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Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD

Seit dem 1.1.2015 sind sie in Kraft, die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Neben der Tatsache, dass diese neue Regelung gerade mal 6 Wochen vor dem Inkrafttreten veröffentlicht wurde, gab und gibt es viel Gerede um die GoBD. Die einen feiern sie frenetisch und rufen den lang ersehnten Beginn des digitalen Zeitalters aus, andere warnen vor den rechtlichen Klippen und Untiefen rund um diese Neuregelung.

So geistert leider auch viel Unsinn durch den realen und den virtuellen Blätterwald, und selbst in der Zunft der steuerberatenden Berufe herrscht noch relativ viel Unsicherheit und Unwissen.

Wir nehmen uns in diesem Artikel einmal einige der Mythen vor, die sich um die neuen GoBD ranken und versuchen, die Dinge so gut wie möglich ins rechte Licht zu rücken.

Also legen wir gleich einmal los mit dem

1. Mythos: Die GoBD sind nur relevant für buchführungspflichtige Unternehmen

Bisher hießen die GoBD ja nur GoB, also Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Sie waren nur für Unternehmer relevant, die buchführungspflichtig, also verpflichtet waren, am Jahresende eine Bilanz aufzustellen und diese dem Finanzamt vorzulegen. Es liegt daher nahe, anzunehmen, daß die GoBD weiterhin nur für buchführungspflichtige Unternehmer, also Kapitalgesellschaften und Vollkaufleute sowie Personengesellschaften ab einem gewissen Jahresumsatz gültig sind.

Mit den neuen GoBD ändert sich das Bild ganz wesentlich. Ein erster Hinweis auf die Erweiterung der Gültigkeit der GoBD auf nicht bilanzierende Unternehmen ergibt sich schon aus dem Titel des BMF-Schreibens:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Mit „Aufzeichnungen“ sind im Fiskaldeutsch in der Regel die Aufzeichnungen von Einnahmen sowie Ausgaben und der Ermittlung sich daraus ergebender Überschüsse über ein Jahr gemeint, also zum Beispiel auch diejenigen Selbständigen, die zwar keine Bilanz aufstellen müssen, stattdessen jedoch die Anlage EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) mit der Einkommensteuererklärung abgeben müssen.

In der Teilziffer 4 des BMF-Schreibens wird der Geltungsbereich der GoBD klar (im juristischen Sinne) beschrieben:
„Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich sowohl aus der Abgabenordnung (z.B. §§ 90 Abs. 3, 141 bis 144 AO), sowie aus Einzelsteuergesetzen (z.B. § 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7 und § 41 EStG).“

Hier ist also der Paragraph 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes ausdrücklich benannt, aus dem sich die Aufzeichnungspflichten für die EÜR-Rechner ableitet.

Kurz lässt sich also festhalten: die GoBD gelten für alle Selbständigen und Unternehmer, egal, wie sie ihre Gewinne und Verluste ermitteln. Die Annahme liegt nahe, dass die Finanzverwaltung auch bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG die Anwendung der neuen GoBD voraussetzt, wenn auch von einer gewissen Nachsicht gegenüber Kleinunternehmern auszugehen ist, wenn nicht alle Regelungen vollständig umgesetzt werden.

2. Mythos: Die GoBD sind eine gesetzliche Regelung

Das BMF-Schreiben, in dem die neuen GoBD eingeführt und für gültig erklärt wurden, liest sich wie ein Gesetzestext. Tatsächlich ist aber ein BMF-Schreiben keine gesetzliche Regelung, sondern salopp ausgedrückt eine Wunschliste des Bundesfinanzministeriums dafür, wie es gerne Bücher und Aufzeichnungen von einem Steuerpflichtigen vorgelegt bekommen möchte. Es stellt Kriterien auf, nach denen Betriebsprüfer die korrekte Führung von Büchern oder Aufzeichnungen formell feststellen können, und woran man Schlamperei oder gar vorsätzliche Falschangaben im Jahresabschluss erkennen kann.

