Neue Auswertung „Verkehrszahlen“

Es steht Ihnen nun ganz neu in Kontolino! eine neue Auswertung zur Verfügung. Wie alle Auswertungen finden Sie die neue Auswertung „Verkehrszahlen“ unter dem Menüpunkt „Auswerten“. Unter Verkehrszahlen, werden im Allgemeinen die kumulierten Bewegungen im Soll und Haben auf einem Konto verstanden.

Diese Auswertung kann Ihnen helfen Ihre Zahlungen monatsgenau in den Blick zu nehmen. Schauen wir uns nun an, welche Daten die Auswertung Ihnen zur Verfügung stellt.

Diese Auswertung wird pro Konto erstellt. Für das von Ihnen ausgewählte Konto sehen Sie pro einzelnem Monat des Jahres aufgelistet:

  • den Abschlusssaldo des Kontos zum 30. / 31. des jeweiligen Monates.
  • den Eröffnungssaldo des Kontos zum 01. des jeweiligen Monates
  • kumuliert alle Bewegungen auf der Soll-Seite des Kontos des Monats
  • kumuliert alle Bewegungen auf der Haben-Seite des Konto des Monats und
  • den Abschlusssaldo des Kontos zum 30. / 31. des jeweiligen Monates.

Mögliche Anwendungsfälle für die Auswertung „Verkehrszahlen“

Im Normalfall wird die Auswertung benutzt, um den Zahlfluss von Kunden- bzw. Lieferantenkonten darzustellen. So können Sie monatlich aufgeschlüsselt sehen, wie viel Umsatz Sie mit Ihrem Kunden gemacht haben (die Spalte Bewegung Soll). Weiter sehen Sie, wie viel Geld Sie von Ihrem Kunden in dem Monat erhalten haben (die Spalte Bewegung Haben). Und zum Schluss, wie viel Geld Sie vom Kunden noch zu erwarten haben.

Diese Auswertung können Sie somit auch nutzen, um evtl. Buchungsfehler oder -lücken aufzudecken: Denn wurde die Rechnung von Ihnen bereits als bezahlt abgehakt, aber das Kundenkonto zeigt noch einen offenen Betrag über die Rechnungssumme auf, dann wissen Sie, dass Sie den Zahlungseingang noch verbuchen müssen.

Fazit

Mit der Auswertung „Verkehrszahlen“ steht Ihnen eine zusätzliche Funktion in Kontolino! zur Verfügung, um über Ihre Kunden bzw. Lieferanten mehr Erkenntnisse zu gewinnen. Zusätzlich können Sie die Verkehrszahlen nutzen, um evtl. Buchungsfehler bzw. -lücken schneller auf die Spur zu kommen. Wie immer finden Sie mehr Informationen zu dieser Auswertung in unserem Handbuch auf der Seite „Verkehrszahlen„.

Die Kontolino!-Foto-App

ist ab heute für Sie verfügbar. Mit dieser App können Sie unterwegs Ihre Belege mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera fotografieren und direkt an die Belege-Inbox von Kontolino! schicken. In diesem Artikel wollen wir Ihnen kurz vorstellen, wie die Foto-App funktioniert.

Funktionsweise der Kontolino!-Foto-App

Einmal auf Ihrem Start-Bildschirm installiert, starten Sie die App mit einem Klick auf das Kontolino!-Icon Sie kommen daraufhin auf den Start-Bildschirm der Foto-App. Dort können Sie mit Klick auf den Button „Bitte machen Sie ein Foto“, entweder durch Öffnen der Kamera ein Foto Ihres Beleges machen oder bereits verfügbare Fotos aus Ihrer Fotomediathek auswählen. Mit Klick auf den Button „Weiter“, wird Ihnen für jedes ausgewählte Foto ein kleines Vorschaubild angezeigt. Zudem sehen Sie den Dateinamen, das Datum und ein leeres Feld für den Titel Ihres Beleges. Sie können nun die Einträge bei Bedarf ändern. Oder Sie klicken auf den Button „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Im nächsten Schritt müssen Sie Ihre Kontolino! Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort) eingeben. Nun können Sie Ihre Belege zu Kontolino! absenden. Hat alles geklappt, sehen Sie die Erfolgsmeldung auf Ihrem Handy bzw. .Tablet. Ihr Beleg ist nun in der Kontolino!-Belege-Inbox gespeichert.

Sobald Sie Sich in Kontolino! anmelden, können Sie wie gewohnt auch diesen Beleg in der Belege-Inbox ansehen und von dort aus verbuchen.

Wie Installieren Sie die Kontolino!-Foto-App?

QR-Code mit der Web-Adresse der Kontolino!-Foto-App

Zum Installieren der App scannen Sie einmalig den nebenstehenden QR-Code mit Ihrer Handy- oder Tablet-Kamera – oder geben die Adresse: https://app.kontolino.de/foto-app/ ein. Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, poppt ein Bildschirm auf, auf dem Sie gefragt werden, ob Sie die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzufügen wollen. Bestätigen Sie dies und Sie haben das Kontolino!-Icon auf Ihrem Handy und können von dort aus jederzeit die App öffnen.

