Neuigkeiten zur Betriebsprüfung

Als Unternehmer ist man froh, wenn man nie eine Betriebsprüfung vom Finanzamt angekündigt bekommt. Aber heraussuchen, kann man es sich leider nicht – und auch nicht wirklich viel dagegen tun.

Grundsätzlich sind Sie mit Kontolino! gut für eine Betriebsprüfung gewappnet. So sind alle Spielarten des Datenzugriffes für Ihren Betriebsprüfer mit Kontolino! umsetzbar:

  • Entweder Sie exportieren alle notwendigen Daten für Ihren Betriebsprüfer als Datev-Buchungsstapel bzw. CSV-Dateien unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „DATEV-Export“oder
  • Sie oder ein Mitarbeiter navigiert für den Betriebsprüfer an die Informationen, die Ihr Betriebsprüfer sehen möchte oder
  • Sie richten Ihrem Betriebsprüfer einen Lesezugriff ein. Letzteres können Sie über den Menüpunkt „Verwalten“ –> „Benutzer“ mit der Rolle „Prüfer“ bequem erledigen.

Neue Funktionen in Kontolino! unterstützen Sie noch besser bei Ihrer Betriebsprüfung

Relativ neu in Kontolino! haben wir die Änderungshistorie aller Buchungssätze besser zugänglich gemacht. Erst vor kurzem haben wir für diese Änderungshistorie zusätzlich eine Möglichkeit zum Downoad der Daten als CSV-Datei als neue Funktion ergänzt. Die Änderungshistorie finden Sie unter dem Menüpunkt „Auswerten“ –> „Änderungsjournal“. Die Downloaddatei können Sie dort erstellen und bei Bedarf Ihrem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen.

Aktualisierte Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist gemäß der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) zwingend notwendig. Diese Dokumentation ist eine Beschreibung darüber, wer welche Schritte in der Buchhaltung wie erledigt. Insbesondere geht es darum, festzulegen, wie die für die Buchhaltung notwendigen Belege (z. B. Rechnungen, Bankauszüge) in die Buchhaltung kommen und dort zugänglich abgelegt und archiviert werden. Für letzteres ist Kontolino! zuständig, für den Weg in die Buchhaltung sind Sie es selbst. 

Wir haben bereits vor geraumer Zeit eine Vorlage für Sie erstellt, die Sie benutzen können, um Ihre Vorgehensweise GoBD-konform aufzuschreiben. Im August diesen Jahres haben wir diese Vorlagen an die geänderte und erweiterte Funktionen von Kontolino! angepasst. So haben wir zum Beispiel wie oben erwähnt, die Möglichkeit des Online-Bankdatenabrufes eingefügt. 

Es gibt zwei verschiedene Vorlagen, die wir für Sie erstellt haben. Die erste ist dafür, wenn Sie selbst keine Papierbelege digitalisieren (sprich einscannen, Foto-Dateien erstellen). Die zweite ist genau für diese Zwecke gedacht: sprich Sie fotografieren z. B. Ihren Tankbeleg, eine Restaurantquittung ab oder scannen diese für Ihre Buchhaltung ein.

Nun ist es an Ihnen tätig zu werden: passen Sie die kursiv-geschriebenen Texte an Ihre Vorgehensweise an und aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation.

Die aktualisierten Vorlagen zur Verfahrensdokumentation finden Sie hier:

Neue BMF-Schreiben zur Betriebsprüfung

Wer gerne ein wenig mehr über das Vorgehen der Finanzämter bei der Außenprüfung wissen möchte, kann sich im BMF-Schreiben vom 05.09.2023 in die Prüfungsmethoden und Plausibilitätsprüfungen einlesen, die zur Anwendung kommen können. So werden z. B. Zeitreihenvergleiche durchgeführt (diese für Daten des zu prüfenden Unternehmens aber auch im Vergleich mit anderen Unternehmen derselben Größe bzw. derselben Branche, bestimmte Zahlenmuster überprüft und Verteilungsanalysen durchgeführt. Und es wird geschildert, wie am Besten Stichproben gezogen werden können.

Werden dann Auffälligkeiten gefunden, können verschiedene Schätzungsmethoden zur Anwendung kommen, um die tatsächliche Steuerlast zu ermitteln. Auch diese verschiedenen Methoden werden im oben genannten BMF-Schreiben erläutert.

Und wer sich gerne mit Begriffsdefinitionen beschäftigt, findet die offiziellen betriebswirtschaftlichen Begriffe und deren Berechnungsformeln, die bei der Außenprüfung zur Anwendung kommen, in einem weiteren BMF-Schreiben, das ebenfalls am 05.09.2023 veröffentlicht wurde. Angefangen wird mit der Definition des Istumsatzes und Sollumsatzes. Daraufhin folgt die Berechnungsweise des wirtschaftlichen Umsatzes für Regelbesteuerer und Kleinunternehmer. So geht es daraufhin mit den Kennwerten zu eingesetzten Waren, Fremdleistungen und dem Lohn weiter. Daraufhin folgen verschiedene Gewinndefinitionen und deren Berechnungsformeln.

Als zweiter großer Block werden die Begriffe für die Buchführung, wie Einzahlungen, Auszahlungen etc. definiert. Gefolgt von denen der Kosten- und Leistungsrechnung, der Statistik und betrieblichen Planung. Sie sehen hier können Sie Sich in die Tiefe einlesen.

Mehr Informationen zur Betriebsprüfung

Checkliste: Betriebsprüfung

Damit Sie möglichst ruhig und mit gutem Gefühl in die Betriebsprüfung gehen können, haben wir für Sie bereits vor 2 Jahren etliche Informationen für Sie in 3 Blogartikeln zusammengetragen und sogar eine Checkliste für Sie erstellt. So können Sie die Checkliste einfach und entspannt abarbeiten und sind so optimal vorbereitet.

Die Betriebsprüfung: eine kurze Einführung

Die Betriebsprüfung: So bereiten Sie sich optimal darauf vor!

Der Tag der Betriebsprüfung

Zusammenfassung

Grundsätzlich sind Sie mit Kontolino! gut für eine Betriebsprüfung aufgestellt. Nutzen Sie die Checkliste zur Betriebsprüfung und so sind Sie gut vorbereitet. Und vergessen Sie nicht Ihre Verfahrensdokumentation auf den neuesten Stand zu bringen.

Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung sind bald fällig

Wenn Sie noch keine Einkommenssteuer- oder Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2022 abgegeben haben, dann wird es nun Zeit. Die Abgabefrist für beide Erklärungen laut BMF-Schreiben vom 23.06.22 ist der 02. Oktober 2023. Haben Sie einen Steuerberater, der für Sie die Erklärungen erstellt und abgibt, dann verlängert sich die Frist bis zum 31. Juli 2024.

