Benutzer neu anlegen
Sie können bei den Paketen „Standard“ und Classic“ mehrere Nutzer anlegen. Dies kann praktisch sein, wenn zum Beispiel mehrere Personen buchen sollen, oder zumindest auf die aktuelle Buchhaltung Zugriff haben sollen. Dies kann auch ein Steuerberater sein, dem Sie hiermit direkt Zugriff auf Ihre Buchungen geben können.
Dazu gehen Sie im Hauptmenü auf „Verwalten“ und dann auf den Eintrag „Benutzer“.
Hier können Sie nun die E-Mail-Adresse eines neuen Nutzers eintragen. ACHTUNG: diese Adresse muss es wirklich geben, sonst kann sich der neue Benutzer nicht anmelden.
Nun erfolgen die üblichen persönlichen Eintragungen wie Anrede, Familienname und Vorname. Als „Rolle“ stehen Ihnen drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.
Rollen in Kontolino!
- „Administrator„: dieser verfügt über alle Funktionen des gebuchten Paketes in Kontolino!
- „Buchhalter:“ dieser verfügt nur über die Funktionen, die zum Buchen notwendig sind. Er kann keine Steuermeldungen an das Finanzamt abschicken, keine neuen Nutzer anlegen und keine neuen Kontolino!-Pakete kaufen.
- „Prüfer:“ dieser kann zum Einen alle Auswertungen, wie Buchungsjournale, Kontoauszüge etc. und zum Anderen alle Einzelbuchungen, Anlagegüter etc. ansehen – aber selber keine Daten/Buchungen verändern.
Somit können Sie mit der Vergabe der „Rolle“ bestimmen, wieviel Einsicht und Änderungsmöglichkeiten der Nutzer auf Ihre Buchhaltungsdaten hat.
Nun müssen Sie für den neuen Benutzer noch das Passwort für den Anmeldebildschirm in Kontolino! festlegen.
Nach dem „Speichern“ kann sich sofort Ihr neuer Benutzer anmelden. Sie müssen ihm natürlich die von Ihnen vergebenen Anmeldeinformationen (E-Mail-Adresse und Passwort) mitteilen.
Als neuer Nutzer sollten Sie sofort nach dem ersten Anmelden Ihr Passwort ändern.
Benutzer deaktivieren
In Kontolino! gibt es bewusst keine Möglichkeit Benutzer zu löschen. Das hat den Hintergrund, dass jeder Nutzer neue Daten erfasst bzw. verändert haben könnte. Damit wir die GoBD-Anforderungen erfüllen können, muss in Kontolino! jederzeit ersichtlich sein, welcher Nutzer wann welche Buchungen erfasst bzw. verändert hat.
Aber natürlich kann es passieren, dass ein Benutzer nicht mehr Zugriff haben soll. Sobald dies passiert, können Sie den Benutzer deaktivieren. Dazu klicken Sie einfach auf das „grüne Häkchen“ in der Benutzerübersicht. Dieses färbt sich rot ein. Der deaktivierte Nutzer kann sich somit nicht mehr anmelden. Die Deaktivierung kann jederzeit wieder rückgängig gemacht werden. Übrigens: deaktivierte Nutzer zählen nicht zu der Anzahl Nutzern, die Sie in Ihrem Kontolino! Paket zur Verfügung haben.
Allgemeines zu Benutzername
Wir nutzen grundsätzlich Ihre Mailadresse als Ihren Benutzernamen.
Es gibt einige gute Gründe dafür, der wichtigste ist aber sicher, dass eine Mail-Adresse naturgemäß eindeutig ist, und zwar weltweit. Das ist in Kombination mit unserem Passwortkonzept eine Sicherheitsmaßnahme. Wenn Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich ein neues von uns erstellen lassen. Dieses neue Passwort wird dann an diese Adresse gesandt. Damit ist sichergestellt, dass niemand sich Ihr Kontolino!-Benutzerkonto schnappen kann.
Zudem haben wir so die Möglichkeit, Ihnen wichtige Nachrichten an diese Adresse zuzusenden. Wir benutzen Ihre Mailadresse jedoch weder zu Werbezwecken, denen Sie nicht ausdrücklich zugestimmt haben, noch geben wir sie an irgendjemanden weiter.
Wichtige Tipps zur Wahl des Benutzernamens:
- Die Mailadresse muss existieren. Da wir im Rahmen des Registrierungsprozesses die Mailadresse nutzen, um die Echtheit Ihrer Registrierung zu prüfen, können Sie sich nur mit einem wirklich existierenden Mail-Konto bei Kontolino! registrieren.
- Der Kontolino!-Benutzername kann nicht von Ihnen geändert werden. Sie sollten daher eine Mailadresse nutzen, die Sie beabsichtigen, für lange Zeit beizubehalten. Insbesondere bei freemail-Anbietern werden Mailadressen manchmal wiederverwendet, nachdem sich ein Nutzer abgemeldet hat. Das kann natürlich unerwünschte Effekte haben, wenn sich der neue Nutzer zufällig auch bei Kontolino! anmeldet. Sollten Sie wirklich einmal eine Änderung des Benutzernamens brauchen, sollten Sie sich an unseren Benutzersupport wenden, der dann entsprechende Schritte einleiten kann.
