Für viele Unternehmer bedeutet die Ankündigung einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zunächst ein unbehagliches Gefühl. Sie sind sich sicher, in den vergangenen Jahren alle Geschäftsvorfälle in der Firma sorgfältig und korrekt verbucht zu haben.

Trotzdem entwickelt sich besonders bei der ersten Außenprüfung durch die Mitarbeiter des Finanzamtes der Eindruck, kontrolliert zu werden mit einem finanziell ungewissen Ausgang. Viele Unternehmer befürchten Steuernachzahlungen oder sind sich nicht sicher, ob die eigene Buchführung den strengen Maßstäben des Finanzamtes standhält.

Mit diesem Artikel zur Vorbereitung der Betriebsprüfung möchten wir Ihnen die Ängste vor dem Außenprüfer des Finanzamts nehmen und Ihnen aufzeigen, wie Sie Ihre Firma optimal auf eine bevorstehenden Betriebsprüfung vorbereiten.

Was eine Betriebsprüfung im Allgemeinen ist und welche Unterlagen geprüft werden, haben wir Ihnen bereits in Einführungsartikel “Die Betriebsprüfung” ausführlich erläutert.

Wir haben für Sie eine Checkliste erstellt, die alle Vorbereitungen kurz und knackig zusammenstellt und die Sie einfach von oben bis unten abhaken können. Was mit den einzelnen Punkten genau gemeint ist, erläutern wir für Sie nachstehend.

 

Wie erfolgt die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung – was ist in diesem Zusammenhang wichtig?

Die Gründe für eine Betriebsprüfung sind unterschiedlich. Es kann sich dabei um eine routinemäßige Prüfung handeln oder es gibt aus Sicht des Finanzamts einen besonderen Anlass. Entscheidend ist, dass sich die Außenprüfer Ihres Finanzamtes erst kurzfristig in Ihrer Firma ankündigen.

Bei kleinen und mittleren Unternehmen beträgt die Frist von der Ankündigung bis zum Beginn der Prüfung etwa zwei Wochen. Bei größeren Betrieben umfasst der Zeitraum bis zu vier Wochen. Wenn der Brief vom Finanzamt in Ihrem Hause ist, sollten Sie vor allem: Ruhe bewahren. Es bleibt genügend Zeit, damit Sie sich intensiv auf den Besuch vom Finanzamt vorbereiten können.

Diese Dinge sollten Sie für die Betriebsprüfung beachten:

Schritt 1: Nach Erhalt des Schreibens am besten gleich vorbereiten:

• wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, informieren Sie diesen
• angeforderte Steuerunterlagen zusammenstellen
• Ort der Prüfung klären und ggfs. vorbereiten

Schritt 2: Für die Betriebsprüfung zu überdenken:

• Ansprechpartner bestimmen und Mitarbeitende informieren
• Voraussetzung für elektronischen Datenzugriff organisieren
• Strategie überdenken

Nach Erhalt des Schreibens am besten gleich vorbereiten

Nach Eingang der Ankündigung für die Betriebsprüfung heißt es kühlen Kopf bewahren und entscheidende Vorgänge in die Wege zu leiten.

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, informieren Sie diesen am Besten gleich:

Ihr Steuerberater ist der Experte in allen Belangen, die das Finanzamt und die Betriebsprüfung betreffen. Er sollte sofort nach Erhalt der Ankündigung der Prüfung von Ihnen informiert werden. Er wird Ihnen sachliche Informationen geben, worauf Sie sich einzustellen haben und welche Unterlagen für die Buchprüfung relevant sein werden. Wenn er gleichzeitig Ihre Buchhaltung für das Finanzamt vorbereitet, ist Ihr Steuerberater in der Lage, Sie umfassend zu unterstützen.

Aber auch ohne Steuerberater können Sie Sich vorbereiten. Am Besten beginnen Sie anhand der folgenden Informationen Ihre Unterlagen zusammenzustellen und selbst zu Überprüfen.

