Neue Features im November-Update

Wie vorab angekündigt, haben wir letzte Nacht ein Update von Kontolino! auf unsere Server installiert. Dieses Mal war das ganze in erster Linie eine Umstellung einiger Komponenten in unserer Infrastruktur. Damit verbessern wir die Stabilität und die Geschwindigkeit unserer Systeme und sorgen für genügend Reserven für ein weiteres Wachstum an unseren Nutzerzahlen. Aber wir haben auch ein paar Neuerungen im Programm umgesetzt.

Wie gesagt, viel von dem, was wir in den letzten Wochen vorbereitet und geändert haben, werden unsere Nutzer gar nicht merken – zumindest, wenn wir unseren Job gut gemacht haben. So haben wir das Archiv für Belege auf ganz neue Füße gestellt, die ein wenig performanter, aber vor allem flexibler für künftige Erweiterungen ist.

Ein paar neue Features im Fokus

Automatische Belegnummern mit führenden Nullen

Sie können Ihre Belegnummernkreise nun so einstellen, dass Kontolino! die laufende Nummer mit führenden Nullen auffüllt. Das ist vor allem für Nutzer wichtig, die den alten Buchhaltertrick „Fang mit einer beliebigen achtstelligen Nummer an zu zählen, dann hast Du 7 Stellen bis zum nächsten Überlauf“ nicht genutzt haben.

Das Ziel dieser Erweiterung ist, dass Rechnungen und Buchungsbelege in Tabellen richtig sortiert werden. Da Belegnummern zwar BelegNUMMERN genannt werden, aber in den allermeisten Fällen eigentlich Text mit ein paar Ziffern drin sind, sortiert sie der Computer nach dem Alphabet und da kann es eben passieren, dass die Sortierfolge so aussieht:

  • Re-109
  • Re-11
  • Re-110

Wenn Sie die Nummern aber auffüllen auf z.B. 4 führende Nullen, kommt folgende Sortierung heraus:

  • Re-0011
  • Re-0109
  • Re-0110

Sieht doch gleich besser aus…!?

Verbuchung von Zahlungsausfällen bei Ausgangsrechnungen

Nutzer unserer Faktura unterstützen wir jetzt beim Ausbuchen uneinbringlicher Forderungen. Kontolino! bucht automatisch die noch offenen Beträge in den korrekten Konten für die EÜR bzw. Bilanz ein. Schließlich möchte man, wenn ein Kunde schon nicht zahlt, nicht auch noch viel Zeit damit verbringen, den richtigen Buchungssatz für diese Misere zu suchen…

Aktionsmenü Zahlungen Rechnung

Zuordnen mehrerer Buchungssätze zu einem Bankumsatz

Oft ist ein Buchungssatz schon im System, wenn man einen Bankauszug einliest. Das kann insbesondere passieren, wenn die Buchungssätze von anderen Systemen importiert werden, etwa von billbee oder unserem neuen Integrationspartner Spesenfuchs. Und manchmal stecken hinter einem Bankumsatz auch gleich ein paar Buchungssätze. Bisher musste man im Bankauszug-Verbuchen-Assistent diese Buchungen dann einzeln suchen und zuordnen. Jetzt geht das auch für mehrere Umsätze in einem Rutsch.

Und natürlich haben wir auch einige Fehler behoben

Ob Tippfehler in einem Text oder Punkte statt Kommata in den MwSt-Angaben unserer Rechnungen oder andere Darstellungsprobleme – die Liste von kleinen und großen Wehwehchen, die wir in Kontolino! verbessert haben, ist ganz schön lang.

Natürlich gab es auch weniger lustige Fehler, wie etwa Probleme beim Import von Datev-Dateien, in denen mit den Spalten im Header etwas nicht passte, oder die verschluckten Umlaute in manchen Rechnungen. Diese sind nun behoben und gehören der Vergangenheit an.

An dieser Stelle ganz lieben Dank an alle Nutzer, die uns auf Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten hingewiesen haben. Ohne diese Tippgeber würde so mancher „Kann-doch-nicht-sein“-Moment weiter in Kontolino! schlummern und vielen anderen Nutzern auf die Nerven gehen.

Was kommt als nächstes?

In den nächsten Wochen erwarten wir die Freigabe der neuen Elster-Softwareversion und -Formulare für 2022 bzw. die EÜR 2021. Hier wird sich auch technisch einiges ändern, sodass wir uns für das nächste größere Update auf den Jahreswechsel allgemein und die neue ELSTER-Version fokussieren werden. Schließlich soll Kontolino! ja auch im kommenden Jahr Ihr Heinzelmännchen in Sachen einfacher und problemloser Buchhaltung sein.