Was ist für Sie zu tun, wenn Sie die Erklärungen selbst abgeben?

Fangen wir mit dem einfacheren Fall an: die Umsatzsteuererklärung. Diese können Sie direkt in Kontolino! erstellen und per Elster-Schnittstelle an Ihr Finanzamt übertragen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie aber überprüfen, ob Sie alle Umsatzsteuerbuchungen in dem Jahr 2022 korrekt erledigt haben. Rufen Sie als erstes also unter dem Menüpunkt „Verwalten“ –> „Buchungsperiode“ das Jahr 2022 auf.

Prüfungen vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung

Hier können Ihnen verschiedene Auswertungen in Kontolino! weiterhelfen. So können Sie z. B. unter „Auswerten“ –> „Buchungsjournal“ alle Buchungen filtern, die z. B. ohne Mehrwertsteuercode gebucht wurden. Schauen Sie nach, ob diese so stimmen. Wenn nicht, korrigieren Sie die falschen Buchungssätze direkt mit Doppelklick aus dem Buchungsjournal heraus.

Auf jeden Fall, sollten Sie Sich Ihre Buchungen auf den Umsatzsteuerkonten anschauen. D.h. die Konten Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuervorauszahlungen und ggfs. Dauerfristverlängerung und die EÜR-spezifischen Konten. Rufen Sie dazu am Einfachsten den Menüpunkt „Auswerten“ –> „Kontoauszug erstellen“. Wählen Sie die o.g. Konten aus und lassen Sie Sich die ganze Buchungsperiode anzeigen. Stimmen die verbuchten Werte mit den abgegebenen Umsatzsteuervorauszahlungen überein? Wenn nicht, dann heißt es auch hier die falschen Buchungen direkt mit Doppelklick auf die Buchung zu öffnen und zu korrigieren. Fehlen Buchungen, dann können Sie diese neu erfassen.

Und dann ist noch die 10-Tages-Regel für EÜR-Rechner wichtig. Prüfen Sie alle Umsätze, um den Jahreswechsel und ob Sie die letzte abgegebene Umsatzsteuervorauszahlung gemäß dieser Regel gebucht haben.

Alle Prüfungen sind abgeschlossen und es passt nun alles? Dann können Sie unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Umsatzsteuererklärung JJJJ“ diese an Ihr Finanzamt übertragen. Falls Sie laut Umsatzsteuererklärung Ihrem Finanzamt noch Geld schulden, dann vergessen Sie nicht, dieses nun zu überweisen. Passt Ihre abgegebene Erklärung zu den Zahlen, die dem Finanzamt vorliegen, bekommen Sie keinen Umsatzsteuerbescheid vom Finanzamt zugeschickt. Sondern alles ist erledigt. Sie müssen nur noch die Buchungen zur Umsatzsteuererklärung in Kontolino! erledigen.

WICHTIG: Kontolino! haftet nicht für Ihre abgegebenen Steuererklärungen. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob die ermittelten Zahlen in den Erklärungen stimmen, bevor Sie diese an Ihr Finanzamt übermitteln.

Einkommenssteuererklärung abgeben

Bei der Einkommenssteuererklärung müssen Sie Ihre Angaben in Elster Portal der Finanzämter erledigen. Dort müssen Sie den Mangelbogen der Einkommenssteuererklärung ausfüllen und dazu je nach Einkunftsart zusätzlich die verschiedenen Anlagen einfügen. Für Einkünfte aus Gewerbebetrieb ist das die Anlage „G“ für Einkünfte als Selbstständige ist dies die Anlage „S“. In diesen Anlagen tragen Sie u. a. Ihren erzielten Gewinn ein.

EÜR-Rechner

Diesen Gewinn können Sie in Kontolino! zumindest als EÜR-Rechner ermitteln. Als EÜR-Rechner schicken Sie auch zusätzlich zur Einkommenssteuererklärung die sogenannte Anlage EÜR ab. Dies können Sie nach eingehender Überprüfung Ihrer Buchungen direkt in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „Anlage EÜR“ machen.

Bilanzierer

Als Bilanzierer müssen Sie eine sogenannte EBilanz abgeben. Hierzu können Sie in Kontolino! unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ –> „Handelsbilanz“ Ihre Handelsbilanz erstellen . Unter dem Menüpunkt „Import/Export“ –> „Ebilanz exportieren“, können Sie diese Handelsbilanz exportieren und über Drittanbieter (z. B. ebilanz+) abgeben. Achtung: für das Finanzamt ist die Steuerbilanz maßgeblich. Manchmal müssen Sachverhalte anders in der Handels- als in der Steuerbilanz gebucht werden. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, müssen Sie zusätzlich eine sogenannte Überleitungsrechnung bei den Drittanbietern machen. Wenn nicht, dann können Sie die sogenannte Einheitsbilanz abgeben.

Prüfungen vor Abgabe der EÜR bzw. EBilanz

Bevor Sie die Anlage EÜR abschicken bzw. die EBilanz abgeben, prüfen Sie bitte auch hier Ihre Buchungen für das Jahr 2022 eingehend: Ein paar Stichworte als Anhaltspunkte, was Sie überprüfen können:

  • Haben Sie Ihre Privantanteile gebucht (z. B. private Telefonnutzung)?
  • Haben Sie alle Abschreibungen für Ihre Anlagegüter gebucht?
  • Haben Sie Ihre Geringwertigen Wirtschaftsgüter gebucht und abgeschrieben?
  • Und haben Sie die 10-Tages-Regel als EÜR-Rechner am Jahresende beachtet?
  • Stimmt Ihr Saldo der Bankauszüge mit dem verbuchten Saldo überein?
  • Stimmt der Barkassenbestand mit dem verbuchten Schlussbestand überein?
  • Stimmen Ihre Forderungen mit dem Bestand der noch offenen Rechnungen überein (für Soll-Versteuerer)?

Das waren nur mal ein paar Fragestellungen, um Ihnen bei der Prüfung zu helfen. Mehr finden Sie auf unserer Seite „Rund um den Jahresabschluss„.

Weitere Informationen zur Abgabe der Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung

Grundsätzlichen zu den Steuererklärungen und zum Jahresabschluss finden Sie unter der Kategorie „Wissenswertes„. Dort können Sie Sich einlesen zu den Themen:

Das Handling von Kontolino! rund um die Umsatzsteuererklärung und E-Bilanz finden Sie in unserem Handbuch unter folgenden Rubriken erklärt:

Zusammenfassung

Am 02.10.2023 endet die Abgabefrist für die Einkommenssteuer- und Umsatzsteuererklärung 2022 für Selbstabgeber. Haben Sie dies noch nicht erledigt, wird es Zeit zum Handeln und die zu Grunde liegenden Buchungen zu prüfen, zu korrigieren, zu erledigen. So dass Sie die Frist einhalten können und die Erklärungen korrekt verschicken können.

