Kontolino!-Foto-App mit neuer Funktion

Mit der Kontolino!-Foto-App können Sie mit Ihrem Handy bzw. Tablet Belege für Ihre Buchhaltung fotografieren und zur Belege-Inbox nach Kontolino! schicken. Von dort können Sie die Belege nach Ihrer nächsten Anmeldung in Kontolino! verbuchen. Mehr zur Foto-App finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Die Kontolino!-Foto-App„.

Nun wurde eine neue Funktion in der Kontolino!-Foto-App für Sie implementiert: Sie können in der Foto-App nun mehrere Nutzer anlegen. So können Sie nun gezielt die Foto-App für verschiedene Kontolino!-Zugänge nutzen.

Ablauf

Dabei ist die Vorgehensweise wie folgt: wenn Sie die Foto-App zum ersten Mal nutzen, kommen Sie ganz auf den Anmeldebildschirm. Gelingt die Anmeldung bei Kontolino! mit Ihren eingegebenen Anmeldeinformationen, wir der Nutzer in der Foto-App gespeichert.

Wichtiger Hinweis: Die Foto-App speichert nur den Nutzernamen nie das Passwort!

Nutzerauswahl bzw. Möglichkeit neuen Nutzer für die Foto-App von Kontollino! anzulegen

Bei erneuter Nutzung sehen Sie den nebenstehenden Bildschirm. Sie können nun die Fotos zu dem bereits angelegten Nutzerkonto absenden. Dazu klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag und die Fotos werden abgeschickt. Dazu eine Anmerkung: Es kann sein, dass Sie erneut Ihr Passwort eingeben müssen. Das ist immer dann der Fall, wenn eine bestimmte Zeitspanne abgelaufen ist. Dies gehört zum Sicherheitskonzept von Kontolino!.

Oder Sie können nun auf den Button „Neuer Nutzereintrag“ klicken. Daraufhin kommen Sie zum Anmeldebildschirm, in dem Sie die nun benötigten Nutzerinformationen eingeben können. Mit dem Klick auf den Button „Belege zu Kontolino! absenden“ werden die Fotos in das entsprechende Konto von Kontolino! gelegt.

Sollten Sie einen Nutzerzugang in der Foto-App nicht mehr benötigen, können Sie diesen mit dem Klick auf das Mülleimersymbol löschen. Dieser befindet sich am Ende jedes von Ihnen angelegten Nutzers.

Zusammenfassung

Durch die neue Funktion, können Sie die Foto-App nun auch nutzen, wenn Sie mehrere Kontolino!-Zugänge besitzen. Davor mussten Sie leider immer eine Zeit lang abwarten, bis die App neue Anmeldedaten benötigt hat, um Fotos an einen anderen Kontolino!-Zugang zu schicken. Dabei geht Sichherheit immer vor: Passwörter werden nie gespeichert und nach einer bestimmten Zeitspanne läuft der generierte Zugang ab. Diesen können Sie mit Eingabe Ihres Passwortes neu freischalten.

Neue Features in Kontolino!

In den letzten Tagen wurde in Kontolino! die ein oder andere Verbesserung implementiert. Diese sind vielfältig und wir möchten Ihnen diese nachstehend kurz vorstellen:

Buchungen in Fremdwährungen

Wenn Sie Buchungen in Fremdwährungen erfassen müssen, dann konnten Sie dies bisher schon in Kontolino! tun. Dazu haben Sie die Möglichkeit in der Buchungsmaske einen Klick auf den Eintrag „Fremdwährung“ machen. Worauf folgende neue Felder eingeblendet werden:

Felder zur Eingabe der Informationen zur Fremdwährung im Buchungsdialog

Neu ist nun, dass Kontolino! tagesaktuell von der Europäischen Zentralbank die Kurse abgeholt und eingetragen werden. Das heißt, sobald Sie die Währung ausgewählt haben, wird der Kurs von Kontolino! automatisch eingetragen. Sie müssen dann nur noch den Betrag in Fremdwährung eingeben und dann wird der Betrag in € von Kontolino! automatisch berechnet.

Dabei werden zur Zeit für folgende Kurse die Währungen von Dienstag – Samstag abgeholt: USD, GBP, CHF, AUD, JPY, CNY, CAD und TRY.