Rechnungsvorlage in Kontolino! erweitert

In Kontolino! können Sie für Ihre Ausgangsrechnungen eigene Briefbögen hinterlegen. Zusätzlich können Sie eigene Rechnungsvorlagen definieren. Das hat für Sie mehrere Vorteile: Sie können

  • Ihren eigenen Briefbogen mit Firmenlogo etc. verwenden,
  • Ihr individuelles Design einmalig festlegen und
  • darauf basierend schnell und einfach im gleichen Stil Ihre Rechnungen schreiben.

Weiter können Sie sogar mehrere Briefbögen bzw. Rechnungsvorlagen in Kontolino! erstellen und verwalten. So ermöglicht Ihnen Kontolino!, dass Sie für bestimmte Kunden, Projekt- bzw. Produktbereiche angepasste Rechnungen erstellen können.

Um Ihnen noch weitere Gestaltungsmöglichkeiten zu bieten, haben wir Programmerweiterungen für Sie implementiert.

Neue Features für Ihre Gestaltung der Rechnungsvorlagen

Sie können ab jetzt aus drei verschiedenen Schriftarten auswählen. Zusätzlich können Sie die Tabelle dahingehend gestalten, das Sie jede zweite Zeile grau-schattieren können. So können Sie lange Tabellen mit vielen Rechnungspositionen übersichtlicher gestalten. Weiter können Sie sogar den Prozentwert der Grauschattierung selbst bestimmen.

Last but not least können Sie festlegen, welcher Umbruchstext auf Ihrer Rechnung stehen soll. Dieser wird immer dann angedruckt, wenn Ihre Rechnung länger als eine Seite ist.

Wie gehen Sie vor?

Ihre Rechnungsvorlagen finden Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Rechnungsvorlagen…“. Hier sehen Sie alle von Ihnen bereits angelegten Vorlagen auf einen Blick. Wählen Sie mit Klick auf den Bleistift diejenige aus, die Sie bearbeiten wollen. Im folgenden Menü sehen Sie alle Einstellungen, die Sie vornehmen können.

Hier können Sie nun neu die Schriftart festlegen, und unter der Überschrift Tabelle die Zebrastreifen und den Fortsetzungstext.

Um das Aussehen Ihrer Änderungen gleich zu überprüfen, können Sie den unteren Button „Vorschau aktualisieren“ benutzen. Danach sehen Sie gleich auf der linken Seite wie Ihre neuen Rechnungen nun aussehen würden. Sie können beliebig oft Ihre Einstellungen ändern und die Vorschau ansehen. Wenn Ihnen am Schluss gefällt, was Sie sehen, dann speichern Sie Ihre neue Vorlage ab.

Vorlage auswählen

Wenn Sie eine neue Rechnung schreiben, können Sie beim 2. Schritt die Rechnungsvorlage auswählen, die verwendet werden soll. Hier steht Ihnen nun auch Ihre geänderte Rechnungsvorlage zur Verfügung. Ein Klick genügt und Ihre Rechnungen werden im festgelegten Design erstellt.

Bei dieser einen Rechnung passen die festgelegten Texte nicht? Dann können Sie diese bequem individuell für diese Rechnung direkt an Ort und Stelle ändern. Auch hier steht Ihnen die Vorschau zur Verfügung.

Alles sieht so aus, wie es soll? Dann speichern Sie die Rechnung ab, drucken diese aus und verbuchen diese gleich.

Der Zahlungseingang erfolgt über Ihr Bankkonto

Dann können Sie den Zahlungseingang direkt beim Verbuchen Ihres Bankkontos verbuchen. Dazu erhalten Sie automatisch passende Rechnungen direkt beim Verbuchen von Kontolino! vorgeschlagen. Sie klicken auf die richtige Rechnung, kontrollieren die Buchung und speichern ab. Schon ist die Rechnung als bezahlt markiert und Ihre Buchung korrekt erfolgt. Das macht sogar ein wenig Spass!

Mehr Informationen rund um das Rechnungen schreiben in Kontolino! finden Sie auf unserer Handbuchseite „Faktura„.

Jetzt bis zu 2000 Rechnungen pro Jahr mit Kontolino! erstellen

Ab sofort können Nutzer unseres Pakets XXL bis zu 2000 Rechnungen pro Jahr erstellen und verbuchen. Damit werten wir unser XXL-Paket deutlich auf. Dieses Update ist ab sofort wirksam und gilt auch für bereits gekaufte Pakete ohne Aufpreis.

Kontolino! ist ja schon seit einigen Monaten vom reinen Buchhaltungs- zum Faktura- und Buchhaltungsprogramm erwachsen. Unsere Faktura wird sehr gut angenommen und fleißig benutzt. Natürlich bekommen wir auch zu diesem Feature jede Menge Feedback aller Art. Neben Lob für die Einfachheit, mit der man in Kontolino! eine Rechnung erstellen und sowohl die Forderung als auch den Eingang von Zahlungen verbuchen kann, kommen da natürlich auch viele gute Ideen zusammen, die wir nach und nach umsetzen.

