13. März 2023

Wie können Sie Zahlungseingänge in Kontolino! erfassen?

Zum Erfassen von Zahlungseingängen Ihrer in Kontolino! erstellten oder importierten Rechnungen gibt es mehrere Wege:

Der Weg über das Buchen von Belegen: Sie verbuchen Ihre Zahlungseingänge zu Rechnungen als normale Belege verbuchen. Dort können Sie dann die Rechnungsnummer eintippen und so den Zahlungseingang erfassen.

Der Weg über die Rechnung: Sie suchen Ihre Rechnung in der Rechnungsübersicht über die diversen Filteroptionen aus. Von dort aus können Sie dann den Zahlungseingang mit Hilfe des Aktionsmenüs bequem erfassen.

Der Weg über den Bankauszug: Oder aber Sie importieren Ihre Bankauszüge und verbuchen die dort aufgeführten Umsätze. Ist darunter ein Zahlungseingang einer Ihrer Rechnungen, ordnen Sie diesem Umsatz die passende Rechnung zu und erfassen somit automatisch den Zahlungseingang Ihrer Rechnung.

Diese drei Wege wollen wir Ihnen in diesem Blogartikel nun im Detail vorstellen.

Der Weg über das Buchen von Belegen

Dazu rufen Sie den Menüpunkt „Buchen“ –>“Belege buchen“ auf. Füllen Sie daraufhin die erscheinende Buchungsmaske auf. Sobald Sie als Beleg Nr. Ihre Rechnungsnummer eingeben, erscheint die dazugehörige Rechnung als Anhang. Diese können Sie mit einem Klick auf den Text öffnen und sich anzeigen lassen. So können Sie bequem die Daten wie Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuercode etc. ablesen und in Ihre Buchungsmaske eintragen. Klicken Sie nachdem Sie alle Einträge gemacht haben auf „Verbuchen“ und Ihre Rechnung wird als bezahlt markiert.

Wie Sie einen Buchungssatz in Kontolino! erfassen, können Sie im Handbuch auf der Seite „Erfassen eines Buchungssatzes“ in Ruhe nachlesen.

Der Weg über die Rechnung

Um einen Zahlungseingang zu Ihrer Rechnung zu erfassen, rufen Sie den Menüpunkt „Buchen“ –> „Rechnungen“ auf. In der daraufhin erscheinenden Suchmaske, können Sie nun z. B. nach der Rechnungsnummer suchen. Oder aber – wenn Sie z. B. mehrere Zahlungseingänge erfassen möchten – Sie lassen Sich alle noch nicht bezahlten Rechnungen anzeigen (das ist der Eintrag „Bezahlt“ und dort die Auswahl „offen“). Ihre gesuchte Rechnung ist dabei? Dann klicken Sie einfach doppelt auf die Zeile oder auf das Bleistiftsymbol.

Zahlungen zu Rechnungen im Rechnungsmenü erfassen

Daraufhin kommen Sie auf eine neue Ansichtsseite. Dort sehen Sie auf der einen Seite Ihre erstellte Rechnung und auf der anderen die Überschrift „Zahlungen, Skonto, Berichtigungen, Differenzen“. Klicken Sie, um eine Zahlung zu erfassen, unterhalb dieser Überschrift auf das „Aktionen-„Menü und wählen Sie den Eintrag „Neue Zahlung“ aus. Daraufhin erscheint eine vorausgefüllte Buchungsmaske. Hier können Sie die Einträge prüfen, ggf. ändern und die Zahlstelle (z. B. Bank, Kasse) angeben. Anschließend können Sie mit einem Klick einen Buchungsvorschlag erstellen lassen. Prüfen Sie die vorgeschlagene Buchung und verbuchen diese mit einem Klick.

Nach dieser Verbuchung, ist Ihre Rechnung als bezahlt markiert. Und Sie können genauso mit allen weiteren Zahlungseingängen vorgehen.

Übrigens: Wie Sie im Screenshot erkennen können, unterstützt Kontolino! Sie auch beim Erfassen von Skonto-Buchungen oder wenn Forderungsausfälle zu verbuchen sind. Haben Sie einen Teilbetrag einer Rechnung bereits erhalten und verbucht, erhalten Sie einen zusätzlichen Eintrag: „Differenz verbuchen“.