Bankbewegungen noch schneller verbuchen

Wen nervt das nicht? Immer die gleichen Klicks, um Konten, Kostenstellen oder ähnliches auszuwählen bevor die Bankbewegung endlich verbucht ist. Sie können Sich die Arbeit an dieser Stelle erheblich vereinfachen und damit um einiges schneller Ihre Buchungen erledigen.

Wie können Sie Ihre Bankauszüge schneller verbuchen?

In dem Sie einmalig Ihre Bankverbindung unter dem Menüpunkt „Verwalten“–>“Bankverbindungen“ bearbeiten. Dort können Sie mit Doppelklick für jedes Ihrer Bankkonten Standardeinstellungen für das Verbuchen festlegen. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie Ihre Bankkonten offline oder online eingebunden haben. Sobald Sie einmal Ihre Standardeinstellung hier vorgenommen haben, werden die Felder entsprechend beim Verbuchen Ihres Bankauszuges vorausgefüllt. Im Idealfall brauchen Sie alle Felder nur kurz überprüfen und können einfach mit Klick auf den Button „Speichern“, Ihre Buchung bestätigen. Schneller geht es wirklich kaum noch.

Und wenn die Vorbelegung mal nicht passen sollte? Dann können Sie diese im Einzelfall jederzeit wieder abändern.

Welche Felder können Sie vorbelegen?

Standardeinstellungen beim Verbuchen von Bankauszügen festlegen

Sie können getrennt nach Geldeingängen und Geldausgängen das jeweilige Gegenkonto festlegen: z. B.. für Ihre Geldeingänge das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder Umsatzerlöse 19%. Weiter können Sie den Mehrwertsteuercode festlegen: z. B. für Geldausgänge 19% Vorsteuer. Einen automatischen Belegnummerautomaten, so dass automatisch von Kontolino! der Beleg korrekt durchnummeriert wird.

Und dann können Sie für den Buchungstext selber entscheiden, ob immer der Text aus den überlieferten Daten des Bankumsatzes übertragen werden soll oder nicht. Und zu dem, ob diesem Text immer ein bestimmter Buchungstext vorangestellt werden soll (z. B. Geldeingang).

Unser Tipp: überlegen Sie gut, wo diese Einstellungsmöglichkeiten für Sie wirklich Sinn machen. Denn zu viel vorbelegt, kann auch schnell zu Mehrarbeit oder sogar Buchungsfehlern führen. Sind alle Felder standardmäßig ausgefüllt, neigt man gerne dazu einfach nur auf „Speichern“ zu klicken, ohne genau zu schauen, ob die Vorbelegungen auch wirklich für diesen Buchungsfall passen – oder hier gerade eine Ausnahme davon vorliegt. Aber richtig angewandt, können Ihnen diese Einstellungsmöglichkeiten enorme Zeit und viel Klickerei ersparen.

Wo finden Sie mehr Informationen?

Wenn Sie mehr Informationen zum Einbinden Ihrer Bankkonten suchen, finden Sie mehr Informationen in unserem Handbuch unter der Kategorie „Bankverbindungen„. Und zum Importieren und Verbuchen Ihrer Bankauszüge unter der Kategorie „Bankauszüge„. Wissenswertes rund um den Belegnummernautomaten finden Sie unter der Kategorie „automatische Belegnummern„.

Zusammenfassung

Hört sich vielleicht nicht nach viel an, aber im Buchungsablauf, können Sich diese kleinen Einstellungsmöglichkeiten als sehr hilfreich erweisen – und als echte Zeit- und Nervensparer. Aber Achtung: zu viel des Guten, kann auch in Mehrarbeit oder sogar Buchungsfehlern münden. Deshalb nehmen Sie hier Ihre Einstellungen gründlich vor – und ändern diese ggf. ab, falls Sie merken, dass die Einstellungen nicht mehr zu Ihren Standardbuchungen passen.

Umsatzsteuervoranmeldung: nun mit Buchungsvorschlägen

Wie Sie wissen, können Sie in Kontolino! direkt Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) an das Finanzamt unter dem Menüpunkt „Elster Online“ –> „USt-Voranmeldung“ verschicken. Als Bestätigung für den Versand erhalten Sie die Nummer des Transfertickets und das Übertragungsprotokoll.

Neu ist nun, dass Ihnen das Übertragungsprotokoll sowie das Transferticket direkt nach der Abgabe Ihrer UStVA angezeigt wird und Sie die Möglichkeit haben Buchungsvorschläge für die Verbuchung der erklärten Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge von Kontolino! erstellen zu lassen.

Bevor Sie den Button „Buchungsvorschlag erstellen“ nutzen, suchen Sie am Besten Ihre Belegnummernautomat für Ihre UStVA-Buchungen aus. 

Tipp: Wenn Sie noch keinen geeigneten Belegnummernautomat eingerichtet haben, können Sie dies unter dem Menüpunkt „Verwalten“ —> „Belegnummern“ tun.

Sie können Sich aber auch die Buchungsvorschläge ohne Nummer erstellen lassen. Allerdings müssen Sie danach die Buchungsvorschläge bearbeiten (über das Bleistiftsymbol oder durch Doppelklick) und eine Belegnummer manuell vergeben.

Sobald Sie auf den Button „Buchungsvorschlag erstellen“ klicken, ermittelt Kontolino! die übermittelten Werte Ihrer UStVA an das Finanzamt. Anschließend schlägt Kontolino! für Sie die passenden Buchungssätze vor. Besonders praktisch: Das Übertragungsprotokoll wird dabei automatisch an die beiden Buchungen als Beleg angefügt (erkennbar an dem kleinen blauen pdf-Symbol in der Belegspalte). Natürlich können Sie wie gewohnt mit Klick auf das kleine Symbol, das Übertragungsprotokoll einsehen.

Sie müssen nur noch auf die Pause-Symbole klicken und die Buchungssätze werden entsprechend verbucht. Dies ist erkenntlich an dem danach erscheinenden grünen Pfeil.

Sollten Sie weitere Änderungen an den Buchungen vornehmen wollen, können Sie dies jederzeit wie gewohnt tun. Denn Sie können die vorgeschlagenen Buchungen über das Bleistiftsymbol oder einfach mit Doppelklick öffnen und nach Ihren Wünschen abändern. Aber im Normalfall, sollte dies nicht notwendig sein.

Vergessen Sie im Anschluss nicht Ihre Umsatzsteuerschuld an das Finanzamt zu überweisen – außer Sie haben Ihrem Finanzamt eine Lastschriftermächtigung erteilt. Sobald das Geld dann geflossen ist, buchen Sie diesen Geldfluss auf das Gegenkonto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.