Mag man es ganz negativ sehen, geht es in den GoBD eigentlich nur am Rande darum, wie ein Steuerpflichtiger seine Einkünfte aus selbständiger Arbeit oder aus Gewerbebetrieb zu ermitteln und Nachweise darüber zu führen hat, sondern der Kern der Regelung ist eigentlich das D in der Abkürzung. Das D nämlich steht für den Begriff Datenzugriff und stellt einen sehr bunten Katalog von Informationen auf, auf die sich das BMF vollständigen Zugriff wünscht, wenn es einen Betriebsprüfer entsendet. In Kurzform klingen diese Regelungen in etwa so: dem Betriebsprüfer ist alles zugänglich zu machen, was irgendwie in irgendeiner Form mit der Buchhaltung zu tun haben könnte, vom Warenwirtschaftssystem über den E-Mail-Verkehr bis hin zu den Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeiter.


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Die GoBD sind jedoch kein Gesetz – sie sind nicht durch das im Grundgesetz festgelegte Gesetzgebungsverfahren gelaufen, also weder dem Bundestag noch dem Bundesrat zur Diskussion oder Verabschiedung vorgelegt worden, noch vom Bundespräsidenten unterschrieben.

Die GoBD sind zunächst einmal eine Art Arbeitsanweisung an die Finanzämter. Sie besagen sinngemäss: wenn sich ein selbständiger an diese Regeln hält und sich keine Verstöße gegen diese Grundsätze finden lassen, erkennen wir seine Bücher oder Aufzeichnungen problemlos als richtig an.
Natürlich darf sich das BMF mit den Regelungen der GoBD nicht über geltendes Recht hinweg setzen und jeder einzelne Satz in den GoBD kann und darf jederzeit von einem steuerpflichtigen (oder seinem juristischen Vertreter) in einem Gerichtsverfahren zur Überprüfung auf Gesetzmäßigkeit vorgelegt werden.
Spricht man mit Steuer-Profis, also Steuerberatern, Fachanwälten etc., wird tatsächlich so einiges in den GoBD in seiner Durchführbarkeit angezweifelt. Unter Spezialisten gilt als ausgemacht, dass es in den kommenden Monaten und Jahren einige Gerichtsverfahren zur Auslegung und Rechtmäßigkeit einzelner Regelungen der GoBD geben wird.

Für Unternehmer und Selbständige ist es natürlich sinnvoll und angebracht, sich mit den GoBD vertraut zu machen und die eigene Buchhaltung darauf auszurichten. Wer Rechtsstreitigkeiten mit dem Fiskus aus dem Weg gehen möchte, sollte sich an die GoBD halten.

3. Mythos: wer sich nicht an die GOBD hält, kassiert hohe Strafen oder riskiert eine Schätzung der Steuerlast durch das Finanzamt

Natürlich gilt: wer schummelt oder in Unwissenheit falsche Angaben macht, wird geeignet zur Besteuerung herangezogen. Liegt ein Steuerstraftatbestand vor, wird bestraft, und ist eine Steuerlast aus den falschen Aufzeichnungen nicht ermittelbar, muss der Fiskus eben Schätzen, wie hoch die Steuerlast für einen Steuerpflichtigen ist.
Allerdings ist es nicht so, dass ein Steuerpflichtiger hohe Strafen riskiert oder die Steuererklärung völlig verworfen wird, nur weil die GoBD nicht vollständig eingehalten wurden. Grundlage für eine Strafe und/oder eine Schätzung von Einkünften oder Steuerlasten ist zunächst einmal ein sachlicher und nachweisbarer Fehler in der Buchhaltung bzw. der Steuererklärung.
Ohne den sachlichen Mange an der Buchhaltung ist ein Verstoß gegen eine einzelne Regelung der GoBD kein Straftatbestand. Aber: im Steuerrecht gilt die Annahme, daß eine Buchführung (oder eben auch eine Einnahmen-Überschussrechnung) korrekt ist. Wer nachweislich die GoBD in mehr als nur Bagatellfällen nicht einhält, verwirkt diese Annahme allerdings. Das heißt, wer die GoBD missachtet, vorsätzlich oder aus Unkenntnis, kann nicht mehr davon ausgehen, dass das Finanzamt den Angaben in der Steuererklärung zunächst einmal Glauben schenkt.
Ist der Betriebsprüfer mal im Hause oder hat sich die Unterlagen einmal zuschicken lassen, wird er allerdings natürlich erst einmal prüfen, ob formell von einer korrekten und sachlich richtigen Buchführung ausgegangen werden kann. Liegt diese nicht vor, ist ein wichtiger Baustein im Schutzwall des Steuerpflichtigen zerbröckelt.
Anders herum: wenn ein Prüfer in den ihm vorgelegten Informationen keinen Anlass für den Verdacht auf Unregelmäßigkeiten findet, führt ein Verstoß gegen die GoBD alleine nicht zu einer Strafe oder der Neubewertung der Steuerpflicht.

