Heute wollen wir uns der Frage widmen, wer eine doppelte Buchführung zwingend einführen muss, und welche Gründe vielleicht dafür sprechen, auch dann mit der doppelten Buchführung zu arbeiten, wenn der Gesetzgeber dies nicht ausdrücklich verlangt. Sie werden sehen, es gibt durchaus einige interessante Punkte, die es hier anzuführen gibt.

Angstgegner Buchführung

Die Doppelte Buchführung klingt für viele Leute erst mal sehr beängstigend. Buchhaltern sagt man einen ziemlich seltsamen Blick auf die Welt nach, und es gibt sicher einen Grund, warum die Berufsbezeichnung manchmal auch als Schimpfwort benutzt wird.

Aber sind wir mal ehrlich: bei den eigenen Finanzen ist die Erbsenzählerei eigentlich gar nicht so unangebracht. Am Überblick über die eigene Finanzlage hängt ja doch so einiges:

• Kann ich meine Familie denn von meinem Geschäft ernähren?
• Reicht mir der aktuelle Umsatz, um am Jahresende auch mit ein bisschen Gewinn da zu stehen?
• Kann ich mir aktuell einen neuen PC leisten, oder warte ich mit diese Investition noch eine Weile?
• Wie viel von dem Geld auf meinem Bankkonto gehört denn nun wirklich mir, und wie viel muss ich nächstes Quartal oder Jahr dem Finanzamt überweisen?

All diese Fragen sind nur wirklich zu beantworten, wenn man seine Finanzlage kennt. Da hilft kein Gefühl nach dem Motto: es läuft gerade sehr gut, die Leute rennen uns die Bude ein.
Hier gelten nur Zahlen.

Kein Spaß, aber notwendig

Ja, das Führen von Büchern ist eine trockene Angelegenheit und macht deutlich weniger Spass, als sich mit der großen Geschäftsidee zu beschäftigen, an der man sein Herz aufgehängt hat, und für die man kämpft. Wer sich aber vor Augen führt, dass die richtige Einschätzung der eignen finanziellen Lage absolut unausweichlich ist, um mit dem neuen Ladengeschäft nicht ganz schnell in unangenehme Spiralen zu tauchen, erkennt vielleicht auch, dass es durchaus Sinn macht, sich einmal im Monat einen Nachmittag hin zu setzen und sich exakt zu informieren, wie es steht. Hat man Erfolg, macht es sogar Spass, zu sehen, wie auch die Zahlen unterstreichen, dass man mit der Idee richtig lag. Hat man keinen, kann man rechtzeitig die Reissleine ziehen und die angemietete Ladenfläche kündigen und sich nach Alternativen umsehen, bevor die Bank auch noch die heimische Stereoanlage abholt und die Eigentumswohnung zum günstigen Erwerb ausschreibt.

So viel also zum negativen Image der Buchhalterei. Bevor wir zum eigentlichen Thema kommen, soll noch mit einem zweiten Vorurteil aufgeräumt werden: in kleinen Unternehmen ist die Buchführung keine schwarze Kunst und bedarf auch keiner übernatürlichen Kräfte. Auch, wenn es Ihnen manch einer einreden möchte: so lange Sie keine großen Summen verschieben, um Steuerbeträge in schwindelnden Höhen zu sparen (die Sie ja erstmal erwirtschaften müssten), und so lange Sie kein Geflecht aus zig Briefkastenfirmen, Holdings und Auslandsgesellschaften gründen, wenn Sie nicht beabsichtigen, in Kürze Beteiligungen an anderen Unternehmen zu erwerben oder sich mit der Frage der Absetzbarkeit größerer Summen als Schmiergelder im Ausland beschäftigen möchten, ist die Buchführung meist gar nicht so kompliziert.

Ganz unabhängig davon, ob Sie sich für die Führung einer einfachen Einnahmen-/Ausgabenrechnung in Tabellenform oder eine Doppelte Buchführung entscheiden, Sie werden vermutlich über ein bis zwei Dutzend verschiedene Geschäftsfälle nicht hinauskommen. Die meisten davon können Sie nach den dritten Monat auswendig.

