Buchhaltung selber machen: Pro und Kontra

In diesem Artikel widmen wir uns der Frage, ob und für wen es sich eventuell lohnen kann, die Buchhaltung ganz oder teilweise in Eigenregie zu übernehmen. Neben den Kostenvorteilen des Selbstbuchens beleuchten wir auch die Frage, welche Vorteile eine Mischung aus Selbstbuchen und professioneller Hilfe durch ein Buchhaltungsbüro oder einen Steuerberater haben kann.

Warum muss ich überhaupt Buchen?

Als Selbständiger hat man grundsätzlich einige Pflichten hinsichtlich der Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Die Pflicht, jederzeit über den Gewinn oder Verlust aus einer selbständigen Tätigkeit Auskunft geben zu können, trifft wirklich jeden, der sich selbständig betätigt. Dabei ist die Betriebsgröße oder die Höhe der Einnahmen völlig irrelevant. Einer der wichtigsten Gründe dafür ist natürlich aus Sicht des Gesetzgebers die Besteuerung des Einkommens.

Es gibt also keine Ausnahmen in der Frage, ob man als Selbständiger Aufzeichnungen über seine Einnahmen und Ausgaben führen muss. Lediglich in den Anforderungen an die Form der Aufzeichnung und die Ermittlung von Gewinnen unterscheidet der Gesetzgeber zwischen verschiedenen Unternehmensgrößen (mehr dazu finden Sie auf unserer Seite „Welche Unterlagen muss ein Unternehmer beim Finanzamt vorlegen?„).

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Aber abgesehen von der steuerlichen Seite der Gewinnermittlung gibt es noch weitere wichtige Argumente dafür, die eigenen Geschäfte stets im Blick zu haben. So kann man einige wichtigen Entscheidungen nur sinnvoll treffen, wenn man die finanzielle Lage der Unternehmung (und damit oft die eigene) genau kennt:

• Grundlagenentscheidung: lohnt sich das Vorhaben (noch/schon)?
  Diese Fragestellung hat nicht nur mit dem Unternehmen zu tun, sondern auch mit der eigenen Gesundheit
• Investitionsentscheidung: kann ich mir eine Maschine oder EDV-Anlage leisten?
• Liquiditätsplanung:
  • Können im nächsten Monat alle bekannten und erwarteten Rechnungen und Steuer-Vorauszahlungen geleistet werden?
  • Wie viel Geld ist bereits jetzt bekannt, dass im nächsten Monat oder Quartal hereinkommen wird?
  • Nur auf Basis dieser beiden Fragen kann man ernsthaft versuchen, einen Blick auf künftige Einnahmen und Kosten zu wagen
  • Kann ich mir aktuell Geld aus der Firma für den privaten Gebrauch holen oder muss ich zuschießen?

Optionen für Selbständige

Nachdem nun also klar ist, dass es nicht nur sinnvoll, sondern auch gesetzlich erforderlich ist, Bücher zu führen, widmen wir uns der Frage, wie man das am besten macht. Schließlich ist nicht jeder zum Buchhalter geboren (oder weiß noch gar nichts davon, dass es doch so ist…).

Die naheliegendste und komfortabelste Variante ist sicherlich das vollständige outsourcen der Buchhaltung. Es gibt hier zwei grundsätzlich unterschiedliche Möglichkeiten: Ein Buchhaltungsbüro oder ein Steuerberater.

Buchhaltungsbüro oder Steuerberater

Während der Steuerberater die komplette Buchführung für Sie übernimmt, und gleich auch noch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, und wenn gewünscht den Jahresabschluss sowie Ihre private Einkommensteuererklärung übernimmt, ist ein Buchhaltungsbüro nicht dazu befugt, Sie in steuerlichen Fragen zu beraten. Buchhaltungsbüros sind in der Regel deutlich günstiger als Steuerberater, können dafür aber lediglich die laufenden Geschäftsfälle verbuchen. Für kleinere Firmen und Selbständige kann aber genau dies eine enorme Entlastung sein.