Angeforderte Steuerunterlagen zusammenstellen:

Im Ankündigungsschreiben zur Betriebsprüfung erfahren Sie den Zeitraum, der von den Mitarbeitenden des Finanzamts bei Ihnen geprüft werden wird. Jetzt geht es darum, die angeforderten Belege und Informationen zusammenzustellen. Dazu gehören beispielsweise:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Steuererklärungen wie EÜR, Umsatzsteuererklärung
• Buchungsjournale
• Anlagenbuchhaltung
• Fahrtenbuch, falls Sie einen Firmenwagen besitzen
• Kassenbuch
• Privateinlagen und -entnahmen
• Kaufverträge bei größeren Anschaffungen
• Und für Bilanzierer zusätzlich
  • Jahresabschlüsse
  • Inventurlisten
  • Geschäftsführerverträge (für Kapitalgesellschaften)

Zusätzlich ist es hilfreich, wenn Sie im Vorfeld der Betriebsprüfung interne Arbeitsanweisungen im Zusammenhang mit der Buchführung bereithalten. Sie sind laut GoBD verpflichtet, diese zu erstellen. Dabei müssen Sie beschreiben, wie Sie mit Belegen umgehen, z. B. wer Zugriff auf diese hat, wo diese abgespeichert werden, wie Sie die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gewährleisten.

Hierzu unterstützt Sie Kontolino! nicht nur bei der Belegablage und -archivierung sondern auch durch eine Vorlage für eine Verfahrensanweisung. Sie können diese einfach für Ihre Firma ausfüllen und dann dem Finanzamt vorlegen. Unser Tipp: Prüfen Sie vor der Betriebsprüfung, ob diese noch aktuell ist.

Ort der Prüfung klären und ggfs. vorbereiten:

Das Finanzamt teilt Ihnen mit, wo die Betriebsprüfung stattfinden wird. Durch Corona geht nun auch das Finanzamt vermehrt digitale Wege. D.h. es ist nicht mehr der Standardfall, dass die Prüfung bei Ihnen vor Ort stattfindet. Es kann durchaus passieren, dass die Prüfung im Finanzamt durchgeführt wird und die Schlussbesprechung rein digital stattfindet.

Es kann auch sinnvoll sein, die Prüfung bei Ihrem Steuerberater stattfinden zu lassen. Wenn Ihr Steuerberater nicht nur den Jahresabschluss sondern die komplette Buchhaltung erledigt, bietet sich dieses Vorgehen an. Sprechen Sie das mit Ihrem Prüfer und Steuerberater ab. Das Finanzamt ist hier meist sehr entgegenkommend.

Falls die Betriebsprüfung in Ihren Räumen stattfinden soll, dann sollten Sie für den Betriebsprüfer einen separaten und abschließbaren Raum zur Verfügung haben. Ist dies nicht möglich, ist das aber auch kein Beinbruch. Dem Prüfer genügt die übliche Büroausstattung mit:

• Schreibtisch
• Sitzgelegenheit
• Licht
• Strom
• Internetzugang

Die Prüfung dauert oft mehr als einen Tag. Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass dem Prüfer alle für die Betriebsprüfung relevanten Unterlagen zur Verfügung stehen. Damit ist gewährleistet, dass die Buchprüfung zügig vorankommt und möglichst wenig zusätzliche Rückfragen und Anforderungen an Unterlagen entstehen.

Für die Betriebsprüfung zu überdenken

In diesem Stadium geht es darum, die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung perfekt zu organisieren, damit zu Beginn der Buchprüfung keine Probleme auftreten.

Ansprechpartner bestimmen und Mitarbeitende informieren:

In kleinen und mittleren Betrieben sind die Ansprechpartner für die Betriebsprüfung meist der Steuerberater bzw. der Unternehmer selbst. Eventuell haben Sie einen Buchhalter, der auch als Ansprechpartner für den Betriebsprüfer benannt werden kann.

Der Rest der Belegschaft sollte angewiesen werden, Fragen des Buchprüfers höflich abzulehnen und auch keine steuerlich relevanten Unterlagen offen herumliegen zu lassen. Der Prüfer vom Finanzamt ist ermächtigt, alle im Unternehmen erhältlichen Informationen und Gespräche für die Buchprüfung zu verwenden.

