Buchungsassistent

Der Kontolino! – Buchungsassistent bietet auch ungeübten Benutzern die Möglichkeit, schnell und einfach Buchungssätze zu erfassen. Dabei kennt er über hundert der wichtigsten Geschäftsvorfälle und deren Verbuchung in allen von Kontolino! unterstützten Kontenrahmen.

Ein kurzes Einführungsvideo zum Buchungsassistenten gibt Ihnen dazu einen Überblick:

Falls das Video nicht funktioniert können Sie es hier anschauen.

Aufruf des Buchungsassistenten

Der Buchungsassistent ist standardmäßig immer im Dialog „Buchen –> Belege buchen“ im oberen Bereich vorhanden. Sie können den Buchungsassistent durch einen Klick auf das rote Kreuz jederzeit ausblenden. So gewinnen Sie an Platz auf dem Bildschirm. Wenn Sie den Assistenten versehentlich ausgeschaltet haben, können Sie ihn über den Dialog „Mein Profil“ im Bereich „Mein Konto“ wieder einschalten.

Was Sie nicht ausschalten können: Sobald Sie einen Buchungstext eingeben, sucht Kontolino! nach passenden Buchungen im Buchungsassistenten dafür. Wenn Kontolino! passende Geschäftsfälle findet, geht unter dem Buchungstext eine Klappliste auf: Sie müssen nur noch auf einen Eintrag klicken und die Konten sowie der Mehrwertsteuerbetrag werden vorausgefüllt.

Wenn Sie zusätzlich direkt im Buchungsassistenten suchen wollen, dann lesen Sie einfach weiter.

Aussuchen einer Buchungsvorlage

Um im Buchungsasssitenten eine Buchungsvorlage auszusuchen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Navigieren über den Geschäftsvorfall-Baum
  2. Eingabe eines Suchbegriffs im Suchfeld des Buchungsassistenten
Buchungsassistent

Der Buchungsassistent ist als aufklappbarer Baum organisiert. Auf der ersten Ebene des Baumes sind die wichtigsten Kategorien von Geschäftsvorfällen aufgeführt, zum Beispiel

  • Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge
    Wenn Sie eine Eingangsrechung bezahlen oder ein Kunde eine Ihrer Rechnungen bezahlt hat
  • Umsatzerlöse
    erzielen Sie immer, wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen
  • Betriebliche Ausgaben
    Sind im Prinzip alle Kosten, die Sie für das Betreiben Ihres Gewerbes haben, vom Tankbeleg über Seminargebühren bis zur Raummiete für Ihr Büro oder Ladengschäft
  • Personalkosten
    Sind z.B. Löhne und Gehälter, Sozialabgaben oder Schulungsgebühren für Ihre Mitarbeiter
  • viele weitere

In diesen Kategorien (oder ihren Unterkategorien) finden Sie Buchungsvorlagen, die einen bestimmten Geschäftsvorfall repräsentieren.

Suche nach einem Stichwort

Alternativ zum Klicken im Suchbaum können Sie auch in das Suchfeld des Buchungsassistenten ein Schlagwort eingeben, um die passende Buchungsvorlage zu finden. Dazu wählen Sie am besten ein Stichwort wie „Tankbeleg“, „Benzin“, oder „Telefonrechnung“ und drücken die Enter-Taste (oder klicken auf das Filtersymbol hinter dem Suchfeld).

Kontolino! sucht dann die zu Ihrem Stichwort passenden Buchungsvorlagen heraus und zeigt Ihnen die Ergebnisse der Suche an:

Im Buchungsassistent suchen

Erzeugen eines Buchungssatzes aus einer Buchungsvorlage

Haben Sie die passende Vorlage für Ihren Beleg gefunden, klicken Sie einfach auf diesen Eintrag. Der Buchungsassistent belegt dann die Felder

  • Sollkonto
  • Habenkonto
  • Mehrwertsteuer-Satz

passend vor. Sie müssen nur noch das Buchungsdatum, die Belegnummer und den Betrag eingeben. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, den Buchungstext zu ändern, um den Geschäftsvorfall genauer zu beschreiben.

Anschließend können Sie auf „Verbuchen“ klicken und der Buchungssatz wird fertig verbucht.

Buchungsvorlagen mit mehreren Konten zur Auswahl

Neuer Buchungssatz mit orangenem Kontopfeil

Manche Geschäftsvorfälle können auf verschiedene Konten verbucht werden. Das häufigste Beispiel ist hier sicher die Frage, ob Sie einen Tankbeleg bar oder mit der Kreditkarte bezahlt haben. Je nachdem muss nämlich entweder das Kassen- oder das Kreditkarten-Konto auf der Habenseite der Buchung stehen.

Für solche Fälle erscheint der Pfeil neben dem Soll- / Habenkonto in „orangener“ Farbe. Klicken Sie auf den Pfeil, dann bekommen Sie die Alternativ-Konten angezeigt und können diese mit einem Klick auswählen

Weitere Informationen zum Thema in unserem Blog