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um 10:42:50

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Buchhaltung

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So verwalten sie Ihre Belege im Buchführungsordner

Als Selberbucher muss man sich seine Buchführung selbst organisieren, was für manch einen erst einmal beängstigend klingt. Tatsächlich aber ist das alles kein Hexenwerk.

In diesem Beitrag wollen wir uns mal mit dem Thema der Sammlung und Aufbewahrung von Belegen widmen.

Wie lange und wozu muss ich Belege aufbewahren?

Hierzu ist zunächst einmal wichtig zu wissen, dass alle buchhalterisch wichtigen Aufzeichnungen und Belege zehn Jahre lang aufzubewahren sind. Die Frist dieser Aufbewahrung beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem ein Beleg verbucht wurde bzw. in dem Jahr, in dem die Steuererklärung zu diesem Jahr eingereicht wurde. Eine Eingangsrechnung für den Einkauf eines Tintenstrahldruckers am 14.7.2013 muss also, wenn das Geschäftsjahr am 31.12.2013 endet, bis zum 31.12.2024 aufbewahrt werden.

Heben Sie also am besten den ganzen Ordner von 2013 bis Ende 2024 auf.

Die Finanzbehörde behält sich in der Regel bei der Erteilung eines Steuerbescheides eine Nachprüfung vor, d.h., es kann innerhalb von 10 Jahren nach dem Ablauf eines Geschäftsjahres sein, dass sich das Finanzamt bei Ihnen zur Betriebsprüfung einlädt. Dabei werden dann Geschäftsjahre festgelegt, die zur Prüfung vorzulegen sind. Wenn es dazu kommt (es trifft hier lange nicht jeden, und wenn man seine Buchführung gewissenhaft betreibt, ist das auch alles halb so schlimm – ich spreche da aus Erfahrung als Selberbucher), müssen alle Buchungsvorgänge sowie die dazu gehörigen Belege verfügbar gemacht haben. Dazu gehören, so ganz am Rande erwähnt, auch die Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen aus dieser Zeit (wenn es um Geschäftskonten bzw. -Karte geht).


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Hier soll auch gleich ein Thema nochmals erwähnt werden, das wir bereits hier in diesem Blog behandelt haben: Die Belege sind nach aktueller Rechtslage im Original aufzubewahren und vorzuweisen. Eine Sammlung gescannter Belege ist nicht unbedingt ausreichend. Um es genau zu sagen: ob und wann elektronisch gescannte Belege vom Finanzamt anerkannt werden, und wie ein Belegarchiv technisch ausgestaltet sein muss, damit es den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht wird, ist völlig unklar. Die einzige sichere Art, im Falle einer Betriebsprüfung ganz sicher zu sein, dass man keine Probleme wegen der Belege bekommt, ist, diese im Original zu archivieren.

Wichtiges Update (Juni 2015): Am 1.1.2015 sind in Deutschland die neuen GoBD in Kraft getreten, in denen das Bundesfinanzministerium die Nutzung eingescannter Belege als Buchungsbelege ausdrücklich erlaubt. Damit ist zwar die juristische Situation streng genommen noch nicht wirklich verändert zu unserer Aussage von 2013 (die GoBD sind kein Gesetz), aber die Finanzbehörde sagt damit zu, die Füße still zu halten, wenn Belege nur noch elektronisch aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden. Nach unserer Auffassung gilt das aber nur für Wirtschaftsjahre, die ab dem 1.1.2015 beginnen. Mehr Informationen zu den neuen GoBD und den Regelungen zu elektronischen Belegen finden Sie in unserem Artikel „Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD„.

Wie also baue ich mein Belegarchiv auf?

Ich gebe hier mal wieder, wie wir das bei der  objektfabrik (der Firma, die Kontolino! entwickelt und bereitstellt) handhaben. Wir hatten bereits vor ein paar Jahren eine Betriebsprüfung, die ziemlich problemlos verlaufen ist.

