Spätestens aber zum Monatsende bzw. in den ersten Tagen des Folgemonats setzt man sich an den Computer und erfasst die über diesen Zeitraum gesammelten und nach Datum sortierten Belege in der Buchhaltung. Der Monatsrhythmus ist vor allem auch dann ein Muss, wenn die Pflicht zur monatlichen Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder – bei vielen Auslandsgeschäften innerhalb des EU-Wirtschaftsraumes – einer zusammenfassenden Meldung besteht.
Wenn Sie sich das Lesen der folgenden Absätze ersparen möchten, oder einfach mal einen Eindruck davon bekommen möchten, die das Verbuchen von Belegen in Kontolino! funktioniert, können Sie sich auch dieses Video ansehen:
Falls das Video nicht funktioniert können Sie es hier anschauen.
Desweiteren können Sie nun auch digitale Belege (z. B. Dateien im Format pdf, gif, jpg, xls, xlsx) entsprechend der GoBDs, die seit 01.01.2015 gültig sind, zu den einzelnen Buchungssätzen hinterlegen. Auch diese Vorgehensweise haben wir für Sie in einem Video dargestellt:
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Aufruf der Beleg-Erfassung
Wenn es also wieder einmal so weit ist, melden Sie sich bei Kontolino! an und klicken im Hauptmenü auf den Eintrag „Belege Buchen“. Hier werden Sie auf den Erfassungsdialog für neue Buchungssätze geführt.
Hier werden Ihnen unterhalb des Eingabebereichs die chronologisch letzten Buchungssätze angezeigt. Diese Auflistung ist einerseits ganz hilfreich, um zu sehen, wo man letzten Monat aufgehört hatte (falls die Ablage der Belege nicht so ganz akkurat ist), vor allem aber auch während der Erfassung zu sehen, welche Belege man nun zuletzt erfasst hat.
Damit lässt sich einfach nachvollziehen, ob der oberste Beleg auf dem Stapel nun schon erfasst ist, oder noch dran ist. Sie können die Buchungssätze von hier aus auch nochmals ändern, duplizieren, eine Dauerbuchung oder ein Buchungsmuster daraus erzeugen oder sogar löschen und die Änderungshistorie einsehen. Dazu benutzen Sie den Bleistift bzw. den Pfeil direkt nach dem Datum.
Erfassen eines Buchungssatzes
Datum
Hier geben Sie in der Regel das Datum des Belegs an. Mit dem Kalender-Icon können Sie einen Kalender aufrufen, um das Datum mit der Maus auszusuchen.
Leistungsdatum
Dieses Feld ist optional. Es macht dann Sinn auszufüllen, wenn Sie mit Ihrem Steuerberater die Daten über unsere DATEV-Schnittstelle austauschen. Denn dieses Feld wird in DATEV mit ausgegeben.
Belegnummer
Bis auf wenige Ausnahmen gibt es zu jedem Buchungssatz einen Beleg, auf dem die Details zu einem Geschäftsvorfall nachvollzogen werden können. Das kann z.B. eine Telefonrechnung oder ein Tankbeleg sein. Sie können hier entweder manuell selbst einen Wert eingeben oder den Belegnummernautomat von Kontolino! benutzen. Vergessen Sie bitte nie, die Belegnummer auf den Beleg zu schreiben, um auch später noch nachvollziehen zu können, was genau hinter einer Buchung steckt. Im Falle einer Betriebsprüfung ist auch sehr wichtig, dass Ihr Prüfer sich in den Belegen zurechtfindet und die passenden Buchungssätze dazu findet (und umgekehrt).
Elektronische Belege
(alle Formate sind erlaubt, allerdings darf die Anzahl von 5 Belegen und das Volumen von 2 MB pro Beleg nicht überschritten werden)
Zusätzlich können Sie alle Belege, die Sie in elektronischer Form haben, hier hinterlegen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Entweder Sie nutzen die den ersten Button (die „Wolke“): Sie ziehen aus Ihrem Explorer heraus die entsprechende Datei auf den „Wolke“-Button oder Sie klicken auf den „Wolke“-Button und der Explorer öffnet sich. Nun können Sie die Datei im Pfad entsprechend auswählen. Sobald Sie eine Datei hinterlegt haben, können Sie diese anklicken und sie wird im unteren Bereich dargestellt. Des weiteren können Sie diese von hier aus jederzeit wieder drucken oder erneut herunterladen und wo anders abspeichern.
