Einfache oder doppelte Buchführung – eine Gegenüberstellung

Was ist eigentlich eine Buchhaltung?

Eine Buchhaltung oder auch Buchführung genannt ist in Ihrer einfachsten Form ganz simpel ausgedrückt eine Liste, in der alle Geldeingänge und -ausgänge einer Firma gelistetwerden. Sobald Sie eine Firma anmelden, sind Sie als Unternehmer verpflichtet eine Buchhaltung zu führen. Wie detailliert Sie dies dann tun müssen hängt zum Einen von Ihnen selber ab, aber zum anderen natürlich auch vom Gesetzgeber. Dieser gibt, je nachdem wieviel Umsatz und Gewinn Sie erzielen oder welche Rechtsform Ihr Unternehmen hat, verschiedene Buchhaltungspflichten vor. So kann die Buchhaltung dann weiter anwachsen und neben der Einnahmen-, Ausgabenliste auch Vermögenslisten (Anlagenspiegel), Schuldenlisten und weiteres enthalten. Dies kann dann in einer Bilanz zusammengefasst werden.

Warum müssen Sie eine Buchhaltung führen?

Zum Einen ist es Ihr ureigenes Interesse ein Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu haben. Nur so wissen Sie, ob Sie mit Ihrer Firma Gewinne erzielen und genug für Ihren Lebensunterhalt verdienen, Anschaffungen tätigen können oder neue Mitarbeiter einstellen können.

Zum Anderen ist es Ihre Pflicht, denn der Gesetzgeber verpflichtet Sie in seiner Steuer- und Handelsgesetzgebung dazu.

Was ist eine einfache Buchhaltung?

Unter einer einfachen Buchhaltung versteht man die Listung aller Einnahmen und Ausgaben sortiert nach dem Datum. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben in verschiedene Arten unterteilt. Z. B. haben Sie Umsatzsteuerpflichtige Einnahmen, umsatzsteuerfreie Einnahmen, die Umsatzsteuer selbst nehmen Sie zunächst ein und führen diese somit auch getrennt, dann folgen z. B. Materialkosten, Personalkosten, Abschreibungen und weitere Rubriken. Sind Sie zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung dem Finanzamt verpflichtet, werden diese verschiedene Einnahmen- und Kostenarten genau aufgeführt und Sie müssen Sich mit Ihrer Buchhaltung daran halten. Nachstehend sehen Sie die EÜR-Einnahmen-Arten für 2016

Nun die Liste der möglichen Ausgabenrubriken, die Sie in der EÜR am Jahresende befüllen sollten (auch am Beispiel des Jahres 2016):

Genauso müssen Sie Sich an alle anderen rechtlichen Vorschriften halten: wie z. B. Umsatzsteuerrichtlinien, Abschreibungsrichtlinien, Reisekostenregelungen, Regeln zur Bewirtung, Firmen-Pkw-Regelungen, Einhaltung der Archivierungszeiten der Belege, Umgang mit elektronischen Belegen).

Was ist eine doppelte Buchhaltung?

Bei einer doppelten Buchhaltung wird jede Einnahme oder Ausgabe zweimal erfasst (deshalb „doppelt“). Dabei wird zum Einen Mal erfasst, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (z. B. auf Ihrem Bankkonto oder in der Kasse) und zum Anderen Mal wird erfasst, um welche Art der Einnahme oder Ausgabe es sich handelt (z. B. Reisekosten, Wareneinkaufskosten, Portokosten, Telefonkosten, Abschreibungen). Dies hat den Vorteil, dass man mit dieser Art der Buchung seine Buchhaltung selber kontrollieren kann. Denn der echte Kassenbestand muss natürlich mit dem in der Buchhaltung verbuchten übereinstimmen. Das Gleiche gilt natürlich auch mit dem Bankbestand: Dieser muss mit dem Saldo Ihres Geschäftskontos bei der Bank immer nach dem Buchen übereinstimmen.

Außerdem haben Sie mit der doppelten Buchführtung schon alle Einnahmen und Ausgaben Ihrer Firma richtig für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bzw. Bilanz richtig kategorisiert (z. B. alle Ausgaben für das Telefonieren sind zusammenaddiert usw.) und zugeordnet.

Wer ist zu welcher Buchhaltungsform verpflichtet?

