Gerade Kleinunternehmer, die vom Finanzamt keine hohen Auflagen im Hinblick auf Ihre Steuererklärungen haben, neigen häufig dazu, ihre Buchhaltung sträflich lange liegen zu lassen. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen ein paar gute Gründe nennen, warum Sie das auf keinen Fall tun sollten.
1. Ihre Liquidität ist nicht am Bankkonto abzulesen
Die Buchhaltung ist ein wichtiges Management-Instrument, nicht nur für große Unternehmen. Der bloße Blick aufs Bankkonto kann sehr trügerisch sein, denn möglicherweise haben Sie zwar aktuell einen schönen Saldo auf dem Bankkonto, aber es stehen vielleicht einige Rechnungen zur Zahlung an, oder der nächste Vorauszahlungstermin für die Umsatz-, Gewerbe- oder Einkommensteuer steht an.
Wenn in Ihrem Geschäft sehr wenig los ist, haben Sie diese Dinge vielleicht noch im Blick, ohne Buch zu führen. Sobald Sie jedoch mehr als eine Hand voll Rechnungen im Monat bekommen, wird es sehr schnell unübersichtlich.
Anstehende Zahlungen an Lieferanten oder das Finanzamt sind einer aktuell geführten Buchhaltung mit einem einzigen Blick zu entnehmen. So können Sie ganz genau sagen, wieviel Liquidität in den nächsten Wochen bleibt.
2. Mit der Zeit wächst das Chaos
Jeder vergisst einmal einen Beleg in den sprichwörtlichen Schuhkarton zu legen. Oder aber man schreibt mal nicht gleich auf, mit wem man in dem netten Café am Projektstandort einen Snack eingenommen hat. Die Chance, dass man einen Bewirtungsbeleg nach 2 oder drei Wochen noch korrekt ausfüllen kann, sind wesentlich höher, als nach ein paar Monaten oder gar nach mehr als einem Jahr. So kurz vor dem nun endgültig letzten Abgabetermin für die Steuerunterlagen beheben sich solche Dinge besonders schlecht.
Im Geschäftsleben ist es leider nötig, den Eingang von Zahlungen zu überprüfen und säumige Kunden müssen immer wieder an ihre noch offenen Rechnungen erinnert werden. Ob offene Forderungen bestehen, kann man sicher auch mit irgendeiner Liste verwalten, aber letztendlich ist der Aufwand dazu kaum geringer, als die Forderungen gleich in der Buchhaltung zu erfassen. Zumal Ihnen Ihre Buchhaltung mit dem Werkzeug der Offenen-Posten-Liste, eine solche Übersicht mit einem Klick erstellt.
Zurück zum Schuhkarton. Schließen Sie einmal Ihre Augen und stellen sich Ihren Belegkarton vor, der wild durcheinander die Belege aus diesem und dem vergangenen Jahr enthält. Natürlich mussten Sie ab und an mal einen davon heraussuchen und nochmal etwas nachsehen, also sind die Belege nicht etwa in zeitlicher Abfolge dort drin zu finden, sondern bilden einen lustigen Zettelsalat mit allerlei bunten Zutaten darin. Und jetzt stellen Sie sich vor, wie Sie den Karton an einem Herbstnachmittag kurz vor dem Steuertermin hervorkramen und dieses Chaos lüften müssen. Wie fühlt sich der Gedanke an?
3. Routine macht das Leben leichter
Wenn wir uns an Tätigkeiten gewöhnen, sie also immer und wieder durchführen, werden sie einfacher und gehen leichter von der Hand. Durch die regelmäßige Beschäftigung mit der Buchhaltung sorgen Sie also nicht nur dafür, dass der unerledigte Papierkram immer mehr und beängstigender wird, sondern Sie sorgen auch dafür, dass die Buchhaltung als solche ihren Schrecken verliert. Im eben angeführten Buch findet sich auch die These, dass jede Gewohnheit eine Verknüpfung mit einer Belohnung darstellt. Man tut etwas, um ein positives Resultat zu erzielen (besonders hängen geblieben ist bei mir die Febreze-Anekdote). Das positive Resultat beim regelmäßigen Erledigen Ihrer Buchhaltung ist mannigfaltig, und beginnt bei der angenehmen Gewissheit, auf dem Laufenden zu sein. Aber damit nicht genug: Sie werden innerhalb kurzer Zeit feststellen, dass die regelmäßige Beschäftigung mit ihrer Buchhaltung Ihnen einen sehr viel besseren und klareren Blick auf Ihre aktuelle Geschäftssituation gibt.