Wenn Sie ein Apple-Gerät verwenden, müssen Sie, um die App auf Ihrem Start-Bildschirm hinzuzufügen wie folgt vorgehen: Sie gehen auf das Teilen-Symbol in Ihrem Browser und wischen dann mit Ihrem Finger von unten nach oben. Nun erscheint der Eintrag: „Zum Home-Bildschirm“. Klicken Sie darauf und die App ist nun auf Ihrem Start-Bildschirm per Klick auf das Icon von Kontolino! verfügbar.

Hinweis: Wenn Sie die Kontolino!-Foto-App nutzen, denken Sie daran Ihre Verfahrensdokumentation zu aktualisieren.

Zusammenfassung

Mit der Kontolino!-Foto-App können Sie von unterwegs bequem Ihre Belege für Ihre Buchhaltung abfotografieren und diese mit wenigen Klicks in die Belege-Inbox von Kontolino! absenden. So kann kein Beleg mehr verloren gehen. Alle Ihre so hochgeschickten Belege stehen Ihnen in der Belege-Inbox zur Verbuchung wie gewohnt bereit. – Und die App ist für alle Nutzer verfügbar: denn diese ist bereits ab dem Paket Basis freigeschalten.

Entwurf eines BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 13. Juni 2024 einen Entwurf zum Thema E-Rechnung veröffentlicht. Normalerweise werden Entwürfe von BMF-Schreiben nicht veröffentlicht, da aber die E-Rechnung ein großer Eingriff in die Wirtschaft sein wird, hat sich das BMF entschlossen, in diesem Fall bereits den Entwurf des Schreibens zu veröffentlichen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die wesentlichen Inhalte vorstellen. Vorab: die Inhalte decken sich mit unserem bereits veröffentlichen Blogbeitrag „eRechnung – was ist geplant„. Nur ist dieses Schreiben wesentlich umfassender und deckt auch Spezialfälle ab.

Inzwischen ist das endgültige BMF-Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht worden. Lesen Sie in unserem Blog-Beitrag „BMF-Schreiben zur E-Rechnung“ gerne die endgültigen Regelungen nach.

E-Rechnungspflicht

Rechnungen müssen grundsätzlich nach dem 31. Dezember 2024 als E-Rechnungen ausgestellt werden, wenn

  • es sich um eine Rechnung an ein anderes Unternehmen handelt
  • beide Unternehmen Ihren Sitz in Deutschland haben
  • der Rechnungsbetrag über der Kleinbetragsgrenze von 250 € liegt
  • es sich nicht um Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, handelt (Heilberufler, Dozenten an öffentlichen Bildungseinrichtugen, Versicherungsmakler etc.)
  • es sich nicht um Fahrausweise handelt.

So müssen auch Kĺeinunternehmer und Land- und Forstwirte in Zukunft E-Rechnungen ausstellen. Auch Gutschriften müssen als E-Rechnung erstellt werden. Da diese Umstellung an IT-Systeme einen erheblichen Aufwand stellt, werden großzügige Übergangsfristen im BMF-Schreiben eingeräumt. Dazu aber später mehr.

Rechnungsarten ab dem 01. Januar 2025

Die Begrifflichkeit von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen wird in Zukunft neu definiert.

Unter den Begriff elektronische Rechnung, fallen dann nur noch Rechnungen, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (siehe BMF-Schreiben Kapitel 2.1.1). Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung maschinenlesbar ist – ein menschenlesbares Dokument ist nicht mehr erforderlich – aber optional weiter möglich.

Alle anderen Rechnungen, fallen in Zukunft unter den Begriff „sonstige Rechnungen„. Als Beispiele werden JPEG- oder bloße PDF-Dateien angeführt. Aber natürlich fallen auch alle Papierrechnungen unter den Begriff „sonstige Rechnungen“.

Zulässige Formate einer E-Rechnung

Grundsätzlich muss eine E-Rechnung maschinenlesbar alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten. Zusätzliche Informationen sind möglich. Alle Rechnungsangaben müssen in einem strukturierten Format abliegen, das die Norm EN 16931 erfüllt. Als Beispiele für Formate, die die Norm EN 16931erfüllen, werden das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 und der XStandard (XRechnung) genannt.

Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet den Vorteil, dass diese aus zwei Teilen besteht:

  • dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) und
  • einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument).

Wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format übermittelt, dann gelten bei Abweichungen die Informationen des strukturierten Datenteils.

Eine XRechnung beinhaltet nur den strukturierten Datensatz und ist für den Menschen nicht lesbar. Dies kann über Visualisierungstools aber bewerkstelligt werden.

Übermittlung, Empfang und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die Übermittlung von E-Rechnungen muss elektronisch erfolgen. Entweder über das Versenden von der E-Rechnung per Mail oder der Bereitstellung der E-Rechnung in einer Schnittstelle oder der Möglichkeit eines Downloads. Eine Übergabe der E-Rechnung per USB-Stick erfüllt allerdings nicht die Anforderung der Übermittlung in elektronischer Form.