Mehr Informationen zur Umsatzsteuervorauszahlung finden Sie auf unserer Homepage:

Zusammenfassung

Durch die automatisch ermittelten Buchungsvorschläge, die Kontolino! direkt nach dem Versand Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt, geht die Buchhaltung für Sie noch ein wenig schneller von der Hand. Die Ermittlung der genauen Beträge für die Umsatzsteuer- und Vorsteuerbuchungen und das Heraussuchen der Konten übernimmt Kontolino! für Sie. Genauso wie das Anheften des Übertragungsprotokolls als Beleg an die Buchung.

Digitale Bankauszüge und Buchhaltung

Eine wichtige Quelle und ein wichtiger Beleg für Ihre digitale Buchhaltung stellen die Bankauszüge Ihres Unternehmens dar. Denn immer mehr Zahlungen werden bargeldlos abgewickelt und somit spielen Ihre Kontobewegungen eine immer größere Rolle – auch in Ihrer Buchhaltung. Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um? Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino!, um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen? Auf diese Fragen wollen wir in diesem Blogartikel eingehen.

Wie gehen Sie richtig mit Ihren Bankauszügen um?

Auch in der Bankenwelt ist die Digitalisierung spürbar geworden. Wurden früher Papier-Kontoauszüge noch per Post zugestellt, kam der Zwischenschritt, dass man seine Kontoauszüge selbst in den Bankfilialen bei Bedarf ausgedruckt hat. Inzwischen werden einem diese in einem Postfach bei der Bank digital hinterlegt. Bei Bedarf können Sie diese dort einsehen, prüfen und für Sich herunterladen und speichern. Dies sollten Sie als Unternehmer auch unbedingt tun. Auch über das so genannte XS2A (access to all) -Verfahren können Bankdaten online abgerufen werden.

Mehr Informationen zum digitalen Speichern Ihrer Kontoauszüge

Ein Grund für das digitale Speichern Ihres Kontoauszuges ist, dass auch hier die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung und des digitalen Zugriffs“ (kurz die „GoBD“) greifen. D.h. es reicht nicht aus, die digitalen Kontoauszüge auszudrucken. Denn digitale Dateien müssen auch digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck würde eine Kopie der Daten darstellen – und entspricht eben aus Sicht der Finanzbehörde nicht dem Original. Weiter müssen Sie darauf achten, dass Ihre gespeicherten Dateien gegen Verlust gesichert sind, maschinell auswertbar sind und für den Fall von Außenprüfungen zur Verfügung stehen. Und wie lange ist die Aufbewahrungspflicht? Im Normalfall 10 Jahre. Für den Zeitraum nach dem 01. Januar 2025 wurde die Aufbewahrungspflicht auf 8 Jahre reduziert.

Mehr Informationen zum Prüfen Ihrer Kontoauszüge

Und vergessen Sie nicht die Überprüfung Ihres Kontoauszuges. Auch hierzu sind Sie laut bayrischen Landesamt für Steuern bereits beim Eingang des Kontoauszuges verpflichtet. Sie müssen dabei prüfen, ob die Dokumente echt und unversehrt sind – sprich sich öffnen lassen und lesbar sind. Außerdem ist es in Ihrem eigenen Interesse, die Kontobewegungen zu überprüfen. Es kann immer wieder zu Fehlbewegungen kommen: denn die Banken prüfen z. B. unter bestimmten Beträgen nicht, ob derjenige der eine Zahlung vorgenommen hat auch verfügungsberechtigt ist, von dem Konto Geld abzuheben.

Hierzu eine lustige Anekdote am Rande: wir hatten einmal eine Kontobewegung auf unserem Kontoauszug über einen seltsamen Vorgang, den wir nicht zuordnen konnten. Nach einiger Nachforschung konnten wir herausfinden, dass ein Kunde noch unsere Bankkontonummer offen hatte und Aus Versehen damit seinen Strafzettel in Höhe von 40 € bezahlt hat. Da dies für die Bank ein marginaler Betrag war, wurde hier nicht geprüft, dass der Kunde ja überhaupt nicht berechtigt war, von dem Konto Geld zu überweisen. Dem Kunden war die falsche Abbuchung gar nicht aufgefallen und bewusst. Nach unserer Kontaktaufnahme wurde das natürlich umgehend richtig gestellt und wir konnten darüber lachen….

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen Kontolino! um Ihre Bankbewegungen zu archivieren und zu buchen?

In Kontolino! können Sie entweder Ihre Bankkonten online oder offline oder natürlich gar nicht einrichten. Die höchste Unterstützung bietet Ihnen Kontolino! bei der online-Einbindung Ihrer Bankkonten. Wie Sie Ihre Bankkonten in Kontolino! einbinden können, können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „Bank-, Amazon-, Paypal-, Stripeverbindungen erstellen“ nachlesen.

Online-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!

Sie können einmalig Ihre Bankkonten in Kontolino! online einbinden. Um die Schnittstelle sicher zu gestalten, nutzen wir hier den Dienstleister finAPI. Dieser lässt regelmäßig seine Schnittstelle von offiziellen Stellen zertifizieren. Einmal eingebunden, können Sie auf Knopfdruck Ihre Kontobewegungen nach Kontolino! importieren. Dabei werden die Daten in einem Format übermittelt, das laut GoBD die höchste maschinelle Auswertbarkeit erfüllt. Sehen können Sie diese Daten wie folgt einsehen: in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort jeweils, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken. Oder aber in der jeweiligen Buchung selber.

Mit dieser Art der Übermittlung entfällt für Sie laut GoBD zusätzliche Speichern und Sichern vor Verlust des Kontoauszuges der Bank. Was für Sie nicht entfällt: das Überprüfen der Korrektheit der Buchungen. Und Achtung: löschen Sie Ihre Buchungsjahre erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 8 Jahren ab dem 01. Januar 20205 in Kontolino!. Sonst sind Ihre Daten für immer verloren und für eine Betriebsprüfung nicht mehr verfügbar.

Offline-Einbindung Ihrer Bankkonten in Kontolino!

Sie können Ihre Bankbewegungen auch manuell nach Kontolino! importieren. Hierzu können Sie bei Ihrer Bank Ihre Bankdaten in einer Datei, die verschiedenen Formaten entsprechen kann, manuell herunterladen, bei sich lokal zwischenspeichern und dann diese Datei nach Kontolino! wieder importieren. Voraussetzung dazu ist, dass Ihre Bank ein Format zum Download Ihrer Bankbewegungen zur Verfügung stellt, das maschinenlesbar ist (z. B. MT940 oder CSV). In Kontolino! stehen Ihnen Vorlagen für das einmalige Einrichten Ihres Bankuploads zur Verfügung.

In diesem Fall ist ein Zwischenspeichern der Daten in einer Datei notwendig. Eindeutig ist hier die Vorgehensweise laut GoBD unserer Meinung nach nicht geregelt. Deswegen empfehlen wir Ihnen in diesem Fall die zwischengespeicherte Datei selbst zu archivieren und aufzubewahren.