Außerdem halten wir die historischen Kurse ab dem 02. Januar 2020 für Sie vor. Übrigens wird der Kurs automatisch von Kontolino! aktualisiert, wenn Sie das Buchungsdatum ändern.

Belege aus der Belege-Inbox an bereits bestehende Buchungen anhängen

Die nächste Änderung betrifft die Belege-Inbox. Dort steht Ihnen nun ein neues blaues „Verlinkungs-Icon“ bei Ihrem Beleg auf der rechten Seite zur Verfügung. Mit diesem können Sie einen Beleg an eine bereits bestehende Buchung anhängen. Klicken Sie darauf, kommen Sie auf einen Suchbildschirm. Hier können Sie nun nach existierenden Buchungen suchen (z. B. über das Datum der Buchung, die Belegnummer, Teil des Buchungstextes, gebuchte Konten, Beträge, Kostenstellen).

In der Liste der Buchungen, die Ihrer Suchauswahl entsprechen, können Sie nun Ihren Beleg aus der Inbox durch klicken auf die blaue Pfeiltaste an den entsprechenden Buchungssatz anhängen.

Textteile in Rechnungen suchen

Sie können in Ihren in Kontolino! erstellten Rechnungen nach Textteilen in Ihren Rechnungspositionen suchen. So finden Sie heraus, an welche Kunden Sie z. B. die gleiche Ware gesendet haben. Dazu steht Ihnen der neue Suchfilter „Position“ zur Verfügung.

Zusammenfassung

Sie sehen, an diversen Stellen wurden in den letzten Tagen neue Funktionen in Kontolino! hinzugefügt. Wir hoffen, dass damit das Arbeiten in Kontolino! wieder ein Stück einfacher für Sie wird.

Anhänge, interne Vermerke zu Rechnungen

In Kontolino! können Sie Ihre Ausgangsrechnungen in verschiedenen Formaten schreiben. Schreiben Sie Ihre Rechnung in Kontolino! als E-Rechnung, können Sie neu zusätzlich Anhänge an Ihre E-Rechnung einfügen. So können Sie z. B. Zeitnachweise, Zeichnungen etc. an Ihre Rechnung hängen und Ihrem Kunden schicken.

Weiter können Sie für alle Rechnungsformate sowohl an Ausgangs- als auch an Eingangsrechnungen „Interne Vermerke“ abspeichern. Diese Vermerke sind rein für Sie intern bestimmt und werden nicht an Ihren Kunden bzw. Lieferanten übermittelt. So können Sie z. B. zur Rechnung abspeichern, dass diese nicht bezahlt werden soll, da die Ware reklamiert wurde und Sie auf eine Ersatzlieferung warten oder ähnliches.

Anhänge / interne Vermerke erfassen

Wenn Sie eine neuen Ausgangsrechnung schreiben, finden Sie neu die nebenstehenden beiden Einträge. Klicken Sie auf den entsprechenden Button, kommen Sie auf eine weitere Seite. Hier müssen Sie einen Titel vergeben, können optional einen erklärenden Text eingeben und eine unbegrenzte Anzahl von Dateien mit einer maximalen Größe von je 2 MB hochladen. Dabei dürfen Sie als Anhang nur bestimmte Datei-Formate verwenden, da nur diese in einer E-Rechnung erlaubt sind. Zu den erlaubten Formaten gehören PDF, CSV, JPG, PNG, ODS, XLSX. Beim Hinzufügen von Dateien als interner Vermerk, können Sie beliebige Dateiformate hochladen.

Anhänge / Vermerke in der Rechnung einsehen

Egal, ob Sie eine Ausgangsrechnung mit Anhang erstellen und versenden, oder eine Eingangsrechnung mit Anhang erhalten. Sie können in beiden Fällen die Anhänge an zwei Stellen sehen:

Anhänge an einer E-Rechnung mit Titel,Text, Dateinamen und Dateiformat

Zum Einen sehen Sie diese in einem zusätzlichen Tab bei der Ansicht der E-Rechnung. Hier können Sie mit Klick auf das Dokument, dieses öffnen und die Datei ansehen.

