Welche Daten können Sie zu Kontolino! importieren?
Ziel des Artikels ist es, Ihnen eine Übersicht über die Importmöglichkeiten Ihrer Daten nach Kontolino! zu geben. Als erstes wollen wir Ihnen in einer Tabelle eine Übersicht über alle Daten und deren Importmöglichkeit bieten. Finden Sie dabei Daten, die Sie auch gerne importieren wollen und kennen die Möglichkeit nicht? Dann können Sie zu Ihrer Datenart scrollen und dort Detail zum Import nachlesen.
Übersicht über die verschiedenen Datenarten und deren Importmöglichkeit nach Kontolino!
In der nachstehenden Tabelle sehen Sie die verschiedenen Datenarten als Zeilen aufgelistet und die Importmöglichkeiten als Spalten dargestellt.
| Dateien | DATEV | Bank – Online (finAPI) | Bank – Datei (MT940 / CSV) | API | |
| Belege |  | | | ||
| Bankauszüge | | | |||
| Bankauszüge von Paypal, Amazon, Stripe | | ||||
| Kassendaten (flour) | | | |||
| Ausgangsrechnungen (billbee) | | | | ||
| Debitoren | | | | ||
| Kreditoren | | | | ||
| Lohnbuchungen (Quicklohn) | | ||||
| Reisekosten (Spesenfuchs) | | | | ||
| Buchungen | | |
Die verschiedenen Datenarten und deren Importmöglichkeiten
In der Buchhaltung gibt es sehr viele Daten, die Sie zum Buchen brauchen. Angefangen vom Beleg (denn der eiserne Buchhaltungsgrundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“ ist nach wie vor gültig) über Ausgangsrechnungen bis hin zu Bankauszügen reicht die Palette der Daten, die für die Buchhaltung notwendig sind. Gut, dass viele Daten inzwischen digital vorliegen und auf die ein oder andere Art nach Kontolino! importiert werden können. Lesen Sie nachstehend im Detail nach, welche Datenarten Kontolino! unterscheidet und welche Importmöglichkeiten es dafür gibt.
Belege
Unter Belegen verstehen wir von Kontolino! alle Eingangsrechnungen, die Sie erhalten. Zusätzlich fallen darunter auch eigen erstellte Belege, wie z. B. Kassenzettel, Tankbelege, Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lohnabrechnungen, Ausgangsrechnungen etc.. Die Belege bilden die Grundlage für eine Buchung. Das heißt aus den Belegen ist immer ersichtlich, um welchen Geschäftsfall es sich handelt, der Betrag, der Mehrwertsteuersachverhalt und das Datum. Sobald der Beleg einem Buchungssatz zugeordnet und verbucht wurde, erhält dieser zwingend eine Belegnummer und kann GoBD-konform nicht mehr gelöscht werden.
Der Weg um Ihre Belege nach Kontolino! zu importieren ist vielfältig:
- Sie können die Belege einfach als Datei mit drag & drop zur Buchung selbst dazuladen oder in die Belege-Inbox legen. Sie können die Belege-Inbox auch füllen, in dem Sie Ihre Belege per Mail an die Mailadresse Ihrer Belege-Inbox weiterleiten. Sie können auch Ihren Beleg mit dem Handy abfotografieren und mit der Teilen-Funktion an die Mail-Adresse Ihrer Belege-Inbox weiterleiten.
- Eine andere Möglichkeit, Ihre Belege zu importieren ist, den DATEV-Import für Buchungsstapel mit Belegen zu nutzen. Hier können Sie einfach eine zip-Datei hochladen, die dem DATEV-Format entspricht und Ihre Belege enthält. Den DATEV-Import finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“
- Last but not Least können Sie zum Belege-Upload auch die API-Schnittstelle von Kontolino! nutzen. Unter einer API-Schnittstelle versteht man den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen, verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.
Bankauszüge
Bankauszüge sind deshalb für die Buchhaltung wichtig, da diese die Geldflüsse dokumentieren. Und da sehr häufig Zahlungen über das Bankkonto getätigt werden und die Girocard die Barzahlung mehr und mehr ablöst, werden die Bankauszüge immer wichtiger. Einem Bankauszug wird für die Buchhaltung entnommen, wann welche Rechnung bezahlt wurde.
Auch über Paypal, Amazon und Stripe laufen Zahlungen, so dass diese aus buchhalterischer Sicht wie Banken fungieren. Das heißt auch die von diesen Anbietern erstellten Auszüge laufen in Kontolino! unter dem Begriff: Bankauszüge.