Wenn etwas für eine kleine Firma schwierig oder kompliziert wird, liegt das meist eher an der Frage, ob und in welcher Höhe eine Ausgabe als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar ist. Das schwierige dabei ist nicht die Frage, wie man das verbucht, sondern wo man es in ein Steuerformular eintragen muss. Das ist völlig unabhängig davon, wie sie den entsprechenden Geschäftsvorfall aufzeichnen.

Aber fangen wir mal ganz von vorne an:

Welche Alternativen der Buchführung gibt es für kleinere Unternehmen?

Wer immer ein gewerbliche oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss ordentliche Aufzeichnungen über seine Tätigkeiten führen. Zum Einen, damit man dem Finanzamt regelmässig Auskunft darüber erteilen kann, welche steuerpflichtigen Erträge man erwirtschaftet hat, zum anderen aber auch, um z.B. Geschäftspartner davor zu schützen, auf einen eigentlich völlig bankrotten Betrüger hereinzufallen. Aber das ganze ist auch für Sie selbst wichtig, aber das habe ich ja bereits zur Genüge ausgeführt.

Es gibt (zumindest in unseren Breiten) zwei verschiedene Arten, wie solch eine ordentliche Aufzeichnung aussehen kann:

1. Einnahmen/Ausgabenrechnung
   Diese vereinfachte Form der Buchführung ist sehr einfach zu führen: Auf einem Blatt Papier (oder in einem Programm) schreiben Sie in zeitlicher Abfolge alle Ihre Ausgaben mit Vorsteuerbeträgen, auf ein zweites alle Ihre Einnahmen mit Umsatzsteuer (sofern Sie Umsatzsteuer vereinnahmen). Dabei kategorisieren Sie am besten die Einnahmen und Ausgaben nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Büromaterial, Telefonkosten etc. Diese Kategorien benötigen Sie dann z.B. zum Jahresende, wenn Sie Ihre Einkünfte dem Finanzamt mitteilen (z.B. in der Anlage EÜR Ihrer Steuererklärung).
   Bitte beachten Sie: seit dem 1.1.2015 gelten auch für EÜR-Rechner die Regelungen der GoBD zum Umgang mit Belegen und Geschäftsvorfällen. Viele bis dahin für EÜR-Rechner gültigen Vereinfachungen in der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben sind somit weggefallen, und es gelten weitgehend die selben Vorschriften wie für Bilanzierer. Mehr zum Thema GoBD lesen Sie hier.
2. Doppelte Buchführung
   Auch hier zeichnen Sie in zeitlicher Reihenfolge Ihre Geschäftsfälle auf und vermerken Vor- und Umsatzsteuer. Aber anstatt nur aufzuschreiben, welche Art von Ein- oder Ausgabe stattgefunden hat, klassifizieren Sie grob gesagt auch, woher das Geld kommt oder wo es hingeht. Also z.B. ob Sie eine Rechnung per Überweisung von Ihrem Banknote bezahlt haben oder Bargeld aus der Kasse genommen haben, um einen Lieferanten zu bezahlen

Wer muß eine doppelte Buchführung unterhalten?

Nun steht es leider nicht allen Unternehmern frei, sich für eines der beiden Aufzeichnungsverfahren zu entscheiden. Nur Freiberufler und Unternehmen mit eher geringen Umsätzen haben überhaupt die Wahl zwischen Einnahmen/Ausgabenrechnungen und doppelter Buchführung.
[include file=’/kontolino_cta.php‘]

Im Handelsgesetzbuch (§238) ist festgelegt:

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Nicht jeder Gewerbetreibende gilt automatisch als Kaufmann. Eine wichtige Ausnahme bilden die sogenannten freien Berufe (Künstler, Ärzte, Heilpraktiker, Ingenieure, Architekten,…), die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Von der Buchführungspflicht sind auch Unternehmer befreit, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die folgenden Betragsgrenzen nicht überschreiten

• Die Umsatzerlöse dürfen nicht mehr als 500.000 Euro betragen.
• Der Jahresüberschuss darf nicht höher als 50.000 Euro sein.

Also: wenn Sie mehr als 50.000 Euro pro Jahr Gewinn machen oder zumindest planen, dies zu tun, und Sie kein Freiberufler sind, stellt sich die Frage eigentlich gar nicht: Sie müssen eine doppelte Buchführung unterhalten.