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht es aus, wenn der Empfänger ab dem 01. Januar 2025 eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellt. Sprich der Empfänger muss die Datei entgegennehmen und somit auch 10 Jahre lang bei sich im ursprünglichen Format aufbewahren können. Weiter muss die E-Rechnung unveränderbar und vom Finanzamt auswertbar sein.

Zu mehr ist der Empfänger aber derzeit nicht verpflichtet. Sprich die maschinelle Weiterverarbeitungsmöglichkeit der E-Rechnung wird derzeit (also zum 1.1.2025) noch nicht verlangt.

Übergangsregelungen

Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsaussteller. Der Rechnungsempfänger muss ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen per z. B. Mail entgegennehmen können.

Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.

Wie ist der Stand in Kontolino!?

Für Kontolino! ist geplant, dass das ZUGFeRD-Format für die Erstellung von Rechnungen ermöglicht wird. Dafür haben wir die Datenstruktur von Kontolino! weitestgehend an die Vorgaben der EN 16931 angepasst. Auch wurde implementiert, dass Sie Ihre Briefbögen auf pdfA/3-b-Kompatibilität in Kontolino! überprüfen können. Zusätzlich können Sie nicht valide-Briefbögen in Kontolino! austauschen. Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Artikel: „Neue Features beim Schreiben von Rechnungen„. Weiter haben wir die XML-Struktur grundsätzlich gemäß der EN 16931 im Testsystem erstellt. Nun sind wir am Testen unserer erstellten E-Rechnungen.

Parallel unternehmen wir gerade erste Schritte, um auch E-Rechnungen in Kontolino! empfangen zu können. Wir planen die strukturiert übermittelten Daten – zumindest im ZUGFeRD – Format – für Sie zur Vereinfachung der Buchhaltung auszulesen und zur Verfügung zu stellen. Auf jeden Fall werden Sie aber – entweder über die Belege-Inbox oder aber über den direkten Datei-Upload spätestens ab dem 01. Januar 2025, Ihre E-Rechnungen in Kontolino! unveränderbar speichern und aufbewahren können. Das gilt im Grunde bereits heute.

Update 01.09.2024: Inzwischen können Sie E-Rechnungen in Kontolino! erstellen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag: E-Rechnung in Kontolino! ab nun verfügbar.

Zusammenfassung

Auch wenn es sich gerade nach viel Arbeit anhört – später werden die E-Rechnungen eine große Erleichterung, gerade auch in der Buchhaltung mit sich bringen. Denn durch die einheitlichen Datenformate zur Übermittlung der Pflichtbestandteile einer Rechnung, können viele notwendige Informationen für die Buchhaltung direkt in den Buchungssatz übertragen werden. Sei es Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag oder aber auch der Mehrwertsteuercode. So ist z.B. ein Zwischenschritt über eine fehleranfällige visuelle Erkennung von Rechnungsdaten aus Bild- oder PDF-Dateien nicht mehr nötig, die Informationen können dann ja direkt maschinell ausgewertet werden. Kontolino! ist bereits mitten in der Implementierung, um Ihnen die Vorteile in Verbindung mit der E-Rechnung zur Verfügung stellen zu können.

Neue Videos erstellt

Um den Einstieg in Kontolino! zu erleichtern, haben wir für Sie neue Videos zu verschiedenen Themenfeldern erstellt. Denn wie heißt es so schön, ein Bild sagt mehr wie tausend Worte. Und ein kurzes Erklärvideo ist eingängiger als die bestgeschriebenste Dokumentation.

Welche Videos haben wir für Sie neu erstellt?

Zum Einen haben wir bereits vorhandene Videos wieder auf den aktuellen Stand der Dinge in Kontolino! gebracht: zum Beispiel der Ablauf des Verbuchen eines Bankauszuges oder der Erstellung einer Rechnung. Auf der anderen Seite haben wir für Sie zusätzliche Videos erstellt zu Themen, zu denen wir immer wieder Fragen erhalten haben. So gibt es zum Beispiel nun Videos dazu, wie Sie Ihre Bankkonten online in Kontolino! anbinden oder eigene Belegnummernautomaten einrichten.

So stehen Ihnen nun 11 Videos zu folgenden Themenblöcken zur Verfügung:

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Schauen und hoffen, dass Ihnen die Videos bei der Nutzung von Kontolino! die eine oder andere Frage beantworten.

Änderungen der Abschreibungsmöglichkeiten für 2024

Im Wachstumschancengesetz wurden die Abschreibungsmöglichkeiten teilweise neu geregelt. So wurde die degressive Abschreibung – unter anderen Konditionen – als Option wieder zeitlich befristet eingeführt. Außerdem wurde die Möglichkeit der Sonderabschreibung nach §7g Abs. 5 EStG geändert. Beide Änderungen wurden inzwischen in Kontolino! umgesetzt, so dass Ihnen in der Anlagenbuchhaltung, die neuen Optionen – wenn Sie die Bedingungen erfüllen – nun zur Verfügung stehen.

