Vorab: Jedes Unternehmen kann von einer Betriebsprüfung betroffen sein! Dabei kann die Ankündigung einer solchen Betriebsprüfung durch das Finanzamt in vielen Unternehmen für Erschrecken sorgen. Das resultiert meist daraus, dass viele Unternehmer leider nicht wissen, was bei einer Betriebsprüfung auf sie und Ihr Unternehmen zukommt.
Im heutigen Artikel möchten wir Ihnen deshalb ein paar essenzielle Fragen zur Prüfung beantworten und Ihnen die Angst hierzu nehmen. Es wird vor allem um die Beantwortung folgender Punkte gehen:
- Was ist eine Betriebsprüfung?
- Warum gibt es eine Betriebsprüfung?
- Wer führt eine Betriebsprüfung durch?
- Welche Unterlagen werden für eine Betriebsprüfung benötigt?
- Wo findet die Betriebsprüfung statt?
- Wie lange dauert die Betriebsprüfung?
- Anlässe für eine Betriebsprüfung?
- Welche Arten einer Betriebsprüfung gibt es?
- Welche Unternehmensformen sind betroffen?
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung hat den Sinn und Zweck zu prüfen, ob in Ihrem Unternehmen die regelmäßig zu zahlenden Steuern und ggf. Sozialabgaben abgeführt werden. Diese Art der Prüfung gibt es in verschiedenen Arten und wird gewöhnlich vom Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt.
Bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird geprüft, ob alle Steuern gesetzeskonform entrichtet worden sind. Die gängigste Form der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung. Diese legt den Fokus auf die Kontrolle aller steuerlichen Angelegenheiten. Sonderprüfungen des Finanzamtes hingegen widmen sich nur bestimmten Steuerarten, insbesondere der Lohn- und Umsatzsteuer, in bestimmten Fällen aber auch der Liquiditätsprüfung.
Das Finanzamt hat die Möglichkeit eine Nachschau zu vollziehen, beispielsweise eine Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Im Gegensatz zu Außen- oder Sonderprüfungen wird hier der aktuelle Stand kontrolliert und nicht die vergangenen Monate und / oder Jahre.
Die Überprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung wird mit Vorankündigung durchgeführt, wobei hier die Sozialversicherungsbeiträge in Verbindung mit der Unfallversicherung, genau unter die Lupe genommen werden. Die Prüfung der Sozialabgaben sollte laut Gesetzgeber mindestens alle vier Jahre umgesetzt werden.
Auch andere Behörden, wie die Bundeszollverwaltung kann Betriebsprüfungen anmelden und ausführen. Hierbei geht es vor allem um die sogenannten Verbrauchssteuern:
- Tabaksteuer
- Biersteuer
- Branntweinsteuer
- Kfz-Steuer
- Luftverkehrssteuer
- Energiesteuer
Prüfungen durch den Zoll finden in der Regel ausschließlich in Betrieben statt, welche mit risikoreichen Waren handeln.
Rechtsgrundlage solcher Betriebsprüfungen bildet die Betriebsprüfungsverordnung, welche die rechtmäßige Durchführung und Organisation einer Betriebsprüfung regelt. Die Betriebsprüfungsverordnung ist für jedermann beim Bundesfinanzministerium einsehbar: bundesfinanzministerium.de.
Warum gibt es eine Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung überprüft die jeweilige Institution, ob die steuerlichen Zusammenhänge der Unterlagen plausibel sind, um beispielsweise Steuerhinterziehung oder ähnliche betrügerische Handlungen ausschließen zu können. Auch als Grundlage für spätere Steuerbescheide erhalten Sie nach dem Abschlussgespräch mit dem Prüfer einen Abschlussbericht, welcher zukünftige Steuerprüfungen erleichtern soll.
Welche Unterlagen werden für eine Betriebsprüfung benötigt?
Bei den nachfolgend aufgeführten Punkten, handelt es sich lediglich um eine beispielhafte Aufzählung. Je nach Unternehmenszweck, Unternehmensform und Unternehmensgröße unterscheiden sich die notwendigen Unterlagen für die Betriebsprüfung.
