Warum Sie DATEV-Buchungsstapel besser nicht mit Excel & Co. bearbeiten sollten

Seit ein paar Monaten kann Kontolino! auch DATEV-Buchungsstapel einlesen. Dieses Feature wird super gut angenommen, schliesslich kann man so ein in einem anderen Buchhaltungsprogramm begonnenes Buchungsjahr mal eben nach Kontolino! übernehmen und vergleichen. Oder man kann Buchungen von einem Faktura-, Reisekosten-, Projektverwaltungsprogramm oder Onlineshop übernehmen.

Der Import is ein super praktisches Feature, das schier endlose Möglichkeiten eröffnet. Im Grunde ist das Buchungsstapel-Format der DATEV auch recht einfach aufgebaut und hat sich deswegen zu einem Quasi-Standard für den Austausch von Buchungen zwischen Programmen etabliert. Als einfache Textdatei, die fast ein bischen wie eine CSV-Datei (CSV= Comma-separated values, also eine einfache Textdatei, in der Werte durch Kommata, Semikola oder Tabulatoren voneinender getrennt sind) aussieht, lädt das Format auch wirklich dazu ein, einfach mal rein zu schauen…

Bitte nur Gucken!

Leider gibt es aber immer wieder mal Probleme mit den Dateien, die nicht eingelesen werden können, weil irgendwas an dem Format nicht stimmt. Und oft gibt es dafür eine ganz einfache Erklärung: der Nutzer hat die DATEV-Datei mal eben in einem Tabellenkalkulationsprogramm bearbeitet. Und das geht in den meisten Fällen gründlich daneben.

Das Problem ist hier, dass Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, LibreOffice Calc oder Numbers versuchen, den Benutzer mit intelligenten Funktionen zu ünterstützen. Eigentlich eine tolle Sache. Aber leider eben manchmal auch ein Fluch. Beispiele gefällig?

Das Belegdatum ist nur der Anfang

In der DATEV-Datei ist das Belegdatum als vierstellige Zahl dargestellt. Die ersten beiden Ziffern stehen dabei für den Tag und die letzten beiden für den Monat. Das Jahr ist in der Datei nicht enthalten, es steckt in den Kopfdaten. So ist also der 19. April im DATEV-Buchungsstapel als ‚1904‘ abgelegt. Das wieder einzulesen, ist super simpel: die ersten zwei Ziffern sind der Tag, die letzten zwei der Monat. Der 2. Mai ist dann eben ‚0205‘.

Und genau hier beginnt das Elend: Excel und Co. schlagen beim Einlesen dieser Daten fatal in den Quark. Wenn man CSV-Dateien mit einer Tabellenkalkulation einliest, versucht diese nämlich, aus dem Text heraus zu orakeln, um was für einen Datentyp es sich hier handeln könnte. Steht in der Zelle also ‚0205‘, sind da nur Ziffern. der Fall ist klar: das muss eine Zahl sein. Und Bumms: die Zahl 0205 mit führenden Nullen ist eine etwas komisch dargestellte 205.

Wenn man nun also die Datei wieder speichert, schreibt das Programm die Zahl 205 in die Datei. Wo vorher ‚0205‘ stand, steht nach dem Speichern ‚205‘. Wenn nun ein Programm versucht, daraus wieder ein Datum zu machen, geht es her und liest die ersten beiden Ziffern und interpietiert  sie als Tagesdatum. In unserem Fall also 20. Dann bleibt nur noch ein Zeichen übrig. Hier kann sich das Programm nun entscheiden, ob es einen Fehler ausgibt und den Import abbricht, oder etwas fataleres zu tun.

Natürlich kann man als importierendes Programm ebenfalls intelligent sein und erstmal schauen, ob hier 3 oder 4 Ziffern stehen. Stehen nur 3 in der Spalte, ist natürlich nur die erste Ziffer der Tag, und die anderen beiden der Monat.

Wo der Spaß dann aber wirklich aufhört

Es gibt aber noch ein viel fataleres Problem: Genau das selbe passiert bei Kontonummern. In fast allen Kontenrahmen gibt es Konten, deren Nummer mit einer führenden Null beginnt. Im SKR 04 sind das zum Beispiel alle Anlagevermögenskonten, also etwa „0420 Technische Anlagen“.