Übrigens haben wir nicht nur unsere Programm, sondern auch unsere Dokumentation bereits angepasst. Finden Sie in unserem Kontierungslexikon

ausführlich mit Beispielen und den neuen Regeln erklärt.

Sie kennen unsere Anlagenbuchhaltung noch nicht? Dann können Sie Sich in unserem Handbuch einen ersten Eindruck von der Anlagenbuchhaltung in Kontolino! verschaffen. Diese steht Ihnen ab dem Paket „Classic“ zur Verfügung.

Degressive Abschreibung wird befristet wieder eingeführt

Die degressive Abschreibung wurde wieder befristet eingeführt. Sie beträgt das 2 fache der linearen Abschreibungssatzes maximal jedoch 20 % des Restbuchwertes pro Jahr. Die degressive Abschreibung wurde für bewegliche Wirtschaftsgüter vom 01. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2022 bereits wieder eingeführt. Nun wird diese erneut mit dem Wachstumschancengesetz für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 31. März 2024 bis einschließlich zum 31. Dezember 2024 angeschafft werden, ermöglicht. Allerdings mit den oben genannten Abschreibungswerten.

Wenn Sie in Kontolino! in diesem Zeitraum ein Anschaffungsgut erfassen, können Sie somit wieder die degressiv/lineare Abschreibungsart zusätzlich zur rein linearen auswählen. Die degressiv/lineare Abschreibung berechnet dann die Abschreibungsbeträge auf Basis der neuen Regeln für Sie.

Degressive Abschreibung für Wohngebäude wird neu eingeführt

Gebäude, die zu Wohnzwecken dienen, können in Höhe von 5 % degressiv abgeschrieben werden. Die degressive Abschreibung kann erfolgen, wenn der Bau nach dem 30. September 2023 und vor dem 01. Oktober 2029 begonnen wurde.

Hier wurde in Kontolino! die degressiv/lineare Abschreibungsmethode für Sie neu programmiert. Somit stehen Ihnen nun auch für Gebäude die beiden Arten linear als auch degressiv/linear wahlweise in Kontolino! zur Verfügung.

Sofortabschreibung 7g Abs. 5 EStG wurde geändert

Für Investitionen in das betriebliche Anlagevermögen können Sie eine Sonderabschreibung in Höhe von 40 % vornehmen. Dies gilt für Investitionen, die Sie ab dem 01. Januar 2024 tätigen und Ihr Gewinn für das Vorjahr nicht über 200.000 € lag und Sie das Anlagegut zu mindestens 90 % betrieblich nutzen werden.

mögliche Sonder-Abschreibungen

Die Sonder-AfA können Sie über den Werkzeugkasten beim Anlagegut hinzufügen. Dazu wählen Sie aus dem Werkzeugkasten den Eintrag „Abschreibungsplan“ aus. Dort fügen Sie eine „außerplanmäßige Abschreibung“ hinzu. Wählen Sie dann den Eintrag „Sonderabschreibungen zur Förderung kleiner Betriebe §7g Abs. 5 EStG“ aus. Geben Sie dann maximal den 40%-Wert der Anschaffungskosten ein. Ein höherer Wert wird von Kontolino! nicht akzeptiert.

Vor dem 01. Januar 2024 lag der Wert bei 20% und die Bedingungen waren andere.

Zusammenfassung

Im Wachstumschancengesetz wurde die Möglichkeiten der Abschreibungen für die Unternehmen erhöht. Wir haben in Kontolino! die Änderungen für Sie programmtechnisch umgesetzt. Zusätzlich haben wir für Sie auch unsere Dokumentationsseiten angepasst. So können Sie Sich in die Grundlagen der Anlagenbuchhaltung und der Abschreibungen einlesen und diese in Kontolino! bequem nutzen.

Neue Features beim Schreiben von Rechnungen

Rund um das Thema Schreiben von Rechnungen, haben wir in den vergangenen Tagen weitere Möglichkeiten für Sie in Kontolino! implementiert:

Lange von einigen unserer Nutzer gewünscht, nun in Kontolino! verfügbar: Sie können nun zwischen viel mehr verschiedenen Schriftarten für Ihre Rechnungen auswählen. So können Sie Ihre Rechnung viel individueller gestalten.

Zusätzlich können Sie nun zwischen zwei Varianten der Darstellungsweise der Referenzangaben auswählen. Diese können Sie entweder – wie bisher – als Zeile darstellen oder neu tabellarisch untereinander rechts oben.

Weiter können Sie in Vorbereitung auf die E-Rechnung überprüfen, ob Ihre Briefbögen als Basis für ZUGFeRD-Rechnungen geeignet sind. Falls nicht können Sie die Briefbögen austauschen.

Last but not least haben wir für Sie für all diese neuen Möglichkeiten neue Videos für Sie erstellt: eines zum Erstellen und Hinterlegen neuer Briefbögen und eines für das Erstellen von Rechnungsvorlagen.