- Inventuren
- Jahresabschlüsse
- Buchungsbelege
- Kassenbücher/Kassenberichte
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Steuerlich relevante Geschäftsbriefe
- Salden und Buchungen der Sach- und Personenkonten
- Buchungsjournale incl. geänderte bzw. gelöschte Buchungen
- Übersicht Anlagevermögen (Anlagespiegel)
- Übersicht des Warenein- und ausgangs
- Lohnkonten
- Kaufverträge von Grundstücken
- Gesellschaftsverträge
- Interne Arbeitsanweisungen rund um die Buchführung (insbesondere eine Verfahrensanweisung)
- Organisationsunterlagen
- Nachweis für steuermindernde Sachverhalte
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird im Regelfall der Zeitraum der letzten drei zusammenhängenden Jahre geprüft.
Wo findet die Betriebsprüfung statt?
In den allermeisten Fällen findet die Betriebsprüfung im Unternehmen selbst statt. Der Betriebsprüfer besucht also die Geschäftsräume des Unternehmers. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass man als Unternehmer eine Alternative anbieten muss, weil eventuell nicht genügend Platz in den jeweiligen Räumlichkeiten vorhanden ist. Das Finanzamt geht aber inzwischen auch den Weg, dass Betriebsprüfungen rein digital stattfinden.
Wenn Sie schlichtweg keine Zeit für eine Betriebsprüfung am Arbeitsplatz haben, sollten Sie dem beauftragten Prüfer trotzdem einen triftigen Grund nennen können (z. B. eine anstehende Messe).
Wenn Sie einen Steuerberater an der Seite haben, können sich für Sie einige Vorteile ergeben, sollte eine Betriebsprüfung bevorstehen. So können Sie zum einen die eigentliche Betriebsprüfung in die Räume Ihres Steuerberaters verlegen und zum anderen kann Ihr Steuerberater Sie optimal auf eine anstehende Prüfung vorbereiten. Nicht zuletzt dürfte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin mit wesentlich mehr Routine und Gelassenheit an eine Betriebsprüfung herangehen, als Sie das als Selbstbucher vermutlich tun.
Pflicht ist das Hinzuziehen eines Steuerberaters allerdings nicht. Es spricht nichts dagegen, sich auch ganz alleine den Rückfragen eines Prüfers zu stellen. Die letztliche Verantwortung für Fehler in Ihrer Buchhaltung oder in den Steuererklärungen tragen Sie ohnehin immer selbst.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Im Großen und Ganzen kann eine Betriebsprüfung bei kleinen Unternehmen ein bis zwei Tage in Anspruch nehmen. Je größer die Firma, desto mehr Zeit muss das Finanzamt in die Sichtung Ihrer Unterlagen investieren. In schwierigen Fällen kann es sogar mehrere Wochen dauern, bis der Prozess abgeschlossen ist.
Anlässe für eine Betriebsprüfung?
Es gibt verschiedene Gründe für eine Betriebsprüfung: zum Einen der Zufall. So kann es auch ohne triftigen Grund passieren, dass ausgerechnet Ihre Steuererklärung auf dem Schreibtisch eines Betriebsprüfers landet, obwohl kein konkreter Verdacht auf Unstimmigkeiten in Ihren Steuerunterlagen vorliegt.
Aber natürlich kann eine Betriebsprüfung angeordnet werden, wenn der Verdacht eines Fehlers in der Buchhaltung besteht. Dabei kann es ausreichen, wenn z.B.:
- eine unplausible Steuererklärung abgegeben wird (z. B. die UStVA mit der Zusammenfassenden Meldung nicht zusammen passt)
- Zweifel an der Richtigkeit der eingereichten Daten aufgekommen sind
- Sachverhalte zu kompliziert dargestellt sind
- die Bilanz oder Jahresabschluss fehlerhaft sind
- der jährliche Gewinn starke Schwankungen aufweist
- signifikante Steuernachzahlungen bekannt sind
- viele Steuererklärungen zu spät eingereicht worden sind
- Steuerschulden bisher zu spät beglichen wurden
Arten einer Betriebsprüfung:
Durch das Finanzamt:
Die sogenannte Außenprüfung ist die häufigste Art der Betriebsprüfung und findet mit Vorankündigung statt. Bei der Außenprüfung konzentriert sich die Betriebsprüfung auf alle Steuerarten, größtenteils jedoch auf die Lohn- und Umsatzsteuer.
