Welche Daten können Sie zu Kontolino! importieren?

Ziel des Artikels ist es, Ihnen eine Übersicht über die Importmöglichkeiten Ihrer Daten nach Kontolino! zu geben. Als erstes wollen wir Ihnen in einer Tabelle eine Übersicht über alle Daten und deren Importmöglichkeit bieten. Finden Sie dabei Daten, die Sie auch gerne importieren wollen und kennen die Möglichkeit nicht? Dann können Sie zu Ihrer Datenart scrollen und dort Detail zum Import nachlesen.

Übersicht über die verschiedenen Datenarten und deren Importmöglichkeit nach Kontolino!

In der nachstehenden Tabelle sehen Sie die verschiedenen Datenarten als Zeilen aufgelistet und die Importmöglichkeiten als Spalten dargestellt.

DateienDATEVBank – Online
(finAPI)		Bank – Datei
(MT940 / CSV)		API
Belege
Bankauszüge
Bankauszüge von Paypal, Amazon, Stripe
Kassendaten (flour)
Ausgangsrechnungen (billbee)
Debitoren
Kreditoren
Lohnbuchungen (Quicklohn)
Reisekosten (Spesenfuchs)
Buchungen
Importmöglichkeiten verschiedener Datenarten von Kontolino!

Die verschiedenen Datenarten und deren Importmöglichkeiten

In der Buchhaltung gibt es sehr viele Daten, die Sie zum Buchen brauchen. Angefangen vom Beleg (denn der eiserne Buchhaltungsgrundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“ ist nach wie vor gültig) über Ausgangsrechnungen bis hin zu Bankauszügen reicht die Palette der Daten, die für die Buchhaltung notwendig sind. Gut, dass viele Daten inzwischen digital vorliegen und auf die ein oder andere Art nach Kontolino! importiert werden können. Lesen Sie nachstehend im Detail nach, welche Datenarten Kontolino! unterscheidet und welche Importmöglichkeiten es dafür gibt.

Belege

Unter Belegen verstehen wir von Kontolino! alle Eingangsrechnungen, die Sie erhalten. Zusätzlich fallen darunter auch eigen erstellte Belege, wie z. B. Kassenzettel, Tankbelege, Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lohnabrechnungen, Ausgangsrechnungen etc.. Die Belege bilden die Grundlage für eine Buchung. Das heißt aus den Belegen ist immer ersichtlich, um welchen Geschäftsfall es sich handelt, der Betrag, der Mehrwertsteuersachverhalt und das Datum. Sobald der Beleg einem Buchungssatz zugeordnet und verbucht wurde, erhält dieser zwingend eine Belegnummer und kann GoBD-konform nicht mehr gelöscht werden.

Der Weg um Ihre Belege nach Kontolino! zu importieren ist vielfältig:

  • Sie können die Belege einfach als Datei mit drag & drop zur Buchung selbst dazuladen oder in die Belege-Inbox legen. Sie können die Belege-Inbox auch füllen, in dem Sie Ihre Belege per Mail an die Mailadresse Ihrer Belege-Inbox weiterleiten. Sie können auch Ihren Beleg mit dem Handy abfotografieren und mit der Teilen-Funktion an die Mail-Adresse Ihrer Belege-Inbox weiterleiten.
  • Eine andere Möglichkeit, Ihre Belege zu importieren ist, den DATEV-Import für Buchungsstapel mit Belegen zu nutzen. Hier können Sie einfach eine zip-Datei hochladen, die dem DATEV-Format entspricht und Ihre Belege enthält. Den DATEV-Import finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“
  • Last but not Least können Sie zum Belege-Upload auch die API-Schnittstelle von Kontolino! nutzen. Unter einer API-Schnittstelle versteht man den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen, verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.

Bankauszüge

Bankauszüge sind deshalb für die Buchhaltung wichtig, da diese die Geldflüsse dokumentieren. Und da sehr häufig Zahlungen über das Bankkonto getätigt werden und die Girocard die Barzahlung mehr und mehr ablöst, werden die Bankauszüge immer wichtiger. Einem Bankauszug wird für die Buchhaltung entnommen, wann welche Rechnung bezahlt wurde.

Auch über Paypal, Amazon und Stripe laufen Zahlungen, so dass diese aus buchhalterischer Sicht wie Banken fungieren. Das heißt auch die von diesen Anbietern erstellten Auszüge laufen in Kontolino! unter dem Begriff: Bankauszüge.

Für den Import Ihrer Bankauszüge haben Sie 2 Möglichkeiten. Beide dieser Möglichkeiten, können Sie einmalig unter „Verwalten“ –> „Bankverbindungen“ einrichten:

  • Online via finAPI: Da Bankzugänge sehr hohen Sicherheitsstandards entsprechen müssen, nutzt Kontolino! zum Abruf der Bankumsätze den Service von finAPI. Sie binden dazu einmal Ihr Konto in Kontolino! ein und danach können Sie auf Knopfdruck immer Ihre neuesten Bankumsätze abholen und in Kontolino! verbuchen.
  • per Dateiimport: Alternativ können Sie Ihre Bankdaten auch per Datei importieren. Dazu können Sie entweder das MT940-Format benutzen, das Ihnen viele Banken zur Verfügung stellen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass das Format bekannt und fix und fertig in Kontolino! hinterlegt ist. So müssen Sie Ihre Daten nicht manuell zuordnen. Alternativ können Sie CSV-Dateien importieren. Dafür müssen Sie vor dem ersten Import der Datei entsprechend die Spalten Ihrer CSV-Datei zu den benötigten Informationen von Kontolino! zuordnen. Für Paypal, Amazon und Stripe sind in Kontolino! wie für das MT940-Format bereits Filter angelegt, die Sie einfach für Ihre Dateien nutzen können.

Kassendaten

Darunter fallen Ihre Kassenjournale. Sprich hier listen Sie alle Ihre Barzahlungen, die Sie erhalten oder getätigt haben. Zunehmend werden diese Daten auch digital geführt und nicht mehr auf Papier. Diese beinhalten mindestens das Datum, den Zahlbetrag und den Mehrwertsteuersatz. Zusätzliche Daten sind natürlich möglich.