Voraussetzung für elektronischen Datenzugriff organisieren:

Auch das Finanzamt nutzt seit dem Jahre 2002 digitale Technik in der Betriebsprüfung. Aktuell dient die Software IDEA den Finanzbeamten dazu, steuerlich relevante Daten in Ihrem EDV-System zu überprüfen. Den Umfang der Datenprüfung teilt Ihnen das Finanzamt rechtzeitig vorher mit. Dabei gibt es diese drei Wege der Zugriffsberechtigung auf Ihre Unternehmensdaten:

• Der Betriebsprüfer erhält die angeforderten Daten auf separat vorbereiteten Datenträgern (sogenannter Z3-Zugriff). Dabei muss für die Daten eine Datensatzbeschreibung vorliegen und ein Datenformat gewählt werden, das die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, usw.) ermöglicht. Reine pdf-Formate sind dabei nicht ausreichend. Diesen Z3-Zugriff ermöglicht Kontolino! mit dem Menüpunkt „Import/Export –> Datenüberlassung“. Dieses zip-file enthält z. B. den Kontenplan, alle Buchungen und Belege. Sollte zusätzlich die Änderungshistorie erwünscht sein, können Sie diese zusätzlich unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“ als csv-Export als Datei Ihrem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen.
• Mittelbarer Datenzugriff durch einen Mitarbeitenden des Unternehmens gemeinsam mit dem Prüfer (sogenannter Z2-Zugriff). Das heißt hier bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der alle relevanten Daten für den Prüfer zur Verfügung stellt. Hier müssen Sie also sicherstellen, dass Sie selbst, Ihr Steuerberater oder sonstige Mitarbeiter die komplette Zeit für die Prüfung zur Verfügung stehen.
• Unmittelbarer Datenzugriff des Prüfers auf Ihre Buchhaltungssoftware (sogenannter Z1-Zugriff). Dabei müssen Sie beachten, dass der Prüfer keine Daten verändern können, sondern nur “Lesezugriff” haben sollte. Dies können Sie in Kontolino! problemlos umsetzen. Legen Sie für Ihren Prüfer einen eigenen Benutzer mit der Rolle “Prüfer” ein. Damit ist gewährleistet, dass dieser die Buchungen einsehen kann, aber keinerlei Daten verändern kann.

Je weiter Sie den Zugriff des Betriebsprüfers einschränken können, umso sicherer sind alle weiteren Daten Ihrer Firma.

Strategie überdenken:

Sie sind als Unternehmer vom Gesetz her dazu verpflichtet, bei der Betriebsprüfung mitzuwirken. Mit Blick auf die Tatsache, dass der Buchprüfer in vielen Fällen einen Ermessensspielraum bei Prüfungsentscheidungen hat, ist es sinnvoll, sich grundsätzlich kooperativ gegenüber dem Prüfer zu verhalten.

Sorgen Sie für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. So ist beispielsweise zu Beginn der Prüfung eine kurze Führung durch den Betrieb ein guter Gedanke. Auch der Betriebsprüfer ist ein Mensch, der möglichst konfliktfrei seine Arbeit erledigen möchte.

Worauf achtet das Finanzamt bei der Betriebsprüfung besonders?

Natürlich kann man im Vorhinein nie genau sagen, wo der einzelne Prüfer seinen Schwerpunkt legen wird. Allerdings gibt es Themen, die gerne von Prüfern unter die Lupe genommen werden:

• Vermischung von privatem und geschäftlichen Gebrauch
• Dienstwagen (Fahrtenbuch)
• Telefon, Internetnutzung (Privatanteile)
• Privatverbrauch
• Geschenke
• Bewirtungskosten
• Große Anschaffungen (Herstellungskosten / Abschreibung)
• Spenden
• Kassenführung
• Reisekosten

Hinweis: Wenn Sie zu einzelnen Themen unsicher sind, finden in unserem Kontierungslexikon die aktuell gesetzlich geltenden Buchungsregeln, Freibeträge und weitere nützliche Informationen.

