Neue Funktion: eigene Buchungskonten anlegen

Oft wurden wir von unseren Kunden gefragt, ob es möglich ist eigene Konten in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! anzulegen. Das haben wir zum Anlass genommen, um dieses Feature zu entwickeln. Von nun an, können Sie jedes beliebige Konto kopieren. Daraufhin können Sie diesem neuen Konto eine neue Nummer, eine neue Bezeichung und einen Anfangssaldo geben. Dieses neu angelegte Konto wird wie das ursprünglich kopierte Konto behandelt: d.h. es erscheint z. B. in der gleichen Einnahme-Überschuss-Position.

Somit können Sie nun Ihren Kontenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen, und z. B. weitere Unterteilungen vornehmen:

• Sie haben zwei Autos und wollen deren Kosten getrennt erfassen…
• Ihr Steuerberater verwendet ein anderes Unterkonto als in Kontolino! vorgesehen…
• Sie haben Umsatzerlöse, die Sie nach Kunden trennen möchten…
• Sie haben Verbindlichkeiten, die Sie nach Lieferanten trennen möchten…
• Sie brauchen ein weiteres Bankkonto bzw. Kassenkonto…

Sie sehen es gibt hier eine breite Spielwiese, die Sie nun in Kontolino! problemlos abdecken können. Details können Sie wie immer auf unseren Dokumentationsseiten nachlesen.

Kontolino! Update: Paypal-Zahlungen, beliebige CSV-Umsätze, Einfuhrumsatzsteuer u.v.m

Heute haben wir ein neues Update auf unsere Server gestellt. Dieses mal haben wir gleich mehrere Neuerungen im Körbchen, die unseren Nutzern das Leben noch ein bisschen leichter machen werden.

Beliebige CSV-Bankauszüge und Zahlungsdienstleister wie Paypal

Der Import von Bankauszügen im MT940- oder CSV-Format ist in Kontolino! ja schon eine Weile enthalten und erfreut sich großer Beliebtheit. Auch, dass man sie direkt abarbeiten und schnell und einfach halbautomatisiert verbuchen kann, wird kräftig genutzt und gelobt.

Natürlich fanden viele Nutzer das toll, aber irgendwie hat dann doch etwas gefehlt, denn die Welt besteht schon lange nicht mehr nur aus Bank und Kasse. Vor allem, wer im Web aktiv ist, akzeptiert Zahlungen aus den verschiedensten Kanälen. Aber auch im stationären Handel gibt es ja nicht nur Bargeld und den Kauf auf Rechnung: Karten- und kontaktlose Zahlungen, Zahlen per Handy oder Smartwatch sind Normalität geworden.

Deswegen haben wir verschiedene Erweiterungen eingeführt, die den Import von Auszügen betreffen:

• Es können jetzt nicht nur Bankverbindungen bei inländischen Banken angelegt werden, sondern auch andere Anbieter. Leider gab es bisher auch einen kleinen Fehler in der Anwendung, wenn zu einer IBAN keine inländische Bank ermittelt werden konnte
• Eine Bankverbindung kann nun nicht mehr nur mit einem Bankkonto in der FiBu verknüpft werden, sondern auch z.B. Kreditkartenkonten
• Wir werden nach und nach vorgefertigte Importfilter für Auszüge von bekannten Zahlungsanbietern hinzufügen. Den Anfang macht ein Importfilter für Paypal-Zahlungen, der ab sofort zur Verfügung steht und mit dem Sie ganz schnell und einfach Ihre Paypal-Umsätze verbuchen können.
• Für alle Anbieter, die wir nicht direkt unterstützen, können Sie sich ab sofort einen eigenen individuellen Filter anlegen. Dabei können Sie eine Ihrer Auszugsdateien hochladen und die Felder ganz einfach festlegen.

Berücksichtigung der Einfuhrumsatzsteuer

Mit dem neuen Update wird in der Umastzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuererklärung auch die Einfuhrumsatzsteuer berücksichtigt, die Sie im Meldezeitraum verbucht haben.

Damit haben wir nun nicht nur das Reverse-Charge-Verfahren für den innereuropäischen Waren- und Dienstleistungsverkehr, sondern auch das Thema Drittländer außerhalb der EU abgedeckt.

Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten

In unserer Anlagenbuchhaltung (erhältlich im Paket Classic) werden nun auch Zuschreibungen für nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten berücksichtigt. Dabei werden die Abschreibungen der Folgejahre automatisch angepasst. Diese Funktion war vor allem für Betreiber von Photovoltaik-Anlagen sehr wichtig.