Bei beiden Varianten müssen Sie lediglich Ihre Belege sammeln und vorsortieren, ggf. Eigenbelege erstellen (z.B. Bewirtungsbelege oder Reisekostenabrechnungen) und diese dann jeden Monat oder jedes Quartal an Ihren Buchführungsdienstleister übergeben. Dieser verbucht dann alle Belege, prüft, ob die Belege vollständig sind (wenn etwa vom Bankkonto mehr Geld abgeflossen ist, als durch Belege nachvollziehbar ist), und – im Falle des Steuerberaters – erstellt dann die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und ggf. die Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Meist erhalten Sie regelmäßig eine Auswertung von Ihrem Dienstleister, aus der Sie dann die Zahlen und deren Entwicklung über die letzten Monate ersehen können. Außerdem teilt er Ihnen mit, wie hoch Ihre Umsatzsteuervorauszahlung oder -Erstattung ist. Im Falle einer Umsatzsteuer-Vorauszahlung müssen Sie diese dann ans Finanzamt überweisen.

Selbstbucher werden

Auf den ersten Blick erscheint das outsourcen sehr sinnvoll: Sie sammeln Ihre Belege, und der Profi macht den ganzen Rest. Sie müssen an nichts mehr denken und können sich Ihrem eigentlichen Business zuwenden. Dass Dienstleistung etwas kostet, ist klar und nimmt man gerne in Kauf, wenn man dadurch Zeit und Nerven spart.

Dennoch hat die Variante des Selbstbuchens durchaus einigen Charme.

So sparen Sie eine ganze Menge Geld, wenn Sie Ihre Geschäftsfälle selbst verbuchen (dazu später mehr). Zudem haben Sie Ihre Buchhaltungsdaten stets im Zugriff und sind nicht auf Auswertungen Ihres Dienstleisters angewiesen. So können Sie zeitnah und umfassend die Grundlage für Ihre Entscheidungen aus der Buchhaltungssoftware ziehen.

Aber kommen wir zunächst auf die Nachteile des ganzen zurück: Wenn Sie alles selber machen, sieht das ganze Prozedere jeden Monat so aus:

1. Sie sammeln alle Ihre Belege und erstellen ggf. Eigenbelege (wie oben)
2. Für jeden Beleg erfassen Sie einen Buchungssatz (oder auch mehrere) in einem Buchhaltungsprogramm
3. Sie prüfen, ob die Einnahmen und Ausgaben laut Belegen zu denen, wie sie auf dem Bankkonto und in der Kasse zu verzeichnen sind, identisch sind
4. Sie geben Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie evtl. eine Zusammenfassende Meldung (bei Lieferungen ins EU-Ausland) beim Finanzamt ab
5. Sie überweisen die Umsatzsteuer-Vorauszahlung ans Finanzamt

Wenn Sie nun genau hingeschaut haben, sind drei der fünf Punkte genau identisch zur Variante mit dem Dienstleister. Sie sammeln und sortieren immer Ihre Belege und müssen auch stets die Zahlungen ans Finanzamt selbst tätigen. Im Falle des Buchhaltungsbüros müssen Sie in der Regel auch die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst übernehmen, die letztendliche Verantwortung für deren Korrektheit tragen Sie übrigens auch bei der Beauftragung eines Steuerberaters selbst.

Sie sehen: für den Selbstbucher kommen gegenüber der Dienstleister-Variante maximal 2 zusätzliche Tätigkeiten dazu:

• Verbuchen der Belege
• UStVA abgeben

Und hier kommt die Wahl der Buchhaltungssoftware ins Spiel

Wenn Sie eine gute Buchhaltungssoftware benutzen, ist die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung nur ein Mausklick. (Hier können Sie sich anschauen, wie einfach das in Kontolino! ist – inklusive Video). Per Elster-Online-Schnittstelle können die Zahlen fürs Finanzamt in wenigen Sekunden direkt aus der Buchhaltung heraus zusammengesucht und übertragen werden – vollautomatisch!

Alles andere kann Ihnen eigentlich niemand abnehmen:

• Sie brauchen die Disziplin, Ihre Belege gewissenhaft, zeitnah und vollständig zu sammeln
• Sie müssen Eigenbelege erstellen (Bewirtung, Reisen, Repräsentation)
• Sie müssen Liquidität für die Steuerzahlungen bereitstellen und voraus planen
• Sie müssen Ihre Rechnungen an Kunden schreiben
• Sie müssen Ihre Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern bezahlen

Es bleibt also noch das Verbuchen der Belege.