Es gibt viele gute Gründe für eine doppelte Buchführung

Wer oberhalb der eben genannten Grenzen liegt und kein Freiberufler ist, muss hier eigentlich nicht mehr weiterlesen: es gibt keine Alternative zur doppelten Buchführung. Für alle anderen muss man sich die Sache noch ein wenig genauer ansehen. Es gibt nämlich eine ganze Reihe von Argumenten, die auch bei Freiberuflern und kleineren Unternehmen für eine doppelte Buchführung sprechen.

Mit der doppelten Buchführung das ganze Bild sehen!

Bereits zwischen den Zeilen haben sie vielleicht aus der obigen Aufzählung herauslesen können, dass es durchaus Sinn machen kann, nicht nur die Art einer Ausgabe oder Einnahme festzuhalten, sondern auch, woher oder wohin das Geld daraus geflossen ist. Besonders schlaue Menschen werden nun sagen: ja klar, dann schreibe ich in meiner E/A-Rechnung eben noch dazu, ob es vom Bankkonto oder per Kreditkarte bezahlt wurde. Recht so. Mit Werkzeugen wie einem Tabellenkalkulationsprogramm oder gar einem spezialisierten Programm für die E/A-Rechnung ist es dann ein leichtes, sich die Umsätze zusammen zu suchen, die z.B. auf der Kreditkarte verbucht wurden.

Bei genauem Hinsehen jedoch werden Sie sehr schnell feststellen, dass genau das die Aufgabe einer doppelten Buchführung ist: die Gegenkonten einer Einnahme oder Ausgabe stets aktuell mit zu führen. In einer doppelten Buchführung ist nämlich das Bankkonto dann stets aktuell und Sie können sich zu jedem Zeitpunkt nicht nur all Ihre Ausgaben ansehen, sondern auch das Bankkonto, und wie viel Sie davon für z.B. Wareneinkäufe ausgegeben haben. Sie können also immer die Waren- und die Geldseite eines Umsatzes betrachten. Ausserdem haben Sie auch in Ihrer Buchhaltung einen Überblick darüber, wieviel Sie auf Ihren Bankkonten oder in der Kasse haben. Sie sehen also das ganze Bild!

 Wie oft wollen Sie sich in Buchführung einarbeiten?

Ich nehme an, Sie haben Ihr Gewerbe aufgenommen, um damit Ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Und Ihnen geht es sicher wie mir: es wäre nicht schlimm, wenn das ganze so erfolgreich ist, dass es für ein angenehmes Leben mit dem einen oder anderen Luxus als Belohnung für die viele Arbeit und Zeit, die Sie da reinstecken, reichen würde. Also gerne auch mehr als 50.000 Euro Gewinn im Jahr.

Nun, wenn Sie also absehen können, dass Ihre Geschäftsidee durchaus so viel hergeben kann, dass es dieses, nächstes oder spätestens in 3 Jahren oder so mehr als 50.000 Euro Gewinn pro Jahr abwirft, sind Sie früher oder später aus Ihrer Wahlfreiheit entlassen und müssen eine doppelte Buchführung aufsetzen. Und dann müssen Sie sich nochmals in eine neue Buchführungsmethode einarbeiten. Ich würde sagen: es macht mehr Sinn, jetzt mit den wenigen und kleineren Buchungen anzufangen, und gleich die „richtige“ Buchführung einzuüben, als sich in zwei, drei Jahren wieder von neuem an die Thematik zu setzen. Um Sie gleich mal zu beruhigen: die Systematik der doppelten Buchführung ist bei uns hier in Europa schon seit mehr als 400 Jahren fast unverändert im Einsatz, die Chancen stehen also gut, dass dieses Wissen nicht so schnell veraltet.

Sorgfalt muss immer sein!

Grundsätzlich gilt immer: egal, welche Art der Aufzeichnung Ihrer Geschäftsvorfälle Sie auch wählen, sie müssen vollständig, lückenlos und nachvollziehbar sein. Das Finanzamt ist da ziemlich eigen: es will sich, wenn irgendwelche Fragen zu Ihrer Steuererklärung auftreten, schnell in Ihre Aufzeichnungen einarbeiten können. Und auch für Sie ist es durchaus von Vorteil, wenn Sie Ihre Aufzeichnungen so führen, dass Sie sich schnell und problemlos einen Überblick über Ihre Lage verschaffen können.

