Welche Buchungskonten gehören zu welcher Position?

Diese Frage taucht immer wieder auf: welche Buchungskonten werden alle bei einer Position berücksichtigt. Sei es in der Zusammenstellung der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Bilanz. Denn nur so können Sie Ihre EÜR bzw. Bilanz inhaltlich prüfen, bevor Sie diese Ihrem Finanzamt übermitteln.

Wie geht Kontolino! vor?

Kontolino! richtet sich bei der Zuordnung der Buchungskonten für die EÜR bzw. Bilanz nach den offiziellen Mappings der DATEV. In den von der DATEV veröffentlichten Kontenrahmen wird zu den Konten angezeigt, in welche EÜR-Position bzw. Bilanz diese zählen. Dieses Mapping ist in Kontolino! für die beiden Kontenrahmen SKR03 und SKR04 hinterlegt. Das heißt jedes Konto, das Sie zu Beginn in Kontolino! in Ihrem Kontenplan unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Kontenplan“ einsehen können, weiß in welcher EÜR- bzw. Bilanzposition seine Bewegungen bzw. Salden ausgewiesen werden.

Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie, wenn Sie neue Konten – über die Möglichkeit des Duplizierens eines vorhanden Kontos – anlegen, beachten, dass Sie das richtige Konto duplizieren. Sie müssen immer ein Konto als Basis für Ihr neues Konto auswählen, das den gleichen inhaltlichen Sinn hat. Sollte Ihr Steuerberater z. B. für Ihre verschiedenen Wareneinkäufe (Wareneingang – Aufwendungen für Handelswaren) mehrere Kontonummern buchen. Dann duplizieren Sie das Konto „Wareneingang (Aufwendungen für Handelswaren)“ so oft wie Sie dieses benötigen. Würden Sie ein anderes Konto auswählen (z. B. „Bestandsveränderungen Waren“), würde das zu falschen Ergebnissen in der EÜR und Bilanz führen.

Kontenzuordnung für EÜR-Rechner

Wenn Sie EÜR-Rechner sind, dann können Sie unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Anlage EÜR“ jederzeit eine neue EÜR erstellen und prüfen. Dies können Sie auch unterm Jahr machen, wenn Sie einfach ein Gefühl dafür haben wollen, wie viel Einkommen Sie unterm Strich erzielt haben.

Sobald Sie Ihre EÜR vor sich haben, finden Sie folgenden Hinweis:

Eür richtig - überprüfen

Wenn Sie auf den blauen Eintrag klicken, erhalten Sie eine pdf-Datei, in der aufgeschlüsselt ist welche EÜR-Position wie ermittelt wird und welche Konten darin einfließen. Diese Datei ändert sich – je nach Änderungen der EÜR – über die Jahre. D.h. für Sie ist für jedes Jahr die passende Datei über diesen Link erreichbar.

Kontenzuordnung für Bilanzierer

Und wie ist dies für Bilanzierer? In Kontolino! können Sie Sich jederzeit unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ –> „Formatierte Bilanz“ eine Handelsbilanz entsprechend des § 266 HGB anzeigen lassen. Auch dies können Sie jederzeit tun, um Ihre Buchungen zu überprüfen oder einfach auch nur, um ein Gefühl dafür zu haben, wie die Geschäfte bisher liefen.

Um nachzuvollziehen, aus welchen Konten sich die Werte zusammensetzen, können Sie nun neu im Kontenplan nachschauen. Dort finden Sie unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Kontenplan“ neu implementiert hinter dem Konto die Bilanzposition gelistet.

Manchmal sind bei einem Konto zwei Positionen mit einem „ODER“ dazwischen aufgeführt. Die erste Position ist die Position, in der normalerweise das Konto in die Bilanz einfließt. Sobald das Konto allerdings einen negativen Anfangs- und/oder Abschlusssaldo aufweist, wechselt es laut HGB die Bilanzseite – denn in der Handelsbilanz gibt es (außer dem Verlust) keine negativen Werte. Dies wird durch den Wechsel der Bilanzseite und damit der Bilanzposition dargestellt. Allerdings sollten negative Kontosalden die Ausnahme in Ihrer Buchhaltung darstellen. Denn wer hat schon Schulden bei seinen Lieferanten oder Guthaben bei seinen Kunden?

Und wie entsteht die E-Bilanz?

