Protokollierung aller Änderungen und Löschungen von Buchungssätzen

Die GoBD fordern, dass ein Buchhaltungsprogramm Veränderungen an Buchungssätzen und sonstigen Aufzeichnungen nur zulassen darf, wenn sicher gestellt ist, daß der ursprüngliche Zustand des Dokuments bzw. des Buchungssatzes jederzeit noch erkennbar ist. Im BMF-Schreiben liest sich das dann etwas sperriger (Zitat der Randziffer 58 aus dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014):

  1. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).

Kontolino! löst diese Aufgabe für Buchungssätze in der Form, daß sämtliche Änderungen und Löschungen von Buchungssätzen mitprotokolliert werden. Diese Protokollierung umfasst neben dem alten Stand eines Buchungssatzes vor einer Änderung auch den genauen Zeitpunkt der Änderung sowie den Benutzer, der eine Änderung durchgeführt hat.

Kontolino! behält auch die komplette Historie von Buchungssätzen in diesem Protokoll, die storniert bzw. gelöscht werden. So kann auch gezielt nach Buchungssätzen recherchiert werden, die gelöscht wurden.

Diese Protokollierung passiert für Kontolino!-Nutzer völlig transparent und voll automatisch im Hintergrund. Als Nutzer haben Sie lediglich lesenden Zugriff auf diese Protokolldaten, Manipulationen sind hier ausgeschlossen.

So können Sie bzw. ein Betriebsprüfer auch nach Jahren noch herausfinden, welche Änderungen an einem Buchungssatz durchgeführt wurden, wenn es einmal Anlaß zur Diskussion gibt.

Wie kann ich die Historie eines Buchungssatzes in Kontolino! einsehen?

Im Buchungsjournal können Sie bei jedem Buchungssatz, der mindestens einmal geändert wurde, mit dem Menüpunkt „Änderungsprotokoll“ die Historie eines Buchungssatzes aufrufen:

Menue_Aenderungsprot

Die Übersicht der Änderungen zeigt nun alle Bearbeitungsschritte des Buchungssatzes in absteigender zeitlicher Reihenfolge an. Die ältesten Änderungen des Buchungssatzes stehen also unten, die neuesten oben in der Liste:

Historie_buchsatz_aend

Jeder Eintrag der Liste repräsentiert eine Änderung des Buchungssatzes. In der ersten Änderung wurde der Betrag der Buchung von 107,77 € zu 112,36 € geändert. Die zweite Änderung wurde durchgeführt, um die Mehrwertsteuer für einen innergemeinschaftlichen Erwerb festzulegen.

Wie kann ich die gelöschten Buchungssätzen in einer Buchungsperiode einsehen?

Um zu sehen, welche Buchungssätze in einer Buchungsperiode gelöscht wurden, finden Sie im Menü „Auswerten“ der Eintrag „Gelöschte Buchungen“. Dieser Eintrag erscheint nur, wenn auch wirklich gelöschte Buchungssätze zu einer Buchhaltung existieren:

Menue_geloeschte

Kontolino! zeigt Ihnen daraufhin eine Liste aller in der Buchungsperiode gelöschten Buchungssätze an:

Geloeschte_BS

Wenn es zu einem gelöschten Buchungssatz eine Historie von Änderungen gibt, können Sie auf den entsprechenden Eintrag klicken, um sich die Historie dieses gelöschten Satzes anschauen zu können. Die Historie eines gelöschten Buchungssatzes sieht praktisch genauso aus, wie die vorgenannte. Der oberste Satz ist die Version des Buchungssatzes, wie sie zum Zeitpunkt der Löschung gültig war:

Historie_geloescht