video erstellt:

Neues Buchungsjahr erstellen

Wenn Sie lieber nachlesen, finden Sie alles in unserem Handbuch auf der Seite „Folgeperiode erstellen“ beschrieben.

Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2024

Und wie Sie nachträglich Ihre veränderten Salden vom Jahr 2024 erneut in das Jahr 2025 übertragen können, können Sie in folgendem Video ansehen:

Erneute Saldenübernahme ins neue Buchungsjahr

Falls Sie auch hier lieber nachlesen wollen, finden Sie alles Wissenswerte unter „Buchungen im alten und Jahr parallel „.

Das komplette Kontolino!-Team wünscht Ihnen einen guten, zügigen Jahresabschluss 2024 und ein neues, erfolgreiches Buchungsjahr 2025!

BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Nachdem das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits am 13. Juni 2024 einen Entwurf zum Thema E-Rechnung veröffentlicht hat (siehe Entwurf eines BMF-Schreiben zur E-Rechnung), wurde am 15. Oktober 2024 nun das endgültige Schreiben veröffentlicht. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die wesentlichen Inhalte vorstellen. Vorab: die Inhalte decken sich mit einigen wenigen Unterschieden mit unserem bereits veröffentlichen Blogbeitrag „Entwurf eines BMF-Schreiben zur E-Rechnung„. Außerdem wurden weitere Details wie z. B. der Umgang von Endrechnungen geklärt. Die Änderungen erkennen Sie im Text mit dem Stichwort „Änderung„.

Mit dem BMF-Schreiben 15. Oktober 2025 wurde dieses hier geschilderte BMF-Schreiben aktualisiert. Zu diesen Änderungen haben wir einen eigenen Blogartikel veröffentlicht.

E-Rechnungspflicht

Rechnungen müssen grundsätzlich nach dem 31. Dezember 2024 als E-Rechnungen (siehe Kapitel 2.2.2) ausgestellt werden, wenn

  • es sich um eine Rechnung an ein anderes Unternehmen handelt
  • beide Unternehmen Ihren Sitz in Deutschland haben
  • der Rechnungsbetrag über der Kleinbetragsgrenze von 250 € liegt (siehe Kapitel 2.2.4)
  • es sich nicht um Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, handelt (Heilberufler, Dozenten an öffentlichen Bildungseinrichtugen, Versicherungsmakler etc.)
  • es sich nicht um Fahrausweise handelt (siehe Kapitel 2.2.4).

So müssen laut dem BMF-Schreiben auch Kĺeinunternehmer und Land- und Forstwirte in Zukunft E-Rechnungen ausstellen. Änderung: Zwar nicht im BMF-Schreiben, aber über das Jahressteuergesetz 2024 soll für Kleinunternehmer die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen entfallen. Das Jahressteuergesetz 2024 ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht verabschiedet.

Auch Gutschriften (siehe Kapitel 2.2.2 Nr. 17) müssen als E-Rechnung erstellt werden. Da diese Umstellung an IT-Systeme einen erheblichen Aufwand stellt, werden großzügige Übergangsfristen im BMF-Schreiben eingeräumt. Dazu aber später mehr.

Rechnungsarten ab dem 01. Januar 2025

Die Begrifflichkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen wird in Zukunft neu definiert.

Unter den Begriff elektronische Rechnung, fallen dann nur noch Rechnungen, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (siehe BMF-Schreiben Kapitel 2.1.1). Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung maschinenlesbar ist – ein menschenlesbares Dokument ist nicht mehr erforderlich – aber optional weiter möglich.

Alle anderen Rechnungen, fallen in Zukunft unter den Begriff „sonstige Rechnungen„. Als Beispiele werden JPEG- oder bloße PDF-Dateien angeführt. Aber natürlich fallen auch alle Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung maschinenlesbar alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten. Zusätzliche Informationen sind möglich. Alle Rechnungsangaben müssen in einem strukturierten Format übermittelt und ausgelesen werden können. Änderung: Als Formate werden nicht mehr nur die erwähnt, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, sondern ausdrücklich auch das EDI-Verfahren.

Als Beispiele für Formate, die die Norm EN 16931erfüllen, werden das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 und der XStandard (XRechnung) genannt.

Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet den Vorteil, dass diese aus zwei Teilen besteht:

  • dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und
  • einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument).

Wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format übermittelt, dann gelten bei Abweichungen die Informationen des strukturierten Datenteils.