Aber nun der Reihe nach. Wir stellen Ihnen die neuen Features eines nach dem anderen vor:

Verfügbare Schriftarten

Die Schriftart für Ihre Rechnung legen Sie bei der Definition Ihrer Rechnungsvorlagen unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Rechnungsvorlagen…“ fest. Bisher war die Auswahl an Schriften sehr eingeschränkt. Nun haben wir diese um etliche erweitert:

Sie können Ihre Schriftart für Ihre Rechnungen jederzeit ändern. Dazu bearbeiten Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Rechnungsvorlagen…“ mit Klick auf den Bleistift, die Rechnungsvorlage, die Sie ändern wollen. Anschließend öffnen Sie die Einstellung „Briefbogen & Drucklayout“. Dort können Sie nun die neue Schriftart festlegen. Sobald Sie diese Änderung gespeichert haben, werden alle neuen Rechnungen mit der neu von Ihnen festgelegten Schriftart erstellt.

Darstellungsweise der Referenzangaben

Unter Referenzangaben zählen Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer, Kundennummer oder Lieferdatum. Bisher konnte Kontolino! diese nur als waagrechte Zeile drucken, nun können Sie diese Informationen auch tabellarisch rechts oben auf Ihren Rechnungen drucken lassen.

Dieses Layout können Sie auch unter dem Menüpunkt „Faktura“ –> „Rechnungsvorlagen…“ auswählen. Sie finden für dieses Layout unter der Einstellung „Briefbogen & Drucklayout“ das neue Feld „Referenzangaben“. Wählen Sie dort den Eintrag „Referenzen tabellarisch oben rechts“ aus und Sie erhalten das neue Layout.

Achtung: bei dem neuen Layout „Referenzen tabellarisch oben rechts“ verändern sich die Maße, die Ihnen im Rahmen der Gestaltung Ihres Briefbogens zur Verfügung stehen. Sie haben dann nur noch 40 mm Höhe auf der gesamten Breite zur freien Gestaltung. Details finden Sie in unserem Video oder auf der Seite „Eigene Briefbögen für Dokumente gestalten“.

Briefbögen als Basis für eRechnung geeignet

Im Zuge der Einführung der eRechnung, ändern wir Kontolino! derzeit so ab, dass Kontolino! beim Schreiben von Ausgangsrechnungen die Anforderungen gemäß ZUGFeRD unterstützt. Eine dieser Anforderungen ist, dass der Briefbogen pdf/A-3b-kompatibel sein muss. Was das bedeutet? Das bedeutet, dass in einer pdf-Datei zusätzlich Informationen zur Rechnung strukturiert und unveränderbar abgelegt sein können. In Kontolino! wurde nun implementiert, dass Sie unter dem Menüpunkt „Faktura“–>“Briefbögen…“ Ihre hinterlegten Briefbögen auf pdf/A-3b-Kompatibilität validieren können. Falls Sie das Ergebnis erhalten, dass diese nicht den pdf/A-3b-Vorgaben entsprechen, dann können Sie mit den blauen sich kreuzenden Pfeilen den Briefbogen austauschen.

Sie erstellen einen pdf/A-3b-kompatibeln Briefbogen, in dem Sie in Ihrem Textverarbeitungs- bzw. Graphikprogramm Ihre Datei als pdf-exportieren. Beim Export, klicken Sie die Option pdf/A an und zusätzlich die Version 3b. Weitere Strukturinformationen müssen Sie nicht erzeugen. Das ist bereits alles.

Diesen fertigen Briefbogen laden Sie dann in Kontolino! hoch. Nun validiert Kontolino! automatisch beim Hochladen, ob der neuen Briefbogen pdf/A-3b-Kompatibel ist. Sie bekommen nach dem Hochladen das Prüfergebnis von Kontolino! angezeigt.

Videos

Sie schauen lieber gerne Videos, als Sich lange Dokumente durchzulesen. Dann laden wir Sie herzlich ein die neuen Videos von uns anzuschauen:

Briefbögen erstellen
Rechnungsvorlagen erstellen

Zusammenfassung

Es hat sich einiges beim Schreiben von Rechnungen in Kontolino! getan. Neben neuen Layoutmöglichkeiten wie vielen neuen Schriftarten wurden auch weitere Anpassungen an die Anforderungen der E-Rechnung umgesetzt. So können Sie nun Ihre hinterlegten Briefbögen auf pdf/A3b-Kompatibilität validieren und ggf. durch eine neue Datei austauschen. Zusätzlich wurden neue Videos für das Erstellen von Briefbögen und Rechnungsvorlagen erstellt.

Die GoBD wurden überarbeitet

Mit einem BMF-Schreiben vom 11. März 2024 hat das Finanzministerium Änderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bekanntgegeben. Bei den GoBD handelt es sich zwar nicht um gesetzliche Vorgaben, nichts desto trotz müssen diese von Unternehmen im Rahmen Ihrer Buchhaltung eingehalten werden.

Die nun durchgeführten Änderungen sind zum Einen gesetzlich bedingt, zum Anderen aber auch dem technischen Fortschritt geschuldet. Nachgehend stellen wir Ihnen aus unserer Sicht, die wichtigsten Änderungen vor – wobei wir auf reine Änderungen von Begrifflichkeiten nicht eingehen werden.