Importieren können Sie Ihre Kassenjournale entweder

  • als normalen Beleg. Falls Ihr Kassensystem die Tagesendbuchungen als DATEV-Buchungsstapel exportieren kann, können Sie diese nach Kontolino! importieren. Dazu nutzen Sie den Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“.
  • Oder aber, wenn Sie Kassensysteme von flour benutzen, können Sie über die implementierte Schnittstelle zwischen flour und Kontolino! Dazu müssen Sie einmalig den Benutzer-Token von Kontolino! kopieren (diesen finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“) und in flour eintragen lassen. Danach können Sie auf Knopfdruck Ihre Kassenjournale incl. der Buchungen nach Kontolino! auf Knopfdruck übertragen.

Ausgangsrechnungen

Ihre erstellten Rechnungen an Ihre Kunden sind für die Buchhaltung wichtig. Sie gehören zum Einen zu den Belegen, können aber auch von Ihnen in Kontolino! selbst erstellt werden. Deshalb haben die in Kontolino! erstellten Rechnungen ein paar zusätzliche Eigenschaften. So können Sie hier den Status der Bezahlung verfolgen und damit sich auch eine Offene-Posten-Liste erzeugen lassen.

Oder Sie erstellen Ihre Rechnungen in einem Office-Programm und importieren Ihre fertige Rechnung als z. B. pdf nach Kontolino!. Dann stellt die Rechnung für Kontolino! ein Beleg dar und kann wie andere Belege auch importiert werden.

Zusätzlich können Sie von Billbee Ihre Rechnungen nach Kontolino! incl. Zahlstatus importieren. Denn auch hier ist eine Schnittstelle zwischen Billbee und Kontolino! vorhanden. Um die Schnittstelle nutzen zu können, müssen Sie unter „Verwalten“ –> „Faktura / Re.import“ den Importfilter für Billbee aktivieren. Danach können Sie Ihre Rechnungen incl. Zahlstatus importieren.

Debitoren (Kunden)

Um Ihre Rechnungen in Kontolino! erstellen zu können, können Sie Ihren Kundenstamm – Ihre Debitoren – pflegen. Neben deren Adresse und Kontaktdaten wie Telefon, Internetseite, Mailadresse, können Sie zusätzlich für jeden einzelnen Debitor einzelne Ansprechpartner mit deren Kontaktdaten eingeben. Und auch die Hinterlegung verschiedener Bankverbindungen ist in Kontolino! möglich.

Und Sie können für jeden Debitor in Ihrem Kontenplan ein eigenes Konto in Kontolino! anlegen und das mit diesem Debitor verknüpfen. Dies bietet sich für Ihre Großkunden an. So sehen Sie mit welchem Kunden Sie wie viel Umsatz im Jahr machen und können z. B. auch Mengenrabatte einfacher kalkulieren.

Ihre Debitorendaten können Sie importieren,

  • indem Sie einen von Kontolino! zur Verfügung gestellten CSV-Import nutzen. Hier können Sie einfach eine Datei hochladen, die dem entsprechenden Format entspricht. Nutzen Sie WISO oder LexOffice, dann können Sie die Dateien problemlos importieren. Dazu nutzen Sie den Menüpunkt „Faktura“ –> „Debitoren / Kunden“.
  • Eine andere Alternative bietet der DATEV-Import. Enthält Ihr DATEV-Buchungsstapel zusätzlich eine Datei, die Ihre Debitorendaten enthält, können Sie diese über den Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ zusammen importieren.
  • Last but not Least können Sie zum Import Ihrer Debitoren auch die Kontolino!-API-Schnittstelle nutzen.Unter einer API-Schnittstelle versteht man, den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.

Kreditoren (Lieferanten)

Spiegelgleich können Sie in Kontolino! genau die gleichen Informationen wie für Ihre Debitoren auch für Ihre Kreditoren – sprich Ihre Lieferanten – hinterlegen. So kann Kontolino! für Sie die zentrale Auskunft für alle Ihre Lieferanten- und Kundenkontakte sein.

Dementsprechend stehen Ihnen für den Import die gleichen Möglichkeiten, wie bei den Debitoren zur Verfügung.

Lohnbuchungen

Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Sie nicht in Kontolino! erstellen. Diese müssen aber von Ihnen gezahlt und verbucht werden. Sie können Ihre Lohnbuchungen über den DATEV-Import nach Kontolino! importieren. Programme wie Quicklohn stellen Ihnen einen DATEV-Export zur Verfügung. Die dort erzeugte Datei können Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ hochladen.

Reisekosten

Sie sind auf Geschäftsreise – oder einer Ihrer Mitarbeiter? Dann müssen Sie eine Reisekostenabrechnung machen und die entsprechenden Zahlen verbuchen. Eine Reisekostenabrechnung können Sie entweder selbst erstellen. Dann stellt die Reisekostenabrechnung ein Beleg dar und Sie verbuchen diesen Beleg wie alle anderen Belege auch. Dazu können Sie alle Möglichkeiten des Imports von Belegen nutzen.

Oder aber Sie nutzen zum Erstellen einer Reisekostenabrechnung Programme wie Spesenfuchs. Letzteres hat den Vorteil, dass diese Programme nicht nur die Reisekostenabrechnung erstellen, sondern auch die dazugehörenden Buchungen, die Sie dann nach Kontolino! importieren über die API-Schnittstelle importieren können. Dazu müssen Sie einmalig unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“ Ihren Benutzer-Token kopieren und bei Spesenfuchs hinterlegen. Danach können Sie Ihre Reisekostenabrechnung samt der Buchungen per Knopfdruck importieren.

Buchungen

Buchungen selber, stellen auch Daten dar. Diese haben im Normalfall einen Beleg, ein Datum, einen Buchungstext, ein Soll- und Habenkonto und einen Mehrwertsteuersachverhalt. Diese können Sie natürlich in Kontolino! erstellen – aber eben auch von anderen Programmen wie z. B. DATEV, Quicklohn, Spesenfuchs, flour erhalten.

Ihre Buchungen können Sie – sobald Ihre Programme eine DATEV-Datei anbieten – entweder über den DATEV-Import importieren (Menüpunkt: „Import/Export“ –> „DATEV-Import“).

Oder Sie nutzen die Kontolino!-API-Schnittstelle. Unter einer API-Schnittstelle versteht man, den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.

Und bei den Programmen flour, Spesenfuchs können Sie die bereits entwickelte Schnittstelle nutzen. Diese müssen Sie mit Hilfe des Benutzer-Tokens einmalig aktivieren und können dann auf Knopfdruck Ihre Buchungen importieren. Ihren Token finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“.

