Meist verwendet man verschiedene Nummernkreise, um die Art der Belege von einander unterscheidbar zu machen, z.B. Eingangsrechungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge usw. Hier hat jeder so seine eigene Methode.
Kontolino! unterstützt Sie dabei, indem Sie verschiedene Nummernkreise anlegen können.
In diesen Nummernkreisen zählt Kontolino! automatisch hoch und vermeidet so die Vergabe doppelter Belegnummern.
Neben Nummernkreisen für Buchungsbelege unterstützt Kontolino! auch Nummernkreise für Ausgangsrechnungen, wenn Sie ein Paket nutzen, das die Erstellung von Ausgangsrechnungen unterstützt. So können Sie auch Ihre Ausgangsrechnung automatisch von Kontolino! nummerieren lassen, ohne Lücken oder doppelte Rechnungsnummern zu riskieren.
So legen Sie Belegnummernkreise an
Sie klicken auf „Verwalten→Automatische Belegnummern“.
Kontolino! zeigt Ihnen nun alle bereits angelegten Belegnummernkreise an. Dabei sehen Sie auch, welche Nummer in einem Belegnummernkreis zuletzt vergeben wurde.
Wenn Sie ein Paket mit Faktura nutzen, werden Ihnen hier Belegnummernkreise für die Rechnungen separat angezeigt. Alles hier dargestellte gilt sowohl für Belegnummern, die in Buchungsbelegen vergeben werden, als auch für automatusch Rechnungsnummern.
Mit einem Klick auf „Neuer Nummernkreis“ starten Sie die Neuanlage eines Nummernkreises.
Hier vergeben Sie eine Bezeichnung für den Nummernkreis. Wählen Sie hier einen prägnanten Namen, da Sie beim späteren Buchen den Nummernkreis anhand dieser Bezeichnung auswählen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, optional einen festen Text vor der Nummer, sowie einen danach anzugeben. Wir entscheiden uns hier für eine Belegnummer, die mit der Silbe „Ein-“ beginnen soll, um Eingangsrechnungen zu markieren.
Schließlich geben Sie an, mit welcher Nummer Kontolino! zu zählen beginnen soll. Sie haben ja vielleicht schon einige Belege in Ihrer bisherigen Buchhaltung verbucht und möchten die Belege lückenlos weiter nummerieren.
In der letzten Zeile sehen Sie nach jeder Änderung, wie eine automatische Nummer aussehen wird.
Vielleicht möchten Sie noch ein Leerzeichen beim Präfix einfügen oder ähnliches und die Wirkung dieser Änderung gleich hier prüfen.
Wenn Sie mit der Festlegung des Nummernkreises fertig sind, speichern Sie ab und kehren zur Übersicht zurück.
Verwendung der automatischen Belegnummern beim Verbuchen
Klicken Sie dazu wie gewohnt auf den Menüpunkt „Buchen→Belege buchen“ und gelangen in unseren Buchungseditor.
Bei der Belegnummer sehen Sie nun eine Auswahlliste, mit der Sie zwischen der manuellen Vergabe einer Belegnummer und einer automatischen Belegnummer aus einem Ihrer Belegnummernkreise wählen können.
Manuelle Belegnummern sind nach wie vor wichtig, wenn Sie zum Beispiel mehrere Buchungssätze zu einem Beleg erfassen müssen. Dann lassen Sie sich beim ersten Buchungssatz eine automatische Belegnummer vergeben und geben diese dann bei weiteren Buchungssätzen nochmals manuell ein.
Aber zurück zur automatischen Belegnummer: Sie wählen hier den Nummernkreis aus, mit dem unsere neue Buchung nummeriert werden soll und erfassen wie gewohnt die Daten der Buchung.
Stimmt alles, klicken Sie auf verbuchen.
Da Sie die Belegnummer vermutlich noch auf den eben verbuchten Beleg notieren müssen, zeigt Kontolino! in der Erfolgsmeldung die automatisch vergebene Belegnummer an. Sie können diese nun auf dem Papierbeleg notieren (in unserem Beispiel „Ein-15“ und ihn abheften. Schon kann es mit dem nächsten Buchungssatz weiter gehen.