Eine XRechnung beinhaltet nur den strukturierten Datensatz und ist für den Menschen nicht lesbar. Dies kann über Visualisierungstools aber bewerkstelligt werden.

Änderung: im BMF-Schreiben werden bei den zulässigen Formaten noch weitere technische Details ausdrücklich geschildert, die Kontolino! beim Erstellen von E-Rechnungen bereits umsetzt.

Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die Übermittlung von E-Rechnungen muss elektronisch erfolgen. Entweder über das Versenden von der E-Rechnung per Mail oder der Bereitstellung der E-Rechnung in einer Schnittstelle oder der Möglichkeit eines Downloads. Änderung: Eine Übergabe der E-Rechnung per USB-Stick war im Entwurf als Austauschmöglichkeit ausgeschlossen werden. Dies wurde im endgültigen Schreiben gestrichen. Somit ist auch eine Übermittlung der E-Rechnung auch per Zwischenspeichern auf einem USB-Stick und dessen Weitergabe möglich.

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht es aus, wenn der Empfänger ab dem 01. Januar 2025 eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellt. Sprich der Empfänger muss die Datei entgegennehmen und somit auch 8 Jahre lang bei sich im ursprünglichen Format aufbewahren können. Weiter muss die E-Rechnung unveränderbar und vom Finanzamt auswertbar sein.

Zu mehr ist der Empfänger aber derzeit nicht verpflichtet. Sprich die maschinelle Weiterverarbeitungsmöglichkeit der E-Rechnung wird derzeit (also zum 1. Januar 2025) noch nicht verlangt.

Und in Kapitel 4 Nummer 58 und 59 wird klargestellt, dass man, falls man als Empfänger keine E-Rechnung erhält, obwohl man eine erhalten müsste, trotzdem zur Vorsteuerabzug berichtigt ist (vorausgesetzt, die sonstige Rechnung enthält alle Pflichtangabe einer Rechnung)

Weitere Details

Änderung: Weitere Details zu Einzelfällen wurden neu in das BMF-Schreiben aufgenommen:

So wird geklärt, dass Verträge als Anhänge zu einer E-Rechnung übermittelt werden können. Das heißt, wenn Sie zum Beispiel Mietverträge mit Unternehmen haben, einmalig eine E-Rechnung erstellen, aus denen klar hervorgeht, dass dies eine Dauerrechnung darstellt. Und dann können Sie als Anhang den Vertrag mitschicken.

Falls Sie Voraus- oder Anzahlungsrechnungen schreiben, dann sollte die Endrechnung nur noch den Restbetrag enthalten. Da technisch die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil der E-Rechnung darstellbar ist.

Auch Rechnungsberichtigungen müssen als E-Rechnung nach den gleichen Vorgaben, wie die, die bisher auch für Rechnungsberichtigungen gelten, erstellt werden.

Übergangsregelungen

Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsaussteller. Der Rechnungsempfänger muss ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen per z. B. Mail entgegennehmen können.

Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.

Wie ist der Stand in Kontolino!?

In Kontolino! können Sie bereits jetzt Ihre Rechnungen als E-Rechnung entweder im ZugFERD-Format oder als ERechnung XML (EN 16931) erstellen. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der Norm EN 16931. Weiter wird beim Erstellen der E-Rechnungen bereits der strukturierte Datenteil visualisiert. Sprich Sie können sehen, welche Informationen maschinenlesbar Ihre E-Rechnung enthält. Zum Erstellen von Rechnungen (auch E-Rechnungen) haben wir unser Video „Rechnungen schreiben“ aktualisiert. Schauen Sie gerne mal rein.

Als Empfänger einer E-Rechnung erfüllt Kontolino! bereits jetzt die gesetzlichen Anforderungen: Sie können E-Rechnungen an die Belege-Inbox von Kontolino! senden (siehe „Wie Sie Belege in die Inbox legen). Dort sind diese dann unveränderlich abgelegt und aufbewahrt. Als nächste Schritte planen wir zusätzlich die E-Rechnungsinhalte zu visualisieren und danach, die für die Buchung notwendigen Informationen direkt in die Buchungsmaske zu übernehmen.

Zusammenfassung

Auch wenn vieles sich noch unklar anhört und sehr kompliziert – später werden die E-Rechnungen eine große Erleichterung, gerade auch in der Buchhaltung mit sich bringen. Kontolino! ist bereits mitten in der Implementierung, um Ihnen die Vorteile in Verbindung mit der E-Rechnung zur Verfügung stellen zu können.