Aktuell arbeiten wir zum Beispiel an der Möglichkeit, Storno-Rechnungen mit wenigen Mausklicks zu erstellen und an der Ausbuchung von uneinbringlichen Forderungen mit nur einem Mausklick (bisher muss man diese – leider manchmal notwendigen – Buchungen noch von Hand eingeben). Auch an den Möglichkeiten zum Layout der Rechnungen wird gearbeitet. Hier haben wir schon diverse Verbesserungsvorschläge unserer Nutzer umgesetzt.

Mit dem Upgrade des XXL-Pakets auf 2000 Rechnungen pro Jahr wollen wir jetzt, wo wir schon einige Erfahrung mit dem Faktura-Feature gesammelt haben, auch Kunden mit größerem Rechnungsaufkommen die Chance eröffnen, mit Kontolino! zu arbeiten. Auch hier haben wir konkrete Fragen von Testnutzern zum Anlass genommen, die Software zu erweitern. So gab es Anfragen von Nutzern, die Kontolino! wirklich super einfach fanden, aber eben mehr als 100 Rechnungen pro Monat stellen.

Wenn Sie sich genauer informieren möchten, welche Pakete Kontolino! bietet, schauen Sie doch mal auf unserer Preise-Seite vorbei.

Buchungsbelege einfach ins E-Mail-Postfach von Kontolino! senden

Sie können nun einfach direkt per E-Mail Ihre Belege für Ihre Buchhaltung in die Inbox von Kontolino! schicken. Wie das geht? Sie finden in Ihrer Anwendung in der Inbox Ihre persönliche E-Mail-Adresse. Dorthin können Sie dann einfach Ihren Beleg schicken und eine Minute später steht er Ihnen in Ihrer Inbox in Ihrer Buchhaltung direkt zur Verfügung

Wann bietet sich diese neue Funktion an?

Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn Sie Belege sowieso per Mail bekommen. Hier können Sie einfach die Mail weiter an Ihre Kontolino!-Mail-Adresse schicken – so entfällt ein lästiges Zwischenspeichern für Sie.
Weiter kann diese Funktion für Sie nützlich sein, wenn Sie unterwegs sind. Nur um ein einfaches Beispiel zu nennen: Sie haben Ihren Firmenwagen gerade betankt und brauchen den Tankbeleg in Ihrer Buchhaltung. Dann fotografieren Sie diesen doch einfach mit Ihrem Handy ab und senden diesen per Mail in Ihre Kontolino!-Inbox. So müssen Sie später nicht mehr daran denken – und es ist nicht mehr schlimm, wenn Sie Ihren Tankbeleg aus Versehen verlieren.
Natürlich gibt es hier noch viele andere Anwendungsfälle, die wir gar nicht alle einzeln aufzählen können. Vermutlich haben Sie auch gleich an den einen oder anderen gedacht, während Sie diese Zeilen gelesen haben.

Sie kennen unsere Inbox noch gar nicht?

Die Inbox ist der „virtuelle Schuhkarton“ in Kontolino! für Ihre Buchungsbelege. Sie müssen für Ihre Buchhaltung Ihre Belege sammeln: denn einer der wichtigsten Grundsätze der Buchhaltung lautet wie bekannt: Keine Buchung ohne Beleg. Hierzu können Sie entweder bei Sich einen Ordner auf Ihrem PC anlegen und dort alle notwendigen Belege zwischenspeichern, die Sie elektronisch bekommen – oder Sie legen diese gleich dirket in Kontolino! in unserer Inbox ab. Auf unserer Dokumentationsseite zum Thema Inbox finden Sie noch weiter Wissenswertes wie z. B. zu den Dateigrößen.

Wie können Sie beim Buchen die Belege aus der Inbox zuordnen?

Auch hier bietet Kontolino! verschiedene Möglichkeiten an:

Entweder Sie gehen in die Inbox und arbeiten hier einen Beleg nach dem anderen ab. Dazu können Sie Sich mit Klick auf die Büroklammer den Inhalt des Beleges ansehen und verbuchen diesen mit Klick auf den „blauen Pfeil“ einfach mit unserer normalen Buchungsmaske in dem der Beleg bereits abliegt.

Oder Sie buchen z. B. Ihren Bankauszug und ordnen hier über das „Wolke-Icon“ Ihre Belege, die in der Inbox abliegen direkt zu. Suchen Sie Sich den Weg aus, der am Besten zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Wo finden Sie die Inbox in Kontolino!?