Mehr Informationen

zu den oben vorgestellten Importmöglichkeiten finden Sie auf folgenden Seiten:

Zusammenfassung

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre für die Buchhaltung benötigten Daten nach Kontolino! zu importieren. Sei es mit dem drag & drop von Dateien oder sogar per Knopfdruck. Vielleicht haben Sie eine neue Art für Sich in diesem Artikel entdeckt – und damit geht die Arbeit leichter für Sie von der Hand. Das würde uns freuen.

DATEV-Import erweitert

Sie können in Kontolino! Dateien im sogenannten DATEV-Format importieren. Diese Schnittstelle ist bei unseren Kunden sehr beliebt und wird häufig genutzt. Dabei hat sich gezeigt, dass Erweiterungen der Funktionalität sehr sinnvoll wäre. Nämlich der Import mehrerer Buchungsstapel in einem Importlauf und zusätzlich das Anlegen von Kreditoren- bzw. Debitorenkonten. Das heißt: Sie können nun Ihre Kreditoren- und Debitorenkonten aus anderen Systemen per Import in Kontolino! anlegen.

Diese Erweiterungen haben wir nun für Sie umgesetzt.

Welche Art von Dateien können importiert werden?

Sie können nun drei verschiedene Arten von DATEV-Dateien nach Kontolino! importieren:

  • eine, die „nur“ Ihre Buchungen enthält (den sogenannten Buchungsstapel),
  • eine, die zusätzlich zu den Buchungen (also dem Buchungsstapel) auch die dazugehörenden Belege enthält (ein zip-Archiv) und
  • eine, die Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten enthält (eine sogenannte GP-Stamm).

Dabei müssen Sie beachten, dass Ihre Belege nicht einzeln importiert werden können. Dies muss immer in Verbindung Ihrer Buchungen (sprich dem Buchungsstapel) erfolgen.

Alle anderen Dateien, können separat voneinander hochgeladen werden und sind nicht voneinander abhängig.

Wie läuft Ihr Import von DATEV-Dateien in Kontolino! ab?

Um eine DATEV-Datei nach Kontolino! einzulesen, klicken Sie im Menü unter „Import/Export“ auf den Menüpunkt „DATEV-Import“. Danach laden Sie Ihre Datei nach Kontolino! hoch. Dabei ist es egal, um welche der vorher geschilderten Dateien es sich handelt. Kontolino! erkennt anhand der Dateiformate, um welchen Import es sich handelt. Sprich, ob Sie

  • nur Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten importieren (GP_Stamm_xxxx.csv) oder
  • nur Ihren Buchungsstapel (Buchungsstapel_xxxx.csv) importieren oder
  • Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten zusammen mit einem Buchungsstapel (z. B. als zip-Datei) importieren oder
  • Ihren Buchungsstapel zusammen mit Belegdateien (immer als zip-Datei als sogenanntes zip-Archiv) importieren oder
  • sogar alle drei verschiedenen Dateien auf einmal importieren.

Dabei ist sogar der Import von mehr als einem Buchungsstapel auf einmal möglich.

Kontolino! überprüft zuerst welche Dateien Sie hochladen und ob diese dem DATEV-Format und -Vorgaben entsprechen. Außerdem wird überprüft, welche Inhalte Ihre Dateien haben und diese werden sortiert. So werden immer zuerst Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten angezeigt und zum Import vorgeschlagen.

Nach dieser Prüfung bekommen Sie angezeigt, welche Dateien Kontolino! erkannt hat. Wenn Sie mit Klick auf den Import-Button bei den erkannten Dateien fortfahren, bekommen Sie die erkannten Inhalte dargestellt und können diese verifizieren. Wollen Sie die Änderungen des Imports wirklich vornehmen, können Sie dies mit dem Klick auf „Speichern“ bestätigen.

Details der Prüfungen, die Kontolino! durchführt können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „DATEV Import“ nachlesen.

Zusammenfassung

Der DATEV-Import wird gerne von unseren Kunden genutzt. Nun wurden die Importmöglichkeiten für Sie erweitert: So ist nun der Import von mehr als einem Buchungsstapel mit einem Schritt möglich. Des Weiteren können Sie Ihre Debitoren- und Kreditorenkonten aus anderen Buchungssystemen übernehmen und in Kontolino! per Import anlegen lassen.

API-Schnittstelle von Kontolino! erweitert

Seit geraumer Zeit haben wir eine API-Schnittstelle zu anderen Softwareanbietern für Kontolino! entwickelt. Diese wird bereits von etlichen anderen Softwareanbietern bzw. Kontolino!-Kunden genutzt.  So können bereits Buchungen und Belege nach Kontolino! übertragen werden. Mehr dazu, was bisher bereits möglich ist, können Sie in unserem Blog-Beitrag „API-Schnittstelle von Kontolino! für andere Entwickler“ nachlesen.

Neuerungen zur API-Schnittstelle

In den letzten Wochen haben wir die API-Schnittstelle erweitert:

So können nun zusätzlich über die Schnittstelle neue Kreditoren (Lieferanten) bzw. Debitoren (Kunden) angelegt werden. Dabei können Daten, wie die Adresse aber auch der Ansprechpartner, Telefonnummer, Bankverbindungen etc. übergeben werden. Weiter können Sie die in Kontolino! abgelegten Daten abfragen und last but not least in Kontolino! vorhandenen Kreditoren bzw. Debitoren auch wieder löschen.

Eine weitere Erweiterung besteht darin, dass Sie zusätzlich Ihre Belege in die Belege-Inbox ablegen können. Dort warten die Belege dann, bis Sie diese in Kontolino! verbuchen. Bisher konnten Sie nur Belege hochladen, denen bereits Buchungen zugeordnet waren.

Dokumentation der Erweiterungen

Eine Beschreibung der Schnittstelle haben wir für Sie auf der Seite apidoc.kontolino.de dokumentiert. Dort finden Sie zum Einen eine genaue Beschreibung aller Daten. Zum Anderen können Sie Ihre programmierte Schnittstelle direkt per Web-Oberfläche testen. So erhalten Sie sofort Feedback, ob die Daten korrekt übermittelt werden konnten.

Wie funktioniert die Schnittstelle zu Kontolino!?