Der Vorteil für Sie ist, dass Sie Sich bei all den oben geschilderten Geschäftsfällen keine Gedanken über die richtigen Konten machen müssen: Sie geben nur die Zahlstelle (z. B. Bank, Kasse) ein, evtl. korrigieren Sie das vorgeschlagene Datum und den Betrag. Der Rest übernimmt Kontolino! für Sie.

Wie gewohnt finden Sie dazu auch Informationen in unserem Handbuch auf der Seite „Fertige Ausgangsrechnung erhalten und Zahlungseingänge verbuchen„.

Der Weg über den Bankauszug

Eine andere Möglichkeit einen Zahlungseingang zu erfassen, geht über das Verbuchen eines Bankauszuges. Dieser bietet Sich immer dann an, wenn Sie die meisten oder gar alle Zahlungen per Bankgutschrift erhalten. Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt „Verbuchen“ –> „Bankauszüge“. „Aktualisieren…“ Sie dann Ihren Bankauszug und suchen dabei den Zeitraum aus.

Hinweis: Bevor Sie dort Ihre Bankauszüge per Datei oder Online-Abfrage aktualisieren können, müssen Sie einmalig Ihre Bankverbindung hinterlegen. Wie das geht können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Bank-, Amazon-, Paypal-, Stripeverbindungen erstellen“ nachlesen.

Kontolino! erkennt nun von alleine, wenn es Sich bei Ihrem Bankumsatz um einen Zahlungseingang handelt und bietet Ihnen auf Grund eines Algorithmus eine Liste passender Rechnungen an. Suchen Sie einfach die bezahlten Rechnung aus und übernehmen diese mit Klick auf den blauen Pfeil in die Buchungsmaske. Diese ist dann komplett für Sie vorausgefüllt: Datum, Rechnungsdokument als angehängter Beleg, Buchungstext, Konten, Betrag und evtl. der MwSt.-Code. Sie müssen nur noch die Einträge prüfen und mit einem Klick auf „Verbuchen“ den passenden Buchungssatz erstellen.

Wenn Sie zum Überprüfen des Buchungssatzes nochmals die Rechnung ansehen möchten, ist dies auch möglich. Klicken Sie einfach auf den angehängten Beleg und dieser wird Ihnen auf der Seite angezeigt.

Neue Features

Da die Verbuchung der Zahlungseingänge über den Bankauszug immer beliebter wird, haben wir für Sie weitere Unterstützungen in letzter Zeit in Kontolino! für Sie eingeführt. Diese stellen wir Ihnen im Nachgang vor:

Weicht der Rechnungsbetrag vom Betrag des Zahlungseinganges ab, bekommen Sie neu ein Warnfenster angezeigt. So können Sie darauf entsprechend reagieren. Sei es, dass Sie den Restbetrag bei Ihrem Kunden anfordern, die Zahlungsdifferenz ausbuchen – oder schlichtweg die Bankumsätze durchschauen, ob der Restbetrag bereits an einem anderen Tag überwiesen wurde.

Eine andere Erweiterung: Sie können nun bequemer mehrere Rechnungen für einen Zahlungseingang auswählen. Dazu finden Sie nun in der Liste aller Rechnungen ein Häkchen. Klicken Sie alle Rechnungen an, die zu Ihrem Zahlungseingang gehören und übernehmen diese mit klick auf den entsprechenden Button in Ihre Buchungsmaske. Sollte der Bankumsatz höher oder niedriger als die Summe aller Rechnungsbeträge sein, erscheint das gleiche Hinweisfenster wie im vorherigen Absatz geschildert. Außerdem wird bei der letzten ausgewählten Rechnung entsprechend der verminderte / überbezahlte Betrag verbucht.

Diese Vorgehensweise finden Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Zahlungseingang einer Rechnung über das Verbuchen von Bankauszügen erfassen„.

Zusammenfassung

Sie sehen Kontolino! bietet Ihnen verschiedene Wege, um Zahlungseingänge für Ihre Rechnungen zu erfassen. Wählen Sie den Weg, der am Besten zu Ihnen und Ihrer Vorgehensweise passt. Am Meisten werden Sie beim Verbuchen über den Bankauszug von Kontolino! unterstützt – und da diese Weise am Beliebtesten ist, haben wir die Vorgehensweise für Sie, um neue Features erweitert.