Umgang mit elektronischen Daten

Neu ist, dass die Buchführungsdaten maschinell auswertbar an die Finanzbehörden übermittelt werden müssen. Dabei sind die Schnittstellenbeschreibungen der Finanzbehörden einzuhalten. In diesem Zuge, wurden diese Schnittstellenbeschreibungen mit überarbeitet.

Können die Buchführungsdaten nicht gemäß der Schnittstellenbeschreibung der Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden, kann das nun zur Folge haben, dass die Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft wird. Dies wiederum, kann dazu führen, dass die Finanzbehörden zu Steuerschätzungen greifen.

Neu ist auch, dass die Finanzbehörden, die im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung gestellten Daten mitnehmen darf. Selber kopieren dürfen die Finanzbehörden die Daten nicht. Und nach erfolgter und abgeschlossener Außenprüfung, müssen die Daten wieder von den Finanzbehörden gelöscht bzw. zurückgegeben werden.

Kontolino! unterstützt das von der Finanzbehörde zugelassene Dateiformat ASCII Delimited in Form des DATEV-Buchungsstapel-Exports (siehe Anhang Nummer 4). D.h., Sie können bei Bedarf unter dem Menüpunkt „Import/Export“–>“DATEV-Export“ eine Exportdatei erstellen und diese Datei den Finanzbehörden zur Verfügung stellen. Zusätzlich können Sie Ihren Kontenplan unter dem Menüpunkt „Verwalten“–>“Kontenplan“ als CSV-Datei erhalten.

Einnahme-Überschuss-Rechner

Für Einnahme-Überschuss-Rechner wird (siehe Randziffer 15 Satz 3) wird ein Spielraum für die Erfüllung der GoBD eingeräumt. Hier wird auf die Bewertung der Unternehmensgröße im Bezug auf die Erfüllung der GoBD eingegangen. Näheres wird leider nicht festgeschrieben. So muss sich in Zukunft in der Praxis zeigen, was dies genau bedeutet.

Grundsätze zur Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Eigentlich wird hier verlangt, dass Einzelaufzeichnungen über jeden Verkauf zu führen sind, soweit zumutbar. Für diesen Zusatz „soweit zumutbar“ werden explizit 2 Beispiele genannt. Eines lautet:

In einem Einzelhandelsgeschäft kommt zulässigerweise eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung zum Einsatz. Die Namen der Kunden werden bei Bargeschäften nicht erfasst und nicht beigestellt. – Keine Beanstandung.

GoBD Kapitel 3.2.1 Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

Das heißt, Sie müssen nicht zwingend jede Barzahlung im Laden separat erfassen. Es reicht am Schluss das Kassenjournal des Tages aus.

Zusammenfassung

Vor allem das Aushändigen der Daten wurde in den überarbeiteten GoBD neu gefasst und damit an die technischen Möglichkeiten angepasst. Kontolino! unterstützt eine von den Finanzbehörden vorgegebene Schnittstelle. Mehr zu den Vorgaben der GoBD und der Unterstützung, die Ihnen Kontolino! dazu bietet finden Sie auf unserer Seite „Kontolino! und die GoBD„.

E-Rechnung – was ist geplant?

Bereits jetzt ist die elektronische Rechnungsstellung Pflicht, wenn diese an den Bund gestellt werden -außer diese überschreitet nicht den Betrag von 1.000 Euro (siehe dazu auch „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes)“. Was ist überhaupt eine sogenannte elektronische Rechnung oder kurz E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und deren Inhalte elektronisch und automatisch verarbeitet werden kann.

Neue Begrifflichkeiten im Detail

Bisher hat man von Rechnung und elektronischer Rechnung gesprochen. Wobei man bei letzterem auch erzeugte pdf-Rechnungen meinte, die per Mail versandt wurden. Dies ist ab dem 01. Januar 2025 nicht mehr der Fall. Ab dem Jahr 2025 spricht man von E-Rechnungen nur noch dann, wenn diese in einem strukturieren Format ausgestellt wurde und somit beim Empfänger automatisiert verarbeitet werden kann.

Alle Papierrechnungen oder auch pdf-Rechnungen ohne strukturierte Daten werden in Zukunft als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet.

Welche strukturierten Formate sind möglich?

Grundsätzlich lässt das der Gesetzgeber offen. So können auch zwei Unternehmen untereinander ein Format vereinbaren, in dem Sie Ihre Rechnungen austauschen möchten. Allerdings gibt es zwei Standards, die explizit erwähnt werden und die sich wohl durchsetzen werden. Der eine Standard nennt sich XRechnung, der andere ZUGFeRD. Diese beiden werden explizit auch in einem BMF-Schreiben vom 02.10.2023 erwähnt. Die XRechnung kommt bereits im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (siehe Einleitung) zum Einsatz. Das ZUGFeRD-Format ist eine pdf-Datei, die zusätzlich Daten in einer sogenannten XML-Struktur beinhaltet. Somit ist dieses Format für Menschen und Maschinen lesbar.