Für die E-Bilanz-Erstellung gibt es sogenannte Taxonomien, die vom Gesetzgeber veröffentlicht werden. Über diese Taxonomien werden die einzelnen Konten einer oder mehrerer E-Bilanzpositionen zugeordnet. Dort ist auch definiert, wie fein die Gliederung sein muss. Grundsätzlich sind die Konten in Kontolino! entsprechend der vorgegebenen Taxonomie dem entsprechenden tag-Namen zugeordnet. Wenn Sie sich nicht durch die ewig-lange Taxonomie-Datei suchen wollen, kann Ihnen auch der Taxonomiebrowser des Landes Hessen gute Hilfe leisten.

Weiter werden in der E-Bilanz zusätzliche Werte verlangt, wie z. B. der Anlagenspiegel oder den steuerlichen Betriebsvermögensvergleich. Um diese Werte zu ermitteln, ist teilweise zusätzlicher Rechenaufwand notwendig (z. B. wird nur der Habenumsatz mancher Konten für die Bestückung eines Wertes benötigt). Dies ist entsprechend in Kontolino! im Programmcode umgesetzt.

Wo entstehen Abweichungen zwischen Handels- und E-Bilanz?

Manchmal stimmen die Werte zwischen der Handelsbilanz in Kontolino! nicht mit den importierten Werten bei z. B. eBilanz+ überein. Dies kann verschiedene Ursachen haben:

Ein Unterschied zwischen E-Bilanz und Handelsbilanz ist, dass in der E-Bilanz die Konten bei Negativ-Salden nicht die Bilanzposition wechseln. Dies kann zur Verwirrung führen, wenn Sie Ihre Handelsbilanz mit der importierten E-Bilanz vergleichen. Grundsätzlich sollte dies aber die Ausnahme sein: Sie sollten vermeiden Konten mit negativen Abschlusssalden zu führen.

Oder aber Sie haben als GmbH oder UG, Privatentnahmen auf den entsprechenden Konten verbucht. Dies führt zu Importfehlern, denn eine GmbH oder UG hat nur Angestellte – aber keine privathaftenden Gesellschafter. D.h. die Privatkonten dürfen nicht gebucht werden. Hier sollten Sie Ihre Buchungen korrigieren.

Was auch öfter zu Verwirrungen sorgt: in der Handelsbilanz von Kontolino! werden die Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten nicht verrechnet und getrennt ausgewiesen. eBilanz+ verrechnet diese Salden beim Import und weißt – je nach Umsatzsteuerschuld oder -forderung – nur eine Position aus.

Zusammenfassung

Die Kontenzuordnung zur EÜR bzw. Bilanz ist sehr wichtig. Beachten Sie deshalb genau welche Konten Sie duplizieren und bebuchen. Alle notwendigen Informationen, wofür die Konten verwendet werden, finden Sie entweder beim Erstellen der EÜR in einer jährlich upgedateten Excel. Bilanzierer finden nun neu die Zuordnung der Konten zur Bilanzposition im Kontenplan, den Sie über den Menüpunkt „Verwalten“ –> „Kontenplan“ erreichen.

Die Zuordnung der Konten zur Handelsbilanz ist unter Umständen eine andere als in der E-Bilanz – vor allem bei negativen Kontensalden. Dies kann leider zu Verwirrungen führen. Hier kann Ihnen der Taxonomiebrowser des Landes Hessens evtl. weiterhelfen.

Neue Features in Kontolino!

Der Funktionsumfang von Kontolino! wächst weiter stetig. Dabei liegen oft Kundenanfragen, die sich häufen – oder wir den Eindruck haben, dass die angefragte Erweiterung vielen Kunden nutzen bringen könnte – solchen Erweiterungen zu Grunde. Vielen Dank an dieser Stelle an unsere Kunden, die uns kontaktieren, Verständnis aufbringen, falls eine Weiterentwicklung evtl. länger dauert oder eben von uns abgelehnt wird.

Eine andere Quelle der Weiterentwicklung von Kontolino! stellen natürlich auch geänderte Gesetze oder Verordnungen dar. Schließlich soll Kontolino! für Sie dem aktuellen Stand der Gesetzgebung entsprechen.