Für die Übertragung von Daten haben wir für jeden unserer Kunden einen persönlichen Token in Kontolino! erstellt. Diesen Token muss bei Ihrer Software eingegeben werden können. Mit diesem Token ermöglichen wir, dass die Datenübertragung sicher erfolgt. Zusätzlich ist gewährleistet, dass die Daten zum richtigen Kunden übermittelt werden.

Sie haben Interesse, eine Schnittstelle zu implementieren?

Sie bieten eine Shop-Software, eine Reisekostenabrechnung, ein Lohnabrechnungsprogramm oder eine Faktura an? Dann würden wir uns freuen, wenn Sie Ihre Anwendung an unsere API anbinden. Wir haben die Schnittstelle bewusst sehr einfach gestaltet. So gestaltet sich für Sie eine Integration mit Kontolino! sehr leicht.

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme per Mail an hilfe@kontolino.de. Wir erstellen dann gerne Ihren individuellen API-Key für Ihre Anwendung.

Nun können Sie mit Hilfe unserer Dokumentationsseite Ihre Anbindung erstellen und in unserem Testumfeld testen. Klappt alles? Dann sagen Sie uns Bescheid. Danach binden wir Ihre API bei Kontolino! im Produktionsumfeld ein.

Neue Features in Kontolino!

Der Funktionsumfang von Kontolino! wächst weiter stetig. Dabei liegen oft Kundenanfragen, die sich häufen – oder wir den Eindruck haben, dass die angefragte Erweiterung vielen Kunden nutzen bringen könnte – solchen Erweiterungen zu Grunde. Vielen Dank an dieser Stelle an unsere Kunden, die uns kontaktieren, Verständnis aufbringen, falls eine Weiterentwicklung evtl. länger dauert oder eben von uns abgelehnt wird.

Eine andere Quelle der Weiterentwicklung von Kontolino! stellen natürlich auch geänderte Gesetze oder Verordnungen dar. Schließlich soll Kontolino! für Sie dem aktuellen Stand der Gesetzgebung entsprechen.

Die Erweiterungen im Überblick

Im Nachhinein stellen wir Ihnen kurz die Erweiterungen vor, die in den letzten 1 – 2 Monaten bei Kontolino! in Produktion gegangen sind:

  • Für die EÜR kann eine Leitsteuernummer erforderlich sein. Dies trifft immer dann zu, wenn die Steuernummer des Gewerbes eine andere als die private Steuernummer ist. Diese Leitsteuernummer kann nun unter dem Menüpunkt “Verwalten“ -> „Steuerlichen Daten” erfasst werden und wird dann auch an das Finanzamt bei der Abgabe einer EÜR übermittelt.
  • Die Umsatzsteuermeldung (USt) kann nun auch bei abweichenden Wirtschaftsjahren in Bezug auf die Kalenderjahre erstellt und abgegeben werden.
  • Ein neuer Mehrwertsteuercode für die neue Umsatzsteuer für 0 % für Photovoltaikanlagen wurde eingeführt. Dieser neue Mehrwertsteuertatbestand wird dann auch korrekt in dem neuen USTVA-Formular für das Jahr 2023 übertragen. Für den neuen Code haben wir für Sie auch eine Seite „Umsatzsteuer – 0 Prozent“ unter Wissenswertes erstellt.
  • Datev-Buchungsstapel können noch bis 60 Tage nach Ablauf eines Paketes exportiert werden. So können Sie, falls Sie Kontolino! – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr nutzen möchten, Ihre Buchhaltungsdaten exportieren und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben selbstverantwortlich archivieren. Wie der Export in Kontolino! funktioniert können Sie auf unserer Seite „DATEV-Buchungsstapel exportieren“ in unserem Handbuch nachlesen.
  • Die Generalumkehr für die Buchungsschlüssel 0-9 können beim Import von DATEV-Buchungsstapeln nun verarbeitet werden. So umfasst der DATEV-Import von Kontolino! inzwischen sehr viele Buchungsschlüssel der DATEV. Auch hierzu können Sie die Vorgehensweise in unserem Handbuch auf der entsprechenden Seite „DATEV-Buchungsstapel importieren“ nachlesen.
  • Der Suchfilter für in Kontolino! erstellte Ausgangsrechnungen beginnt die Suche standardmäßig nicht mehr am 1.1. des aktuellen Jahres, sondern am heutigen Tag minus 30 Tage.
  • Die Buchungsvorschläge berücksichtigen nun auch Buchungen im letzten Quartal des vorhergegangenen Jahr. Die Buchungsvorschläge werden Ihnen immer dann angezeigt, wenn Sie im Buchungstext-Feld anfangen zu tippen. Dabei werden Ihnen zum Einen Vorschläge auf Grund Ihrer eigenen Buchungen angezeigt, als auch aus unserem integrierten Buchungsassistenten oder Ihren angelegten Buchungsmustern bzw. Dauerbuchungen. Bisher waren die Vorschläge, die Ihnen dabei angezeigt wurden auf das gleiche Jahr begrenzt.
  • Neue Standardkonten für außerbilanzielle Aktiva und Passiva wurden im Kontenplan zur Verfügung gestellt. Diese können Sie verwenden, um entsprechende Sachverhalte abzubilden. Dazu bietet sich an, aus den neuen Konten entsprechende Kopien zu erstellen und diese umzubenennen. Wie Sie Konten bearbeiten können, können Sie auf unserer Seite „Kontenplan bearbeiten“ nachlesen.
  • Der Dialog zur Erfassung von nachträglichen Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Anlagenbuchhaltung wurde neu gestaltet und bietet somit mehr Möglichkeiten: z. B. die Erfassung mehrerer Buchungen dazu sowie das Verknüpfen von bereits erstellten Buchungen. Und Sie kennen diesen Dialog evtl. bereits schon: denn diesen verwenden Sie auch, wenn Sie Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten in der Anlagenbuchhaltung erfassen. Somit ist die Bedienung für Sie einfacher und intuitiver. Dokumentiert haben wir das auf der Seite „Nachträgliche Anschaffungskosten erfassen„.
  • Last but not least: Sie können nun auch Ihre in Kontolino! erfassten Kreditoren (Lieferanten) bzw. Debitoren (Kunden) exportieren. Bisher haben wir Ihnen hierfür einen Import zur Verfügung gestellt. Nun wurde auch eine Exportfunktion für Sie implementiert. Mehr zur Verwaltung von Debitoren und Kreditoren in Kontolino! finden Sie auf den entsprechenden Handbuchseiten. Weiter können diese auch über unsere Schnittstelle (API-Anbindung) nun automatisch importiert und exportiert werden.