Diverse Fehlerbehebungen

Ja, es gab auch diesmal wieder einige Fehler zu beheben. Aber wir sind emsig auf der Jagd nach jedem einzelnen davon. Wir sind dabei aber vor allem auch auf die Hinweise unserer Nutzer angewiesen, für die wir auch stets ein offenes Ohr haben. Sie haben einen Fehler gefunden oder eine Anregung, wie wir Kontolino noch besser machen können? Dann zögern Sie nicht, uns unter hilfe@kontolino.de zu kontaktieren.

Und was kommt als nächstes?

Natürlich wollen wir hier nicht zu viel verraten. Aber natürlich sind wir noch lange nicht am Ziel und arbeiten hart daran, Kontolino! weiter zu verbessern und neue Funktionen einzubauen, die Ihnen den Alltag als Gründer, Freiberufler oder Unternehmer leichter machen.

Wir sind aktuell in Kontakt mit interessanten Partnern, um weitere Schnittstellen zu realisieren. Es gibt diverse Geschäftsprozesse, die eng mit der Buchhaltung verzahnt sind, und natürlich macht es da Sinn, diese Verzahnung auch in Sachen Softwareplattformen voran zu treiben. Im Idealfall entsteht ein Buchungssatz immer gleich dann, wenn etwas tatsächlich passiert…
Es bleibt also spannend, und wir haben 2017 ja zum Jahr der Schnittstellen erhoben. Erwarten Sie also interessante Neuigkeiten von uns.

Wie immer werden wir Fehler beheben, kleine und größere Verbesserungen umsetzen und auch im Kleinen großen Wert auf Verbesserungen legen.

Vereinfachen Sie Ihre Buchführung mit getrennten Bankkonten und Kreditkarten

Manche Tipps klingen so klein und unbedeutend, dass man sie gerne ignoriert. Auch dieser Tipp klingt zunächst mal so, als wenn er nur Kosten und Mehraufwand beim Start in die Selbständigkeit bedeutet. Aber ich werde Ihnen gleich erklären, warum das ganz und gar nicht so ist:

Führen Sie getrennte Girokonten für Ihre geschäftlichen und privaten Zahlungen

Ja, ein Geschäftskonto kostet in der Regel Gebühren, während es heutzutage bei vielen Banken kostenlose Privatgirokonten gibt. Und Banken sind teilweise noch nicht einmal schüchtern mit ihren Gebühren für Geschäftskonten.

Dennoch spricht einiges dafür, die geschäftlichen Zahlungsein- und Ausgänge auf einem separaten Konto zu führen:

