Buchhaltung selber machen – wie geht das?

Als junger Gründer oder Freiberufler die Buchhaltung selber machen – spart Geld, kostet aber viel Mühe und: kann ich das überhaupt?

Mit der Thematik, ob und für wen sich das Selbstbuchen lohnt, haben wir uns bereits im Beitrag „Buchhaltung selber machen – Pro und Kontra“ beschäftigt. Dort finden sich auch Anhaltspunkte dafür, welche finanziellen und unternehmerischen Vorteile sich aus der Do-It-Yourself-Methode ergeben.

In diesem Beitrag will ich einmal ein paar Tipps dazu geben, wie Sie sich in die Materie der Buchhaltung einarbeiten, und wie die ersten Schritte zum Start aussehen sollten.

1. Belege sammeln

Sammeln Sie alle Rechnungen, Quittungen, Tankbelege, Bewirtungsbelege, die Ihr Unternehmen betreffen am besten zum Einen in einer Sammelmappe oder -karton. Elektronische Belege, die Sie als E-Mail erreichen (z. B. Amazon-Rechnungen, Telefonrechnungen) speichern Sie am besten sofort in ein Verzeichnis auf Ihrem Rechner ab.

2. Kontoauszüge vorbereiten

Jeden Monat lassen Sie Sich Online den Kontoauszug Ihrer Bank ausdrucken, machen ggf. Ihre Kassenabrechnung fertig und drucken Sich ggf. Ihren Kontoauszug aus. Diese max. drei Belege nummerieren Sie am besten mit jeweils einem eigenen Nummernkreis durch (z. B. „B“ & laufende Nummer für den Bankkontoauszug 1, „K“ & laufende Nummer für die Kassenabrechnung und für die Kreditkarte vielleicht „KK“ – einfach was, was Sie Sich leicht merken können.

Exportieren Sie den Kontoauszug Ihrer Bank im MT940-Format und importieren Sie diesen in Kontolino!.

3. Belege in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! buchen und nummerieren

Nun haben Sie alle Belege beieinander und können mit dem Buchen beginnen: Als IST-Versteuerer hat sich aus der Praxis heraus bewährt dabei wie folgt vorzugehen:

• Zuerst nehmen Sie den importierten Kontoauszug der Bank und buchen Schritt für Schritt jede Abbuchung und jeden Zahlungseingang. Dabei suchen Sie für jede Kontobewegung den Papier- oder elektronischen Beleg (auch gerne aus der Inbox) heraus und nummerieren die Eingangsrechnungen von Hand fortlaufend durch und buchen diese. Beim elektronischen Beleg ist die Nummer dann z. B. der Beginn der Dateibezeichnung und Sie müssen beim Verbuchen die elektronischen Belege zusätzlich in Kontolino! abspeichern. Die laufende Nummer schreiben Sie für jede Kontobewegung zusätzlich auf den Kontoauszug. Am Schluss können Sie nun anhand des gebuchten Kontostandes in Kontolino! und dem tatsächlichen Kontostand auf dem Bankkontoauszug genau kontrollieren, ob Sie alles betragsmäßig richtig erfasst haben (die automatisch angezeigte Differenz in Kontolino! auf der rechten Seite hilft Ihnen dabei). Bei der Zuordnung der Konten hilft Ihnen der Buchungsassistent in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! weiter.
• Das gleiche Vorgehen machen Sie nun auch mit der Kreditkartenabrechnung – falls Sie eine haben – oder mit allen weiteren betrieblichen Bankkontoauszügen.
• Dann verbuchen Sie die Kassenabrechnung.
• Nun bleibt ein Stapel Belege übrig, den Sie z. B. aus der privaten Tasche bezahlt haben. Diese sortieren Sie am Besten dem Datum nach, nummerieren diese durch und verbuchen diese als z. B. „Privateinlagen“ oder als „Verbindlichkeiten gegenüber dem Gesellschafter“.

Als Soll-Versteuerer hat sich aus der Praxis eine andere Reihenfolge beim Buchen bewährt:

• Sie sortieren am Besten alle Belege dem Datum nach durch, nummerieren diese und buchen diese meist mit dem Gegenkonto „Verbindlichkeiten“ bzw. „Forderungen aus L. u. L“. Bei nur eletronisch vorliegenden Belegen, dürfen Sie nicht vergessen, diese an die Buchungen „dranzuheften“.
• Danach gehen Sie nacheinander die in Kontolino! importierten Kontoauszüge der Banken, Kreditkarten durch und buchen hier die entsprechenden Kontobewegungen gegen die „Verbindlichkeiten“ und „Forderungen“-Konten.
• Am Schluss können Sie nun auch wieder die Bankkontobestände laut Kontoauszug mit dem Stand in Kontolino! bequem vergleichen, um sicherzugehen alles richtig gebucht zu haben.

4. Belege abheften

Nach dem Buchen, heften Sie die Belege am Besten in verschiedene Kategorien in einem Ordner ab – ob komplett elektronisch, auf Papier oder gemischt bleibt Ihnen überlassen. Dabei empfiehlt es sich, die Belege aufsteigend nach der vergebenen Nummer abzuheften und das getrennt nach z. B. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Kassenabrechnungen.

5. Extra-Seite als Arbeitshilfe

Dies alles haben wir auch auf einer extra Seite zum Buchungsablauf zusammengestellt, die Sie gerne ausdrucken können und jeden Monat Schritt für Schritt abhaken können, bis Sie so routiniert sind, dass Sie die Abläufe verinnerlicht haben.