Entweder gleich auf Ihrer zentralen Übersichtsseite oder unter dem Menüeintrag „Buchen“ –> „Belege-Inbox“. Hier finden Sie dann auch Ihre persönliche Mail-Adresse. Neugierig geworden? Dann probieren Sie es doch gleich aus….

DATEV-Import mit Belegdateien

Kontolino! hat schon eine Weile einen DATEV-Import für Buchungsstapel. Dabei wurden Ihre Buchungen, die Sie mit anderen Programmen erzeugt haben, in Kontolino! eingelesen. Dieses Feature haben wir für Sie nun erweitert: Jetzt kann Kontolino! nicht  nur die Buchungssätze importieren, sondern auch die daran angehängten Belegdateien. Was brauchen Sie dafür? Sie benötigen von Ihren anderen Programmen dazu eine DATEV-kompatible zip-Datei, die zum Einen

  • eine csv-Datei Ihren Buchungen im DATEV-Format und zum Anderen
  • zusätzlich eine zip-Datei mit Ihren Belegen – natürlich auch im DATEV-Format – enthält.

Das bringt für Sie den Vorteil, dass nun auch GoBD-konform die Belege zusammen mit Ihren Buchungen in Kontolino! eingelesen und anschließend verbucht werden können.

Ob Ihr Programm dieses DATEV-Format unterstützt, klären Sie am besten mit dem Hersteller.

Wie gehen Sie dazu vor?

Unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Import“ ziehen Sie einfach Ihre Datei auf die Wolke. Kontolino! erkennt automatisch, ob die Datei Belege enthält oder nicht. Weiter überprüft Kontolino!, ob für alle Buchungen ein entsprechendes Buchungsjahr angelegt ist und ob alle Konten in Kontolino! existieren. Sollte das nicht der Fall sein, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis. Ansonsten erhalten Sie eine Vorschau aller Buchungen incl. Ihrer Belegdateien, die Sie in Listenform überprüfen können. Ist alles in Ordnung, klicken Sie einfach auf „Jetzt verbuchen“ und Sie haben alle Buchungen aus Fremdsystemen incl. deren Belegdateien in Kontolino! importiert und verbucht.

Für welche Anwendungsfälle ist dies relevant?

Immer, wenn Sie einen Teil Ihrer Buchhaltungsaufgaben durch andere Programme erledigen, kann der DATEV-Import Ihnen viel Zeit ersparen. Nachstehend ein paar Beispiele für solche Use-Cases:

  • Sie nutzen branchenspezifische Programme wie z. B. Lemniscus (Online-Praxisverwaltung für Heilberufler, Osteopathen, Alternativmediziner etc.), um Ausgangsrechnungen und Buchungen zu erzeugen.
  • Sie erstellen und verwalten Ihre Reisekosten mit Programmen wie z. B. spesenfuchs.
  • Sie erstellen Ihre Lohnabrechnung mit entsprechenden Programm
  • Sie nutzen Online-Shops und Plattformen wie Etsy, eBay, JTL, die Ihre Ausgangsrechnungen erstellen und letzlich alle Zahlungs. und ggf. Frdreungsbuchungen in Form einer Datev-Datei exportieren können
  • Sie nutzen Kassensysteme.
  • und noch viele mehr.

 

Sie wollen mehr über unsere Schnittstellen erfahren?

Natürlich kann Kontolino! auch Ihre Buchungen wahlweise mit Ihren Belegen im DATEV-Format exportieren.

Darüber hinaus bieten wir auch Import-Schnittstellen für Bankauszüge und andere Progarmme.

Lesen Sie alles Wissenswerte rund um  unsere Schnittstellen auf unserer Seite „Daten importieren und exportieren“ in unserem ausführlichen Kontolino!-Handbuch nach.

Neu in Kontolino! Ausgangsrechnungen erstellen und direkt verbuchen

Es war relativ ruhig um Kontolino! diesen Sommer. Allerdings nicht, weil wir uns heimlich still und leise in die Karibik abgesetzt haben, sondern, weil wir fleißig waren.  So haben wir unseren Assistenten zur Verbuchung von Bankauszügen überarbeitet und viele kleine und gößere Verbesserungen umgesetzt, die sich in den letzten Monaten so angesammelt haben. Wie immer war das Feedback unserer Nutzer hier die wichtigste Quelle von Ideen.

Die definitiv und ultimative Nachricht heute ist aber, dass wir ab sofort ein Faktura-Modul in Kontolino! integriert haben.

Was kann die Faktura in Kontolino!?

Nun, zunächst einmal können Sie nun Ihre Kunden (und Lieferanten) in Kontolino! anlegen und auf Wunsch mit einem gesonderten Debitoren- (oder,  bei Lieferanten: Kreditoren-) Konto verknüpfen, um Ihre Umsätze mit diesem Kunden gesondert aufzuzeichnen. Endlich ist also das Thema Debitorenbuchhaltung in Kontolino! angekommen.