Die Erweiterungen im Überblick

Im Nachhinein stellen wir Ihnen kurz die Erweiterungen vor, die in den letzten 1 – 2 Monaten bei Kontolino! in Produktion gegangen sind:

  • Für die EÜR kann eine Leitsteuernummer erforderlich sein. Dies trifft immer dann zu, wenn die Steuernummer des Gewerbes eine andere als die private Steuernummer ist. Diese Leitsteuernummer kann nun unter dem Menüpunkt Verwalten“ -> „Steuerlichen Daten erfasst werden und wird dann auch an das Finanzamt bei der Abgabe einer EÜR übermittelt.
  • Die Umsatzsteuermeldung (USt) kann nun auch bei abweichenden Wirtschaftsjahren in Bezug auf die Kalenderjahre erstellt und abgegeben werden.
  • Ein neuer Mehrwertsteuercode für die neue Umsatzsteuer für 0 % für Photovoltaikanlagen wurde eingeführt. Dieser neue Mehrwertsteuertatbestand wird dann auch korrekt in dem neuen USTVA-Formular für das Jahr 2023 übertragen. Für den neuen Code haben wir für Sie auch eine Seite „Umsatzsteuer – 0 Prozent“ unter Wissenswertes erstellt.
  • Datev-Buchungsstapel können noch bis 60 Tage nach Ablauf eines Paketes exportiert werden. So können Sie, falls Sie Kontolino! – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr nutzen möchten, Ihre Buchhaltungsdaten exportieren und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben selbstverantwortlich archivieren. Wie der Export in Kontolino! funktioniert können Sie auf unserer Seite „DATEV-Buchungsstapel exportieren“ in unserem Handbuch nachlesen.
  • Die Generalumkehr für die Buchungsschlüssel 0-9 können beim Import von DATEV-Buchungsstapeln nun verarbeitet werden. So umfasst der DATEV-Import von Kontolino! inzwischen sehr viele Buchungsschlüssel der DATEV. Auch hierzu können Sie die Vorgehensweise in unserem Handbuch auf der entsprechenden Seite „DATEV-Buchungsstapel importieren“ nachlesen.
  • Der Suchfilter für in Kontolino! erstellte Ausgangsrechnungen beginnt die Suche standardmäßig nicht mehr am 1.1. des aktuellen Jahres, sondern am heutigen Tag minus 30 Tage.
  • Die Buchungsvorschläge berücksichtigen nun auch Buchungen im letzten Quartal des vorhergegangenen Jahr. Die Buchungsvorschläge werden Ihnen immer dann angezeigt, wenn Sie im Buchungstext-Feld anfangen zu tippen. Dabei werden Ihnen zum Einen Vorschläge auf Grund Ihrer eigenen Buchungen angezeigt, als auch aus unserem integrierten Buchungsassistenten oder Ihren angelegten Buchungsmustern bzw. Dauerbuchungen. Bisher waren die Vorschläge, die Ihnen dabei angezeigt wurden auf das gleiche Jahr begrenzt.
  • Neue Standardkonten für außerbilanzielle Aktiva und Passiva wurden im Kontenplan zur Verfügung gestellt. Diese können Sie verwenden, um entsprechende Sachverhalte abzubilden. Dazu bietet sich an, aus den neuen Konten entsprechende Kopien zu erstellen und diese umzubenennen. Wie Sie Konten bearbeiten können, können Sie auf unserer Seite „Kontenplan bearbeiten“ nachlesen.
  • Der Dialog zur Erfassung von nachträglichen Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Anlagenbuchhaltung wurde neu gestaltet und bietet somit mehr Möglichkeiten: z. B. die Erfassung mehrerer Buchungen dazu sowie das Verknüpfen von bereits erstellten Buchungen. Und Sie kennen diesen Dialog evtl. bereits schon: denn diesen verwenden Sie auch, wenn Sie Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten in der Anlagenbuchhaltung erfassen. Somit ist die Bedienung für Sie einfacher und intuitiver. Dokumentiert haben wir das auf der Seite „Nachträgliche Anschaffungskosten erfassen„.
  • Last but not least: Sie können nun auch Ihre in Kontolino! erfassten Kreditoren (Lieferanten) bzw. Debitoren (Kunden) exportieren. Bisher haben wir Ihnen hierfür einen Import zur Verfügung gestellt. Nun wurde auch eine Exportfunktion für Sie implementiert. Mehr zur Verwaltung von Debitoren und Kreditoren in Kontolino! finden Sie auf den entsprechenden Handbuchseiten. Weiter können diese auch über unsere Schnittstelle (API-Anbindung) nun automatisch importiert und exportiert werden.