Außerdem werden Ihre Daten mit Prüfungsmethoden und Plausibilitätsprüfungen unter die Lupe genommen. So wird z. B. nach auffälligen Zahlenmustern gesucht. Zeitreihenvergleiche werden durchgeführt und natürlich werden Ihre Daten mit anderen Firmen aus Ihrem Tätigkeitsbereich verglichen. Und es werden bestimmte Werte berechnet und verglichen. Mehr dazu können Sie in den beiden dazu veröffentlichten BMF-Schreiben finden: Das BMF-Schreiben vom 05.09.2023, in dem die Prüfungsmethoden und Plausibilitätsprüfungen erläutert werden und in diesem BMF-Schreiben (auch vom 05.096.2023) werden die betriebswirtschaftlichen Begriffe und Berechnungsformeln erläutert. Aber lassen Sie Sich dadurch nicht verwirren. Fragen Sie ruhig Ihren Betriebsprüfer, wenn Sie die Fachwörter nicht verstehen. Er erklärt Sie Ihnen.

Vermischung von privatem und geschäftlichen Gebrauch

Oft ist es im Alltag nicht möglich, private und geschäftliche Dinge exakt voneinander zu trennen. Das geschieht in der Hektik zum Beispiel bei einem Kassenbon, auf dem neben Dingen für die Betriebsausstattung auch ein Artikel für den Privatverbrauch erscheint.

Entscheidend ist, dass später in der Buchhaltung die Dinge sauber voneinander getrennt werden.

Unser Tipp: Schauen Sie nach, ob Sie alles eindeutig beschriftet haben oder ergänzen Sie Kommentare, so dass klar hervorgeht, was privat und was geschäftlich war.

Dienstwagen (Fahrtenbuch)

Bei der Nutzung des Firmenwagens auch für Privatfahrten muss der Eigenanteil der privaten Nutzung separat über das Fahrtenbuch ermittelt und abgegrenzt werden oder über die 1%-Regel.

Somit wird die Verbuchung der privaten Kfz-Nutzung überprüft – und auch gerne, ob der Pkw wirklich zum Betriebsvermögen zu rechnen ist.

Unser Tipp: Prüfen Sie das Fahrtenbuch auf Vollständigkeit (Anfangs- und Endkilomenterzählerstand immer vorhanden, Abfahrts- und Zielort sowie besuchte Person und Besuchsgrund eingetragen?)

Telefon, Internetnutzung (Privatanteile)

Ähnlich wie bei Fahrzeugen sind die Privatanteile der Nutzung von Telefon und Internet zu schätzen und entsprechend als private Entnahmen zu verbuchen.

Hier ist eine Excel-Tabelle als Vorlage hilfreich, um die privaten Anteile der Telefonbenutzung schnell zu ermitteln und von den Betriebsaufwendungen abzugrenzen.

Privatverbrauch

Der Privatverbrauch entsteht meist, wenn Ihr Unternehmen Waren für den täglichen Gebrauch herstellt. So werden Sie beispielsweise als Metzger Ihre privaten Fleischeinkäufe nicht bei anderen Metzgern durchführen.

In diesem konkreten Fall wird bei der Betriebsprüfung unterstellt, dass Sie einen gewissen Teil an privaten Entnahmen aus dem eigenen Betrieb haben und diesen somit auch verbuchen müssen.

Geschenke

Vom Grundsatz her sind nur Geschenke mit einem Gegenwert von insgesamt 35 Euro netto pro Person im Kalenderjahr steuerlich anerkannt.

Allerdings werden kleine Präsente mit einem Gegenwert von bis zu 10 Euro steuerlich nicht als Geschenk berücksichtigt. Somit muss jeder Beschenkte, der Anlass und Zeitpunkt notiert werden.

Unser Tipp: Prüfen Sie die Vollständigkeit Ihrer Angaben bei den Geschenken.

Bewirtungskosten

Grundvoraussetzungen für eine steuerliche Anerkennung sind eine betriebliche Veranlassung und eine angemessene Höhe der Kosten. Die Dokumentation erfolgt über eine maschinelle Rechnung, die zahlreiche Pflichtangaben enthalten muss.

Neben den exakten Angaben des Gastwirtes gehört dazu unter anderem auch die Anzahl der bewirteten Personen.

Unser Tipp: Prüfen Sie die Vollständigkeit Ihrer Bewirtungsangaben.

