Als Selberbucher muss man sich seine Buchführung selbst organisieren, was für manch einen erst einmal beängstigend klingt. Tatsächlich aber ist das alles kein Hexenwerk.
In diesem Beitrag wollen wir uns mal mit dem Thema der Sammlung und Aufbewahrung von Belegen widmen.
Wie lange und wozu muss ich Belege aufbewahren?
Hierzu ist zunächst einmal wichtig zu wissen, dass alle buchhalterisch wichtigen Aufzeichnungen und Belege zehn Jahre lang aufzubewahren sind. Die Frist dieser Aufbewahrung beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem ein Beleg verbucht wurde bzw. in dem Jahr, in dem die Steuererklärung zu diesem Jahr eingereicht wurde. Eine Eingangsrechnung für den Einkauf eines Tintenstrahldruckers am 14.7.2024 muss also, wenn das Geschäftsjahr am 31.12.2024 endet, bis zum 31.12.2035 aufbewahrt werden.
Heben Sie also am besten den ganzen Ordner von 2024 bis Ende 2035 auf.
Die Finanzbehörde behält sich in der Regel bei der Erteilung eines Steuerbescheides eine Nachprüfung vor, d.h., es kann innerhalb von 10 Jahren nach dem Ablauf eines Geschäftsjahres sein, dass sich das Finanzamt bei Ihnen zur Betriebsprüfung einlädt. Dabei werden dann Geschäftsjahre festgelegt, die zur Prüfung vorzulegen sind. Wenn es dazu kommt (es trifft hier lange nicht jeden, und wenn man seine Buchführung gewissenhaft betreibt, ist das auch alles halb so schlimm – ich spreche da aus Erfahrung als Selberbucher), müssen alle Buchungsvorgänge sowie die dazu gehörigen Belege verfügbar gemacht haben. Dazu gehören, so ganz am Rande erwähnt, auch die Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen aus dieser Zeit (wenn es um Geschäftskonten bzw. -Karte geht).
Hier soll auch gleich ein Thema nochmals erwähnt werden, das wir bereits hier in diesem Blog behandelt haben: Die Belege können inzwischen ersetzend gescannt werden. Dies ist nach den GoBD inzwischen ausdrücklich abgedeckt.
Wie also baue ich mein Belegarchiv auf?
Ich gebe hier mal wieder, wie wir das bei der objektfabrik (der Firma, die Kontolino! entwickelt und bereitstellt) handhaben. Wir hatten bereits vor ein paar Jahren eine Betriebsprüfung, die ziemlich problemlos verlaufen ist.
Wir legen jedes Jahr einen Ordner an, der folgende Abteilungen hat (einfache Papp-Register reichen hier völlig aus, handbeschrieben. Wir nehmen immer die braunen Dinger mit den Zahlen 0 bis 9 zum Abschnippeln):
- Steuermeldungen
- Kontoauszüge / Kreditkartenabrechnungen
- Eingangsrechnungen
In den ersten Jahren hatten wir nicht allzu viele Belege pro Jahr, sodass am Anfang auch zwei oder drei Jahre in einen Ordner gepasst haben. Dazu haben wir eben eine zusätzliche Registerfahne hineingeheftet, auf der das jeweilige Geschäftsjahr vermerkt war.
Um die Ablage rein technisch einfach zu gestalten, wird in jeder dieser Abteilungen immer der neuere Beleg vorne eingeheftet, sodass die Belege am Ende in chronologisch absteigender Folge abgeheftet sind. Auch die Jahre sind so abgeheftet: das neueste Jahr immer vorne, sodass man einfach ein seine aktuellen Belege herankommt. An die Belege aus dem Vorjahr muss man ja eher selten ran.
Wir buchen einmal in der Woche. Sobald neue Belege – meist per Mail hereinflattern, senden wir diese an die Mailadresse der Inbox von Kontolino! weiter. Belege, die nur analog vorliegen, werden immer seltener und werden in einer Mappe gesammelt. Um zu buchen, holen wir online die Bankumsätze dank finAPI-Schnittstelle auf Knopfdruck ab.Wir drucken die Umsätze aus und heften diese in der zweiten Abteilung unseres Odners ab. Auch hier kommen bei jeder Verbuchung immer die aktuellen Abrechnungen vorne drauf. Wir haben uns entschlossen, diese Belege gesondert zu nummerieren, also KO01 für den 1. Bankauszug und KR01 für die 1. Kreditkartenabrechnung.
Diese Umsätze verbuchen wir und ordnen dabei die allermeisten Belege aus der Inbox oder unserem Ordner diesen Umsätzen zu. Die Zahlungseingänge unserer Ausgangsrechnungen verbuchen wir auch beim Verbuchen des Bankumsatzes. Die Ausgangsrechnungen haben wir vorher bereits mit Kontolino! erstellt, automatisch nummerieren lassen und die Forderungen haben wir bereits mit der Erstellung der Ausgangsrechnung verbucht. Wir sparen uns hier die Ausdrucke der Rechnungen – denn diese sind digital und sind gut in Kontolino! abgelegt.
Zum Schluss ein kurzer Blick in die Belege-Inbox bzw. in den Belege-Ordner, ob noch etwas verbucht werden muss. Dann werden – meist sind das Privateinlage oder -auslagen – noch zusätzlich verbucht. Die analogen Belege heften wir in die letzte Abteilung unseren Belege-Ordners ab und notieren die vergebene Belegnummer. Bei digitalen Belegen können wir uns diese Arbeit sparen.
Zum Monatsabschluss gehört dann immer die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und ggf. der zusammenfassenden Meldungen über die Elster-Schnittstelle in Kontolino! und deren Verbuchung. Wer mag, kann die UStVAs ausdrucken und abheften. Wir machen dies zur Zeit nicht mehr.
Zusammenfassung
Man merkt, die Digitalisierung macht sich bemerkbar und viele Belege für den Papierordner sind nicht mehr übrig. Statt dessen liegen immer mehr Belege direkt in Kontolino! – entweder in der Belege-Inbox – oder aber als Ausgangsrechnung digital ab. Das spart nicht nur Papier sondern ist auch sehr einfacher vom Handling her.