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...und aus der wunderbaren Welt der Buchhaltung und der Steuern

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um 11:21:32

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Buchhaltung selber machen – Teil 1: Was kann ich selber machen?

In den kommenden Wochen wollen wir uns mit der Frage beschäftigen, wie man als Freiberuflerin, Einzelunternehmer oder eine kleine Personengesellschaft die Buchhaltung selbst machen kann.

In diesem ersten Teil soll es darum gehen, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Buchhaltung ganz oder teilweise selbst zu erledigen.

Warum überhaupt selbst buchen?

Wir haben auf unserem Blog schon mehrfach über das Thema geschrieben (z.B. in unserem Artikel „Was es heißt, Selbstbucher zu sein„) , die wichtigsten Punkte in aller Kürze sind sicher:

  • Vollständiger Überblick über Ihren Erfolg
  • Maximale Transparenz in wichtigen Fragen wie Investitionsentscheidungen
  • Schnelle Verfügbarkeit der Informationen. Beim Steuerberater oder Buchhaltungsbüro kann es durchaus mal 4-8 Wochen dauern, bis die Buchhaltung erledigt und der neueste Stand der Zahlen wieder bei Ihnen ist. 8 Wochen können sehr lange sein, wenn man das Gefühl hat, es läuft nicht gut oder wenn man wissen muss, ob man eine Investition tätigen kann
  • Kostenersparnis. Selbst bei sehr wenigen Belegen und kleinen Umsätzen verlangt ein Profi oft 70 € oder mehr pro Monat, alleine für die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Kommen dann noch Steuerformulare dazu, oder haben Sie Bedarf an einer Beratung, sattelt der Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro da noch oben auf. Kosten von 3000 € pro Jahr können da durchaus zusammen kommen – auch bei „kleinen Fischen“.

Es gibt natürlich auch Nachteile des Selbstbuchens, die je nach dem eigenen Vorwissen bzw. der Bereitschaft, sich mit dem Thema zu beschäftigen, mehr oder weniger gewichtig sind

  • Zeit spielt eine große Rolle. Buchhaltung erfordert ein wenig Zeit. Von 30 Minuten bis 3 Stunden pro Monat oder Quartal sind durchaus an Zeitaufwand nötig. Manch einer macht das nebenher („Ich sitze ohnehin in meinem Laden, und manchmal ist es so ruhig, dass ich dafür Zeit habe“), für die eine oder andere ist es ein Pflichttermin in der oft so knappen Freizeit („Jeden ersten Samstag im Monat plane ich für die Buchhaltung 1,5 Stunden ein“)
  • Die eigene Disziplin. Wer sich nicht motivieren kann, wirklich regelmäßig am Ball zu bleiben und die Belege zu ordnen und zu verbuchen, wird keine Freude am Selbstbuchen entwickeln. Stattdessen wird der Berg immer höher und man verliert den Mut. Was dann folgt, ist eine Abwärtsspirale, die am Ende teuer werden kann.
  • Steuern machen vielen Leuten Angst. Formulare ausfüllen, mit dem Moloch Finanzamt kommunizieren und irgendwie nicht Herr der Lage sein, das fühlt sich nicht gut an. Der Finanzbeamte erscheint dabei irgendwie so ähnlich wie der furchteinflößende Zauberer von Oz (Auch dazu haben wir schon öfters hier geschrieben: meist sind es ganz nette und hilfsbereits Leute, die man als Nachbar sehr gerne um sich hätte).

 

Die Spielarten des Selbstbuchens

Es gibt ganz unterschiedliche Arten, wie man seine Buchhaltung selbst erledigen kann. Und jede der Varianten hat ihren ganz eigenen Charme:

Betreutes Buchen: Vorbereitendes Buchen mit Steuerprofi

Nicht jeder ist als Träger des braunen Gürtels in Steuern und Buchhaltung zur Welt gekommen, und so ganz ohne kaufmännische Vorbildung kommt einem das Thema wie ein Buch mit 7 Siegeln vor. Trotzdem ist es irgendwie klar, dass es nicht so schwer sein kann, die monatliche Telefonrechnung und die Kasseneinnahmen jeden Monat aufzuschreiben. Wenn da nur nicht die Furcht wäre, irgendwie etwas falsch zu machen und womöglich teure Steuernachzahlung durch bloße Unwissenheit zu riskieren.

Für alle, die sich hier herantasten möchten und auf jeden Fall den Draht zu einem Profi brauchen, der ihnen den Steuerkram ganz oder zumindest die schwierigen Teile (Jahressteuererklärung) abnimmt, ist das so genannte Vorbereitende Buchen die beste Möglichkeit. Im Wesentlichen heißt das, dass man die Geschäftsfälle jeden Monat oder jedes Quartal selbst verbucht, dann aber die komplette Buchhaltung dem Steuerberater überlässt. Dieser wirft einen prüfenden Blick auf die selbst gemachten Buchungen und kümmert sich dann um die Steuern. Dabei kann man z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst machen, aber die Steuererklärungen am Jahresende von Profi machen lassen.

Das ganze ist eine ziemlich einfache Sache: Sie erfassen Ihre Belege in Ihrer Buchhaltungssoftware und übergeben Ihre Buchungsdaten per DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. Er benötigt dabei noch nicht mal mehr Ihre Belege.