Hier passiert in Excel & Co. exakt das selbe: die Programme lesen ‚0420‘ ein und speichern dann ‚420‘.

Was kann ein importierendes Programm nun tun? Klar, Die DATEV-Kontenrahmen kennen eigentlich keine 3-stelligen Kontonummern (der IKR dagegen schon, z.B. 087). Aber wo fehlt denn nun bei ‚420‘ etwas? Vorne oder hinten? Vermutlich fehlt vorne etwas, aber vielleicht gab es in dem Kontenplan des exportierenden Programms auch ein Konto, das 420 hieß (es könnte ja ein Programm gewesen sein, das 3-stellige Kontonummern durchaus akzeptiert). Ist also nun das Konto ‚0420 Technische Anlagen‘ gemeint oder ein Konto aus der Kontenklasse 4 (Ertragskonten)? Oder was ganz anderes?

Das importierende Programm kann also nur entweder feststellen, dass es kein Konto 420 gibt, oder aber anfangen, zu raten, was mit 420 gemeint sein könnte. Die Chance, dass es hier daneben liegen wird, ist groß.

Noch viel lustiger wird es, wenn es im importierenden Programm ein Konto 420 gibt. Die Chancen, dass hier etwas völlig falsch läuft, ist nahezu 100%. Das Fatale dabei ist, dass der Satz völlig problemlos eingelesen und verbucht wird. Nur eben auf einem vermutlich komplett falschen Konto! Aus einem Zu- oder Abgang von Anlagevermögen wird so ein Umsatzerlös.

Nicht anfassen. So einfach ist das

Die Moral von der Geschicht‘: bitte bearbeiten Sie niemals eine DATEV-Buchungsstapel-Datei mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Sie können gerne in eine solche Datei hinein schauen, aber niemals dürfen Sie diese abspeichern und diese veränderte Datei in ein Buchhaltungsprogramm einlesen. Wenn Sie Glück haben, gibt es beim Import Fehlermeldungen. Wenn Sie aber Pech haben, läuft der Import einfach durch und verbucht völligen Mist.

Neue Funktion: eigene Buchungskonten anlegen

Oft wurden wir von unseren Kunden gefragt, ob es möglich ist eigene Konten in unserer Buchhaltungssoftware Kontolino! anzulegen. Das haben wir zum Anlass genommen, um dieses Feature zu entwickeln. Von nun an, können Sie jedes beliebige Konto kopieren. Daraufhin können Sie diesem neuen Konto eine neue Nummer, eine neue Bezeichung und einen Anfangssaldo geben. Dieses neu angelegte Konto wird wie das ursprünglich kopierte Konto behandelt: d.h. es erscheint z. B. in der gleichen Einnahme-Überschuss-Position.

Somit können Sie nun Ihren Kontenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen, und z. B. weitere Unterteilungen vornehmen:

• Sie haben zwei Autos und wollen deren Kosten getrennt erfassen…
• Ihr Steuerberater verwendet ein anderes Unterkonto als in Kontolino! vorgesehen…
• Sie haben Umsatzerlöse, die Sie nach Kunden trennen möchten…
• Sie haben Verbindlichkeiten, die Sie nach Lieferanten trennen möchten…
• Sie brauchen ein weiteres Bankkonto bzw. Kassenkonto…

Sie sehen es gibt hier eine breite Spielwiese, die Sie nun in Kontolino! problemlos abdecken können. Details können Sie wie immer auf unseren Dokumentationsseiten nachlesen.

Die Navigation im Kontenplan nun schneller möglich

Um zum Einen schneller ein bestimmtes Konto zu finden, als auch um sich einen guten Überblick über die Struktur des Kontenplans zu erhalten, haben wir uns für Sie folgenden zuerst unauffälligen Button einfallen lassen:

Dieser Button bewegt sich im Kontenplan immer mit, so dass er jeder Zeit für Sie verfügbar ist.

Sobald Sie mit der Maus über diesen Button gehen, öffnet Sich die oberste Struktur Ihres Kontenplans (die Kontenklassen), der je nach dem welchen Kontenrahmen Sie am Anfang ausgewählt haben, verschieden aussieht. Für den IKR (Industriekontenrahmen) sieht dies dann so aus:

Sie können nun mit der Maus einen beliebigen Eintrag aus den Kontenklassen auswählen und es werden dann im Kontenplan nur noch die Konten angezeigt, die in diese Kontenklasse gehören.