    Zusammenfassung

    Wir hoffen somit Kontolino! für Sie mit diesen „kleinen“ Erweiterungen wieder ein Stück bedienungsfreundlicher gemacht zu haben. Und natürlich hören wir nicht auf Kontolino! weiter zu verbessern und weiter zu entwickeln. So wird bestimmt der nächste Artikel mit weiteren Funktionserweiterungen folgen.

    Warum Sie DATEV-Buchungsstapel besser nicht mit Excel & Co. bearbeiten sollten

    Seit ein paar Monaten kann Kontolino! auch DATEV-Buchungsstapel einlesen. Dieses Feature wird super gut angenommen, schliesslich kann man so ein in einem anderen Buchhaltungsprogramm begonnenes Buchungsjahr mal eben nach Kontolino! übernehmen und vergleichen. Oder man kann Buchungen von einem Faktura-, Reisekosten-, Projektverwaltungsprogramm oder Onlineshop übernehmen.

    Der Import is ein super praktisches Feature, das schier endlose Möglichkeiten eröffnet. Im Grunde ist das Buchungsstapel-Format der DATEV auch recht einfach aufgebaut und hat sich deswegen zu einem Quasi-Standard für den Austausch von Buchungen zwischen Programmen etabliert. Als einfache Textdatei, die fast ein bischen wie eine CSV-Datei (CSV= Comma-separated values, also eine einfache Textdatei, in der Werte durch Kommata, Semikola oder Tabulatoren voneinender getrennt sind) aussieht, lädt das Format auch wirklich dazu ein, einfach mal rein zu schauen…

    Bitte nur Gucken!

    Leider gibt es aber immer wieder mal Probleme mit den Dateien, die nicht eingelesen werden können, weil irgendwas an dem Format nicht stimmt. Und oft gibt es dafür eine ganz einfache Erklärung: der Nutzer hat die DATEV-Datei mal eben in einem Tabellenkalkulationsprogramm bearbeitet. Und das geht in den meisten Fällen gründlich daneben.

    Das Problem ist hier, dass Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, LibreOffice Calc oder Numbers versuchen, den Benutzer mit intelligenten Funktionen zu ünterstützen. Eigentlich eine tolle Sache. Aber leider eben manchmal auch ein Fluch. Beispiele gefällig?

    Das Belegdatum ist nur der Anfang

    In der DATEV-Datei ist das Belegdatum als vierstellige Zahl dargestellt. Die ersten beiden Ziffern stehen dabei für den Tag und die letzten beiden für den Monat. Das Jahr ist in der Datei nicht enthalten, es steckt in den Kopfdaten. So ist also der 19. April im DATEV-Buchungsstapel als ‚1904‘ abgelegt. Das wieder einzulesen, ist super simpel: die ersten zwei Ziffern sind der Tag, die letzten zwei der Monat. Der 2. Mai ist dann eben ‚0205‘.

    Und genau hier beginnt das Elend: Excel und Co. schlagen beim Einlesen dieser Daten fatal in den Quark. Wenn man CSV-Dateien mit einer Tabellenkalkulation einliest, versucht diese nämlich, aus dem Text heraus zu orakeln, um was für einen Datentyp es sich hier handeln könnte. Steht in der Zelle also ‚0205‘, sind da nur Ziffern. der Fall ist klar: das muss eine Zahl sein. Und Bumms: die Zahl 0205 mit führenden Nullen ist eine etwas komisch dargestellte 205.

    Wenn man nun also die Datei wieder speichert, schreibt das Programm die Zahl 205 in die Datei. Wo vorher ‚0205‘ stand, steht nach dem Speichern ‚205‘. Wenn nun ein Programm versucht, daraus wieder ein Datum zu machen, geht es her und liest die ersten beiden Ziffern und interpietiert  sie als Tagesdatum. In unserem Fall also 20. Dann bleibt nur noch ein Zeichen übrig. Hier kann sich das Programm nun entscheiden, ob es einen Fehler ausgibt und den Import abbricht, oder etwas fataleres zu tun.

    Natürlich kann man als importierendes Programm ebenfalls intelligent sein und erstmal schauen, ob hier 3 oder 4 Ziffern stehen. Stehen nur 3 in der Spalte, ist natürlich nur die erste Ziffer der Tag, und die anderen beiden der Monat.

