Kontolino! – die ideale Buchhaltungssoftware für Versicherungsvertreter

Kontolino! – die ideale Buchhaltungssoftware für Versicherungsvertreter

Sie sind selbständiger Versicherungsvertreter und wollen Ihre Buchhaltung selbst erledigen? Dann lassen Sie Sich mit diesem Beitrag in die Grundlagen einführen. Zusätzlich erfahren Sie, wie Kontolino! Sie bei Ihren Steuerpflichten und in Ihrer Buchhaltung unterstützt.

Zuerst stellt sich die Frage, welche Unterlagen Sie Ihrem Finanzamt gegenüber abgeben müssen. Da danach richten sich dann Ihre Buchhaltungspflichten.

Ein Hinweis für Sie zum Lesen dieses Blogbeitrages: alle Links im Beitrag stehen Ihnen untenstehend als Liste zur Verfügung. So können Sie den Artikel in Ruhe bis zum Ende lesen und bei Bedarf am Ende zu weiteren Informationen springen. So weit in diesem Artikel Betragsgrenzen erwähnt werden, handelt es sich um den Stand von Mai 2021.

Versicherungsmakler sind Gewerbetreibende

Als Versicherungsvertreter sind Sie – wenn Sie selbständig arbeiten – Gewerbetreibender. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur für eine Versicherung tätig sind, oder nicht. Das bedeutet für Sie, dass Sie abhängig von Ihrem Umsatz bzw. Gewinn Ihre „Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb“ ermitteln müssen und dort in Ihrer Einkommenssteuererklärung angeben müssen.

Welche Arten der Gewinnermittlung gibt es für Sie als Versicherungsvertreter?

Es gibt grundsätzlich zwei Arten, wie Sie Ihre Gewinne ermitteln müssen: Entweder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die elektronische Bilanz (E-Bilanz).

Die EÜR dürfen Sie jährlich zusätzlich zu Ihrer Einkommensteuererklärung abgeben, wenn

  • Ihr Gewinn kleiner als 60.000 € im Jahr beträgt und
  • Ihr Umsätze kleiner als 600.000 € im Jahr betragen.

Sollte Sie bei einem Wert die Beträge überschreiten, dann müssen Sie jährlich zusätzlich zu Ihrer Einkommensteuererklärung eine E-Bilanz abgeben.

Jetzt ist mal der Rahmen für die Einkommenssteuer gesteckt. Bleibt noch die Frage nach der Gewerbesteuer und der Umsatzsteuerpflicht.

Sind Sie als Versicherungsmakler gewerbesteuerpflichtig?

Ja, als Versicherungsvertreter müssen Sie Gewerbesteuer ab einem Jahresgewinn von 24.500 € zahlen und hierfür jährlich eine Gewerbesteuererklärung abgeben. Meist müssen Sie hier nur eine Zeile eintragen: den jährlichen Gewinn.

Und wie sieht das mit der Umsatzsteuer aus?

Ihre Umsätze aus der Vermittlung von Versicherungen fallen unter den § 4 Nr. 11 des UStG und sind von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet für Sie, dass Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer berechnen und ausweisen dürfen. Zusätzlich müssen Sie auf Ihren Rechnungen einen Vermerk anbringen, der z.B. wie folgt lauten kann: „In der Rechnung ist keine Umsatzsteuer enthalten, da die Umsatzsteuer nach § 4 Nr. 11 des UStG fallen“.

Das bedeutet im Umkehrschluss auch, dass Sie keine deutsche Vorsteuer abziehen dürfen.

Aber: sollten Sie Einkäufe aus dem EU-Ausland tätigen oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland beziehen, werden Sie für diese Einkäufe umsatzsteuerpflichtig – dürfen aber keine Vorsteuer abziehen.

Daraus ergibt sich für Sie, dass Sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen. Aber Sie müssen eine Umsatzsteuererklärungen (USt) für das gesamte Jahr abgeben. Von dieser Pflicht können Sie Sich allerdings befreien lassen, wenn Sie einen Antrag bei Ihrem Finanzamt stellen.

Wie unterstützt Sie Kontolino! bei Ihrer Buchhaltung und Ihren Steuererklärungen?

Mit Kontolino! können Sie mit der integrierten Elster-Schnittstelle direkt aus der Anwendung an Ihr Finanzamt sowohl Ihre Anlage EÜR als, auch Ihre USt erstellen und übermitteln. Als Eingangsbestätigung erhalten Sie von Elster das Übertragungsprotokoll als offizielle Bestätigung mit der Transaktions-ID darauf.

Weiter gibt es in Kontolino! alle Mehrwertsteuercodes, die Sie eventuell benötigen können.

Für Ihre Vermittlungsleistungen den Code:

  • Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug nach § 4 Nr…. UStG

Für Ihre Einkäufe von Waren aus dem EU-Ausland:

Für Ihre Beziehung von Dienstleistungen aus dem EU-Ausland:

Mit Hilfe dieser Mehrwertsteuercodes können Sie sowohl Ihre Rechnungen richtig schreiben, als auch Ihre Buchungen tätigen. Sobald Sie einen dieser Codes bei einer Buchung hinterlegen, werden die passenden Kennziffern in der EÜR bzw. der USt. für Sie bestückt.