4. Mythos: Die GoBD dienen der Vereinfachung der Buchhaltung

Das BMF schreibt in seinem Monatsbericht vom 23.04.2015:

Die GoBD vereinheitlichen schon bisher bestehende Verwaltungsregelungen und passen diese an aktuelle technische Buchführungsstandards und die Rechtsprechung an.

Fällt Ihnen etwas auf? Von einer Erleichterung der Buchhaltung ist hier nicht die Rede, nur von Vereinheitlichung von Verwaltungsregelungen.

Und mal ehrlich:  an eine Vereinfachung zu glauben, ist nicht viel wahrscheinlicher als die Mähr von der Einkommensteuererklärung auf dem Bierdeckel. Wer so etwas glaubt, rechnet auch damit, zu Lebzeiten keinen Soli mehr zu zahlen oder damit, dass eine PKW-Maut positive Effekte auf den Haushalt des Bundes oder der Länder haben wird.

Die GoBD sind in erster Linie eine Regelung, in der die Finanzbehörden sich möglichst umfangreiche Einsicht in die Bücher von Unternehmen und Selbständigen sichert, und in der die Kriterien festgelegt sind, mit denen Betriebsprüfer für Prüfungszeiträume ab 1.1.2015 die Korrektheit der vorgelegten Bücher einschätzen sollen. Darüber, wie der Unternehmer seine Bücher zu führen hat, steht in den GoBD kaum greifbares drin. Vereinfachungen kommen darin eigentlich nicht vor.

Als das Gegenteil von Erleichterung kann der Begriff der „Verfahrensanweisung“ dienen, der im Zusammenhang mit den GoBD an mehreren Stellen auftaucht. So fordern die GoBD für mehrere Vorgänge im Unternehmen eine Verfahrensanweisung, deren Einhaltung auch nachzuweisen ist. So soll etwa der Vorgang des Einscannens von Belegen dokumentiert werden und die Befolgung der organisatorischen Regelungen darin auch nachvollziehbar dokumentiert werden. Damit könnte zum Beispiel ein Laufzettel gemeint sein, den jeder Mitarbeiter, der an dem Einscannen beteiligt ist, abzeichnet.

Regelungen wie diese müssen in größeren Unternehmen sicher sehr ernst genommen werden, für kleine Personengesellschaften, Freiberufler etc. ist das aber ziemlicher Overkill, und ich denke, hier wird auf Dauer längst nicht so heiß gegessen werden, wie die Nadel war, die für die Zusammenstellung der GoBD offenbar genutzt wurde.

5. Mythos: Die GoBD schreiben eine papierlose Buchhaltung vor

Im Internet haben die neuen GoBD für großen Jubel gesorgt: endlich können digitale Nomaden Papierberge über Bord werfen und alle Buchungsbelege in elektronischer Form aufbewahren. Auch für größere Unternehmen kann es eine enorme Erleichterung darstellen, wenn Belege erst eingescannt und ab da nur noch elektronisch bearbeitet werden müssen.
Tatsächlich ebnen die GoBD den Weg für das als „Ersetzendes Scannen“ bezeichnete Verfahren, in dem Papierbelege nicht mehr aufgehoben werden, und stattdessen nur noch elektronische Kopien archiviert werden. Es ist in den GoBD explizit erwähnt, dass Papierbelege nicht mehr notwendig sind, um Betriebsausgaben oder Vorsteuerabzüge nachzuweisen, und stattdessen gescannte Dateien völlig ausreichen. Der Haken dabei ist der zweite Halbsatz dieser Bestimmung: „sofern nicht von anderen Rechtsnormen gefordert“.

Im Klartext bedeutet das nämlich, daß zwar der Betriebsprüfer mit einem eingescannten Dokument zufrieden ist, nicht aber, dass alles und jedes nun nur noch in elektronischer Form geht. Es bleiben nach wie vor viele Gesetze in Kraft, die Originaldokumente explizit fordern. Zudem ist – wie bereits erwähnt – noch keine Rechtssprechung zu diesem Thema vorhanden. Zwar hat die DATEV in Zusammenarbeit mit der Uni Kassel ein paar Musterprozesse durchgespielt, die hier Klarheit schaffen sollten, rechtskräftige Urteile sind dies aber nicht. Ist also ein Betriebsprüfer der festen Ansicht, ein elektronischer Beleg sei nicht korrekt, und hat er dazu Indizien, die der Steuerpflichtige nicht widerlegen kann, ist noch völlig offen, was ein Finanzgericht hierzu entscheiden wird.