Für den Import Ihrer Bankauszüge haben Sie 2 Möglichkeiten. Beide dieser Möglichkeiten, können Sie einmalig unter „Verwalten“ –> „Bankverbindungen“ einrichten:
- Online via finAPI: Da Bankzugänge sehr hohen Sicherheitsstandards entsprechen müssen, nutzt Kontolino! zum Abruf der Bankumsätze den Service von finAPI. Sie binden dazu einmal Ihr Konto in Kontolino! ein und danach können Sie auf Knopfdruck immer Ihre neuesten Bankumsätze abholen und in Kontolino! verbuchen.
- per Dateiimport: Alternativ können Sie Ihre Bankdaten auch per Datei importieren. Dazu können Sie entweder das MT940-Format benutzen, das Ihnen viele Banken zur Verfügung stellen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass das Format bekannt und fix und fertig in Kontolino! hinterlegt ist. So müssen Sie Ihre Daten nicht manuell zuordnen. Alternativ können Sie CSV-Dateien importieren. Dafür müssen Sie vor dem ersten Import der Datei entsprechend die Spalten Ihrer CSV-Datei zu den benötigten Informationen von Kontolino! zuordnen. Für Paypal, Amazon und Stripe sind in Kontolino! wie für das MT940-Format bereits Filter angelegt, die Sie einfach für Ihre Dateien nutzen können.
Kassendaten
Darunter fallen Ihre Kassenjournale. Sprich hier listen Sie alle Ihre Barzahlungen, die Sie erhalten oder getätigt haben. Zunehmend werden diese Daten auch digital geführt und nicht mehr auf Papier. Diese beinhalten mindestens das Datum, den Zahlbetrag und den Mehrwertsteuersatz. Zusätzliche Daten sind natürlich möglich.
Importieren können Sie Ihre Kassenjournale entweder
- als normalen Beleg. Falls Ihr Kassensystem die Tagesendbuchungen als DATEV-Buchungsstapel exportieren kann, können Sie diese nach Kontolino! importieren. Dazu nutzen Sie den Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“.
- Oder aber, wenn Sie Kassensysteme von flour benutzen, können Sie über die implementierte Schnittstelle zwischen flour und Kontolino! Dazu müssen Sie einmalig den Benutzer-Token von Kontolino! kopieren (diesen finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“) und in flour eintragen lassen. Danach können Sie auf Knopfdruck Ihre Kassenjournale incl. der Buchungen nach Kontolino! auf Knopfdruck übertragen.
Ausgangsrechnungen
Ihre erstellten Rechnungen an Ihre Kunden sind für die Buchhaltung wichtig. Sie gehören zum Einen zu den Belegen, können aber auch von Ihnen in Kontolino! selbst erstellt werden. Deshalb haben die in Kontolino! erstellten Rechnungen ein paar zusätzliche Eigenschaften. So können Sie hier den Status der Bezahlung verfolgen und damit sich auch eine Offene-Posten-Liste erzeugen lassen.
Oder Sie erstellen Ihre Rechnungen in einem Office-Programm und importieren Ihre fertige Rechnung als z. B. pdf nach Kontolino!. Dann stellt die Rechnung für Kontolino! ein Beleg dar und kann wie andere Belege auch importiert werden.
Zusätzlich können Sie von Billbee Ihre Rechnungen nach Kontolino! incl. Zahlstatus importieren. Denn auch hier ist eine Schnittstelle zwischen Billbee und Kontolino! vorhanden. Um die Schnittstelle nutzen zu können, müssen Sie unter „Verwalten“ –> „Faktura / Re.import“ den Importfilter für Billbee aktivieren. Danach können Sie Ihre Rechnungen incl. Zahlstatus importieren.
Debitoren (Kunden)
Um Ihre Rechnungen in Kontolino! erstellen zu können, können Sie Ihren Kundenstamm – Ihre Debitoren – pflegen. Neben deren Adresse und Kontaktdaten wie Telefon, Internetseite, Mailadresse, können Sie zusätzlich für jeden einzelnen Debitor einzelne Ansprechpartner mit deren Kontaktdaten eingeben. Und auch die Hinterlegung verschiedener Bankverbindungen ist in Kontolino! möglich.
Und Sie können für jeden Debitor in Ihrem Kontenplan ein eigenes Konto in Kontolino! anlegen und das mit diesem Debitor verknüpfen. Dies bietet sich für Ihre Großkunden an. So sehen Sie mit welchem Kunden Sie wie viel Umsatz im Jahr machen und können z. B. auch Mengenrabatte einfacher kalkulieren.
Ihre Debitorendaten können Sie importieren,
- indem Sie einen von Kontolino! zur Verfügung gestellten CSV-Import nutzen. Hier können Sie einfach eine Datei hochladen, die dem entsprechenden Format entspricht. Nutzen Sie WISO oder LexOffice, dann können Sie die Dateien problemlos importieren. Dazu nutzen Sie den Menüpunkt „Faktura“ –> „Debitoren / Kunden“.
