Offene Posten Liste (OPL)
Dies ist die zentrale Übersicht für alle Ihre Ausgangsrechnungen. Von hier aus sehen Sie alle Rechnungen, die Sie geschrieben haben, können neue Rechnungen schreiben bzw. importieren und Sie können neue Buchungen für Ihre Rechnungen erfassen. Sei es für Forderungen, für Zahlungseingänge und weiteres. Sie haben verschieden Möglichkeiten, um auf die Rechnungsübersicht zu kommen. Entweder unter dem Menüpunkt
- „Faktura“ auf den Eintrag „Ausgangsrechnungen“ oder
- „Buchen“ auf den Eintrag „Rechnungen“ oder
- „Import/Export“ auf den Eintrag „Rechnungen“.
Ihre Liste aller Rechnungen
Sie können nun zuerst Ihre Ausgangsrechnungen nach folgenden Kriterien listen lassen
- in einem gewissen Zeitraum (nach Rechnungsdatum oder Zahldatum) angezeigt haben wollen oder
- nur mit ganz bestimmten Beträgen oder
- nur bestimmte Rechnungen (Empfänger oder Rechnungsnummern) oder
- nur alle bereits bezahlten Rechnungen oder
- noch alle unbezahlten Rechnung (Offene-Posten-Liste /OPL).
Sobald Sie auf „Suchen“ klicken erscheint dann eine Liste aller Rechnungen, die Ihren Suchkriterien entsprechen:
Was sehen Sie hier alles? Zuerst können Sie die Anzahl der Einträge, die Sie auf einem Bildschirm angezeigt bekommen, festlegen.
Darunter sehen Sie auf einen Blick folgende Rechnungsdetails:
- an der Farbe des Geldscheines (grün oder rot), ob die Rechnung bezahlt wurde,
- bzw. ob die Rechnung als Entwurf abgespeichert wurde (Eintrag Entwurf),
- an dem Kreuz (grün oder rot), ob die Forderung gebucht wurde,
- das Rechnungsdatum,
- die Rechnungsnummer (mit einem Klick auf die Büroklammer, können Sie direkt die Rechnung einsehen),
- den Empfänger,
- die Rechnungsbeträge (Netto, MwSt-Betrag, Brutto),
- seit wann die Rechnung fällig ist,
- wie viele Tage die Rechnung überfällig ist,
- welcher Betrag bereits bezahlt wurde und
- welcher noch offen ist.
Wenn Sie oben auf die Pfeile neben den Spaltenüberschriften klicken, dann können Sie die Tabelle nach Ihren Wünschen weiter sortieren. So z. B. nach dem höchsten Betrag, der noch offen ist.
Haben Sie die Rechnung als Entwurf gespeichert, können Sie diese von hier aus mit dem Bleistift weiter bearbeiten.
Natürlich können Sie Ihre Rechnung von hier aus auch duplizieren. Dazu klicken Sie auf das grüne doppelte Dokumentensymbol.
Ganz am Schluss, können Sie mit dem Mülleimer-Symbol eine Rechnung löschen. Achtung: das geht nur, wenn Sie die Rechnung noch nicht direkt bei der Erstellung verbucht haben.
Wenn Sie die Rechnungen nun verbuchen wollen, gibt es verschiedene Wege:
- Sie können die Rechnung mit Klick auf das Auswahlkästchen ganz links markieren (Sie können auch mehrere auswählen). Anschließend können Sie unter der Rechnungsliste eine passende Aktion aus dem Menü auswählen (Aktion für selektierte Rechnungen). Bestätigen Sie die ausgewählte Aktion mit dem „durchführen“-Button.
- Alternativ können Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Bleistift) klicken. Dies führt Sie auf einen neuen Dialog. Hier sehen Sie Ihre Rechnung, die Sie von hier aus ausdrucken oder abspeichern können. Weiter können Sie als Soll-Versteuerer hier die Forderung und den Zahlungseingang verbuchen, als Ist-Versteuerer direkt den Zahlungseingang.
- Den zuvor geschilderten Dialog erreichen Sie auch, wenn Sie einen Doppelklick auf die Rechnung machen.
Wie verbuchen Sie genau Ihre Zahlungseingänge?
Auf der rechten Seite sehen Sie die Zahlungen zu der Rechnungen, die Sie bereits gebucht haben. Dies kann sein, wenn Sie zum Beispiel Ihre Bankauszüge verbucht haben und hier zu dieser Rechnung einen Zahlungseingang erhalten und durch die Rechnungsnummernzuordnung auch direkt verbucht haben.
Über die Aktions-Schaltfläche können Sie hier
- neue Zahlungen (z. B. Barzahlungen) direkt erfassen (hier kommen Sie in unseres normalen Belege-Buchen-Fenster),
- Skontobuchungen erledigen. Hierbei unterstützt Sie Kontolino! mit einem vorausgefüllten Beleg-Menü (so sind die richtigen Konten für Sie bereits vorbelegt).
- eine Zahlung einfach nur als „als ausgeglichen markieren“. Dies kann Sinn machen, wenn z. B. ein paar Cent zu wenig überwiesen wurde. Ohne diese Markierung würde Ihnen die Rechnung sonst ewig als offen angezeigt werden, obwohl Sie hier vermutlich keine Aktionen mehr planen und für Sie die Rechnung erledigt ist,
- Differenzen verbuchen. Differenzen können entstehen, wenn Ausversehen ein paar Cent mehr oder weniger von Ihrem Kunden überwiesen wurden. Hierbei unterstützt Sie Kontolino! mit einem vorausgefüllten Beleg-Menü (so sind die richtigen Konten für Sie bereits vorbelegt).
- eine Zahlung einfach nur als „als ausgeglichen markieren“.
Der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerer haben wir Ihnen hier erklärt. Die Einstellung in Kontolino! müssen Sie jedes Jahr in den Buchungsperioden hinterlegen.
So können Sie bequem alle Forderungen und Zahlungseingänge Ihrer importierten Rechnungen incl. Beleg in Kontolino! erledigen. Dabei werden auch alle Rechnungsnummern, Beträge und Mehrwertsteuercodes übernommen. So müssen Sie nichts mehr doppelt erfassen, nur noch alle Buchungen per Knopfdruck ausführen lassen.
Sie können auch – wenn Ihre Rechnungen per Banküberweisung bezahlt werden – die Zahlung der Rechnung durch die Verbuchung des importierten Bankauszuges vornehmen. Hierbei werden alle zugeordneten und verbuchten Rechnungen automatisch als bezahlt gekennzeichnet. Wie dies geht können Sie auf der Seite „Rechnungen beim Verbuchen der Kontoauszüge zuordnen“ nachlesen.
Weitere Informationen zum Thema in unserem Blog