Richtig ist auch: die GoBD schreiben vor, daß Sie Belege, die Sie auf elektronischem Wege erhalten oder erstellen, auch elektronisch im Originalformat aufbewahren und vor Änderungen schützen müssen. Für Papierbelege besteht auch in den neuesten GoBD keine Pflicht zur Archivierung elektronischer Kopien der Originalbelege.


Nähere Informationen zum digitalen Belegarchiv in Kontolino! finden Sie in unserem Beitrag Digitales Belegarchiv in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino!. Und wenn Sie sich lieber im Video anschauen möchten, wie Sie in unserer Buchhaltungssoftware Belege GoBD-konform abspeichern und archivieren können, haben wir da mal etwas für Sie vorbereitet:


Teil 04: die neuen GOBD und das digitale… von kontolino


Sie dürfen auch weiterhin mit dem klassischen Belegordner arbeiten und Ihre Papierbelege darin abheften. Sie können auch, wenn Sie gerne den Belegordner führen möchten, Ausdrucke Ihrer elektronischen Belege in diesem Ordner abheften. So lange Sie zusätzlich die Originaldatei archivieren und ggf. dem Betriebsprüfer vorlegen, ist das völlig in Ordnung.

Also in kurz: Sie können aus buchhalterischer Sicht alle Ihre Belege einscannen und nur noch in elektronischer Form archivieren. Belege, die ohnehin elektronisch vorliegen, müssen Sie elektronisch archivieren. Bei jedem Beleg, den Sie nach dem Scannen wegwerfen, müssen Sie prüfen, ob er vielleicht aufgrund anderer gesetzlicher Vorgaben nicht weggeworfen werden darf.

6. Mythos: mit den neuen GoBD muss jeder Geschäftsvorfall innerhalb 10 Tagen verbucht werden

Die berühmt-berüchtigte 10-Tages-Regel geistert durch so ziemlich jede Steuerpublikation. Sie besagt, dass ein Beleg innerhalb 10 Tagen in ein nachvollziehbares System aufgenommen wird, in dem der Beleg gegen Verlust gesichert ist. Zudem muss dieses System dazu geeignet sein, die zeitnahe Aufbewahrung des Belegs zu gewährleisten und eine zeitliche Nähe von der Belegentstehung zur Ablage muss gegeben sein. Von Buchungssätzen ist in dieser Regelung nicht die Rede. Auch nicht davon, wie ein solches „System“ konkret aussehen muss. Das bleibt Ihnen überlassen. Fraglich ist ohnehin, wie ein Betriebsprüfer aus der Nachschau einige Jahre später die Einhaltung dieser Vorschriften prüfen will.
Es ist also weiterhin nicht zu beanstanden, wenn Sie monatlich, rechtzeitig vor dem nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldungstermin buchen, solange Sie ein „System“ einführen, das eine sichere Aufbewahrung von Belegen innerhalb von 10 Tagen nach dem Zugang eines Beleges sicherstellt.
In größeren Organisationen wird es für den Nachweis der ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Belegen eine Verfahrensanweisung erfordern, kleinere Unternehmen sollten sich ein Ablagesystem zulegen, das den Anforderungen der GoBD gerecht wird. Am besten dazu geeignet ist sicher eine Monatsmappe oder eine normale Ablagemappe, in der die Belege in zeitlicher Abfolge abgelegt werden. Auf der ganz sicheren Seite sind Sie, wenn Sie jeden neu in diese Mappe gelegten Beleg sofort fortlaufend nummerieren. Ob das in der Praxis jedoch so streng gefordert sein wird, ist noch offen, wie so vieles in den GoBD.

