Dazu gehen Sie im Hauptmenü auf „Verwalten“ und dann auf den Eintrag „Benutzer“. Daraufhin erscheint folgender Bildschirm:
Hier können Sie nun die E-Mail-Adresse eines neuen Nutzers eintragen. ACHTUNG: diese Adresse muss es wirklich geben, sonst kann sich der neue Benutzer nicht anmelden.
Nun erfolgen die üblichen persönlichen Eintragungen wie Anrede, Familienname und Vorname. Als „Rolle“ stehen Ihnen drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- „Administrator„: dieser verfügt über alle Funktionen des gebuchten Paketes in Kontolino!
- „Buchhalter:“ dieser verfügt nur über die Funktionen, die zum Buchen notwendig sind. Er kann keine Steuermeldungen an das Finanzamt abschicken, keine neuen Nutzer anlegen und keine neuen Kontolino!-Pakete kaufen.
- „Prüfer:“ dieser kann zum Einen alle Auswertungen, wie Buchungsjournale, Kontoauszüge etc. und zum Anderen alle Einzelbuchungen, Anlagegüter etc. ansehen – aber selber keine Daten/Buchungen verändern.
Somit können Sie mit der Vergabe der „Rolle“ bestimmen, wieviel Einsicht und Änderungsmöglichkeiten der Nutzer auf Ihre Buchhaltungsdaten hat.
Nun müssen Sie für den neuen Benutzer noch das Passwort für den Anmeldebildschirm in Kontolino! festlegen.
Nach dem „Speichern“ kann sich sofort Ihr neuer Benutzer anmelden. Sie müssen ihm natürlich die von Ihnen vergebenen Anmeldeinformationen (E-Mail-Adresse und Passwort) mitteilen.
Als neuer Nutzer sollten Sie sofort nach dem ersten Anmelden Ihr Passwort ändern.
Aber natürlich kann es passieren, dass ein Benutzer nicht mehr Zugriff haben soll. Sobald dies passiert, können Sie den Benutzer deaktivieren. Dazu klicken Sie einfach auf das „grüne Häkchen“ in der Benutzerübersicht. Dieses färbt sich rot ein. Der deaktivierte Nutzer kann sich somit nicht mehr anmelden. Die Deaktivierung kann jederzeit wieder rückgängig gemacht werden. Übrigens: deaktivierte Nutzer zählen nicht zu der Anzahl Nutzern, die Sie in Ihrem Kontolino! Paket zur Verfügung haben.
Es gibt einige gute Gründe dafür, der wichtigste ist aber sicher, dass eine Mail-Adresse naturgemäß eindeutig ist, und zwar weltweit. Das ist in Kombination mit unserem Passwortkonzept eine Sicherheitsmaßnahme. Wenn Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich ein neues von uns erstellen lassen. Dieses neue Passwort wird dann an diese Adresse gesandt. Damit ist sichergestellt, dass niemand sich Ihr Kontolino!-Benutzerkonto schnappen kann.
Zudem haben wir so die Möglichkeit, Ihnen wichtige Nachrichten an diese Adresse zuzusenden. Wir benutzen Ihre Mailadresse jedoch weder zu Werbezwecken, denen Sie nicht ausdrücklich zugestimmt haben, noch geben wir sie an irgendjemanden weiter.
Wichtige Tipps zur Wahl des Benutzernamens:
- Die Mailadresse muss existieren. Da wir im Rahmen des Registrierungsprozesses die Mailadresse nutzen, um die Echtheit Ihrer Registrierung zu prüfen, können Sie sich nur mit einem wirklich existierenden Mail-Konto bei Kontolino! registrieren.
- Der Kontolino!-Benutzername kann nicht von Ihnen geändert werden. Sie sollten daher eine Mailadresse nutzen, die Sie beabsichtigen, für lange Zeit beizubehalten. Insbesondere bei freemail-Anbietern werden Mailadressen manchmal wiederverwendet, nachdem sich ein Nutzer abgemeldet hat. Das kann natürlich unerwünschte Effekte haben, wenn sich der neue Nutzer zufällig auch bei Kontolino! anmeldet. Sollten Sie wirklich einmal eine Änderung des Benutzernamens brauchen, sollten Sie sich an unseren Benutzersupport wenden, der dann entsprechende Schritte einleiten kann.
Anforderungen an ein Passwort in Kontolino!
Bei der Neuanlage oder Änderung von Passwörtern akzeptiert Kontolino! nur solche Passwörter, die den folgenden formalen Kriterien entsprechen:
- Mindestens 6 Zeichen lang, nicht länger als 15 Zeichen
- Mindestens 1 Großbuchtsabe enthalten
- Mindestens 1 Ziffer oder Sonderzeichen enthalten
Diese Regeln sollen dazu beitragen, dass Sie sich möglichst Passwörter ausdenken müssen, die nicht allzu leicht zu erraten sind. Natürlich sollten Sie versuchen, Ihr Passwort stets so zu wählen, dass Sie nicht aus dem Geburtstag Ihrer Mutter und dem Kosenamen Ihres Meerschweinchens bestehen. So sind die formalen Kriterien zwar erfüllt, aber solch ein Passwort ist für jemanden, der Sie näher kennt, relativ leicht zu erraten.
Maßnahmen zur Sicherheit von Passwörtern
Wir tun unser Möglichstes, den Passwortschutz in Kontolino! sicher zu gestalten. So speichern wir Ihr Passwort nicht im Klartext ab, sondern verschlüsselt. Vor der Verschlüsselung werden noch Buchstaben und Ziffern in das Passwort eingemischt (sog. Salting), sodass selbst eine Entschlüsselung des abgespeicherten Passwort-Hashes nicht zum Passwort zurück führt, solange nicht auch die Beimischung bekannt ist.
Das hat natürlich auch zur Folge, dass wir Ihr Passwort auch nicht auslesen können. Wenn Sie also Ihr Passwort vergessen haben, hilft nur, dieses zurücksetzen zu lassen.
Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Passwort sei in falsche Hände geraten, sollten Sie das Passwort zurücksetzen lassen. Dabei wird Ihr Passwort durch ein neues ersetzt. Dieses wird an Ihre E-Mail-Adresse versandt, sodass ein eventueller Eindringling nur dann auch Ihr neues Passwort kennen kann, wenn er auch Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto hat. Dieses Problem können Sie zudem entschärfen, indem Sie sofort nach dem Zurücksetzen des Passworts selbst ein neues Passwort erfassen. Damit haben Sie auf jeden Fall wieder die Alleinherrschaft über Ihr Benutzerkonto erlangt.