Oft werden Ihnen direkt beim Zahlungseingang von Dienstleistern wie Paypal, Stripe etc. Zahlungsgebühren abgezogen. Wenn Sie Ihre Bankumsätze verbucht haben, mussten Sie diese Zahlungsgebühren von Hand in Kontolino! verbuchen. Nun unterstützt Sie Kontolino! dabei:
Sobald Kontolino! die Information bekommt, dass Zahlungsgebühren enthalten sind, wird zur Buchung des Zahlungseinganges eine zusätzliche Buchung erzeugt: die für die Zahlungsgebühren. Dabei werden – wenn Sie die online-Schnittstelle zum Abruf der Bankauszüge verwenden – die Information, dass Zahlungsgebühren enthalten sind, automatisch mitgeliefert. Diese Information wird nun von Kontolino! entsprechend zur Erzeugung des zusätzlichen Buchungssatzes verwendet. D.h. hier müssen Sie keine vorbereitenden Arbeiten tätigen.
Anders sieht es aus, wenn Sie einen individuellen „CSV-Filter“ für Ihre Bankumsätze in Kontolino! angelegt haben und nutzen. Hier können Sie Ihren bestehenden CSV-Filter unter dem Menüpunkt „Verwalten –> Bankverbindungen“ bearbeiten. In dem Punkt, in dem Sie die Spalten zugeordnet haben, können Sie nun zusätzlich die Spalte „Zahlungsgebühr“ zu der gleichen Kategorie von Kontolino! zuordnen. Sobald Sie dies gemacht haben, wird in Zukunft beim Verbuchen Ihrer Bankumsätze, der zusätzliche Buchungsvorschlag für die Zahlungsgebühren von Kontolino! für Sie erstellt.
Um den Einstieg in Kontolino! zu erleichtern, haben wir für Sie neue Videos zu verschiedenen Themenfeldern erstellt. Denn wie heißt es so schön, ein Bild sagt mehr wie tausend Worte. Und ein kurzes Erklärvideo ist eingängiger als die bestgeschriebenste Dokumentation.
Welche Videos haben wir für Sie neu erstellt?
Zum Einen haben wir bereits vorhandene Videos wieder auf den aktuellen Stand der Dinge in Kontolino! gebracht: zum Beispiel der Ablauf des Verbuchen eines Bankauszuges oder der Erstellung einer Rechnung. Auf der anderen Seite haben wir für Sie zusätzliche Videos erstellt zu Themen, zu denen wir immer wieder Fragen erhalten haben. So gibt es zum Beispiel nun Videos dazu, wie Sie Ihre Bankkonten online in Kontolino! anbinden oder eigene Belegnummernautomaten einrichten.
So stehen Ihnen nun 11 Videos zu folgenden Themenblöcken zur Verfügung:
Ziel des Artikels ist es, Ihnen eine Übersicht über die Importmöglichkeiten Ihrer Daten nach Kontolino! zu geben. Als erstes wollen wir Ihnen in einer Tabelle eine Übersicht über alle Daten und deren Importmöglichkeit bieten. Finden Sie dabei Daten, die Sie auch gerne importieren wollen und kennen die Möglichkeit nicht? Dann können Sie zu Ihrer Datenart scrollen und dort Detail zum Import nachlesen.
Übersicht über die verschiedenen Datenarten und deren Importmöglichkeit nach Kontolino!
In der nachstehenden Tabelle sehen Sie die verschiedenen Datenarten als Zeilen aufgelistet und die Importmöglichkeiten als Spalten dargestellt.
Importmöglichkeiten verschiedener Datenarten von Kontolino!
Die verschiedenen Datenarten und deren Importmöglichkeiten
In der Buchhaltung gibt es sehr viele Daten, die Sie zum Buchen brauchen. Angefangen vom Beleg (denn der eiserne Buchhaltungsgrundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“ ist nach wie vor gültig) über Ausgangsrechnungen bis hin zu Bankauszügen reicht die Palette der Daten, die für die Buchhaltung notwendig sind. Gut, dass viele Daten inzwischen digital vorliegen und auf die ein oder andere Art nach Kontolino! importiert werden können. Lesen Sie nachstehend im Detail nach, welche Datenarten Kontolino! unterscheidet und welche Importmöglichkeiten es dafür gibt.
Belege
Unter Belegen verstehen wir von Kontolino! alle Eingangsrechnungen, die Sie erhalten. Zusätzlich fallen darunter auch eigen erstellte Belege, wie z. B. Kassenzettel, Tankbelege, Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lohnabrechnungen, Ausgangsrechnungen etc.. Die Belege bilden die Grundlage für eine Buchung. Das heißt aus den Belegen ist immer ersichtlich, um welchen Geschäftsfall es sich handelt, der Betrag, der Mehrwertsteuersachverhalt und das Datum. Sobald der Beleg einem Buchungssatz zugeordnet und verbucht wurde, erhält dieser zwingend eine Belegnummer und kann GoBD-konform nicht mehr gelöscht werden.
Der Weg um Ihre Belege nach Kontolino! zu importieren ist vielfältig:
Sie können die Belege einfach als Datei mit drag & drop zur Buchung selbst dazuladen oder in die Belege-Inbox legen. Sie können die Belege-Inbox auch füllen, in dem Sie Ihre Belege per Mail an die Mailadresse Ihrer Belege-Inbox weiterleiten. Sie können auch Ihren Beleg mit dem Handy abfotografieren und mit der Teilen-Funktion an die Mail-Adresse Ihrer Belege-Inbox weiterleiten.
Eine andere Möglichkeit, Ihre Belege zu importieren ist, den DATEV-Import für Buchungsstapel mit Belegen zu nutzen. Hier können Sie einfach eine zip-Datei hochladen, die dem DATEV-Format entspricht und Ihre Belege enthält. Den DATEV-Import finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“
Last but not Least können Sie zum Belege-Upload auch die API-Schnittstelle von Kontolino! nutzen. Unter einer API-Schnittstelle versteht man den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen, verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.
Bankauszüge
Bankauszüge sind deshalb für die Buchhaltung wichtig, da diese die Geldflüsse dokumentieren. Und da sehr häufig Zahlungen über das Bankkonto getätigt werden und die Girocard die Barzahlung mehr und mehr ablöst, werden die Bankauszüge immer wichtiger. Einem Bankauszug wird für die Buchhaltung entnommen, wann welche Rechnung bezahlt wurde.
Auch über Paypal, Amazon und Stripe laufen Zahlungen, so dass diese aus buchhalterischer Sicht wie Banken fungieren. Das heißt auch die von diesen Anbietern erstellten Auszüge laufen in Kontolino! unter dem Begriff: Bankauszüge.