1. Außenwirkung
   Für Ihre Kunden und Geschäftspartner ist bei einigen Banken anhand der Kontonummer evtl. sichtbar, dass es sich um ein Privatkonto handelt. Sehr groß und seriös erscheint Ihr Unternehmen dadurch nicht.
2. Schutz Ihrer Privatsphäre
   Geschäftlich veranlasste Umsätze sind Teil Ihrer Buchführungsunterlagen. Also gehören Kontoauszüge als Belege in Ihren Buchführungsordner. Geht es Ihren Finanzbeamten etwas an, dass Sie Ihre Couch auf Raten bezahlt haben und jeden Monat 79 Euro dafür von Ihrem Konto abgebucht werden? Oder muss er wissen, wo Sie so privat mit der Kreditkarte bezahlen?
3. Überblick über Ihre Liquidität
   Wenn Sie stets darauf achten, dass nur Geld von Ihrem Geschäftskonto auf das Privatkonto gelangt, das auch wirklich nicht mehr für Steuerzahlungen oder Lieferantenrechnungen benötigt wird, haben Sie sehr einfach erreicht, dass Sie sowohl ihre private als auch die geschäftliche Liquidität sofort im Blick haben. Ein Kontostand von 10.000 Euro kann sich üppig anfühlen, aber eben nur, wenn sicher ist, dass es nicht noch 9.500 Euro an Verbindlichkeiten davon zu bezahlen gilt, oder knapp 40 % davon noch in die Einkommensteuer fliessen werden.
4. Vereinfachte Buchführung
   Stimmt Ihre Buchhaltung? Ein guter Indikator ist stets die Frage, ob der Kontostand Ihres Bankkontos mit dem Stand des dazu gehörigen Kontos in Ihrer Buchhaltung übereinstimmt, und dass jeder Bankumsatz auch seine Entsprechung in der Buchführung findet. Bei einem gemischten Konto müssen Sie jede einzelne Zahlung auf dem Kontoauszug prüfen, ob sie nun privat ist oder in die Buchhaltung gehört. Auf einem reinen Geschäftskonto ist die Sache sehr einfach: Ausnahmslos jede Buchung auf dem Bankauszug muss sich auch in Ihrer Buchführung wiederfinden.
5. Lastschriften nur für Geschäftskonten
   Wenn Sie Ihren Kunden die Zahlungsweise Lastschrift anbieten möchten, ist ein Geschäftskonto Pflicht.
   Banken räumen Privatkunden normaler Weise nicht die Möglichkeit ein, Lastschriften von anderen Konten einzuziehen. Dies ist nur mit Geschäftskonten möglich, und selbst dazu muss eine gesonderte Vereinbarung mit Ihrer Bank getroffen werden (Eine Lastschrift ist immer auch ein möglicher Kredit an Sie, denn Ihr Kunde kann ja nach der Abbuchung einer Lastschrift widersprechen, während Sie bereits das Geld ausgegeben haben…)
6. Behandlung von Zinsen
   Zur Zeit gibt es ja keine Guthaben-Zinsen auf den meisten Girokonten. Wenn es aber mit den Zinsen wieder bergauf geht, kann sich das auch wieder ändern. Zinsen, die auf geschäftliche Guthaben bezahlt werden, sind Einnahmen, die als positive Umsätze in Ihrer Buchführung geführt werden müssen. Dafür gibt es aber keine Zinsabschlagsteuer auf Geschäftskonten. Nun kann es sehr kompliziert werden, die geschäftlichen von den privaten Zinsen zu trennen und das ganze auch noch nachvollziehbar mit dem Finanzamt abzuhandeln.
7. Kontoführungsgebühren und Sollzinsen  sind Betriebsausgaben
   Mindestens genau so kompliziert ist es bei Überziehungszinsen. Wenn Ihr Girokonto überzogen ist, welcher Anteil der Überziehung ist gewerblich veranlasst? Wie hoch ist der Privatanteil? Wenn Sie nicht ein besonders guter Zinsrechner sind, wird Ihnen diese Antwort meist sehr schwer fallen.
   Die Sache mit den Gebühren für ein Girokonto relativiert sich, wenn man bedenkt, dass Kontoführung und Sollzinsen als Betriebsausgaben den Gewinn des Unternehmens schmälern. Sie können also die Kontoführungsgebühren voll von Ihren Betriebseinnahmen abziehen und mindern so natürlich auch die Steuer. Aber eben nur, wenn die gewerbliche Veranlassung nachvollziehbar ist.Tipp: Wie Sie Kontoführungskosten sowie Zinserträge oder -aufwendungen in der Buchführung behandeln, finden Sie auch in unserem Kontierungslexikon auf der Seite „Buchungen beim Zahlungsverkehr„

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SEPA-Lastschriften online: Ein gutes Ende?

Endlich gute Nachrichten: Die SEPA-Lastschrftmandate müssen nun doch nicht nicht in Papierform erteilt werden.

Eigentlich sollte im Zusammenhang mit der Umstellung auf den einheitlchen Euro-Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payments Area – SEPA) für eine Lastschrift ein sogenanntes Online-Mandat in Schriftform erforderlich sein, damit der Betreiber eines Internet-Shops bei der Bank des Kunden Geld abbuchen darf. Das hätte einen hohen Mehraufwand für Kunden und Shopbetreiber nach sich gezogen, jeder zehnte Online-Händler wollte laut Umfragen die Lastschrift als mögliches Bezahlverfahren in seinem Webshop abschaffen.

Genau das hatten wir auch vor: einen Launch von Kontolino! ohne Lastschriften…
Das sind natürlich erstmal tolle Nachrichten. Es kann also auch ab Februar 2014 weiterhin per Checkbox oder Mausklick ein Lastschriftmandat erteilt werden, und die Beweislast und das Risiko liegt vor allem beim Zahlungsempfänger. Das ist für den Handel im Internet eine gute Nachricht.