Verwendung der automatischen Belegnummern Für Rechnungen
Sie können beim Erstellen einer Ausgangsrechnung auch automatische Rechnungsnummern vom Programm vergeben lassen.
Dazu müssen Sie wie oben geschildert zunächst einen Rechnungsnummernkreis anlegen.
Sie können Ihre Rechnungen natürlich weiterhin manuell nummerieren, wenn Ihnen das sympathischer ist oder Ihre Rechnungsnummer nach einem Schema vergeben werden, das mit unseren Belegnummern-Automaten nicht abgedeckt werden kann. Dazu wählen Sie bei der Erstellung einer Rechnung in der Drop-Down-Liste den Eintrag „manuell“ und geben in das Eingabefeld dahinter die neue Rechnungsnummer ein.
Wenn Sie eine automatische Rechnungsnummer in einer Rechnung gewählt haben, wird Ihnen in der Rechnungsvorschau noch nicht die endgültige Rechnungsnummer angezeigt, sondern lediglich der Text [automatisch], um Ihnen zu signalisieren, dass hier eine automatisch vergebene Nummer eingesetzt wird, sobald Sie die Rechnung fertigstellen.
Vorbelegung von autmatischen Belegnummernkreisen für bestimmte Zwecke
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, in Kontolino! festzulegen, dass in bestimmten Situationen ein bestimmter Belegnummernkreis schon gleich vorbelegt ist.
So kann es zum Beispiel sein, dass Sie Geldausgänge von Ihrem PayPal-Konto grundsätzliche mit einer Belegnummer nach dem Muster PP-Aus-xxxx nummerieren möchten, oder grundsätzlich alle Buchungen in einem Buchungsjahr mit einem einzigen Belegnummernkreis buchen möchten.
Alle Buchungen einer Buchungsperiode grundsätzlich mit dem selben Belegnummernkreis verbuchen
Manche Unternehmer nummerieren einfach alle Belege eines Jahres beginnend mit 1 durch, ganz egal, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt.
Dabei nimmt man manchmal auch das Buchungsjahr als Präfix für die Belegnummer, also z.B. „2021-“ und nummeriert dann die Belege einfach durch, also etwa 2021-1, 2021-2 und so weiter.
Um diese Art der Nummerierng einzustellen, legen Sie zunächst wie oben beschrieben den gewünschten Belegnummenkreis an und wechseln dann im Menü „Verwalten“ zur Option „Buchungsperioden“ und wählen die entsprechende Buchungsperiode zur Bearbeitung aus.
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Belegnummernkreis auszuwählen, der dann in jedem Buchungsdialog automatisch schon vorbelegt ist, wenn Sie eine neue Buchung eingeben möchten.
Belegnummernkreise Für Dauerbuchungen vorbelegen
Sie können bei einer Dauerbuchung festlegen, dass neue Buchungen grundsätzlich mit der nächsten Nummer eines Belegnummernkreises nummeriert werden sollen.
Dazu bearbeiten Sie eine Dauerbuchung (Details finden Sie hier) und legen in diesem Diaolog den Belegnummernkreis fest.
Belegnummernkreise Für Bankauszug-Buchungen vorbelegen
Es gibt Unternehmer, die nummerieren ihre Geldein- und Geldausgänge nach dem Schema „Ein-xxx“ und „Aus-yyy“ oder ähnlich, um Belege anhand der Belegnummer schnell als Ein- oder Ausgänge erkennen zu können. Wenn Sie dieses Schema bei der Verbuchung importierter Bankauszüge nutzen möchten, stellen Sie dies bei den Einstellungen für den Importfilter für eine Bankverbindung ein.
Dazu wählen Sie im Bereich „Verwalten“ das Menü „Bankverbindungen“ und öffnen die gewünschte Bankverbindung zur Bearbeitung. Dort klicken Sie auf den Button zur bearbeitung der Import-Einstellungen.
Hier können Sie getrennt für Geldeingänge und Geldausgänge je einen Belegnummernkreis festlegen.
Hinweis: Wenn Sie einfach nur alle Bankumsätze mit z.B. einem Kürzel der Bank als Präfix numerieren möchten, z.B. ‚Spk-xyz‘, unabhängig davon, ob es sich um eine Ein- oder Auszahlung handelt, wählen Sie einfach den gleichen Nummernkreis für Geldein- und -ausgänge