Sie müssen eine E-Bilanz abgeben? Dann exportieren Sie Ihre Daten aus Kontolino! und spielen diese in Drittsysteme wie eBilanz+ oder eBilanzOnline ein. Das lästige Abtippen und Zuordnen Ihrer Daten entfällt damit für Sie.

Wie sieht die genaue Vorgehensweise in Kontolino! aus?

Zuerst geben Sie auf der Seite „Steuerliche Daten“ Ihre Basisinformationen einmalig ein. So tragen Sie Ihre Betriebsart, Ihre Rechtsform und Gewerbesteuerpflicht ein. Eine weitere wichtige Angabe: geben Sie in das Textfeld „Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr.“ die Ziffer „11“ ein.

Dadurch übernimmt Kontolino! diese Inhalte in Ihre EÜR und Ihre USt. Weiter erhalten Sie so, wenn Sie Rechnungen schreiben oder Belege buchen den Mehrwertsteuercode „Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug nach § 4 Nr. 11 UStG“ zur Verfügung gestellt. Auf der Rechnung wird damit der richtige Text angedruckt und keine Mehrwertsteuer berechnet und ausgewiesen. Verwenden Sie den Code bei Ihren Buchungen, erfolgt der Ausweis der verbuchten Beträge in den entsprechenden EÜR und USt-Kennziffern.

Verbuchen von Provisionen in Kontolino!

Ihre Provisionen, die Sie von Ihrer Versicherung für die Vermittlungsleistung bekommen, buchen Sie in Kontolino! auf das Konto „Provisionsumsätze„. Im SKR03 hat das Konto die Nummer 8510 und im SKR04 ist die richtige Kontonummer die 4560. Dabei tragen Sie das Konto beim „Haben-Konto“ ein.

Das „Soll-Konto“ ist entweder das Konto „Bank“ oder „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen„. Das Konto „Bank“ wählen Sie aus, wenn Sie Ihr Geld bereits auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben bekommen haben. Warten Sie noch auf Ihr Geld buchen Sie auf das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Dabei verbuchen Sie den Umsatz mit dem Mehrwertsteuercode: „Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug nach § 4 Nr. 11 UStG“.

Der Buchungssatz im Überblick lautet:

Soll-Konto: Bank bzw. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Haben-Konto: Provisionsumsätze
Mehrwertsteuercode: Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug nach § 4 Nr. 11 UStG

Dabei ist wichtig zu wissen, dass Sie Ihre Provision (gemäß § 92 Abs. 4 HGB) zu dem Zeitpunkt buchen müssen, wenn der Versicherungsnehmer die Prämie bezahlt hat, nach der sich Ihre Provision berechnet. Die Berechnung Ihrer Provision ist im Normalfall vertraglich geregelt.

So verbuchen Sie Ihre Umsätze und natürlich auch alle Ihre Anschaffungen in Kontolino!. Natürlich können Sie dabei auch Ihre Belege nach Kontolino! hochladen, Ihren Buchungen zuordnen und GoBD-konform archivieren.

Weitere nette Vereinfachungen für die Beschleunigung Ihrer Buchungen, stellt auch unser Bankauszugs-Import dar.

Zusätzlich können Sie auch Ihre beweglichen Anlagegüter in einem Anlagespiegel verwalten und Ihre Abschreibungen mit einem Klick verbuchen.

Sie sehen also: alle Ihre Geschäftsfälle können Sie problemlos mit Kontolino! abwickeln.

Und am Jahresende?

Können Sie als E-Bilanzierer, wenn Sie das möchten oder müssen natürlich auch Rückstellungen bilden. Das kann sein, wenn in Ihren Verträgen vereinbart wurde, dass Provisionszahlungen anteilig zurückgefordert werden können. Eine Rückforderung kann vereinbart für z. B.

  • die Beiträge der Versicherungsnehmer werden gesenkt oder müssen zurückbezahlt werden
  • der Vertrag mit dem Versicherungsnehmer wird vorzeitig aufgelöst

In diesen Fällen können Sie ohne Beanstandung Rückstellungen in Höhe von bis zu 5 % der Provisionsansprüche, die die oben genannte Bedingungen erfüllen, bilden. Der dazu passende Buchungssatz lautet:

Soll-Konto: sonstige betriebliche Aufwendungen (Kontonummer im SKR 04: 6300 und im SKR03: 4900)
Haben-Konto: sonstige Rückstellungen (Kontonummer im SKR 04: 3070 und im SKR03: 0970

Auch alle anderen Jahresabschlussbuchungen sind in Kontolino! möglich, da die Software auf der doppelten Buchführung beruht.

Nachdem Sie alle Buchungen erfasst haben, können Sie in Kontolino! Ihre EÜR bzw. E-Bilanz kontrollieren und entweder direkt Ihre Steuererklärungen an das Finanzamt abschicken oder unsere Exportmöglichkeit für die E-Bilanzabgabe nutzen.

Wir würden uns freuen, wenn Sie Kontolino! für Sich entdecken würden! Registrieren Sie Sich gerne bei uns für einen völlig unverbindlichen und kostenfreien Test von 2 Monaten.