    Wo der Spaß dann aber wirklich aufhört

    Es gibt aber noch ein viel fataleres Problem: Genau das selbe passiert bei Kontonummern. In fast allen Kontenrahmen gibt es Konten, deren Nummer mit einer führenden Null beginnt. Im SKR 04 sind das zum Beispiel alle Anlagevermögenskonten, also etwa „0420 Technische Anlagen“.

    Hier passiert in Excel & Co. exakt das selbe: die Programme lesen ‚0420‘ ein und speichern dann ‚420‘.

    Was kann ein importierendes Programm nun tun? Klar, Die DATEV-Kontenrahmen kennen eigentlich keine 3-stelligen Kontonummern (der IKR dagegen schon, z.B. 087). Aber wo fehlt denn nun bei ‚420‘ etwas? Vorne oder hinten? Vermutlich fehlt vorne etwas, aber vielleicht gab es in dem Kontenplan des exportierenden Programms auch ein Konto, das 420 hieß (es könnte ja ein Programm gewesen sein, das 3-stellige Kontonummern durchaus akzeptiert). Ist also nun das Konto ‚0420 Technische Anlagen‘ gemeint oder ein Konto aus der Kontenklasse 4 (Ertragskonten)? Oder was ganz anderes?

    Das importierende Programm kann also nur entweder feststellen, dass es kein Konto 420 gibt, oder aber anfangen, zu raten, was mit 420 gemeint sein könnte. Die Chance, dass es hier daneben liegen wird, ist groß.

    Noch viel lustiger wird es, wenn es im importierenden Programm ein Konto 420 gibt. Die Chancen, dass hier etwas völlig falsch läuft, ist nahezu 100%. Das Fatale dabei ist, dass der Satz völlig problemlos eingelesen und verbucht wird. Nur eben auf einem vermutlich komplett falschen Konto! Aus einem Zu- oder Abgang von Anlagevermögen wird so ein Umsatzerlös.

    Nicht anfassen. So einfach ist das

    Die Moral von der Geschicht‘: bitte bearbeiten Sie niemals eine DATEV-Buchungsstapel-Datei mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Sie können gerne in eine solche Datei hinein schauen, aber niemals dürfen Sie diese abspeichern und diese veränderte Datei in ein Buchhaltungsprogramm einlesen. Wenn Sie Glück haben, gibt es beim Import Fehlermeldungen. Wenn Sie aber Pech haben, läuft der Import einfach durch und verbucht völligen Mist.

    Wie Sie Bewirtungskosten verbuchen

    Um ein Geschäft anzubahnen oder ein laufendes Geschäftsverhältins mit einem Kunden oder Partners aufrecht zu erhalten, kann es sehr hilfreich sein, einmal abseits des Büros gemütlich eine gemeinsame Mahlzeit einzunehmen und in gelöster Atmosphäre nicht nur, aber eben auch über’s Geschäftliche zu sprechen. Das weiß auch der Fiskus, und deshalb erlaubt er Ihnen, Aufwendungen für solche Einladungen inklusive Trinkgeldern, Garderobenkosten, Zigaretten etc. zumindest zum größten Teil als Betriebsausgaben anzusetzen.

    Wann sind Bewirtungskosten absetzbar?

    Bei der Verbuchung von Bewirtungskosten sind einige Besonderheiten zu beachten, damit die Kosten nicht beanstandet werden. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen die Behandlung von Bewirtungskosten in der Buchführung (und damit in der Abwicklung mit dem Finanzamt) Schritt für Schritt erläutern, damit Sie sich in Zukunft ganz aufs Geschäft konzentrieren können und keine Probleme mit dem Fiskus bekommen.

    Eine Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein

    Steuerrechtliche Regelungen können – entgegen ihrem Ruf – mitunter sehr schwammig sein. Und hier haben wir direkt ein Beispiel vor Augen: Der Gesetzgeber sagt ganz klar, dass nur betrieblich veranlasste Bewirtungskosten als Betriebsausgaben angesetzt werden können. Eigentlich völlig klar. Aber was ist betrieblich veranlasst? Darf der Unternehmer seinen 50. Geburtstag zum Anlass nehmen, um seine Geschäftspartner und Kunden zu einem Umtrunk einzuladen? Darf zu solch einer Veranstaltung auch ein Schwager eingeladen sein, dessen Firma Kunde oder Lieferant ist?