Zudem haben Sie nun die Möglichkeit, einen Artikel- oder Dienstleistungskatalog zu führen. Hier können Sie Ihre Waren anlegen, die Sie anbieten oder Ihre Beratungsdienstleistungen hinterlegen – inklusive Preisinformation und ggf. gesondertem Erlöskonto sowie Kostenstelle.

Diese Stammdaten können Sie dann im eigentlichen Star unserer diesjährigen Herbstshow nutzen: unserer Komponente zur Erstellung und direkten Verbuchung von Ausgangsrechnungen. Ja, Sie lesen richtig: endlich kann man in Kontolino! Ausgangsrechnungen erstellen und auch direkt verbuchen. Für die Soll-Besteuerer unter uns wird die Forderung aus der Rechnung gleich beim Fertigstellen der Rechnung direkt verbucht. Ist-Besteuerer buchen ihren Erlös erst bei Geldeingang – auch das kann Kontolino! direkt für Sie übernehmen, wenn Sie später dann Ihre Kontoauszüge der Bank verbuchen – oder bei Bar-Rechnungen auch direkt beim Erstellen der Rechnung. Für diesen Zweck haben wir unseren Assistenten für die Verbuchung von Bankauszügen erweitert. Geht eine Zahlung auf dem Bankkonto ein und Sie verbuchen diese Zahlung, wird sie automatisch der Forderung aus der Rechnung zugeordnet und die Rechnung kennt ab sofort ihren neuen offenen Betrag bzw. weiß, dass sie bezahlt ist. V

Mit diesem neuen Feature wird die Rechnungsstellung um einige Arbeitsschritte verkürzt: Sie stellen Ihre Rechnung mit einigen wenigen Klicks zusammen, erzeugen eine PDF-Rechnung und verbuchen diese mit einem letzten Mausklick direkt. Kein Abtippen mehr, keine mühsamen Mehrfacharbeiten. Schneller und einfacher kann man es nicht mehr machen.

Wichtig dabei: Kontolino! beachtet dabei auch die Themen Mehrwertsteuersenkung, Auslands-MwSt, Steuerpflicht beim Leistungesmpfänger, Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen (auch Dienstleistungen an Empfänger mit USt-ID), ohne dass Sie dabei viel nachdenken müssen. Häufige Fehlerquellen werden so fast völlig ausgeschlossen.

Ab dem Paket Kontolino! Classic haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr individuelles Briefpaper im PDF-Format zu Kontolino! hochzuladen und Ihre Rechnungen auf Ihrem ganz Individuellen Briefbogen zu generieren. Im Paket Kontolino! Standard können Sie immerhin die Textuellen Inhalte des Kopf- und Fußbereichs Ihrer Rechnungen gestalten.

Eine Faktura ist nichts ohne eine Kontrolle der Zahlungseingänge. Deshalb haben Sie ab sofort bereits auf Ihrer Startseite ein neues Widget mit einer Liste Ihrer Top 10 Offenen Posten. Sie sehen auf einen Blick, wir hoch Ihre Außenstände sind, wann wie viel von welchem Kunden fällig gewesen wäre etc.

Natürlich können Sie in Kontolino! auch Ihre Zahlungskonditionen hinterlegen und jeder Rechnung individuell zuordnen oder einem Debitor, sodass alle Rechnungen an diesen Kunden stets die richigen Zahlungskonditionen bekommen. Und natürlich berücksichtigt die Offene-Posten-Liste diese Zahlungskonditionen.

Wer kann die Faktura in Kontolino! nutzen?

Das neue Modul steht ab dem Paket Kontolino! Standard zur Verfügung. Hier mit der Einschränkung, dass lediglich 20 Rechnungen pro Jahr angelegt werden können und die Rechnungen mit einem von uns vorgegebenen Design mit ausschliesslich Textfeldern, die Sie individuell belegen können, bedruckt wird (Wir drucken aber kein Wasserzeichen oder Logo auf die Rechnungen, es ist nicht erkennbar, mit welchem Programm sie erstellt wurde).

Richtig spannend wird es ab dem Paket Kontolino! Classic. Hier können Sie Ihr individuell gestaltetes Briefpapier im PDF-Format hochladen und Ihre rechnungen dann auf diese Vorlage drucken lassen. In diesem Paket können Sie bis zu 100 Rechnungen pro Buchungsjahr anlegen.

Während unserer 2-Monatigen Testphase steht Ihnen das Rechnungsfeature im selben Funtkionsumfang wie im Classic-Paket zur Verfügung, aber begrenzt auf 1o Rechnungen. So sollen auch unsere Testkunden sich ein Bild davon machen können, was unser neues Feature alles kann.