Wie schon erwähnt, sind Sie nicht frei von der Wahl, welche Buchhaltungsform Sie wählen wollen: die Einfache oder Doppelte Buchhaltung. Hier macht der Gesetzgeber klare Vorgaben: Sobald Sie eine E-Bilanz (elektronische Bilanz) abgeben müssen, sind Sie zu einer doppelten Buchhaltung verpflichtet. Ansonsten reicht Ihnen rein Formal eine einfache Buchhaltung aus. D.h., wenn Ihre Firma entweder

• im Handelsregister eingetragen ist oder
• einen Umsatz größer von 600.000 € / Jahr oder
• der Gewinn größer als 60.000 € /Jahr ist,

müssen Sie eine doppelte Buchführung machen und eine E-Bilanz abgeben.

Vor-/ Nachteile von den verschiedenen Buchhaltungsformen?

Die einfache Buchhaltung ist definitiv simpler zu erlernen und leichter im Umgang. Oft reicht am Anfang wirklich eine Excel-Liste aus. Aber Sie verlieren hier sehr leicht den Überblick, wenn Ihr Unternehmen wächst. Zudem ist die Kontrolle der Buchhaltung schwieriger: Sie haben keinen Banksaldo, den Sie einfach abgleichen können – so können einem schneller Fehler passieren. Gewöhnen Sie Sich gleich die „doppelte Buchführung“ an, müssen Sie Sich am Anfang garantiert mehr mit der Theorie beschäftigen und evtl. Literatur wälzen. (Tipp: Wir haben gut besuchte Seiten bei uns auf der Homepage, die sich mit den Grundlagen der doppelten Buchführung beschäftigen und außerdem Leitfäden in pdf-Format.) Dafür haben Sie dann aber gleich die volle Aussage über Ihren finanziellen Status Ihrer Firma. Außerdem müssen Sie nicht, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie vom Gesetzgeber verpflichtet werden eine „doppelte Buchführung“ zu machen, Ihre gesamte Buchhaltung wieder neu strukturieren und umstellen.

Eine Buchhaltungssoftware kann Ihnen, die Anfänge für eine „doppelte Buchführung“ deutlich erleichtern.

Wo unterstützt Sie die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! bei der doppelten Buchführung?

Zunächst einmal, genügt Kontolino! allen rechtlichen Ansprüchen. Sie müssen Sich keine Gedanken darum machen, ob Sie Buchungen einfach löschen dürfen oder gegenbuchen müssen. Kontolino! erlaubt Ihnen das Löschen der Buchungssätze und protokolliert diese mit und ist damit gesetzeskonform und GobD-konform.

Sie können elektronische Belege direkt in Kontolino! ablegen. So müssen Sie keine separaten Laufwerke zur Archivierung Ihrer E-Belege anlegen, keine Datensicherung selber organisieren. Das nimmt Ihnen Kontolino! alles ab.

Kontolino! hat die gängigen Kontenrahmen hinterlegt. Diese können Sie benutzen und wenn Sie wollen weiter anpassen.

Die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! hat sehr viele gängigen Buchungen bereits für Sie vorerfasst. Diese sind in einem Buchungsassistenten hinterlegt, der sortiert ist. Selbst können Sie zusätzlich mit Schlagwörtern suchen.

Eine gute Software lernt mit: so merkt sich Kontolino! bereits von Ihnen getätigte Buchungen und schlägt Ihnen diese von alleine vor, wenn Sie einen ähnlichen Buchungstext eingeben.

Natürlich können Sie in Kontolino! direkt Ihre Meldungen über Elster an das Finanzamt abgeben. Darunter fallen:

• Umsatzsteuervoranmeldungen
• zusammenfassende Meldungen für Ihre Geschäfte mit dem EU-Ausland
• Umsatzsteuermeldung am Jahresende
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und
• Anlage Anlagevermögen zur EÜR (AVEÜR)

Das sind die wichtigsten Punkte aus unserer Sicht, aber natürlich unterstützt Sie eine gute Online-Buchhaltungssoftware in noch viel mehr. Hier können Sie Sich einen guten Überblick über weitere Features von Kontolino! machen.

Zusammenfassung

Am Anfang mag die doppelte Buchführung umständlich und schwierig erscheinen. Mit ein wenig Fachliteratur, Einarbeitung und der richtigen Buchführungssoftware wird diese aber schnell gelingen. Und vergessen Sie nicht: die gesetzlichen Bestimmungen (wie Umsatzsteuerrichtlinen, GobDs, Fahrtkostenregelungen, Bewirtungskostenregelungen, Abschreibungsrichtlinien) gelten immer – egal ob Sie die einfache oder doppelte Buchhaltung anwenden.