    Kontolino! 2 Monate kostenlos testen

    Klar ist sicher, dass private Familienfeste nicht als Betriebsausgaben gelten können. Die Konfirmation der Tochter im engen Familienkreise oder die eigene Silberhochzeit ist sicher ein privater Anlass, zu dem Sie zwar Geschäftsfreunde einladen können, aber es sicher schwer haben werden, dies als Betriebsausgaben abzusetzen.

    Wie so oft sind Sie bei Bewirtungskosten also in einer Grauzone angelangt, an der es immer wieder mal zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Finanzamt und Steuerpflichtigen kommen kann. Genau deshalb hat der Gesetzgeber hier auch versucht, enge und nachvollziehbare Grenzen zu ziehen, aber das ist bei der Frage der betrieblichen Veranlassung ziemlich schwer in objektiv prüfbare Kriterien zu gießen.

    Andererseits: Mit extremen Beispielen kann man fast zu jedem Thema ein bedrohliches Szenario zeichnen. Meist ist völlig klar, dass man einen Kunden oder möglichen Kunden zu einem Essen einladen kann, und niemand wird Ihnen einen Strick daraus drehen, wenn sie ihn auch zwei mal einladen. Wie so häufig gilt eben auch hier: wer übertreibt, wird sich Fragen gefallen lassen müssen.

    Bewirtungskosten müssen angemessen sein

    Wann sind Bewirtungskosten angemessen? Ein Mittagessen beim Italiener um die Ecke zur gemeinsamen Mittagspause dürfte nicht unangemessen sein, aber auch das Anmieten eines Rheindampfers mit Fahrt an der Loreley vorbei mit 4-Gänge Menü und Musikprogramm kann angemessen sein, um einen größeren Abschluss mit Geschäftspartnern aus dem Ausland anzubahnen. In der Frage der Angemessenheit ist Augenmaß gefragt, denn die Sache mit dem Dampfer ist für einen frei schaffenden Webdesigner sicher eine Nummer zu groß, während ein großer Maschinenbauer solche Veranstaltungen durchaus als angemessene Werbemaßnahme ansehen kann. Dennoch spricht nichts dagegen, wenn Sie einen wichtigen Kunden einmal bei einem Sternekoch verwöhnen, wenn er einen wichtigen Anteil an Ihrem Gesamtumsatz beisteuert oder ein entsprechender Auftrag in Aussicht steht. Auch ein guter Wein darf dabei auf der Rechnung stehen.

    Die Bewirtungsrechnung als Grundlage für den Buchungssatz

    Bewirtungskosten können Sie grundsätzlich nur als Betriebsausgaben von Ihrem Gewinn abziehen, wenn Sie eine Rechnung vom Restaurant vorweisen können. Diese Rechnung muss maschinell erstellt sein und hat einige Mindest-Angaben zu enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Verwendet das Restaurant ein elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, müssen die Rechnungen zusätzlich elektronisch aufgezeichnet und abgesichert (Stichwort TSE) sein. Die Mindestangaben auf der Rechnung sind folgende:

    • Datum der Bewirtung
    • Genaue Bezeichnung und Anschrift der Örtlichkeit, an der bewirtet wurde
    • Ausweis der Umsatzsteuer
    • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Gastwirtes
    • Vollständige Aufschlüsselung der konsumierten Speisen und Getränke mit Einzelpreisen
    • zusätzlich: Handschriftliche Quittierung von Trinkgeldern (siehe dazu weiter unten in diesem Artikel)

    Wenn sich die Kosten der Bewirtung ohne Trinkgeld auf mehr als 250 Euro belaufen, muss diese Rechnung zusätzlich die den Namen des steuerpflichtigen bewirtenden Unternehmers enthalten. Dazu muss der Gastwirt ggf. eine schriftliche Rechnung per Post nachschicken, wenn er vor Ort in der Lokation keine entsprechende EDV-Ausstattung hat.

    Sie sehen bereits: ein einfacher Abriss vom Bestellblock des Kellners reicht hier nicht aus. Die meisten Restaurants haben eine als Bewirtungsbeleg geeignete Rechnung auf Lager, die sie Ihnen auf Nachfrage ausstellen können.