Allerdings können Sie auch in diesem Fall, den hochgeladenen Datensatz jederzeit wie bei der Online-Einbindung beschrieben an folgender Stellen sehen: Direkt in der Übersicht aller Ihrer Bankauszüge unter dem Menüpunkt „Buchen“ –> „Bankauszüge“. Dort, wenn Sie auf das kleine Datei-Icon klicken.

Keine Einbindung Ihrer Bankauszüge in Kontolino!

Natürlich können Sie auch ganz klassisch Ihre Auszüge am Kontoauszugsdrucker abholen oder per Post zuschicken lassen und in Papierform abheften. Vermutlich wenig überraschend: hier kann Kontolino! Sie leider nicht unterstützen. Sie sind dann selbst verantwortlich dafür Ihre Kontoauszüge wie oben beschrieben GoBD-konform zu behandeln. Sie geben dann eben Ihre Buchungen der Bankbewegungen von Hand ein. Das ist vielleicht nicht die modernste und komfortabelste Art, Bankbewegungen zu buchen, aber eben eine bewährte und für viele Nutzer noch immer die gefühlt sicherste, weil keine Bankdaten im Netz übertragen werden.

Unser Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre Verfahrensdokumentation noch zu Ihrer Vorgehensweise passt. Evtl. haben Sie Ihre Bankauszüge früher selbst nach Kontolino! importiert und nutzen nun die finApi-Schnittstelle? Wir haben übrigens die Vorlagen für die Verfahrensdokumentationen erst kürzlich für Sie aktualisiert. Mehr Informationen finden Sie auf der Seite „Verfahrensdokumentationen„.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung ändert auch den Umgang mit Ihren Daten, die Sie zu Ihrer Buchhaltung benötigen. Zum Einen werden die Anforderungen an die Daten angepasst, zum anderen wird die Erfüllung der Anforderung durch das Vernetzen von verschiedenen Systemen immer einfacher. Nutzen Sie die Online-Anbindung Ihrer Kontoauszugsdaten an Kontolino!, müssen Sie nur noch darauf achten, dass alle Umsätze korrekt sind und Sie Ihre Buchungsjahre in Kontolino! mindestens 10 bzw. 8 Jahre ab dem 01. Januar 2025 lang nicht aktiv löschen. Bankauszüge und Belege sind dann archiviert und jederzeit für eine Betriebsprüfung verfügbar. Im besten Fall online und papierlos.

Kontolino! unterstützt nun Finanzanlagenverkäufe und -abschreibungen

Der Funktionsumfang der Anlagenbuchhaltung in Kontolino! ist weiter gewachsen. So können Sie nicht nur wie bisher Ihren Kauf von Finanzanlagen erfassen und verbuchen. Neu können Sie nun zusätzlich den Verkauf (auch den Teilverkauf) und ggfs. Teilwertabschreibungen Ihrer Finanzanlagen erfassen und verbuchen. Dabei werden Sie wie gewohnt umfassend von Kontolino! unterstützt. Wie? Das erklären wir Ihnen nachstehend.

Grundsätzlich erledigen Sie alle diese Geschäftsvorfälle in der Anlagenbuchhaltung von Kontolino! unter dem Menüpunkt „Anlagenbuch.“ –> „Anlagenverzeichnis“.

Kauf von Finanzanlagen in Kontolino! erfassen

Um einen Kauf Ihrer Finanzanlagen zu erfassen, klicken Sie auf den Button „Neu…“ und dann auf den Eintrag „Finanzanlage“. Im darauf erscheinenden Dialog füllen Sie die Felder wie Inventarnummer, Bezeichnung, Anschaffungsdatum aus. Daraufhin folgen Informationen, die zur Verbuchung notwendig sind. Das Schöne daran für Sie: Kontolino! filtert für Sie die zur Auswahl kommenden Kategorien und Konten bereits stark ein bzw. belegt diese vor. So müssen Sie nicht lange nachschlagen, welche Kategorien und Konten in Frage kommen – und durch die hinterlegt Logik in Kontolino! führt die Befüllung dieser Konten zur richtigen automatischen Bestückung Ihrer EÜR und AVEÜR bzw. Bilanz.

Nun fehlt noch die Erfassung der Anschaffungskosten. Hier können Sie nun entweder einen neuen Buchungssatz dafür erfassen (wobei die Buchungsmaske bereits von Kontolino! vorbestückt wurde und Sie nur noch wenige Daten ergänzen müssen). Oder aber Sie haben evtl. bereits den Kauf Ihrer Finanzanlage anderweitig verbucht – z. B. beim Verbuchen Ihres Bankkontoauszuges. Dann können Sie einfach Ihren bestehenden Buchungssatz zum Anlagegut verknüpfen.

Damit ist bereits Ihr Kauf des neuen Finanzanlagengutes in Kontolino! erfolgt.

Teilwertabschreibungen von Finanzanlagen in Kontolino! erfassen

Ihre Finanzanlagen haben dauerhaft an Wert verloren? Es hilft somit nichts und Sie müssen Ihren Buchwert dem tatsächlichen Wert anpassen und eine Teilwertabschreibung vornehmen? Dazu nutzen Sie das Werkzeugsymbol hinter der Finanzanlage die betroffen ist. Wählen Sie dort den Eintrag „Abschreibungsplan“ aus. Dort angelangt fügen Sie einen neue außerplanmäßige Abschreibung hinzu. Sie müssen nur noch das Datum, den Betrag und eine Begründung eingeben. Kontolino! erstellt dann einen Buchungsvorschlag, den Sie mit einem Klick verbuchen können. Sie müssen keine Konten mehr nachschlagen, keinen neuen Buchwert mehr ausrechnen: all das erledigt Kontolino! für Sie.

Verkauf bzw. Teilverkäufe von Finanzanlagen in Kontolino! erfassen

Sie haben Ihre Finanzanlage oder einen Teil davon verkauft? Dann erfassen Sie Ihren Verkauf in Kontolino! mit Klick auf den Werkzeugkasten hinter Ihrem Anlagegut. Da es mehrere Verkäufe geben kann, wird ein Verkauf in Kontolino! über den Abschreibungsplan abgebildet. Wählen Sie also den Eintrag „Abschreibungsplan“ aus. Fügen Sie nun einen „(Teil-) Verkauf“ hinzu. Geben Sie nun in der erscheinenden Maske die Höhe ein – wenn Sie wollen auch die Kapitalertragssteuer und den Solidaritätszuschlag ein. Klicken Sie dann auf den Button „Buchungsvorschlag erstellen“. Kontolino! ermittelt daraufhin, ob es sich um einen Buchgewinn oder -verlust handelt und wie hoch dieser ist. Darauf aufbauend werden dann die passenden Buchungen incl. aller Buchungskonten automatisch erstellt. Sie müssen diese nur noch prüfen und verbuchen. Fertig!