Für den Import Ihrer Bankauszüge haben Sie 2 Möglichkeiten. Beide dieser Möglichkeiten, können Sie einmalig unter „Verwalten“ –> „Bankverbindungen“ einrichten:
Online via finAPI: Da Bankzugänge sehr hohen Sicherheitsstandards entsprechen müssen, nutzt Kontolino! zum Abruf der Bankumsätze den Service von finAPI. Sie binden dazu einmal Ihr Konto in Kontolino! ein und danach können Sie auf Knopfdruck immer Ihre neuesten Bankumsätze abholen und in Kontolino! verbuchen.
per Dateiimport: Alternativ können Sie Ihre Bankdaten auch per Datei importieren. Dazu können Sie entweder das MT940-Format benutzen, das Ihnen viele Banken zur Verfügung stellen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass das Format bekannt und fix und fertig in Kontolino! hinterlegt ist. So müssen Sie Ihre Daten nicht manuell zuordnen. Alternativ können Sie CSV-Dateien importieren. Dafür müssen Sie vor dem ersten Import der Datei entsprechend die Spalten Ihrer CSV-Datei zu den benötigten Informationen von Kontolino! zuordnen. Für Paypal, Amazon und Stripe sind in Kontolino! wie für das MT940-Format bereits Filter angelegt, die Sie einfach für Ihre Dateien nutzen können.
Kassendaten
Darunter fallen Ihre Kassenjournale. Sprich hier listen Sie alle Ihre Barzahlungen, die Sie erhalten oder getätigt haben. Zunehmend werden diese Daten auch digital geführt und nicht mehr auf Papier. Diese beinhalten mindestens das Datum, den Zahlbetrag und den Mehrwertsteuersatz. Zusätzliche Daten sind natürlich möglich.
Importieren können Sie Ihre Kassenjournale entweder
als normalen Beleg. Falls Ihr Kassensystem die Tagesendbuchungen als DATEV-Buchungsstapel exportieren kann, können Sie diese nach Kontolino! importieren. Dazu nutzen Sie den Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“.
Oder aber, wenn Sie Kassensysteme von flour benutzen, können Sie über die implementierte Schnittstelle zwischen flour und Kontolino! Dazu müssen Sie einmalig den Benutzer-Token von Kontolino! kopieren (diesen finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“) und in flour eintragen lassen. Danach können Sie auf Knopfdruck Ihre Kassenjournale incl. der Buchungen nach Kontolino! auf Knopfdruck übertragen.
Ausgangsrechnungen
Ihre erstellten Rechnungen an Ihre Kunden sind für die Buchhaltung wichtig. Sie gehören zum Einen zu den Belegen, können aber auch von Ihnen in Kontolino! selbst erstellt werden. Deshalb haben die in Kontolino! erstellten Rechnungen ein paar zusätzliche Eigenschaften. So können Sie hier den Status der Bezahlung verfolgen und damit sich auch eine Offene-Posten-Liste erzeugen lassen.
Oder Sie erstellen Ihre Rechnungen in einem Office-Programm und importieren Ihre fertige Rechnung als z. B. pdf nach Kontolino!. Dann stellt die Rechnung für Kontolino! ein Beleg dar und kann wie andere Belege auch importiert werden.
Zusätzlich können Sie von Billbee Ihre Rechnungen nach Kontolino! incl. Zahlstatus importieren. Denn auch hier ist eine Schnittstelle zwischen Billbee und Kontolino! vorhanden. Um die Schnittstelle nutzen zu können, müssen Sie unter „Verwalten“ –> „Faktura / Re.import“ den Importfilter für Billbee aktivieren. Danach können Sie Ihre Rechnungen incl. Zahlstatus importieren.
Debitoren (Kunden)
Um Ihre Rechnungen in Kontolino! erstellen zu können, können Sie Ihren Kundenstamm – Ihre Debitoren – pflegen. Neben deren Adresse und Kontaktdaten wie Telefon, Internetseite, Mailadresse, können Sie zusätzlich für jeden einzelnen Debitor einzelne Ansprechpartner mit deren Kontaktdaten eingeben. Und auch die Hinterlegung verschiedener Bankverbindungen ist in Kontolino! möglich.
Und Sie können für jeden Debitor in Ihrem Kontenplan ein eigenes Konto in Kontolino! anlegen und das mit diesem Debitor verknüpfen. Dies bietet sich für Ihre Großkunden an. So sehen Sie mit welchem Kunden Sie wie viel Umsatz im Jahr machen und können z. B. auch Mengenrabatte einfacher kalkulieren.
Ihre Debitorendaten können Sie importieren,
indem Sie einen von Kontolino! zur Verfügung gestellten CSV-Import nutzen. Hier können Sie einfach eine Datei hochladen, die dem entsprechenden Format entspricht. Nutzen Sie WISO oder LexOffice, dann können Sie die Dateien problemlos importieren. Dazu nutzen Sie den Menüpunkt „Faktura“ –> „Debitoren / Kunden“.
Eine andere Alternative bietet der DATEV-Import. Enthält Ihr DATEV-Buchungsstapel zusätzlich eine Datei, die Ihre Debitorendaten enthält, können Sie diese über den Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ zusammen importieren.
Last but not Least können Sie zum Import Ihrer Debitoren auch die Kontolino!-API-Schnittstelle nutzen.Unter einer API-Schnittstelle versteht man, den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.
Kreditoren (Lieferanten)
Spiegelgleich können Sie in Kontolino! genau die gleichen Informationen wie für Ihre Debitoren auch für Ihre Kreditoren – sprich Ihre Lieferanten – hinterlegen. So kann Kontolino! für Sie die zentrale Auskunft für alle Ihre Lieferanten- und Kundenkontakte sein.
Dementsprechend stehen Ihnen für den Import die gleichen Möglichkeiten, wie bei den Debitoren zur Verfügung.
Lohnbuchungen
Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Sie nicht in Kontolino! erstellen. Diese müssen aber von Ihnen gezahlt und verbucht werden. Sie können Ihre Lohnbuchungen über den DATEV-Import nach Kontolino! importieren. Programme wie Quicklohn stellen Ihnen einen DATEV-Export zur Verfügung. Die dort erzeugte Datei können Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ hochladen.
Reisekosten
Sie sind auf Geschäftsreise – oder einer Ihrer Mitarbeiter? Dann müssen Sie eine Reisekostenabrechnung machen und die entsprechenden Zahlen verbuchen. Eine Reisekostenabrechnung können Sie entweder selbst erstellen. Dann stellt die Reisekostenabrechnung ein Beleg dar und Sie verbuchen diesen Beleg wie alle anderen Belege auch. Dazu können Sie alle Möglichkeiten des Imports von Belegen nutzen.
Oder aber Sie nutzen zum Erstellen einer Reisekostenabrechnung Programme wie Spesenfuchs. Letzteres hat den Vorteil, dass diese Programme nicht nur die Reisekostenabrechnung erstellen, sondern auch die dazugehörenden Buchungen, die Sie dann nach Kontolino! importieren über die API-Schnittstelle importieren können. Dazu müssen Sie einmalig unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“ Ihren Benutzer-Token kopieren und bei Spesenfuchs hinterlegen. Danach können Sie Ihre Reisekostenabrechnung samt der Buchungen per Knopfdruck importieren.
Buchungen
Buchungen selber, stellen auch Daten dar. Diese haben im Normalfall einen Beleg, ein Datum, einen Buchungstext, ein Soll- und Habenkonto und einen Mehrwertsteuersachverhalt. Diese können Sie natürlich in Kontolino! erstellen – aber eben auch von anderen Programmen wie z. B. DATEV, Quicklohn, Spesenfuchs, flour erhalten.