Damit können Sie Sich zum einen schnell über die Struktur des Kontenplans informieren, als auch sehr schnell alle Konten auswählen, die in eine Kontenklasse gehören.

Interessiert Sie die Struktur des SKR03 (Standardkontenrahmen 03) nach dem Prozessgliederungsprinzips? Bitte sehr:

Oder den des SKR04 (Standardkontenrahmen 04) der nach dem Abschlussprinzip (d.h. an der Bilanz orientiert ist) aufgebaut ist?

Neu in Kontolino!: Erklärtexte zu Konten

Welches Konto ist nun wieder das richtige für diesen Beleg, der vor mir liegt? Der letzte dieser Art ist leider schon wieder so lange her, den finde ich nicht auf die Schnelle. Dies haben wir zum Anlass genommen, zu den meisten Konten, die in unserer Software zur Verfügung stehen, Erklärtexte zu hinterlegen. So können Sie jederzeit bequem in unserer Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! im Kontenplan nachlesen, was auf welches Konto konkret verbucht wird. Dazu fahren Sie einfach mit der Maus auf das entsprechende Konto und schon können Sie die Texte sehen.

Ein Beispiel gefällig? Sie wissen nicht mehr was in den Sammelposten GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) gehört oder einfach nur auf das Konto GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter). Zuerst schauen Sie Sich die Erklärung für das Konto GWG an:

Nun fahren Sie einfach mit der Maus ein Konto weiter nach unten und können bekommen sofort den nächsten Erklärtext zu diesem Konto angezeigt:

Damit sind die Unklarheiten beseitigt und Sie können Ihren Geschäftsfall sofort in Kontolino! verbuchen.

Das Kontolino! Kontierungslexikon ist weiter gewachsen

Wir erweitern unser Kontierungslexikon laufend. In diesem Kontierungslexikon können Sie sich über alle möglichen Geschäftsvorfälle informieren und finden dort die korrekten Konten für deren Verbuchung. Natürlich wird ein solches Lexikon nie wirklich fertig, vor allem auch nicht, weil der Gesetzgeber immer wieder mal neue Spezialitäten für den einen oder anderen Bereich einführt.

Wenn Sie also einmal nicht recht wissen, wie Sie einen bestimmten Vorgang in Ihrem Kontenplan verbuchen müssen, sollten Sie unbedingt einen Blick in unser Kontierungslexikon werfen. Bis jetzt sind folgende Themen zu finden:

• Beschaffung und Verbrauch von Stoffen
• Verkauf von Erzeugnissen, Handelswaren und anderen Leistungen
• Buchungen auf dem Privatkonto
• Buchungen beim Zahlungsverkehr
• Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
• Betriebliche Steuern und Steuern des Unternehmens

Wir freuen uns sehr über Feedback zu den vorhandenen Artikeln und natürlich auch über Anregungen dazu, welche Themen noch aufgenommen werden sollten, oder was an unserer Dokumentation noch verbessert werden kann.

Wir wünschen weiterhin viel Spaß beim Selberbuchen!

Repräsentationskosten

Vor kurzem haben wir uns dem Thema Bewirtungskosten und deren Verbuchung gewidmet. Während es da um eher formale Anlässe wie ein Geschäftsessen geht, hat ein Unternehmer aber durchaus auch Kosten für kleinere Dinge, die der Repräsentation des eigenen Portfolios dienen. Hierzu gehören Dinge, die der Ausschmückung Ihrer Geschäfts- oder Büroräume dienen oder kleine Snacks wie Kekse oder eine Tasse Kaffee, die Sie einem Kunden, Geschäftspartner oder Interessenten anbieten.

Kurz: Der Repräsentation dienen alle Kosten, die Sie nutzen, um sich bzw. Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit in einem guten Licht erscheinen zu lassen. Auch der Fiskus weiß und erkennt an, dass eine angenehme Atmosphäre im Umgang mit potentiellen und tatsächlichen Geschäftspartnern wichtig für gute Geschäfte ist. Deshalb können Sie Repräsentationskosten auch als Betriebsausgaben ansetzen.