So müssen Sie keine Beträge mehr ausrechnen oder nach Buchungskonten suchen. Dies übernimmt Kontolino! für Sie.

Zusammenfassung

Die Anlagenbuchhaltung von Kontolino! unterstützt Sie nun auch umfassend bei Ihren Geschäften mit Finanzanlagen. Zusätzlich können Sie nun auch (Teil-)Verkäufe und Teilwertabschreibungen erfassen. Dabei werden Sie beim Berechnen der Beträge und Erstellung der Buchungssätze von Kontolino! unterstützte – und natürlich kommen alle Werte korrekt in Ihrer Bilanz bzw. EÜR und AVEÜR an.

Mehr Informationen finden Sie in unserem Handbuch unter „Finanzanlagen„.

Die Belege-Inbox von Kontolino!

Ein unverzichtbares Mittel in der digitalen Welt: ein Ort in dem Sie Ihre elektronischen Belege, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen ablegen können. Und natürlich möglichst nach Belegen suchen und kein Beleg mehr verloren geht – weil ohje Sie ausversehen die Mail, in der sich die Rechnung befand, schon gelöscht haben. Dies bietet Ihnen die Belege-Inbox von Kontolino!.

In anderen Worten ausgedrückt ist die Belege-Inbox ein Aufbewahrungsort für Sie für alle Belege, die Sie in Ihrer Buchhaltung noch brauchen werden. Ihre Belege warten dort, bis Sie wieder für Ihre Buchhaltung Zeit haben und gehen nicht verloren.

Belege in der Inbox ablegen

Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihre Belege in die Belege-Inbox zu legen. Sei es einfach per Weiterleitung Ihrer Mail an Ihre Mailadresse für die Belege-Inbox. Oder Sie nutzen Ihre Scan- und Sende-Funktion des Druckers. Oder Sie fotografieren Ihren Kassenzettel mit Ihrem Handy und nutzen die „Teilen“-Funktion und schicken das Bild so an Ihre Mailadresse für die Belege-Inbox.

Das hat den Vorteil für Sie, dass Sie sofort, wenn Sie einen Beleg erhalten, diese in Ihrer Buchhaltung ablegen können – und dieser eben nicht verloren gehen kann.

Aber natürlich können Sie auch den Beleg aus Ihrem Ordner-System Ihres PCs in die Inbox legen. Dazu steht Ihnen ein Upload-Button zur Verfügung.

Was Sie dabei beachten müssen, ist dass der Beleg nicht größer als 2 MB sein – und pro Upload-Vorgang können maximal 10 Belege hochgeladen werden.

Funktionen in der Belege-Inbox

Ihre Buchhaltung steht wieder an, und Sie wollen Ihre Belege aus der Inbox erst einmal sichten, um sich einen Überblick zu verschaffen? Dann gehen Sie direkt aus dem Anmeldebildschirm in Ihre Belege-Inbox und lassen Sich alle Belege anzeigen. Natürlich können Sie dort auch gezielt nach verschiedenen Belegen mit der Zuhilfenahme der Suchmaske suchen.

Nun können Sie Sich alle Belege einzeln anzeigen lassen, um nochmal zu schauen, um was es eigentlich ging. Klicken Sie dazu einfach auf den Beleg und dieser erscheint auf Ihrem Bildschirm. Alles klar, dann vergeben Sie dem Beleg doch einen sprechenden Titel. Dieser Titel wird dann automatisch als Buchungstext übernommen, wenn Sie später den Beleg verbuchen wollen. Übrigens: der Titel, dessen Bearbeitung und Übernahme in den Buchungstext ist ein neues Feature, das wir entwickelt haben.

Belege der Belege-Inbox verbuchen

Nun können Sie entweder direkt aus der Belege-Inbox Ihre Belege nach und nach verbuchen. Dazu nutzen Sie den blauen Pfeil hinter jedem Beleg. Oder aber Sie verbuchen zum Beispiel Ihren Bankauszug und ziehen Sich dazu die passenden Belege aus der Inbox heraus heran. Dies ist einzeln bei jedem Buchungssatz möglich. Pro Buchungssatz können Sie übrigens bis zu 5 Belegen abspeichern.

Zusammenfassung

Die Belege-Inbox ist sehr praktisch, um Belege für Ihre Buchhaltung schnell und einfach abzulegen. Am Besten gleich wenn Sie neue Rechnungen erhalten. So geht nichts verloren. Einmal in der Inbox abgelegt, können Sie Ihre Belege von dort aus sichten, Titel vergeben und verbuchen. Dabei haben wir das Feature, dass Sie Ihren Belege Titel vergeben können und dieser als Buchungstext übernommen wird, neu entwickelt.

Alles Wissenswerte und weitere Details zur Belege-Inbox finden Sie in unserem Handbuch.

Anlagenverzeichnis in Kontolino! erweitert

In Kontolino! können Sie ab dem Paket Classic Ihre Anlagegüter anlegen, abschreiben und auch wieder verkaufen bzw. verschrotten. Die zentrale Übersicht dafür ist das Anlagenverzeichnis. Die dort vorhandenen Informationen haben wir für Sie erweitert – und nebenbei die Übersicht aufgehübscht und weitere Filtermöglichkeiten ergänzt. In Kontolino! gelangen Sie auf das Anlagenverzeichnis unter dem Menüpunkt „Anlagenbuchh.“ –> „Anlagenverzeichnis“.

Die Rubriken des Anlagenverzeichnisses

Das augenfälligste ist, dass die Rubriken nun durch eingängige und farbige Überschriften gegliedert sind. So finden Sie die Rubrik Immobilien, die Ihre Gebäude, Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte beinhaltet. Hier finden Sie auch Ihr häusliches Arbeitszimmer, wenn Sie dies erfasst haben.

Die nächste Rubrik stellen alle Ihre Mobilien dar: sei es Ihre Büroausstattung, ihre PCs, Drucker etc., Ihre Firmenfahrzeuge oder Maschinen.

Die letzte Rubrik, die Sie in Kontolino! finden sind Ihre Finanzanlagen in Form von Beteiligungen an anderen Firmen oder sonstigen Vermögensanlagen auf dem Kapitalmarkt.

Die erweiterten Informationen im Anlagenverzeichnis

Pro Anlagegut sehen Sie wie bisher auch die Inventarnummer, die Bezeichnung, das Bestandskonto auf welches das Anlagegut verbucht wird, der Anschaffungsbetrag, das Anschaffungsdatum, die Nutzungsdauer, der verbuchte Abschreibungsbetrag und der Wert des Anlagegutes zum Jahresende.