Ihre Buchungen können Sie – sobald Ihre Programme eine DATEV-Datei anbieten – entweder über den DATEV-Import importieren (Menüpunkt: „Import/Export“ –> „DATEV-Import“).
Oder Sie nutzen die Kontolino!-API-Schnittstelle. Unter einer API-Schnittstelle versteht man, den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.
Und bei den Programmen flour, Spesenfuchs können Sie die bereits entwickelte Schnittstelle nutzen. Diese müssen Sie mit Hilfe des Benutzer-Tokens einmalig aktivieren und können dann auf Knopfdruck Ihre Buchungen importieren. Ihren Token finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“.
Mehr Informationen
zu den oben vorgestellten Importmöglichkeiten finden Sie auf folgenden Seiten:
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre für die Buchhaltung benötigten Daten nach Kontolino! zu importieren. Sei es mit dem drag & drop von Dateien oder sogar per Knopfdruck. Vielleicht haben Sie eine neue Art für Sich in diesem Artikel entdeckt – und damit geht die Arbeit leichter für Sie von der Hand. Das würde uns freuen.
Wen nervt das nicht? Immer die gleichen Klicks, um Konten, Kostenstellen oder ähnliches auszuwählen bevor die Bankbewegung endlich verbucht ist. Sie können Sich die Arbeit an dieser Stelle erheblich vereinfachen und damit um einiges schneller Ihre Buchungen erledigen.
Wie können Sie Ihre Bankauszüge schneller verbuchen?
In dem Sie einmalig Ihre Bankverbindung unter dem Menüpunkt „Verwalten“–>“Bankverbindungen“ bearbeiten. Dort können Sie mit Doppelklick für jedes Ihrer Bankkonten Standardeinstellungen für das Verbuchen festlegen. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie Ihre Bankkonten offline oder online eingebunden haben. Sobald Sie einmal Ihre Standardeinstellung hier vorgenommen haben, werden die Felder entsprechend beim Verbuchen Ihres Bankauszuges vorausgefüllt. Im Idealfall brauchen Sie alle Felder nur kurz überprüfen und können einfach mit Klick auf den Button „Speichern“, Ihre Buchung bestätigen. Schneller geht es wirklich kaum noch.
Und wenn die Vorbelegung mal nicht passen sollte? Dann können Sie diese im Einzelfall jederzeit wieder abändern.
Welche Felder können Sie vorbelegen?
Sie können getrennt nach Geldeingängen und Geldausgängen das jeweilige Gegenkonto festlegen: z. B.. für Ihre Geldeingänge das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder Umsatzerlöse 19%. Weiter können Sie den Mehrwertsteuercode festlegen: z. B. für Geldausgänge 19% Vorsteuer. Einen automatischen Belegnummerautomaten, so dass automatisch von Kontolino! der Beleg korrekt durchnummeriert wird.
Und dann können Sie für den Buchungstext selber entscheiden, ob immer der Text aus den überlieferten Daten des Bankumsatzes übertragen werden soll oder nicht. Und zu dem, ob diesem Text immer ein bestimmter Buchungstext vorangestellt werden soll (z. B. Geldeingang).
Unser Tipp: überlegen Sie gut, wo diese Einstellungsmöglichkeiten für Sie wirklich Sinn machen. Denn zu viel vorbelegt, kann auch schnell zu Mehrarbeit oder sogar Buchungsfehlern führen. Sind alle Felder standardmäßig ausgefüllt, neigt man gerne dazu einfach nur auf „Speichern“ zu klicken, ohne genau zu schauen, ob die Vorbelegungen auch wirklich für diesen Buchungsfall passen – oder hier gerade eine Ausnahme davon vorliegt. Aber richtig angewandt, können Ihnen diese Einstellungsmöglichkeiten enorme Zeit und viel Klickerei ersparen.
Wo finden Sie mehr Informationen?
Wenn Sie mehr Informationen zum Einbinden Ihrer Bankkonten suchen, finden Sie mehr Informationen in unserem Handbuch unter der Kategorie „Bankverbindungen„. Und zum Importieren und Verbuchen Ihrer Bankauszüge unter der Kategorie „Bankauszüge„. Wissenswertes rund um den Belegnummernautomaten finden Sie auf der Seite „Belegnummern„.
Zusammenfassung
Hört sich vielleicht nicht nach viel an, aber im Buchungsablauf, können Sich diese kleinen Einstellungsmöglichkeiten als sehr hilfreich erweisen – und als echte Zeit- und Nervensparer. Aber Achtung: zu viel des Guten, kann auch in Mehrarbeit oder sogar Buchungsfehlern münden. Deshalb nehmen Sie hier Ihre Einstellungen gründlich vor – und ändern diese ggf. ab, falls Sie merken, dass die Einstellungen nicht mehr zu Ihren Standardbuchungen passen.
Eine wichtige Quelle und ein wichtiger Beleg für Ihre digitale Buchhaltung stellen die Bankauszüge Ihres Unternehmens dar. Denn immer mehr Zahlungen werden bargeldlos abgewickelt und somit spielen Ihre Kontobewegungen eine immer größere Rolle – auch in Ihrer Buchhaltung. Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um? Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino!, um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen? Auf diese Fragen wollen wir in diesem Blogartikel eingehen.
Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um?
Auch in der Bankenwelt ist die Digitalisierung spürbar geworden. Wurden früher Papier-Kontoauszüge noch per Post zugestellt, kam der Zwischenschritt, dass man seine Kontoauszüge selbst in den Bankfilialen bei Bedarf ausgedruckt hat. Inzwischen werden einem diese in einem Postfach bei der Bank digital hinterlegt. Bei Bedarf können Sie diese dort einsehen, prüfen und für Sich herunterladen und speichern. Dies sollten Sie als Unternehmer auch unbedingt tun. Auch über das so genannte XS2A (access to all) -Verfahren können Bankdaten online abgerufen werden.
Mehr Informationen zum digitalen Speichern Ihrer Kontoauszüge
Ein Grund für das digitale Speichern Ihres Kontoauszuges ist, dass auch hier die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung und des digitalen Zugriffs“ (kurz die „GoBD“) greifen. D.h. es reicht nicht aus, die digitalen Kontoauszüge auszudrucken. Denn digitale Dateien müssen auch digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck würde eine Kopie der Daten darstellen – und entspricht eben aus Sicht der Finanzbehörde nicht dem Original. Weiter müssen Sie darauf achten, dass Ihre gespeicherten Dateien gegen Verlust gesichert sind, maschinell auswertbar sind und für den Fall von Außenprüfungen zur Verfügung stehen. Und wie lange ist die Aufbewahrungspflicht? Im Normalfall 10 Jahre. Für den Zeitraum nach dem 01. Januar 2025 wurde die Aufbewahrungspflicht auf 8 Jahre reduziert.