Eine Spezialprüfung findet hingegen ohne Vorankündigung statt. Diese betrachtet die Lohnsteuer-Nachschau, Umsatzsteuer-Nachschau und die bekannteste Art der Spezialprüfung: Steuerfahndungen
Was im Allgemeinen oft geprüft wird:
- Lohnsteueraußenprüfung
- Umsatzsteueraußenprüfung
- Prüfung durch die deutsche Rentenversicherung
- Prüfung durch Zollbehörden
- Verbrauchsteuern
- Umsatzsteuer-Nachschau
Bei der Lohnsteuer- Umsatzsteuer- und Kassen-Nachschau setzen Prüfer auf den Überraschungsmoment und kommen meist unangekündigt vorbei. Hier gilt es, sich für den Fall frühzeitig abzusichern. Denn wenn der Prüfer erstmal vor der Tür steht, wird er Ihnen wohl kaum viel Zeit geben, Ihre Unterlagen auf Vordermann zu bringen.
Welche Unternehmensformen sind betroffen?
Von einer Betriebsprüfung kann jedes Unternehmen betroffen sein, welches Umsatz erwirtschaftet und steuerlichen Gewinn generiert. Dazu gehören Fertigungsbetriebe, Freiberufler, Handwerker oder andere Dienstleistungsbetriebe. Auch Großbetriebe werden selbstverständlich von den jeweiligen Finanzämtern überprüft.
Wer jedoch genau einer Betriebsprüfung unterzogen werden kann, ist in der Abgabenordnung (AO) ab § 193 geregelt. So liegt hier die gesetzliche Grundlage dafür, dass das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung bei. bei allen Steuerpflichtigen durchführen kann, deren Tätigkeit auf die Erzielung von Erträgen ausgerichtet ist.
Wie bereite ich mich auf eine Betriebsprüfung vor?
In der Ankündigung einer Betriebsprüfung bzw. in der Prüfungsanordnung wird Ihnen mitgeteilt, von wem die Prüfung durchgeführt wird, zu welcher Uhrzeit und wie viel Zeit diese ungefähr in Anspruch nimmt. Darüber hinaus werden Sie informiert, was die Prüfung beinhaltet.
Für die Betriebsprüfung sollten Sie sämtliche Unterlagen für den Betriebsprüfer vorbereiten. Hierzu zählen nicht nur Akten, sondern auch immer mehr digitale Unterlagen. Vorzubereiten ist alles, was im Kapitel „Welche Unterlagen werden für eine Betriebsprüfung benötigt?“ zur Einsicht vorliegen muss.
Zusätzlich müssen Sie – je nach dem – wie das Finanzamt auf Ihre Daten zugreifen will, den Datenzugriff vorbereiten. Das kann von einem eigenen Zugang des Prüfers zu Ihrer Buchhaltungssoftware über das Zusenden aller Buchhaltungsdaten auf einer CD-ROM bis hin, dass ein Mitarbeiter von Ihnen zur Auskunft dem Prüfer zur Verfügung stehen muss.
Somit bietet es sich auch an Ihre Mitarbeiter vorab zu informieren und dabei festzulegen, wer dem Prüfer gegenüber Auskunft geben darf. Denn es sind grundsätzlich nicht alle Mitarbeiter dem Prüfer gegenüber auskunftspflichtig. Außerdem sollten Sie einen geeigneten Arbeitsplatz für den Betriebsprüfer herrichten, evtl. eben auch mit einem PC. Je nach vereinbarte Zugriffsart, müssen Sie dem Prüfer außerdem einen eigenen Zugang für die Buchhaltungssoftware einrichten. Denken Sie daran, den Zugang so einzuschränken, dass dieser nur auf die zu prüfenden Jahre / Zeiträume Zugriff hat.
Aber auch an herumliegende Unterlagen sollte man denken und prüfen, welche davon zuvor weggeräumt werden sollten.
Fazit
Da eine Betriebsprüfung auch ohne triftigen Grund durchgeführt werden kann, sollten Sie immer bestmöglich auf solch eine Prüfung vorbereitet sein. Hierbei kann ein Steuerberater sicher hilfreich sein, jedoch können Sie eine Betriebsprüfung als z. B. selbständiger Handwerker, Freiberufler oder auch mittelständisches Dienstleistungs- oder Fertigungsunternehmen mit der richtigen Vorbereitung auch selbst durchführen.
Damit Sie eine Betriebsprüfung auch selbst sicher angehen können, möchten wir Ihnen in folgenden Artikeln auf unserem Blog einen hilfreichen roten Pfaden an die Hand geben.
- Vorbereitung auf die Betriebsprüfung: Checkliste
- Die Betriebsprüfung, so bereiten Sie Sich optimal vor
- Ablauf am Tag der Betriebsprüfung
und im Oktober 2023 ergänzt