    Zusammenfassung

    Wir hoffen somit Kontolino! für Sie mit diesen „kleinen“ Erweiterungen wieder ein Stück bedienungsfreundlicher gemacht zu haben. Und natürlich hören wir nicht auf Kontolino! weiter zu verbessern und weiter zu entwickeln. So wird bestimmt der nächste Artikel mit weiteren Funktionserweiterungen folgen.

    Neu ab 1.8.2022: Online-Kontenabfrage für Ihre Buchhaltung

    Kontolino! beherrscht ab sofort den Abruf von Kontenbewegungen auf Ihren Bankkonten direkt online. Das Herunter- und Hochladen von CSV- oder MT940-Dateien entfällt damit. Buchhaltung mit Kontolino! wird dadurch noch komfortabler und geht noch schneller von der Hand.

    Mit der Online-Kontenabfrage erfüllen wir einen lang gehegten Wunsch unserer Nutzer: Das Abrufen der Bankbewegungen mit einem Mausklick, direkt in die Buchhaltung, wird endlich wahr. Bisher hat Kontolino! nur den Upload von Bankauszügen in den Formaten CSV oder MT940 unterstützt. Das war nicht nur manchmal eine hakelige Angelegenheit, weil Banken oft ohne jede Ankündigung den Aufbau ihrer CSV-Bankauszüge geändert und meist auch keinerlei Dokumentation dazu veröffentlicht haben. Mit dem vermehrten Aufkommen neuer Banken, die gar keine Dateien zum Download anbieten und veraltete Schnittstellen wie HBCI bzw. FinTS gar nicht erst implementiert haben, macht Kontolino! den Umgang mit Bankbuchungen gleich mehrfach einfacher:

    • Die Daten müssen nicht erst bei der Bank herunter- und bei Kontolino! wieder hochgeladen werden, sondern werden direkt online bei der Bank abgefragt und in Kontolino! abgelegt
    • Keine Fummeleien mehr mit dem Aufbau von CSV-Dateien, die sich womöglich einfach mal so ändern
    • Die Buchhaltung geht noch schneller von der Hand

    Erfahrener Partner in Sachen Bankzugriff: finAPI

    Um auf Bankdaten unserer Kunden zugreifen zu können, müssen wir ziemlich hohe Anforderungen an Sicherheit und Schutz der Daten unserer Kunden erfüllen. Deswegen haben wir uns für einen Anbieter entschieden, der am Markt schon eine Weile genau diese Dienstleistungen anbietet und auf den auch einige unserer Mitbewerber erfolgreich setzen: finAPI.

    Für finAPI spricht, dass das Produkt schon mehrere Jahre läuft und seine Vorzüge auch für wesentlich größere Anbieter als Kontolino! bewiesen hat. Ein weiterer Grund ist, dass finAPI sich stets auf den neuesten Stand bringt, um Banken in das System zu integrieren, die neu am Markt sind, oder auch welche, die noch nicht nach dem XS2A-Standard erreichbar sind, notfalls sogar durch raffiniertes Einlesen der Online-Seiten der Bank. So erreichen wir den Zugriff auf so ziemlich alle Banken, die in Deutschland am Markt vertreten sind. Natürlich ist auch der Zugriff auf z.B. Ihre Kreditkartenabrechnungen etc. möglich.

    Wie sicher ist der Online-Kontenabruf?

    Wir setzen auch auf finAPI anstatt der veralteten HBCI/FinTS-Schnittstelle, weil hinter diesem Zugriffsweg die XS2A-Spezifikation steht, in der die europäische Finanzwirtschaft das Thema Datensicherheit in den Vordergrund gestellt hat. So steht diese Schnittstelle nicht jedermann offen, sondern nur zertifizierten Anbietern, die sich zur Einhaltung hoher Standards verpflichten und dies auch regelmäßig nachweisn müssen.

    Eine wichtige Eigenschaft hier ist, dass Ihre Zugangsdaten für Ihr Bankkonto ausschließlich bei finAPI eingegeben und ggf. gespeichert werden. Wir gelangen niemals in den Besitz dieser Daten, denn wenn Sie diese eingeben müssen, werden Sie stets auf die Seiten von finAPI weiter geleitet.

    Aber keine Sorge: das ist alles sehr viel einfacher, als es auf den ersten Blick klingt.

    Kann man künftig nur noch Online auf Bankkonten zugreifen?

    Keine Sorge: unsere Importfilter für MT940-Dateien und CSV-Auszüge bleiben weiter erhalten. Egal, ob Sie aufgrund von Sicherheitsbedenken nicht auf einen Drittanbieter zurück greifen möchten, oder ob es einmal technische Probleme beim online-Zugang gibt, Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auch weiterhin mit Dateien zu arbeiten.

    Wie funktioniert der Online-Abruf meiner Kontoauszüge von meiner Bank in Kontolino! ?

    Natürlich haben wir unsere Dokumentation erweitert und diese spannende neue Funktion ausführlich beschrieben. Sie finden die Details auf unserer Webseite im Bereich Handbuch.

    Keine Suppe ohne Haar: wir müssen die Preise für Kontolino! anheben

    Die Nutzung von finAPI ist nicht kostenlos. Der Anbieter muss seine Softwareplattform betreiben und aktuell halten und zudem großen Aufwand betreiben, um die Auflagen des Bundesamts für Finanzaufsicht zu erfüllen und entsprechende Zertifizierungen („kleine Banklizenz“) aufrecht zu erhalten.

    So zwingt uns nicht nur die allgemeine Situation der steigenden Preise für so ziemlich alles dazu, unsere Preise für Kontolino! etwas anzuheben, sondern auch die für uns neu hinzu gekommenen Kosten für die Dienstleistung von finAPI.

    Mit Einführung des neuen Bankzugriffs gelten also auch neue Preise für unsere Pakete. Wenn Sie aktuell noch ein 12-Monats-Paket von Kontolino! nutzen, zahlen Sie für die Restlaufzeit Ihres Pakets keinen Aufpreis. Erst bei Ihrer nächsten Verlängerung zahlen Sie den neuen Preis.

    Quick-Lohn und Kontolino!

