Zum Thema Betriebsprüfung haben wir vor kurzem für Sie eine kleine Serie gestartet. Ziel dieser Serie ist es, Sie optimal zum Thema Betriebsprüfung zu informieren.
Gestartet haben wir mit dem Artikel „Die Betriebsprüfung: eine kurze Einführung„. In diesem haben wir für Sie folgende Informationen zusammengestellt:
- was ist eine Betriebsprüfung,
- welche verschiedenen Arten gibt es,
- wie diese angekündigt wird und
- welche Daten i.d.R. geprüft werden.
Weiter ging es mit dem Artikel „Die Betriebsprüfung: so bereiten Sie sich optimal darauf vor!„. Dort erfahren Sie, wie Sie konkret aktiv werden können:
- Beginnend mit der Raumvorbereitung,
- über die Datenbereitstellungsarten,
- die Information Ihrer Mitarbeiter bis hin
- zur eigenen vorbereitenden Durchsicht Ihrer Belege.
Damit Sie den Überblick nicht verlieren, beinhaltet dieser Artikel eine Checkliste für Sie. Arbeiten Sie diese einfach bei Bedarf ab.
In unserem Blogartikel „Neuigkeiten zur Betriebsprüfung“ vom Oktober 2023 finden Sie unter anderem neue BMF-Schreiben zur Betriebsprüfung kurz erläutert.
Im jetzigen Artikel wollen wir Ihnen ein paar Tipps für den Tag der Betriebsprüfung mit an die Hand geben.
Der Tag der Betriebsprüfung
Sie haben nun alles vorbereitet, der Raum ist bereit bzw. die Audio ist getestet, Ihre Mitarbeiter instruiert und alle Unterlagen liegen bereit. Nun steht Ihr Betriebsprüfer vor Ihnen. Behandeln Sie diesen am Besten mit Respekt. Betriebsprüfer sind auch „nur“ Menschen und machen nur Ihren Job. Sind Sie höflich und sachlich, so wird das der Betriebsprüfer im Normalfall erwidern.
Und wie ist das mit dem Kaffee? Kaffee und Kekse dürfen Sie dem Betriebsprüfer bedenkenlos anbieten. Diese Aufmerksamkeiten sind erlaubt und laufen noch nicht unter der Rubrik Bestechung. Allerdings ist eine Einladung zum Mittagessen nicht mehr erlaubt. Die Grenzen sind hier vom Gesetzgeber sehr eng gesteckt – aber die kennt der Betriebsprüfer selbst am Besten.
Das Einführungsgespräch
Zu Beginn empfiehlt es sich ein Einführungsgespräch zu führen. Wenn Sie einen Steuerberater haben, empfiehlt es sich, dass dieser teilnimmt. Achten Sie dabei darauf, dass das Gespräch sich nur um geschäftliche Belange dreht. Ihr Urlaub, Hobbys oder familiäre Angelegenheiten können dem Betriebsprüfer ggfs. schon Hinweise geben, wo er besonders genau prüfen sollte (evtl. ist der teure Firmenwagen doch mehr privat im Gebrauch wie geschäftlich). So zeigen Sie Ihrem Betriebsprüfer den vorbereiteten Raum und Arbeitsplatz. Weiter nennen Sie ihm seinen Ansprechpartner für die Prüfung. Stecken Sie den zeitlichen Rahmen ab (z. B. Mittagspause, normale Betriebszeiten).
Bitten Sie um Zwischengespräche, wenn Unklarheiten oder Nachzahlungen im Raume stehen. So können Sie den Sachverhalt hinterfragen und verstehen. Vielleicht liegt ja nur ein Missverständnis vor, das Sie schnell mit weiteren Unterlagen aus dem Raum räumen können.
Weiter bitten Sie um einen Bericht, der alle Feststellungen mit Fundstelle und Höhe der Steuernachzahlung. Lassen Sie Sich diesen 1 Woche vor der Schlussbesprechung zukommen, damit Sie genug Zeit haben, die Schlussbesprechung vorzubereiten.
Bitten Sie um eine Schlussbesprechung. Dort können Sie den ein oder anderen Punkt noch diskutieren – und Sie können wieder ruhig schlafen. Denn Sie wissen, was auf Sie zukommt.
Der Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten
Im Normalfall werden Sie Ihre Buchhaltung mit einer Software erledigen. Je nach angekündigter Zugriffsart, zeigen Sie dem Betriebsprüfer, wie er an die für ihn bereitgestellten Daten gezielt gelangen kann. Nachstehend erläutern wir Ihnen kurz die verschiedenen Zugriffsarten und wie Sie die Daten mit Kontolino! bereitstellen können:
- Z3-Zugriff: Die Daten sollen in einem separat vorbereiteten Datenträger vorliegen. Dabei muss für die Daten eine Datensatzbeschreibung vorliegen und ein Datenformat gewählt werden, das die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, usw.) ermöglicht. Reine pdf-Formate sind dabei nicht ausreichend. Dazu können Sie einen DATEV-Export incl. aller Belegdateien für die zu prüfenden Jahre erstellen. Weiter können Sie einen Export aller der Änderungshistorie unter dem Menüpunkt “ Auswerten“ –> „Änderungsjournal“ erstellen. Speichern Sie diese Exporte auf einem USB-Stick ab und überreichen diesen Ihrem Betriebsprüfer. Der Betriebsprüfer muss Ihnen Ihre Daten am Ende der Betriebsprüfung wieder zurückgeben.
