Wie Sie Werbegeschenke richtig verbuchen

Nicht nur, aber vor allem im Herbst (ja, es ist schon wieder so weit) stellt sich für jedes Unternehmen die Frage, ob und womit man Kunden und Interessenten mit kleinen Aufmerksamkeiten überraschen möchte. Schliesslich gibt es in der Kundenakquise und -Pflege kaum wirksameres, als mit einem angenehmen Geschenk die Erinnerung an das eigene Waren- oder Leistungsangebot aufmerksam zu machen, oder einfach ein Dankeschön loszuwerden.

Das weiss auch der Gesetzgeber und gibt uns einen Spielraum dafür, solche Aufmerksamkeiten als Betriebsausgaben anzusetzen. Wichtig jedoch ist es hier, böse Überraschungen zu meiden und keine Fehler in der buchhalterischen Behandlung von Geschenken und Werbemitteln zu machen. Steht eine Betriebsprüfung ins Haus, dürfen Sie getrost davon ausgehen, dass Ihre Behandlung von Geschenken auf der Checkliste steht.

Was gilt als Geschenk?

Der Gesetzgeber setzt hier enge Grenzen, was als Geschenk gilt, und was nicht. Zunächst einmal ist ein Geschenk unentgeltlich abzugeben (Achwas! mag der eine oder andere nun ausrufen, aber man muss ja irgendwo anfangen mit dem Definieren), darf also nicht im Zusammenhang mit der Verkauf einer Dienstleistung oder einem Produkt stehen. Also ein Dankeschön für die gute Zusammenarbeit ist okay, aber keine Dreingabe zu einem verkauften Gegenstand. Hier sind evtl. Kosten im Zusammenhang einer Warenabgabe absetzbar, aber darüber sprechen wir ein anderes Mal.

Geschenke sind aber auch abzugrenzen von so genannten Streuartikeln, also relativ wertlosen Gegenständen wie Kugelschreibern, Taschenkalendern etc. oder von Aufmerksamkeiten, auf die wir später noch eingehen.

35 € pro Jahr und Beschenktem sind abziehbar

Egal, ob Sie einmal im Jahr (zum Beispiel zu Weihnachten oder dem Geburtstag eines Kunden) oder mehrere Male Geschenke machen, es ist nur möglich, Geschenke bis zu einem Gesamtbetrag von 35 Euro pro Wirtschaftsjahr gewinnmindernd anzusetzen. Daraus ergibt sich zum Beispiel, dass Sie pro einzelnem Geschenk einen Buchungssatz erfassen müssen, oder zumindest einen Eigenbeleg erstellen, auf dem alle Beschenkten einzeln aufgeführt sind – ansonsten kann die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ja nicht überprüft werden.

Diese Grenze von 35 € ist kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Das heisst, wenn Sie teurere Geschenke machen, können Sie diese gar nicht als Betriebsausgaben absetzen. Dabei handelt es sich um den Nettobetrag, das heisst, der Preis ohne Mehrwertsteuer ist hier massgeblich. So kann also ein Bild- oder Gedichtband, den Sie verschenken, bis zu 37,45 € kosten (35€ zzgl. 7% MwSt).

Verbuchung von Geschenken

Sie buchen Geschenke bis zur Freigrenze auf den Konten

6871 Geschenke, abzugsfähig (Industriekontenhrahmen)

6610 Geschenke abzugsfähig (SKR04)

Beispiel (IKR):

Soll	6871	Geschenke abzugsfähig	(25,20)	29,99
Haben	4400	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
MwSt-Code		Vorsteuer, allgemeiner Satz	(4,79)

Und was passiert mit nicht abziehbaren Geschenken?

Da Geschenke, die nicht als Betriebsausgaben absetzbar sind, in der Regel eine Bewegung auf Ihrem Bank-, Kassen- oder Kreditkartenkonto erfordern, muss dieser Zahlvorgang auch verbucht werden, auch, wenn die Kosten keine Betriebsausgaben sind und demnach Ihren Gewinn nicht mindern.

Sie verbuchen nicht abziehbare Geschenke auf einem separaten Konten (IKR: 6875, SKR04: 6620), um den Geschäsftsfall separat von den abziehbaren Geschenken zu halten.

Streuartikel und Aufmerksamkeiten

Wenn Sie auf einem Messestand oder in Ihrem Geschäft kleine, relativ wertlose Gegenstände unters Volk bringen, etwa mit Ihrem Logo bedruckte Gummibärentütchen, Kugelschreiber, Eiskratzer, Notizzettelblöckchen oder ähnliches, handelt es sich im Auge der Finanzbehörden um so genannte Streuartikel. Hier muss weder aufgezeichnet werden, an wen sie verteilt wurden, noch gelten hier Obergrenzen für die Absetzbarkeit als Betriebsausgaben. Buchhalterisch ist hier nicht der Zeitpunkt der Abgabe der Streuartikel relevant, sondern der Zeitpunkt , zu dem Sie sich die Artikel kaufen und bereitlegen. Es wäre auch ein bisschen mühsam, jeden einzelnen Kugelschreiber zu verbuchen…

Das entsprechende Aufwandskonto im Indsutriekontenrahmen lautet 6872. im SKR 04 ist es das Konto 4421.

Unter Aufmerksamkeiten versteht der Gesetzgeber hingegen, wenn Sie Ihren Kunden während der Wartezeit auf eine kleinere Reparatur oder bei einem Meeting Kaffee anbieten, ein paar Kekse auf den Tisch stellen oder den Kindern Ihrer Kunden einen Lolli mit auf den Heimweg geben. Zwar gibt es keine eindeutige, vom Gesetzgeber festgelegte Linie, die zwischen solchen Aufmerksamkeiten und den Kosten für ein Bewirtung oder Repräsentation auszumachen wäre. Dennoch ist ein Büffet mit Fingerfood auf Ihrer Produktpräsentation eindeutig nicht als Aufmerksamkeit zu verbuchen. Hier kommen dann die Bewirtungskosten ins Spiel, die wir ein ander mal besprechen wollen.

Aufmerksamkeiten verbuchen Sie im IKR auf Konnte 6862, im SKR04 ist das Konto 6643 dafür vorgesehen.

Dinge, die nicht unter das hier gesagte Fallen

• Zugaben zu verkauften Waren (z.B. Gutschein für eine Autowäsche bei Einkauf über 100 €)
• Geschenke an Mitarbeiter (Betriebsjubiläen, Geburt des Kindes, Hochzeit etc.)
• Kosten für Repräsentation (Butterbrezeln im Produktvortrag, Büffet am Rande des Messestands)
• Bewirtungskosten (z.B. Geschäftsessen, ein Drink an der Hotelbar bei einem Verkaufsgespräch)
• Bestechung (ja, auch hier gibt es teilweise Möglichkeiten, Geschäftsanbahnungen im Ausland entsprechend anzusetzen…)
• Kosten für Mitarbeiter-Veranstaltungen (Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc.)