Man hat hier gewissermassen das Beste zweier Welten:

  • Die Kosten für die Routineaufgaben (Belege sammeln, sortieren, verbuchen) kann man sich getrost sparen und bezahlt nur für die Dienstleistungen, die man wirklich benötigt
  • Man hat die Zahlen stets schnell verfügbar, weil man sie ja selbst erfasst und in einem entsprechenden Programm erfasst hat. Mit den richtigen Berichten aus dieser Software hat man stets den vollen Überblick.
  • Ist mal ein Fehler passiert, hat man die Rückversicherung des Steuerberaters und kann die Zahlen schnell und einfach korrigieren
  • Die Sache mit dem Finanzamt macht ein Profi – das gibt ein Gefühl der Sicherheit
  • Für schwierige Fragen (Investitionsentscheidungen, Fragen der Steuergestaltung) ist der Steuerberater verfügbar und kennt Ihre Zahlen, da er sie ja in seinem System hat (die DATEV-Schnittstelle, Sie erinnern sich?)

Die Chuck Norris Methode: Helden machen alles selbst!

Selbstbucher von A bis Z, die sogar ihre Steuerklärungen selbst machen, haben sicher die höchste Stufe auf der Leiter zum kaufmännischen Nirvana erreicht. Für Leute mit kaufmännischer Vorbildung und einem gewissen Maß an Willen ist diese Leiter durchaus zu meistern. Viele Buchungssätze sind ohnehin immer die gleichen, und wenn einmal eine wirklich große Entscheidung ansteht, kann man sich noch immer auf Einzelfall-Basis Hilfe von einem Steuerberater holen. Die Berichte (BWA, Summen-Salden-Liste etc., die er/sie als Grundlage benötigt, ziehen Sie mit ein paar Mausklicks aus Ihrer Buchhaltungssoftware).

Natürlich ist dies die kostengünstigste Variante: ein Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro wird nicht eingebunden, also entstehen keine Kosten.

Und das Finanzamt? Hier sitzen meist nette Leute, die übrigens sogar den Auftrag haben, den Steuerbürger in seinem Tun zu unterstützen. Es ist durchaus in Ordnung, bei Ihrer/m Sachbearbeiter/in anzurufen und Fragen zu stellen. Nach unserer Erfahrung wird hier meist sehr hilfsbereit Auskunft gegeben. Auch, wenn Sie nicht mit dem richtigen Fachjargon daher kommen und Paragrafen um sich werfen. Das höre ich übrigens auch immer wieder von unseren Nutzern, die auch knifflige Probleme mit ihrer/m Sachbearbeiter/in lösen konnten.

Das Ausfüllen der wichtigsten Steuerformulare übernimmt übrigens Ihre Buchhaltungssoftware für Sie. Mit einem einfachen Mausklick senden Sie Ihre Anlage EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder auch Umsatzsteuererklärung online ans Finanzamt.

Aber was genau mache ich denn nun, wenn ich selbst buchen möchte

Es gibt im Wesentlichen 3 Tätigkeiten, aus denen eine Buchhaltung besteht:

  • Belege sammeln und geordnet ablegen
  • Aufschreiben der Geschäftsvorfälle in einer Form, die sowohl für Sie als auch für das Finanzamt verständlich ist (Verbuchen)
  • Auswerten der Zahlen, um z.B. Steuererklärungen zu machen, oder aber auch um zu sehen, wie erfolgreich Ihr Business läuft

Auf die einzelnen Tätigkeiten möchten wir in weiteren Artikeln eingehen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Auch die längste Reise beginnt mit … guter Buchhaltungssoftware!

Viele unserer Kunden machen sich auf den Weg in die Selbstbucherei, indem sie sich zunächst an die Sache mit Hilfe eines Profis heranwagen, aber möglichst die Routineaufgaben selbst übernehmen. Ziel ist dabei meist, in die Sache hinein zu wachsen und zunehmend alles auf eigene Faust zu machen. Viele stellen sich das Thema sehr viel schwieriger vor, als es dann letztendlich ist. Und dennoch ist die Hilfe und Beratung eines Profis gerade am Anfang sehr hilfreich.

Auf dem Weg vom Anfänger zum Chuck Norris der Buchhalterei gibt es verschiedene Hilfestellungen, um sich nach und nach in Sachen Buchhaltung fit zu machen:

  • Eine gute Buchhaltungssoftware hat Assistenten und Hilfen, die  bei der Verbuchung von Geschäftsfällen unterstützen
  • Wiederkehrende Aufgaben, wie die Verbuchung der Bankauszüge unterstützt eine gute Software mit entsprechenden Eingabedialogen
  • Eine gute Dokumentation hilft, sich an die Sache heranzuwagen, etwa mit einem Leitfaden für die ersten Schritte
  • Für konkrete Buchungssätze gibt es auch Nachschlagewerke wie z.B. unser Kontierungslexikon
  • Nicht zuletzt hilft auch gerne der Support einer guten Software auch bei der Verbuchung von Geschäftsfällen weiter, wenn es mal komplizierter wird

 

Ich lade Sie daher ein, sich unsere Buchhaltungssoftware ganz unverbindlich und kostenlos für 2 Monate anzusehen und einem Test zu unterziehen. Gerne stehen wir auch mit Tipps zur Seite.

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