Zum Anderen werden die hinterlegten Anhänge bei der fertigen Rechnung angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag, können Sie von dort den Titel, den Text und den Beleg einsehen.

Neben den angezeigten Anhängen bei der fertigen Rechnung sehen Sie auch die internen Vermerke:

Da die internen Vermerke nur für Sie bestimmt sind und reinen Informationscharakter haben, können Sie diese jederzeit verändern, neue Vermerke hinzufügen etc.

Zusammenfassung

Mit der Möglichkeit zur Erfassung von Anhängen bzw. internen Vermerken zu Rechnungen, wächst der Funktionsumfang von Kontolino! wieder um ein ganzes Stück. Zumal dies in den Vorgaben der E-Rechnung umgesetzt wurde und so auch hier verwendet werden kann. Mehr Informationen finden Sie unter anderem in unserem Handbuch auf der Seite „Anhänge / Interne Vermerke„.

Zusätzliche Ablagemöglichkeit für Dateien

Wir bekamen von unseren Kunden immer wieder die Frage, ob es in Kontolino! auch möglich ist, unabhängig von einem Beleg Dateien zu speichern. Als mögliche Anwendungsfälle wurden uns Dateien wie Verfahrensdokumentationen, Inventarlisten aber auch Handelsregisterauszüge oder Steuerbescheide genannt.

Grundsätzlich leuchtete uns dieser Bedarf sofort ein – aber auf Grund des Jahreswechsels und eines damit bei uns verstärkten Arbeitsaufkommens, musste die Umsetzung leider ein wenig warten. Aber nun ist es so weit: Sie können an zwei Stellen in Kontolino! belegunabhängige Dateien hochladen und zusätzlich kommentieren.

  • Grundsätzliche Belege zu Ihrer Firma wie z. B. der Handelsregistereintrag, können Sie nun digital unter dem Menüpunkt: „Verwalten –> Firma / Anschrift“ abspeichern.
  • Belege, die eine Buchungsperiode betreffen wie z. B. Inventarlisten, Steuerbescheide, können Sie unter dem Menüpunkt: „Verwalten –> Buchungsperiode“ abspeichern.

Neue Dateien ablegen

Dabei ist die Vorgehensweise für das Hinzufügen von zusätzlichen Dateien für beide Menüpunkte identisch. Um neue Dateien in Kontolino! zu hinterlegen, klicken Sie auf den Button „Anhang hinzufügen“. In dem neu geöffneten Fenster, können Sie ein Titel und einen erklärenden Text für Ihren Anhang vergeben. Danach können Sie wie gewohnt eine Datei auf den Wolke-Button ziehen bzw. auf den Button klicken und die gewünschte Datei aus Ihrem Verzeichnis auswählen. Speichern und alles ist erledigt.

Umsatzsteuer-Verprobung

Mit der Umsatzsteuer-Verprobung, stellt Kontolino! Ihnen eine neue Auswertungsmöglichkeit zur Verfügung. Mit Hilfe der Umsatzsteuer-Verprobung, können Sie Sich alle Buchungen in einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen, die Sie mit Mehrwertsteuercode gebucht haben. So können Sie eventuelle Buchungsfehler erkennen und anschließend korrigieren.

In Kontolino! finden Sie die Umsatzsteuer-Verprobung unter dem Menüpunkt „Auswerten –> USt-Verprobung“. Nach Auswahl des Buchungszeitraumes, werden von Kontolino! alle Buchungen gelistet, die Sie mit Mehrwertsteuercode gebucht haben.

Die Tabelle können Sie mit Hilfe der kleinen grauen Pfeile bei den Tabellenüberschriften filtern und so z. B. für das Konto „Materialeinkauf“ schauen, ob Sie hier korrekt alle Buchungen mit einem Vorsteuercode erfasst haben.

Für detailliertere Informationen, können Sie Sich die Daten als CSV-Datei herunterladen und in jedem beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm weiter bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Umsatzsteuer-Verprobung„.

