Die objektfabrik GmbH stellt sich vor

Was hat die objektfabrik GmbH mit Kontolino! zu tun? Kontolino! ist ein Produkt, das von der objektfabrik GmbH entwickelt und supported wird. Ansonsten ist die objektfabrik GmbH technisch unterwegs: sie vertreibt im deutschsprachigen Raum, die Software-entwicklungsumgebung „VAST Platform“(früher bekannt als „Visual Age for Smalltalk“) und bietet dazu Beratungen und Schulungen an. Übrigens: Kontolino! wird auch auf Basis dieser Programmiersprache entwickelt.

Gründung der objektfabrik GmbH

Die Objektfabrik Joachim Tuchel e.K., die bisher Kontolino! entwickelt hat, ging am 01. Januar 2025 formal in die objektfabrik GmbH über. Somit ist die objektfabrik GmbH rein formal gesehen noch ein recht junges Unternehmen. Aber das Vorgängerunternehmen besteht schon seit über 20 Jahren – und die objektfabrik GmbH übernimmt alle Rechte und Pflichten aus dem Vorgängerunternehmen. Der alleinige Geschäftsführer ist Joachim Tuchel.

Warum fand die Umfirmierung in eine GmbH statt?

Zum Glück wächst das Geschäft der objektfabrik – nicht zuletzt auch wegen Kontolino! – kontinuierlich. Diesem Wachstum wollen wir auch mit der Umfirmierung von einem Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft gerecht werden. So ist der Ball letztes Jahr ins Rollen gekommen und mündete in der formalen Eintragung der objektfabrik GmbH als Nachfolger der objektfabrik Joachim Tuchel e.K.. Somit verschwindet auch der Name Joachim Tuchel aus dem Firmennamen und kann somit unabhängig von einer Person weiter verwendet werden.

Auswirkungen auf Kontolino!-Nutzer

Da die objektfabrik GmbH alle Rechte und Pflichten der objektfabrik Joachim Tuchel e.K. übernimmt, ergeben sich nicht wirklich Änderungen für Kontolino!-Nutzer. Die objektfabrik GmbH hat zwar eine neuen Handelsregisternummer, bekommt vermutlich auch noch eine neue Umsatzsteuer-ID und Steuernummer, aber das hat auf Sie als Kontolino!-Kunde, keine Auswirkungen.

Das Einzige, was Sie machen müssen: falls Sie die Vorlagen für die Verfahrensdokumentationen nutzen – diese zu aktualisieren. Wir haben dazu die Vorlagen entsprechend angepasst. Sie finden diese auf unserer Seite „Verfahrensdokumentationen„.

Zusammenfassung

Mit der Umfirmierung der objektfabrik Joachim Tuchel e.K. in die objektfabrik GmbH ändert sich für die Kontolino!-Nutzer nicht viel. Die objektfabrik GmbH übernimmt alle Rechte und Pflichten der objektfabrik Joachim Tuchel e.K.. Nur eines sollten Sie beachten: Wenn Sie für Ihre Verfahrensdokumentation unsere Vorlage benutzt haben, dann müssen Sie Ihre Verfahrensdokumentation anpassen. Sie finden diese auf unserer Seite „Verfahrensdokumentationen„.

Muster-Verfahrensdokumentationen für Kontolino! – Nutzer

Auf unserer Webseite finden Kontolino!-Nutzer nun Muster-Verfahrensdokumentationen, die auf die Gegebenheiten von Kontolino! angepasst sind.

Laut den GoBD, die seit dem 1.1.2015 gültig sind, ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu führen, aus der die Arbeitsweise bei der Digitalisierung von Belegen sowie bei der Buchführung hervorgeht. Diese Verfahrensdokumentation ist bei einer Betriebsprüfung vorzuweisen. Sie soll die betrieblichen Abläufe beim Umgang mit elektronischen Belegen bzw. bei der Digitalisierung von Papierbelegen aufzeigen und soll als Bestandteil Arbeitsanweisung für die verantwortlichen Mitarbeiter dienen.

Während die meisten Musterdokumente zum Thema in erster Linie auf größere Unternehmen abzielen, haben wir uns die Mühe gemacht, eine Vorlage für kleine Unternehmen zu erstellen und diese an die Arbeit mit Kontolino! anzupassen. Dabei haben wir 2 unterschiedliche Vorlagen erstellt:

  • Verfahrensdokumentation zum Umgang mit elektronischen Belegen: Bei dieser Verfahrensdokumentation werden keine Papierbelege für Ihre Buchhaltung von Ihnen selber digitalisiert, sondern die Dokumentation beschreibt, wie Sie mit selbst erstellten elektronischen Belegen (z. B. Angebote / Rechnungen) und mit elektronischen Belegen umgehen, die Sie von anderen Unternehmen erhalten (z. B. Telefonrechnungen per E-mail, Rechnung für die Nutzung von Kontolino!).
  • Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung von Belege: Diese Verfahrensdokumentation kommt zum Einsatz, wenn Sie zusätzlich zu eigenerstellten digitalen Belegen auch Papierbelege (z. B. Rechnungen, die Sie per Post erhalten) für Ihre Buchhaltung ersetzend einscannen und danach vernichten.

Unsere Nutzer können sich die beiden Dokumente gratis im Bereich Arbeitshilfen auf unserer Webseite herunterladen. Im Dokument müssen nur noch die kursiv gedruckten Passagen durch individuelle Angaben (z.B. Name der zuständigen Mitarbeiters) ergänzt werden.

Ausgedruckt und abgezeichnet kann die Verfahrensdokumentation dann im Buchhaltungsordner für die nächste Betriebsprüfung bereit gehalten werden.