Fazit

Die GoBD bringen in viele Aspekte der Buchhaltung etwas Klarheit und sind die Antwort des Bundesfinanzministeriums auf den technischen Fortschritt im Bereich der Buchhaltung. So wird explizit klar gestellt, daß ein Betriebsprüfer durchaus mit eingescannten Belegen zufrieden sein muß, solange der Steuerpflichtige eindeutig nachweisen kann, dass er beim Einscannen korrekt gearbeitet hat.
Wie er dies tut, und welche Beweislast besteht, wenn der Prüfer hier einen Verdacht hegt, ist offen und bedarf noch der juristischen Klärung in Form von Gerichtsverfahren in den nächsten Jahren.
Dies wird aus verschiedenen Gründen noch einige Jahre dauern. Der wichtigste ist hier sicher, dass die Masse der Betriebsprüfungen sich auf in der Vergangenheit liegende Geschäftsjahre bezieht. Es ist also frühestens Ende 2016 mit dem Auftauchen erster juristischer Fragen zu rechnen, die Verfahren dazu können sich allerdings durchaus auch noch hinziehen. Erst in ein paar Jahren werden wir also juristische Klarheit über die Vorgaben der GoBD haben.
Bis dahin ist es aber auf jeden Fall ratsam, sich an die Regelungen der GoBD zu halten und die eigene Buchführung kritisch darauf hin zu prüfen, ob sie einer Prüfung stand halten würde.
Auch in Fachkreisen gilt als sicher, daß einige der Regelungen der GoBD das eine oder andere Finanzgericht beschäftigen wird. Es als kleiner Selbständiger jedoch darauf ankommen zu lassen, daß eine Regelung sicherlich noch kassiert werden wird, ist sicher keine gute Idee. Selbst derjenige zu sein, der einen Rechtsstreit mit dem Finanzamt beginnt, ist sicher ein zweifelhaftes Vergnügen für einen kleinen Selbständigen.

Die neuen GoBD machen den Umgang mit Belegen in der Buchhaltung nicht unbedingt einfacher, wenn man nicht unbedingt den Wunsch hegt, die Buchungsbelege papierlos zu archivieren. Für Freunde des Papierlosen Büros, digitale Nomaden und Leute, die gerne alle ihre Businessdaten zentral in der Cloud halten wollen, sind sie jedoch ein Segen, ist doch jetzt eindeutig klar, daß der Fiskus mit gescannten Belegen zufrieden ist und kein Unbill vom Betriebsprüfer droht, wenn keine Papierbelege mehr vorgelegt werden können.

Für Nutzer von Buchhaltungsprogrammen ergeben sich aus den neuen GoBD interessante Chancen in Richtung papierloser Buchhaltung und in Verbindung mit der Cloud auch hin zu einer überall und jederzeit verfügbaren Belegsammlung. Andererseits sind alte Programme oder selbst gestrickte Lösungen auf Basis von Excel & Co. kritisch zu hinterfragen und ggf. schnellstmöglich zu ersetzen. Dabei müssen hier nicht nur bilanzierungspflichtige Unternehmen aktiv werden, sondern auch EÜR-Rechner und Kleinunternehmer.

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5 Antworten zu “Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD”

  1. […] Wichtiges Update (Juni 2015): Am 1.1.2015 sind in Deutschland die neuen GoBD in Kraft getreten, in denen das Bundesfinanzministerium die Nutzung eingescannter Belege als Buchungsbelege ausdrücklich erlaubt. Damit ist zwar die juristische Situation streng genommen noch nicht wirklich verändert zu unserer Aussage von 2013 (die GoBD sind kein Gesetz), aber die Finanzbehörde sagt damit zu, die Füße still zu halten, wenn Belege nur noch elektronisch aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden. Nach unserer Auffassung gilt das aber nur für Wirtschaftsjahre, die ab dem 1.1.2015 beginnen. Mehr Informationen zu den neuen GoBD und den Regelungen zu elektronischen Belegen finden Sie in unserem Artikel “Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD“. […]

  2. […] betreibt. Darauf sind wir als Dienstleister im Thema Buchhaltung nicht zuletzt wegen der GoBD verpflichtet, die ein Verbringen von Buchhaltungsdaten und Belegen ins Ausland explizit untersagen. […]

  3. […] durch den Kopf oder über die Lippen. Und tatsächlich ist es in Deutschland spätestens seit Inkrafttreten der neuen GoBD zum 1.1.2015 laut Bundesfinanzministerium nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer seine Buchungsbelege […]

  4. […] Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in geeigneter Form (dazu hat der Fiskus einen Katalog mit dem schönen Titel GoBD aufgestellt) ist zwar die Grundlage für die Ermittlung der Steuerlast in Sachen Umsatzsteuer, Einkommensteuer […]