Große Anschaffungen (Herstellungskosten / Abschreibung)

Wenn Sie größere Anschaffungen getätigt haben, wird überprüft ob Sie die Anschaffungskosten richtig berechnet haben.

Sind hier Werte zuviel oder zuwenig berücksichtigt worden? Stimmen die Abschreibungswerte, die Sie berechnet haben?

Spenden

Haben Sie Spenden über größere Beträge getätigt, brauchen Sie eine Spendenbescheinigung. Damit können Sie nachweisen, dass die Spende einer gemeinnützigen Organisation zugute kam.

Haben Sie Sachspenden getätigt, müssen Sie für den Wert der Spende im Normalfall Umsatzsteuer abführen.

Unser Tipp: Überprüfen Sie Ihre Spendenbescheinigungen. Fehlen welche, dann fordern Sie diese einfach nochmals an.

Kassenführung

Bei Firmen mit hohen Bargeldbewegungen stellt die Kassenprüfung einen zentralen Bestandteil bei der Betriebsprüfung dar.

Hier ist es wichtig, dass Sie detaillierte Aufzeichnungen zu den einzelnen Geschäftsvorfällen vorlegen können (z. B. ein Kassenjournal).

Reisekosten

Zu den Reisekosten gehören in erster Linie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen. Die Aufwendungen müssen dabei im Rahmen einer dienstlich notwendigen Reise entstanden sein. Auch das private Kfz kann steuerlich zu Dienstreisen herangezogen werden.

Für diese Reisen müssen Sie eigene Reisebelege erstellen, in denen alle Kosten zusammengestellt werden.

Unser Tipp: Schauen Sie Ihre Reisebelege durch: ist überall der Reisegrund eingetragen? Haben Sie alle Belege für Ihre Reisen vorliegen? Wenn nicht, dann können Sie Originalbelege anfordern oder Eigenbelege erstellen.

Fazit

Die Betriebsprüfung des Finanzamtes erfolgt in Ihrem Unternehmen nach kurzer vorheriger Ankündigung meist überraschend. Es verbleibt Ihnen jedoch genügend Zeit, um die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung umfassend zu organisieren.

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, empfehlen wir Ihnen diesen zügig zu informieren, damit er die Prüfung mit Ihnen zusammen vorbereiten kann. Ohne Steuerberater ist es umso wichtiger, die Vorbereitungen jetzt zügig anzugehen. Da Sie Ihre Buchhaltung unter dem Jahr tätigen, kennen Sie Sich sehr gut aus und müssen die Betriebsprüfung nicht scheuen.

Bei der Betriebsprüfung werden manche Kosten erfahrungsgemäß ausführlich geprüft. Hier können Sie Sich vorbereiten, wenn Sie diese vorher selbst noch einmal durchsehen und evtl. einzelne Angaben ergänzen.

In diesem Artikel haben wir Ihnen alle Tipps zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung an die Hand gegeben. Im nächsten Artikel werden wir Ihnen Informationen zum Ablauf am Tag der Betriebsprüfung an die Hand geben.

• Ablauf am Tag der Betriebsprüfung

und im Oktober 2023 ergänzt um

• Neuigkeiten zur Betriebsprüfung: mit neuen BMF-Schreiben zur Betriebsprüfung

Vorab: Jedes Unternehmen kann von einer Betriebsprüfung betroffen sein! Dabei kann die Ankündigung einer solchen Betriebsprüfung durch das Finanzamt in vielen Unternehmen für Erschrecken sorgen. Das resultiert meist daraus, dass viele Unternehmer leider nicht wissen, was bei einer Betriebsprüfung auf sie und ihr Unternehmen zukommt.

Im heutigen Artikel möchten wir Ihnen deshalb ein paar essenzielle Fragen zur Prüfung beantworten und Ihnen die Angst hierzu nehmen. Es wird vor allem um die Beantwortung folgender Punkte gehen:

• Was ist eine Betriebsprüfung?
• Warum gibt es eine Betriebsprüfung?
• Wer führt eine Betriebsprüfung durch?
• Welche Unterlagen werden für eine Betriebsprüfung benötigt?
• Wo findet die Betriebsprüfung statt?
• Wie lange dauert die Betriebsprüfung?
• Anlässe für eine Betriebsprüfung?
• Welche Arten einer Betriebsprüfung gibt es?
• Welche Unternehmensformen sind betroffen?