Und doch, es bleibt ein bitterer Beigeschmack. So liest man da im Protokoll der 8. Sitzung des SEPA-Rates (PDF):

Darüber hinaus sind sich alle Teilnehmer im SEPA-Rat einig, dass mittelfristig eine nutzer- freundliche europaweite Lösung zur beweissicheren elektronischen Erteilung von Lastschriftmandaten im Internet notwendig ist. Die Deutsche Kreditwirtschaft wird sich hierfür im EPC weiterhin einsetzen.

Wenn ein Gremium auf EU-Ebene von nutzerfreundlich und europaweit spricht und im selben Satz beweissicher einstreut, kommen mir Zweifel, ob da was gutes bei herauskommen wird.

Für uns heisst das aber erstmal, dass wir schnellstmöglich wieder die Zahlungsweise Lastschrift in Kontolino anbieten werden, denn hier in Deutschland ist diese Abwicklungsart einfach sehr beliebt: keine Zusatzkosten, keine dritten Mitverdiener, einfacher Widerruf und einfache Abwicklung. Auch, wenn man in anderen Ländern über die Lastschrift den Kopf heftig schüttelt, wir haben sie sehr lieb gewonnen, und verglichen mit der EC- oder Kreditkarte treten relativ wenig Probleme mit Missbrauch auf. Der Weg einer Zahlung ist klar nachvollziehbar und ein unzufriedener Kunde kann einfach sein Geld zurückfordern – ganz ohne langwierige Prozesse. Ich würde das bewährt und zuverlässig nennen.

SEPA Lastschriften: es kommt doch noch Bewegung in die Sache

Schon vor ein paar Wochen habe ich mich ja dazu ausgelassen, dass das neue SEPA-Lastschriftverfahren, welches ab Februar 2014 europaweit verbindlich ist, für uns zu komplex und zu teuer ist.

Kurz gesagt: die Pflicht zur Sammlung und Verwaltung originalschriftlicher (papiergebundener) Lastschriftmandate, inkl. Postlaufzeiten für deren Einsammeln etc. ist praktisch ein No-Go für SEPA-Lastschriften im e-Commerce.

Im oben verlinkten Beitrag könnt Ihr auch nachlesen, warum  wir aktuell eher planen, die Zahlungsart Lastschrift für Kontolino zunächst nicht vorzusehen. Stattdessen machen wir den Bezahlkram zunächst ausschliesslich per Rechnung und Überweisung. Old School, ich weiss…

Ganz offensichtlich sind wir hier nicht die einzigen, denen das aufgefallen ist. Heise online titelt dazu sogar in dramatischer (aber nicht unbegründeter) Weise Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehr SEPA: Das Aus für Online-Lastschriften droht.

In der Meldung findet sich jedoch auch ein Fünkchen Hoffnung:

Der deutsche Gesetzgeber hat die Bankenwirtschaft aufgefordert, weiterhin Lastschriften beim E-Commerce zu ermöglichen. Der SEPA-Rat hat sich auf seiner jüngsten Sitzung am 21.8.2013 dieses Problems angenommen: Bundesbank und Bundesfinanzministerium drängen darauf, Online- Mandate in der bisherigen Form auch zukünftig zu akzeptieren.

Bei der Verbreitung die die Lastschrift aktuell in Deutschland hat, kann ich mir kaum vorstellen, dass diese Initiative keine Wirkung zeigt. Also sollten wir mal die Hoffnung auf eine deutliche Vereinfachung der Mandatserteilung nicht aufgeben…

Ein Wort zum Thema Bezahlmethoden

Auch wir hier bei Kontolino! sind feuereifrige Verfechter des KISS-Prinzips.

KISS, für alle, die es noch nicht kennen sollten, steht für den angloamerikanischen Ausruf „Keep it simple, stupid!“ und bedeutet frei übersetzt so viel wie „Mach’s nicht zu kompliziert, du Depp!“. Es gibt auffallend viele Lebensbereiche, in denen dieses Prinzip ganz hervorragend zur Anwendung kommen könnte.

Eines der Themen, mit denen man sich beim Launch einer Web-Anwendung beschäftigen muss, ist die Frage, wie man denn das wohlverdiente Geld seiner hoffentlich gerne zahlenden Kunden einsammeln könnte. Da denkt man zunächst an PayPal, Kreditkarten und die vielen tollen Web-Dienste, die es da draussen so gibt, und die einem das Leben als Web-Service-Provider vereinfachen sollen.

Nun ist das alles eine tolle Sache, Weiterlesen