Jahresabschluss 2025

„Alle Jahre wieder…“ steht nicht nur das Christkind vor der Tür – auch die Anlage eines neuen Buchungsjahres steht wieder an. Und da dies nur jährlich geschieht, steht man jährlich vor der gleichen Herausforderung: wie ging das noch mal? Und kann ich danach noch im alten Jahr Buchungen erfassen, oder geht das dann nicht mehr? Und was ändert sich steuerlich für das Jahr 2026?

Nachstehend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick

Wichtiger Hinweis für Nutzer, die Ihre Rechnungen in Kontolino! schreiben: Sie müssen eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor Sie für das Jahr 2026 Ihre Rechnungen schreiben können.

Wichtiger Hinweis für Nutzer der Kontolino!-API bzw. der Partnerschnittstelle: Sie müssen genauso eine neue Buchungsperiode anlegen, bevor im neuen Jahr die ersten Daten per API-Schnittstelle übertragen werden (z. B. von flour).

Deshalb können Sie die neue Buchungsperiode bereits erstellen, bevor Sie die notwendigen Jahresendbuchungen bzw. Überprüfungen durchgeführt haben. Eine nachträgliche erneute Saldenübernahme der geänderten Konten ist jederzeit erneut von einem Buchungsjahr in das nächste möglich. Wie erläutern wir Ihnen nun nachstehend unter der Überschrift „Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025„

Die wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026

Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur die aus unserer Sicht wichtigsten steuerlichen Änderungen für das Jahr 2026 für kleine Unternehmer darstellen – und nicht alle Änderungen. Das würde den Rahmen in unserem Artikel sprengen:

  • Ab der Steuererklärung für das Jahr 2025, erhalten Sie Ihre Steuerbescheide direkt in ELSTER rein digital. Eine zusätzliche Zusendung der Bescheide per Post erfolgt nicht mehr. Sollten Sie weiter einen Papierbescheid erhalten wollen, müssen Sie dies bei Ihrer Finanzverwaltung im ELSTER beantragen.
  • Für E-Bilanzen deren Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, müssen neue Pflichtbestandteile übertragen werden: der Kontennachweis. Dabei handelt es sich um die Kontenbezeichnung, der bebuchten Konten. Diese zusätzlichen Information wurde in die Export-Dateien zur E-Bilanz in Kontolino! implementiert. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar.
  • Sie können Ihre Anlagegüter, die Sie im Zeitraum vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 anschaffen, mit dem 3-fachen Faktor (max. jedoch mit 30 %) degressiv abschreiben. Diese Abschreibeprozentsätze haben wir bereits in Kontolino! für den gesetzlich vorgegebenen Zeitraum in der Abschreibungsart „Degressiv/Lineare Abschreibung“ für Sie hinterlegt. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Zusätzlich wurden Sonderabschreibungsmöglichkeiten für E-Autos, die vom 01. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 angeschafft werden, beschlossen. Diese sind für die Steuerbilanz zulässig, jedoch nicht unbedingt für die Handelsbilanz. Wenn Sie diese nutzen wollen, steht Ihnen die neue Abschreibungsart die neue Abschreibungsmöglichkeit „Abschreibungen für E-Fahrzeuge gem Investitions-Sofortprogramm 2025 (nur steuerliche Abschr!)“ in Kontolino! zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Investitions-Sofortprogramm verabschiedet.
  • Der Mindestlohn erhöht sich auf 13,90 € für das Jahr 2026 und damit erhöht sich die Verdienstgrenze für Minijobber auf 603 € im Monat. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Mindestlöhne werden am 01. Januar 2026 erhöht.
  • Die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland ändern sich für einige Länder im Jahr 2026. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Reisekosten: BMF passt die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland für 2026 an.
  • Die Pendlerpauschale beträgt bereits ab dem 01. Januar 2026 ab dem ersten Kilometer 0,38 €. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.
  • Und die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie reduziert sich wieder auf 7 %. Die Umsatzsteuer für Getränke hingegen bleibt unverändert bei 19%. Mehr Informationen finden Sie in unserem Artikel: Steueränderungsgesetz 2025 beschlossen.

