Meist verwendet man verschiedene Nummernkreise, um die Art der Belege von einander unterscheidbar zu machen, z.B. Eingangsrechungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge usw. Hier hat jeder so seine eigene Methode.
Kontolino! unterstützt Sie dabei, indem Sie verschiedene Nummernkreise anlegen können.
In diesen Nummernkreisen zählt Kontolino! automatisch hoch und vermeidet so die Vergabe doppelter Belegnummern.
So legen Sie Belegnummernkreise an
Sie klicken auf „Verwalten→Automatische Belegnummern“.
Mit einem Klick auf „Neuer Nummernkreis“ starten Sie die Neuanlage eines Nummernkreises.
Hier vergeben Sie eine Bezeichnung für den Nummernkreis. Wählen Sie hier einen prägnanten Namen, da Sie beim späteren Buchen den Nummernkreis anhand dieser Bezeichnung auswählen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, optional einen festen Text vor der Nummer, sowie einen danach anzugeben. Wir entscheiden uns hier für eine Belegnummer, die mit der Silbe „Ein-“ beginnen soll, um Eingangsrechnungen zu markieren.
Schließlich geben Sie an, mit welcher Nummer Kontolino! zu zählen beginnen soll. Sie haben ja vielleicht schon einige Belege in Ihrer bisherigen Buchhaltung verbucht und möchten die Belege lückenlos weiter nummerieren.
In der letzten Zeile sehen Sie nach jeder Änderung, wie eine automatische Nummer aussehen wird.
Vielleicht möchten Sie noch ein Leerzeichen beim Präfix einfügen oder ähnliches und die Wirkung dieser Änderung gleich hier prüfen.
Wenn Sie mit der Festlegung des Nummernkreises fertig sind, speichern Sie ab und kehren zur Übersicht zurück.
Verwendung der automatischen Belegnummern beim Verbuchen
Klicken Sie dazu wie gewohnt auf den Menüpunkt „Buchen→Belege buchen“ und gelangen in unseren Buchungseditor.
Bei der Belegnummer sehen Sie nun eine Auswahlliste, mit der Sie zwischen der manuellen Vergabe einer Belegnummer und einer automatischen Belegnummer aus einem Ihrer Belegnummernkreise wählen können.
Manuelle Belegnummern sind nach wie vor wichtig, wenn Sie zum Beispiel mehrere Buchungssätze zu einem Beleg erfassen müssen. Dann lassen Sie sich beim ersten Buchungssatz eine automatische Belegnummer vergeben und geben diese dann bei weiteren Buchungssätzen nochmals manuell ein.
Aber zurück zur automatischen Belegnummer: Sie wählen hier den Nummernkreis aus, mit dem unsere neue Buchung nummeriert werden soll und erfassen wie gewohnt die Daten der Buchung.
Stimmt alles, klicken Sie auf verbuchen.
Da Sie die Belegnummer vermutlich noch auf den eben verbuchten Beleg notieren müssen, zeigt Kontolino! in der Erfolgsmeldung die automatisch vergebene Belegnummer an. Sie können diese nun auf dem Papierbeleg notieren (in unserem Beispiel „Ein-15“ und ihn abheften. Schon kann es mit dem nächsten Buchungssatz weiter gehen.