    Mit Quick-Lohn können Sie schnell, einfach Ihre Gehalts- und Lohnabrechnung berechnen und erstellen. Weiter bietet Ihnen Quick-Lohn die Meldung Ihrer Daten an zuständige Stellen (z. B. Krankenkasse, Steuerbehörden) mit wenigen Klicks. Sogar Besonderheiten im Baubereich werden von Quick-Lohn abgedeckt. Aber auch für Minijobber, werden alle notwendigen elektronischen Meldungen erstellt und per Klick von Ihnen versandt.

    Somit ist Quick-Lohn die passende Ergänzung zu Kontolino!, wenn Sie eigene Mitarbeiter haben. Erstellen Sie mit Quick-Lohn Ihre Gehalts- und Lohnabrechnungen, importieren Sie die damit entstandenen Buchungen nach Kontolino! und erledigen Sie den Rest Ihrer Buchhaltung in Kontolino!. So müssen Sie Sich keine Gedanken mehr um die richtigen Buchungssätze in Kontolino! machen. Außerdem entfallen somit Doppeleingaben und damit auch Tippfehler und die lästige Suche nach diesen Fehlern.

    Wie gehen Sie im Detail vor?

    Quicklohn Dateiformat Kontolino

    Sie melden Sich zuerst bei Quick-Lohn an. Unter dem Menüpunkt „Konfiguration ändern“ können Sie in Quick-Lohn einmalig das Datenformat „Kontolino“ für Ihre Übergabedatei für Ihre Finanzbuchhaltung festlegen. Danach erledigen Sie ganz normal Ihre monatliche Lohnabrechnung in Quick-Lohn und schicken von dort alle notwendigen Meldungen elektronisch ab.

    Quicklohnmeldung: Kontolino-DAtei erstellt

    Bei jedem Drucken der Buchhaltungsmeldung (Monatsabschluss) in Quick-Lohn wird eine Übergabedatei „KONTOLINO_Mandantenname_jjjj_mm.CSV“ in dem von Ihnen gewählten Datenverzeichnis erzeugt. Dazu erhalten Sie auch immer eine passende Meldung incl. Ablageort und Name der Datei.

    DATEV Dateien importieren

    Nun melden Sie Sich bei Kontolino! an. Im Menüpunkt gehen Sie dann auf „Import/Export“ –> „DATEV-Import“. Dort können Sie einfach Ihre Quick-Lohn-Datei mit ziehen auf die Wolke importieren. Und schon sind Ihre Lohn- und Gehaltsbuchungen für den kompletten Monat in Kontolino! erfolgt.

    Im Anschluss, können Sie dann ganz normal Ihre weiteren Buchungen erledigen und Ihre notwendigen Steuermeldungen wie Ihre UStVA abgeben.

    Somit wird Kontolino! für Sie als zentrales Buchhaltungsprogramm noch attraktiver: Sie können

    • Ihre Reiseabrechnungen und -buchungen von Spesenfuchs,
    • Kassenumsatz- und Online-Umsatzbuchungen von flour,
    • Rechnungen von billbee,
    • und nun ganz neu Ihre Lohn- und Gehaltsbuchungen von Quick-Lohn,
    • Bankauszüge Ihrer Bank,
    • alle anderen Buchungssätze im DATEV-Format

    nach Kontolino! importieren. So müssen Sie nichts mehr doppelt erfassen, was viel Zeit spart. Und lästige Tippfehler und die Suche nach diesen gehören der Vergangenheit an.

    flour und Kontolino! Kasse und Buchhaltung integriert

    Wir freuen uns, mit flour einen weiteren Schnittstellenpartner für Kontolino! gewonnen zu haben.

    Was bietet Ihnen flour?

    Als Händler ist es für Sie wichtig einfach zu kassieren, den Überblick über Ihre Bestände zu behalten und dabei möglichst alle Vertriebskanäle einzubinden. Genau das setzt flour für Sie um: flour ist die all-in-one Kassenlösung für Händler.

    Neben zahlreichen Funktionen im Bereich POS (Point of Sale) Kasse, managen Sie mit flour zudem zentral und einfach Ihre Lager, Ihre Filialen und Ihren Einkauf. Sie haben zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Warenbestände und Filial-Daten, wie Umsätze, und Kassenbücher. Dabei können Sie alle Vertriebskanäle, wie Onlineshops, Marktplätze und Filialen mit flour verbinden.

    Wie sieht die Schnittstelle zwischen flour und Kontolino! aus?

    flour erzeugt für jeden Umsatz, den Sie über Ihre Kasse abwickeln eine Buchung. Wählen Sie in flour einfach die Kassen aus, die an Kontolino! übertragen werden sollen. Nach dem Kassenabschluss erfolgt von flour automatisch die Übertragung Ihrer Umsatzbuchungen summiert pro Tag in Ihre Kontolino!-Buchhaltung. Dabei werden die Buchungstexte wie folgt aufgebaut „flour“ + Nummer des Buchungsjournals.

    Damit das ganze sicher und zuverlässig funktioniert, haben wir für jeden unserer Kunden einen persönlichen Token in Kontolino! erstellt. Ein Token ist ein automatisch generierter, einmaliger, technischer Schlüssel. Mit diesem wird die sichere Übermittlung von Daten zwischen flour und Kontolino! ermöglicht.

    Zusätzlich haben wir für Kontolino! eine sogenannte API-Schnittstelle programmiert. Mit dieser Schnittstelle definieren wir genau, welche Daten in welchem Format übergeben werden sollen.

    Unsere Kollegen von flour haben programmiert, dass die in flour erzeugten Daten im passenden Übergabeformat zur Verfügung stehen. Die Daten werden daraufhin korrekt und sicher automatisch übermittelt.

    Wie gehen Sie dazu vor?

    • Erstellen Sie für Sich ein Konto bei flour.
    • Kopieren Sie Ihren persönlichen Token in Kontolino!. Den Token finden Sie unter dem neuen Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“ –> Eintrag: „Ihr Benutzer-Token“.
    • Teilen Sie diesen Ihrem Support bei flour mit. Dieser richtet die Schnittstelle dann einmalig für Sie ein. Danach werden automatisch bei jedem Kassenabschluss Ihre Buchungen als Summe erzeugt und nach Kontolino! übertragen.