Die hier genannten Zahlen betreffen nur die mit Kontolino! erstellten Rechnungen. Sie können weiterhin in unbegrenztem Umfang Rechnungen von billbee nach Kontolino! importieren und sie hier verbuchen. Importierte Rechnungen zählen also nicht zu den hier genannten Limits.

Genauer können Sie sich auf unserer Webseite über den Funktionsumfang und die Preise unserer Pakete informieren.

Und was kostet die Faktura extra?

An dieser Stelle sollte ich jetzt eine lange Geschichte erzählen, von einem Entwicklungsteam, das sich eines Tages aufmacht, ein tolles neues Feature für ein Programm zu schreiben. Darüber, wie es sich mit Nutzern und Profis zusammensetzt, viele Interviews führt, Prototypen baut, diese von Nutzern austesten lässt und weiter verfeinert, könnte ich jetzt erzählen und einfliessen lassen, dass wir letztlich schon eine ganze Weile an der Faktura geplant, designt, programmiert und getestet haben. Auch, dass es viel Schweiß und schlaflose Nächte gebraucht hat, so weit zu kommen.

Aber ich will es eigentlich gar nicht übertreiben mit der Spannungskurve: Die Ausgangsrechnungen sind ab sofort in den bestehenden Paketen inklusive. Keinen Cent mehr müssen Sie bezahlen und können, wenn Sie wollen, jetzt gleich loslegen und Ihren ersten Debitor anlegen und Ihre erste Rechnung schreiben. Es ist ja Monatsende, irgendwas muss sicher heute oder morgen abgerechnet und in Rechnung gestellt werden! Worauf warten Sie?

Wo geht die Reise hin?

Wie immer, wenn man ein Kind in die Welt setzt, ist das eigentlich erst der Anfang einer Geschichte. Auch die Faktura in Kontolino! ist da keine Ausnahme. Zunächst sind wir natürlich gespannt auf die ersten Erfahrungen unserer Nutzer und auf ihre Verbesserungsvorschläge und Ideen. Aber gleichzeitig sind wir schon an den nächsten Schritten dran, die nach und nach dazu kommen werden. Das Thema Mahnwesen, Stornieren von und Gutschriften für Ausgangsrechnungen und vieles mehr ist in der Pipeline. Auch ist das Erstellen und zum Download bereitstellen des Rechnungs-PDFs nicht für jeden Workflow optimal und wir haben schon einen kleinen Sack voller Ideen, was wir da noch anbieten könnten.

Die Reise beginnt also jetzt erst richtig und wir sind richtig gespannt darauf, durch welche Landschaften sie uns führen wird und mit wem wir die nächsten Abenteuer (=Fehlerbereinigungen, Verbesserungen und Erweiterungen) bestehen dürfen. Aufregend wird der Trip ganz bestimmt.

Neue Kontolino! – Version vom 26.09.2020

Letzte Nacht haben wir ein großes Update auf unsere Server gebracht. Neben den aufregenden Nachrichten zum neuen Faktura-Feature gibt es aber auch ein paar ebenfalls interessante Neuerungen in Kontolino!:

Hier nun die Änderungen im Einzelnen:

Verbuchung von Bankauszügen mit mehreren Buchungen

Unser Assistent zur Verbuchung von Bankauszügen gehört zu einem der meist genutzten Features in Kontolino!. Es gab allerdings noch ein paar Schwächen bei Bankumsätzen, die in mehrere Buchungen aufgeteilt werden sollten.

So hatten einige Nutzer das Handling dieser Situation in dem Assistenten bemängelt. Die Darstellung mehrerer Buchungssätze als Notebook erschien einigen Vielnutzern als nicht übersichtlich genug. Fehlermeldungen gab es vor allem zur Zuordnung von Belegen aus der Belege-Inbox oder auch hochzuladende Belege bei mehreren Buchungen zu einem Bankumsatz. Zum Einen wurde manchmal nicht erkannt, dass ein Beleg bereits bei der ersten Buchung hochgeladen wurde, wenn ihn auch an eine zweite Buchung anheften wollte. Bei den Inbox-Belegen gab es gar den Fall, dass Belege gleich an alle Buchungen zu einem Bankumsatz angehängt wurden.

mehrere Buchungssätze zu einem Bankauszug auf einen Blick in Kontolino!

Neue Features beim Importieren und Verbuchen von Bankauszügen

Wir haben in den letzten Wochen Feedback von unseren Kunden rund um das Thema Bankauszüge gesammelt. So konnten wir durch das Implementieren weiterer Funktionen in Kontolino! den Buchungsablauf noch angenehmer und schneller für Sie machen.
Zu den neuen Funktionen im Einzelnen:

Neue Funktionen auf der Übersichtsseite

Sie können direkt in der Übersichtsansicht aller importierten Bankumsätze selbst entscheiden,

  • ob Sie auch alle bereits verbuchten Umsätze  und / oder auch
  • alle bereits als „erledigt“ markierten Umsätze sehen wollen und
  • Sie können hier gezielt über ein Suchfeld nach einem Umsatz suchen.