Notwendige Buchungen am Jahresende

Es gibt bestimmte Buchungen, die Sie am Jahresende erledigen müssen, z. B.:

  • So müssen Sie alle Privatverbräuche buchen (z. B. 1%-Regel beim Firmen-PKW oder der private Anteil an der Telefonrechnung…). Denken Sie auch an die Home-Office-Pauschale. Sie dürfen bis zu 1.260 € im Jahr pauschal abziehen, wenn Sie tageweise daheim arbeiten (siehe Häusliches Arbeitszimmer).
  • Weiter sind alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWGs) zu buchen. Beachten Sie dabei die zusätzlichen Abschreibungsmöglichkeiten (siehe oben).
  • Natürlich sollten Sie Ihren verbuchten Kontostand der Bankkonten mit dem tatsächlichen Bankbestand überprüfen. Darüber hinaus müssen Sie auch den verbuchten Kassenstand mit dem tatsächlichen Kassenstand vergleichen. Dies können Sie am Besten tun, wenn Sie Kontoauszüge in Kontolino! für die Konten erstellen und mit Ihren Bankauszügen bzw. Kassenjournalen vergleichen.
  • Haben Sie alle Anfangsbestände Ihrer Anlagegüter eingegeben? Dies ist nötig, damit die Werte in die AVEÜR in Kontolino! übernommen werden können. Damit stellen Sie die korrekte und vollständige Abgabe der EÜR sicher.
  • Am Jahresende gibt es die sogenannte 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner. Für wiederkehrende Zahlungen, die innerhalb der ersten 10 Tage im neuen Jahr fällig und bezahlt werden, gilt: diese sind im alten Jahr zu buchen.

Zusätzlich sind für E-Bilanzierer noch folgende Dinge zu prüfen bzw. relevant:

  • Meistens wird, wenn Sie Waren haben die Inventur am Jahresende fällig. Ihre Waren müssen Sie einmal im Jahr durchzählen. Die Differenz zwischen tatsächlichem Inventurbestand und dem verbuchten Bestand müssen Sie als Bestandsveränderung verbuchen.
  • Rechnungen am Jahresende müssen in das richtige Jahr zugeordnet werden. Somit können Rechnungsabgrenzungsbuchungen notwendig werden. Weiter kann es sein, dass die Vorsteuer noch im alten Jahr in der Umsatzsteuererklärung aufzuführen ist, aber erst als Kosten in die neue Bilanz gehört.
  • Überprüfen Sie, ob die Summe Ihrer offenen Rechnungen (OPL-Liste) mit dem Ihrer Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten übereinstimmt.
  • Unter Umständen, kann es sein, dass Rücklagen zu bilden sind (z. B. als UG, die gesetzliche Gewinnrücklage als auch satzungsmäßige Rücklagen, die in Verträgen verankert wurden). Mit diesen Rücklagen stärken Sie die Eigenkapitalbasis von Ihrem Unternehmen.
  • Evtl. kann es notwendig sein Rückstellungen zu bilden. Rückstellungen können Sie für bestimmte Kosten bilden, die im nächsten Jahr auf Sie zukommen werden (z. B. für Gewährleistungsansprüche, die erfahrungsgemäß entstehen werden oder für Abschluss- und Prüfungskosten Ihrer Buchhaltung).
  • Stimmen Aktiv- und Passivsaldo Ihrer Bilanz überein? Wenn nicht, überprüfen Sie zunächst Ihre von Hand eingegebenen Anfangssalden.

Ausführlicher finden Sie alle notwendigen Buchungen und Prüfungen auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss“  beschrieben. 

Neues Buchungsjahr 2026 in Kontolino! anlegen

Für die Vorgehensweise haben wir für Sie ein Video erstellt:

Neues Buchungsjahr erstellen

Wenn Sie lieber nachlesen, finden Sie alles in unserem Handbuch auf der Seite „Folgeperiode erstellen“ beschrieben.

Erneute Saldenübernahme nach nachträglichen Buchungen im Jahr 2025

Und wie Sie nachträglich Ihre veränderten Salden vom Jahr 2025 erneut in das Jahr 2026 übertragen können, können Sie in folgendem Video ansehen:

Erneute Saldenübernahme ins neue Buchungsjahr

Falls Sie auch hier lieber nachlesen wollen, finden Sie alles Wissenswerte unter „Buchungen im alten und Jahr parallel „.