Nun kann man sicher sagen, es ist einiges an Buchführungswissen nötig, um die Geschäftsvorfälle zu verbuchen. Das ist nicht ganz von der Hand zu weisen, denn Fehler sind an dieser Stelle in vielerlei Hinsicht riskant: es könnte bei Falschbuchungen etwas vergessen werden, die Zahlen ans Finanzamt stimmen letztendlich nicht, und vielleicht rechnet man sich reicher, als man ist, wenn man falsche Buchungssätze erfasst.

Andererseits: gerade in kleinen Unternehmen, die mit einer Hand voll Dienstleistungen am Markt agieren oder in einem kleinen Ladengeschäft gibt es nur einige wenige, immer wieder kehrende Geschäftsvorfälle. Jeden Monat gibt es ein paar Lieferantenrechnungen, eine Strom- und Telefonrechnung sowie die Tageseinnahmen aus dem Laden oder die Ausgangsrechnungen an Kunden. Jeder dieser Geschäftsvorfälle ist immer wieder der gleiche. Und ganz gleich, wie viele Ausgangsrechnungen Sie jeden Monat schreiben: die Buchungssätze dazu sind immer die selben.

Die meisten kleinen Unternehmen, Einzelfirmen, Freiberufler haben vielleicht 20 bis 30 verschiedene Buchungssätze, die immer wieder kehren. Einmal gelernt, sitzen sie nach dem dritten oder vierten Mal sicher und unauslöschlich in Ihrem Hirn.

Jetzt aber kommt die Überraschung: diese Geschäftsvorfälle und die dazu gehörigen Buchungssätze sind nicht nur bei Ihnen immer dieselben, sondern auch bei allen anderen Selbständigen. Man kann diese Buchungssätze in der Fachliteratur nachlesen und sich einprägen. Es gibt einige sehr gute Fachbücher, die Ihnen die Buchführung auf einfache und gut verständliche Weise erklären. Außerdem gibt es Nachschlagewerke, in denen sich die wichtigsten Buchungsfälle heraussuchen lassen. Wir haben übrigens auch eines: unser Kontierungslexikon.

Die meisten Buchungen eines kleinen Unternehmens sind absolute Standardfälle

In den meisten kleineren Unternehmen kommen wirklich knifflige Buchungen eher selten vor.

Mit einer geeigneten Buchführungssoftware benötigen Sie noch nicht einmal Fachliteratur für Ihre Buchungen: mit Buchungsvorlagen, die genau diese Standardfälle bereits bieten und nach Stichworten durchsuchbar sind, können Sie ohne großartige Vorkenntnisse Ihre Belege schnell und einfach verbuchen. Natürlich nehmen wir hierzu wieder unsere Software als Beispiel: Mit dem Kontolino!-Buchungsassistenten  (kurzes Video dazu) suchen Sie etwa nach dem Stichwort „Telefon“, und Kontolino! schlägt Ihnen die Buchungssätze zur Verbuchung einer Telefon- oder Handyrechnung vor: Sie müssen nur noch das Datum der Rechnung und den Betrag sowie eine fortlaufende Belegnummer eingeben – fertig ist der Buchungssatz.

Um Ihnen als Selbstbucher die Arbeit noch weiter zu vereinfachen, schlägt Ihnen Kontolino! auch bereits erfasste Buchungssätze vor, wenn Sie einen neuen Geschäftsfall verbuchen. Damit können Sie zum Beispiel immer wieder kehrende Geschäftsvorfälle noch schneller als mit dem Buchungsassistenten eingeben, wenn z.B. sogar der Betrag immer wieder derselbe ist (Telefon-Flatrate, Ladenmiete, Abschlag für Strom, Gas oder Wasser usw.). Sind Ihre Geschäftsvorfälle nun doch besonders, zum Beispiel, weil Sie nicht zum Abzug von Vorsteuer berechtigt sind, bieten wir ihnen mit so genannten Buchungsmustern Vorlagen, die Sie sich selbst erstellen können.

Selbstbuchen heißt nicht unbedingt, alleine zu sein!

So gut das alles auch klingt, nicht jeder mag sich nun komplett ins kalte Wasser stürzen, und die Sache ganz auf eigene Faust angehen. Ein wenig Unterstützung durch einen Buchführungsprofi kann zur Einarbeitung nicht schaden, oder ein zweiter Blick durch den Steuerberater wäre beruhigend – und sei es nur in schwierigen Fällen.

Die gute Nachricht hierzu ist: Selbstbuchen heißt nicht, sich zum einsamen (Buchhalter-)Wolf zu machen. Sie können natürlich jederzeit einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro hinzuziehen.