    Zu diesen Angaben des Gastwirts kommen aber noch wichtige zusätzliche Angaben, die Sie selbst machen müssen:

    • vollständige Auflistung aller bewirteten Personen, mit Vor- und Zunamen
    • Angabe des Vor- und Zunamens der bewirtenden Person (Unternehmer, Vertriebsmitarbeiter…)
    • Anlass der Bewirtung (z.B. Projektbesprechung, Akquisegespräch, etc.)
    • Tag der Bewirtung
    • Ort, Datum und Unterschrift der bewirtenden Person (dies kann auch durch eine digitale Unterschrift oder digitale Genehmigung erfolgen)

    Für alle Fälle haben wir hier für Sie einen Vordruck Bewirtungskosten als PDF-Dokument vorbereitet, in dem Sie diese Angaben ebenfalls eintragen können. Zudem finden Sie darauf auch gleich die relevanten Konten zur Verbuchung der Bewirtungskosten.

    Beide Dokumente dürfen rein digital vorliegen (von Anfang an oder selber digitalisiert werden). Dabei ist zu beachten, dass diese einen eindeutigen Bezug aufeinander haben und nach Unterschrift bzw. Genehmigung dürfen keine Änderungen mehr möglich sein.

    All diese Anforderungen an die Bewirtungsunterlagen werden in einem BMF-Schreiben detailliert beschrieben.

    Steuerliche Behandlung der Bewirtungskosten

    Abziehbarer und nicht abziehbarer Anteil der Bewirtungskosten

    Nicht alle Bewirtungskosten sind abziehbar. §4 Abs 5 Nr. 2 Satz 1 macht hier ganz klare Vorgaben:

    (5) Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern:
    2. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.

    Da der Unternehmer oder sein Mitarbeiter in der Regel selbst auch an dem Geschäftsessen teilnimmt, geht der Fiskus davon aus, dass 30% der Kosten privat veranlasst sind. Sie können also nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehen.

    Behandlung der Vorsteuer

    Natürlich können Sie die Vorsteuer aus der Bewirtung von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen. Das gilt sogar für die Vorsteuer aus dem nicht abziehbaren Anteil. Das heißt, Sie können bei betrieblich veranlassten Bewirtungen den vollen Vorsteuer-Betrag abziehen, auch wenn die Netto-Kosten nur zu 70% als Betriebsausgaben abziehbar sind.

    Trinkgeld

    Zum guten Ton gehört es im Restaurant, ein Trinkgeld zu geben, wenn man mit der Bedienung und der Qualität der Speisen zufrieden war. Bei Geschäftsessen möchte man zudem nicht als kleinlich dastehen und gibt doppelt gerne Trinkgeld, ohne dabei zu großzügig oder verschwenderisch auszusehen.

    Der Fiskus erkennt auch Trinkgelder an, erwartet jedoch einen vom Kellner unterschriebenen Beleg für das Trinkgeld. Eine Kreditartenabrechnung mit gesondertem Ausweis des Trinkgeldes ist ebenfalls in Ordnung (bitte denken Sie immer an die Sache mit dem Thermopapier). Zwar besteht grundsätzlich immer die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen, gerade bei Bewirtungskosten ist jedoch das Finanzamt gerne etwas hellhöriger. Auch wenn es Ihnen vielleicht komisch vorkommt: ein Kellner kennt die Problematik und wird Ihnen das Trinkgeld gerne quittieren – er freut sich ja auch über die Zuwendung.

    Trinkgelder sind also – sofern sie im angemessenen Rahmen von etwa 5-15% der Restaurantrechnung liegen – ebenfalls als Betriebskosten ansetzbar.  Was nicht mehr als angemessen gilt, ist natürlich immer diskutierbar, und das Finanzamt hat hier einen gewissen Interpretationsspielraum. Da in unseren Breiten jedoch der grobe Grundsatz „10% der Rechnung“ gilt, dürften Sie mit bis zu 15% ganz gut fahren.

    Allerdings mit einem kleinen Haken: Trinkgelder unterliegen nicht der Umsatzsteuer und müssen deshalb gesondert verbucht werden.