    Zusammenfassung

    Nutzen Sie flour, um Ihre Umsätze, die Sie in Ihrem Laden erwirtschaften und Ihre Online-Umsätze zusammenzuführen. Lassen Sie die Schnittstelle von flour nach Kontolino! einmalig von unseren flour-Kollegen einrichten. Damit erfolgt die Datenübertragung Ihrer Buchungen von flour nach Kontolino! nach Erledigung Ihres Kassenabschlusses automatisch. Erledigen Sie Ihre restlichen Buchungen in Kontolino!. Und last but not least übermitteln Sie Ihre Steuererklärungen mit der Elster-Schnittstelle von Kontolino! an Ihr Finanzamt. So entfallen für Sie viele Doppelerfassungen – und nicht zuletzt lästige Tippfehler.

    Spesenfuchs und Kontolino!

    Wir freuen uns, unseren Kunden eine Schnittstelle zu Spesenfuchs anbieten zu können.

    Was ist Spesenfuchs?

    Spesenfuchs ist eine Reisekostenlösung für kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbständige und Freiberufler. Mit Spesenfuchs können Sie Ihre Reisekosten incl. Tagespauschalen, Kilometergeld etc. schnell und einfach erfassen. Natürlich können Sie auch Ihre Reisebelege und -bilder abspeichern. Damit nimmt Ihnen Spesenfuchs die Erstellung von selbst erstellten Reisebelegen ab. Sie müssen nie wieder nachschlagen, wie hoch gerade die Tagespauschale in Deutschland oder im Ausland ist.

    Weiter bietet Ihnen Spesenfuchs mit Hilfe eines Dashboards einen schnellen Überblick, umfangreiche Auswertungen und übersichtliche Berichte.

    Dafür müssen Sie keine Software auf Ihrem Rechner installieren. Spesenfuchs ist eine Online-Lösung. Erstellen Sie Sich ein Spesenfuchs Konto – und schon können Sie mit einem 30 tägigen kostenlosen Test loslegen.

    Wie funktioniert die Schnittstelle zu Kontolino!?

    Spesenfuchs erzeugt für Ihre erfassten Reisen alle notwendigen Buchungen. Diese Buchungen incl. Ihrer Reisebelege können Sie nach Kontolino! übertragen.

    Für die Übertragung haben wir für jeden unserer Kunden einen persönlichen Token in Kontolino! erstellt. Ein Token ist ein automatisch generierter, einmaliger, technischer Schlüssel. Mit diesem wird die sichere Übermittlung von Daten zwischen Spesenfuchs und Kontolino! ermöglicht.

    Zusätzlich haben wir für Kontolino! eine sogenannte API-Schnittstelle programmiert. Mit dieser Schnittstelle definieren wir genau, welche Daten in welchem Format übergeben werden sollen.

    Unsere Kollegen von Spesenfuchs haben programmiert, dass die in Spesenfuchs erzeugten Daten im passenden Übergabeformat zur Verfügung stehen. Die Daten werden daraufhin korrekt und sicher automatisch übermittelt.

    Ihre Vorgehensweise

    • Erstellen Sie für Sich ein Konto bei Spesenfuchs .
    • Kopieren Sie Ihren persönlichen Token in Kontolino!. Den Token finden Sie unter dem neuen Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“ –> Eintrag: „Ihr Benutzer-Token“.
    • Gehen Sie zu Spesenfuchs : In den Einstellungen (Zahnradsymbol) finden Sie zwei interessante Einträge:
      • Buchhaltung: dort können Sie Ihren Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) auswählen. Zusätzlich können Sie gezielt für Ihre Zahlungsarten, die passenden Konten hinterlegen (z. B. für Ihr Bankkonto).
      • Exporteinstellungen: für Sie gibt es hier die Kachel „Kontolino!“. Klicken Sie darauf und fügen Sie unter „Kontolino Token“ Ihren zuvor in Kontolino! kopierten Token ein. Weiter können Sie auswählen, ob Sie Ihre Daten „automatisch synchronisieren“ wollen. Aktivieren Sie hier das Häkchen, dann werden von nun an jede Nacht Ihre neuen Reisebuchungen incl. Belege nach Kontolino! übertragen. Sie müssen nicht mehr tätig werden. Zusätzlich können Sie Sich bei jedem erfolgtem Export eine Mail zu Ihrer Information schicken lassen.
    • Nach dem Speichern der Einstellungen wird die Verbindung zwischen Spesenfuchs und Kontolino! automatisch aufgebaut und geprüft. Von nun an können Sie Ihre Reisedaten jederzeit nach Kontolino! übertragen lassen.
    • Geben Sie Ihre Reisedaten bei Spesenfuchs ein. Zusätzlich können Sie dort Reisebelege hochladen.
    • Passen Ihre Eingaben, können Sie den Reisestatus auf „Freigegeben“ setzen. Alternativ können Sie sogar einen Workflow einrichten, und die Reise kann von Ihrem Vorgesetzten „Freigegeben“ werden.
    • Nun werden die erzeugten Reisebuchungen in der kommenden Nacht automatisch an Kontolino! übertragen (vorausgesetzt Sie haben den Haken bei „Automatisch synchronisieren“ gesetzt). Wenn Sie nicht so lange warten wollen, können Sie die Übertragung jederzeit manuell über den Menüpunkt „Export“ anstoßen.

    Welche Daten werden genau übertragen?

    Es werden alle Buchungssätze auf Grund Ihrer eingegebenen Reisedaten von Spesenfuchs erzeugt. Sie müssen Sich über die Konten keine Gedanken mehr machen. Übertragen werden nach Kontolino! somit:

    • alle Ihre von Spesenfuchs erzeugten Buchungssätze Ihrer Reisen
    • alle von Ihnen hochgeladenen Reisebelege wie z. B. Hotelrechnungen, Tankbelege, Restaurantbelege
    • Ihre von Spesenfuchs erzeugte Reisekostenabrechnung Ihrer Reisen.

    Natürlich werden die Belege dabei auch korrekt den erzeugen Buchungssätzen zugeordnet.

    Sie wollen Sich Ihre Reisebuchungen in Kontolino! anschauen?

    Dann können Sie das wie gewohnt bequem unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Buchungsjournal“ jederzeit tun. Dort können Sie alle Buchungsnummern beginnend mit „SF“ (für Spesenfuchs ) suchen und so Ihre Reisebuchungen anschauen.

    Neugierig geworden?

    Erstellen Sie gleich Ihr neues Konto bei Spesenfuchs, geben Ihre erste Reise ein, kopieren Ihren persönlichen Token und probieren Sie unsere neue Schnittstelle aus. Wir freuen uns über jeden unserer Kunden, der unsere neue Schnittstelle für sich nutzen kann.

