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um 09:20:48

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Die 6 wichtigsten Tipps zum Umgang mit Belegen

Belege in der Buchhaltung korrekt unterbringen

Vor ein paar Tagen haben wir aufgezeigt, wie Sie Ihren Buchführungsordner als Belegarchiv und Arbeitsunterlage für die laufende Buchführung gestalten können. Dabei haben wir vor allem beleuchtet, wie Sie den Ordner so aufbauen können, dass Sie (und evtl. auch ein Betriebsprüfer) schnell und unkompliziert wiederfinden können, was Sie suchen. Dabei haben wir auch gezeigt, wie Sie sich selbst durch eine entsprechende Einteilung des Ordners ermöglichen können, dass das Buchen der Belege jeden Monat schnell und ohne großes Chaos abläuft.

Inzwischen haben wir ein paar Anregungen bekommen, was es zum Umgang mit Belegen noch wichtiges zu sagen gäbe.

1. Machen Sie von Thermo-Belegen immer eine Kopie

Thermo-Belege sind diese Rollen in vielen Kassen, die sich so ein bisschen nach Plastik anfühlen, und nicht wie Papier. Mir kommen sie meistens in Form von Tankstellen-Kassenzetteln unter, oder als Kreditkartenbelege in diesen mobilen Geräten in Restaurants. Diese Belege haben die unpraktische Eigenschaft, ziemlich schnell zu verbleichen. Vielleicht ist es rein technisch nicht korrekt, von Verbleichen zu sprechen, aber das Resultat ist schlichtweg folgendes: nach ein, zwei Jahren kann man die Belege nur noch sehr schwer oder gar nicht mehr lesen. Aber selbst, wenn sie etwas länger halten, auf eine Frist von 10 Jahren kann man sich ganz sicher nicht verlassen. Deshalb sollten Sie Belege auf Thermodrucker-Papier stets kopieren und den Originalbeleg an diese Kopie klammern. Damit bleibt der Beleg auch noch nach 10 Jahren lesbar und man kann sogar den Original-Beleg noch vorweisen. Und noch etwas: packen Sie Thermopapier-Belege nicht in Klarsichthüllen oder in andere Gegenstände, die vor Weichmachern strotzen: diese Chemikalien verstärken den Entfärbungsprozess des Beleges ungemein.


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2. Geben Sie Original-Belege nicht heraus

Ihr Betriebsprüfer besteht auf Original-Belegen. Also achten Sie darauf, dass Sie diese Originale nicht herausgeben. Wenn es doch einmal sein muss, etwa wegen eines Garantiefalls, dann machen Sie unbedingt eine Kopie des Originals und heften dies an seiner Stelle in den Ordner. Wenn das Original wieder da ist, ersetzen Sie die Kopie wieder durch das Original. Eine Kopie kann als Eigenbeleg durchgehen, aber es ist immer besser, das Original zu haben. Nicht nur für den Betreibsprüfer, sondern auch, falls Sie noch einen Garantiefall haben 😉

3. Heften Sie einen Beleg grundsätzlich nur ab, wenn er vollständig ist

In manchen Fällen muss ein Beleg vor dem Verbuchen um einige Angaben ergänzt werden. Das gilt insbesondere für Bewirtungsrechungen, auf denen ja zum Beispiel der Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen anzugeben sind. Gewöhnen Sie sich an, einen Beleg wirklich erst zu verbuchen und abzuheften, wenn diese Angaben auch wirklich vollständig sind. Denn auch für Belege gilt: aus den Augen – aus dem Sinn. Die Chancen, dass Sie irgendwann einmal die entsprechenden Angaben nachtragen, wenn das Ding mal im Ordner verschwunden ist, ist leider sehr gering. Und genau das kann teuer werden. Mein Tipp: wenn ein Beleg nicht buchungsfähig ist und Sie noch Angaben oder Unterschriften brauchen, die aktuell nicht verfügbar sind, dann lassen Sie den Beleg notfalls bis nächsten Monat liegen oder verbuchen ihn in ein paar Tagen, wenn die Angaben darauf sind. Das Finanzamt dreht Ihnen keinen Strick daraus, wenn ein Beleg mal erst im Folgemonat verbucht wird. In großen Unternehmen ist das völlig normal, dass zum Beispiel Reisekosten der Mitarbeiter erst nach zwei oder drei Monaten in der Buchhaltung auftauchen.

