Auf dieser Seite des Handbuches erfahren Sie, alles rund um das Thema Dauerbuchungen. Zuerst erläutern wir Ihnen, was Dauerbuchungen sind, danach wie diese erstellt werden können. Zum Schluss zeigen wir Ihnen, wie Sie Dauerbuchungen zur Arbeitserleichterung in Kontolino! nutzen können:
Was sind Dauerbuchungen?
Sie haben Daueraufträge z. B. für die Bezahlung des Stromes, Gases, Wassers erteilt. Somit ändert sich weder der Tag noch der Betrag: Immer am gleichen Tag im Monat bzw. Quartal wird der gleiche Betrag für den gleichen Gegenstand für Ihre Firma bezahlt. Damit Sie nun nicht mehr jeden Monat die gleiche Buchung erfassen müssen, bietet Ihnen die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! die Möglichkeit Dauerbuchungen einmalig zu erfassen und Sie können dann entscheiden für welchen Zeitraum, diese Buchungen automatisiert auf Knopfdruck gebucht werden.
Was genau wird in einer Dauerbuchung abgelegt?
Eine Dauerbuchung kann folgende Informationen abspeichern:
- Belegnummer
- Datum, zu dem die Buchung immer gebucht werden soll (z. B. immer der 10. im Monat)
- Buchungstext
- Soll- und Habenkontonummer
- Betrag
- Mehrwertsteuer-Code
- evtl. soweit vorhanden elektronische Belege
- Kostenstelle (ab dem Paket Kontolino! Classic)
Sobald Sie eine Dauerbuchung in Kontolino! angelegt haben, erscheinen die nächsten fälligen Dauerbuchungen auf Ihrer Übersichtsseite. Die Dauerbuchungen erscheinen unter der Übersicht „Ihre Termine“. Von dort aus, können Sie diese dann direkt verbuchen. Dazu klicken Sie einfach auf den blauen Pfeil und Ihre Buchung ist bereits in Kontolino! erfasst und erledigt.
Was unterscheidet die Dauerbuchung vom Buchungsmuster?
Ein Buchungsmuster bietet sich immer dann an, wenn Sie wissen, dass Sie gleiche Geschäftsvorfälle haben werden, sich aber der Zeitpunkt und der Betrag ändern wird. Z. B. für das Tanken, die Telefonrechnung, der Verkauf Ihrer Produkte / Dienstleistungen. Hier ändert sich immer der Buchungstag und auch oft der Betrag. Dazu eignen sich Buchungsmuster.
Dauerbuchungen bieten sich hingegen an, wenn der Abbuchungstag z. B. immer der 10. eines Monates ist und auch der Betrag immer gleich hoch ist. Hierfür bieten sich z. B. Stromabschläge, Gasabschläge, Wasserabschläge, Abfallgebühren, Jahreskarten, die in Monatsraten abgebucht werden an.
Wie Sie ein Buchungsmuster anlegen können, können Sie auf unserer Seite Buchungsmuster nachlesen.
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Dauerbuchungen erstellen und verwalten
Unter dem Menüpunkt „Verwalten“ können Sie direkt „Dauerbuchungen“ in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! anlegen. Sie kommen dann auf folgenden Dialog:
Im oberen Bereich geben Sie an, an welchem Tag des Monats die Buchung immer verbucht werden soll. Setzen Sie nach dem Tag einen Haken, dann gilt dies für alle Monate im Kalenderjahr. Trifft dies nicht zu, können Sie sogar jeden Monat einzeln durch anklicken festlegen, für den die Buchung durchgeführt werden soll.
Als nächstes können Sie genau den Zeitraum festlegen von wann bis wann die Dauerbuchung gültig ist. Hier können Sie auch ein Datum im nächsten oder nachfolgenden Buchungsjahren aussuchen. Dann wird in der nächsten Buchungsperiode, die Dauerbuchung auch wieder angezeigt und kann wie gewohnt verbucht werden.
Weiter unten kommen nun die gewohnten Felder für jede Buchung in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino!: die Beleg-Nummer, die Möglichkeit elektronische Belege abzuspeichern, den Text für die Buchung, Soll- und Habenkonto sowie Betrag und Mehrwertsteuercode.
