Damit das Finanzamt Ihre betrieblichen Bewirtungskosten anerkennt, müssen Sie einiges beachten. Dazu haben wir bereits einen Blog-Artikel veröffentlicht. Nun hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) ein neues BMF-Schreiben am 30. Juni 2021 veröffentlicht.
Nachstehend fassen wir für Sie den Inhalt kurz zusammen:
Eigenbeleg als Zusatzdokument für die Bewirtungsrechnung
Das Finanzamt erwartet einen Eigenbeleg, der folgende Informationen zur Bewirtung erhalten muss:
- den Ort, den Tag, die Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung.
- die Höhe der Bewirtungskosten.
- die Unterschrift des Steuerpflichtigen.
Dabei können diese Informationen – wenn eine Bewirtungsrechnung eines Restaurants vorliegt – auf der Rückseite dieser Bewirtungsrechnung geschrieben werden.
Wir haben für Sie eine Vorlage für einen Eigenbeleg für Bewirtungskosten erstellt. Darauf sind alle Pflichtangaben und zusätzlich die korrekten Buchungskonten für Sie vorgegeben. Sie müssen nur noch die Felder ausfüllen und haben alle Pflichtangaben erfüllt.
Der Eigenbeleg kann statt dessen auch digital erstellt werden. Dabei ist zu beachten, dass nach Autorisierung (digitale Unterschrift oder Genehmigung) keine undokumentierte Änderung mehr möglich ist. Weiter muss vom Eigenbeleg aus, die zugrunde liegende Bewirtungsrechnung eindeutig identifizierbar sein. Die Zuordnung kann dabei rein elektronisch erfolgen.
Anforderungen an die Bewirtungsrechnung
Auf der Bewirtungsrechnung selbst müssen folgende Angaben stehen:
- der vollständiger Name und Anschrift des Restaurants (Bewirtungsbetriebes).
- die USt- ID oder Steuernummer des Restaurants (Bewirtungsbetriebes).*
- das Ausstellungsdatum.
- die fortlaufende Rechnungsnummer*.
- die Menge und Art der gelieferten Gegenstände. Dabei sind die Bewirtungsleistungen im Einzelnen zu benennen. D.h. der Vermerk „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus. Aber Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 1“ oder „Lunch-Buffet“ sind ausreichend.
- der Tag der Bewirtung. Dabei reicht es aus, wenn ein Vermerk auf der Rechnung angebracht ist wie z. B. „das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.
- der Rechnungsbetrag. Das Trinkgeld sollte separat aufgeführt werden. Das reicht handschriftlich und sollte vom Empfänger des Trinkgeldes quittiert werden.
- der Name des Bewirtenden. Bei einer Kleinbetragsrechnung reicht das handschriftlich*.
Hinweis: Die mit * gezeichneten Inhalte sind nur notwendig, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung über 250 € lautet. Darunter spricht der Gesetzgeber von einer Kleinbetragsrechnung.
Anforderungen an die Erstellung einer Bewirtungsrechnung
Außer den erforderlichen Angaben, wurden im BMF-Schreiben auch Anforderungen an die Erstellung einer Bewirtungsrechnung definiert. Sollte das Restaurant (der Bewirtungsbetrieb) ein elektronisches Kassensystem benutzen, muss die Rechnung
- maschinell erstellt,
- elektronisch aufgezeichnet und
- abgesichert sein (hierzu ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE erforderlich).
Sollte das nicht der Fall sein, ist die Rechnung explizit vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Dabei darf der Bewirtende darauf vertrauen, dass das Restaurant (der Bewirtungsbetrieb) die Rechnung ordnungsgemäß mit Hilfe seines Kassensystems ausstellt. D.h. er hat darauf zu achten, dass er keine handschriftliche Rechnung erhält und alle Pflichtangaben auf der Rechnung sind. Aber er muss nicht überprüfen, ob die Rechnungsnummer z. B. fortlaufend und eindeutig ist.
Sollte die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt gestellt und bezahlt werden (z. B. durch eine Überweisung ein paar Tage später) entfällt die Forderung, die Rechnung über das elektronische Kassensystem zu erstellen. Hier reicht eine „normale“ Rechnung und der Zahlungsbeleg aus. Dabei muss der Zahlungsbeleg der Rechnung hinzugefügt werden.
Wird die Rechnung rein digital erstellt oder später digitalisiert, muss diese entsprechend den GoBD unveränderbar abgespeichert werden.
Findet die Bewirtung im Ausland statt, gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie bei Bewirtungen im Inland. Allerdings – wenn glaubhaft gemacht werden kann, dass die Anforderungen an Rechnungen nicht eingehalten werden konnten – wird eine ausländische Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, auch anerkannt.
Bewirtungskosten verbuchen
Haben Sie alle Voraussetzungen erfüllt, dann können Sie die Bewirtungskosten zu 70 % als Betriebskosten verbuchen. Auf welchen Konten Sie die
- abziehbaren Kosten,
- nicht-abziehbaren Kosten sowie
- Ihre bezahlten Trinkgelder
verbuchen, können Sie in unserem Kontierungslexikon auf unserer Seite „Bewirtungskosten verbuchen“ detailliert nachlesen.