Vor kurzem haben wir uns dem Thema Bewirtungskosten und deren Verbuchung gewidmet. Während es da um eher formale Anlässe wie ein Geschäftsessen geht, hat ein Unternehmer aber durchaus auch Kosten für kleinere Dinge, die der Repräsentation des eigenen Portfolios dienen. Hierzu gehören Dinge, die der Ausschmückung Ihrer Geschäfts- oder Büroräume dienen oder kleine Snacks wie Kekse oder eine Tasse Kaffee, die Sie einem Kunden, Geschäftspartner oder Interessenten anbieten.
Kurz: Der Repräsentation dienen alle Kosten, die Sie nutzen, um sich bzw. Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit in einem guten Licht erscheinen zu lassen. Auch der Fiskus weiß und erkennt an, dass eine angenehme Atmosphäre im Umgang mit potentiellen und tatsächlichen Geschäftspartnern wichtig für gute Geschäfte ist. Deshalb können Sie Repräsentationskosten auch als Betriebsausgaben ansetzen.
Beispiele für Repräsentationskosten
Snacks und Aufmerksamkeiten für Kundengespräche, wie
- Kaffee, Tee, Kekse, Knabbereien, Bonbons, mal ein Stückchen Kuchen oder Stückchen
- Ab und an mal ein paar Brezeln, Brötchen oder sonstiges Gebäck mit Marmelade, Butter, Honig etc.
- Mineralwasser, Süßgetränke sowie die typischen Kaffee-Zugaben wie Milch und Zucker
Daneben sind auch Dinge, die der Dekoration Ihrer Geschäftsräume dienen, als Repräsentationskosten absetzbar, wenn diese für den Empfang von Kunden und Geschäftspartnern genutzt werden:
- Blumen, Gestecke, Kränze, etc.
- Vasen, Tischdecken, Tischdekoration
- Figuren, Wandbilder oder Poster, Automodelle etc.
- Obstschale, Servierteller für Gebäck, Butterschale, Besteck
Das Maß macht’s
Sie sollten jedoch stets im Auge behalten, dass Ihre Repräsentationskosten glaubhaft und in einem vernünftigen Rahmen sind. Arbeiten Sie als freiberuflicher Autor vom Wohnzimmer aus, ist es schwerer zu vermitteln, dass Sie Repräsentationskosten haben, als wenn Sie ein Ladengeschäft betreiben oder eine Besprechungsecke in Ihrem Büro haben. Dennoch: es ist durchaus möglich, dass Sie Geschäftspartner in Ihrer Wohnküche empfangen und die nächste Artikelserie für ein Fachblatt bei einem netten Frühstück besprechen.
Ein echter Renoir in der Autowerkstatt wird sicher auch nicht so ohne weiteres als Repräsentationskosten anerkannt werden, hier handelt es sich vermutlich eher um eine Wertanlage.
Auch müssen Sie klar trennen zwischen z.B. Kaffee für Ihre Mitarbeiter und dem Kaffee, der für Ihre Kunden gedacht ist. Niemand wird etwas dagegen haben, wenn der Gesprächspartner Ihres Kunden auch einen Kaffee mittrinkt oder sich auch eine Butterbrezel aus dem Körbchen am Besprechungstisch nimmt. Der Jahresbedarf an Kaffee und Tee für die Belegschaft ist jedoch nicht als Repräsentationskosten absetzbar! Da hilft auch das Argument nicht, dass ein gutes Klima unter den Kollegen ja auch gut fürs Geschäft ist.
Wichtig für die Verbuchung in Ihrer Buchführung ist, dass Sie Belege für Ihre Einkäufe vorweisen. Es schadet hier ganz sicher nicht, wenn Sie auf dem Beleg vom Bäcker vermerken, für welchen Anlass Sie eingekauft haben. Auch liest man immer wieder den Tipp, bei z.B. dem Einkauf im Supermarkt getrennte Belege für den privaten Einkauf und die fürs Geschäft eingekauften Artikel zu verlangen, um nicht den Eindruck zu erwecken, man setze die Kosten der privaten Lebensführung als Betriebsausgaben an.
Verbuchen von Repräsentationskosten
Da der Gesetzgeber für Repräsentationskosten keine gesonderten Auflagen macht, und auch keine gesonderte Aufzeichnung für irgendwelche Steuerformulare notwendig ist, fällt der Bereich der Repräsentationskosten in den Bereich der Werbungskosten. Repräsentationskosten sind voll abziehbar, das heißt, Sie müssen sich keinen Privatanteil aus den Betriebsausgaben herausrechnen (schließlich greifen Sie selbst ja nicht in das Bonbonglas auf Ihrer Ladentheke).
| Sollkonto | IKR | SKR03 | SKR04 |
| Repräsentationskosten | 6863 | 4640 | 6630 |
| Mehrwertsteuercode: bitte auf der Einkaufsrechnung bzw. dem Kassenzettel nachsehen! |
Auf der Haben-Seite kommen neben der Kasse oder den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auch noch das Privatkonto in Betracht, wenn Sie z.B. mit ihrem privaten Bargeld schnell beim Bäcker ein Pfund Kaffe geholt haben.
Für manche der hier genannten Dinge kann jedoch auch ein anderes Konto aus dem Bereich der Werbekosten bzw. der Bewirtung in Frage kommen. So kennen manche Kontenrahmen ein Konto für Streuartikel oder Aufmerksamkeiten, in denen durchaus auch die Füllung der Lolli-Schale im Friseursalon verbucht werden kann. Letztendlich ist das jedoch aus steuerlicher Sicht nicht allzu relevant, denn diese Konten sind in derselben Kontengruppe und die Auswirkungen des Einkaufs von 10Kg Bonbons auf das Jahresergebnis Ihres Unternehmens sind auf beiden Konten identisch: der Gewinn wird um den Rechnungspreis verringert. Sie werden also mit dem Finanzamt sicher keinen Streit bekommen, weil das Konto falsch gewählt wurde. Durchaus möglich ist eine Auseinandersetzung jedoch darüber, ob eine Ausgabe denn als eine Maßnahme zur Repräsentation ist, oder ob hier versucht wird, Kosten der privaten Lebensführung oder ein steuerlich ganz anders zu behandelnder geldwerter Vorteil für Mitarbeiter als Betriebsausgaben anzusetzen.