Bitte Beachten Sie: Kontolino! ist keine Steuerberatung. Wir übernehmen keinerlei Haftung für die Zahlen, die Sie ans Finanzamt übersenden. Die Verantwortung für die Werte, die Sie beim Finanzamt abgeben tragen Sie immer selbst. Dabei spielt es keine Rolle, ob Werte aufgrund von Buchungs- oder Softwarefehlern falsch sind.
Voraussetzungen für Elster-Berichte
Damit Sie die Meldungen per Elster an die Finanzbehörden versenden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ihr Kontolino!-Paket unterstützt die Verbuchung von Mehrwertsteuer (Für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer-Pflicht reicht oft ein Paket ohne MwSt-Funktionalität)
- Der Administrator Ihrer Firma muss folgende Informationen in den Steuerdaten Ihrer Firma hinterlegt haben:
- Umsatzsteuerpflicht angewählt
- Das zuständige Finanzamt
- Die Steuernummer der Firma
- Für Auslands-Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren in der EU: Ihre Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-ID bzw. VAT-ID)
- Das Unternehmen muss zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen bzw. der Zusammenfassenden Meldung per Elster eingerichtet sein. Bitte klären Sie dies im Zweifelsfall mit Ihrem Finanzamt.
Bitte beachten Sie: ab Februar 2018 können wir den Versand von Elster-Meldungen den Nutzern unserer Testpakete (also vor dem Kauf eines Paketes) nicht mehr zur Verfügung stellen, da das Bundesfinanzministerium hierzu verschärfte Auflagen aufgestellt hat. Testnutzer können eine UStVA abschicken, diese ist aber als Testfall gekennzeichnet und wird vom Finanzamt nicht bearbeitet. Sobald Sie sich für ein kostenpflichtiges Paket entscheiden, steht der Elster-Versand dann im vollen Umfang zur Verfügung (ab Paket Standard).
Umsatzsteuererklärung erstellen
Unter dem Menüpunkt „Elster Online“ -> „USt-Erklärung plus Jahr“ können Sie jederzeit Ihre Umsatzsteuererklärungen für das gesamte Jahr erstellen bzw. bereits abgegebene Umsatzsteuererklärungen erneut ansehen. Dazu klicken Sie auf „Neue Meldung erstellen“. Daraufhin sehen Sie die Erklärung, die auf Grund Ihrer Buchungen und den darin ausgewählten Mehrwertsteuercodes zustande kommt. Bitte überprüfen Sie diese immer gründlich auf Plausibilität. Buchungsfehler passieren sehr schnell. Ggfs. ändern Sie fehlerhafte Buchungen und lassen Sie Sich erneut die USt-Erklärung anzeigen.
USt-Erklärung überprüfen
Nun können Sie die USt-Erklärung überprüfen. Kontolino! stellt diese auf Basis der ausgewählten Mehrwertsteuersätze in Ihren Buchungen zusammen. D.h. falls Ihnen Werte nicht plausibel vorkommen, überprüfen Sie am Besten die beiden Konten:
- Umsatzsteuer und
- Vorsteuer.
Am Einfachsten geht das, wenn Sie Sich einen Kontoauszug für diese beiden Konten erstellen lassen.
Die Umsatzsteuer-Buchungen sollten beim Umsatzsteuerkonto im Normalfall im Haben stehen. Immer wenn Sie eine Ausgangsrechnung schreiben, buchen Sie die Umsatzsteuer und diese wird im Haben ausgewiesen. Ist dies nicht der Fall, dann überprüfen Sie bitte, ob Sie evtl. die Soll- und Habenkonten im betreffenden Buchungssatz vertauschen müssen (das Konto „Umsatzerlöse“ sollte immer das Habenkonto sein). Ausnahme: Sie stornieren eine Ausgangsrechnung, geben Skonti, Rabatt oder ähnliches.
