Bewirtungskosten verbuchen

Damit Bewirtungskosten als Betriebsausgaben gewinnmindernd verbucht werden dürfen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • die Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein,
  • die Bewirtungskosten müssen angemessen sein,
  • eine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und abgesicherte (Stichwort: TSE) Rechnung über die Bewirtungskosten vorliegt, die einige Pflichtangaben enthalten muss (z. B. Datum der Bewirtung, Adresse der Örtlichkeit an der bewirtet wurde, Ausweis der Umsatzsteuer, Steuernummer des Gastwirtes, alle konsumierten Speisen und Getränke mit Einzelpreisen, evtl. Quittierung von Trinkgeldern),
  • Sie müssen zusätzliche Angaben zur Bewirtung auf einem Eigenbeleg notieren (z. B. Auflistung aller bewirteter Personen, Anlass der Bewirtung, bewirtende Person, Ort, Datum und Unterschrift der bewirtenden Person).

Sie sehen anhand der Begriffe, dass es nicht immer eindeutig ist, ob Sie eine Bewirtung gewinnmindernd verbuchen dürfen: denn was ist betrieblich veranlasst, was ist angemessen? Da lässt der Gesetzgeber durchaus Ermessensspielraum.

Weiter sehen Sie, dass genau geregelt ist, welche Angaben auf der Rechnung stehen müssen, bzw. Sie durch einen Eigenbeleg für einen Bewirtung festhalten müssen. Die Pflichtangaben werden in einem BMF-Schreiben genau definiert. Dabei werden für Kleinbetragsrechnungen (der Betrag ist kleiner als 250 €) auf einige Angaben verzichtet (z. B. USt-ID-Nummer des Restaurants). Weiter wird in dem BMF-Schreiben darauf eingegangen, wie mit digitalen Bewirtungsbelegen und Eigenbelegen umgegangen werden soll. So können die Bewirtungsbelege bereits rein digital übermittelt werden, oder im Nachhinein digitalisiert werden. Weiter dürfen auch Eigenbelege rein digital erstellt werden. Dabei ist aber wichtig dass diese nach der Erstellung und digitalen Unterschrift bzw. Genehmigung, nicht mehr veränderbar sind. Und ein gegenseitiger Verweis zwischen Eigenbeleg und Bewirtungsbeleg muss die eindeutige Zuordnung sicherstellen.

Gehen wir davon aus, die Voraussetzungen sind alle erfüllt. Dann stellt sich die nächste Frage:

Wie werden die Bewirtungskosten steuerlich behandelt?

Hier gibt es den Unterschied, ob Sie ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirten oder auch betriebsfremde Personen. Nachfolgend beschreiben wir den Fall, dass auch betriebsfremde Personen bewirtet werden.

Die Bewirtungskosten werden in einen steuerlich abziehbaren Anteil und in einen nicht steuerlich abziehbaren Anteil unterschieden. Das Finanzamt geht davon aus, dass 30 % der Kosten privat veranlasst sind, da der Unternehmer bzw. sein Mitarbeiter auch am Geschäftsessen teilnehmen. Das heißt Sie dürfen von Ihren Bewirtungskosten 70 % gewinnmindernd verbuchen.

Und Sie dürfen von den gesamten Bewirtungskosten die Vorsteuer abziehen.

Bewirtungsbeleg als Hilfe

Wir haben für Sie einen Bewirtungsbeleg erstellt. Mit diesem Eigenbeleg decken Sie alle oben genannten Vorgaben des BMF-Schreibens bzgl. der ergänzenden Angaben für eine Bewirtungsrechnung ab.  Zusätzlich hilft Ihnen dieser Beleg bei der Ermittlung der verbuchenden Beträge. Außerdem können Sie auf dem Bewirtungsbeleg sehen, welche Konten Sie zu bebuchen haben.

Zählen die Trinkgelder auch zu den Bewirtungskosten?

Prinzipiell ja. Allerdings gibt es hier auch wieder Voraussetzungen: zum Einen müssen die Trinkgelder vom Empfänger ausgewiesen und quittiert sein und zum Anderen, müssen diese angemessen sein (ca. 5 – 15 % der Restaurantrechnung sind hier ein guter Richtwert).

Aus all diesen oben aufgeführten Regeln ergeben Sich somit verschiedene Buchungssätze, die Sie erfassen müssen.

Auf welchen Konten verbuchen Sie die Bewirtungskosten?

Aus den oben geschilderten Vorgaben, müssen Sie 4 Buchungssätze erfassen:

  1. Sie buchen auf der Sollseite einmal den abziehbaren Anteil der Bewirtungskosten von 70 % mit Vorsteuercode laut Rechnung.
  2. Der nicht-abziehbare Anteil der Bewirtungskosten in Höhe von 30 % der Rechnungssumme mit Vorsteuercode laut Rechnung folgt als 2. Buchung.
  3. Nun fehlt noch das ausgewiesene Trinkgeld, das abziehbar ist (also wieder 70 % davon), aber ohne Vorsteuercode gebucht werden muss.
  4. Der nicht-abziehbare Anteil des Trinkgeldes ist der letzte Buchungssatz, der zu bilden ist (30 % – und ohne Vorsteuercode).

Die Konten, die Ihnen in Kontolino! hierfür zur Verfügung stehen, lauten wie folgt:

KontenIKRSKR03SKR04
Bewirtungskosten, abziehbarer Anteil – 70 %6860 Bewirtungskosten (abziehb. Anteil)4650 Bewirtungskosten (abziehb. Anteil)6640 Bewirtungskosten (abziehb. Anteil)
Bewirtungskosten, nicht abziehbarer Anteil – 30 %6868 Bewirtungskosten (nicht abziehb. Anteil)4654 Bewirtungskosten (nicht abziehb. Anteil)6644 Bewirtungskosten (nicht abziehb. Anteil)

Buchungsassistent

Im Buchungsassistent sind dies die Vorlagen „Bewirtung – abziehbarer Anteil“ und „Bewirtung – nicht abziehbarer Anteil“. Ein Klick und alle Konten sind richtig ausgewählt!

Weitere Informationen zum Thema in unserem Blog

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