Ganz gleich, ob Sie als selbstständiger Handwerker eine Leistung erbringen, ein lokales Geschäft betreiben, Kunden im Webdesign unterstützen oder Artikel in Ihrem Onlineshop verkaufen – um für ihre gewerbliche Leistung vergütet zu werden, müssen Sie meist Rechnungen schreiben.
Doch in welchen Fällen sind Sie tatsächlich verpflichtet, Rechnungen zu erstellen? Welche Voraussetzungen und Pflichtangaben sind beim Schreiben einer Rechnung wichtig und auf welche Fristen müssen Sie achten? Gibt es Besonderheiten für Kleinunternehmer, Einzelunternehmer oder Personengesellschaften? Und wie korrigieren, stornieren und versenden Sie Rechnungen richtig?
Diese und weitere wichtige Fragen beantworten wir Ihnen nachfolgend und zeigen Wege auf, wie Sie am besten erfolgreich Ihre Rechnung schreiben und schnell zu Ihrem wohlverdienten Geld kommen.
Muss in jedem Fall eine Rechnung erstellt werden und wer muss Rechnungen schreiben?
Als selbstständiger Unternehmer sind Sie gemäß Umsatzsteuergesetz §14 nur dann zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn Ihr Geschäftspartner auch Unternehmer oder eine juristische Person nach dem Umsatzsteuergesetz ist. Bei Leistungen an Privatpersonen entfällt die Pflicht zur Rechnungserstellung bis auf einige Ausnahmen. Dazu gehören beispielsweise Bauleistungen oder Leistungen im Zusammenhang mit der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.
Hier zwei Beispiele:
Fall 1:
Sie haben einen Onlineshop für Elektroartikel. Ihr Kunde Felix Handwerker bestellt bei Ihnen für seinen Handwerksbetrieb diverse Kabel und Elektroartikel. Um den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14) gerecht zu werden, ist die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung verpflichtend.
Fall 2:
In dem gleichen Onlineshop bestellt die Privatperson Hanna Hobbybastler eine Zuleitung für ihr Fernsehgerät. In diesem Fall kann das Ausstellen einer Rechnung entfallen, sofern die Kundin damit einverstanden ist. Es ist für Sie als Unternehmer lediglich erforderlich, den angefallenen Erlös ordnungsgemäß als Umsatz zu verbuchen.
Doch auch wenn Sie Leistungen an Privatpersonen erbringen, ist es empfehlenswert, eine Rechnung oder zumindest eine Quittung bzw. einen Kassenbon auszustellen. Denn Ihre Buchhaltung sollte zum einen aus steuerlicher Sicht sowie gemäß dem Handelsrecht leicht nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Das bedeutet, Ihre Geschäftsvorfälle sollten in allen Fällen so dokumentiert sein, dass sich ein sachverständiger Dritter in einem angemessenen Zeitraum einen Überblick über die einzelnen Vorgänge und die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens verschaffen kann.
Zum anderen sind Belege (in Form einer Rechnung, Quittung oder eines Beleges) auch empfehlenswert, um mögliche Gewährleistungs- und Garantieansprüche ihres Kunden nachvollziehen und bearbeiten zu können.
Welche Voraussetzungen und Pflichtangaben sind beim Rechnung schreiben wichtig?
Voraussetzung für die Erstellung einer Rechnung ist die auftragsgemäße Lieferung einer Ware oder eine erbrachte Dienstleistung. Hier wird die erfüllte Leistung dokumentiert. Gleichzeitig gilt eine erstellte Rechnung wie bereits erwähnt auch als Dokument für mögliche Gewährleistungs- und Garantieansprüche.
Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4) regelt die Angaben, die für das Schreiben einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlich sind. Diese Pflichtangaben sind unbedingt zu beachten:
- Name und Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Empfängers der Leistung (vollständig)
- wahlweise Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer des Unternehmens, welches die Leistung ausführt
- Datum der Rechnungsausstellung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- exakte Bezeichnung und Menge der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt, wann die Leistung erbracht wurde
- Ausweis des Rechnungsbetrages, einschließlich vereinbarter Skonti, Boni oder anderer Entgeltminderungen
- Steuersatz, der zugrunde gelegt wird
- Steuerbetrag, der vereinnahmt wird
- bei Befreiung von Steuervereinnahmung: Grund für den fehlenden Steuerausweis
- sofern gesetzlich vorgeschrieben: Hinweis auf eine Aufbewahrungsfrist der Rechnung beim Kunden
- erfolgt die Stellung der Rechnung im Rahmen einer Gutschrift, muss der Begriff „Gutschrift“ eindeutig auf der Rechnung dokumentiert werden
Als selbstständiger Unternehmer ist es ratsam, sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit der Angaben zu prüfen, um spätere Reklamationen des Finanzamts oder Betriebsprüfers zu vermeiden. Weil viele Rechnungen automatisiert erfolgen, ist dieser Prüfvorgang vor allem bei der ersten Rechnung besonders zu empfehlen.
Was sind die Unterschiede zwischen Rechnung, Quittung und Kassenbon?
Der Kassenbeleg, auch (Kassen-) Bon genannt, weist zwar ähnlich wie die Rechnung die erbrachten Leistungen oder bezahlten Waren aus, jedoch ist dieser Beleg anonym. Das heißt auf ihm finden sich keine Daten des Kunden. Ein Kassenbon reicht aus, um die gesetzliche Gewährleistung oder das vom Verkäufer festgelegte Umtauschrecht nutzen zu können. Für eine Geltendmachung beim Finanzamt genügt er jedoch aufgrund der fehlenden Käuferdaten nur, solange er einen Gesamtbetrag von 250 € nicht überschreitet. Mehr zu Kleinbetragsrechnungen erfahren Sie außerdem hier.
Eine Quittung dient vor allem dazu, den Erhalt einer Leistung rechtsgültig zu bestätigen. Leistungserbringer und -empfänger sind damit „quitt“. Eine genaue Aufschlüsselung der erbrachten Leistung ist bei einer Quittung nicht nötig, folgende Angaben müssen jedoch enthalten sein:
- Datum und Ort der Zahlung und Leistungserbringung
- Name von Leistungserbringer und -empfänger
- Bezeichnung der Leistung/Zweck der Zahlung
- Brutto- und Nettobetrag sowie Steuersatz
- Unterschrift und Stempel von Zahlungs- und Leistungsempfänger
Worauf muss beim Ausstellen der Rechnung geachtet werden?
Damit die erstellte Rechnung den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14) entspricht, ist darauf zu achten, dass alle Beträge richtig ausgewiesen worden sind. Hat der Unternehmer beispielsweise einen zu hohen Steuersatz ausgewiesen (ein Lebensmittelhändler verlangt für steuerreduzierte Artikel 19 % anstatt 7 %) so muss er den erhaltenen Mehrbetrag an das Finanzamt abführen.
Problematisch wird es bei einem zu niedrig angesetzten Steuersatz bei einer Rechnung an eine Privatperson. Hier muss der selbstständige Unternehmer den höheren Steuersatz an das Finanzamt abführen. Er wird aber kaum im Nachhinein einen höheren Kaufpreis von der Privatperson einfordern können. Oft fallen diese Versäumnisse erst später bei einer steuerlichen Betriebsprüfung auf.
Rechnungen schreiben: Welche Fristen sind zu beachten?
Als selbstständiger Unternehmer ist für die Rechnungserstellung eine Frist von sechs Monaten nach vollständiger Erbringung der Leistung einzuhalten. Wird diese Frist versäumt, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Abs. 2 UStG dar.
Ebenfalls eine wichtige Frist, wenn auch nicht bei der Rechnungserstellung, ist die Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen: Hier gilt in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 14b UStG).