Sie werden schnell merken, dass die Buchhaltung ein Management-Instrument ist.
4. Entscheidungen fallen leichter
Eigentlich liegt es klar auf der Hand: eine Entscheidung zu treffen, ist wesentlich einfacher, wenn die Fakten und Auswirkungen einer Alternative bekannt und abschätzbar sind. Nur wenn Sie wirklich wissen, mit welchen Aufträgen Sie unterm Strich Gewinn machen, wissen Sie ob sich ein Folgeangebot für Sie lohnt – und vor allem, welchen Preis Sie dafür anbieten müssen. Und das können Sie nur wissen, wenn Sie entweder nebenher Excel-Listen führen oder Ihre Buchhaltung dazu nutzen. Ordnen Sie Ihre Buchungssätze über die Nutzung von Kostenstellen Ihren Aufträgen zu. So können Sie sowohl Ihre Einnahmen einem Auftrag zuordnen – aber natürlich auch Ihre Ausgaben, die Sie für diesen Auftrag hatten. Das sind beim Verbuchen wenige Klicks mehr. Daraufhin erhalten Sie eine Aufstellung, aus der Sie genau entnehmen können, wieviel Gewinn oder auch Verlust Ihnen bei Ihren Aufträgen entstanden sind.
5. Zeitaufwand für die Buchhaltung ist geringer
Wenn Sie die Buchhaltung immer gleich erledigen, dann brauchen Sie insgesamt weniger Zeit dafür. Denn Sie wissen immer genau, welche Rechnungen Sie vor 1 – 2 Wochen für was erhalten oder geschrieben haben. So haben Sie alle notwendigen Informationen zur Verbuchung im Kopf. Aber nach ein paar Monaten? Worüber war diese Rechnung jetzt nochmal: die kryptische Bezeichnung des Produktes sagt Ihnen nichts mehr. Und auf welches Konto muss jetzt das Ganze? Also Internetrecherche anschmeißen und dort nach dem Produkt suchen. Und erst nach erfolgreicher Recherche, können Sie die Rechnung korrekt verbuchen. Sie sehen, die ganze Buchhaltung dauert so viel länger.
6. Lästige Fehlersuche reduziert sich
Wer kennt das nicht: warum stimmt der verbuchte Bankumsatz nicht mit dem tatsächlichen Bankauszug überein? Oder: so viel Umsatzerlös, das kann doch gar nicht sein? Und dann fängt die große Sucherei nach dem Buchungsfehler an. Machen Sie die Buchhaltung regelmäßig, so dass Ihre Anzahl Buchungen überschaubar bleiben. Dann fehlt die Fehlersuche relativ einfach: Sie gehen einfach die paar Buchungen durch und finden vermutlich schnell Ihren Buchungsfehler. Sei es ein Tippfehler im Betrag oder die falsche Auswahl eines Kontos. Aber diese Suche bei ab über ca. 50 Buchungen – und gar hunderten? Und dann noch mit Zeitdruck, weil der Steuertermin nun doch vor der Haustüre steht. Puh, da hat keiner Lust dazu.
7. Ein gutes Gefühl
Und last but not least: es fühlt sich einfach viel besser an auf dem Laufenden zu sein. Denn im Hinterkopf ist doch immer das schlechte Gefühl da, wenn man die Buchhaltung vor sich herschiebt. Und man fühlt sich auch sicherer. Sie haben die laufenden Rechnungen im Blick. und Sie wissen immer, wie der Betrieb gerade finanziell dasteht. Schon allein deswegen ist es wert, die Buchhaltung nicht vor sich herzuschieben.