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung hat den Sinn und Zweck zu prüfen, ob in Ihrem Unternehmen die regelmäßig zu zahlenden Steuern und ggf. Sozialabgaben abgeführt werden. Diese Art der Prüfung gibt es in verschiedenen Arten und wird gewöhnlich vom Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt.

Bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird geprüft, ob alle Steuern gesetzeskonform entrichtet worden sind. Die gängigste Form der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung. Diese legt den Fokus auf die Kontrolle aller steuerlichen Angelegenheiten. Sonderprüfungen des Finanzamtes hingegen widmen sich nur bestimmten Steuerarten, insbesondere der Lohn- und Umsatzsteuer, in bestimmten Fällen aber auch der Liquiditätsprüfung.

Das Finanzamt hat die Möglichkeit eine Nachschau zu vollziehen, beispielsweise eine Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Im Gegensatz zu Außen- oder Sonderprüfungen wird hier der aktuelle Stand kontrolliert und nicht die vergangenen Monate und / oder Jahre.

Die Überprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung wird mit Vorankündigung durchgeführt, wobei hier die Sozialversicherungsbeiträge in Verbindung mit der Unfallversicherung, genau unter die Lupe genommen werden. Die Prüfung der Sozialabgaben sollte laut Gesetzgeber mindestens alle vier Jahre umgesetzt werden.

Auch andere Behörden, wie die Bundeszollverwaltung kann Betriebsprüfungen anmelden und ausführen. Hierbei geht es vor allem um die sogenannten Verbrauchssteuern:

• Tabaksteuer
• Biersteuer
• Branntweinsteuer
• Kfz-Steuer
• Luftverkehrssteuer
• Energiesteuer

Prüfungen durch den Zoll finden in der Regel ausschließlich in Betrieben statt, welche mit risikoreichen Waren handeln.

Rechtsgrundlage solcher Betriebsprüfungen bildet die Betriebsprüfungsverordnung, welche die rechtmäßige Durchführung und Organisation einer Betriebsprüfung regelt. Die Betriebsprüfungsverordnung ist für jedermann beim Bundesfinanzministerium einsehbar: bundesfinanzministerium.de.

Warum gibt es eine Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung überprüft die jeweilige Institution, ob die steuerlichen Zusammenhänge der Unterlagen plausibel sind, um beispielsweise Steuerhinterziehung oder ähnliche betrügerische Handlungen ausschließen zu können. Auch als Grundlage für spätere Steuerbescheide erhalten Sie nach dem Abschlussgespräch mit dem Prüfer einen Abschlussbericht, welcher zukünftige Steuerprüfungen erleichtern soll.

Welche Unterlagen werden für eine Betriebsprüfung benötigt?

Bei den nachfolgend aufgeführten Punkten, handelt es sich lediglich um eine beispielhafte Aufzählung. Je nach Unternehmenszweck, Unternehmensform und Unternehmensgröße unterscheiden sich die notwendigen Unterlagen für die Betriebsprüfung.

1. Inventuren
2. Jahresabschlüsse
3. Buchungsbelege
4. Kassenbücher/Kassenberichte
5. Ausgangs- und Eingangsrechnungen
6. Steuerlich relevante Geschäftsbriefe
7. Salden und Buchungen der Sach- und Personenkonten
8. Buchungsjournale incl. geänderte bzw. gelöschte Buchungen
9. Übersicht Anlagevermögen (Anlagespiegel)
10. Übersicht des Warenein- und ausgangs
11. Lohnkonten
12. Kaufverträge von Grundstücken
13. Gesellschaftsverträge
14. Interne Arbeitsanweisungen rund um die Buchführung (insbesondere eine Verfahrensanweisung)
15. Organisationsunterlagen
16. Nachweis für steuermindernde Sachverhalte

Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird im Regelfall der Zeitraum der letzten drei zusammenhängenden Jahre geprüft.

Wo findet die Betriebsprüfung statt?