Weiter können Sie in dieser Übersicht durch das Verwenden der Sortiertasten überhalb der Tabelle, diese nach Datum, Betrag, Text etc. durch einen Klick bequem sortieren.

Neue Funktionen zum Beschleunigen der Verbuchung

Sie können beim Anlegen des Importes zu einer Bank nun folgende Festlegungen einmalig treffen. Diese Einstellungen werden dann für jeden Import und für jeden Buchungssatz angewendet:

  • Import aller Umsätze sortiert nach Datum
  • Übernahme des Buchungstextes in den Buchungstext der Buchung – oder eben nicht
  • Festlegungen der Gegenkonten für Geldein- bzw. Geldausgänge
  • Festlegung des Mehrwertsteuercodes für Geldein- bzw. Geldausgänge
  • Festlegung der Kostenstelle für Geldein- bzw. Geldausgänge
  • Festlegung des automatischen Belegnummernautomaten für Geldein- bzw. Geldausgänge

Aber natürlich müssen Sie hier nichts eintragen, wenn Sie immer auf verschiedene Konten buchen müssen. Es ist eine reine Wahlmöglichkeit.

Bitte beachten Sie, dass bisher der Text des Kontoauszuges auomatisch als Buchungstext angezogen wurde. Für dieses Verhalten müssen Sie nun beim Importfilter einmalig einen Haken setzen.

Wie dies funktioniert ist auf unserer Seite „Bankverbindungen erstellen“ beschrieben.

Verbesserungen in der Nutzerfreundlichkeit von Kontolino!

Wir haben immer ein offenes Ohr für die Ideen und Verbesserungsvorschläge unserer Nutzer. Über den Sommer konnten wir somit Kontolino! benutzerfreundlicher machen. Lesen Sie selbst, welche neuen Features in Kontolino! entstanden sind:

Übersichtsseite

Übersichtswidget Konten in Kontolino!

Hier können Sie zum Einen für Sie wichtige Konten hinzufügen. Dies geht über den Button „Neue Zeile“ unten rechts im Screenshot. Suchen Sie dann aus Ihrer Kontenliste, die Konten aus, deren Saldo Sie hier sehen wollen. So können Sie immer direkt beim Anmelden Ihre wirtschaftliche Situation auf einen Blick erfassen. Zum Anderen können Sie nun auch direkt mit einem Klick in den Kontoauszug des Kontos springen, um sich die letzten Buchungen anschauen zu können. Dies erspart Ihnen ein paar Klicks und macht die Buchhaltung angenehmer. Näheres hierzu finden Sie auf unserer Seite.

Bankauszüge verbuchen

Sie kommen als erstes auf eine Übersicht, in der Ihnen alle Umsätze, die sich in der importierten Bankauszugsdatei befinden, aufgelistet werden. Hier wurden Ihnen früher immer alle Umsätze des Bankauszuges angezeigt. Inzwischen bekommen Sie nur noch die Umsätze angezeigt, die noch nicht verbucht wurden. So finden Sie, wenn Sie lange Bankauszüge haben und mitten im Verbuchen eines Bankauszuges aufhören mussten, schneller Ihren Einstieg wieder. Mehr zur Vorgehensweise zur Verbuchung eines importierten Bankauszuges finden Sie auf unserer Seite Bankauszüge verbuchen.

Viele Buchungen mit wenigen Klicks korrigieren

Sie wollen viele Buchungen auf einmal korrigieren? Das können Sie ganz bequem im Buchungsjournal durchführen. Zunächst markieren Sie alle Buchungssätze, die geändert werden sollen. Gehen Sie dann an den unteren Rand des Buchungsjournals und wählen die gewünschte Aktion aus. Bestätigen Sie die Aktion mit dem Button „durchführen“. Danach geben Sie ggfs. den neuen Inhalt ein und so können Sie mit ein paar Klicks viele Buchungen korrigieren.

Debitoren- / Kreditorenkonten

Sie können im Kontenplan Debitoren- / Kreditorenkonten anlegen. D.h. Sie können sowohl für jeden Lieferanten (Kreditor) als auch für jeden Kunden (Debitor) ein eigenes Konto anlegen. Das machen Sie, indem Sie im Kontenplan auf die Personenkonten springen und diese kopieren. Hier geht nun ein neues Fenster auf, in dem Sie eine neue Kontennummer und die Kontenbezeichnung eingeben können. Ein Klick auf „Speichern“ und Sie sind bereits fertig.