- Oder Sie nutzen den zweiten Button (die „Belegschublade“ oder auch die „Belege-Inbox„): Sie haben die Möglichkeit einfach in diese Belegschublade jederzeit Dateien zu legen ohne diese gleich zu verbuchen. Nun können Sie diese von hier aus auswählen und an den Buchungssatz anhängen.
Sollte die gleiche Belegnummer bereits verbucht worden sein und daran ein elektronischer Beleg angehängt worden sein, dann sehen Sie diesen Beleg sofort wieder, wenn Sie die entsprechende Belegnummer eingegeben haben. Das hat den Vorteil, dass Sie Belege wie Kontoauszüge, die evtl. für viele Buchungssätze benutzt werden, nicht jedes Mal neu hochladen müssen. Die Datei ist dann einfach schon da.
Buchungstext
Hier geben Sie ein kurzes Stichwort ein, das den Geschäftsvorfall erkennbar beschreibt. Beispiele; „Einkauf von Druckerpapier“, „Handy-Rechnung Februar“, „Hotelrechnung Wien April 2013“.
Sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben, durchsucht Kontolino! Ihre bestehenden Buchungssätze nach Buchungstexten, die ähnlich zum eingegebenen Text sind. Außerdem werden in dieser Auswahlliste alle Buchungsmuster und Vorschläge aus dem Buchungsassistenten angezeigt, deren Buchungstext oder eines der ihm zugeordneten Schlagwörter zum eingegebenen Suchbegriff passen.
Sollkonto
Hier erfassen Sie das Sollkonto der Buchung. Dieses Feld zeigt Ihnen zu Ihrer Eingabe passende Konten aus dem Kontenplan an, sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben. Dabei können Sie entweder die Kontonummer oder den Namen des Kontos oder einer Kontengruppe eingeben, um nach geeigneten Konten zu suchen. Weitere Informationen über das Sollkonto finden Sie unter Grundlagen der Buchführung.
Habenkonto
Hier erfassen Sie das Habenkonto der Buchung. Dieses Feld zeigt Ihnen zu Ihrer Eingabe passende Konten aus dem Kontenplan an, sobald Sie ein paar Zeichen eingegeben haben. Dabei können Sie entweder die Kontonummer oder den Namen des Kontos oder einer Kontengruppe eingeben, um nach geeigneten Konten zu suchen. Weitere Informationen über das Habenkonto finden Sie unter Grundlagen der Buchführung.
Bruttobetrag
Hier geben Sie den Betrag der Buchung ein. Wenn es sich um einen Geschäftsvorfall mit Mehrwertsteuer handelt, geben Sie hier bitte den Bruttobetrag mit Mehrwertsteuer ein. (Ausnahme: Rechnungen an Kunden im Ausland. Lesen Sie dazu bitte die Seite Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften
Mehrwertsteuer-Satz
Wenn es sich bei dem Geschäftsvorfall um eine Rechnung mit Mehrwertsteuer handelt, wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuer-Satz aus. Sobald sich aus dem Bruttobetrag und dem gewählten Mehrwertsteuer-Code ergibt, wird dieser Betrag hinter dieser Auswahlliste angezeigt. Kontolino! verbucht die Mehrwertsteuer zudem automatisch auf den richtigen Konten und sammelt die entsprechenden Informationen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt.
Umsatzsteuer-ID des Abnehmers
Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn es sich bei dem zu erfassenden Geschäftsfall um eine innergemeinschaftliche Lieferung an einen Kunden im EU-Ausland handelt. Dann allerdings ist es ein Pflichtfeld, da Sie diese Nummer auch in der zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern melden müssen. Für alle anderen Fälle ist dieses Feld nicht bearbeitbar.
Kostenstelle
Ab dem Paket Kontolino! Classic, können Sie eine Kostenstelle für Ihren Buchungssatz auswählen. Somit können Sie später Ihre Buchhaltung anhand der Kostenstellen auswerten.