Das komplette Kontolino!-Team wünscht Ihnen einen guten, zügigen Jahresabschluss 2025 und ein neues, erfolgreiches Buchungsjahr 2026!

Steuerformulare 2025 in Kontolino! verfügbar

Folgende Steuerformulare wurden in Kontolino! implementiert:

  • die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für das Jahr 2025
  • die Umsatzsteuererklärung (USt) für das Jahr 2025
  • die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) für das Jahr 2026

Somit können Sie sobald Sie mit Ihrer Buchhaltung soweit sind, Ihre Steuermeldungen wie gewohnt über die in Kontolino! vorhandene Elster-Schnittstelle direkt an Ihr Finanzamt versenden.

Inhaltliche Änderungen in den Steuerformularen

Dieses Jahr gibt es nur eine kleine Änderung in der Anlage EÜR. Hier muss zusätzlich im Anlageverzeichnis angegeben werden, wenn Sie ein Elektro- oder extern aufladbares Hybridelektrofahrzeug angeschafft haben. Deshalb können Sie nun in Ihrer Anlagenbuchhaltung entsprechend ein Kennzeichen dafür setzen, das dann in das Anlageverzeichnis der EÜR übernommen wird:

Nutzen Sie nicht die Anlagenbuchhaltung von Kontolino!, dann müssen Sie direkt in der Anlage AVEÜR, falls Sie ein Elektro- oder extern aufladbares Hybridelektrofahrzeug angeschafft haben, das entsprechende Drop-Down-Feld auf „Ja“ setzen:

Anlagenverzeichnis der EÜR mit Drop-Down-Möglichkeit zur Angabe, ob ein Hybrid- bzw. E-Auto angeschafft wurde

Alle anderen Formulare bleiben unverändert.

Änderung in der Abgabe der E-Bilanz

Für alle, die eine E-Bilanz abgeben müssen, der Hinweis, dass für Buchungsjahre beginnend nach dem 31. Dezember 2024 ein zusätzlicher Bestandteil abgegeben werden muss: der Kontennachweis. Mehr Informationen finden Sie dazu in unserem Blogartikel „Kontennachweis für E-Bilanz in Kontolino! verfügbar„.

Zusammenfassung

Fast alle Formulare blieben dieses Jahr unverändert und stehen bereits jetzt in Kontolino! für Sie zur Verfügung. Einzig allein eine Angabe für das Anlageverzeichnis der EÜR kam hinzu. So können Sie die ermittelten Zahlen in Ruhe bereits jetzt prüfen, Ihre Jahresendbuchungen vornehmen und in Ruhe ins Neue Jahr starten.

Fremdwährungsbuchungen

Immer wieder wurden wir von unseren Kunden gefragt, ob auch Buchungen in Fremdwährungen mit Kontolino! möglich sind. Diese Fragen haben wir zum Anlass genommen, die Möglichkeit von Fremdwährungsbuchungen zu schaffen.

Fremdwährungsbuchungen im Buchungsdialog

So können Sie nun, immer wenn Sie den Buchungsdialog sehen, die Buchung mit Fremdwährung erfassen. Klicken Sie auf den neuen Eintrag „Fremdwährung“ hinter dem Feld Betrag und folgende neue Zeile öffnet sich:

In dieser Zeile können Sie als erstes die Währung aussuchen. Dazu können Sie den Pfeil aufklappen und mit Hilfe der Eingabe von Ziffern, die Währung suchen. Im Anschluss, können Sie die Höhe des Betrages in der Fremdwährung mit maximal 2 Kommastellen eingeben. Zum Schluss geben Sie den Wechselkurs „Fremdwährung zu Euro“ mit maximal 6 Kommastellen ein. Wenn Sie daraufhin auf den Taschenrechner, am Ende der Zeile klicken, wird aus den eingegebenen Werten der Betrag in Euro berechnet. Dabei wird der Betrag in der Fremdwährung mit dem Wechselkurs dividiert. Sie können den Betrag bei Bedarf danach anpassen – z. B. wenn Ihre Bank wegen Rundungsdifferenzen 1 Cent weniger oder mehr abgebucht hat.