Die Vorsteuer-Buchungen sollten im Normalfall beim Vorsteuerkonto im Soll stehen. D.h. immer wenn Sie eine Eingangsrechnung erhalten, buchen Sie die Vorsteuer und diese wird im Soll ausgewiesen. Ist dies nicht der Fall, dann überprüfen Sie bitte, ob Sie evtl. die Soll- und Habenkonten im betreffenden Buchungssatz vertauschen müssen (das betroffene Aufwands-, bzw. Aktivkonto sollte immer das Sollkonto sein). Ausnahme: Sie erhalten nach Bezahlung aufgrund einer Reklamation oder ähnlichen das Geld zurück und machen somit Ihr Geschäft rückgängig oder Sie erhalten Skonti, Rabatt oder ähnliches.
Haben Sie es mit ausländischer Umsatzsteuer / Vorsteuer zu tun, können Sie Sich hier einlesen. Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuerberatung sind und keine verbindliche Auskunft zum richtigen Steuercode geben dürfen. Gehen Sie dazu bitte bei Bedarf auf Ihr Finanzamt oder Ihren Steuerberater zu.
Zusätzlich müssen Sie überprüfen, ob Sie entweder
- alle USt-Voranmeldungen des Jahres mit Kontolino! erstellt und an das Finanzamt übertragen haben – dies können Sie am Einfachsten Überprüfen, indem Sie unter dem Menüpunkt „Elster-Online“ -> „USt-Voranmeldung“, die Liste Ihrer abgegebenen Meldungen auf Vollständigkeit checken – oder
- Sie alle Umsatzsteuerzahlungen, bzw. -erstattungen über das Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen gebucht haben.
Haben Sie eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragt, dann müssen Sie überprüfen, ob Sie die Sondervorauszahlung korrekt verbucht haben.
Eine gute Hilfe bietet Ihnen auch die Aufstellung unter dem Menüpunkt „Auswerten“ -> „Umsatzsteuer“. Hier können Sie sehen, welche Umsatz-, Vorsteuerbeträge in Summe gebucht wurden, sowie ggfs. die Sondervorauszahlung.
USt-Erklärung an das Finanzamt versenden
Stimmt Ihre USt-Meldung?
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Absenden“ können Sie die Umsatzsteuermeldung an Ihr zuständiges Finanzamt übertragen.
Bitte achten Sie auf jeden Fall auf das Ergebnis der Übertragung. Sollten Verbindungsprobleme auftreten oder die Meldung aus inhaltlichen Gründen vom Rechner die Finanzverwaltung abgewiesen werden, wird dies in jedem Fall auch protokolliert und Sie können sich die Fehlermeldung später jederzeit wieder ansehen.
Wenn eine Erklärung versandt wurde, können Sie sich auch das Bestätigungsformular der Finanzbehörde ansehen, ausdrucken, und als Beleg für Ihre Buchhaltung verwenden.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich auf der Seite „Umsatzsteuer“ eine Übersicht aller Sendevorgänge bzw. Versuche von Umsatzsteuererklärungen anzusehen und das Sendeprotokoll vom Finanzamt einzusehen bzw. auszudrucken. Kontolino! speichert im Protokoll auch das so genannte Transferticket, eine einheitliche, vom Finanzamts-Server erstellte Quittungsnummer. Bei Streitfragen um den Erhalt der Meldung durch die Finanzbehörde kann mit dieser z.B. nachgewiesen, dass Ihre Meldung vom Finanzamt entgegen genommen wurde.
Wie Sie die Umsatzsteuerzahlungen- bzw. -erstattungen buchen können, können Sie in unserem Kontierungslexikon nachlesen.
Korrekturen bereits abgegebener USt-Erklärungen (Abgabe berichtigter USt-Erklärungen)
Wenn Sie für einen Zeitraum eine Erklärung abgeben möchten, für den bereits eine USt-Erklärung abgegeben wurde, erstellt Kontolino! automatisch eine Berichtigte Meldung.
Wenn Sie also in den Buchungen dieses Zeitraums einen Fehler feststellen, der sich auch auf die USt-Erklärung auswirkt, geben Sie einfach eine erneute Erklärung mit Kontolino! ab – ganz genau so, wie hier beschrieben. Die abgegebene Erklärung ist dann automatisch eine Berichtigung der vorherigen Erklärung(en), die für denselben Zeitraum abgegeben wurde.