1. August 2022

Neu ab 1.8.2022: Online-Kontenabfrage für Ihre Buchhaltung

Kontolino! beherrscht ab sofort den Abruf von Kontenbewegungen auf Ihren Bankkonten direkt online. Das Herunter- und Hochladen von CSV- oder MT940-Dateien entfällt damit. Buchhaltung mit Kontolino! wird dadurch noch komfortabler und geht noch schneller von der Hand.

Mit der Online-Kontenabfrage erfüllen wir einen lang gehegten Wunsch unserer Nutzer: Das Abrufen der Bankbewegungen mit einem Mausklick, direkt in die Buchhaltung, wird endlich wahr. Bisher hat Kontolino! nur den Upload von Bankauszügen in den Formaten CSV oder MT940 unterstützt. Das war nicht nur manchmal eine hakelige Angelegenheit, weil Banken oft ohne jede Ankündigung den Aufbau ihrer CSV-Bankauszüge geändert und meist auch keinerlei Dokumentation dazu veröffentlicht haben. Mit dem vermehrten Aufkommen neuer Banken, die gar keine Dateien zum Download anbieten und veraltete Schnittstellen wie HBCI bzw. FinTS gar nicht erst implementiert haben, macht Kontolino! den Umgang mit Bankbuchungen gleich mehrfach einfacher:

Die Daten müssen nicht erst bei der Bank herunter- und bei Kontolino! wieder hochgeladen werden, sondern werden direkt online bei der Bank abgefragt und in Kontolino! abgelegt
Keine Fummeleien mehr mit dem Aufbau von CSV-Dateien, die sich womöglich einfach mal so ändern
Die Buchhaltung geht noch schneller von der Hand

Erfahrener Partner in Sachen Bankzugriff: finAPI

Um auf Bankdaten unserer Kunden zugreifen zu können, müssen wir ziemlich hohe Anforderungen an Sicherheit und Schutz der Daten unserer Kunden erfüllen. Deswegen haben wir uns für einen Anbieter entschieden, der am Markt schon eine Weile genau diese Dienstleistungen anbietet und auf den auch einige unserer Mitbewerber erfolgreich setzen: finAPI.

Für finAPI spricht, dass das Produkt schon mehrere Jahre läuft und seine Vorzüge auch für wesentlich größere Anbieter als Kontolino! bewiesen hat. Ein weiterer Grund ist, dass finAPI sich stets auf den neuesten Stand bringt, um Banken in das System zu integrieren, die neu am Markt sind, oder auch welche, die noch nicht nach dem XS2A-Standard erreichbar sind, notfalls sogar durch raffiniertes Einlesen der Online-Seiten der Bank. So erreichen wir den Zugriff auf so ziemlich alle Banken, die in Deutschland am Markt vertreten sind. Natürlich ist auch der Zugriff auf z.B. Ihre Kreditkartenabrechnungen etc. möglich.

Wie sicher ist der Online-Kontenabruf?

Wir setzen auch auf finAPI anstatt der veralteten HBCI/FinTS-Schnittstelle, weil hinter diesem Zugriffsweg die XS2A-Spezifikation steht, in der die europäische Finanzwirtschaft das Thema Datensicherheit in den Vordergrund gestellt hat. So steht diese Schnittstelle nicht jedermann offen, sondern nur zertifizierten Anbietern, die sich zur Einhaltung hoher Standards verpflichten und dies auch regelmäßig nachweisn müssen.

Eine wichtige Eigenschaft hier ist, dass Ihre Zugangsdaten für Ihr Bankkonto ausschließlich bei finAPI eingegeben und ggf. gespeichert werden. Wir gelangen niemals in den Besitz dieser Daten, denn wenn Sie diese eingeben müssen, werden Sie stets auf die Seiten von finAPI weiter geleitet.

Aber keine Sorge: das ist alles sehr viel einfacher, als es auf den ersten Blick klingt.

Kann man künftig nur noch Online auf Bankkonten zugreifen?

Keine Sorge: unsere Importfilter für MT940-Dateien und CSV-Auszüge bleiben weiter erhalten. Egal, ob Sie aufgrund von Sicherheitsbedenken nicht auf einen Drittanbieter zurück greifen möchten, oder ob es einmal technische Probleme beim online-Zugang gibt, Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auch weiterhin mit Dateien zu arbeiten.