Mehr Informationen zum Prüfen Ihrer Kontoauszüge
Und vergessen Sie nicht die Überprüfung Ihres Kontoauszuges. Auch hierzu sind Sie laut bayrischen Landesamt für Steuern bereits beim Eingang des Kontoauszuges verpflichtet. Sie müssen dabei prüfen, ob die Dokumente echt und unversehrt sind – sprich sich öffnen lassen und lesbar sind. Außerdem ist es in Ihrem eigenen Interesse, die Kontobewegungen zu überprüfen. Es kann immer wieder zu Fehlbewegungen kommen: denn die Banken prüfen z. B. unter bestimmten Beträgen nicht, ob derjenige der eine Zahlung vorgenommen hat auch verfügungsberechtigt ist, von dem Konto Geld abzuheben.
Hierzu eine lustige Anekdote am Rande: wir hatten einmal eine Kontobewegung auf unserem Kontoauszug über einen seltsamen Vorgang, den wir nicht zuordnen konnten. Nach einiger Nachforschung konnten wir herausfinden, dass ein Kunde noch unsere Bankkontonummer offen hatte und Aus Versehen damit seinen Strafzettel in Höhe von 40 € bezahlt hat. Da dies für die Bank ein marginaler Betrag war, wurde hier nicht geprüft, dass der Kunde ja überhaupt nicht berechtigt war, von dem Konto Geld zu überweisen. Dem Kunden war die falsche Abbuchung gar nicht aufgefallen und bewusst. Nach unserer Kontaktaufnahme wurde das natürlich umgehend richtig gestellt und wir konnten darüber lachen….
Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino! um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen?
In Kontolino! können Sie entweder Ihre Bankkonten online oder offline oder natürlich gar nicht einrichten. Die höchste Unterstützung bietet Ihnen Kontolino! bei der online-Einbindung Ihrer Bankkonten. Wie Sie Ihre Bankkonten in Kontolino! einbinden können, können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Bank-, Amazon-, Paypal-, Stripeverbindungen erstellen“ nachlesen.
Online-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!
Sie können einmalig Ihre Bankkonten in Kontolino! online einbinden. Um die Schnittstelle sicher zu gestalten, nutzen wir hier den Dienstleister finAPI. Dieser lässt regelmäßig seine Schnittstelle von offiziellen Stellen zertifizieren. Einmal eingebunden, können Sie auf Knopfdruck Ihre Kontobewegungen nach Kontolino! importieren. Dabei werden die Daten in einem Format übermittelt, das laut GoBD die höchste maschinelle Auswertbarkeit erfüllt. Sehen können Sie diese Daten wie folgt einsehen: in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort jeweils, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken. Oder aber in der jeweiligen Buchung selber.
Mit dieser Art der Übermittlung entfällt für Sie laut GoBD zusätzliche Speichern und Sichern vor Verlust des Kontoauszuges der Bank. Was für Sie nicht entfällt: das Überprüfen der Korrektheit der Buchungen. Und Achtung: löschen Sie Ihre Buchungsjahre erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 8 Jahren ab dem 01. Januar 20205 in Kontolino!. Sonst sind Ihre Daten für immer verloren und für eine Betriebsprüfung nicht mehr verfügbar.
Offline-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!
Sie können Ihre Bankbewegungen auch manuell nach Kontolino! importieren. Hierzu können Sie bei Ihrer Bank Ihre Bankdaten in einer Datei, die verschiedenen Formaten entsprechen kann, manuell herunterladen, bei sich lokal zwischenspeichern und dann diese Datei nach Kontolino! wieder importieren. Voraussetzung dazu ist, dass Ihre Bank ein Format zum Download Ihrer Bankbewegungen zur Verfügung stellt, das maschinenlesbar ist (z. B. MT940 oder CSV). In Kontolino! stehen Ihnen Vorlagen für das einmalige Einrichten Ihres Bankuploads zur Verfügung.
In diesem Fall ist ein Zwischenspeichern der Daten in einer Datei notwendig. Eindeutig ist hier die Vorgehensweise laut GoBD unserer Meinung nach nicht geregelt. Deswegen empfehlen wir Ihnen in diesem Fall die zwischengespeicherte Datei selbst zu archivieren und aufzubewahren.
Allerdings können Sie auch in diesem Fall, den hochgeladenen Datensatz jederzeit wie bei der Online-Einbindung beschrieben an folgender Stellen sehen: Direkt in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken.
Keine Einbindung Ihrer Bankauszüge in Kontolino!
Natürlich können Sie auch ganz klassisch Ihre Auszüge am Kontoauszugsdrucker abholen oder per Post zuschicken lassen und in Papierform abheften. Vermutlich wenig überraschend: hier kann Kontolino! Sie leider nicht unterstützen. Sie sind dann selbst verantwortlich dafür Ihre Kontoauszüge wie oben beschrieben GoBD-konform zu behandeln. Sie geben dann eben Ihre Buchungen der Bankbewegungen von Hand ein. Das ist vielleicht nicht die modernste und komfortabelste Art, Bankbewegungen zu buchen, aber eben eine bewährte und für viele Nutzer noch immer die gefühlt sicherste, weil keine Bankdaten im Netz übertragen werden.
Unser Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre Verfahrensdokumentation noch zu Ihrer Vorgehensweise passt. Evtl. haben Sie Ihre Bankauszüge früher selbst nach Kontolino! importiert und nutzen nun die finApi-Schnittstelle? Wir haben übrigens die Vorlagen für die Verfahrensdokumentationen erst kürzlich für Sie aktualisiert. Mehr Informationen finden Sie auf der Seite „Verfahrensdokumentationen„.
Zusammenfassung
Die Digitalisierung ändert auch den Umgang mit Ihren Daten, die Sie zu Ihrer Buchhaltung benötigen. Zum Einen werden die Anforderungen an die Daten angepasst, zum anderen wird die Erfüllung der Anforderung durch das Vernetzen von verschiedenen Systemen immer einfacher. Nutzen Sie die Online-Anbindung Ihrer Kontoauszugsdaten an Kontolino!, müssen Sie nur noch darauf achten, dass alle Umsätze korrekt sind und Sie Ihre Buchungsjahre in Kontolino! mindestens 10 bzw. 8 Jahre ab dem 01. Januar 2025 lang nicht aktiv löschen. Bankauszüge und Belege sind dann archiviert und jederzeit für eine Betriebsprüfung verfügbar. Im besten Fall online und papierlos.
Zum Erfassen von Zahlungseingängen Ihrer in Kontolino! erstellten oder importierten Rechnungen gibt es mehrere Wege:
Der Weg über das Buchen von Belegen: Sie verbuchen Ihre Zahlungseingänge zu Rechnungen als normale Belege verbuchen. Dort können Sie dann die Rechnungsnummer eintippen und so den Zahlungseingang erfassen.
Der Weg über die Rechnung: Sie suchen Ihre Rechnung in der Rechnungsübersicht über die diversen Filteroptionen aus. Von dort aus können Sie dann den Zahlungseingang mit Hilfe des Aktionsmenüs bequem erfassen.
Der Weg über den Bankauszug: Oder aber Sie importieren Ihre Bankauszüge und verbuchen die dort aufgeführten Umsätze. Ist darunter ein Zahlungseingang einer Ihrer Rechnungen, ordnen Sie diesem Umsatz die passende Rechnung zu und erfassen somit automatisch den Zahlungseingang Ihrer Rechnung.