Ergänzt wurden diese Angaben nun um die Spalten: Beginndatum der Abschreibung, dem Wert des Anlagegutes am Jahresanfang, den jeweiligen Zugangs-, Abgangs- und Abschreibungsbeträgen im Wirtschaftsjahr. Diese Angaben wurden ergänzt, um auf einen Blick die Veränderungen im Wirtschaftsjahr nachvollziehen zu können und die Anfangs- bzw. Endbeträge des Wirtschaftsjahres auf einen Blick verifizieren zu können.

Erweiterungen der Filteroptionen

Bisher bereits konnten Sie den Anlagespiegel filtern. So können Sie Sich gezielt nur die Anlagegüter anzeigen lassen, die Sie interessieren. Das wird vor allem interessant, wenn Sie mehrere Anlagegüter verwalten, aber auch wenn Sie z. B. sich bereits ausgeschiedenen Wirtschaftsgüter anzeigen lassen wollen.

Neben der Suche des Anschaffungsdatum in einem bestimmten Zeitraum, konnten Sie bisher sich ausgeschiedenen Anlagegüter anzeigen lassen. Weiter konnten Sie nach detaillierteren vom Gesetzgeber vorgesehenen Kategorien filtern (z. B. nach dem „Häuslichen Arbeitszimmer, Gebäudeanteil“). Und last but not least, konnten Sie Sich alle Anlagegüter, die auf das gleiche Bestandskonto gebucht wurden, anzeigen lassen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie in Kontolino! zum ersten Mal Anlagegüter erfassen, die bereits in Vorgängersystemen erfasst waren. So können Sie hier überprüfen, ob die Werte in der Anlagenbuchhaltung mit den Werten auf den Bestandskonten übereinstimmen. Mehr zur Erfassung der sogenannten Altfälle finden Sie auf unserer Seite „Bereits früher angeschaffte Anlagegüter in Kontolino! erfassen„.

Neu filtern können Sie nun zusätzlich nach der Bezeichnung des Anlagegutes und der Inventarnummer.

Neue Anlagegüter erfassen

Bisher konnten Sie je Rubrik ein neues Anlagegut erfassen und fanden einen entsprechenden Button. Diese Buttons wurden zu einem Button am Ende der Liste zusammengefasst. Das hat den Vorteil, dass das Anlagenverzeichnis überschaubarer geworden ist.

Sobald Sie am Ende des Anlagenverzeichnisses auf den Button „Neu…“ klicken, öffnet sich ein kleines Untermenü. Hier können Sie dann durch Klick auf den passenden Eintrag ein Grundstück, ein Gebäude, eine Mobilie bzw. eine Finanzanlage neu anlegen.

Von der Änderung unberührt bleibt, dass Sie alle weiteren Aktionen beim Anlagegut selbst über den das Werkzeugmenü ausüben (z. B. Verkauf, Abgang, Einsicht in den Abschreibungsplan und von dort aus HInzuschreibungen, zusätzliche Abschreibungen…).

Fazit

Durch die Implementierung der neuen Designgrundlage, konnte das Anlagenverzeichnis übersichtlicher, hübscher dargestellt werden. Zusätzlich konnte dieser durch einige Angaben und Filtermöglichkeiten erweitert werden und bietet Ihnen somit einen besseren Überblick auf Ihre Anlagegüter. Wenn Sie die Anlagenbuchhaltung und deren Möglichkeit in Kontolino! genauer interessieren, können Sie alles Wissenswerte in unserem Handbuch dazu nachlesen.

DATEV-Import erweitert

Sie können in Kontolino! Dateien im sogenannten DATEV-Format importieren. Diese Schnittstelle ist bei unseren Kunden sehr beliebt und wird häufig genutzt. Dabei hat sich gezeigt, dass Erweiterungen der Funktionalität sehr sinnvoll wäre. Nämlich der Import mehrerer Buchungsstapel in einem Importlauf und zusätzlich das Anlegen von Kreditoren- bzw. Debitorenkonten. Das heißt: Sie können nun Ihre Kreditoren- und Debitorenkonten aus anderen Systemen per Import in Kontolino! anlegen.

Diese Erweiterungen haben wir nun für Sie umgesetzt.

Welche Art von Dateien können importiert werden?

Sie können nun drei verschiedene Arten von DATEV-Dateien nach Kontolino! importieren:

  • eine, die „nur“ Ihre Buchungen enthält (den sogenannten Buchungsstapel),
  • eine, die zusätzlich zu den Buchungen (also dem Buchungsstapel) auch die dazugehörenden Belege enthält (ein zip-Archiv) und
  • eine, die Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten enthält (eine sogenannte GP-Stamm).

Dabei müssen Sie beachten, dass Ihre Belege nicht einzeln importiert werden können. Dies muss immer in Verbindung Ihrer Buchungen (sprich dem Buchungsstapel) erfolgen.

Alle anderen Dateien, können separat voneinander hochgeladen werden und sind nicht voneinander abhängig.

Wie läuft Ihr Import von DATEV-Dateien in Kontolino! ab?

Um eine DATEV-Datei nach Kontolino! einzulesen, klicken Sie im Menü unter „Import/Export“ auf den Menüpunkt „DATEV-Import“. Danach laden Sie Ihre Datei nach Kontolino! hoch. Dabei ist es egal, um welche der vorher geschilderten Dateien es sich handelt. Kontolino! erkennt anhand der Dateiformate, um welchen Import es sich handelt. Sprich, ob Sie

  • nur Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten importieren (GP_Stamm_xxxx.csv) oder
  • nur Ihren Buchungsstapel (Buchungsstapel_xxxx.csv) importieren oder
  • Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten zusammen mit einem Buchungsstapel (z. B. als zip-Datei) importieren oder
  • Ihren Buchungsstapel zusammen mit Belegdateien (immer als zip-Datei als sogenanntes zip-Archiv) importieren oder
  • sogar alle drei verschiedenen Dateien auf einmal importieren.

Dabei ist sogar der Import von mehr als einem Buchungsstapel auf einmal möglich.

Kontolino! überprüft zuerst welche Dateien Sie hochladen und ob diese dem DATEV-Format und -Vorgaben entsprechen. Außerdem wird überprüft, welche Inhalte Ihre Dateien haben und diese werden sortiert. So werden immer zuerst Ihre Kreditoren- bzw. Debitorenkonten angezeigt und zum Import vorgeschlagen.

Nach dieser Prüfung bekommen Sie angezeigt, welche Dateien Kontolino! erkannt hat. Wenn Sie mit Klick auf den Import-Button bei den erkannten Dateien fortfahren, bekommen Sie die erkannten Inhalte dargestellt und können diese verifizieren. Wollen Sie die Änderungen des Imports wirklich vornehmen, können Sie dies mit dem Klick auf „Speichern“ bestätigen.