Also lassen Sie unvollständige Belege lieber in der Mappe oder Ablage für nächsten Monat und kümmern Sie sich möglichst bald um die noch offenen Angaben. Spätestens nächsten Monat fällt Ihnen dieser unerledigte Beleg wieder in die Hände und Sie werden schmerzhaft an die unerledigte Arbeit erinnert. Das ist auf jeden Fall besser, als wenn Ihnen eines Tages ein Betriebsprüfer eine kostenpflichtige Erinnerung zukommen lässt.

4. Tackern oder kleben Sie Mini-Belege auf ein DIN A4-Blatt

Straßenbanhnfarkarte oder Parkschein, Kassenzettel für eine Fachzeitschrift oder sonstige Mini-Zettelchen können nicht vernünftig abgeheftet werden, oft passt gerade mal ein Loch hinein. Da ist die Gefahr groß, daß dieser Beleg sich einmal verselbständigt und nach ein paar Mal Einstellen und Herausnehmen des Ordners vom Regal ist das Fresszettelchen vom Buchungsbeleg zum Staubsaugerfutter mutiert. Um das zu verhindern, nehmen Sie ein Blatt DIN A4 und tackern das kleine Zettelchen darauf. Vielleicht auch mehrere. Sie können auch Klebstoff verwenden, aber laufen hier Gefahr, dass dieser die Schrift aus dem Beleg löst und der Parkschein nicht mehr zu lesen ist. Für Klebefilm gilt das selbe.

5. Schreiben Sie notfalls Eigenbelege

Wer kennt das nicht: Der Tankbeleg ist mit dem Papier vom Magnum Mandel in den Mülleimer gewandert und bis man es gemerkt hat, ist man schon 80 Kilometer weiter auf der Autobahn. Für solche Fälle gibt es den so genannten Eigenbeleg. Sie können in diesem Fall einen Beleg selbst verfassen, auf dem Sie den Betrag, evtl. angefallene Mehrwertsteuer und so weiter nachtragen und handschriftlich unterschreiben. So etwas sollte aber die Ausnahme sein, und Sie sollten das auch nicht übertreiben. Im besten Fall gibt es ja Spuren, mit denen man die Beweiskraft eines Beleges verbessern kann, zum Beispiel eine Kreditkartenabrechnung oder den Kontoauszug vom privaten Girokonto, wenn Sie mit der privaten EC-Karte bezahlt haben. Wenn Sie solche Unterlagen haben, heften Sie möglichst das Original, notfalls eben eine Kopie davon an den Eigenbeleg. Damit können Sie zumindest nachweisen, dass eine Zahlung erfolgt ist.

Hier lesen Sie, welche Angaben auf einem Eigenbeleg mindestens stehen müssen, damit Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.

6. Noch mehr Tipps zum Umgang mit Belegen

finden Sie auch hier auf dem Kontolino!-Blog in den folgenden Artikeln:

Haben Sie noch Tipps zu Belegen? 

Wenn Ihnen noch gute Ergänzungen zu diesen Tipps hier einfallen, lassen Sie uns teilhaben. Schreiben Sie einen Kommentar zu diesem Beitrag oder senden mir eine E-Mail. Die Kontolino!-Benutzer sind für jeden Tipp dankbar, der ihnen das Leben mit der Buchführung erleichtert.

Eine Antwort zu “Die 6 wichtigsten Tipps zum Umgang mit Belegen”

  1. […] für den zurückliegenden Monat in einer halben Stunde bis Stunde erledigt. Unsere Tipps zum Umgang mit Belegen und zum Buchführungsordner helfen Ihnen ganz sicher […]