Diese drei Wege wollen wir Ihnen in diesem Blogartikel nun im Detail vorstellen.
Der Weg über das Buchen von Belegen
Dazu rufen Sie den Menüpunkt „Buchen“ –>“Belege buchen“ auf. Füllen Sie daraufhin die erscheinende Buchungsmaske auf. Sobald Sie als Beleg Nr. Ihre Rechnungsnummer eingeben, erscheint die dazugehörige Rechnung als Anhang. Diese können Sie mit einem Klick auf den Text öffnen und sich anzeigen lassen. So können Sie bequem die Daten wie Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuercode etc. ablesen und in Ihre Buchungsmaske eintragen. Klicken Sie nachdem Sie alle Einträge gemacht haben auf „Verbuchen“ und Ihre Rechnung wird als bezahlt markiert.
Wie Sie einen Buchungssatz in Kontolino! erfassen, können Sie im Handbuch auf der Seite „Erfassen eines Buchungssatzes“ in Ruhe nachlesen.
Der Weg über die Rechnung
Um einen Zahlungseingang zu Ihrer Rechnung zu erfassen, rufen Sie den Menüpunkt „Buchen“ –> „Rechnungen“ auf. In der daraufhin erscheinenden Suchmaske, können Sie nun z. B. nach der Rechnungsnummer suchen. Oder aber – wenn Sie z. B. mehrere Zahlungseingänge erfassen möchten – Sie lassen Sich alle noch nicht bezahlten Rechnungen anzeigen (das ist der Eintrag „Bezahlt“ und dort die Auswahl „offen“). Ihre gesuchte Rechnung ist dabei? Dann klicken Sie einfach doppelt auf die Zeile oder auf das Bleistiftsymbol.
Daraufhin kommen Sie auf eine neue Ansichtsseite. Dort sehen Sie auf der einen Seite Ihre erstellte Rechnung und auf der anderen die Überschrift „Zahlungen, Skonto, Berichtigungen, Differenzen“. Klicken Sie, um eine Zahlung zu erfassen, unterhalb dieser Überschrift auf das „Aktionen-„Menü und wählen Sie den Eintrag „Neue Zahlung“ aus. Daraufhin erscheint eine vorausgefüllte Buchungsmaske. Hier können Sie die Einträge prüfen, ggf. ändern und die Zahlstelle (z. B. Bank, Kasse) angeben. Anschließend können Sie mit einem Klick einen Buchungsvorschlag erstellen lassen. Prüfen Sie die vorgeschlagene Buchung und verbuchen diese mit einem Klick.
Nach dieser Verbuchung, ist Ihre Rechnung als bezahlt markiert. Und Sie können genauso mit allen weiteren Zahlungseingängen vorgehen.
Übrigens: Wie Sie im Screenshot erkennen können, unterstützt Kontolino! Sie auch beim Erfassen von Skonto-Buchungen oder wenn Forderungsausfälle zu verbuchen sind. Haben Sie einen Teilbetrag einer Rechnung bereits erhalten und verbucht, erhalten Sie einen zusätzlichen Eintrag: „Differenz verbuchen“.
Der Vorteil für Sie ist, dass Sie Sich bei all den oben geschilderten Geschäftsfällen keine Gedanken über die richtigen Konten machen müssen: Sie geben nur die Zahlstelle (z. B. Bank, Kasse) ein, evtl. korrigieren Sie das vorgeschlagene Datum und den Betrag. Der Rest übernimmt Kontolino! für Sie.
Eine andere Möglichkeit einen Zahlungseingang zu erfassen, geht über das Verbuchen eines Bankauszuges. Dieser bietet Sich immer dann an, wenn Sie die meisten oder gar alle Zahlungen per Bankgutschrift erhalten. Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt „Verbuchen“ –> „Bankauszüge“. „Aktualisieren…“ Sie dann Ihren Bankauszug und suchen dabei den Zeitraum aus.
Hinweis: Bevor Sie dort Ihre Bankauszüge per Datei oder Online-Abfrage aktualisieren können, müssen Sie einmalig Ihre Bankverbindung hinterlegen. Wie das geht können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Bank-, Amazon-, Paypal-, Stripeverbindungen erstellen“ nachlesen.
Kontolino! erkennt nun von alleine, wenn es Sich bei Ihrem Bankumsatz um einen Zahlungseingang handelt und bietet Ihnen auf Grund eines Algorithmus eine Liste passender Rechnungen an. Suchen Sie einfach die bezahlten Rechnung aus und übernehmen diese mit Klick auf den blauen Pfeil in die Buchungsmaske. Diese ist dann komplett für Sie vorausgefüllt: Datum, Rechnungsdokument als angehängter Beleg, Buchungstext, Konten, Betrag und evtl. der MwSt.-Code. Sie müssen nur noch die Einträge prüfen und mit einem Klick auf „Verbuchen“ den passenden Buchungssatz erstellen.
Wenn Sie zum Überprüfen des Buchungssatzes nochmals die Rechnung ansehen möchten, ist dies auch möglich. Klicken Sie einfach auf den angehängten Beleg und dieser wird Ihnen auf der Seite angezeigt.
Neue Features
Da die Verbuchung der Zahlungseingänge über den Bankauszug immer beliebter wird, haben wir für Sie weitere Unterstützungen in letzter Zeit in Kontolino! für Sie eingeführt. Diese stellen wir Ihnen im Nachgang vor:
Weicht der Rechnungsbetrag vom Betrag des Zahlungseinganges ab, bekommen Sie neu ein Warnfenster angezeigt. So können Sie darauf entsprechend reagieren. Sei es, dass Sie den Restbetrag bei Ihrem Kunden anfordern, die Zahlungsdifferenz ausbuchen – oder schlichtweg die Bankumsätze durchschauen, ob der Restbetrag bereits an einem anderen Tag überwiesen wurde.
Eine andere Erweiterung: Sie können nun bequemer mehrere Rechnungen für einen Zahlungseingang auswählen. Dazu finden Sie nun in der Liste aller Rechnungen ein Häkchen. Klicken Sie alle Rechnungen an, die zu Ihrem Zahlungseingang gehören und übernehmen diese mit klick auf den entsprechenden Button in Ihre Buchungsmaske. Sollte der Bankumsatz höher oder niedriger als die Summe aller Rechnungsbeträge sein, erscheint das gleiche Hinweisfenster wie im vorherigen Absatz geschildert. Außerdem wird bei der letzten ausgewählten Rechnung entsprechend der verminderte / überbezahlte Betrag verbucht.
Sie sehen Kontolino! bietet Ihnen verschiedene Wege, um Zahlungseingänge für Ihre Rechnungen zu erfassen. Wählen Sie den Weg, der am Besten zu Ihnen und Ihrer Vorgehensweise passt. Am Meisten werden Sie beim Verbuchen über den Bankauszug von Kontolino! unterstützt – und da diese Weise am Beliebtesten ist, haben wir die Vorgehensweise für Sie, um neue Features erweitert.