Beispiele für Repräsentationskosten

Snacks und Aufmerksamkeiten für Kundengespräche, wie

Eine gute Tasse Tee macht Verhandlungen gleich angenehmer

• Kaffee, Tee, Kekse, Knabbereien, Bonbons, mal ein Stückchen Kuchen oder Stückchen
• Ab und an mal ein paar Brezeln, Brötchen oder sonstiges Gebäck mit Marmelade, Butter, Honig etc.
• Mineralwasser, Süßgetränke sowie die typischen Kaffee-Zugaben wie Milch und Zucker

Daneben sind auch Dinge, die der Dekoration Ihrer Geschäftsräume dienen, als Repräsentationskosten absetzbar, wenn diese für den Empfang von Kunden und Geschäftspartnern genutzt werden:

• Blumen, Gestecke, Kränze, etc.
• Vasen, Tischdecken, Tischdekoration
• Figuren, Wandbilder oder Poster, Automodelle etc.
• Obstschale, Servierteller für Gebäck, Butterschale, Besteck

Das Maß macht’s

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Wie Sie Bewirtungskosten verbuchen

Um ein Geschäft anzubahnen oder ein laufendes Geschäftsverhältins mit einem Kunden oder Partners aufrecht zu erhalten, kann es sehr hilfreich sein, einmal abseits des Büros gemütlich eine gemeinsame Mahlzeit einzunehmen und in gelöster Atmosphäre nicht nur, aber eben auch über’s Geschäftliche zu sprechen. Das weiß auch der Fiskus, und deshalb erlaubt er Ihnen, Aufwendungen für solche Einladungen inklusive Trinkgeldern, Garderobenkosten, Zigaretten etc. zumindest zum größten Teil als Betriebsausgaben anzusetzen.

Wann sind Bewirtungskosten absetzbar?

Bei der Verbuchung von Bewirtungskosten sind einige Besonderheiten zu beachten, damit die Kosten nicht beanstandet werden. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen die Behandlung von Bewirtungskosten in der Buchführung (und damit in der Abwicklung mit dem Finanzamt) Schritt für Schritt erläutern, damit Sie sich in Zukunft ganz aufs Geschäft konzentrieren können und keine Probleme mit dem Fiskus bekommen.

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Kontolino! unterstützt nun auch den Standardkontenrahmen 03 (SKR 03)

Ab sofort haben unsere Kunden die Wahl zwischen den folgenden 3 Kontenrahmen:

• Industriekontenrahmen (IKR)
• Standardkontenrahmen 03 (SKR 03)
• Standardkontenrahmen 04 (SKR 04)

Somit decken wir nun die drei weit verbreitetsten branchenneutralen Kontenrahmen ab. Mit dem SKR 03 haben wir nun also noch den vor allem bei kleineren Unternehmen beliebten Kontenrahmen der DATEV mit ins Angebot aufgenommen. Den SKR 03 findet man vor allem bei Firmen im Handel und der Dienstleistungsbranche, aber auch bei kleineren Industrieunternehmen.

Wenn Sie also bisher noch gezögert haben, ob denn Kontolino! das richtige für Sie wäre, wo doch der Kontenrahmen noch fehlt, den Ihr Steuerberater für Ihr Unternehmen bisher nutzt, gibt es ab sofort keinen Grund mehr, sich zurück zu halten: registrieren Sie sich einfach für einen Testzugang für 2 Monate. Völlig kostenlos und unverbindlich.

Welcher Kontenrahmen ist denn nun der richtige für mich?

Das ist eine ziemlich schwierige Frage, und doch kann man sich trefflich darüber streiten. Hier können Sie nachlesen, warum wir den Industriekontenrahmen (IKR) seit über 15 Jahren für unser Unternehmen einsetzen und das auch gut finden. Doch zugegeben: so ein richtig schlagendes Argument ist nicht dabei. Vielleicht hilft unser Kurzüberblick über die Kontenrahmen ein bisschen weiter. Fest steht jedoch, dass Sie mit Kontolino! immer mit allen unterstützten Kontenrahmen die vollständige Funktionalität nutzen können. Also ganz gleich, welchen Kontenrahmen Sie verwenden möchten, Ihnen steht stets die volle Power von Kontolino! zur Verfügung.