Wer muss in Zukunft eine E-Rechnung ausstellen?

Sie müssen dann eine E-Rechnung ausstellen, wenn Ihre Kunden Unternehmer sind und Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig sind. Ausgenommen sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen über steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 – 29 UStG.

Wie ist gerade die Planung zur Einführung der E-Rechnung?

Die zeitliche Planung ist im Wachstumschancengesetz Artikel 23 verankert, das inzwischen verabschiedet wurde (siehe hierzu auch unseren Blogbeitrag zum Wachstumschancengesetz). Eine grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ist zum 01.01.2025 geplant. Da dies aber an Rechnungssysteme erhebliche Aufwendungen bedeutet, sind großzügige Übergangsfristen verabschiedet worden:

Bis Ende 2026 können weiterhin alle bisher verwendeten Formate für Rechnungen weiter verwendet werden, also auch pdf-Rechnungen oder Papierrechnungen. Bis zum Ende 2027 gilt dies auch noch weiterhin – vorausgesetzt Ihr Kunde stimmt zu und Sie als Rechnungsaussteller haben einen Vorjahresumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten. Erst ab dem Jahr 2028 müssen die neuen E-Rechnungsvorgaben eingehalten werden.

Als Empfänger einer E-Rechnung

müssen Sie ab dem 01. Januar 2025 in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Sollte Ihr Lieferant von der im Abschnitt davor genannten Übergangsregelung, Gebrauch machen, müssen Sie natürlich keine E-Rechnung von ihm in Empfang nehmen und verarbeiten können.

Was plant Kontolino!?

Für Kontolino! ist geplant, dass das ZUGFeRD-Format für die Erstellung von Rechnungen ermöglicht wird. Derzeit sind wir in den ersten Schritten, um die Daten zusätzlich in der pdf-Datei in der vorgegebenen Struktur abzubilden. So haben wir bereits die Adressdaten und die Mengeneinheiten in das vorgegebene Format überführt. Das bedeutet für Sie, dass Ihre neuen Rechnungen bereits was die Adressdaten und Mengeneinheiten angeht ZUGFeRD-kompatibel sind.

Allerdings müssen Sie überprüfen, ob Sie eigene Mengeneinheiten angelegt haben. Wenn ja, müssen Sie einen zusätzlichen Code eingeben. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite „Einheiten„.

Auch kann es passieren, dass wenn Sie alte Rechnungen kopieren, die Adressdaten einmalig neu ausfüllen müssen. Dies ist notwendig, da die Struktur der Adressdaten in Kontolino! an die offizielle Datenstruktur angepasst wurde.

Sprich, wir planen zuerst die Erstellung von Rechnungen als E-Rechnung umzusetzen und direkt danach wird in Kontolino! auch der Empfang von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format und XRechnungsformat für Sie umgesetzt werden.

Inzwischen wurde folgendes zusätzlich implementiert:

Zusammenfassung

Auch wenn es im ersten Schritt eine starke Umstellung und erhöhten Arbeitsaufwand bedeutet: Auf lange Sicht wird es eine große Zeitersparnis bedeuten, wenn alle relevanten Rechnungsdaten elektronisch auslesbar und verarbeitbar sein werden. Kontolino! macht sich mit auf die Reise und setzt nach und nach das ZUGFeRD-Format um. Im Anschluss daran, wir der Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat umgesetzt. Wir halten Sie auf jeden Fall auf dem Laufenden.

Lingen: ExistenzgründerInnen können Buchhaltungsprogramme vergleichen und ausprobieren

Das Mittelstand-Digital Zentrum Lingen.Münster.Osnabrück hat ein – wie ich meine – tolles Angebot für ExistenzgründerInnen und Menschen, die noch in der Planung ihrer Existenzgründung stecken. Sie können gemeinsam mit anderen Startern verschiedene Buchhaltungsprogramme vergleichen und ausprobieren.

Und zwar geht es darum, die Vorzüge von Cloud-Software im allgemeinen und von einer geeigneten Buchhaltungssoftware im Besonderen für das neue oder junge Gewerbe kennen zu lernen. Und das ganze ist Anbieterneutral und ohne Vertriebsgespräch. Hier können Sie gemeinsam mit anderen ExistenzgründerInnen, Solopreneuren und JungunternehmerInnen einen Blick auf verschiedene Buchhaltungslösungen in der Cloud werfen. Begleitet werden Sie durch einen Coach, der keine der Lösungen verkaufen muss, können Sie anhand vorgefertigter Beispiel-Fälle direkte Vergleiche zwischen den Programmen anstellen und herausfinden, welche der Lösungen zu Ihnen passt.

Es gibt inzwischen viele konkurriende Angebote, die man natürlich fast alle auch kostenlos ausprobieren kann, aber wer hat schon Zeit und Energie, 5 oder mehr Buchhaltungsprogramme auf eigene Faust zu testen?