Die Mär vom Mehraufwand

Lassen Sie sich nichts einreden. Ob Sie nun einen Geschäftsfall so aufschreiben:

25.08.2014: Einkauf von Büromaterial, Rechnung 123 (Barzahlung) – 238,00 €,

Oder so:

25.08.2014: Einkauf von Büromaterial, Rechnung 123, Sollkonto: Büromaterial, Habenkonto: Kasse, 238.00 €

So einen wirklich großen Unterschied macht das nicht. Nur haben Sie im zweiten Falle zwei Konten benannt, die Sie nun einzeln anschauen können, und sich über deren aktuellen Stand informieren können. Zugegeben: Sie müssen lernen, welche Konten Sie für einen bestimmten Geschäftsvorfall bebuchen müssen, und Sie müssen sich an die Begriffe Soll und Haben gewöhnen. Aber hier kann Sie ein gutes Buchführungsprogramm unterstützen und Ihnen einiges abnehmen. So haben wir in Kontolino! z.B. die Buchungsmuster, mit denen Sie sich Ihre öfter auftretenden Geschäftsvorfälle als Vorlagen fürs nächste mal anlegen können. Mit der Eingabe eines Stichworts haben Sie dann den vorgefertigten Buchungssatz vor sich, in dem Sie nur noch den Betrag ändern müssen. Aktuell arbeiten wir an weiteren Assistenten, die Ihnen die so genannte Frage der Kontierung (also welche Konten bebuche ich? und welches davon im Soll/Haben?) abnehmen oder zumindest erleichtern.

Nehmen wir also an, Sie haben so etwa 20-25 verschiedene Geschäftsvorfälle in Ihrem Tagesgeschäft: sie bezahlen Strom, Gas, Wasser, Telefon und Ihre Lieferanten und stellen Ihren Kunden Ihre Dienstleistung oder Produkte in Rechnung oder kassieren Ihre Verkäufe bar an der Kasse. Das sind also etwa 25 verschiedene Buchungssätze, die Sie lernen müssen. Spezialfälle können immer mal auftauchen, aber die lassen sich auf einem geeigneten Internet-Forum oder mit Hilfe einer Internet-Suchmaschine lösen. Notfalls können Sie für besonders komplexe Dinge auch mal einen Steuerberater oder Ihren Finanzbeamten fragen (Ja, der darf das und tut es meiner Erfahrung nach auch sehr gerne).

Ich behaupte, wenn Sie mal die 10 wichtigsten Buchungssätze kennen, ist für ein kleines Unternehmen die Buchführung für den zurückliegenden Monat in einer halben Stunde bis Stunde erledigt. Unsere Tipps zum Umgang mit Belegen und zum Buchführungsordner helfen Ihnen ganz sicher dabei.

Welche Rolle spielt hier die Kleinunternehmerregelung nach UStG?

Der Begriff des Kleinunternehmers wird manchmal ein wenig falsch verstanden. Diese Regelung ist im Umsatzsteuergesetz zu finden, und regelt lediglich, dass Unternehmer, die nur sehr geringe Umsätze machen, sich von der Pflicht der Zahlung von Umsatzsteuer befreien lassen können. Im Gegenzug dürfen sie dann aber auch für ihre Einkäufe keine Vorsteuer abziehen.

Wenn Sie den vorigen Abschnitt aufmerksam gelesen haben, ist Ihnen bereits klar: Kleinunternehmer zu sein, hat nur indirekt mit der Frage zu tun, ob man eine doppelte Buchführung aufsetzen muss. Indirekt, weil man als Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes unterhalb der Gewinngrenze von 50.000 Euro liegt.

Wer also die Kleinunternehmerregelung nach dem Umsatzsteuergesetz für sich in Anspruch nimmt, ist automatisch unterhalb der Grenzen für die Pflicht zur Führung von Büchern nach dem Prinzip der doppelten Buchführung nach dem Handelsgesetzbuch. Streng genommen haben aber die beiden Regelungen nichts miteinander zu tun.