Wir haben in unserem Blog vor kurzem darüber berichtet: seit dem 01. August 2022 ist es in Kontolino! möglich Ihre Bankauszüge online einzulesen. So können Sie schnell und einfach alle Bankumsätze eines Ihren gewählten Zeitraumes importieren. Und anschließend wie gewohnt verbuchen. Für Sie entfällt somit
die Anmeldung bei Ihrer Bank
das Herunterladen Ihres Konotoauszuges
das Zwischenspeichern Ihres Kontoauszuges und
das Hochladen des Kontoauszuges nach Kontolino!.
Und wie das immer so mit neuen Features ist, muss man dabei erst Erfahrungen sammeln. Das haben inzwischen einige unserer Kunden gemacht. Da diese Erfahrungen immer wertvoll sind, wollen wir Ihnen diese in diesem Beitrag weitergeben.
Tipp 1: Wie stelle ich eine offline-Bankverbindung zu einer online-Bankverbindung um?
Sie erstellen unter „Verwalten“–>“Bankverbindungen“ eine neue online-Bankverbindung für Ihre bestehende offline-Bankverbindung. Danach ordnen Sie dieser neuen online-Bankverbindung das Gleiche FiBu-Konto zu, wie Ihrer offline-Bankverbindung. Dazu klicken Sie bei der neuen online-Bankverbindung auf das Bleistiftsymbol in der Spalte „FiBu-Konto“. Nun erscheint ein neuer Dialog. Dort wählen Sie das bisher verknüpfte offline-FiBu-Konto aus. Speichern Sie das ganze ab und Sie haben Ihre offline-Bankverbindung in eine online-Bankverbindung geändert.
Danach sehen Sie unter „Buchen“ –>“Bankauszüge“ sowohl Ihre neue wie auch alte Verbindung. Sie können nun die neue online-Bankverbindung auswählen und mit Klick auf „Aktualisieren“ Ihre Umsätze auswählen.
Tipp 2: Warum tut sich nichts, wenn ich auf neue online-Bankverbindung anlegen geklickt habe?
Je nach Ihrer Browsereinstellung, wird das neue Fenster, das von FinAPI (unserem Dienstleister für den online-Bankabruf) geöffnet werden will, unterdrückt. Es erscheint dafür ganz unscheinbar meist oben unterhalb der Internet-Adresszeile eine kleine Zeile. Diese beinhaltet die Aussage, dass das neue Fenster nicht geöffnet wurde und frägt um Erlaubnis, das neue Fenster öffnen zu dürfen. Hier müssen Sie aktiv die Öffnung erlauben. Erst nach Ihrer Erlaubnis, werden Sie nach FinAPI weitergeleitet.
Tipp 3: Wo kann ich angeben, welchen Zeitraum ich aktualisieren möchte?
Im Menüpunkt „Buchen“–>“Bankauszüge“ können Sie jederzeit für jeden beliebigen Zeitraum neue Umsätze importieren. Den Zeitraum können Sie nach dem Klick auf den Button „Aktualisieren“ auswählen. Es erscheint dann ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum auswählen können, dessen Umsätze Sie importieren und verbuchen wollen. Ein weiterer Tipp von uns: wählen Sie dabei immer den Zeitraum bis maximal gestern aus. Wenn Sie bis zum heutigen Tag auswählen, kann es passieren, dass nach Ihrem Import noch weitere Kontobewegungen stattfinden. Und entweder diese Ihnen dann fehlen – oder doppelt importiert werden.
Tipp 4: Früher habe ich meinen Bankauszug bei meiner Bank ausgedruckt, um diesen Abarbeiten zu können. Wie kann ich das nun machen?
Das können Sie nun in Kontolino! wie folgt tun: Gehen Sie in den Bankauszug, den Sie ausdrucken wollen. Wählen Sie daraufhin den Eintrag an, dass Sie alle Umsätze angezeigt haben möchten.
Danach gehen Sie im grauen oberen Menüband rechts auf das Drucker-Icon. Somit öffnet Sich der normale Druckerdialog Ihres Browsers und Sie können Sich Ihren Bankauszug ausdrucken und wie gewohnt nummerieren und abarbeiten.
Tipp 5: Warum muss ich ab und zu meine PIN und TAN erneut eingeben?
Bei den Bankdaten handelt es sich um sehr sensible Daten. Deshalb ist der Zugriff darauf besonders geschützt und entspricht dem sogenannten XS2A-Standard der neuen PSD-Zahlungsdienstrichtlinie. Im Klartext bedeutet das eine 2-Faktor-Authentifizierung. So werden Sie nicht nur nach Ihrer PIN sondern zusätzlich immer wieder zur Eingabe eines weiteren Faktors aufgefordert. Welcher Faktor das ist, ist bankenabhängig. Das kann eine QR-TAN, eine SMS-TAN oder sonstige Sicherheitsabfragen sein.
Tipp 6: Ist es möglich, den Online-Bankenabruf zu nutzen, wenn ich die Buchhaltung für jemand anderes mache?
Das ist nur dann möglich, wenn Sie selbst auf die abzurufenden Bankkonten bei der Bank Zugriff haben – sprich zusätzlicher Kontenbevollmächtigter sind. In allen anderen Fällen raten wir Ihnen dringend davon ab: denn Sie umgehen damit die Sicherheitsvorkehrungen Ihrer Bank und brechen damit Ihren Vertrag mit Ihrer Bank. Sollten unberechtigte Kontenbewegungen auftreten, wird Ihre Bank dafür nicht mehr haften, sondern Sie in Haftung nehmen.
Wir hoffen Ihnen mit diesen Tipps von unseren Kunden geholfen zu haben.
Weitere Informationen finden Sie wie gewohnt in unserem Handbuch:
Kontolino! beherrscht ab sofort den Abruf von Kontenbewegungen auf Ihren Bankkonten direkt online. Das Herunter- und Hochladen von CSV- oder MT940-Dateien entfällt damit. Buchhaltung mit Kontolino! wird dadurch noch komfortabler und geht noch schneller von der Hand.
Mit der Online-Kontenabfrage erfüllen wir einen lang gehegten Wunsch unserer Nutzer: Das Abrufen der Bankbewegungen mit einem Mausklick, direkt in die Buchhaltung, wird endlich wahr. Bisher hat Kontolino! nur den Upload von Bankauszügen in den Formaten CSV oder MT940 unterstützt. Das war nicht nur manchmal eine hakelige Angelegenheit, weil Banken oft ohne jede Ankündigung den Aufbau ihrer CSV-Bankauszüge geändert und meist auch keinerlei Dokumentation dazu veröffentlicht haben. Mit dem vermehrten Aufkommen neuer Banken, die gar keine Dateien zum Download anbieten und veraltete Schnittstellen wie HBCI bzw. FinTS gar nicht erst implementiert haben, macht Kontolino! den Umgang mit Bankbuchungen gleich mehrfach einfacher:
Die Daten müssen nicht erst bei der Bank herunter- und bei Kontolino! wieder hochgeladen werden, sondern werden direkt online bei der Bank abgefragt und in Kontolino! abgelegt
Keine Fummeleien mehr mit dem Aufbau von CSV-Dateien, die sich womöglich einfach mal so ändern
Die Buchhaltung geht noch schneller von der Hand
Erfahrener Partner in Sachen Bankzugriff: finAPI
Um auf Bankdaten unserer Kunden zugreifen zu können, müssen wir ziemlich hohe Anforderungen an Sicherheit und Schutz der Daten unserer Kunden erfüllen. Deswegen haben wir uns für einen Anbieter entschieden, der am Markt schon eine Weile genau diese Dienstleistungen anbietet und auf den auch einige unserer Mitbewerber erfolgreich setzen: finAPI.
