Kontolino! kann Ausgangsrechnungen von anderen Systemen importieren und verbuchen. Dabei wird sehr viel automatisiert und Sie können sich sehr viel Arbeit bei der Verbuchung sparen.
Um Rechnungen von anderen Anbietern importieren zu können, müssen Sie zunächst einen Importfilter anlegen. Danach können Sie jederzeit Rechnungen importieren.
Um Ihre Rechnungen zu importieren, haben Sie verschiedene Einstiegsmöglichkeiten:
- unter dem Menüpunkt „Import/Export“ auf den Eintrag „Rechnungen“
- unter dem Menüpunkt „Buchen“ auf den Eintrag „Rechnungen“ oder
- unter dem Menüpunkt „Faktura“ auf den Eintrag „Rechnungen“
Im dortigen Fenster klicken Sie auf den Button direkt unter der Überschrift „Importieren…“
Daraufhin können Sie den Zeitraum bestimmen, für welchen Sie Rechnungen importieren wollen. Wollen Sie nur bezahlte Rechnungen importieren, wählen Sie den Zahlungszeitraum aus. Sie können auch alle Rechnungen importieren. Dazu wählen Sie den Zeitraum für das Rechnungsdatum aus.
Leider kann es sein, dass nicht alle Rechnungen als Beleg von Billbee zur Verfügung gestellt werden. Deshalb erscheint ein Warnhinweis für Sie und Sie müssen vor jedem Import tätig werden:
Sie müssen entweder in Billbee wie auf den Hilfeseiten von Billbee beschrieben, Ihre archivierten Rechnungen wiederherstellen oder aber Sie müssen sonst für eine GoBD-konforme Ablage Ihrer Rechnungen außerhalb von Kontolino! sorgen.
Sind Ihre Angaben ausgefüllt und haben Sie ggfs. Ihre archivierten Rechnungen wiederhergestellt, gehen Sie auf den Button „Importieren“. Nun erscheint ein Wartedialog bis alle Rechnungen in Kontolino! übertragen wurden.
Danach können Sie alle Buchungen, die mit Ihren Rechnungen zusammenhängen erledigen. Das wären
- die Forderungen (als Soll-Versteuerer)
- die Zahlungseingänge, wenn Sie diese als Banküberweisung erhalten oder alternativ,
- die Zahlungseingänge ohne einen Geldeingang auf dem Bankkonto.
Der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerer haben wir Ihnen auf einer eigenen Seite erklärt. Diese Einstellung in Kontolino! müssen Sie jedes Jahr in den Buchungsperioden hinterlegen.
So können Sie bequem alle Forderungen und Zahlungseingänge Ihrer importierten Rechnungen incl. Beleg in Kontolino! erledigen. Dabei werden auch alle Rechnungsnummern, Beträge und Mehrwertsteuercodes übernommen. So müssen Sie nichts mehr doppelt erfassen. Kontrollieren und bestätigen Sie einfach alle Buchungen per Knopfdruck.
Werden Ihre Rechnungen per Banküberweisung bezahlt? Dann können Sie bequem direkt beim Verbuchen des Bankauszugs den Zahlungseingang zur Rechnung mitverbuchen. Dabei werden alle zugeordneten und verbuchten Rechnungen automatisch als bezahlt gekennzeichnet. Wie dies geht können Sie auf der Seite „Zahlungseingang zu einer Ausgangsrechnung verbuchen“ nachlesen.