- Eine andere Alternative bietet der DATEV-Import. Enthält Ihr DATEV-Buchungsstapel zusätzlich eine Datei, die Ihre Debitorendaten enthält, können Sie diese über den Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ zusammen importieren.
- Last but not Least können Sie zum Import Ihrer Debitoren auch die Kontolino!-API-Schnittstelle nutzen.Unter einer API-Schnittstelle versteht man, den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.
Kreditoren (Lieferanten)
Spiegelgleich können Sie in Kontolino! genau die gleichen Informationen wie für Ihre Debitoren auch für Ihre Kreditoren – sprich Ihre Lieferanten – hinterlegen. So kann Kontolino! für Sie die zentrale Auskunft für alle Ihre Lieferanten- und Kundenkontakte sein.
Dementsprechend stehen Ihnen für den Import die gleichen Möglichkeiten, wie bei den Debitoren zur Verfügung.
Lohnbuchungen
Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Sie nicht in Kontolino! erstellen. Diese müssen aber von Ihnen gezahlt und verbucht werden. Sie können Ihre Lohnbuchungen über den DATEV-Import nach Kontolino! importieren. Programme wie Quicklohn stellen Ihnen einen DATEV-Export zur Verfügung. Die dort erzeugte Datei können Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ hochladen.
Reisekosten
Sie sind auf Geschäftsreise – oder einer Ihrer Mitarbeiter? Dann müssen Sie eine Reisekostenabrechnung machen und die entsprechenden Zahlen verbuchen. Eine Reisekostenabrechnung können Sie entweder selbst erstellen. Dann stellt die Reisekostenabrechnung ein Beleg dar und Sie verbuchen diesen Beleg wie alle anderen Belege auch. Dazu können Sie alle Möglichkeiten des Imports von Belegen nutzen.
Oder aber Sie nutzen zum Erstellen einer Reisekostenabrechnung Programme wie Spesenfuchs. Letzteres hat den Vorteil, dass diese Programme nicht nur die Reisekostenabrechnung erstellen, sondern auch die dazugehörenden Buchungen, die Sie dann nach Kontolino! importieren über die API-Schnittstelle importieren können. Dazu müssen Sie einmalig unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“ Ihren Benutzer-Token kopieren und bei Spesenfuchs hinterlegen. Danach können Sie Ihre Reisekostenabrechnung samt der Buchungen per Knopfdruck importieren.
Buchungen
Buchungen selber, stellen auch Daten dar. Diese haben im Normalfall einen Beleg, ein Datum, einen Buchungstext, ein Soll- und Habenkonto und einen Mehrwertsteuersachverhalt. Diese können Sie natürlich in Kontolino! erstellen – aber eben auch von anderen Programmen wie z. B. DATEV, Quicklohn, Spesenfuchs, flour erhalten.
Ihre Buchungen können Sie – sobald Ihre Programme eine DATEV-Datei anbieten – entweder über den DATEV-Import importieren (Menüpunkt: „Import/Export“ –> „DATEV-Import“).
Oder Sie nutzen die Kontolino!-API-Schnittstelle. Unter einer API-Schnittstelle versteht man, den direkten Austausch von Daten zwischen zwei Programmen. Dies ist die schönste Möglichkeit für Nutzer: Sie müssen nur einmalig die Anbindung meist mit Hilfe von bestimmten Schlüsseln, die Sie eingeben müssen verifizieren. Danach reicht ein Knopfdruck, um die Daten zu importieren. Wenn Sie selbst Entwicklungserfahrung haben, können Sie selbst die Schnittstelle von Kontolino! nutzen und Ihre Daten von Ihrem Programm nach Kontolino! importieren.
Und bei den Programmen flour, Spesenfuchs können Sie die bereits entwickelte Schnittstelle nutzen. Diese müssen Sie mit Hilfe des Benutzer-Tokens einmalig aktivieren und können dann auf Knopfdruck Ihre Buchungen importieren. Ihren Token finden Sie unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Buchungen per API“.
Mehr Informationen
zu den oben vorgestellten Importmöglichkeiten finden Sie auf folgenden Seiten:
Zusammenfassung
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre für die Buchhaltung benötigten Daten nach Kontolino! zu importieren. Sei es mit dem drag & drop von Dateien oder sogar per Knopfdruck. Vielleicht haben Sie eine neue Art für Sich in diesem Artikel entdeckt – und damit geht die Arbeit leichter für Sie von der Hand. Das würde uns freuen.