Wie funktioniert der Online-Abruf meiner Kontoauszüge von meiner Bank in Kontolino! ?

Natürlich haben wir unsere Dokumentation erweitert und diese spannende neue Funktion ausführlich beschrieben. Sie finden die Details auf unserer Webseite im Bereich Handbuch.

Keine Suppe ohne Haar: wir müssen die Preise für Kontolino! anheben

Die Nutzung von finAPI ist nicht kostenlos. Der Anbieter muss seine Softwareplattform betreiben und aktuell halten und zudem großen Aufwand betreiben, um die Auflagen des Bundesamts für Finanzaufsicht zu erfüllen und entsprechende Zertifizierungen („kleine Banklizenz“) aufrecht zu erhalten.

So zwingt uns nicht nur die allgemeine Situation der steigenden Preise für so ziemlich alles dazu, unsere Preise für Kontolino! etwas anzuheben, sondern auch die für uns neu hinzu gekommenen Kosten für die Dienstleistung von finAPI.

Mit Einführung des neuen Bankzugriffs gelten also auch neue Preise für unsere Pakete. Wenn Sie aktuell noch ein 12-Monats-Paket von Kontolino! nutzen, zahlen Sie für die Restlaufzeit Ihres Pakets keinen Aufpreis. Erst bei Ihrer nächsten Verlängerung zahlen Sie den neuen Preis.

10. Oktober 2014

Vereinfachen Sie Ihre Buchführung mit getrennten Bankkonten und Kreditkarten

Manche Tipps klingen so klein und unbedeutend, dass man sie gerne ignoriert. Auch dieser Tipp klingt zunächst mal so, als wenn er nur Kosten und Mehraufwand beim Start in die Selbständigkeit bedeutet. Aber ich werde Ihnen gleich erklären, warum das ganz und gar nicht so ist:

Führen Sie getrennte Girokonten für Ihre geschäftlichen und privaten Zahlungen

Ja, ein Geschäftskonto kostet in der Regel Gebühren, während es heutzutage bei vielen Banken kostenlose Privatgirokonten gibt. Und Banken sind teilweise noch nicht einmal schüchtern mit ihren Gebühren für Geschäftskonten.

Dennoch spricht einiges dafür, die geschäftlichen Zahlungsein- und Ausgänge auf einem separaten Konto zu führen:

Außenwirkung
Für Ihre Kunden und Geschäftspartner ist bei einigen Banken anhand der Kontonummer evtl. sichtbar, dass es sich um ein Privatkonto handelt. Sehr groß und seriös erscheint Ihr Unternehmen dadurch nicht.
Schutz Ihrer Privatsphäre
Geschäftlich veranlasste Umsätze sind Teil Ihrer Buchführungsunterlagen. Also gehören Kontoauszüge als Belege in Ihren Buchführungsordner. Geht es Ihren Finanzbeamten etwas an, dass Sie Ihre Couch auf Raten bezahlt haben und jeden Monat 79 Euro dafür von Ihrem Konto abgebucht werden? Oder muss er wissen, wo Sie so privat mit der Kreditkarte bezahlen?
Überblick über Ihre Liquidität
Wenn Sie stets darauf achten, dass nur Geld von Ihrem Geschäftskonto auf das Privatkonto gelangt, das auch wirklich nicht mehr für Steuerzahlungen oder Lieferantenrechnungen benötigt wird, haben Sie sehr einfach erreicht, dass Sie sowohl ihre private als auch die geschäftliche Liquidität sofort im Blick haben. Ein Kontostand von 10.000 Euro kann sich üppig anfühlen, aber eben nur, wenn sicher ist, dass es nicht noch 9.500 Euro an Verbindlichkeiten davon zu bezahlen gilt, oder knapp 40 % davon noch in die Einkommensteuer fliessen werden.
Vereinfachte Buchführung
Stimmt Ihre Buchhaltung? Ein guter Indikator ist stets die Frage, ob der Kontostand Ihres Bankkontos mit dem Stand des dazu gehörigen Kontos in Ihrer Buchhaltung übereinstimmt, und dass jeder Bankumsatz auch seine Entsprechung in der Buchführung findet. Bei einem gemischten Konto müssen Sie jede einzelne Zahlung auf dem Kontoauszug prüfen, ob sie nun privat ist oder in die Buchhaltung gehört. Auf einem reinen Geschäftskonto ist die Sache sehr einfach: Ausnahmslos jede Buchung auf dem Bankauszug muss sich auch in Ihrer Buchführung wiederfinden.
Lastschriften nur für Geschäftskonten
Wenn Sie Ihren Kunden die Zahlungsweise Lastschrift anbieten möchten, ist ein Geschäftskonto Pflicht.
Banken räumen Privatkunden normaler Weise nicht die Möglichkeit ein, Lastschriften von anderen Konten einzuziehen. Dies ist nur mit Geschäftskonten möglich, und selbst dazu muss eine gesonderte Vereinbarung mit Ihrer Bank getroffen werden (Eine Lastschrift ist immer auch ein möglicher Kredit an Sie, denn Ihr Kunde kann ja nach der Abbuchung einer Lastschrift widersprechen, während Sie bereits das Geld ausgegeben haben…)
Behandlung von Zinsen
Zur Zeit gibt es ja keine Guthaben-Zinsen auf den meisten Girokonten. Wenn es aber mit den Zinsen wieder bergauf geht, kann sich das auch wieder ändern. Zinsen, die auf geschäftliche Guthaben bezahlt werden, sind Einnahmen, die als positive Umsätze in Ihrer Buchführung geführt werden müssen. Dafür gibt es aber keine Zinsabschlagsteuer auf Geschäftskonten. Nun kann es sehr kompliziert werden, die geschäftlichen von den privaten Zinsen zu trennen und das ganze auch noch nachvollziehbar mit dem Finanzamt abzuhandeln.
Kontoführungsgebühren und Sollzinsen sind Betriebsausgaben
Mindestens genau so kompliziert ist es bei Überziehungszinsen. Wenn Ihr Girokonto überzogen ist, welcher Anteil der Überziehung ist gewerblich veranlasst? Wie hoch ist der Privatanteil? Wenn Sie nicht ein besonders guter Zinsrechner sind, wird Ihnen diese Antwort meist sehr schwer fallen.
Die Sache mit den Gebühren für ein Girokonto relativiert sich, wenn man bedenkt, dass Kontoführung und Sollzinsen als Betriebsausgaben den Gewinn des Unternehmens schmälern. Sie können also die Kontoführungsgebühren voll von Ihren Betriebseinnahmen abziehen und mindern so natürlich auch die Steuer. Aber eben nur, wenn die gewerbliche Veranlassung nachvollziehbar ist.Tipp: Wie Sie Kontoführungskosten sowie Zinserträge oder -aufwendungen in der Buchführung behandeln, finden Sie auch in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Buchungen beim Zahlungsverkehr„

Kontolino! 2 Monate kostenlos testen

Sie sehen, es ist durchaus von Vorteil, ein Gewerbe von Anfang auf einem separaten Bankkonto abzuwickeln. Wenn Sie mehrere, getrennte Gewerbe betreiben (z.B., weil nur ein Teil Ihrer Geschäftstätigkeit als freiberufliche Arbeit anerkannt ist), gilt das eben Gesagte natürlich auch zur Trennung von Bankkonten für Ihre verschiedenen Gewerbe.

Auch bei Kreditkarten trennen

Wenn Sie eine Kreditkarte nutzen, gelten die meisten Punkte dieses Artikels natürlich auch für Kreditkarten. Es gibt kaum ärgerlicheres, als wenn man am Ende des Monats die Kreditkartenabrechung oder den Kontoauszug nach geschäftlichen und privaten Ausgaben auftrennen muss. Bei vielen Banken ist die Kreditkarte für Privatpersonen heutzutage kostenlos, und für geschäftliche Kreditkarten gibt es Gebührenmodelle, die den jährlichen Kartenpreis ab einem bestimmten Mindestumsatz reduzieren oder ganz streichen (z.B. Kostenfrei ab einem Jahresumsatz von 5.000 Euro). Ein echtes Kostenargument gibt es also auch hier nicht, und die Vorteile in der einfacheren Buchführung überwiegen hier doch signifikant.