Für finAPI spricht, dass das Produkt schon mehrere Jahre läuft und seine Vorzüge auch für wesentlich größere Anbieter als Kontolino! bewiesen hat. Ein weiterer Grund ist, dass finAPI sich stets auf den neuesten Stand bringt, um Banken in das System zu integrieren, die neu am Markt sind, oder auch welche, die noch nicht nach dem XS2A-Standard erreichbar sind, notfalls sogar durch raffiniertes Einlesen der Online-Seiten der Bank. So erreichen wir den Zugriff auf so ziemlich alle Banken, die in Deutschland am Markt vertreten sind. Natürlich ist auch der Zugriff auf z.B. Ihre Kreditkartenabrechnungen etc. möglich.
Wie sicher ist der Online-Kontenabruf?
Wir setzen auch auf finAPI anstatt der veralteten HBCI/FinTS-Schnittstelle, weil hinter diesem Zugriffsweg die XS2A-Spezifikation steht, in der die europäische Finanzwirtschaft das Thema Datensicherheit in den Vordergrund gestellt hat. So steht diese Schnittstelle nicht jedermann offen, sondern nur zertifizierten Anbietern, die sich zur Einhaltung hoher Standards verpflichten und dies auch regelmäßig nachweisn müssen.
Eine wichtige Eigenschaft hier ist, dass Ihre Zugangsdaten für Ihr Bankkonto ausschließlich bei finAPI eingegeben und ggf. gespeichert werden. Wir gelangen niemals in den Besitz dieser Daten, denn wenn Sie diese eingeben müssen, werden Sie stets auf die Seiten von finAPI weiter geleitet.
Aber keine Sorge: das ist alles sehr viel einfacher, als es auf den ersten Blick klingt.
Kann man künftig nur noch Online auf Bankkonten zugreifen?
Keine Sorge: unsere Importfilter für MT940-Dateien und CSV-Auszüge bleiben weiter erhalten. Egal, ob Sie aufgrund von Sicherheitsbedenken nicht auf einen Drittanbieter zurück greifen möchten, oder ob es einmal technische Probleme beim online-Zugang gibt, Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auch weiterhin mit Dateien zu arbeiten.
Wie funktioniert der Online-Abruf meiner Kontoauszüge von meiner Bank in Kontolino! ?
Natürlich haben wir unsere Dokumentation erweitert und diese spannende neue Funktion ausführlich beschrieben. Sie finden die Details auf unserer Webseite im Bereich Handbuch.
Keine Suppe ohne Haar: wir müssen die Preise für Kontolino! anheben
Die Nutzung von finAPI ist nicht kostenlos. Der Anbieter muss seine Softwareplattform betreiben und aktuell halten und zudem großen Aufwand betreiben, um die Auflagen des Bundesamts für Finanzaufsicht zu erfüllen und entsprechende Zertifizierungen („kleine Banklizenz“) aufrecht zu erhalten.
So zwingt uns nicht nur die allgemeine Situation der steigenden Preise für so ziemlich alles dazu, unsere Preise für Kontolino! etwas anzuheben, sondern auch die für uns neu hinzu gekommenen Kosten für die Dienstleistung von finAPI.
Mit Einführung des neuen Bankzugriffs gelten also auch neue Preise für unsere Pakete. Wenn Sie aktuell noch ein 12-Monats-Paket von Kontolino! nutzen, zahlen Sie für die Restlaufzeit Ihres Pakets keinen Aufpreis. Erst bei Ihrer nächsten Verlängerung zahlen Sie den neuen Preis.
Es war relativ ruhig um Kontolino! diesen Sommer. Allerdings nicht, weil wir uns heimlich still und leise in die Karibik abgesetzt haben, sondern, weil wir fleißig waren. So haben wir unseren Assistenten zur Verbuchung von Bankauszügen überarbeitet und viele kleine und gößere Verbesserungen umgesetzt, die sich in den letzten Monaten so angesammelt haben. Wie immer war das Feedback unserer Nutzer hier die wichtigste Quelle von Ideen.
Die definitiv und ultimative Nachricht heute ist aber, dass wir ab sofort ein Faktura-Modul in Kontolino! integriert haben.
Was kann die Faktura in Kontolino!?
Nun, zunächst einmal können Sie nun Ihre Kunden (und Lieferanten) in Kontolino! anlegen und auf Wunsch mit einem gesonderten Debitoren- (oder, bei Lieferanten: Kreditoren-) Konto verknüpfen, um Ihre Umsätze mit diesem Kunden gesondert aufzuzeichnen. Endlich ist also das Thema Debitorenbuchhaltung in Kontolino! angekommen.
Zudem haben Sie nun die Möglichkeit, einen Artikel- oder Dienstleistungskatalog zu führen. Hier können Sie Ihre Waren anlegen, die Sie anbieten oder Ihre Beratungsdienstleistungen hinterlegen – inklusive Preisinformation und ggf. gesondertem Erlöskonto sowie Kostenstelle.
Diese Stammdaten können Sie dann im eigentlichen Star unserer diesjährigen Herbstshow nutzen: unserer Komponente zur Erstellung und direkten Verbuchung von Ausgangsrechnungen. Ja, Sie lesen richtig: endlich kann man in Kontolino! Ausgangsrechnungen erstellen und auch direkt verbuchen. Für die Soll-Besteuerer unter uns wird die Forderung aus der Rechnung gleich beim Fertigstellen der Rechnung direkt verbucht. Ist-Besteuerer buchen ihren Erlös erst bei Geldeingang – auch das kann Kontolino! direkt für Sie übernehmen, wenn Sie später dann Ihre Kontoauszüge der Bank verbuchen – oder bei Bar-Rechnungen auch direkt beim Erstellen der Rechnung. Für diesen Zweck haben wir unseren Assistenten für die Verbuchung von Bankauszügen erweitert. Geht eine Zahlung auf dem Bankkonto ein und Sie verbuchen diese Zahlung, wird sie automatisch der Forderung aus der Rechnung zugeordnet und die Rechnung kennt ab sofort ihren neuen offenen Betrag bzw. weiß, dass sie bezahlt ist. V
Mit diesem neuen Feature wird die Rechnungsstellung um einige Arbeitsschritte verkürzt: Sie stellen Ihre Rechnung mit einigen wenigen Klicks zusammen, erzeugen eine PDF-Rechnung und verbuchen diese mit einem letzten Mausklick direkt. Kein Abtippen mehr, keine mühsamen Mehrfacharbeiten. Schneller und einfacher kann man es nicht mehr machen.
Wichtig dabei: Kontolino! beachtet dabei auch die Themen Mehrwertsteuersenkung, Auslands-MwSt, Steuerpflicht beim Leistungesmpfänger, Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen (auch Dienstleistungen an Empfänger mit USt-ID), ohne dass Sie dabei viel nachdenken müssen. Häufige Fehlerquellen werden so fast völlig ausgeschlossen.