So bietet Kontolino! ab dem Paket Standard die Möglichkeit, zusätzliche Benutzer anzulegen, die in die Buchhaltung mit hineinschauen oder sogar Korrekturen an Ihren Buchungssätzen vornehmen können (je nachdem, welche Berechtigungen Sie diesem Benutzer einräumen). Ein Buchhaltungsbüro kann Ihnen etwa einzelne Buchungssätze erfassen oder ein Buchungsmuster anlegen, mit dem Sie künftig den selben Fall wieder verbuchen können.

Natürlich können Sie diese Funktionalität auch nutzen, um die Buchhaltung in klassischer Weise von einem Buchhaltungsbüro durchführen zu lassen, und trotzdem stets online direkt in die Buchhaltung hineinschauen zu können. So haben Sie das beste aus zwei Welten: der Profi bucht, und Sie haben den vollständigen Überblick – wann und wo immer sie möchten!

Denkbare Szenarien sind z.B.:

• Sie buchen selbst, bitten aber einmal im Quartal den Steuerberater, gegen zu prüfen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung abzusenden
• Sie übergeben Ihre Belege jeden Monat an ein Buchhaltungsbüro, das für Sie die Geschäftsvorfälle verbucht, und Sie senden die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst ab
• Sie machen alles selbst, ziehen aber in Kniffligen Fällen einen Profi hinzu, der Ihnen diesen Buchungssatz oder ein Buchungsmuster erstellt

Diese Liste ist natürlich nicht erschöpfend. Sie haben aber sicher einen Eindruck davon bekommen, wie flexibel der Einsatz einer Buchführungssoftware gehandhabt werden kann.

Welche Erfahrungen haben Sie als Selbstbucher gesammelt, oder aus welchen Gründen haben Sie sich dagegen entschieden? Wir freuen uns über Kommentare und Fragen auf diesem Blog oder per E-Mail an hilfe@kontolino.de.

Fazit

Selbstbuchen kann nicht nur mit einigen Vorteilen aufwarten, was den ständig aktuellen und ständigen Überblick über die eigenen Finanzen angeht. Darüber hinaus kann man als Selbstbucher eine ganze Menge Geld sparen, wenn man gewillt ist, sich ein bisschen in die Materie einzuarbeiten. Zwar schwanken die Kosten für Buchhaltungsbüros recht stark, aber als Daumenregel können Sie von Kosten ab ca. 35 Euro pro Monat ausgehen. Steuerberater haben einen relativ starren Tarif, der zentral festgelegt ist. Ihre Dienstleistung beginnt bei rund 100 € pro Monat.

Nicht zu verachten ist jedoch der Zugewinn an Komfort durch das Outsourcen von Buchhaltung und Steuer. Das gute Gefühl, die Sache in professionellen Händen zu wissen, wiegt für manchen sehr viel schwerer, als das Kostenargument.

Die gute Nachricht ist, dass man diese Dinge beliebig miteinander kombinieren kann, und so den Kostenvorteil des Selbstbuchens mit bedarfsgerechter Unterstützung durch einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ergänzen kann. So sind die Mittel optimal eingesetzt, um Fehler zu vermeiden und steuerlich die besten Möglichkeiten zu finden, während man die Routinetätigkeiten selbst erledigt.

Der Schlüssel zum Gelingen ist hier die Wahl der passenden Software oder des optimalen Cloud-Service für die Buchhaltung. Mit den umfangreichen Assistenten und Hilfen, gepaart mit Einsteiger-gerechter Dokumentation und einem hilfreichen Support durch den Anbieter kann letztendlich fast nichts falsch laufen.

Weiterführende Informationen

Wenn Sie sich auf unserem Blog ein bisschen umsehen, haben Sie sicher schon festgestellt, dass wir unsere Leser immer wieder über interessante Themen rund um die Buchführung informieren und wertvolle Tipps zur Verbuchung von Geschäftsfällen geben. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen noch die folgenden Seiten:

• Buchtipps für Selbstbucher
• Unser Wissenswertes (Rechenblätter, Checklisten usw.)
• Kontierungslexikon zu den wichtigsten Geschäftsfällen eines kleineren Unternehmens

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Wenn Sie nun den Einstieg als Selbstbucher einfach mal testen möchten, empfehlen wir Ihnen, Kontolino! kostenlos und völlig unverbindlich für 2 Monate zu testen.