    Kontolino!-DATEV-Dateien auf neueste Version umgestellt

    Im Zuge der Umsetzung des Mehrwertsteuerdigitalpaketes, haben wir in in Kontolino! die DATEV-Schnittstelle auf die neueste Version 10.1 von DATEV für Sie umgestellt.

    Welche Änderungen bei den DATEV-Dateien wurden vorgenommen?

    Das Format des DATEV-Buchungsstapels wurde um einige Felder erweitert (z. B. das Ursprungsland und der dort herrschende Umsatzsteuersatz). Nur mit diesen neuen Feldern kann der Umsatzsteuersachverhalt im Zuge des Mehrwertsteuerdigitalpakets für Sie korrekt abgebildet werden. Somit kann Kontolino! nun diese Felder

    • korrekt einlesen und
    • korrekt mit Ihren Daten befüllen.

    Ab wann tritt die Änderung für Sie in Kraft?

    Kontolino! gibt seit Ende Juli die Daten im neuesten DATEV-Format aus. Wir haben uns für Sie bewusst dagegen entschieden, dass Sie entscheiden müssen, welches DATEV-Format Sie für Ihren Export nutzen möchten. D.h. Sie exportieren wie gewohnt unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Export“ die benötigte Datei. Und Sie erhalten immer Ihre Datei im neuesten DATEV-Format.

    Für Ihren DATEV-Import, haben wir die Schnittstelle zusätzlich erweitert. Kontolino! erwartet nun nicht mehr, dass in Ihren Dateien, die Anzahl Spalten mit der Versionsnummer übereinstimmt. Somit können Sie auch alte DATEV-Dateien problemlos in Kontolino! einlesen.

    Laut DATEV ist eine neue Softwareversion von DATEV im Juni 2021 erschienen. Diese Version kann die neuen Felder einlesen und verarbeiten.

    Was bedeutet die DATEV-Versionsänderung für Sie?

    Es kann sein, dass Ihr Steuerberater die neu von Kontolino! von Ihnen exportierte Datei nicht einlesen kann. Bitten Sie ihn darum zeitnah, auf die neue DATEV-Version umzusteigen. Das Update ist ohnehin für das Thema Mehrwertsteuerdigitalpaket notwendig.

    Mehr Informationen

    API-Schnittstelle von Kontolino! für andere Entwickler

    Wir haben immer wieder Anfragen von unseren Kunden, ob wir eine API-Schnittstelle zu anderen Softwareanbietern für Kontolino! haben. Schließlich können Buchungen an sehr vielen Stellen entstehen. Dabei wäre es toll, wenn man diese nicht in Kontolino! nochmals eintippen oder per Datei übertragen müsste.

    So haben wir aufmerksam zugehört und uns an ein neues API für Kontolino! umgesetzt.

    Mit Hilfe dieser neuen Schnittstelle können Sie ohne Umwege Buchungsdaten wie auch Belege direkt in die Kontolino!-Anwendung übermitteln. Interessant ist das zum Beispiel für Reisekostenbuchungen, Buchungen aus Kassenjournalen, Lohnbuchungen etc.. Diese werden ohne Medienbrüche oder Umwege direkt aus Ihrem Programm online in Kontolino! übertragen.

    Eine Beschreibung der Schnittstelle haben wir für Sie auf der Seite apidoc.kontolino.de dokumentiert. Dort finden Sie zum Einen eine genaue Beschreibung aller Daten. Zum Anderen können Sie Ihre programmierte Schnittstelle direkt per Web-Oberfläche testen. So erhalten Sie sofort Feedback, ob die Daten korrekt übermittelt werden konnten.

    Zur Zeit gibt es zwei Aufrufe, die Ihnen zur Verfügung stehen und dokumentiert sind. Eine für die Übermittlung von

    • Buchungsdaten und
    • eine weitere für Belege (PDF-Dateien etc.).

    Erläuterung zur Schnittstelle

    Wichtig dabei ist, dass die Belegnummer mehrfach in den Buchungssätzen vorhanden sein darf. Den Beleg übermitteln Sie genau einmal mit der gleichen Nummer. Die Vorgehensweise von Kontolino! ist folgende:

    Es wird von einem Beleg mit einer Belegnummer ausgegangen. Für jeden Beleg werden unter Umständen verschiedene Buchungssätze erzeugt. Dabei wird der Beleg mit der gleichen Belegnummer für jeden betroffenen Buchungssatz wiederverwendet.

    Beispiel gefällig?

    Es liegt eine Hotelrechnung incl. Frühstück vor. Diese Rechnung erhält z. B. die Nummer „E-1“ (Eingangsbeleg Nummer 1). Für die Verbuchung des Hotelbelegs sind zwei Buchungssätze notwendig:

    • einer für die Übernachtung und
    • einer für das Frühstück.

    Somit übertragen Sie im ersten Aufruf zwei Buchungssätze mit der Belegnummer „E-1“. Im zweiten Aufruf übermitteln Sie einmalig den Beleg (sprich die Hotelrechnung als Belegnummer „E-1“).

    Wie funktioniert die Schnittstelle zu Kontolino!?

    Für die Übertragung von Daten haben wir für jeden unserer Kunden einen persönlichen Token in Kontolino! erstellt. Diesen Token muss bei Ihrer Software eingegeben werden können. Mit diesem Token ermöglichen wir, dass die Datenübertragung sicher erfolgt. Zusätzlich ist gewährleistet, dass die Daten zum richtigen Kunden übermittelt werden.

    Sie haben Interesse, eine Schnittstelle zu implementieren?

    Sie bieten eine Shop-Software, eine Reisekostenabrechnung, ein Lohnabrechnungsprogramm oder eine Faktura an? Dann würden wir uns freuen, wenn Sie Ihre Anwendung an unsere API anbinden. Wir haben die Schnittstelle bewusst sehr einfach gestaltet. So gestaltet sich für Sie eine Integration mit Kontolino! sehr leicht.

    Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme per Mail an hilfe@kontolino.de. Wir erstellen dann gerne Ihren individuellen API-Key für Ihre Anwendung.

    Nun können Sie mit Hilfe unserer Dokumentationsseite Ihre Anbindung erstellen und testen. Klappt alles? Dann sagen Sie uns Bescheid. Danach binden wir Ihre API bei Kontolino! ein.