Wir legen jedes Jahr einen Ordner an, der folgende 4 Abteilungen hat (einfache Papp-Register reichen hier völlig aus, handbeschrieben. Wir nehmen immer die braunen Dinger mit den Zahlen 0 bis 9 zum Abschnippeln):

  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen
  • Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen

In den ersten Jahren hatten wir nicht allzu viele Belege pro Jahr, sodass am Anfang auch zwei oder drei Jahre in einen Ordner gepasst haben. Dazu haben wir eben eine zusätzliche Registerfahne hineingeheftet, auf der das jeweilige Geschäftsjahr vermerkt war.

Um die Ablage rein technisch einfach zu gestalten, wird in jeder dieser Abteilungen immer der neuere Beleg vorne eingeheftet, sodass die Belege am Ende in chronologisch absteigender Folge abgeheftet sind. Auch die Jahre sind so abgeheftet: das neueste Jahr immer vorne, sodass man einfach ein seine aktuellen Belege herankommt. An die Belege aus dem Vorjahr muss man ja eher selten ran.

Wir buchen einmal im Monat, in den ersten Tagen des neuen Monats die Belege des abgelaufenen Monats. Während des Monats werden alle Belege in einer Mappe abgelegt, und zum Verbuchen dann nach Datum sortiert, und zwar so, dass die ältesten Belege zuerst verbucht werden.

Zum Monatsabschluss gehört dann immer die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und ggf. der zusammenfassenden Meldungen, die zum Abschluss eines Monats in der ersten Abteilung abgeheftet werden. Dadurch ist das Abschliessen des Monats auch im Ordner manifestiert: Zum Ende hakt man den Monat ab, indem das UStVA-Protokoll aus der Elster-Schnittstelle vorne abgeheftet wird, und der Ordner kann wieder für einen Monat zugeklappt werden. Sowas nennt man glaube ich Belohnungstick ;-).

Also in der ersten Abteilung finden sich am Jahresende die 12 Umsatzsteuer-Voranmeldungen (und ggf. die zusammenfassenden Meldungen) in der Reihenfolge Dezember bis Januar. Zwar archiviert Kontolino! diese Belege auch, aber dich persönlich finde es beruhigend, schnell im Ordner nachsehen zu können, ob denn die UStVA schon abgegeben wurde…


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Die zweite Abteilung ist den Kontoauszügen vom Geschäftskonto und der Kreditkartenabrechnung gewidmet. Auch hier kommen am Monatsende immer die aktuellen Abrechnungen vorne drauf. Wir haben uns entschlossen, diese Belege gesondert zu nummerieren, also KO01 für den Januar-Bankauszug und KR01 für die Kreditkartenabrechnung vom Januar. In der Regel wird ja der Kontoauszug nicht als Beleg für die Buchführung benötigt, aber zum Nachprüfen, ob das Konto „Bank“ in der Buchführung stimmt. Eine Ausnahme gibt es allerdings: wenn Sie Kontoführungsgebühren bezahlen oder Zinserträge oder Aufwendungen haben, stehen diese ja nur auf dem Kontoauszug. Dann handelt es sich auch um einen Buchungsbeleg.

Abteilung Nummer 3 ist mein persönlicher Favorit. Hier kommen alle Rechnungen hinein, die wir an Kunden versenden. Als Nummerierungsschema für diesen Abschnitt nutzen wir die Rechnungsnummern. Die Rechnung 1076215 von 12.04.2013 hat also in der Buchhaltung ebenfalls die Belegnummer 1076215. Hier gilt wie überall: der neuere Beleg kommt oben drauf.

In der letzten Abteilung kommen all die Rechnungen unter, die uns zugehen (darum nennt man sie auch liebevoll „Eingangsrechnungen“). Das sind alle Tankbelege, Stromrechnungen, Rechnungen für Büromaterial, Internet-Seiten und Telefonrechnungen etc. In der Regel ist das der dickste Abschnitt, und so macht er sich hinten am besten, denn man muss dann nicht immer so viele Blätter im Ordner umher wuchten, wenn man an einen dahinter liegenden Abschnitt will (weil ja keiner mehr dahinter kommt). Unsere Eingangsrechnungen werden beim Verbuchen einfach fortlaufend durchnummeriert. Jedes Jahr beginnt mit der Belegnummer 1, und der Beleg Nummer 1 liegt immer zu unterst im Ordner. Wieso beginnen wir jedes Jahr mit 1 und führen die Nummern des alten Jahres nicht einfach fort? Weil es im neuen Jahr manchmal ganz überraschend Mitte Februar nochmal ein paar Belege gibt, die im alten Jahr zu verbuchen sind, und dann müsste man die Belege des neuen Jahres alle nochmal neu nummerieren und die Buchungssätze ändern…