In den allermeisten Fällen findet die Betriebsprüfung im Unternehmen selbst statt. Der Betriebsprüfer besucht also die Geschäftsräume des Unternehmers. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass man als Unternehmer eine Alternative anbieten muss, weil eventuell nicht genügend Platz in den jeweiligen Räumlichkeiten vorhanden ist. Das Finanzamt geht aber inzwischen auch den Weg, dass Betriebsprüfungen rein digital stattfinden.

Wenn Sie schlichtweg keine Zeit für eine Betriebsprüfung am Arbeitsplatz haben, sollten Sie dem beauftragten Prüfer trotzdem einen triftigen Grund nennen können (z. B. eine anstehende Messe).

Wenn Sie einen Steuerberater an der Seite haben, können sich für Sie einige Vorteile ergeben, sollte eine Betriebsprüfung bevorstehen. So können Sie zum einen die eigentliche Betriebsprüfung in die Räume Ihres Steuerberaters verlegen und zum anderen kann Ihr Steuerberater Sie optimal auf eine anstehende Prüfung vorbereiten. Nicht zuletzt dürfte ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin mit wesentlich mehr Routine und Gelassenheit an eine Betriebsprüfung herangehen, als Sie das als Selbstbucher vermutlich tun.

Pflicht ist das Hinzuziehen eines Steuerberaters allerdings nicht. Es spricht nichts dagegen, sich auch ganz alleine den Rückfragen eines Prüfers zu stellen. Die letztliche Verantwortung für Fehler in Ihrer Buchhaltung oder in den Steuererklärungen tragen Sie ohnehin immer selbst.

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?

Im Großen und Ganzen kann eine Betriebsprüfung bei kleinen Unternehmen ein bis zwei Tage in Anspruch nehmen. Je größer die Firma, desto mehr Zeit muss das Finanzamt in die Sichtung Ihrer Unterlagen investieren. In schwierigen Fällen kann es sogar mehrere Wochen dauern, bis der Prozess abgeschlossen ist.

Anlässe für eine Betriebsprüfung?

Es gibt verschiedene Gründe für eine Betriebsprüfung: zum Einen der Zufall. So kann es auch ohne triftigen Grund passieren, dass ausgerechnet Ihre Steuererklärung auf dem Schreibtisch eines Betriebsprüfers landet, obwohl kein konkreter Verdacht auf Unstimmigkeiten in Ihren Steuerunterlagen vorliegt.

Aber natürlich kann eine Betriebsprüfung angeordnet werden, wenn der Verdacht eines Fehlers in der Buchhaltung besteht. Dabei kann es ausreichen, wenn z.B.:

• eine unplausible Steuererklärung abgegeben wird (z. B. die UStVA mit der Zusammenfassenden Meldung nicht zusammen passt)
• Zweifel an der Richtigkeit der eingereichten Daten aufgekommen sind
• Sachverhalte zu kompliziert dargestellt sind
• die Bilanz oder Jahresabschluss fehlerhaft sind
• der jährliche Gewinn starke Schwankungen aufweist
• signifikante Steuernachzahlungen bekannt sind
• viele Steuererklärungen zu spät eingereicht worden sind
• Steuerschulden bisher zu spät beglichen wurden

Arten einer Betriebsprüfung:

Durch das Finanzamt:

Die sogenannte Außenprüfung ist die häufigste Art der Betriebsprüfung und findet mit Vorankündigung statt. Bei der Außenprüfung konzentriert sich die Betriebsprüfung auf alle Steuerarten, größtenteils jedoch auf die Lohn- und Umsatzsteuer.

Eine Spezialprüfung findet hingegen ohne Vorankündigung statt. Diese betrachtet die Lohnsteuer-Nachschau, Umsatzsteuer-Nachschau und die bekannteste Art der Spezialprüfung: Steuerfahndungen

Was im Allgemeinen oft geprüft wird:

• Lohnsteueraußenprüfung
• Umsatzsteueraußenprüfung
• Prüfung durch die deutsche Rentenversicherung
• Prüfung durch Zollbehörden
• Verbrauchsteuern
• Umsatzsteuer-Nachschau

Bei der Lohnsteuer- Umsatzsteuer- und Kassen-Nachschau setzen Prüfer auf den Überraschungsmoment und kommen meist unangekündigt vorbei. Hier gilt es, sich für den Fall frühzeitig abzusichern. Denn wenn der Prüfer erstmal vor der Tür steht, wird er Ihnen wohl kaum viel Zeit geben, Ihre Unterlagen auf Vordermann zu bringen.