- Z2-Zugriff: Die Daten sollen durch einen mittelbaren Zugriff durch einen Mitarbeitenden des Unternehmens gemeinsam mit dem Prüfer erfolgen. Hierzu müssen Sie nicht separat vorbereiten. Es ist nur wichtig, dass Sie einen Mitarbeiter (Ansprechpartner) bestimmt haben. Dieser meldet sich wie immer in Kontolino! als Nutzer an und beantwortet die Fragen des Betriebsprüfers. Es bietet sich dabei folgende Auswertungen für die Beantwortung der Fragen zu benutzen:
- Formatierte Bilanz und GuV bzw. Anlage EÜR. Weiter die Umsatzsteuererklärung. Diese finden Sie unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“
- Einzelne Kontoauszüge, bzw. das komplette Buchungsjournal. Manchmal kann es auch notwendig sein gelöschte Buchungen anzuschauen. All diese Möglichkeiten und weitere, finden Sie unter dem Menüpunkt „Auswerten“.
- Den Anlagespiegel für Ihre Anlagegüter. Diesen finden Sie unter dem Menüpunkt „Anlagenbuchhaltung“.
- Z1-Zugriff: Unmittelbarer Datenzugriff des Prüfers auf Ihre Buchhaltungssoftware. Dabei müssen Sie beachten, dass der Prüfer keine Daten verändern können, sondern nur “Lesezugriff” haben sollte. Dies können Sie in Kontolino! problemlos umsetzen. Dazu haben Sie im Vorfeld am Besten für Ihren Prüfer einen eigenen Benutzer mit der Rolle “Prüfer” eingerichtet. Bei dieser Zugriffsart ist es wichtig, dass Sie eine Einweisung in das Programm für Ihren Prüfer vornehmen. Weiter sollten Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen. Am Ende der Prüfung, sollten Sie den Benutzer für den Prüfer wieder löschen.
Nun legt der Betriebsprüfer los.
Was tun Sie wenn folgende Situationen bei der Betriebsprüfung eintreten?
Egal was kommt: Bleiben Sie ruhig. Wenn Sie einen Steuerberater haben, bitten Sie ihn Ihnen gezielt zu helfen.
- Wenn Sie Fragen nicht sofort beantwortet können?
- Sie verstehen die Frage und den Hintergrund nicht, dann bitten Sie um nähere Erläuterungen und konkrete Beispiele. Meist hilft Ihnen das schon weiter.
- Wenn Sie Unterlagen nicht auf Anhieb finden können?
- Bitten Sie darum, in Ruhe nochmals nachschauen zu können. Machen Sie unter Umständen einen Termin aus, bis zu dem Sie diese nachreichen können. Und bleiben die Unterlagen unauffindbar, dann bleiben Sie ehrlich.
- Wenn Feststellungen formuliert werden?
- Bitten Sie um Details, so dass Sie diese genau verstehen können. Weiter können Sie bitten, dass Ihnen die Auswirkungen dargelegt werden. Welche Höhe an Nachzahlungen bewirkt die Feststellung konkret? Weiter können Sie fragen was Sie vorlegen müssen, damit die Feststellung zurückgenommen werden kann? Manchmal können Sie auch mit weiteren Unterlagen und Diskussionen eine Reduzierung der Nachzahlungen erreichen.
Der Bericht
Der Betriebsprüfer schickt Ihnen auf Anfrage einen Bericht zu. Prüfen Sie diesen eingehend. Vielleicht können Sie zu dem ein oder anderen Punkt noch Unterlagen zusammenstellen und die Feststellung entkräften? Auch hier kann Ihnen Ihr Steuerberater bei Bedarf helfen. Sammeln Sie die vorbereiteten Unterlagen, machen Sie Sich Notizen zu Argumenten, die Sie vorbringen möchten. So können Sie gut vorbereitet in die Schlussbesprechung gehen.
Die Schlussbesprechung
Diese findet im Normalfall zusammen mit dem Vorgesetzten des Betriebsprüfers statt. Ziehen Sie hier – wenn vorhanden – Ihren Steuerberater auf jeden Fall hinzu. Dort werden für Sie alle Feststellungen benannt und abschließend mit Ihnen diskutiert. Hier können Sie mit Ihren vorbereiteten Argumenten noch die ein odere andere Feststellung zu Fall bringen.
Das Ende einer Betriebsprüfung
Nun ist die Nachzahlung amtlich festgesetzt – und mit guter Vorbereitung und guter Buchführung hoffentlich halb so wild. Dafür sind die geprüften Jahre erledigt und können nicht erneut geprüft werden. Evtl. haben Sie den ein oder anderen Tipp für die Folgejahre mitgenommen.
Erfahrungen von Kontolino!-Kunden
Übrigens, wir haben schon von dem ein oder anderen Kunden die Rückmeldung erhalten, dass eine Betriebsprüfung mit Kontolino! gut zu bewältigen ist. Weil wir uns darüber auch mitfreuen, nachstehend ein Zitat einer Kontolino!-Nutzerin zum Thema Betriebsprüfung:
… Aber, und darüber habe ich mich so sehr gefreut, die Jahre 20xx sowie 20xx sind in Ordnung.
Meine Kassenbuchführung und alles was dazu gehört war ohne Beanstandung.
Aber am Allerbesten war natürlich mein allerbester Freund „Kontolino“.
Ihr Programm hat es mir ermöglicht, beim Finanzamt zu bestehen. …
Aber auch die Angestellten des Finanzamtes waren sehr nett und haben mir nach der Prüfung bei der Kassenbuchführung sehr geholfen….
Schlusswort
In diesem Sinne, hoffen wir mit den Beiträgen Ihnen die Unsicherheiten zum Thema Betriebsprüfung genommen zu haben. Weiter konnten wir Ihnen hoffentlich vermitteln, wie Sie Sich konkret vorbereiten können und wie ein solcher Tag abläuft.