    Buchungssätze für Bewirtungskosten

    Damit wären wir auch schon beim wichtigsten Teil dieses Beitrages: der Frage der Verbuchung in Ihrer Buchführung. Sie ahnen es sicher schon: eine Bewirtungsrechnung mündet in mehreren Buchungssätzen:

    • Verbuchung des abziehbaren Anteils der Bewirtungskosten mit Vorsteuer
    • Verbuchung des nicht abziehbaren Anteils mit Vorsteuer
    • Verbuchung des abziehbaren Anteils vom Trinkgeld
    • Verbuchung des nicht abziehbaren Anteils vom Trinkgeld
      (kann die Barzahlung evtl. auch weg gelassen werden, da ja komplett irrelevant für die Buchführung oder Steuer, jedoch muss ja die Kreditkartenabrechnung stimmen, wenn das Trinkgeld per Kreditkarte bezahlt wurde)

    Sollkonten für die Buchungssätze

    Sollkonto  Mehrwertsteuer
    abziehbarer Anteil (70%) nicht abziehbarer Anteil (30%)
    Rechnungsbetrag IKR: 6860
    SKR03: 4650
    SKR04: 6640
    IKR: 6868
    SKR03: 4654
    SKR04: 6644
    bitte auf der Restaurantrechnung nachsehen!
    Trinkgeld keine

    Als Habenkonten kommen hier in erster Linie die Kreditkartenabrechnung oder eine Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter (bei Barzahlung aus dem privaten Geldbeutel und nachträglicher Erstattung) in Frage.

    Natürlich finden Sie in unserem Buchungsassistenten bereits vorgefertigte Buchungsvorlagen für die abziehbaren und nicht abziehbaren Anteile der Bewirtungskosten. Bei den Bewirtungskosten, sowohl den abziehbaren als auch den nicht abziehbaren, wählen Sie den Vorsteuer-Satz aus, als meist wohl den allgemeinen Satz von aktuell 19%. Kontolino! verbucht dann die Vorsteuer für beide Fälle korrekt. Für das Trinkgeld wählen Sie für beide Anteile „keine MwSt“ aus.

    Unsere Buchungshilfe: der Bewirtungsbeleg als PDF

    Hier können Sie sich unseren Bewirtungsbeleg als PDF herunterladen. Mit diesem können Sie keine wichtige Angabe zum Absetzen des vergessen. Außerdem finden Sie die Konten aus den Kontenrahmen IKR, SKR03 und SKR04 auf dem Beleg, auf dem Sie die entsprechenden Beträge verbuchen müssen.

    Und hier nochmal alles kurz zusammengefasst

    Um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung zu verbuchen, verlangen Sie im Restaurant eine „Bewirtungsrechung“. Trinkgeld lassen Sie sich vom Kellner quittieren, oder aber, wenn Sie mit der Kreditkarte bezahlen, findet sich der Trinkgeldbetrag meist auch auf dem Kundenbeleg aus dem Kreditkartengerät. Bitte denken Sie auch daran, diese Belege auch noch zu kopieren, wenn sie auf Thermopapier gedruckt wurden.

    Zurück im Büro drucken Sie sich unseren Bewirtungsbeleg aus, und tackern diesen mit der Bewirtungsrechnung und evtl. dem Kreditkartenbeleg (und evtl. deren Kopien) zusammen. Dann füllen Sie den Bewirtungsbeleg vollständig aus und berechnen die abziehbaren Anteile der Bewirtungskosten und des Trinkgelds. Diesen Beleg nutzen Sie dann für die Verbuchung der Bewirtung und heften ihn – wenn Sie die Belegnummer darauf vermerkt haben – in Ihren Buchführungsordner – Fertig!

    Wenn Sie Kontolino! nutzen, geht die Verbuchung besonders schnell mit dem Buchungsassistenten: Sie wählen dort einfach im Bereich „Betriebliche Aufwendungen“ die Kategorie „Bewirtung und Repräsentation“. Dort finden Sie die Vorlagen:

    • Bewirtung – abziehbarer Anteil (70%)
    • Bewirtung – nicht abziehbarer Anteil (30%)

    Sie legen je zwei Buchungssätze mit pro Vorlage an: je einen für den Betrag der Rechnung ohne Trinkgeld sowie je einen für das Trinkgeld. Bei der Verbuchung des Trinkgelds wählen Sie im Buchungssatz für die Mehrwertsteuer „keine MwSt“ aus.

    Wenn Sie diesem Schema folgen, kann bei der Buchführung und mit der Steuer  nichts mehr schief gehen, denn Kontolino! sorgt automatisch für die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer und damit auch für die Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.