Details der Prüfungen, die Kontolino! durchführt können Sie in unserem Handbuch auf der Seite „DATEV-Dateien importieren“ nachlesen.

Zusammenfassung

Der DATEV-Import wird gerne von unseren Kunden genutzt. Nun wurden die Importmöglichkeiten für Sie erweitert: So ist nun der Import von mehr als einem Buchungsstapel mit einem Schritt möglich. Des Weiteren können Sie Ihre Debitoren- und Kreditorenkonten aus anderen Buchungssystemen übernehmen und in Kontolino! per Import anlegen lassen.

Summen- und Saldenliste kurz erklärt

Die Summen- und Saldenliste oder kurz SuSaLi genannt ist eine gängige Auswertung im Rahmen Ihrer Buchhaltung. Oft wird diese von Unternehmern von Ihrer Bank verlangt, wenn es um die Einräumung von Kreditlimits oder Gewährung von Krediten geht. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen erklären,

Der Aufbau der Summen- und Saldenliste

Die SuSaLi ist gegliedert nach Kontenklassen und somit von Ihrem gewählten Kontenrahmen abhängig. Verwenden Sie zum Beispiel den Kontenrahmen SKR 04, dann sehen Sie erst alle Ihre Konten, die Ihre Anlagegüter (z. B. Büroeinrichtung, PKW) enthalten. Daraufhin folgen alle Konten, die zu Ihrem Umlaufvermögen gehören (z. B. Bankkonten, Kasse, Forderungen gegenüber Ihren Kunden).

Verwenden Sie den Kontenrahmen SKR03, wird die SuSaLi nach den dort enthaltenen Kontenklassen dargestellt.

Eine Übersicht der Kontenrahmen mit den dazugehörigen Kontenklassen finden Sie auf unserer Seite „Verfügbare Kontenrahmen„.

In der SuSaLi werden alle Konten in einer Kontenklasse dargestellt und deren Salden und Bewegungen aufsummiert.

Inhalte der Summen- und Saldenliste

In einer SuSaLi werden alle bebuchten Konten mit ihren Anfangs- und Endsalden und zusätzlich deren Bewegungen (Soll- bzw. Habenumsätze) dargestellt. Dabei können Sie für die Bewegungen der Konten Zeiträume definieren (z. B. Monat, Quartal) und bekommen zusätzlich die kumulierten Bewegungen im gesamten Jahr dargestellt.

Dabei werden die Konten folgender Bereiche dargestellt:

  • Aktive Bestandskonten wie Bankkonten, Warenbestände, Anlagegüter (z. B. Büroeinrichtung, PKW)
  • Passive Bestandskonten wie Schulden, Privatkonten bzw. andere Eigenkapitalkonten
  • Aufwandskonten wie Aufwände für Waren, Rohstoffe, Reisekosten, Mieten und noch viele mehr
  • Ertragskonten wie Umsatzerlöse
  • Debitorenkonten, d.h. eine Auflistung aller Forderungen gegenüber Ihrer Kunden
  • Kreditorenkonten, d.h. eine Auflistung aller noch nicht von Ihnen bezahlten Rechnungen Ihrer Lieferanten.

Erkenntnisse aus der Summen- und Saldenliste

Auf den ersten Blick erscheint Ihnen die SuSaLi vermutlich als Zahlenwirrwarr. Aber mit einiger Übung können Sie einige Informationen daraus ableiten:

Wenn Sie Sich Ihre Bankkonten anschauen, können Sie aus der SuSaLi lesen, ob Ihre Bankbestände seit dem Jahresanfang gewachsen oder geschrumpft sind. Weiter können Sie ablesen, welche Summen im gewählten Zeitraum und insgesamt auf Ihren Bankkonten laufen. Verknüpfen Sie diese Information damit, wie viele Forderungen Sie gegenüber Ihren Kunden haben bzw. wie viele offene Rechnungen zu Ihren Lieferanten können Sie abschätzen, wie hoch Ihr Kapitalbedarf in nächster Zeit ist. So können Sie überlegen, ob es jetzt der Zeitpunkt ist in neue Maschinen, Anlagen etc. zu investieren.

Aber damit noch nicht genug: Sie sehen auch all Ihre Ertrags- und Aufwandskonten dargestellt. So können Sie sehen wie viel Gewinn Sie in Ihrem gewählten Zeitraum bzw. kumuliert über das Jahr gemacht haben. Und Sie sehen auch, ob Ihr gewählter Zeitraum sich im Durchschnitt bewegt oder nicht und können evtl. Trends erkennen.

Und last but not least: Durch die Aufstellung aller Ihrer Debitoren- und Kreditorenkonten erhalten Sie eine Offene Posten-Liste. Zwar nicht auf Rechnungsebene genau. Aber Sie können die Beträge erkennen, die Sie zum Einen in nächster Zeit erhalten werden (Debitorenkonten) und auf der anderen Seite bald bezahlen (Kreditorenkonten) müssen. Und das pro einzelnem Kunden bzw. Lieferant.

Aber aufgepasst: Damit Ihre abgeleiteten Erkenntnisse stimmen, ist es Voraussetzung, dass Sie alle Buchungen zeitnah erfassen. Und dies so detailliert, wie Sie es benötigen.

Die Summen- und Saldenliste in Kontolino!

In Kontolino! können Sie Sich jederzeit unter dem Menüpunkt „Auswerten“ — > „Summen und Salden“ Ihre SuSaLi anzeigen lassen. Dabei können Sie als Zeiträume Monate, Quartale ganze Geschäftsjahre oder beliebige Zeiträume festlegen.

Neu für Sie dabei implementiert haben wir in den letzten Tagen, dass die Basis auf die, die Werte zusammengesucht wurden auf eine andere Technologie umgestellt wurde. Dies bewirkt, dass die SuSaLi nun viel schneller für Sie zur Verfügung steht und die Wartezeit um ein Vielfaches verkürzt werden konnte.

Zusätzlich haben wir für Sie implementiert, dass Sie nun auch dezidiert all Ihre Debitoren- und Kreditoren zusätzlich anzeigen lassen können. Auch diese Erweiterung von Kontolino! ist aufgrund von Kundenwünschen entstanden. Vielen Dank an dieser Stelle für Ihre Anregungen und Ideen zur ständigen Weiterentwicklung von Kontolino!

Zusammenfassung

Die SuSaLi bietet Ihnen eine Auswertung über Ihre Kontenbewegungen über bestimmte Zeiträume. Da darin auch Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten enthalten sind, können Sie Ihren Liquiditätsbedarf in naher Zukunft abschätzen und planen. Weiter können Sie in der SuSaLi erkennen wie sich Ihre Aufwände und Erträge entwickeln. Voraussetzung dafür ist aber eine gewissenhafte und lückenlose Erfassung Ihrer Buchungen.