Speichern eines Buchungssatzes
Kontolino! prüft den Buchungssatz dann auf verschiedene Fehler wie falsche Konten, fehlende Angaben oder ungültige Eingaben in Betragsfeldern etc. Wenn alles stimmt, verbucht Kontolino! Ihren Buchungssatz auf den eingegebenen Konten und speichert den Buchungssatz in der Datenbank. Die vergebene Belegnummer erscheint oben links in einem grünen Pop-up Fenster. Diese können Sie dann auf Ihrem Beleg notieren. Daraufhin leert sich die Maske, der neu angelegte Buchungssatz erscheint in der Liste der letzten Buchungssätze und es erscheint ein Hinweis, dass das Speichern geklappt hat.
Die Erfassungsmaske ist nun leer und Sie können den nächsten Buchungssatz eingeben.
Eingabehilfen für die vereinfachte Erfassung von Buchungssätzen
- Bestehende Buchungen in derselben Buchungsperiode
Kontolino! kann Ihnen aus bestehenden Buchungen der aktuellen Buchungsperiode alle Daten kopieren und in den neuen Buchungssatz übernehmen. Wenn Sie also einen Geschäftsfall schon einmal in diesem Jahr verbucht haben, können Sie die aktuelle Buchung einfach als eine Koppe der bestehenden Buchung anlegen - Buchungsmuster
Ein Buchungsmuster erfüllt den selben Zweck wie das Duplizieren bestehender Buchungen. Allerdings haben Buchungsmuster verschiedene Vorteile- Sie können mit Schlagworten versehen werden und sind damit besser auffindbar
- Buchungsmuster bleiben nach Abschluss eines Buchungsjahres erhalten und sind auch in Folgejahren noch verwendbar.
- Buchungsmuster können einzelne Werte leer lassen, z.B. keinen Betrag enthalten, sodass man bei der Erfassung einer neuen Buchung nicht versehentlich einen falschen Betrag einer früheren Buchung übernimmt (Ist dem Autor leider schon mehrfach passiert und erst sehr viel später aufgefallen)
Mehr Informationen zur Arbeit mit Buchungsmustern finden Sie hier.
- Buchungsassistent
Im Buchungsassistent sind hunderte Geschäftsfälle mit sehr vielen Stichwörtern hinterlegt. Der Buchungsassistent ist immer aktiv, ohne dass Sie dies sehen: Sobald Sie im Textfeld anfangen Ihren Buchungstext einzugeben, sucht der Buchungsassistent im Hintergrund, ob er hierzu eine passende Buchung hinterlegt hat. Wenn der Buchungsassistent einen Vorschlag parat hat, dann werden Ihnen diese in einer Klappliste unterhalb des Textfeldes angezeigt. Sie klicken einfach auf den passenden Vorschlag und die Konten werden eingetragen. Zusätzlich können Sie im Buchungsassistent selbst auf der rechten Bildschirmseite suchen. Sehr oft finden Sie die passende Buchung für Ihren Geschäftsfall dort.
Wenn Sie Ein Buchungsmuster oder eine bestehende Buchung aus dieser Liste aussuchen, werden deren Inhalte in den aktuell bearbeiteten Buchungssatz übernommen und können dann nachbearbeitet werden. Gibt es dabei mehrere Konten zur Auswahl wird dies mit einem orangenen Pfeil angezeigt. Ein Klick darauf und Sie sehen die Konten die der Buchungsassistent vorausgewählt hat.
Eine weitere, mindestens genauso hilfreiche Eingabehilfe ist der Kontolino!-Buchungsassistent, der vor allem ungeübten Selbstbuchern das Leben stark vereinfacht.
Ein kurzes Einführungsvideo zum Buchungsassistenten gibt Ihnen dazu einen Überblick:
Falls das Video nicht funktioniert können Sie es hier anschauen.
Aufruf des Buchungsassistenten
Der Buchungsassistent ist standardmäßig immer im Dialog „Belege Buchen“ auf der rechten Bildschirmseite vorhanden. Zwar können Sie den Assistenten abschalten, wenn Sie Ihren Kontenplan auswendig kennen, aber die meisten Benutzer werden das eher nicht tun. Wenn Sie den Assistenten versehentlich ausgeschaltet haben, können Sie ihn über den Dialog „Mein Profil“ im Bereich „Mein Konto“ wieder einschalten.
