Grundlagen der Buchführung

1. Inventur und Inventar

Mit der Inventur fängt alles an: Hier wird durch eine Bestandsaufnahme (Inventur) durch Zählen, Wiegen oder Messen genau ermittelt, welche Vermögensgegenstände und Schulden ein Betrieb hat. Diese Inventur muss zur Eröffnung des Betriebes durchgeführt und dann regelmäßig zum Ende eines Wirtschaftsjahres gemacht werden.

Der Gesetzgeber hat an eine Inventur folgende Mindestanforderungen (HGB §§ 240, 257) :

– Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen vollständig erfasst werden,

– die Vermögensgegenstände und Schulden müssen eindeutig bezeichnet und übersichtlich gruppiert werden,

– die Mengenangaben müssen genau nach Anzahl, Maß oder Gewicht erfolgen,

– die Inventuraufzeichnungen müssen das Datum der Inventur und die Unterschriften des Aufnahmepersonals erhalten und 10 Jahre aufbewahrt werden.

 

Die Aufstellung, die die Ergebnisse der Inventur festhält, heißt Inventar. Es gliedert sich in 3 große Bereiche:

1. Vermögen

Das Anlagevermögen ist dazu bestimmt, dem Betrieb langfristig zu nutzen. Ob ein Vermögensgegenstand dem Anlage- oder dem Umlaufvermögen zuzuordnen ist, hängt allein von der geplanten Nutzungsdauer ab.

  • Anlagevermögen (Gegenstände, die länger im Unternehmen im Gebrauch sind: z. B. Maschinen, Gebäude, Möbel)
  • Umlaufvermögen (Gegenstände, die eine kurze Nutzungsdauer im Betrieb haben: z. B. Rohstoffe, Handelswaren, Büromaterial)

2. Schulden

  • langfristige Schulden
  • kurzfristige Schulden

3. Ermittlung des Reinvermögens

  • Summe des Vermögens – Summe der Schulden = Reinvermögen (Eigenkapital)

 

2. Bilanz

Da das Inventar in größeren Unternehmen oft mehrere Ordner füllt, und damit die Übersichtlichkeit verloren geht, muss eine Bilanz erstellt werden (siehe HGB §§ 242, 266).

Die Bilanz gliedert sich wie folgt:

1. Aktiva (Auflistung aller Vermögensgegenstände)

2. Passiva (Auflistung des Eigenkapitals und Fremdkapitals (Schulden))

Auszug aus einer Bilanz

Die Eröffungsbilanz wird in Kontolino! einmalig durch Eintragen der Anfangssalden im Kontenplan erstellt.

Kontenplan Anfangssalden eingeben

Die Bilanz wird dann jederzeit im Kontolino! automatisch erzeugt und kann immer von Ihnen eingesehen und gedruckt werden.

 3. Auflösung der Bilanz in Bestandskonten

Da nicht jeder Geschäftsfall direkt in der Bilanz gebucht werden kann, müssen die einzelnen Bilanzpositionen in Bestandskonten aufgelöst werden. Diese Aufgliederung kann je nach Gewerbe verschieden erfolgen. In Kontolino! sind deshalb verschiedene Kontenrahmen hinterlegt: IKR (Industriekontenrahmen), der SKR03 (Standardkontenrahmen 03) und der SKR04 (Standardkontenrahmen 04). Sobald Sie Sich für einen Kontenrahmen entschieden haben, erfolgt die Aufgliederung der Bilanz in den Kontenrahmen automatisch. Dabei erhält auch jedes Konto seine eigene Nummer. Da vermutlich viel mehr Konten im Kontenrahmen enthalten sind, wie Sie tatsächlich benötigen, bietet Ihnen Kontolino! die Möglichkeit einzelne Konten auszublenden.

Aufgrund der Gliederung der Bilanz in Aktiva und Passiva (s.o.) unterscheidet man Aktiv- und Passivkonten. Konten haben immer zwei Seiten: Die linke Seite ist die Sollseite, die rechte die Habenseite.

Konto

 

 

  • Bei den Aktivkonten werden die Anfangsbestände immer auf der Sollseite gebucht und dort nimmt deren Bestand zu.aktivkonto

 

 

  • Bei den Passivkonten werden die Anfangsbestände auf der Habenseite gebucht und dort nimmt deren Bestand zu.passivkonto

 

Nun können Sie mit den eigentlichen Buchungen starten.

 

4. Belege

Einer der wichtigsten Grundsätze in der Buchführung lautet:
Keine Buchung ohne Beleg!!!

Dabei unterscheidet man zwischen

  • Externen Belegen (Fremdbelege): Das sind Belege, die im Geschäftsverkehr mit Dritten (z. B. Lieferanten / Kunden) entstanden sind: z. B. Eingangsrechnungen, Kontoauszüge der Bank, Kassenbelege, Ausgangsrechnungen
  • Internen Belegen (Eigenbelege): Das sind Belege, die aus Gründen der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung selbst erstellt werden müssen: z. B. Inventarlisten, Abschreibungsbelege, Belege für den Eigenverbrauch, Bewirtungsbelege, Belege für die KFZ-Nutzung. Hierzu stellt Kontolino! Ihnen Arbeitshilfen / Formulare zur Verfügung.