Welche Unternehmensformen sind betroffen?

Von einer Betriebsprüfung kann jedes Unternehmen betroffen sein, welches Umsatz erwirtschaftet und steuerlichen Gewinn generiert. Dazu gehören Fertigungsbetriebe, Freiberufler, Handwerker oder andere Dienstleistungsbetriebe. Auch Großbetriebe werden selbstverständlich von den jeweiligen Finanzämtern überprüft.

Wer jedoch genau einer Betriebsprüfung unterzogen werden kann, ist in der Abgabenordnung (AO) ab § 193 geregelt. So liegt hier die gesetzliche Grundlage dafür, dass das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung bei. bei allen Steuerpflichtigen durchführen kann, deren Tätigkeit auf die Erzielung von Erträgen ausgerichtet ist.

Wie bereite ich mich auf eine Betriebsprüfung vor?

In der Ankündigung einer Betriebsprüfung bzw. in der Prüfungsanordnung wird Ihnen mitgeteilt, von wem die Prüfung durchgeführt wird, zu welcher Uhrzeit und wie viel Zeit diese ungefähr in Anspruch nimmt. Darüber hinaus werden Sie informiert, was die Prüfung beinhaltet.

Für die Betriebsprüfung sollten Sie sämtliche Unterlagen für den Betriebsprüfer vorbereiten. Hierzu zählen nicht nur Akten, sondern auch immer mehr digitale Unterlagen. Vorzubereiten ist alles, was im Kapitel „Welche Unterlagen werden für eine Betriebsprüfung benötigt?“ zur Einsicht vorliegen muss.

Zusätzlich müssen Sie – je nach dem – wie das Finanzamt auf Ihre Daten zugreifen will, den Datenzugriff vorbereiten. Das kann von einem eigenen Zugang des Prüfers zu Ihrer Buchhaltungssoftware über das Zusenden aller Buchhaltungsdaten auf einer CD-ROM bis hin, dass ein Mitarbeiter von Ihnen zur Auskunft dem Prüfer zur Verfügung stehen muss.

Somit bietet es sich auch an Ihre Mitarbeiter vorab zu informieren und dabei festzulegen, wer dem Prüfer gegenüber Auskunft geben darf. Denn es sind grundsätzlich nicht alle Mitarbeiter dem Prüfer gegenüber auskunftspflichtig. Außerdem sollten Sie einen geeigneten Arbeitsplatz für den Betriebsprüfer herrichten, evtl. eben auch mit einem PC. Je nach vereinbarte Zugriffsart, müssen Sie dem Prüfer außerdem einen eigenen Zugang für die Buchhaltungssoftware einrichten. Denken Sie daran, den Zugang so einzuschränken, dass dieser nur auf die zu prüfenden Jahre / Zeiträume Zugriff hat.

Aber auch an herumliegende Unterlagen sollte man denken und prüfen, welche davon zuvor weggeräumt werden sollten.

Fazit

Da eine Betriebsprüfung auch ohne triftigen Grund durchgeführt werden kann, sollten Sie immer bestmöglich auf solch eine Prüfung vorbereitet sein. Hierbei kann ein Steuerberater sicher hilfreich sein, jedoch können Sie eine Betriebsprüfung als z. B. selbständiger Handwerker, Freiberufler oder auch mittelständisches Dienstleistungs- oder Fertigungsunternehmen mit der richtigen Vorbereitung auch selbst durchführen.

Damit Sie eine Betriebsprüfung auch selbst sicher angehen können, möchten wir Ihnen in folgenden Artikeln auf unserem Blog einen hilfreichen roten Pfaden an die Hand geben.

• Vorbereitung auf die Betriebsprüfung: Checkliste
• Die Betriebsprüfung, so bereiten Sie Sich optimal vor
• Ablauf am Tag der Betriebsprüfung

und im Oktober 2023 ergänzt

• Neuigkeiten zur Betriebsprüfung