Fremdwährungsbuchungen im DATEV-Export und -Import

Sie können diese Fremdwährungsbuchungen auch als DATEV-Datei mit allen gebuchten Informationen exportieren. Dabei werden nun zusätzlich die Angaben zum Kurs, der Basis-Betrag und die Fremdwährung entsprechend in die korrekten DATEV-Spalten eingetragen:

Sie haben Ihre Buchungen in einem anderen System vorgenommen und wollen die Buchungssätze mit dem DATEV-Import nach Kontolino! importieren? Dann können Sie dies nun auch mit Ihren Fremdwährungsbuchungen machen. Diese werden von Kontolino! nun nicht nur korrekt verbucht, sondern es werden auch der Kurs, der Basis-Betrag und die Fremdwährung mit in Kontolino! gespeichert.

Fremdwährungsbuchungen in der API-Schnittstelle

Und falls Sie Ihre Buchungen per API nach Kontolino! übertragen, können Sie nun folgende Felder für die Fremdwährungsbuchungen nutzen:

  • fremdwaehrung (für den ISO-Code der Währung z.B. USD)
  • betrag_fremdwaehrung (max 2 Nachkommastellen)
  • wechselkurs   (max 6 Nachkommastellen)

Damit werden die zusätzlichen Informationen im Buchungssatz in Kontolino! entsprechend gespeichert.

Zusammenfassung

Falls Sie einzelne Umsätze in Fremdwährungen erfassen müssen, können Sie dies nun in Kontolino! mit Hilfe des neuen Eintrag „Fremdwährung“ bewerkstelligen. Zusätzlich werden die Daten nicht nur in der Buchung, sondern auch im DATEV-Export bzw. -Import korrekt abgespeichert. Und last but not least, können Sie die zusätzlichen Informationen zu den Fremdwährungen auch per der Kontolino!-API-Schnittstelle übertragen.

Eingangsrechnungen bearbeiten

Sie können neu in Kontolino! Ihre erfassten Eingangsrechnungen nun nachträglich bearbeiten. Dies ist so lange möglich, wie Sie noch keine Buchung für die erfasste Eingangsrechnung erfasst haben. So können Sie evtl. nachträglich weitere Informationen erfassen oder Tippfehler entfernen.

Vorgehensweise

Rechnungen filtern nach Rechnungstypen. Ausgewählt wurde der Typ Eingangsrechnung

Unter dem Menüpunkt „Faktura –> Rechnungen“, können Sie Sich gezielt alle Eingangsrechnungen anzeigen lassen, in dem Sie den Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ angeben. Mit Doppelklick oder mit Hilfe des Bleistiftsymbols können Sie die zu bearbeitende Rechnung auswählen.

Nun sehen Sie die Rechnung auf der linken Seite und auf der rechten Seite, entweder Buchungsvorschläge von Kontolino! oder bereits Ihre dazu erfassten Buchungen. Die Eingangsrechnung können Sie so lange bearbeiten, wie keine erfassten Buchungen da sind. Dann können Sie mit Hilfe des Bleistiftes oberhalb der angezeigten Rechnung, Ihre Eingaben ändern und die Änderungen abspeichern.

Ausschnitt der Bearbeitungsmöglichkeiten einer Eingangsrechnung wie bearbeiten, drucken, herunterladen, per Mail versenden

Sollten Sie bereits Buchungen erfasst haben, müssen Sie diese stornieren, um Änderungen an Ihren Rechnungsdaten machen zu können.

Passen nun alle Eingaben, dann können Sie als Soll-Versteuerer auf der rechten Seite einen Belegnummernautomat aussuchen bzw. manuell eine Belegnummer eingeben. Nun können Sie den von Kontolino! ermittelten Buchungsvorschlag mit einem Klick verbuchen.

Vorteile durch das Erfassen von Eingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen als solche in Kontolino! erfassen, hat dies folgende Vorteile für Sie:

  • Sobald Sie das Zahlungsziel eingeben, erscheinen die Eingangsrechnungen in der Offenen-Posten-Liste. Somit haben Sie einen vollen Überblick über alle anstehenden Zahlungsströme.
  • Sie werden bei den notwendigen Buchungen zu der Eingangsrechnung von Kontolino! durch Buchungsvorschläge unterstützt.
  • Sie erhalten – wenn Sie die Zahlungen per Banküberweisung tätigen – bei der Verbuchung Ihrer Bankauszüge, die passenden Eingangsrechnungen von Kontolino! angezeigt und können diese übernehmen. Damit ist der Buchungsdialog schon komplett für Sie ausgefüllt. Sie müssen nur noch prüfen und die Buchung bestätigen.