Gibt es Besonderheiten für bestimmte Unternehmer?
Das Umsatzsteuergesetz sieht im § 19 eine Sonderreglung für Kleinunternehmer vor, wodurch diese keine Umsatzsteuer abführen müssen. Diese Einstufung kann auf Wunsch beim ortsansässigen Finanzamt beantragt werden. Voraussetzungen dafür sind die folgenden Kriterien, welche beide erfüllt sein müssen:
- Umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen unterhalb der Grenze von 17.500 Euro für das Vorjahr 2019 (ab 2020 gilt eine Grenze von 22.000 Euro)
- Umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen, die im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen werden
Die Kleinunternehmer-Regelung ist keine eigenständige Rechtsform und gilt daher auch für:
- Einzelunternehmer
- Personengesellschaften
- Juristische Personen
Für die Umsatzsteuer-Freiheit gibt es zudem noch einige weitere Regelungen, die in § 4 UStG geregelt sind. Diese gelten zum Beispiel für Ärzte und andere Heilberufe oder auch Finanzvermittler. Auch hier muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein.
Welche Hilfsmittel eignen sich am besten, um ordnungsgemäße Rechnungen zu schreiben?
Wenn Sie Rechnungen schreiben möchten, gibt es dafür keine besonderen Formvorschriften. Sie können dazu Ihre eigene Software auf dem Computer nutzen. Mit Programmen wie beispielsweise Word oder Excel haben Sie die Möglichkeit, sich eine eigene Vorlage für das Schreiben von Rechnungen zu erstellen. Doch ist das wirklich eine sinnvolle Lösung?
Im hektischen Unternehmensalltag kann es schnell passieren, dass sich bei der Copy&Paste-Arbeit in genannten Programmen Fehler einschleichen oder das händische Überschreiben bestimmter Daten, wie z. B. der Kundenanschrift oder des Preises, vergessen wird. Zudem gibt es unter kaufmännischen und steuerlichen Aspekten viele Faktoren, Anforderungen und Fristen zu erfüllen, damit Sie beim Rechnungen schreiben keine Fehler machen oder sogar Geld verlieren.
Indem Sie auf ein professionelles Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm wie Kontolino! vertrauen, können Sie sicher sein, dass die richtigen Daten automatisch auf der Rechnung erscheinen, alle Formvorschriften eingehalten und wichtige Termine für Sie überwacht werden.
Zusätzlich vereinfacht eine gute Buchhaltungssoftware die Arbeit in Ihrem Unternehmen, indem beispielsweise Buchungen für die Forderung, die Zahlungen und Skonti generiert werden können. Und auch das automatische Zuordnen von Bankumsätzen zu einer Rechnung ist mit Kontolino! möglich. Durch das Importieren von Bankauszügen sucht das System bei Geldeingängen direkt nach den passenden Ausgangsrechnungen und schlägt den richtigen Buchungssatz für die Zahlung vor.
Rechnungen richtig korrigieren, stornieren und versenden
Fehler passieren immer wieder und sind menschlich. Damit Sie nicht alles neu erfassen müssen, hilft Ihnen ein Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm auch in diesen Fällen. Die fehlerhaften Eingaben sind schnell korrigiert und der gesamte Vorgang muss kein zweites Mal bearbeitet werden. Das Gleiche gilt für Stornierungen, wenn eine Rechnung irrtümlich unberechtigt oder doppelt erstellt wurde.
Fazit
Rechnungen schreiben ist für selbstständige Unternehmer eine wichtige Angelegenheit. Viele Formvorschriften, Fristen und steuerliche Aspekte müssen dabei berücksichtigt werden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, einen verlässlichen Helfer an seiner Seite zu haben, der wichtige Aufgaben überwacht und durchführt. Eine professionelle Buchhaltungssoftware ist Ihr Garant für einwandfreie Rechnungen.