Das 3-Konten-Modell für Freelancer und Gründer

Wir haben uns ja in der Vergangenheit auf dem Kontolino!-Blog auch schon mehrfach mit dem Thema beschäftigt, wie man sich als junger Gründer vor Überraschungen von Seiten des Finanzamts – aber eben auch vor eigener Unwissenheit zur finanziellen Lage – schützen kann. Ein wirklich wichtiger Tipp auf unserem Blog ist die Trennung von Geschäfts- und Privatkonto.

Karen Unfug hat dazu einen so schönen und übersichtlichen Artikel geschrieben, dass dem eigentlich nichts mehr hinzuzufügen ist. Bitte einfach lesen und das Modell adaptieren. Mit der dort genannten Aufteilung Ihrer Einnahmen kann in Sachen Liquidität eigentlich nichts mehr schief gehen.

Die Sache mit dem Feedback für Gründer

Jeder, der mit dem Gedanken spielt, sich selbstständig zu machen, ist darauf angewiesen: Feedback. Schliesslich muss die eigene Geschäftsidee ankommen bei potentiellen Kunden, das Produkt muss Nutzen bringen und gekauft werden und der neue Service muss nützlich und vernünftig bepreist sein, um auch wirklich in Anspruch genommen zu werden. Und da hilft es nur bedingt, selbst zu 100% davon überzeugt zu sein, daß das Angebot perfekt ist. Es schadet nicht, mit Selbstbewusstsein und Vertrauen an das Abenteuer heranzugehen, aber entscheidend für den Erfolg ist das, was Kunden und potentielle Käufer vom Produkt halten.

Wie Maybritt Reumann in ihrer Kolumne auf dem StartupBrett schreibt, sind die ersten Ansprechpartner für Feedback sicher Freunde und Familie. Aber leider muss man sich bei Feedback auch immer fragen, ob es ehrlich oder freundlich ist. Schliesslich will man den hoch motivierten Gründer nicht ausbremsen, ihn nicht vor den Kopf stossen. Freunde und Familie können sehr wertvolle Impulsgeber sein, müssen aber ganz und gar nicht.

Aus meiner Erfahrung in der Gründung von Kontolino heraus kann ich Maybritt Reumanns Beobachtungen und Tipps nur bestätigen: Nicht alles Feedback, das kommt, ist wirklich wertvoll oder hilfreich. Eine gute Portion davon muss man ausfiltern und schlichtweg ignorieren. Die Kunst ist es, das wertvolle Feedback vom Höflichkeits-Gebrabbel zu trennen.

Gerade ganz am Anfang, wenn man selbst noch unsicher ist, ist es sehr gefährlich, Weiterlesen

Unternehmer und der 4-Stunden-Vollzeit-Job

Auf Ihrem Blog beschreibt Kathrin Franck einen der schönsten Aspekte des Lebens als Selbständiger, der seine Arbeitszeit und den Arbeitsort relativ frei bestimmen kann, und sei es nur zeitweise. Einer der Schlüsselsätze ihres Blogbeitrags ist für mich:

Noch gravierender ist für mich, dass die früher so eisern erkämpfte und aufrecht erhaltene Trennung zwischen „Job“ und „privat“ im Grunde überflüssig geworden ist.

So schockierend es klingen mag, aber es stimmt: wer sich aus einer Passion heraus selbständig gemacht hat, und wenn der Beruf im Grunde ein Hobby geworden ist, sind die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben fliessend, oft sogar verschwunden. Das eigene Geschäft sitzt immer im Kopf, man grübelt, tüftelt, plant beim Wäsche aufhängen, Geschirr abtrocknen und auf der sonntäglichen Radtour. Bevor sich nun jemand empört: meines Erachtens ist das als Arbeitnehmer häufig nicht großartig anders. Den Job hat man irgendwie auch als Angestellter immer im Handgepäck, sei es der Frust mit den Kollegen, die Aufregung vor der nächsten Präsentation oder die Strategie fürs nächste Personalgespräch. Der einzige Unterschied ist im Grunde, für wen oder was man das tut, was man tut, und wie frei man in der Wahl von Alternativen ist. Und wenn alles gut läuft, vielleicht sogar das, was am Monatsende auf dem Bankkonto ankommt. Aber das ist eine ganz andere Geschichte…

Nun klingt der 4-Stunden-Vollzeitjob erstmal paradiesisch. Nur noch halb so viel arbeiten, schon am Strand sitzen, wenn andere aus der Kantine in den täglichen Wahnsinn zurück schleichen. Das Leben endlich mal in vollen Zügen geniessen Weiterlesen