Der Ablauf ist immer ungefähr so: Beleg in die Hand, Belegnummer draufschreiben, Buchungssatz in Kontolino! eintippen, Löcher in den Beleg gerammt und ab in den Ordner – immer zuoberst in der aktuellen Abteilung. So arbeitet man sich durch den Ordner von hinten nach vorne durch und geniesst zum Schluss den Akt des Zuschlagens und den Ordner für einen Monat im Regal verschwinden Lassens.  Und zudem ist der Betriebsprüfer oder die Betriebsprüferin zufrieden und hat nichts an der Belegsammlung auszusetzen.

Auch wenn Sie selbst mal einen Beleg brauchen (zum Beispiel die Kaufrechnung (=Garantiebeleg) des eben kaputt gegangenen elektrischen Bleistiftspitzers, den Sie nun umtauschen müssen), findet sich der Beleg recht schnell: Ordner des Kaufjahres aus dem Regal, Abteilung „Eingangsrechnungen“ aufschlagen und chronologisch rückwärts durch die Belege blättern, bis die Kaufrechnung gefunden ist.

Kleiner Tipp am Rande: Wenn Sie die Rechnung für Reparatur oder Umtausch aus der Hand geben müssen, machen Sie eine Kopie davon und heften diese in den Buchhaltungsordner. Vermerken Sie auf der Kopie, wieso hier das Original fehlt. Kommt der Originalbeleg wieder zurück, heften Sie wieder das Original an die Stelle zurück.

Wenn es besonders viele Belege sind

In den letzten Jahren hatten wir meist nicht mehr als 300-400 Beleg in den Abschnitten 3 und 4. Das passte alles in einen Ordner und durch die Belegnummer und das Belegdatum in absteigender Sortierung findet man sich da fix zurecht. Wenn es aber deutlich mehr Belege werden, muss man dieses System erweitern. Möglichkeiten dazu:

  • Monatsregister für die jeweilige Abteilung
    Wenn Sie zum Beispiel hunderte kleiner Rechnungen pro Monat haben, bietet es sich an, am Schluss eines jeden Monats ein Registerblatt für diesen Monat einzufügen. So kann man schnell auf dem März 2012 zugreifen, ohne sich durch ein paar tausend Belege wühlen zu müssen
  • Getrennte Ordner für einzelne Abteilungen
    Natürlich können Sie, wenn Sie z.B. sehr viele Eingangsrechnungen haben, ein Jahr auch in mehrere Ordner verteilen, etwa die Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Steuer-Sendeprotokolle zusammen in einem Ordner und die Eingangsrechnungen in einem eigenen Ordner pro Jahr. Dann haben Sie eben zwei oder drei Ordner für jedes Jahr.
  • Getrennte Ordner nach Monaten bzw. Belegnummern
    Wenn es dann noch nicht alles in einem Ordner unterkommt, müssen Sie eben die Ordner noch weiter unterteilen. Dann gibt es eben einen Ordner „Eingangsrechnungen 2013 Januar-Juni“ sowie einen „Eingangsrechnungen 2013 Juli-Dezember“, oder „Ausgangsrechnungen 2013 107625 – 108142“ und „Ausgangsrechnungen 2013 108143 – 108726“.

Wie organisieren und führen Sie Ihr Belegarchiv?

Wir sind mit diesem Ablagesystem sehr gut gefahren, auch durch eine Betriebsprüfung. Aber es ist sicher nicht der einzig richtige Weg, Buchungsbelege zu führen. Man kann das bestimmt auch anders, vielleicht sogar besser machen. Haben Sie ein anderes System? Ich würde mich über Kommentare und Anregungen freuen – man lernt ja nie aus!

 

Eine Antwort zu “So verwalten sie Ihre Belege im Buchführungsordner”

  1. […] dürfen auch weiterhin mit dem klassischen Belegordner arbeiten und Ihre Papierbelege darin abheften. Sie können auch, wenn Sie gerne den Belegordner […]