Wir finden, das ist eine tolle Sache. Sie können ganz unverbindlich Fragen stellen, sich mit Leuten austauschen, die vor der selben Frage stehen und einfach mal völlig unverbindlich probieren. Und das ganze kompakt an einem Nachmittag.
Wir freuen uns natürlich sehr, dass Kontolino! dieses Angebot unterstüzen kann.Und natürlich stehen wir Ihnen für Fragen, die Sie nicht vor Ort klären konnten, jederzeit zur Verfügung.

Wann und wo?

Es gab bereits 2 Termine im Februar, die sehr gut angenommen wurden. Aktuell sind im April noch 2 weitere Termine geplant:

(Klicken Sie einfach auf einen der Links für mehr Informationen oder um sich anzumelden)

Die Veranstaltungen finden im IT-Zentrum Lingen (Ems) in der Kaiserstraße statt und sind kostenlos. Es sind keine Vertreter der Softwareanbieter vor Ort. Dadurch bekommen Teilnehmer die Zeit und Ruhe, ohne Berührungsängste mit den Lösungen zu arbeiten. Die Coaches vor Ort haben sich in die Programme eingearbeitet und können Ihnen grundsätzliche Fragen beantworten. Sie sind aber anbieterneutral und haben keinerlei Vorteile aus Ihrer letztendlichen Entscheidung.

Diese Gelegenheit sollten Sie sich nicht entgehen lassen, wenn Sie in der Region um Münster/Osnabrück sind und sich für eine passende Buchhaltungssoftware entscheiden möchten.

Neues Layout für Buchungen und Rechnungen

Wir haben uns lange Gedanken zu verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten von Kontolino! gemacht. Vor allem ging es bei diesen Überlegungen, um das Layout von Tabellen, Rechnungen und Buchungen. Wie können wir darstellen, welchen Status der Buchungssatz bzw. die Rechnung gerade hat und welche Bearbeitungsmöglichkeiten es dazu gibt. Das hört sich alles noch ein wenig abstrakt an? Dann folgen Sie uns mit einem Beispiel.

Beispielfall zur Layoutgestaltung

Stellen Sie Sich vor, Sie haben Ihre Umsatzsteuervoranmeldung in Kontolino! erstellt und an das Finanzamt übermittelt. Nun lassen Sie Sich von Kontolino! die Buchungsvorschläge dazu erstellen. Diese sollen für Sie als Vorschläge erkennbar sein und Sie wollen sehen, dass Sie diesen Vorschlag verbuchen oder löschen können.

Nun verbuchen Sie den Vorschlag: danach soll ersichtlich sein, dass der Buchungsvorschlag verbucht wurde und dass Sie diesen bearbeiten oder stornieren können. Bisher haben wir das versucht mit einem Button darzustellen: dem grünen Pfeil oder Pause-Symbol. Dies hat aber verständlicherweise immer zu Verwirrung gesorgt. Heißt nun grüner Pfeil, ich muss darauf klicken, um den Vorschlag zu verbuchen oder ist der Buchungssatz bereits verbucht? Dies hat uns zu folgender Veränderung des Layouts geführt:

Neues Layout für Buchungen und Rechnungen

Wir haben beschlossen, dass wir zwei getrennte Symbole brauchen:

  • einmal ein Symbol, das den Status des Buchungsvorschlages, des Buchungssatzes, des Rechnungsentwurfes bzw. der Rechnung darstellt und
  • ein anderes, um die Bearbeitungsmöglichkeiten für den Buchungsvorschlag, Rechnungsentwurf bzw. die Buchung, der Rechnung darzustellen.

So finden Sie nun als Symbol für den Status entweder einen

  • ein Fragezeichen für nicht verbucht,
  • grünen Haken für verbucht oder
  • einen Schrägstrich für erledigt.

Und für die Bearbeitungsmöglichkeiten, finden Sie nun folgende Symbole:

  • ein Bleistift zum Bearbeiten,
  • einen Pfeil zum Verbuchen von Rechnungen bzw. Buchungsvorschlägen
  • einen Mülleimer zum Löschen von Buchungsvorschlägen bzw. Rechnungsentwürfen oder als Pendant ein rotes Kreuz zum Stornieren von Buchungssätzen bzw. Rechnungen oder
  • beim Verbuchen von Bankauszügen, finden Sie zusätzlich die Möglichkeit einen einzelnen Bankumsatz als erledigt zu markieren (dies ist der Schrägstrich).

Gleichzeitig haben wir diese Umstellung genutzt, und mit den neuen Symbolen auch die Darstellung von Kontolino! ein wenig moderner und augenfälliger gemacht. An den meisten Stellen, ist diese Änderung bereits vollzogen, bei manchen wird diese zur Zeit noch umgesetzt.

Zusammenfassung

Durch die Trennung von Status und den Bearbeitungsmöglichkeiten bei den Buchungen und Rechnungen, ist das Layout von Kontolino! verständlicher und moderner geworden. Das hört sich nach einer sehr kleinen Veränderung an, aber wir denken, dass diese Änderung beim täglichen Arbeiten sehr hilfreich ist. So ist nun immer klar: welcher Status hat gerade die Buchung / Rechnung und welche Bearbeitungsmöglichkeiten stehen mir dazu zur Verfügung.