Ab dem Paket Kontolino! Classic haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr individuelles Briefpaper im PDF-Format zu Kontolino! hochzuladen und Ihre Rechnungen auf Ihrem ganz Individuellen Briefbogen zu generieren. Im Paket Kontolino! Standard können Sie immerhin die Textuellen Inhalte des Kopf- und Fußbereichs Ihrer Rechnungen gestalten.
Eine Faktura ist nichts ohne eine Kontrolle der Zahlungseingänge. Deshalb haben Sie ab sofort bereits auf Ihrer Startseite ein neues Widget mit einer Liste Ihrer Top 10 Offenen Posten. Sie sehen auf einen Blick, wir hoch Ihre Außenstände sind, wann wie viel von welchem Kunden fällig gewesen wäre etc.
Natürlich können Sie in Kontolino! auch Ihre Zahlungskonditionen hinterlegen und jeder Rechnung individuell zuordnen oder einem Debitor, sodass alle Rechnungen an diesen Kunden stets die richigen Zahlungskonditionen bekommen. Und natürlich berücksichtigt die Offene-Posten-Liste diese Zahlungskonditionen.
Wer kann die Faktura in Kontolino! nutzen?
Das neue Modul steht ab dem Paket Kontolino! Standard zur Verfügung. Hier mit der Einschränkung, dass lediglich 20 Rechnungen pro Jahr angelegt werden können und die Rechnungen mit einem von uns vorgegebenen Design mit ausschliesslich Textfeldern, die Sie individuell belegen können, bedruckt wird (Wir drucken aber kein Wasserzeichen oder Logo auf die Rechnungen, es ist nicht erkennbar, mit welchem Programm sie erstellt wurde).
Richtig spannend wird es ab dem Paket Kontolino! Classic. Hier können Sie Ihr individuell gestaltetes Briefpapier im PDF-Format hochladen und Ihre rechnungen dann auf diese Vorlage drucken lassen. In diesem Paket können Sie bis zu 100 Rechnungen pro Buchungsjahr anlegen.
Während unserer 2-Monatigen Testphase steht Ihnen das Rechnungsfeature im selben Funtkionsumfang wie im Classic-Paket zur Verfügung, aber begrenzt auf 1o Rechnungen. So sollen auch unsere Testkunden sich ein Bild davon machen können, was unser neues Feature alles kann.
Die hier genannten Zahlen betreffen nur die mit Kontolino! erstellten Rechnungen. Sie können weiterhin in unbegrenztem Umfang Rechnungen von billbee nach Kontolino! importieren und sie hier verbuchen. Importierte Rechnungen zählen also nicht zu den hier genannten Limits.
Genauer können Sie sich auf unserer Webseite über den Funktionsumfang und die Preise unserer Pakete informieren.
Und was kostet die Faktura extra?
An dieser Stelle sollte ich jetzt eine lange Geschichte erzählen, von einem Entwicklungsteam, das sich eines Tages aufmacht, ein tolles neues Feature für ein Programm zu schreiben. Darüber, wie es sich mit Nutzern und Profis zusammensetzt, viele Interviews führt, Prototypen baut, diese von Nutzern austesten lässt und weiter verfeinert, könnte ich jetzt erzählen und einfliessen lassen, dass wir letztlich schon eine ganze Weile an der Faktura geplant, designt, programmiert und getestet haben. Auch, dass es viel Schweiß und schlaflose Nächte gebraucht hat, so weit zu kommen.
Aber ich will es eigentlich gar nicht übertreiben mit der Spannungskurve: Die Ausgangsrechnungen sind ab sofort in den bestehenden Paketen inklusive. Keinen Cent mehr müssen Sie bezahlen und können, wenn Sie wollen, jetzt gleich loslegen und Ihren ersten Debitor anlegen und Ihre erste Rechnung schreiben. Es ist ja Monatsende, irgendwas muss sicher heute oder morgen abgerechnet und in Rechnung gestellt werden! Worauf warten Sie?
Wo geht die Reise hin?
Wie immer, wenn man ein Kind in die Welt setzt, ist das eigentlich erst der Anfang einer Geschichte. Auch die Faktura in Kontolino! ist da keine Ausnahme. Zunächst sind wir natürlich gespannt auf die ersten Erfahrungen unserer Nutzer und auf ihre Verbesserungsvorschläge und Ideen. Aber gleichzeitig sind wir schon an den nächsten Schritten dran, die nach und nach dazu kommen werden. Das Thema Mahnwesen, Stornieren von und Gutschriften für Ausgangsrechnungen und vieles mehr ist in der Pipeline. Auch ist das Erstellen und zum Download bereitstellen des Rechnungs-PDFs nicht für jeden Workflow optimal und wir haben schon einen kleinen Sack voller Ideen, was wir da noch anbieten könnten.
Die Reise beginnt also jetzt erst richtig und wir sind richtig gespannt darauf, durch welche Landschaften sie uns führen wird und mit wem wir die nächsten Abenteuer (=Fehlerbereinigungen, Verbesserungen und Erweiterungen) bestehen dürfen. Aufregend wird der Trip ganz bestimmt.
Wir haben in den letzten Wochen Feedback von unseren Kunden rund um das Thema Bankauszüge gesammelt. So konnten wir durch das Implementieren weiterer Funktionen in Kontolino! den Buchungsablauf noch angenehmer und schneller für Sie machen.
Zu den neuen Funktionen im Einzelnen:
Neue Funktionen auf der Übersichtsseite
Sie können direkt in der Übersichtsansicht aller importierten Bankumsätze selbst entscheiden,
ob Sie auch alle bereits verbuchten Umsätze und / oder auch
alle bereits als „erledigt“ markierten Umsätze sehen wollen und
Sie können hier gezielt über ein Suchfeld nach einem Umsatz suchen.
Weiter können Sie in dieser Übersicht durch das Verwenden der Sortiertasten überhalb der Tabelle, diese nach Datum, Betrag, Text etc. durch einen Klick bequem sortieren.
Neue Funktionen zum Beschleunigen der Verbuchung
Sie können beim Anlegen des Importes zu einer Bank nun folgende Festlegungen einmalig treffen. Diese Einstellungen werden dann für jeden Import und für jeden Buchungssatz angewendet:
Import aller Umsätze sortiert nach Datum
Übernahme des Buchungstextes in den Buchungstext der Buchung – oder eben nicht
Festlegungen der Gegenkonten für Geldein- bzw. Geldausgänge
Festlegung des Mehrwertsteuercodes für Geldein- bzw. Geldausgänge
Festlegung der Kostenstelle für Geldein- bzw. Geldausgänge
Festlegung des automatischen Belegnummernautomaten für Geldein- bzw. Geldausgänge
Aber natürlich müssen Sie hier nichts eintragen, wenn Sie immer auf verschiedene Konten buchen müssen. Es ist eine reine Wahlmöglichkeit.
Bitte beachten Sie, dass bisher der Text des Kontoauszuges auomatisch als Buchungstext angezogen wurde. Für dieses Verhalten müssen Sie nun beim Importfilter einmalig einen Haken setzen.