Nun müssen Sie das ganze nur noch abspeichern. Die neu angelegte Dauerbuchung sehen Sie dann in der Übersicht der Dauerbuchungen und Sie können diese von hier aus mit einem Klick auf den Werkzeugkasten erneut bearbeiten oder eine neue Dauerbuchung anlegen:
Wie Sie die einzelnen Buchungen in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! aus der Dauerbuchung heraus mit einem Klick ganz einfach erzeugen, können Sie auf unter Dauerbuchungen verbuchen nachlesen.
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Erstellen einer Dauerbuchung aus einer Buchung
Sie haben z. B. den monatlichen Stromabschlag verbucht. Dabei bleibt der Tag der Abbuchung und der Betrag immer gleich. Nun möchten Sie dies nächsten Monat nicht wieder von hand tun, sondern Sie möchten dass die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! dies jeden Monat für Sie übernimmt.
Dann bietet es sich an aus dieser Buchung eine Dauerbuchung zu machen. Dies können Sie z. B. direkt aus dem Belege-buchen-Dialog machen. Dazu gehen Sie einfach auf das Werkzeugsymbol in der unten angezeigten Liste der letzten Buchungen und klicken hier auf den Eintrag „Als Dauerbuchung“.
Daraufhin kommen Sie auf folgenden Dialog:
Hier können Sie nun im oberen Teil angeben, zu welchem Tag die Buchung immer ausgeführt werden soll. Des Weiteren können Sie hier festlegen, ob die Buchung jeden Monat ausgeführt werden soll (dann setzen Sie gleich oben hinter dem Tag den Haken) oder nur an bestimmten Monaten. Weiter können Sie den Zeitraum „von bis“ festlegen. Hierbei sind Sie nicht an das aktuelle Buchungsjahr gebunden. Sie können die Dauerbuchung auch bis in das nächste Jahr festlegen. Und natürlich können Sie auch elektronische Belege wie gewohnt anfügen.
Der untere Bereich ist bereits vorausgefüllt aus den Angaben der Buchung und kann einfach so übernommen werden oder natürlich hier auch nochmal geändert werden. Sobald Sie die Dauerbuchung abgespeichert haben, erscheinen die nächsten fälligen Termine in Ihrer Terminübersicht und auf der Liste der Dauerbuchungen.
Wie Sie direkt ohne vorher einen Buchungssatz erfasst zu haben, eine Dauerbuchung in Kontolino! anlegen können, können Sie unter Dauerbuchungen erstellen und verwalten nachlesen.
Wie Sie die Dauerbuchungen verbuchen können, können Sie unter Dauerbuchungen verbuchen nachlesen.
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Dauerbuchungen verbuchen
Sie haben eine Dauerbuchung in der Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! angelegt, die Sie nun verbuchen wollen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Dauerbuchungen aus der Übersichtsseite einzeln verbuchen
Immer beim Ammelden sehen Sie Ihre Übersichtsseite. Unten links finden Sie nun Ihre nächsten fälligen Termine.
Nun müssen Sie nur auf den blauen Pfeil klicken und die Buchung erfolgt und damit wird Sie in der Terminübersicht gelöscht und nicht mehr angezeigt. Sie können die Buchung im Buchungsjournal wie gewohnt ansehen und hier bearbeiten.
2. Dauerbuchungen im Menü einzeln oder komplett verbuchen
Die andere Möglichkeit die Dauerbuchungen zu verbuchen, ist über den Menüpunkt „Buchen“ und dann „Dauerbuchungen“ zu gehen. Klicken Sie darauf, kommen Sie auf folgende Seite:
Hier können Sie nun individuell aussuchen, für welchen Zeitraum Sie Ihre Dauerbuchungen mit einem Klick verbuchen möchten. Nehmen wir mal an Sie wollen die Buchungen bereits für das ganze Jahr ausführen. Nach Auswahl des Datums, gehen Sie danach auf den „Anzeigen“-Button. Daraufhin wird eine Liste mit allen fälligen Buchungen in diesem Zeitraum angezeigt:
Entweder Sie verbuchen nun nur bestimmte Buchungssätze, indem Sie den „roten Haken“ anklicken oder Sie verbuchen wirklich alle Buchungssätze mit dem „grünen Button“ am Ende der Liste. So können Sie auf einen Knopfdruck viele Dauerbuchunen auf einmal in der Online-Buchaltungssoftware Kontolino! ganz bequem verbuchen! Sie können danach die Buchungen im Buchungsjournal wie gewohnt ansehen und hier bearbeiten.
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