Fazit

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen erweitert die eingeführte Möglichkeit der Erfassung von Eingangsrechnungen im Faktura-Modul.

BMF-Schreiben zur GoBD

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung überarbeitet. Insbesondere aus der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gab es Änderungen. In diesem Artikel wollen wir die Änderungen kurz vorstellen.

Wird ein Rechnungsprogramm verwendet, reicht es aus, wenn die Rechnungsdaten maschinelle auswertbar unveränderbar gespeichert werden. Eine bildhafte Kopie der Rechnung, muss nicht gespeichert werden. Es reicht aus, wenn aus den gespeicherten Daten jederzeit eine inhaltlich identische Rechnung erzeugt werden kann.

Erhält man E-Rechnungen, reicht es aus, wenn nur der maschinenlesbare Teil unveränderbar abgespeichert wird. Sollte allerdings die pdf-Datei weitere steuerlich relevante Informationen (z. B. Buchungsvermerke) enthalten, die nicht im maschinenlesbaren Teil enthalten ist, dann muss die pdf-Datei zusätzlich gespeichert und aufbewahrt werden.

Alle elektronischen Belege müssen so elektronisch archiviert werden, wie Sie empfangen wurden. Sprich eine pdf-Datei muss als solche abgespeichert und archiviert werden. Eine E-Rechnung im xml-Format als xml-Datei usw.

Daten einer elektronischen Zahlung müssen nicht aufbewahrt werden, es sei denn, dieser wird als einziger zur Verfügung stehender Buchungsbeleg verwendet.

Und dann wurde noch der mittelbare Datenzugriff (Z2) neu beschrieben. Darin kann die Finanzbehörde z. B. bei einer Betriebsprüfung Auswertungen vom Steuerpflichtigen verlangen, die maschinell auswertbar sind.

Umsetzung in Kontolino!

In Kontolino! können Sie E-Rechnungen erstellen und haben selbst die Wahl, in welchem Format Sie dies tun wollen. In dem Format, in dem Sie Ihre E-Rechnung erstellen, werden die Daten von Kontolino! unveränderlich abgespeichert.

Erhalten Sie selbst E-Rechnungen, können Sie diese entweder

  • in die Inbox von Kontolino! legen. Verbuchen Sie die Rechnung von hier aus, geben Sie an, ob es Sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt. Daraufhin werden alle Informationen der E-Rechnung ausgelesen und die notwendigen Informationen zum Verbuchen bereit gestellt.
  • unter dem Menüpunkt „Faktura –> Neue Eingangsrechnung“ als Rechnung erfassen und verbuchen.
  • als schlichten Beleg buchen.

Egal für welche Methode Sie Sich entscheiden: sobald Sie die E-Rechnung verbucht haben, wird diese als Buchungsbeleg unveränderbar in dem empfangenen Format von Kontolino! gespeichert.

Die Umformulierung zum mittelbaren Datenzugriff (Z2), haben wir zum Anlass genommen, darüber hinaus die umfangreichere Datenträgerüberlassung (Z3) umzusetzen. Das heißt Sie können unter dem Menüpunkt „Import/Export –> Datenüberlassung“ neu ein zip-file pro Buchungsjahr für das Finanzamt (z. B. im Rahmen einer Außenprüfung) in dem vorgegebenen Format erzeugen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Datenüberlassung„.

Zusammenfassung

Die meisten Änderungen an der GoBD sind Anpassungen an die elektronischen Belegformate, die die Daten zusätzlich maschinenlesbar zur Verfügung stellen und tragen dieser Änderung Rechnung. Hinzu kommt die neu und ein wenig verschärfte Forderung nach Datenzugriff durch die Finanzbehörden. Mit Kontolino! sind Sie für beide Änderungen bestens gerüstet.