Was Sie nicht ausschalten können: Sobald Sie einen Buchungstext eingeben, sucht Kontolino! nach passenden Buchungen im Buchungsassistenten dafür. Wenn Kontolino! passende Geschäftsfälle findet, geht unter dem Buchungstext eine Klappliste auf: Sie müssen nur noch auf einen Eintrag klicken und die Konten sowie der Mehrwertsteuerbetrag werden vorausgefüllt.
Wenn Sie zusätzlich direkt im Buchungsassistenten suchen wollen, dann lesen Sie einfach weiter.
Aussuchen einer Buchungsvorlage
Um im Buchungsasssitenten eine Buchungsvorlage auszusuchen, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Navigieren über den Geschäftsvorfall-Baum
- Eingabe eines Suchbegriffs im Suchfeld des Buchungsassistenten
Navigieren im Baum des Buchungsassistenten
Der Buchungsassistent ist als aufklappbarer Baum organisiert. Auf der ersten Ebene des Baumes sind die wichtigsten Kategorien von Geschäftsvorfällen aufgeführt, zum Beispiel
- Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge
Wenn Sie eine Eingangsrechung bezahlen oder ein Kunde eine Ihrer Rechnungen bezahlt hat - Umsatzerlöse
erzielen Sie immer, wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen - Betriebliche Ausgaben
Sind im Prinzip alle Kosten, die Sie für das Betreiben Ihres Gewerbes haben, vom Tankbeleg über Seminargebühren bis zur Raummiete für Ihr Büro oder Ladengschäft - Personalkosten
Sind z.B. Löhne und Gehälter, Sozialabgaben oder Schulungsgebühren für Ihre Mitarbeiter - viele weitere
In diesen Kategorien (oder ihren Unterkategorien) finden Sie Buchungsvorlagen, die einen bestimmten Geschäftsvorfall repräsentieren.
Suche nach einem Stichwort
Alternativ zum Klicken im Suchbaum können Sie auch in das Suchfeld des Buchungsassistenten ein Schlagwort eingeben, um die passende Buchungsvorlage zu finden. Dazu wählen Sie am besten ein Stichwort wie „Tankbeleg“, „Benzin“, oder „Telefonrechnung“ und drücken die Enter-Taste (oder klicken auf das Filtersymbol hinter dem Suchfeld).
Kontolino sucht dann die zu Ihrem Stichwort passenden Buchungsvorlagen heraus und zeigt Ihnen die Ergebnisse der Suche an:
Erzeugen eines Buchungssatzes aus einer Buchungsvorlage
Haben Sie die passende Vorlage für Ihren Beleg gefunden, klicken Sie einfach auf diesen Eintrag. Der Buchungsassistent belegt dann die Felder
- Sollkonto
- Habenkonto
- Mehrwertsteuer-Satz
passend vor. Sie müssen nur noch das Buchungsdatum, die Belegnummer und den Betrag eingeben. Manchmal kann es auch Sinnvoll sein, den Buchungstext zu ändern, um den Geschäftsvorfall genauer zu beschreiben.
Anschliessend können Sie auf „Verbuchen“ klicken und der Buchungssatz wird fertig verbucht.
Buchungsvorlagen mit mehreren Konten zur Auswahl
Manche Geschäftsvorfälle können auf verschiedene Konten verbucht werden. Das häufigste Beispiel ist hier sicher die Frage, ob Sie einen Tankbeleg bar oder mit der Kreditkarte bezahlt haben. Je nachdem muss nämlich entweder das Kassen- oder das Kreditkarten-Konto auf der Habenseite der Buchung stehen.
Für solche Fälle erscheint der Pfeil neben dem Soll- / Habenkonto in „grüner“ Farbe. Klicken Sie auf den Pfeil, dann bekommen Sie die Alternativ-Konten angezeigt und können diese mit einem Klick auswählen
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Fehler beim Mailversand an die Belege-Inbox behoben
Leider gab es dabei einen Fehler: manche Mails wurden nicht korrekt erkannt. Interessanter Weise betraf das fast ausschließlich Mails, die sich Nutzer auf einem Smartphone weitergeleitet haben. Leitete man sich genau die selbe Nachricht mit einem Mailprogramm wie Outlook oder Thunderbird an die Inbox weiter, war der Beleg kurz danach wie gewünscht in der Belege-Inbox. Dabei waren nur weitergeleitete Mails betroffen. Mails, die man am Smartphone erstellte, erreichten ihr Ziel völlig problemlos.