Beim Buchen können Sie dann jede Rechnung auf die zuvor angelegten Debitoren- / Kreditorenkonten buchen. Somit können Sie das Konto Verbindlichkeiten bzw. Forderungen nach Ihren Belangen beliebig feiner darstellen – und sehen welcher Debitor (Kunde) noch nicht alle Rechnungen bezahlt hat bzw. an welchen Kreditor (Lieferant) von Ihrer Seite aus noch Überweisungen anstehen.

Geschwindigkeit

Immer ein Thema, ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit in Kontolino!. Hier arbeiten wir ständig an Verbesserungen, um Ihre Wartezeiten möglichst gering zu halten. So haben wir bedeutende Verbesserungen direkt beim Anmelden, beim Bankauszüge verbuchen, bei der Benutzung des Buchungsassistenten umsetzen können. Wir hoffen, dass für Sie neue nützliche Features dabei waren. Aber wenn nicht – wir sind dauernd mit Verbesserungen an Kontolino! beschäftigt. Seien Sie gespannt, was wir als Nächstes angehen werden.

Neue Regeln für Belegnummern in Kontolino!

Das menschliche am Menschen ist ja, dass er Fehler macht. Das gilt leider auch für uns (hier finden Sie unsere beste Ausrede zu diesem Thema). Wir geben uns ja größte Mühe, alles immer sofort und ganz und gar perfekt zu machen. Aber wir sind noch nicht so gut darin, wie wir es gerne wären.

Eine Sache, die wir schon seit einiger Zeit falsch gemacht haben, und die sich erst nach vielen Monaten rächt, ist, dass wir beim Export von Buchungssätzen in unserer DATEV-Exportschnittstelle Zeichen in der Belegnummer zugelassen haben, die die Software des Steuerberaters nicht akzeptiert. Weiß der Himmel, warum uns das durchgerutscht ist, aber Tatsache ist, dass einige Kontolino!-Nutzer erst von ihrem Steuerberater erfahren haben, dass ihre Belegnummern „nicht in Ordnung sind“.

Andererseits betrifft das viele unserer Nutzer gar nicht:

  • denn wer in seinem Nummerierungsschema nur Zeichen verwendet, die für Datev in Ordnung sind
  • oder wer seine Buchungen gar nicht per Buchungsstapel-Export an Dritte weiterreicht,

ist davon gar nicht betroffen.

Welche Zeichen waren oder sind betroffen?

Ganz konkret heißt es bei der Datev zu gültigen Zeichen in der Belegnummer:

Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben sowie folgende Sonderzeichen: $ & % * + – / sind zulässig.
Andere Zeichen sind unzulässig (insbesondere Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt).

Insbesondere beim Punkt finde ich das relativ schwer nachvollziehbar, ist doch eine Belegnummer wie „2019.001“ relativ naheliegend – aber vermutlich gibt es für diese Einschränkung sehr gute Gründe.

Was ändert sich konkret? Lange Rede kurzer Sinn: wir mussten in Kontolino! ein paar Änderungen einführen, um diese Probleme in Zukunft zu vermeiden:

  • ab sofort können keine Belegnummern mehr in Kontolino! erfasst werden, die von einem Datev-kompatiblen Programm abgelehnt würden.
  • ab sofort können keine automatische Belegnummernkreise mehr angelegt werden, die zu in Datev ungültigen Belegnummern führen würden.
  • bestehende Belegnummern und Belegnummernkreise bleiben in Kontolino! einfach, wie sie sind, weil
  • ab sofort konvertieren wir beim Export im Datev-Buchungsstapel-Format alle nicht gültigen Zeichen zu einem Bindestrich.

Vor allem die letzt genannte Massnahme ermöglicht es, dass Sie keine Änderungen an Ihren bestehenden Belegen machen müssen. Die einzige wirkliche Einschränkung ist hier, dass die Belegnummern beim Steuerberater im Zweifelsfall einen Bindestrich enthalten, wo Ihr Original einen Punkt oder ein anderes „verbotenes“ Zeichen enthält.

Es kann also sein, dass Kontolino! ab heute Belegnummern nicht mehr akzeptiert, die bisher noch nie ein Problem waren.

Bei allen Nutzern, die durch diese Änderung betroffen sind, möchten wir uns entschuldigen. Natürlich hätten wir das von Anfang an besser machen müssen. Der Vorsatz für die Zukunft ist gefasst, und wir meinen, mit den hier beschriebenen Änderungen ist zumindest eine halbwegs schmerzfreie Lösung des Problems geschaffen.

Wenn Sie durch diese Änderung Probleme bei der Erledigung Ihrer Buchhaltung oder im Datenaustausch mit Ihrem/r SteuerberaterIn haben, kommen Sie gerne auf unsere Support zu, wir suchen dann nach einer guten Lösung.