Für Sie als Unternehmer ist es enorm wichtig, den Überblick über die Firmenfinanzen zu haben. Dazu haben Sie immer Ihren aktuellen Kassen- bzw. Bankkontenstand im Blick. Darüber hinaus, ist es aber als Unternehmer wichtig, zu wissen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Und das auf beiden Seiten:
- einmal Ihre unbezahlten Ausgangsrechnungen: hier warten Sie noch Geld auf Ihre Kunden und
- auf der anderen Seite, Rechnungen, die Sie noch bezahlen müssen.
Erst damit ergibt sich die komplette Sicht über Ihre aktuelle Finanzsituation.
Hier kommt die Offene Posten Liste (kurz OPL genannt) ins Spiel. Sie ist einfach und übersichtlich, bietet jedoch einen enormen positiven Effekt für jede Unternehmensführung.
Die Offene Posten Liste – Was ist das eigentlich?
Die Offene Posten Liste (OPL) ist – wie der Name bereist vermuten lässt – eine Übersicht über alle offenen Posten eines Unternehmens. Das heißt Sie sehen, in einer Liste übersichtlich dargestellt alle Ihren unbezahlten Rechnungen gelistet. Meist gibt es hier zwei Listen:
- eine für Ihre Ausgangsrechnungen und
- eine für Ihre Eingangsrechnungen.
Aufbau und Struktur der Offene Posten Liste
Auch wenn jede individuelle OPL anders aussieht, ist der grundlegende Aufbau immer derselbe: In einer OPL ist für jede Rechnung eine Zeile enthalten. In dieser Zeile werden pro Rechnung im Normalfall folgende Informationen gelistet:
- Rechnungsdatum
- Kunde bzw. Lieferant der Rechnung
- Rechnungsbetrag in €: hier können Netto-, Brutto-, MwSt-Beträge getrennt gelistet werden.
- Fälligkeitsstatus (z. B. überfällig)
- Fälligkeitsdatum (z. B. auch fällig in x Tagen)
- Bereits bezahlter Betrag: teilweise werden Rechnungen nicht komplett bezahlt, sondern nur Teile. Hier ist diese Information sehr wichtig und hilfreich
- Zahlstatus (z. B. komplett bezahlt, offen).
Nun kann so eine Liste ziemlich lang werden. Deshalb ist es unerlässlich, dass man die OPL einfach nach verschiedenen Eigenschaften filtern bzw. sortieren kann. Als Filterkriterium bietet sich ein gewisser Zeitraum an, z. B. die nächsten 14 Tage. So sehen Sie gleich auf einen Blick, welche Beträge in den nächsten 14 Tagen in das Unternehmen fließen bzw. überwiesen werden müssen.
Was bringt Ihnen die Offene Posten Liste?
Als Erstes verlieren Sie mit einer OPL nie den Überblick über Ihre Rechnungen. So können Sie auf der einen Seite nicht vergessen eine Rechnung zu bezahlen. Auf der anderen Seite vergessen Sie nicht eine Rechnung konkret anzumahnen und die Zahlung einzufordern.
Weiter können Sie mit Hilfe der OPL schnell abschätzen, ob ein Liquiditätsengpass in den nächsten 1 – 2 Wochen bei Ihnen entstehen kann: Stehen für Sie in den nächsten Tagen hohe Überweisungsbeträge an Ihre Lieferanten an, aber es wird wenig Geld hereinkommen. Dann kann es eng werden. Hier müssen Sie evtl. konkret tätig werden: entweder durch eine überbrückende Privateinlage oder die pro-aktive Information an Ihren Lieferanten, dass Sie Ihre Rechnung ein paar Tage später überweisen.
Und last but not least können Sie Ihre Zahlungsmodalitäten der Zahlweise Ihrer Kunden anpassen: zahlt ein Kunde immer 2 Wochen nach der Zahlungsfrist? Dann verkürzen Sie diese. Zahlt ein Kunde immer erst nach der 1. Mahnung. Dann bekommt er diese eben früher zugeschickt. Oder evtl. können Sie sogar die Zahlweise auf „Lastschrift“ oder „Vorkasse“ für problematische Kunden umstellen?
Die Offene Posten Liste einfach generiert – Software als effektives Mittel zum Zweck
Inzwischen können Sie die OPL in Ihrer Buchhaltungssoftware mit einem Klick aufrufen. Dabei beruht diese auf Ihren erfassten und ggfs. verbuchten Rechnungen. So entsteht für Sie kein Mehraufwand eine OPL zu erstellen.
Weiter können Sie die OPL nach vielen Kriterien filtern und sortieren. So können Sie entweder gezielt nach einzelnen Informationen suchen oder sich einen Gesamtblick verschaffen.
Eine gezielte Information kann z. B. auch sein, sich alle Rechnungen zu einem Kunden anzeigen zu lassen. So können Sie z. B. auch ermitteln, wie viele Rechnungen von diesem pünktlich bezahlt wurden bzw. eben nicht. Diese Information können Sie dazu nutzen evtl. Zahlungsvereinbarungen anzupassen. Z. B. könnten Sie auf Vorkasse oder Lastschrift bestehen, wenn Sie mit dem Kunden immer wieder Zahlungsprobleme haben.
Den Gesamtblick erhalten Sie am Einfachsten, wenn Sie die Liste auf alle unbezahlten Rechnungen in den nächsten 1 – 2 Wochen filtern. Weiter können Sie dann nach der Höhe der Beträge sortieren. So sehen Sie schnell, wann höhe Zahlungsströme anstehen.
Fazit zur Offene Posten Liste – unscheinbar und einfach, dabei wirkungsvoll und effizient
Eine OPL ist weder eine neue Erfindung, noch besonders aufwändig und schwierig. Aber Sie hilft Ihnen den Überblick über Ihre Rechnungen zu bewahren. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware benutzen, steht Ihnen eine OPL im Normalfall ohne eigenen Mehraufwand zur Verfügung.
Aber es bleibt an Ihnen, dieses Werkzeug für Sich optimal zu nutzen: nehmen Sie Sich Zeit regelmäßig auf Ihre OPL zu blicken. So können Sie evtl. anstehende Liquiditätsengpasse frühzeitig erkennen und reagieren. Vergessene Rechnungen gehören somit der Vergangenheit an. Sie können – wenn notwendig -Ihre Kunden anmahnen. Und last but not least, können Sie Ihre Zahlungsmodalitäten für Ihre Kunden nach deren Zahlungsmoral anpassen.