Eigene Briefbögen für Dokumente gestalten

Ab dem Paket Kontolino! Classic können Sie Ihre eigenen Briefpapier-Vorlagen mit Ihrem individuellen Design in Kontolino! hinterlegen. Dazu erstellen Sie einen Briefbogen für Ihre Rechnungen im PDF-Format und laden ihn zu Kontolino! hoch. Ihre Rechnungen werden dann auf diese Vorlage „aufgedruckt“, in etwa so, als wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier in Ihren Drucker einlegen würden und Ihre Rechnung auf dieses Papier drucken.

Briefbögen im PDF-Format

Der Vorteil eines PDF-Briefbogens liegt auf der Hand: heutzutage kann jedes Office-Paket oder Grafikprogramm direkt eine PDF-Datei aus einem Dokument erstellen. So findet sich zum Beispiel im Libre Office Writer in der Werkzeugleiste direkt ein Icon zum Abspeichern als PDF an. Aber auch andere Programme haben diese Option anzubieten. Aber selbst, wenn Sie ein Programm nutzen, das keine direkte PDF-Ausgabe unterstützt, gibt es in den aktuellen Betriebssystemen (Mac- und Linux-Benutzer kennen dieses Feature schon seit Jahre, Windows liefert seit Version 10 endlich auch ein Print-to-PDF-Plugin standardmässig mit) die Möglichkeit, einen Druckertreiber zu nutzen, der die Druckausgabe nicht auf einen Drucker, sondern in eine PDF-Datei ausgibt.

Fast jedes Office- oder Grafikprogramm kann direkt PDF-Dateien erzeugenAuf diese Weise kann praktisch jeder, der ein Grafikprogramm oder eine Textverarbeitung bedienen kann, sehr einfach einen Briefbogen in PDF erstellen.

Am einfachsten geht das ganze tatsächlich mit einem Textverarbeitungsprogramm. Legen Sie ein neues Dokument an mit dem Seitenformat Din A4 und platzieren Sie Ihr Logo, Absenderangaben, Ihre Bankverbindung, Öffnungszeiten und vielleicht einen flotten Werbespruch auf Ihrem Blatt im Kopf- oder Fußbereich des Dokuments und exportieren Sie das Ergebnis als PDF-Datei.

 

Maßangaben für Ihre individuellen Bereiche auf dem Briefbogen

Maximaler Gestaltungsberich für den Kopf und Fußbereich eines Birefbogens

In der nebenstehenden Grafik sehen Sie die Bereiche einer DIN A4 – Seite, die für Ihre eigene Gestaltung zur Verfügung stehen, rot hinterlegt. Hier können Sie platzieren, was immer Sie möchten. Der weiße Bereich in diesem Bild ist die Region, in der Kontolino! seine Ausgaben platziert. Hier sollten Sie keine Elemente in Ihrem PDF platzieren, da sich ansonsten höchst unschöne Überlappungen ergeben.

Natürlich könnten Sie auch hier z.B. das Adressfeld, das nachher im Fenster des Umschlages zu sehen sein wird, mit einer Farbe hinterlegen und ähnliches (auch die Geschäftszeile mit Angaben wir Bestellnummer, Kunden-Nr. ist immer an der selben Stelle auf dem Blatt, also könnten Sie auch hier eine farbliche Hinterlegung ausprobieren). Solange sich Ihre Elemente mit dem Text, den Kontolino! druckt, nicht in die Quere gerät, ist also auch hier Ihrer Fantasie keine Grenze gesetzt.

Kontolino! hält sich beim Drucken von Dokumenten streng an die DIN. Das bedeutet zum Einen, dass Kontolino! grundsätzlich Rechnungen im Format DIN A4 ausdruckt, also auf dem gängigen Papier im deutschsprachigen Raum. Andere Formate sind aktuell nicht vorgesehen.

Zum anderen heißt das, es gibt Bereiche auf einem Briefbogen, die für Ihre individuellen Gestaltungsideen frei sind, und Bereiche, auf die Kontolino! die Dokument-Inhalte druckt.

Damit also Ihr Logo oder Ihre Adressangaben, Bankverbindung etc. nicht von Kontolino! überlappend bedruckt werden, sollten Sie sich bei der Gestaltung Ihres Briefbogens an die hier vorgestellten Vorgaben halten.

So haben Sie die Möglichkeit, Ihre individuellen Elemente im Kopf- und im Fußbereich einer Seite zu verteilen.

Maximaler Gestaltungsbereich im Kopfbereich

Im Kopfbereich haben Sie vom oberen Rand des Blattes maximal 48mm Platz über die ganze Seitenbreite hinweg, einen Briefkopf mit Logo etc. auszugeben. Der Bereich rechts neben der Empfängeradresse kann ebenfalls für Ihre Gestaltungselemente genutzt werden, dabei sollten Sie nicht weiter links als 85mm vom rechten Blattrand anfangen und nicht weiter nach unten als bis 95mm unter dem oberen Blattrand gehen.

Maximaler Gestaltungsbereich für die Fußzeile

Der Fußbereich wird gerne für Adressangaben, Telefon, Fax, Webadressen, Bankverbindung und evtl. Öffnungszeiten oder Angaben zur Anfahrt genutzt. Dabei sind Ihrer Fantasie natürlich auch hier  keine Grenzen gesetzt. Für Ihren individuellen Fußbereich steht Ihnen die komplette Seitenbreite auf den unteren max. 40mm zur Verfügung.

Was es noch zu beachten gibt

Druckbarer Bereich von Druckern

Die meisten Bürodrucker können nicht komplett bis an den Seitenrand drucken. Sie haben oft einen Randbereich der Seite, meist irgendwo um die 5mm, die nicht bedruckt werden können. Wenn Sie also den Kopf- und oder Fußbereich auf der ganzen Breite der Seite mit einer Hintergrundfarbe hinterlegen möchten, wird das nicht funktionieren. Das ist keine Beschränkung von Kontolino!, sondern Ihres Druckers. Sie sollten also stets davon ausgehen, dass der Kopf- und Fußbereich einen weissen (bzw. papierfarbenen) Hintergrund hat.

Wenn Sie den kompletten Fuß- oder Kopfbereich mit einer Farbe hinterlegen möchten, führt kein Weg daran vorbei, sich Ihr Briefpapier von einer Druckerei produzieren zu lassen und in Kontolino! einfach einen leeren Briefbogen zu hinterlegen. Oder aber, Sie haben einen Drucker, der tatsächlich bis zum Seitenrand drucken kann.

 

Keine Vorlage für Folgeseiten

Kontolino! kennt im Moment nur eine Vorlage für die erste Seite eines Dokuments. Folgeseiten werden stets ohne Kopf- oder Fußbereich gedruckt. Ihr Briefbogen wird nur für die erste Seite verwendet.

 

 

 

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