Eigenbelege müssen mindestens folgende Dinge enthalten:

  • Ausstellungsdatum des Beleges
  • Geschäftsvorfall (also eine kurze Beschreibung, um welchen Sachverhalt es geht)
  • Betrag und evtl. Mehrwertsteuerbetrag / -code
  • Aussteller des Beleges
  • Die Unterschrift des Ausstellers

Somit können Sie auch Eigenbelege machen, wenn mal ein Beleg nicht mehr auffindbar sein sollte. Zusätzlich müssen dann noch der Zahlungsempfänger mit Anschrift und der Grund für den Eigenbeleg aufgeführt werden.

 Arbeitsablauf beim Buchen (eine Checkliste hierzu finden Sie unter unseren Arbeitshilfen)

  • Belege sammeln und thematisch oder nach Datum sortieren
  • überlegen welchen Konten bebucht werden und auf dem Beleg notieren (nennt man Vorkontierung) – hierzu hilft Ihnen Kontolino! umfassend mit dem Buchungsassistenten und anderen Features
  • in Kontolino! buchen
  • Belegnummer auf dem Originalbeleg notieren (auf Kontoauszug und z.B. auf der Eingangsrechnung)
  • für den gesamten Kontoauszug eigene Belegnummer vergeben und dort notieren
  • Kontoauszüge und andere Belege nach Belegnummer sortiert abheften
  • Stand des Kontoauszuges der Bank mit Stand des Kontolino!-Bankkontos (Kontoauszug) vergleichen – ggfs. Abweichungen bereinigen!
  • Umsatzsteuervoranmeldung mit Kontolino! abschicken und ggfs. fälliger Betrag ans Finanzamt überweisen

Weiterführende Links zum Buchen finden Sie auch auf unserem Blog:

5. Grundsätzliche Buchungsregeln für die Bestandskonten

 

+++   Mehrungen von Aktivkonten werden im Soll gebucht   +++
+++   Mehrungen von Passivkonten werden im Haben gebucht   +++
—    Minderungen von Aktivkonten werden im Haben gebucht    —
—    Minderungen von Passivkonten werden im Soll gebucht    —

Jeder Geschäftsfall verändert mindestens zwei Bestände. Somit wird in jeder Buchung immer eine Soll- und eine Habenseite von zwei verschiedenen Konten verändert.

  • Beispiel: Einkauf einer Maschine per Banküberweisung in Höhe von 1.000 € zuzüglich dem allgemeinen Steuersatz von 19%.
  • Grundüberlegungen:
    • Maschinen gehören zum Anlagevermögen und damit zu den Aktivkonten. Da der Bestand an Maschinen zunimmt muss das Konto Maschinen auf der Sollseite bebucht werden.
    • Das Konto Bank gehört zum Umlaufvermögen und damit auch zu den Aktivkonten. Da das Bankguthaben abnimmt muss das Konto Bank auf der Habenseite bebucht werden.
    • Das Konto Vorsteuer gehört zu den Forderungen (wir bekommen Geld vom Finanzamt) und damit zu den Aktivkonten. Da die Forderung zunimmt wir das Konto Vorsteuer auf der Sollseite bebucht.
  • Buchung: Maschine (auf der Sollseite) 1.000 €, Vorsteuer (auf der Sollseite) 190 €, an Bank (auf der Habenseite) 1.190 €.
  • Erfassung im Kontolino!: Sollkonto: Maschine auswählen / Habenkonto Bank auswählen / Betrag 1.190 € eingeben / MwSt.Code Umsatzsteuer, allgemeiner Satz (19 %) anklicken und Speichern

kontenplan

Sie werden sehen, dass Kontolino! Sie beim Buchen auf vielfältige Weise unterstützt:

  1. Kontolino! schlägt Ihnen auf grund des eingegebenen Textes Buchungen vor, die Sie bereits früher schon erfasst haben
  2. Kontolino! sucht die Konten, indem Sie darin entweder die Kontonummern eingeben oder einen Teil der Kontobezeichnung (z. B. „Masch“ und Kontolino! findet dann folgende Konten für Sie: im IKR „0720 Fertigungsmaschinen“)
  3. im Kontolino! sind Buchungsvorlagen hinterlegt, die die häufigsten Buchungsfälle abdecken. Auch hier kann nach Begriffen zusätzlich gesucht werden.
  4. Dem noch nicht genug: Sie können selber zusätzlich für häufige Buchungen, die Sie verwenden eigene Buchungsmuster abspeichern, die Sie dann aufrufen können.

 

6. Die Erfolgskonten

 

Durch die Buchung ausschließlich auf den Bestandskonten kann nur die Umschichtung von Vermögen dargestellt werden. Ein Unternehmen ist aber, dazu da Gewinne zu erwirtschaften. Um dies vereinfacht erklären zu können, nehmen wir das klassische Beispiel eines Industrieunternehmens:

Durch die Produktion, werden Rohstoffe vom Lagerbestand entnommen und in Verkaufsprodukte umgewandelt. Es müssen dafür Löhne bezahlt werden. Dies führt im Unternehmen zu Ausgaben, die als Eigenkapital-Minderung gebucht werden. Nun werden die Produkte verkauft. Dies führt zu Umsatzerlösen, die den Herstellungsaufwand nicht nur decken, sondern auch noch zu einem Gewinn führen sollen -und damit zu einer Eigenkapital-Vermehrung.

Somit stellen die Erfolgskonten Unterkonten des Eigenkapitalkontos dar.

Aufwendungen sind der Wertverzehr während einer Rechnungsperiode. Aufwendungen vermindern das Eigenkapital. Damit werden Aufwendungen immer auf der Sollseite gebucht.

Erträge sind der Wertzuwachs während einer Rechnungsperiode. Sie vermehren das Eigenkapital. Damit werden Ertragskonten immer auf der Habenseite gebucht.